通知第22/2009/TT-NHNN号关于实施反洗钱措施的指导

通知

关于实施反洗钱措施的指导

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根据2005年6月7日第74号政府法令（以下简称第74号法令）第二十七条关于反洗钱的规定，国家银行越南分行就实施反洗钱措施作出如下指导：

第一节 总则

第一条 调整范围

本通知对在货币或其它资产交易中实施的反洗钱措施进行指导。

第二条 适用对象

本通知适用于根据《组织法》成立并运营的信贷机构以及从事银行业务的其他组织，包括：

a) 国有信贷机构；

b) 股份制信贷机构；

c) 合作信贷机构（包括合作银行、人民信贷基金和其他形式）；

d) 合营信贷机构；

e) 外国独资信贷机构；

f) 在越南设立的外国银行分行；

g) 邮政储蓄公司；

h) 汇兑代理；

i) 提供支付服务的组织（不包括本条已获许可提供支付服务的组织）。

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

1. 更新客户信息 是指修改和补充已识别的客户信息，以确保在整个建立关系和交易期间信息的完整性和准确性。

2. 可疑交易 是指本通知第九条规定确定的交易。

3. 报告机构 是指本通知第二条规定所列的组织。

4. 警示名单 是指个人或组织的名单：

a) 由公安部编制，旨在预防和打击洗钱及使用资金或资产为境内外犯罪活动提供便利或资助的犯罪活动；

b) 由金融监管局反洗钱局或报告机构编制，可能与洗钱有关联。

5. 实益拥有人 是指对货币或其它资产交易拥有最终所有权或控制权的人。

6. 大额现金交易 是指按照第74号法令第九条规定必须报告的现金交易。

7. 不执行交易 是指报告机构自采取临时措施之日起保持账户或交易状态不变。

8. 必要时 是指当报告机构发现客户或与交易相关的各方属于警示名单或有理由相信与犯罪活动有关联的情况。

第二节 反洗钱措施

第四条 内部反洗钱制度

1. 根据本通知及相关法律法规规定，报告机构应制定并发布内部反洗钱制度，包括以下基本政策、规定、程序和手续：

a) 客户接纳政策；

b) 客户识别和更新信息的程序和手续；

c) 必须报告交易的规定；

d) 可疑交易的审查、处理和报告程序；

e) 与可疑客户沟通的方式规定；

f) 信息保存和保密的规定；

g) 临时反洗钱措施及其在延迟或不执行交易情况下的处理原则的规定；

h) 与执法机关在反洗钱工作中合作及向金融监管局反洗钱局和相关国家机关报告和提供信息的责任的规定；

i) 提高反洗钱意识和技能培训的规定；

j) 监控和审计内部遵守反洗钱相关政策、规定、程序和手续的情况；反洗钱负责人及每个个人和部门在执行内部反洗钱制度中的责任。

2. 内部制度的内容必须符合报告机构的组织结构、业务规模和反洗钱风险程度。

3. 自本通知生效之日起三个月内，报告机构有责任审查、修订、补充或重新发布与内部反洗钱制度相关的文件，使其符合本通知的规定，并将执行报告及相关文件提交给金融监管局反洗钱局。

4. 报告机构应定期审查和评估内部反洗钱制度，以确保其符合法律规定，并适应银行产品和服务的变化和发展。

5. 内部反洗钱制度必须传达至报告机构中负责反洗钱工作的每位个人和部门，包括那些被报告机构雇佣且与财务或货币交易有关的人员，这些人员在总部、营业部和国内外分支机构工作时间超过六个月。

6. 报告机构自行决定是否在代理银行关系中应要求向国外金融机构提供内部反洗钱制度。

条 5. 配置人员和部门负责反洗钱工作

1. 每个报告机构必须指定一名董事会成员负责组织、指导和检查本单位遵守反洗钱法律法规的情况（以下简称反洗钱负责人），并向银行监管机构的反洗钱局登记，包括详细信息如姓名、办公地址、电话号码、传真号码、电子邮件地址等，以便必要时联系。更换反洗钱负责人或与其相关的信息时，报告机构应及时以书面形式通知银行监管机构的反洗钱局。

2. 根据自身规模、范围和业务特点，报告机构自行考虑并决定设立专门部门（科、处）或指定总部的一个部门负责反洗钱工作；在分行、支行，报告机构应安排一名或多名人员负责反洗钱工作。

条 6. 客户识别与信息更新

1. 必须进行客户识别的情形：

a) 客户首次与报告机构建立业务关系或开设账户；

b) 客户进行大额现金交易或电子转账交易；

c) 交易出现可疑迹象时；

d) 报告机构怀疑之前收集的客户识别信息的真实性或完整性时。

2. 客户识别信息的内容：

报告机构自行设计客户识别表格，但必须确保以下最低限度的信息：

a) 客户信息：

- 对于个人客户：姓名、出生日期、国籍；职业、职务；护照号、入境签证、身份证号；地址（中国公民：户籍所在地及现居住地；外国公民：国外注册地址及在中国的临时居住地址）、联系电话；客户背景（如有了解）；

- 对于企业客户：全称及简称；办公地址、联系电话、传真号码；成立机关；经营范围。

代表企业的信息包括上述个人客户的相关信息。

b) 开户或交易的日期。

c) 受益所有人信息。

d) 与客户有重要关系的个人或组织的信息（例如供应商和客户的产品消费者）。

đ) 交易目的和价值。

e) 对于电子转账交易，还包括发起转账指令的第一人的姓名、地址、账号等信息（如有）。

3. 客户识别措施：

a) 使用可信的原始文件和数据来识别和验证客户身份，如：

- 对于个人客户：有效期内的身份证、护照；户口簿和其他由有权机关颁发的证件（驾驶证、医疗保险卡等）；

- 对于企业客户：营业执照或成立决定；更名、分立、合并决定；工商登记证书、税务登记证书；任命总经理（经理）、财务总监的决定。

b) 报告机构可以使用第三方来验证客户身份，如下：

- 通过已与客户有过或正在有业务往来的个人或组织（包括其他报告机构）对比获得的信息与客户提供的信息；

- 通过管理机构或其他有权机关；

- 报告机构可以聘请或合作其他组织来验证客户身份。然而，最终责任在于报告机构对客户识别和信息更新。

4. 报告机构必须定期更新客户信息，以确保在整个业务关系期间充分了解客户。

5. 报告机构自行将客户按洗钱风险程度分类（高、中、低）。对于洗钱风险程度高的客户，报告机构需要补充更多关于客户的详细信息，并且在建立业务关系前需得到专门反洗钱部门的批准。

第七条 客户和交易审查

一、在建立关系或向客户提供银行服务之前，特别是执行跨境支付指令时，报告机构必须根据预警名单审查客户及相关方。

二、报告机构应特别关注大额、复杂、异常的交易，并仔细检查与交易基础和目的相关的文件和资料，以发现可疑交易。

第八条 现金交易及现金交易报告

一、现金交易报告金额如下：

（a）一般现金交易：单日一个客户（个人或组织）通过越南盾或外币或按当时汇率或金价折算的黄金进行的一笔或多笔现金存取交易，总金额达到或超过200,000,000越南盾（两百万元）。报告机构无需报告客户的存款账户余额。

（b）储蓄现金交易：单日一个个人客户通过越南盾或外币或按当时汇率或金价折算的黄金进行的一笔或多笔储蓄存取交易，总金额达到或超过500,000,000越南盾（五百万元）。报告机构无需报告客户的储蓄存款账户余额。

二、报告机构应基于整个系统汇总情况，填写本通知附表1、2、3中的大额现金交易报告。

三、客户用外币现金购买越南盾现金或用越南盾现金购买外币现金的情况下，仅需报告现金存取交易。

四、客户将现金存入他人账户或用于转账（客户无账户），报告机构须要求客户提供有效身份证件或护照或其他由有权机关颁发的照片证件，并留存姓名、地址、电话号码等信息及复印件。

五、报告机构应对大额现金交易进行审查筛选，以发现可疑交易。

第九条 可疑交易及可疑交易报告

一、除第十四条第一款规定的可疑交易特征外，国家银行补充以下可疑交易特征：

（a）客户个人或单位的联系电话无法接通或开户或交易后没有该电话号码。

（b）客户频繁将小额面值兑换为大额面值，单次兑换金额达到或超过200,000,000越南盾（两百万元）。

（c）由个人或组织执行的存款、取款或转账交易涉及已公开报道的非法活动。

（d）客户在融资、投资、贷款、租赁融资或委托投资业务中的出资信息来源不明、不透明。

（e）客户申请借款时提供的抵押或质押物信息来源不明、不透明。

二、根据业务性质，报告机构可根据本条第一款的规定，在各业务部门和业务领域自行补充可疑交易特征。

三、负责反洗钱工作的人员或报告机构负责人是向金融监管局反洗钱处和其他有权机关提交报告的签字人。

对于报告机构的分行或支行，其负责人是报告的签字人。这些单位有责任通过总部向金融监管局反洗钱处和其他有权机关报告；必要时，这些单位可以直接向金融监管局反洗钱处、其他有权机关报告，并同时向总部报告。

四、发现可疑交易时，报告机构应按照本通知附表4以书面形式向金融监管局反洗钱处报告。必要时，报告机构可以通过传真或电话报告，但随后必须提交书面报告。

五、报告机构有责任跟踪已报告交易的发展情况，更新新产生的信息，并向金融监管局反洗钱处和其他有权机关报告。

条 10. 国际支付汇款

1. 报告机构必须根据每笔国际支付汇款进出越南的情况编制统计报告，并保存在单位内。国际支付汇款交易的统计报告将按照国家银行的指导文件提交给反洗钱局，该局属于银行监管检查机构。

2. 已获得国家银行许可并提供国际支付汇款服务的报告机构必须建立信息技术系统以支持反洗钱工作。

条 11. 报告期限

1. 报告机构必须在发现可疑迹象后48小时内向银行监管检查机构的反洗钱局报告可疑交易。

2. 大额现金交易报告暂时由报告机构以书面和电子文件形式保存。当被要求时，书面报告应提交给银行监管检查机构的反洗钱局。大额现金交易的电子文件报告应按照国家银行的指导文件提交给银行监管检查机构的反洗钱局。

3. 发现与犯罪活动有关的交易时，报告机构必须在发现之日起24小时内向有权限的国家机关报告。

条 12. 保密信息

1. 根据本通知报告的交易相关文件和档案是银行业内的“秘密”级国家机密资料，报告机构只能按法律规定向银行监管检查机构的反洗钱局和其他有权的国家机关提供。

2. 执行报告或提供与需报告交易相关的客户信息的个人和组织，根据第74号法令和本通知的规定行事，不被视为违反关于保障存款和客户资产保密以及客户信息保密的法律规定。

3. 当识别客户或审查具有可疑迹象的交易时，在越南运营的报告机构可以相互交流客户信息，但必须确保正确使用信息，并仅用于内部活动。

4. 在越南运营的外国银行分行、外资独资银行可以向其总部或其他分支机构、子公司提供客户识别信息，以便服务于反洗钱工作。接收信息的机构有责任保密信息，未经越南有权机关书面批准不得向任何第三方提供。

5. 客户存款和资产的信息是“秘密”级别的国家机密，属于银行业务，报告机构只能在得到国家银行行长批准的情况下，为反洗钱工作目的向有代理关系的国外金融机构提供。接收信息的一方必须正确使用信息，不得向第三方透露。

条13. 适用临时措施

1. 报告机构在采取临时措施时必须在其权限范围内，遵守法律规定，并且不得影响金融和货币体系的安全。

2. 报告机构仅在以下情况下可以行使拒绝交易的权利：

a) 交易涉及第三条第4款第a项所列的预警名单中的个人或组织。

b) 存在理由相信要求执行的交易与犯罪活动有关联。

3. 报告机构不对因未按法律规定执行交易而产生的损失承担法律责任。

4. 账户冻结应按照现行法律规定进行。

条14. 监控和内部审计

1. 报告机构必须建立内部控制制度，以确保遵守反洗钱法律法规和内部规定。

2. 每年，报告机构必须独立、客观地进行反洗钱工作内部审计，检查、审查并评估内部控制系统的有效性，以及已建立的内部规定的遵守情况，并提出建议以提高反洗钱工作的效率和效力。

3. 在监控和内部审计过程中发现的所有违规行为必须向负责反洗钱工作的人员和报告机构负责人报告以便处理。

最迟在财政年度结束后的六十天内，报告机构必须将反洗钱内部审计报告提交给银行监管机构下的反洗钱局。

条15. 保存记录

报告机构有责任保存客户识别信息及相关交易报告所需的信息和文件，至少保存五年，自账户关闭之日起算或自交易结束之日起算。

条16. 培训

1. 每年，报告机构必须制定并实施培训计划，提高所有涉及货币和资产交易的员工对反洗钱措施的认识。报告机构应优先培训直接与客户打交道的员工和负责反洗钱工作的员工。

2. 报告机构可根据自身组织结构和业务特点选择合适的培训形式；主动与银行监管机构和其他相关单位合作，组织员工的专业技能和业务培训。

3. 员工培训内容必须与其工作职责和相关的洗钱风险相适应；符合其在执行内部反洗钱规定方面的责任，并包括以下基本内容：

a) 反洗钱法律法规和内部规定；不遵守反洗钱法律法规的责任。

b) 洗钱的方法、手段及未来趋势。

c) 与其任务相关的洗钱风险，包括产品和服务。

4. 自招聘从事货币和资产交易相关任务的员工之日起六个月内，报告机构必须对其进行基本知识培训，以支持反洗钱工作。

第三节 组织实施

条17. 生效

本通知自签署之日起四十五日后生效。在执行过程中，如遇问题或困难，各组织应及时向国家银行（通过银行检查监督机构）报告反映，以便及时解决。

条 18. 组织实施

办公室主任、银行检查监督机构负责人、国家银行各下属单位负责人、各省及中央直辖市国家银行分行行长、各组织实施负责人的董事会主席和总经理（或董事）对执行本通知负有责任。