决定第28/2018/QĐ-TTg号关于国家行政系统各部门之间电子公文的发送和接收

 

决定

关于国家行政机关之间电子公文的发送和接收

根据2015年6月19日《政府组织法》；

根据2007年4月20日颁布的乡、镇、市镇民主实施条例；

根据二零零五年十一月二十九日《电子交易法》；

依据2006年6月29日颁布的《信息技术法》；

依据2015年11月19日《网络安全法》；

根据二零零七年四月十日国务院第64/2007/NĐ-CP号法令关于国家机关应用信息技术的规定；

根据2007年2月15日国务院令第26号《电子签名法》实施细则；2011年11月23日国务院令第106号对2007年2月15日国务院令第26号进行修改和补充；2013年11月13日国务院令第170号对2007年2月15日国务院令第26号《电子签名法》实施细则和2011年11月23日国务院令第106号进行修改和补充；

根据二零一六年七月一日国务院令第85号《关于信息安全等级保护制度的规定》；

部长兼政府办公厅主任的提议；

国务院总理发布关于国家行政机关之间电子公文发送和接收的决定。

第一章
总则

第一条 调整范围

一、本决定规定通过连接和联网各行政机关的公文管理系统，实现电子公文的发送和接收。

二、本决定不适用于涉及国家秘密内容的电子公文的发送和接收。

第二条 适用对象

一、本决定适用于各部、相当于部级的机构、政府直属机关、各级人民政府以及隶属于上述机关的单位（以下统称部、行业、地方）。

二、不属于本条第一款规定的其他机关或组织，如果与部、行业、地方有发送和接收公文活动，并具备技术基础设施和应用条件，可按照本决定的规定执行。

条3. 术语解释

在本决定中，下列术语定义如下：

一、电子公文是指以数据电文形式，按照国家有权机关规定的格式制作或从纸质公文数字化转换而来的公文。

二、电子公文的发送和接收是指国家行政机关通过连接和联网的公文管理系统，使用技术手段和方法发送和接收电子公文。

三、全国公文联网平台是指由国务院办公厅部署到各部、行业、地方的技术和方法，用于连接和联网发送和接收电子公文。

四、发送方是指在国家行政系统中发行电子公文的机关。

五、接收方是指在国家行政系统中接收电子公文的机关。

第四条 电子公文的法律效力

一、根据法律规定，通过本决定规定的公文管理系统发送和接收的已签署数字签名的电子公文具有与纸质公文相同的法律效力，并可以替代纸质公文的发送和接收。

二、未按本条第一款规定发送和接收的电子公文，通过公文管理系统发送和接收仅具有参考价值，不能替代纸质公文的发送和接收。

第五条 发送和接收电子公文的原则

一、发送和接收电子公文必须遵循《电子签名法》第五条的规定，并遵守有关保护国家秘密、信息安全和档案管理的法律法规。

二、所有属于国家行政机关权限范围内的电子公文必须通过公文管理系统发送和接收，除非符合本决定第七条第一款的规定。

三、国家行政机关在发送电子公文后，不得向接收方发出纸质公文，除非符合本决定第七条第二款的规定。

四、接收方有权拒绝接收不符合发送和接收原则和要求的电子公文，并对其拒绝行为负责。同时，接收方应通过公文管理系统或全国公文联网平台向发送方反馈，以便按规定处理。

条 6. 电子文本的发送和接收要求

1. 电子文本必须确保其来源的真实性、完整性和信息数据的安全性，在发送、接收、处理和存储过程中。

2. 电子文本必须在签发当日立即发送，最迟应在下一个工作日的上午发送。收到的电子文本如果保证了法律效力，应立即处理，无需等待纸质文本（如有）。

对于紧急类电子文本，必须设置优先级并明确紧急程度，在数字签名后立即发送，并在接收后立即呈送和移交处理。

3. 电子文本的状态发送、接收、处理情况必须在文档管理和执行系统中自动跟踪和更新。

4. 电子文本必须符合内务部规定的格式和展示技术要求，以及通信和信息技术部规定的格式要求。

确保基础设施技术、科技、信息安全的要求和文档管理系统及执行系统的连接解决方案。

条 7. 电子文本类型及发送、接收电子文本的接口

1. 所有属于国家行政系统机构权限发布的和解决的电子文本必须通过文档管理和执行系统发送和接收，除非发送方或接收方未满足基础设施技术、科技、信息安全和连接解决方案的要求以发送和接收电子文本。

2. 与纸质文本一起发送的电子文本类型

a) 根据政府工作规则向政府、总理发送的文本；

b) 根据部长、行业、地方负责人决定的目录中的文本，除了根据本条第2款a项规定和法律规定确定的文本外。

机关单位发送、接收电子文本的接口

a) 国务院办公厅负责发送和接收国务院、总理、部长、国务院办公厅主任权限范围内的电子文本，并按照国务院办公厅的工作规则、接收、处理、发行和管理文档的规定进行；

b) 部门、相当于部门的机关、国务院所属机关的办公室负责发送和接收部长、相当于部门的机关首长、国务院所属机关首长权限范围内的电子文本，并按照部门、相当于部门的机关、国务院所属机关的工作规则、接收、处理、发行和管理文档的规定进行；

c) 省人民政府办公厅负责发送和接收省人民政府、省人民政府主席权限范围内的电子文本，并按照省人民政府的工作规则、接收、处理、发行和管理文档的规定进行。

第二章
发送、接收电子文本的流程

条 8. 发送电子文本

1. 经有权机关批准、签署并按法律规定进行数字签名后的电子文本，必须通过相互连接和互通的文档管理和执行系统发送给接收方。

2. 发送方有责任检查、跟踪，确保电子文本正确发送到接收方。若需撤回电子文本，发送方必须在文档管理和执行系统上通知接收方以便处理被撤回的电子文本。

条 9. 接收电子文本

1. 在接收前，接收方必须检查电子文本的完整性、一致性以及真实性，并通过管理系统进行接收。

如果不能保证发送和接收电子文本的原则和要求，接收方应及时通过管理系统反馈给发送方，以便处理。

2. 接收后，接收方应在管理系统中处理并反馈电子文本的状态。

如果收到撤回电子文本的通知，接收方有责任在管理系统中撤销被撤回的电子文本，并通过管理系统通知发送方已处理该被撤回的电子文本。

条 10. 电子文本的内容和信息要求

1. 在管理系统中发送和接收的电子文本内容包括该电子文本的内容及其所有附带的文件和资料。

2. 各部、行业和地方的管理系统必须显示以下电子文本的信息：

a) 机构代码：

每个部、相当于部级的机构、属于政府的机构、各级人民政府和直接或间接隶属于上述机构的单位，在参与电子文本的发送和接收时，都有一个唯一的代码。

机构代码结构由13个字符组成，分为四个代码组，各组代码之间用点分隔：

- 第一级代码：第一级单位（部、相当于部级的机构、属于政府的机构、省、直辖市人民政府等）的代码；

- 第二级、第三级、第四级代码：分别对应于第一级、第二级、第三级单位的下属单位的代码；

b) 文本代码；

文本代码结构包括：

- 法律规定的机构代码；

- 文件发布的年份和当年发布的文件序号；

c) 文件编号和标识符；

d) 文件日期；

e) 文件类型；

f) 文件主要内容摘要；

g) 附带的文件和资料；

h) 处理状态（已到达、已接收、已转交处理、正在处理、已完成、拒绝接收（退回）、撤回、删除等）；

i) 签署人的职务和姓名；

j) 紧急程度（紧急/特别紧急/特急）；

k) 发送方；

l) 接收方；

m) 发送和接收时间；

n) 处理期限；

o) 文件发送和接收历史；

p) 其他信息（如有）。

条 11. 电子文本发送和接收信息汇总

国家行政系统各单位的电子文本发送和接收情况的信息汇总和提取工作自动在以下系统中完成：

1. 国务院办公厅汇总和提取各部、行业和地方的电子文本发送和接收情况的信息，通过国家公文传输平台和国务院办公厅的管理系统；

2. 各部、相当于部级的机构、属于政府的机构的办公厅汇总和提取其下属单位的电子文本发送和接收情况的信息，通过各部、相当于部级的机构、属于政府的机构的管理系统；

3. 各省级人民政府办公厅汇总和提取其专业部门和县级、乡级人民政府的电子文本发送和接收情况的信息，通过地方的管理系统。

第三章
技术基础设施和技术

条 12. 确保技术基础设施

1. 国家文档互联互通主干网通过专门数据传输网络与各部委、行业和地方的文档管理和执行系统连接，该网络为党的机关和国家机关专用（一级专门数据传输网络）。

2. 各部委、行业和地方的文档管理和执行系统必须确保与国家文档互联互通主干网的技术基础设施连接。

条 13. 确保信息安全

1. 国家文档互联互通主干网的主管单位以及各部委、行业和地方的文档管理和执行系统的主管单位必须确定并批准信息安全等级，并组织实施符合等级的信息安全方案，按照法律规定对所管理的信息系统进行管理。

2. 各部委、行业地方的文档管理和执行系统与国家文档互联互通主干网之间的连接必须根据信息和通信部规定的应用信息技术标准目录中的信息安全标准进行加密和验证。

条 14. 确保连接和互联互通解决方案

1. 各部委、行业和地方必须确保文档管理和执行系统与国家文档互联互通主干网的连接和互联互通解决方案符合信息和通信部的规定；按照政府办公厅的指导进行连接。

2. 各部委、行业和地方的文档管理和执行系统通过国家文档互联互通主干网发送和接收电子文档时使用机构标识符、数据包格式和处理状态反馈，按照信息和通信部的规定执行。

3. 各部委、行业和地方发送和接收电子文档的情况信息必须确保在文档管理和执行系统和其他支持政府和总理指挥和控制的信息系统中共享和公开。

4. 各部委、行业和地方的文档管理和执行系统之间发送和接收电子文档的时间必须统一，同步按照越南时间（ISO 8601标准）并与国家文档互联互通主干网同步。

第四章 实施细则
组织实施

条 15. 政府办公厅的责任

1. 主持并协调各部委、行业、地方及相关机构实施决定；每季度负责汇总并向政府和总理报告关于实施本决定情况和结果的定期报告。

2. 主持并协调各部委、行业和地方建设、管理和运行国家文档互联互通主干网；指导各部委、行业和地方的文档管理系统与国家文档互联互通主干网的连接。

条 16. 责任事项 第十六条 信息和通信部的责任

1. 主持指导各部委、行业和地方使用机构标识符、文档标识符和数据包格式以发送和接收电子文档；统一管理国家行政系统内机构的标识符列表，用于发送和接收电子文档；及时汇总和更新机构标识符，当行政单位或机构结构发生变化时将其纳入国家机关电子目录管理系统，接受注册、管理和指导各国家机关的文档管理系统和连接、互联互通系统的合规性发布，并进行检查。

2. 主持并协调与公安部实施对国家文档互联互通主干网的安全监控、检查和评估；指导各部委、行业和地方确保其文档管理系统的信息安全，按照规定执行。

3. 确保一级专门数据传输网络的传输畅通稳定，满足发送和接收电子文档的要求；制定扩展专门数据传输网络的实施方案；协助各部委、行业和地方与一级专门数据传输网络的连接。

条17. 责任的内务部

1. 主持，配合各部委、行业、地方修改、补充，依职权或提交有权限机关发布关于管理、使用电子文件的规定。

2. 主持，配合政府办公厅、信息和通信部发布通知规定电子文件交换、存储、处理程序在文书工作中，电子文件管理系统的基本功能在处理工作过程中，以及输入数据标准、电子档案保管要求确保在2018年内完成。

3. 主持，配合政府办公厅、信息和通信部向政府提交法令以取代2004年4月8日第110/2004/NĐ-CP号政府法令关于文书工作，以满足网络环境中处理公文的要求。

条18. 责任的政府密码管理局

1. 确保及时提供足够的数字证书给各部委、行业、地方、公务员、职员在国家行政系统机构中执行发送、接收电子文件按照本决定第21条规定的路线图。

2. 研究并提出有权限机关缩短新发、换发、补发数字证书程序；实施移动设备数字签名、验证数字签名解决方案以便于国家行政系统机构中的公务员、职员使用。

3. 指导各部委、行业、地方关于在文件管理和办公系统上集成数字签名和验证数字签名的解决方案在其职能范围内。

条19. 各部委、行业的责任

1. 各部委、行业负责：

a) 制定并发布根据本决定和其他相关法律法规规定的接受、处理、发行和管理文件制度；

b) 确保技术基础设施、连接、互通文件管理和办公系统与全国文件互通主干网；应用技术解决方案加强电子文件发送、接收的安全管理、监督、控制以保障信息安全；

c) 制定并及时更新机构下属单位的标识码，并提交信息和通信部统一管理和在全国范围内公开使用；

d) 组织建设、升级、实施文件管理和办公系统按照本决定的规定，统一连接、互通机构下属单位的文件管理软件，为国家行政系统机构之间的电子文件发送、接收服务，在各部委、行业、地方。

对于已经拥有统一文件管理和办公系统的部委、行业，应实现与全国文件互通主干网的连接、互通。

e) 组织管理，定期备份电子文件，并确保在执行过程中的信息安全。

2. 部长、相当于部长的机关首长、政府直属机关首长、省、直辖市人民委员会主席及其他有关机关首长指导建立并统一应用一个文件管理和办公系统或组织在各部委、行业、地方内部的连接、互通；制定数字签名应用计划和逐步使用电子文件代替纸质文件的路线图，在指挥和处理事务中。

3. 在年度预算计划中充分及时安排资金；确保维护和发展文件管理系统、内部网络基础设施并与全国文件互通主干网连接。

4. 定期检查本决定在下属机关、单位的执行情况；组织培训使用文件管理和办公系统，广泛宣传普及，提高对电子文件发送、接收和数字签名应用在国家机关活动中的利益的认识。

5. 在执行本决定的过程中，如遇困难或障碍，各部委、行业、地方应及时向政府办公厅报告汇总，呈报总理审定。

第二十条 经费实施

执行本决定的资金由国家财政按规定保障。

第五章
实施条款

条 21. 过渡规定

1. 政府办公厅配合各部委、行业、地方满足本决定规定的电子文件发送、接收要求，组织文件管理和办公系统与全国文件互通主干网的连接、互通，并按本决定规定进行电子文件发送、接收试点，确保在2018年12月31日前完成，自2019年1月1日起正式实施。

对于其余未完成内部电子文件连接、互通的部委、行业、地方，确保在2019年6月30日前完成与全国文件互通主干网的连接、互通，按本决定规定完成电子文件发送、接收。

2. 尚未完成内部电子文件连接、互通的部委、行业、地方有责任打印从文件管理和办公系统中签署的电子文件，加盖印章处理如同纸质文件；确保在2020年6月30日前完成内部电子文件连接、互通，并按本决定规定进行电子文件发送、接收。

对于国防部，按照本条第一款规定的路线图，在一个节点（不进行内部连接、互通）实现文件管理和办公系统与全国文件互通主干网的连接、互通。

3. 第二条第二款规定的机关、组织与政府办公厅和相关部委配合，组织其文件管理和办公系统与全国文件互通主干网的连接、互通。

条 22. 生效

1. 本决定自2018年9月6日起生效。

2. 部长、相当于部的机关首长、政府所属机关首长、各省、自治区、直辖市人民政府主席以及与本决定有关的机关、组织、单位和个人负责执行本决定。

3. 国务院办公厅协助国务院总理监督、督促和检查本决定的实施情况。