决定第28/2005/QĐ-BYT号关于颁布《卫生部文书工作制度》

决 定 事 项

关于颁布《卫生部文书工作制度》

 

卫生部部长

 

根据二〇〇三年五月十五日国务院第49号令《关于卫生部职能、任务、权限和组织结构的规定》；

根据一九九六年十一月十二日的《法规制定法》和二〇�二年十二月十六日的《关于修改和补充〈法规制定法〉若干条款的决定》；

根据二〇〇四年四月八日国务院第110号令《关于文书工作的规定》；

根据二〇〇一年八月二十四日国务院第58号令《关于印章管理和使用的规定》；

根据二〇〇五年五月六日人事部和国务院办公厅联合发布的第55号通知《关于公文格式和编排技术的指导》；

经办公厅主任和法制司司长提议，

 

决定：

 

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 随本决定附带颁布《卫生部文书工作制度》。

条 2. 本决定自发布之日起十五日后生效，并取代二〇〇九年八月十九日卫生部部长发布的第2508/1999/QĐ-BYT号决定《关于卫生部机关文书工作的规定》。

条 3. 各司长、局长、办公厅主任、监察局局长负责执行本决定。

 

规则

 

卫生部文书工作

（随本决定发布：编号28/2005/QĐ-BYT，日期2005年9月23日）

（由国家卫生健康委员会主任发布）

第一章

总则

第一条 调整范围与对象

本制度规定了在卫生部各司、局、办公厅、监察局运作过程中形成的文件和其他资料的起草、发布、管理的原则、程序和手续，以及印章在文书工作中的管理和使用。

第二条 文书工作的管理与实施责任

1. 卫生部部长统一管理文书工作，指导将科学技术应用于卫生部及其下属单位的文书工作。

2. 办公厅主任负责协助部长指导卫生部及其下属单位的文书工作，并直接组织实施卫生部的文书工作。

3. 各司、局、办公厅、监察局领导负责在其单位内指导实施文书工作。

4. 在文书工作相关事务中，所有个人必须严格遵守本制度及其他有关文书工作的法律法规。

第三条 卫生部文书机构的组织与职责

行政处是主要接收和处理来往公文、管理及使用印章并执行其他与文书工作相关的任务的部门。

第四条 文书工作人员

文书工作人员应符合以下业务标准：

1. 大学或档案专业专科学历。

2. 兼职从事文书工作的人员必须熟悉并严格执行本制度的各项规定。

第五条 文书活动经费

用于购置专用设备和开展业务活动所需的经费由办公厅主任提出建议。

第六条 文书工作中国家机密的保护

卫生部的所有文书活动必须按照现行的国家机密保护法律和医疗卫生行业机密保护规定进行。

第二章

文书工作

节 1

起草、发布文件

条 7. 文本形式

有02种文本形式：规范性文件和行政文件：

1. 规范性文件的形式包括由卫生部部长发布的决定、指示、通知、联合通知、联合决议。

2. 行政文件的形式包括：决定（个别）、指示（个别）、通报、计划、方案、报告、记录、提案、合同、公文、电报、证书、休假证明、授权书、邀请函、介绍信、通行单、收件单、发送单、转交单。

条 8. 文本格式

文本格式按照2005年5月6日由内务部-政府办公厅发布的第55/2005/TTLT-BNV-VPCP号通知关于文本格式和技术规定的说明以及附随本规定的第三、四、五、六附件的规定执行。

条 9. 起草文本

1. 规范性文件的起草按照2004年12月1日卫生部长发布的第4278/2004/QĐ-BYT号决定关于制定、发布和组织实施卫生规范性文件的规定进行。

2. 其他文本的起草规定如下：

a) 根据待起草文本的性质和内容，单位负责人可以指派个人或小组进行起草或主持起草；

b) 单位或个人应负责以下工作：

- 确定待起草文本的形式、内容及密级、紧急程度；

- 收集并处理相关的信息；

- 起草文本；

- 如有必要，向单位负责人提出征求相关单位和个人意见的建议；研究采纳意见以完善草案；

- 提交审议文本草案及相关材料；

- 草案必须符合规定的模板，确保清晰、易读，并符合文本格式要求。

条 10. 审核草案、修改已审核的草案

1. 文本草案必须由有权签署文本的人审核。

2. 修改已审核的文本草案时，必须提交给审核人审查并作出决定。

条 11. 打字、复制

打字和复制必须满足以下要求：

1. 按照原稿准确打字，符合文本格式和技术要求。如发现原稿中有错误或不清楚的地方，打字人员必须询问起草单位或个人或审核该草案的人。

2. 按规定数量复制。

3. 保持文本内容的秘密性，并按规定的时限完成打字和复制。

条 12. 在签署前检查文本

1. 单位负责人或主持起草文本的个人必须检查文本内容的准确性并承担责任。

2. 由部门领导签署的文本，负责起草的干部必须在文本内容的最后一行签字。

3. 由部长签署的文本，负责准备文本的部门领导必须在部长签字位置的右侧签字，然后提交签署。

4. 规范性文件在提交签署发布时，按照《制定、发布和组织实施卫生规范性文件的规定》第二十一条第一款的规定执行（附随2004年12月1日卫生部长发布的第4278/2004/QĐ-BYT号决定）。

5. 只有各司、局、办公室、监察局才有权将文件提交部长签署并加盖卫生部印章。

6. 提交部长签署文件时，必须准备好相关的档案和材料。

7. 提交给部长的文件，必须按照规定的程序登记并移交给行政处。

8. 部长秘书负责在提交部长之前检查文件的内容，确保其符合本规定的文本格式要求。

9. 提交给上级的文件必须由部长亲自签署（不得使用复印件签名）。

10. 提交机密文件给部长时，提交单位必须将其放入密封的信封中，在信封上写明提交单位的编号以便跟踪，并注明需要直接签署的部长姓名。退回时也必须密封，交给行政处（文书去）接收和退还。

条 13. 签署文件

1. 签署文件的人对所签署的文件负责。

2. 部长签署规范性文件、上报上级的文件以及涉及行业重要问题的文件。在某些具体情况下，部长可以授权副部长代为签署上述文件。

3. 副部长代部长签署其被分配负责领域的文件。

4. 在某些情况下，部长可以授权处级干部代签部分文件。代签授权必须以书面形式规定，并限定在一定时间内。被授权代签的人不得再转授权他人签署。

5. 部长可以将部分文件的代签任务委托给处、局领导、办公室和监察机构，根据其职能和任务分配。

6. 部门领导可以为处、局领导、办公室、监察机构及其被分配处理重要事务的人员出具介绍信。

7. 处、局领导、办公室和监察机构可以为其单位（包括借调和合同制员工）的工作人员出具介绍信，范围限于其被分配负责的领域。介绍信必须注明工作内容，并登记在行政科的簿册中。

8. 签署文件时不得使用铅笔；红色或其他易褪色的墨水。

9. 不得在签署人的姓名后标注学位、职称和其他荣誉头衔。

条 14. 文件副本

1. 文件副本的形式包括：“正本复制件”、“摘录复制件”和“副本复制件”：

a) “正本复制件”是完整准确地复制文件内容并按照规定的格式排版（见附录IV）。正本复制件必须从原件制作；

b) “副本复制件”是从正本复制件完整准确地复制文件内容并按照规定的格式排版。

c) “摘录复制件”是从原件复制文件部分内容并按照规定的格式排版。摘录复制件必须从原件制作。

2. 正本复制件、摘录复制件和副本复制件具有与原件相同的法律效力。

3. 经盖章和签字的复印件仅具有信息参考价值。

4. 各处、局、监察机构和办公室的领导应在其职能、任务和领域内签署文件副本和复印。

节

文件管理

条 15. 文件接收管理程序

所有收到的文件，包括个人提交的信函（以下统称“收到的文件”），必须按照以下程序进行管理：

1. 接收、登记收到的文件。

2. 上报、移交收到的文件。

3. 解决、跟踪和督促解决收到的文件。

条 16. 接收、登记收到的文件

1. 收到的文件必须通过行政科办理接收和登记手续。收到的文件应在当天完成登记和移交，最迟在下一个工作日内完成，紧急文件（包括“特急”、“加急”和“急”文件，以下统称为“紧急文件”）应在收到后立即登记、上报和移交。

2. 密级文件必须按照卫生部2005年4月12日第14/2005/QĐ-BYT号决定关于发布医疗卫生行业保密制度的规定进行登记和管理。

3. 收到的文件应在文秘处分类和登记如下：

a) 各部委、行业的上级机关文件；

b) 下属单位、各省市卫生局及其他机关文件；

c) 信函；

d) 快递文件；

e) 密级文件。

条17. 呈送、移交文件

1. 行政处收到文件后应及时办理登记手续，并将文件转交各司、局、监察机构、办公厅和部领导。紧急文件必须在收到后立即呈送和移交；

2. 行政处处长应向办公厅主任和各司、局、监察机构呈送与各单位职能任务和领域相关的文件。

3. 办公厅主任拆阅并处理“密”、“极密”、“绝密”的文件。

4. 对于注明“只有指定收件人方可拆阅”的文件，行政处必须连同信封一起转交给指定的收件人。

5. 在非工作时间、节假日收到的紧急文件，机关保卫人员须负责签收并立即报告办公厅领导处理。

6. 文件移交时必须确保准确无误，并严格保密文件内容，同时在文件移交登记簿上签字确认。

条18. 处理、跟踪和督促处理来文

1. 各单位领导负责及时指导处理本单位职责范围内的来文，并与其他司合作及时处理涉及其他司的来文。

2. 各单位收到来文后，应提交司领导审阅、处理、提出意见，并转交负责处理的干部，最迟不超过一个工作日。如果来文不属于本单位职能，则应退还行政处，由行政处尽快转交其他单位。

3. 收到来文后，各司领导根据工作的性质和规定的完成期限，如果超过期限仍未处理完毕，负责工作的干部应向司领导报告原因并申请延长处理期限，同时通知相关单位或个人延长处理时间。对于部长已规定期限的工作，必须按期完成。对于申诉和举报的单据，必须按照《公民申诉和举报条例》的规定执行。

4. 办公厅主任负责：

a) 审查所有来文并向重要和紧急的来文报告；

b) 将来文分类分配给各单位和个人处理；

c) 跟踪和督促处理来文。

5. 中央党、国会、政府发出的文件，在呈送和处理后存放在部领导秘书处。

条19. 发文管理程序

所有由卫生部发布的文件（以下简称发文）必须按照以下程序进行管理：

1. 负责管理和使用印章的人员在盖章前需检查文件格式。如果文件格式不正确，则不得盖章；要求有关单位修改正确后再盖章发布。

2. 用于内部通报、传达和征求意见的文件不需要加盖卫生部印章。

登记发文记录；在发文上填写编号、日期。发文按文书分类和登记如下：

a) 法规性文件（决定、通知、指示、联合通知、联合决议）；

b) 单一决定、单一指示；

c) 公函、电报；

d) 通告、计划、方案、报告、会议纪要、请示、合同、证书、授权书、寄送单、转交单、收据；

e) 邀请函；

f) 介绍信；

g) 密级文件。

4. 加盖机关印章和紧急、密级印章（如有）。

5. 办理发送手续并跟踪发送情况。

6. 存档发文。

条 20. 发送文件

1. 文件在完成文书手续后，必须当天发送，最迟不超过下一个工作日；紧急文件须在签署后立即发送。

2. 文件可以通过传真或互联网发送给接收方以快速传递信息，但原件仍需通过文书渠道发送。

3. 当获取规范性文件的发行号时，主要起草单位必须附上文件副本。行政处负责将文件副本上传至政府办公厅的网络。

4. 密级文件的发送应按照卫生部于2005年4月12日发布的第14/2005/QĐ-BYT号决定第三章第八条的规定执行。

5. 各单位和个人在行政处领取文件时，必须在文书记载簿上签字确认。非本机关人员不得到行政处为卫生部发布的文件盖章。

条 21. 存档发出文件

1. 每份发出的文件必须存两份正本：一份存放在卫生部文书处，另一份存放在处理该文件的单位档案中。存放在卫生部文书处的正本必须有起草单位或个人的签字。

2. 文书处存档的发出文件按登记顺序排列。

节 3

文书工作中的公章管理和使用

条 22. 公章管理和使用

1. 文书工作中公章的管理和使用应遵循2001年8月24日国务院发布的第58/2001/NĐ-CP号法令关于公章的管理与使用；公安部和中央机构编制委员会办公室于2002年5月6日联合发布的第07/2002/TT-LT号通知第二点第三部分关于实施第58/2001/NĐ-CP号国务院法令关于公章的管理与使用的若干规定以及本规定的其他规定。

2. 机关公章由文书员保管并在机关内盖章。文书员应履行以下职责：

a) 在未获得有权人书面许可的情况下，不得将公章交给他人；

b) 必须亲自在机关的文件和纸张上盖章；

c) 只能在已获有权人签字的文件和纸张上盖章；

d) 不得盖空章。

3. 卫生部和办公厅公章的使用如下：

a) 使用卫生部公章的文件包括：部长签署的文件；副部长代签（代）部长；各司、办公厅、监察局受命（令）部长签署的文件；在某些具体情况下，局长受命（令）部长签署的文件；

b) 属于办公厅职能范围内的文件由办公厅主任签署；副主任代签办公厅主任。行政处处长可以受命办公厅主任签署并加盖办公厅印章的文件包括：

- 出差证明（仅签署证明）；

- 复制由各司、局、监察局、办公厅签署的文件；卫生部机关工作人员的干部、公务员、职员的证书和资格证；

- 确认卫生部机关工作人员收到邮件、包裹和款项的证明。

4. 部长签名章只用于颁发“为人民健康”纪念章；卫生部部长嘉奖令和基层、行业优秀战士证书，依据卫生部2003年1月15日发布的第199/2003/QĐ-BYT号决定的规定。

第二十三条 关于盖章

1. 盖章必须清晰、端正、方向正确，并使用规定的鲜红色印泥。

2. 在签名上盖章时，印章应覆盖签名左侧约三分之一的部分。

3. 对附随主文的附件进行盖章由文书签署人决定，印章应盖在首页，覆盖机构或组织名称或附件名称的一部分。

4. 文书、材料上的骑缝章由文书签署人决定，骑缝章应覆盖所有页面。/