通知27/2014/TT-BTTTT关于越南邮票的国家档案保存细则，以及越南邮票设计样本档案和各阶段邮票的规定。

通知

关于越南邮票、越南邮票设计样本档案和各阶段邮票国家保存的详细规定

依据2010年6月17日颁布的《邮政法》；

根据二〇一一年十一月十一日颁布的《档案法》；

根据二零一一年六月十七日政府第47/2011/ND-CP号法令关于邮政法若干条款的具体实施；

根据二零一三年十月十六日政府第132/2013/ND-CP号法令关于信息与通信部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据邮政司司长的建议，

信息与通信部部长发布关于越南邮票、越南邮票设计样本档案和各阶段邮票国家保存的详细规定的通知。

第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

1.本通知对越南邮票、越南邮票设计样本档案和各阶段邮票国家保存作出详细规定。

2.本通知适用于执行或参与执行越南邮票、越南邮票设计样本档案和各阶段邮票国家保存内容的组织和个人。

贷款金额

在本通知中，下列术语定义如下：

1. 2015年前的邮票阶段 包括旧西贡政权邮票；印有东洋邮票的邮票；越南南方民族解放阵线和越南南方共和临时革命政府邮票；越南邮票（包括从1946年9月2日至2014年12月31日发行的越南民主共和国和越南社会主义共和国邮票）。

2. 2015年起的越南邮票阶段 是指自2015年1月1日起发行的邮票。

3. 邮票/邮票小册子 指未盖日期或其他表明废票标志的邮票/邮票小册子。

4. 带齿孔的邮票 指四周带有齿孔的邮票。

5. 带齿孔的邮票小册子/带齿孔的邮票块（以下统称邮票小册子） 指邮票小册子中一个或多个邮票样本的边缘带有齿孔。

6. 文件 是在设计、印刷、发行邮票和含有邮票的出版物过程中形成的物品。

档案资料包括原件和正本；如无原件和正本，则以合法副本代替。

7. 邮票档案文件 对于一套邮票包括：

a) 邮票和含有邮票的出版物（以下统称为邮票）；

b) 设计样本文件及相关资料。

8. 邮票/邮票小册子试印 是指已经成品印刷且质量与邮票/邮票小册子设计样本一致，并由设计师或有权人员签字批准的邮票/邮票小册子。

9. 国家邮票库中的邮票倒置 是指在国家邮票库中对邮票档案文件和保管箱进行翻转、移动的过程。

10. 信息与通信部国家邮票库 是指集中保存2015年前的越南邮票档案文件和邮票的地方。

第三条 国家邮票保存工作内容

在信息与通信部的国家邮票保存工作内容包括：

1.对于2015年前的邮票阶段，包括接收、清点、检查邮票数量、设计样本文件及相关资料，包装、保存、保护并按照法律规定移交给国家档案馆。

2.对于2015年起的越南邮票阶段，包括收集、整理、完善档案文件，保存、保护并按照法律规定移交给国家档案馆。

条 4. 款 国家档案邮票库

国家档案邮票库包括以下邮票库：

1. 段 前西贡政府邮票库；

2. 段 东洋加盖邮票库；

3. 段 南越民族解放阵线和越南南方共和临时政府邮票库；

4. 段 越南邮票库，包括越南民主共和国和越南社会主义共和国邮票。

条 5. 进入国家档案的邮票质量标准

1. 自2015年起进入国家档案的越南邮票必须符合《越南邮票国家标准》（编号：QCVN 69:2013/BTTTT）的规定，该标准由工业和信息化部于2013年7月10日发布的第16/2013/TT-BTTTT号通知附带发布。

2. 对于2015年前的邮票，将根据本条第一款所述的《越南邮票国家标准》选择质量最好的套票和样本。

条 6. 提交至国家档案邮票库的时间期限

1. 自2015年起发行的各套邮票档案提交时间不得超过自发行之日起90天。

2. 中国邮政集团公司负责按照本通知第九条的规定向工业和信息化部国家档案邮票库提交邮票档案（除第九条第二款规定的d、e、g、h和i项资料外），移交过程需有《邮票档案移交记录》（附件1）。

条 7. 邮票存档期限

各类邮票、设计样本及相关文件的存档期限为永久。

第二章

邮票数量、设计样本及相关文件用于国家存档的数量

条 8. 2015年前邮票、设计样本及相关文件的数量

本通知第四条所列邮票库中邮票、设计样本及相关文件的存档数量如下：

1. 第一款、第二款和第三款所列邮票库：

a) 生活邮票，有齿孔：每套1张

b) 如果没有生活邮票且实际数量少于1张，则按实际数量存档。

2. 第四款所列邮票库：邮票、邮票小册子、设计样本及相关文件按现有实际情况存档。

条 9. 自2015年起邮票、设计样本及相关文件的数量

自2015年起越南邮票各类数量、设计样本及相关文件的具体规定如下：

1. 邮票及印有邮票的出版物：

a) 生活邮票，有齿孔：每套1张。

生活邮票，有齿孔样本：每套1张。

b) 生活邮票小册子，有齿孔（如有）：5个。

生活邮票小册子，有齿孔样本（如有）：5个。

c) 印有邮票的出版物（如印有邮票的信封、明信片等，如有）：每种5个。

2. 设计样本及相关文件：

a) 国家邮票咨询委员会选定的邮票设计样本：每套邮票的样本。

b) 正式邮票设计样本：每套邮票的样本。

c) 测试印刷的邮票、邮票小册子：每套1张，小册子。

d) 相关专业主管部门关于设计样本内容的确认文件：原件1份

e) 年度邮票发行计划（保存在当年首套发行邮票中）：原件1份

补充发行决定（如有）：原件1份。

f) 印刷决定：原件1份。

g) 发行公告：原件1份。

h) 停止或暂停发行决定（如有）：原件1份。

i) 特别发行封面（如有）：按照工业和信息化部2011年9月26日发布的第25/2011/TT-BTTTT号通知关于组织特别发行越南邮票活动的详细规定和指导执行。

第三章

接收、清点、检查、包装、建立存档文件 关于邮票

条 10. 接收、清点、检查档案材料

1. 邮票、设计样本及相关资料在从越南邮政总公司接收后，应按照以下步骤进行：

a) 按照本通知第5条的规定进行质量检查；

b) 按照本通知第8条（对于2015年前的邮票）和第9条（对于2015年及以后的越南邮票）的规定进行数量清点；

c) 补充本通知第9条第2款规定的d、e、g、h和i项（对于2015年及以后的越南邮票）的相关材料；

d) 按照本通知第9条第1款和第2款的规定进行排序。

2. 邮票、设计样本及相关资料应装入邮票档案封面（附件2）中。

条 11. 包装

1. 邮票的包装如下：

a) 邮票册中的每张邮票上下均用防粘纸垫平；

b) 使用双面白色纸（定量220克/平方米），尺寸与邮票相同，上下垫好每张邮票；

c) 邮票用宽3-5厘米的白色胶带以十字形方式固定在外侧，以防在保管过程中移位或错位。

2. 所有邮票、设计样本及相关资料应分别装入尺寸为225x325毫米的单独信封中。

条 12. 建立邮票档案

1. 自2015年起发行的每套越南邮票建立一份邮票档案。

2. 邮票档案的建立应按照本通知附件3《建立邮票档案指南》规定的程序和内容进行。

第四章 实施细则

国家邮票存储保护

条 13. 存储档案邮票的盒子

1. 每年根据年度邮票发行计划发行的邮票册档案应存放在一个档案存储文件盒中。

2. 文件存储盒应符合国家技术标准TCVN 9252:2012，该标准由科学技术部于2012年7月23日发布的第1687号决定发布。

条 14. 国家邮票存储保护架

1. 文件存储盒应按照国家技术标准TCVN 9253:2012排列在文件存储保护架上，该标准由科学技术部于2012年7月23日发布的第1687号决定发布，或者排列在结构适合长期保存的专用柜中。

2. 文件存储盒应按照本通知第4条规定的国家邮票存储库，并按发行时间顺序，从上到下，从左到右排列。

条 15. 国家邮票存储库的物质基础，在信息和通信部

1. 国家邮票存储库应设有一个独立房间，面积合理，地板承重能力强。

2. 邮票存储室应通风良好，配备空调（温度20±2°C，湿度50±5%）和除湿机，以及防止霉菌、虫害等其他条件，确保邮票存储的质量最佳状态。

条 16. 国家邮政存储备用邮票管理制度

信息和通信部国家邮政存储库必须每年定期按照信息和通信部规定的程序进行一次邮票轮换，以确保长期保存的邮票质量。

条 17. 卫生、安全及防火防爆制度

1. 国家邮政存储库应经常清洁，检查霉菌、虫害和其他昆虫，并采取适当的措施解决这些问题。

2. 正确执行有关用电、安全和防火防爆的规定。

3. 每次使用后检查锁柜、门锁和封条，确保全面安全，并定期检查。

第五章

其他规定

条 18. 国家邮政存储备用邮票保管责任

1. 信息和通信部负责保管国家邮政存储备用邮票和越南邮政邮票设计样本档案，期限为自邮票发行之日起十年，直至提交国家档案馆保存。

2. 超过本条款第1款规定的期限后，信息和通信部将国家邮政存储备用邮票和越南邮政邮票设计样本档案移交给国家档案馆，按法律规定保存。

条 19. 国家邮政存储备用邮票工作人员

国家邮政存储备用邮票工作人员必须接受专业培训和相关知识教育，以适应国家邮政存储备用邮票工作的需要。

条 20. 登记簿系统、统计和定期报告工作

1. 与管理国家邮政存储库相关的活动通过登记簿系统和电子存储进行。

2. 信息和通信部的国家邮政存储库必须每年定期进行档案统计；统计数据从当年1月1日至12月31日计算。

条 21. 信息和通信部国家邮政存储备用邮票工作经费

国家邮政存储备用邮票工作经费安排在信息和通信部年度运营资金中，并用于以下事项：

a) 邮政存储库的维修和改造；

b) 购买保管和使用邮政存储邮票所需的设备和工具；

c) 实施邮政存储库的技术保管、统计和邮票轮换措施；

d) 研究应用科学技术，实现档案工作的现代化。

第六章

实施条款

条 22. 实施条款

1. 本通知自2015年2月16日起生效。

2. 办公室主任、邮政司司长、计划财务司司长、越南邮政总公司总经理以及各有关机构和单位负责人对本通知的实施负有责任。

3. 在执行过程中，如遇问题或困难，请向信息和通信部反映，以便审查和解决。/

 

附录1. 邮政存储备用邮票交接记录表
（随同信息和通信部2014年第27号通知发布，编号27/2014/TT-BTTTT，日期2014年12月30日）

邮政存储备用邮票交接记录表

- 根据信息和通信部2014年第 pp;/2014/TT-BTTTT号通知的规定，该通知详细规定了越南邮政存储备用邮票、邮票设计样本及相关阶段的档案管理。

移交方（越南邮政总公司）：

- 代表人：先生（女士）……

- 职务：

接收方（信息和通信部）：

- 代表人：先生（女士）……

- 职务：

一同进行以下移交：

1. 邮票及印有邮票的出版物：

a) 生活邮票，带齿孔：……

生活邮票样本，带齿孔：……

b) 生活邮票整版，带齿孔（如有）：……

生活邮票样本整版，带齿孔（如有）：……

c) 印有邮票的印刷品（印有邮票的信封、明信片等，如有）：……

2. 设计样本及相关文件：

a) 国家邮票咨询委员会选定的邮票设计样本：

b) 正式邮票设计样本：……

c) 试印邮票、邮票整版：……

d) 相关主管部门关于邮票设计样本内容的确认文件：……原件

e) 特别发行邮票册（如有）：……

 

附录2. 邮政存储备用邮票档案封面模板
（随同信息和通信部2014年第27号通知发布，编号27/2014/TT-BTTTT，日期2014年12月30日）

 

附件3

邮票档案建立指南
（随同信息和通信部2014年第27号通知发布，编号27/2014/TT-BTTTT，日期2014年12月30日）

一、一套邮票档案的建立步骤：

（一）开启档案并写明档案标题；

（二）收集邮票、设计样本档案及相关资料；

（三）整理邮票、设计样本档案，并编写目录；

（四）完成结案证明。

二、各步骤具体操作内容：

1. 开启档案并写明档案标题（附录1）

负责建立档案的工作人员应开启档案，填写档案标题、档案编号及保管期限，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 9251-2012）的规定执行。（该标准由科技部于2012年7月23日以第1687号决定发布）

（一）档案标题为“邮政邮票档案（邮票名称）年…（发行年份）信息和通信部”；

（二）档案编号按当年发行邮票的顺序编号，第一个编号为01，以此类推至当年最后一个编号；

（三）保管期限为“永久”。

2. 收集邮票、设计样本档案及相关资料

负责建立档案的工作人员应根据本通知第八条第一款和第二款规定的内容收集所有相关资料。

3. 整理邮票、设计样本档案，并编写目录

（一）邮票、设计样本档案及相关资料应按照本通知第八条第一款和第二款规定的内容进行排序；

（二）在整理完毕后，编写页码和目录以固定档案。

编写页码：页码是档案中每份材料的位置序号；页码用铅笔书写在材料右上角，从01开始直至结束。

编写档案目录（附录3）：档案目录是对档案中材料相关信息的统计；目录应写在档案封面的第二页。如果需要在已编页码后添加材料，则使用与前一页相同的号码，并附加字母a、b、c等。

4. 完成结案证明

完成结案证明以确定档案中材料的数量和物理状态。结案证明位于档案封面边缘，内容包括：

（一）本保管单位包含…页（档案中的总材料数，包括目录页）。用汉字表示：…页。

（二）编号从…到…

重复编号…

缺失编号…

（三）目录文本包含…页（目录页数）。

（用汉字表示：…）

（四）档案中材料的特点：记录纸张质量、物理损坏情况如撕裂、褪色、模糊、擦除等。

…年…月…日（记录档案建立地点和时间）。

（五）日期、档案建立人姓名及签名。

（六）补充部分：记录关于材料的其他信息。

 

收养交接记录

档案目录示例
（随同信息和通信部2014年第27号通知发布，编号27/2014/TT-BTTTT，日期2014年12月30日）

档案目录