决定第292/2005/QĐ-BTM号关于颁布商业部机关文件接收、流转、处理和保存制度的决定

决定

关于发布商务部公文接收、流转、处理和存档制度的通知

 并将文本存档于商务部机关

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商务部部长

 

根据二零零四年一月十六日第29/2004/NĐ-CP号政府法令关于商务部的职能、任务、权限和组织机构；

根据二零零四年四月八日第110/2004/NĐ-CP号政府法令关于文书工作；

根据二零零四年四月八日第111/2004/NĐ-CP号政府法令关于实施国家档案法若干条款的具体规定；

根据办公厅主任、法制司司长和电子商务司司长的建议，

 

决定：

 

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 现发布本决定所附的商务部公文接收、流转、处理和存档制度。

条 2. 本决定自公布之日起十五日后生效。

条3办公厅主任、商务部各直属单位负责人及全体商务部干部、职员负责执行本决定。

 

规则

 

商务部公文接收、流转、处理和存档制度

（自2005年2月25日第292/2005/QĐ-BTM号决定发布）

由商务部部长制定)

第一章

总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 调整范围

第一条 本制度规定公文接收、流转和处理程序；在商务部内部公文的发行、管理和存档。

第二条 涉密公文的接收、流转、处理、发行、管理和存档按照现行法律法规和本制度的规定执行。

第三条 出口纺织品配额分配领域内的公文接收、流转、处理以及公文的发行、管理和存档按照2004年11月19日第1700/2004/QĐ-BTM号决定发布的出口纺织品配额分配领域工作处理制度执行。

条 2. 适用对象

本制度适用于商务部所有单位及其干部、职员和员工。

条 3. 术语解释

在本制度中，以下术语具有如下含义：

第一节 公文 是指所有形式的规范性文件（法律、条例、令、决议、法令、决定、指示、通知）、行政文件（个别决定、个别指示、公告、通报、计划、方案、报告、记录、请示、合同、公文、电报、证书、授权书、邀请函、介绍信、请假单、出差单、收据、申请表、转交单）以及专业文件、政治组织和社会政治组织文件，这些文件由商务部收到或从商务部发出。

第二节 商务部直属单位 包括商务部各司、局、委员会、监察局和办公厅。

第三节 单位文员 是指商务部直属单位中专门负责或兼任文秘工作的人员。

第四节 eMOT网络 是指商务行业内网，内部网址为http://emot。

第五节 MOT网络 是指商务部官方网站，网址为http://www.mot.gov.vn。

组织实施 制度目标

发布本制度旨在：

一、增强公文接收和处理的公开透明性和及时性。

二、加强商务部领导的直接指导和办公厅与商务部各直属单位之间的协调配合。

三、建立商务部干部、职员科学的工作作风和习惯。

四、确保工作质量和有效服务，履行好商务部的服务职能。

第二章

接收和处理来文程序

第五条。 接收来文

一、商务部从不同来源接收的所有公文都必须经过行政处办理登记手续。具有法人资格的商务部直属单位可以独立组织文秘工作，直接接收本单位的来文。

二、行政处负责按法律规定和本制度规定接收并拆封来文。

三、对于不符合国家规定的格式要求的来文，行政处不予办理接收手续并退回。

四、对于寄给商务部的密件，行政处应按照已向外交部和中央办公厅登记的密件跟踪记录簿和负责处理密件人员的规定进行处理。

五、行政处不拆以下几种信封：

（一）盖有“秘密”、“机密”、“绝密”印章或写有“只有信封上姓名的人才能拆”的信封；

（二）个人私信；

（三）招标文件。

六、商务部各直属单位的干部、职员不得直接接收和处理未经本制度规定程序处理的来文（除私人信件和个人事务文件外）。

七、紧急公文如在非办公时间送达商务部，值班人员应在信封上记录公文编号、发文字号，并立即报告办公厅领导，以便将公文转交给负责处理的人员。其他类型的公文，值班人员应接收信封并将其放入带锁的柜子中，待次日上班时移交行政处。

条6. 登记来文到行政处

一、行政处应在来文登记簿上登记，加盖“来文”印章，填写发文字号、发文日期、摘要、到达商务部的公文编号及其他相关信息，并输入计算机。

二、对于接收的密件，行政处应按照相关规定登记到密件跟踪记录簿中。

三、对于盖有“秘密”、“机密”、“绝密”印章或写有“只有信封上姓名的人才能拆”的信封，行政处仅需在密件跟踪记录簿中登记信封上的公文编号和外部标识。

条7. 转移来文

一、完成第六条规定的所有操作后，行政处应立即将来文转交给相关单位或呈送办公厅领导处理。

二、对于接收的密件，行政处应立即将其转交给综合处，再呈送办公厅领导或商务部领导。

3. 对于接收密级文件，行政处将文件信封转交综合处呈送部领导或部办公厅领导。接收此类文件的人根据每份文件的重要性，可以将其转回行政处进行登记或在单位保存，并对此负责。

4. 对于标有“紧急”、“特急”、“火速”或有部领导指示需立即处理的文件，行政处或综合处必须立即将其转交给文件上注明的地址进行处理。

5. 行政处负责每天两次在以下时间段内将文件送达各单位文秘人员：

- 上午10:00至11:00^h00到11^h00;

- 自14时起^h下午14:00至15:00^h00.

条 8. 文件到达处理

1. 对于属于部领导职权范围内的文件，部办公厅领导应在文件在行政处登记之日起一个工作日内提交给部领导征求意见。

2. 对于属于各机构职能和任务范围内的文件，部办公厅领导应在文件在行政处登记之日起一个工作日内将这些文件分发给相关机构处理。

3. 对于下午16:00之后收到的文件，本条款第1、2款规定的文件传递时间应顺延至次日上班时间，但火速和定时文件除外。^h4. 对于密电，行政处应立即转交综合处报告部办公厅领导和部领导。在按照部领导指示处理完毕后，处理单位有责任立即将密电转交行政处进行保密管理。

将文件到达信息上传eMOT网络

条9. 根据具体文件；由部办公厅牵头，与电子商务司合作将文件到达信息上传eMOT网络。

根据具体文件；办公厅主持，与电子商务司合作，将文件信息登载至eMOT网络。

条10. 指导文件到达处理

1. 当收到由办公厅领导提交的文件时，部领导应在文件上记录指导意见。

2. 在部领导给出指导意见后，综合处有责任记录被指派主要处理该文件的单位和个人以及处理期限，并立即将这些文件转交行政处以便发送给相关单位和个人。

如果部领导指示单位和个人配合，综合处有责任立即复制文件并发送给相关单位和个人。

3. 综合处将关于被指派主要处理该文件的单位和个人及处理期限的数据输入eMOT网络。

条 11. 文件到达处理期限

1. 对于要求具体答复期限的文件，被指派主要处理的单位必须在要求的时间之前向部领导汇报或提出答复意见。

对于要求答复期限非常紧迫的文件，被指派主要处理的单位可以在要求的时间之后答复，但最长不超过4个工作小时。如果需要更多时间处理文件，被指派主要处理的单位必须请求部领导的指导意见。

2. 对于没有要求答复期限的文件，各单位的处理期限如下：

a) 对于属于各单位职能和任务的问题，在最迟3个工作日内，各单位必须完成答复文件以供部领导决定，并附上呈报材料。

b) 对于涉及多个单位职能和任务的问题，主要处理单位必须组织征求相关单位的意见。在5个工作日内，主要处理单位必须完成答复文件以供部领导决定，并附上呈报材料。

c) 对于属于已由部领导授权代行签署的单位职能和任务的问题，答复文件的完成和发布期限为3个工作日。

d) 对于需要参考相关组织和个人意见的重要问题，本条款第2款a、b、c点规定的期限可延长最多两次，每次不超过5个工作日。

文件到达处理期限的延长须经部领导批准。

e) 对于具有特殊性质的问题，处理期限由单位提出并须经负责部领导批准。

3. 对于涉及多个部委的项目、方案或相关问题，各单位应按照部领导指定的具体期限执行。

4. 对于规范性文件，起草和审查期限应遵循商务部发布的《规范性文件草案起草和审查制度》（2003年9月8日商务部部长令第1117号）的规定。

第三章

接收和处理来文程序

在部机关各单位

条12. 部机关各单位文件接收

1. 接收行政处转交的文件后，各单位文秘人员必须在行政处交接簿上签字确认。

2. 各单位文秘人员负责统计文件到达情况，录入单位公文到达簿，并立即转交单位领导。此外，文秘人员还应定期核对文件到达情况与eMOT网络上的公文清单，及时发现并处理错误。

3. 对于地址错误的文件，各单位文秘人员应立即退回行政处处理，不得直接转交其他单位。

4. 对于火速或定时到达的文件，各单位文秘人员应立即转交或报告单位领导，以便及时处理。

条 13. 部机关各单位文件到达处理分工

1. 收到文秘人员转交的文件后，单位领导应及时分类并指派工作人员当天处理。

2. 对于下午16:00之后收到的文件，分类和指派工作人员处理的工作可以顺延至下一个工作日开始，但国家机关的火速和定时文件除外。^h00时前未能完成分类和分配专员处理的，可延至次工作日早间进行，但紧急件和定时件除外。

条14。 将文件转交指派处理的工作人员

1. 单位文员收到单位领导关于处理来文的指示或分工后，应立即更新负责处理该文件的专业人员的信息，并将文件转交给该专业人员。

2. 专业人员必须签收来文并按照部和单位的工作制度进行处理。

条 15. 来文处理时间

1. 各单位处理来文的时间必须遵守本规定第11条规定的时限。

2. 根据本条第1款规定，来文处理时间从单位收到有效文件之日起算。

对于不符合要求的文件，单位主要处理部门应在收到文件后的1个工作日内书面通知相关组织或个人补充或重新制作文件。在这种情况下，文件处理时间从单位收到完整有效的文件之日起算。

条16。 文件处理期限的统计与监督

每周，单位文员有责任汇总单位文件处理情况并向单位领导报告，其中应明确列出正在处理或已超过处理期限的文件以及负责处理的单位领导和专业人员姓名。

第四章 实施细则

文件呈批、编号、盖章、

发布和存档程序

条17. 呈送部领导签署的文件档案

1. 本条规定需呈送部领导签署的文件不包括规范性文件。规范性文件的呈送档案须遵循《制定规范性文件法》及相关指导文件的规定，以及商务部发布的《起草、审查项目和草案规范性文件规章》（2003年9月8日商务部部长第1117/2003/QĐ-BTM号决定）。

2. 负责处理文件的单位必须在规定时间内向部领导提交案件处理档案。呈送部领导签署的文件档案包括：

a) 经负责处理单位领导签字的呈批表：本规定附带的呈批表样本；

b) 已经负责单位领导签署缩写签名的文件草稿，在内容部分的最后一行之后；

c) 在呈批表中列出的相关其他文件。

3. 负责单位领导签署的呈批表对“密”、“急”的程度、文件发布方式及网络发布形式负全责。

条18. 接收呈送部领导的档案

1. 综合办公室负责接收呈送部领导的档案，并为已呈送部领导的档案建立专门登记簿。

2. 部长秘书和其他副部长助理负责：

a) 按照规定程序检查呈送档案；

b) 检查文件的内容、格式和体例是否符合规定；

c) 检查提出“密”、“急”程度的文件的“密”、“急”程度，以及网络发布形式。

3. 如果呈送部领导的档案未遵守本规定第17条的要求，或者需要修改文件内容和格式，综合办公室应退还给呈送单位以完善档案后再呈送部领导。

4. 如果档案涉及属于部办公厅职能范围内的支出和采购问题，综合办公室必须先呈送部办公厅领导再呈送部领导。

5. 部机关各单位不得直接将档案呈送部领导而不通过综合办公室。

条19. 呈送部领导的出文草稿

1. 综合办公室在检查完档案后，应在不超过1天的时间内将档案呈送部领导。

2. 部领导根据商务部工作制度和本规定审查并处理呈送的文件。

3. 综合办公室在以下情况下通报并退回处理单位全部呈送签署的档案：

a) 部领导同意并在呈批表上授权单位领导签署发布；

b) 部领导在呈批表上提出指导意见，要求进一步完善内容，征求相关部门意见或请求其他部领导的意见；

c) 部领导直接修改草稿；

d) 呈批表未能清楚反映专业人员和单位领导的意见。

4. 若同意文件内容，部领导签署文件，签署呈批表，并决定文件的保密级别和网络发布形式。

条20. 编号、盖章出文

1. 部领导签署文件后，综合办公室应立即通知处理单位的专业人员领取档案，办理编号、复印和盖章手续。

2. 对于由单位领导签署发布的文件，且已获得部领导授权处理职责任务的，则由专业人员负责办理编号、复印和盖章手续。

3. 当携带文件到行政处盖章时，专业人员必须出示经过部领导审批的呈批表。行政处最后检查文件的格式和体例，加盖编号、日期，并根据呈批表上的要求加盖“密”、“急”印章。行政处只对符合第17条第2款第b项规定并已出示呈批表的文件加盖印章。由局级领导签署的文件无需出示呈批表。

4. 行政处不预先分配文件编号。如需提前申请文件编号，主要处理单位需与部办公厅领导协商并获得书面批准。主要处理单位应对提前申请文件编号承担责任。

条 21. 发放出文

1. 处理文件的专业人员应与行政处合作完成发送文件到接收地址的手续。

2. 行政处负责将部的文件发送到接收地址。

对于标注了“急”程度或按签署人要求紧急处理的文件，行政处应立即执行。

对标注为“密”级别的文件，行政处应按保密制度发送。

3. 如接收方需直接接收文件，则：

a) 若接收方为公司，则领取人须持有该公司出具的合法介绍信。公司应对介绍信的真实性及被介绍人的身份负责。

b) 若接收方为其他机关或组织，则领取人须出示证明其为该机关或组织成员的身份证明。

在上述两种情况下，直接接收文件的人必须在行政处的公文交接簿上签字确认。

条22. 文件发送后的存档

所有发出的文件均须按照以下规定谨慎存档：行政处、主要单位的文书部门、协作单位以及直接处理文件的专业人员。

条 23. 将文件发布信息上传至商务部网络

1. 文件发布后，根据已由部长批准的发布单位提出的将文件上传至网络的建议：

- 发布单位将文件上传至eMOT网络。

- 电子商务司将文件上传至MOT网络。发布文件的单位有责任将文件以电子文件形式提交给电子商务司。

2. 由单位负责人签署的文件，该单位有责任将其上传至eMOT网络。

3. 严禁上传属于机密级别或未获授权发布的文件及其相关信息至网络。违反此规定的个人将依据本规章第二十八条或相关法律规定追究纪律责任或刑事责任。

条24。 文件管理与保管

1. 干部、职员和员工有责任管理和保管文件。需要保密的档案和资料必须存放在带锁的档案柜中。

2. 对于档案和资料的管理使用，应遵循现行国家秘密保护法律法规的规定，包括国务院总理于2003年8月4日发布的第160号决定关于商业行业绝密和机密事项目录的规定，公安部部长于2003年8月25日发布的第584号决定关于商业行业秘密事项目录的规定，以及商务部关于保密的规定。

3. 商务部机关的干部、职员和员工不得向无关的组织和个人透露正在处理的档案和资料的信息，以及领导层的意见批示和解决情况。

4. 商务部机关各单位档案的保存工作应遵循商务部部长于2002年4月19日发布的第456号决定关于文书和档案工作的规章制度。

第五章

违规处理与组织实施

条 25. 监督和督促商务部机关内文件处理工作

1. 部办公厅负责汇总各单位收到文件的处理情况，协助部长督促各单位处理文件并执行部长的指示。

2. 每月，部办公厅需向部长报告各单位的文件处理情况，并在部定期会议上通报相关单位。

条26. 吸收相关部门意见

1. 电子商务司负责在MOT网站上设立专门栏目，收集有关组织和个人对商务部文件处理工作的意见和建议。

2. 部办公厅负责汇总MOT网站上的意见和建议，并向部长报告以便处理。

条27。 纪律处分原则

对违反本规章的行为进行纪律处分，应依照现行干部、职员纪律法规的原则进行。

第二十八条. 处分形式

1. 商务部机关的干部、职员和员工违反本规章的规定，视情节轻重，应承担以下一种或几种纪律处分：

a 警告；

b 记过；

c) 降低工资档次；

d) 降低工资档次；

d) 解职；

e) 强制离职。

2. 商务部机关的干部、职员和员工因违反本规章而造成相关组织和个人物质损失的，应依法赔偿物质损失。

第二十九条。 条||| 奖励

严格遵守本规章规定的干部、职员的表现，在单位和部级的评优奖励过程中予以考虑，是晋升工资档次和参加公务员晋级考试的重要标准之一。

条 30. 组织实施

1. 部办公厅负责指导行政处和综合处执行本规章的规定。

2. 部办公厅与电子商务司合作检查各单位在eMOT网络上发布文件的情况。

3. 各单位负责人和组织人事司根据严格执行本规章内容的结果来考虑晋升工资档次、参加公务员晋级考试或安排培训学习。

4. 电子商务司负责确保MOT和eMOT网络的功能符合本规章的规定。

5. 商务部机关各单负责人负责制定本单位的工作流程，宣传并实施本规章的规定。/。