令第30/2020/ND-CP关于文书工作

令

关于文书工作

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根据2015年6月19日《政府组织法》；

遵照内务部长的建议；

政府发布关于文书工作的法令。

第一章

总则

第一条 调整范围

本法令规定了文书工作和国家对文书工作的管理。本法令规定的文书工作包括：起草、签署发布文件；管理文件；建立档案并提交档案资料至机关档案库；管理和使用公章、保密设备在文书工作中。

第二条 适用对象

一、本法令适用于国家机关和国有企业（以下统称机关、组织）。

二、政治组织、政社组织、社会团体、行会根据本法令的规定以及党、相关法律法规的规定适用。

条3. 术语解释

在本规定中，下列术语具有如下含义：

一、“文件”是指通过语言或符号传达的信息，在机关、组织的活动中形成，并按照规定格式和技术要求呈现的书面信息。

二、“专业文件”是指在特定行业或领域中执行专业活动时形成的文件，由该行业或领域的主管机关负责人规定。

三、“行政文件”是指在机关、组织指挥、管理、处理事务过程中形成的文件。

四、“电子文件”是指以数据报文形式创建或从纸质文件数字化转换而来的文件，并按照规定格式和技术要求呈现。

五、“发出文件”是指机关、组织发布的所有类型的文件。

六、“收到文件”是指机关、组织从其他机关、组织或个人处接收的所有类型文件。

七、“文件草稿”是指在机关、组织起草文件过程中形成的书写或打印或通过电子手段创建的版本。

八、“文件正本”是指内容和格式完整的文件，由有权人直接在纸质文件上签字或在电子文件上数字签名。

九、“纸质文件正本”是指由有权人直接签字形成的完整内容和格式的文件副本。

十、“副本原件”是指与原件或正本内容完全一致且按规定的格式和技术要求呈现的副本。

十一、“副本副本”是指与副本原件内容完全一致且按规定的格式和技术要求呈现的副本。

十二、“摘录副本”是指准确复制原件或正本部分内容的副本，按规定的格式和技术要求呈现。

十三、“档案目录”是指机关、组织计划在年内建立的档案清单。

十四、“档案”是指围绕某一问题、事件或具体对象或具有共同特征的一系列文件和资料，在机关、组织、个人在其职能范围内跟踪和处理事务过程中形成。

十五、“建立档案”是指按照一定的原则和方法收集、整理机关、组织、个人在跟踪和处理事务过程中形成的文件和资料。

十六、“电子文档管理系统”是指为实现文件起草、发布信息化；文件管理；建立档案并提交档案资料至机关档案库在网络环境中运行的信息系统（以下简称“系统”）。

十七、“机关文书部门”是指负责机关、组织部分文书工作任务的部门。

条 4. 原则、要求管理文书工作

1. 原则

文书工作应当统一按照法律规定执行。

2. 要求

a) 机关、组织的文件必须按照法定权限、程序、手续、形式和格式编制并发布：对于规范性法律文件，按照《制定规范性法律文件法》的规定实施；对于专业文件，由行业或领域的主管机关负责人根据本规定制定相应规定；对于行政文件，按照本法令第二章的规定实施。

b) 所有机关、组织发出和收到的文件必须集中存放在机关文书中进行接收、登记手续，除非法律规定可以单独登记的文件除外。

c) 属于当天的发出和收到的文件必须在当天或最迟在下一个工作日内登记、发行或移交。紧急程度为“火速”、“特急”和“急”的文件（以下统称为紧急文件）在收到后必须立即登记、呈送和移交。

文件必须跟踪更新发送、接收和处理的状态。

负责处理、监督机关、组织工作的人员有责任建立所分配工作的档案，并将档案和资料提交机关档案保存。

机关、组织的公章和保密设备的管理和使用必须遵守法律规定。

系统必须符合本法令附件VI和相关法律法规的规定。

条 5. 电子文件的法律效力

1. 经法定有权人和机关、组织电子签名的电子文件具有与纸质原件相同的法律效力。

2. 电子文件上的电子签名必须符合法律规定的所有要求。

条 6. 机关、组织和个人对文书工作的责任

1. 机关、组织负责人的职责是在其授权范围内指导正确执行文书工作的规定；指导科学研究和技术应用到文书工作中。

2. 在跟踪、处理与文书工作有关的任务过程中，个人必须遵守本法令和其他相关法律的规定。

3. 机关文员的任务包括：

a) 登记、办理文件发出的手续、发送和跟踪文件发送情况。

b) 接收、登记收到的文件；呈送、移交收到的文件。

c) 整理、保管和提供查阅、使用存档文件的服务。

d) 管理文件登记簿。

đ) 管理和使用机关、组织的公章和保密设备；按规定管理其他类型的公章。

第二章

制定、签署发布行政文件

节 1

行政文件的形式和排版技术

条 7. 行政文件种类

行政文件包括以下类型：决议（个别）、决定（个别）、指示、规章、规定、公告、通报、指南、计划、方案、项目、报告、记录、请示、合同、公文、电报、备忘录、协议、授权书、邀请函、介绍信、请假单、寄送单、转交单、报告单、信件。

条 8. 文本格式

1. 文本格式是构成文本的各组成部分的集合，包括适用于所有类型文本的基本组成部分和在特定情况下或针对某些特定类型的文本的补充组成部分。

2. 行政文本格式包括以下基本组成部分：

a) 国号和标题。

b) 制定文本的机关、组织名称。

c) 文本编号和标志。

d) 发布文本的地名和时间。

e) 文本文种和主要内容摘要。

f) 文本内容。

g) 具有权限者的职务、姓名和签名。

h) 机关、组织的印章和数字签名。

i) 抄送单位。

3. 除本条第2款规定的内容外，文本还可以增加其他组成部分：

a) 附件。

b) 密级、紧急程度标记以及流通范围指引。

c) 文本起草人标志和发行份数。

d) 机关、组织地址；电子邮件；网站；电话号码；传真号码。

4. 行政文本格式按照本法令附录I的规定执行。

条 9. 文本排版技术

文本排版技术包括：纸张尺寸、排版样式、页边距设定、字体、字号、字体样式、格式组成部分的位置排列及文本页数。行政文本的排版技术按照本法令附录I的规定执行。行政文本中的大写规则按照本法令附录II的规定执行。行政文本文种缩写的使用按照本法令附录III的规定执行。

节

编制和发布行政文本

条 10. 编制文本

1. 根据机关、组织的职能、任务、权限和文本编制的目的、内容，机关、组织负责人或有权指定的人员可以指派单位或个人负责编制文本。

2. 被指派负责编制文本的单位或个人应完成以下工作：确定文本的种类、内容和密级、紧急程度；收集并处理相关的信息；按照形式、格式和技术要求编制文本。

对于电子文本，被指派编制文本的个人除了完成上述工作外，还必须将文本草稿及相关材料（如有）输入系统，并更新所需信息。

3. 如果需要修改或补充文本草稿，有权提出意见的人应在文本草稿上或通过系统提出意见，并将其返回给负责编制文本的单位领导，以便转交给被指派编制文本的个人。

4. 被指派编制文本的个人对其编制的文本草稿在其职责范围内对单位负责人和法律负责。

条 11. 审核文本草稿

1. 文本草稿必须由有权签署文本的人审核。

2. 如果已经批准的文本草稿需要修改或补充，则必须提交给有权签署的人审查并作出决定。

条 12. 签发前检查文本

1. 负责编制文本的单位负责人必须检查文本内容并对机关、组织负责人和法律负责。

2. 负责检查文本格式和技术排版的人员必须检查文本格式和技术排版并对机关、组织负责人和法律负责。

条13. 签署发布文件

1. 实行首长负责制的机关、组织

机关、组织负责人有权签署所有由该机关、组织发布的文件；可以授权副职签署其分管领域的文件和部分属于负责人权限范围内的文件。如果副职被授权负责并管理，则按照副职代签正职的方式执行。

2. 实行集体负责制的机关、组织

机关、组织负责人代表领导班子签署机关、组织的文件。机关、组织负责人的副职可代表领导班子，根据负责人的授权签署机关、组织的文件，并签署其分管领域的文件。

3. 在特殊情况下，机关、组织负责人可以授权本机关、组织或其机构结构中的负责人代签某些应由自己签署的文件。代签授权必须以书面形式进行，明确授权的时间和内容。被授权代签的人不得再转授权他人签署。代签授权的文件必须按照授权机关、组织的形式和加盖印章或电子签名。

4. 机关、组织负责人可以授权下属单位负责人代签某些类型的文件。被授权代签的人可以再授权副职代签。代签授权必须在工作制度或文书工作制度中明确规定。

5. 签署文件的人对所签署发布的文件负法律责任。机关、组织负责人对机关、组织发布的全部文件负法律责任。

6. 对于纸质文件，在签署时使用蓝色墨水笔，不得使用易褪色的墨水。

7. 对于电子文件，有权限的人实施电子签名。电子签名的位置和图像按照本法令附件一的规定。

第三章

文件管理

节 1

发出文件的管理

条14. 发出文件的程序

1. 文件编号和发布时间。

2. 登记发出文件。

3. 复印，加盖机关、组织印章，密级印章、紧急程度印章（对于纸质文件）；电子文件加盖机关、组织电子签名。

4. 发放并跟踪发出文件的传递情况。

5. 存档发出文件。

条15. 文件编号和发布时间

1. 文件编号和发布时间按机关、组织当年发布的文件顺序和时间顺序确定（从每年1月1日开始连续编号为01，到每年12月31日结束）。文件编号和标识符在一年内是唯一的，并且纸质文件和电子文件一致。

a) 法规文件的编号：每种法规文件都有独立的编号系统。

b) 专业文件的编号由行业或领域主管机关负责人规定。

c) 行政文件的编号由机关、组织负责人规定。

2. 对于纸质文件，编号和发布时间应在有权限人签字后进行，最迟在下一个工作日内完成。机密文件采用独立的编号系统。

3. 对于电子文件，编号和发布时间通过系统的功能实现。

条 16. 登记发出文件

1. 发出文件的登记确保文件所需的所有必要信息完整准确。

2. 文件登记可以使用登记簿或系统进行。

a) 使用登记簿登记文件

机关文员将发出文件登记在《发出文件登记簿》中。《发出文件登记簿》的格式按照本法令附件四的规定。

b) 使用系统登记文件

使用系统登记的文件必须打印出来，包含《发出文件登记簿》中的所有字段信息，并装订成册以便管理。

3. 密级文件的登记按照保护国家秘密的法律规定执行。

条 17. 复制、盖章和电子签名以及密级和紧急程度标志

1. 对纸质文件进行复制、盖章和密级及紧急程度标志

a) 发出文件应按确定的数量进行复制。

b) 盖章和密级及紧急程度标志的程序按照本法令附件一的规定执行。

2. 对电子文件进行电子签名

机关组织对电子文件的电子签名按照本法令附件一的规定执行。

条 18. 发行和跟踪发出文件的发送情况

1. 发出文件应在签发当天完成机关文员的手续并发行，最迟不超过下一个工作日。紧急文件应在签发后立即发行并发送。

2. 发行密级文件时，必须按照保护国家秘密的法律规定，确保内容保密，数量正确，时间准确。

3. 已发行但内容有误的文件应修改或替换为形式相同的文件。已发行但形式或技术展示或发布程序有误的文件应由发布机关或组织通过公文进行更正。

4. 收回文件

a) 对于纸质文件，收到收回通知的一方有责任将收到的文件退回。

b) 对于电子文件，收到收回通知的一方应从系统中删除被收回的电子文件，并通过系统通知发送方。

5. 从有权人签署的电子文件发行纸质文件：机关文员应将有权人签署的电子文件打印成纸质文件，加盖机关或组织的印章以形成正式纸质文件并发行。

6. 如需从纸质文件发行电子文件：机关文员应按照本法令第二十五条第一款c项的规定执行。

条 19. 存档发出文件

1. 存档纸质文件

a) 原件应在机关文员处存档，并在发行后立即加盖印章，按登记顺序排列。

b) 正式文件存放在工作档案中。

2. 存档电子文件

a) 电子文件原件应在发布机关或组织的系统中保存。

b) 如果机关或组织的系统符合本法令附件六和相关法律法规的要求，则可使用该系统保存电子文件原件，代替纸质文件。

节

c) 如果机关或组织的系统不符合本法令附件六和相关法律法规的要求，则机关文员应根据本法令第十八条第五款的规定制作正式纸质文件存档在机关文员处和工作档案中。

条 20. 管理来文的程序

1. 接收来文。

2. 登记来文。

3. 呈送、移交来文。

4. 处理和跟踪、督促处理来文。

条 21. 接收来文

1. 对于纸质文件

a) 机关文书检查数量、信封状态、封口（如有）、发件单位；核对信封上的编号、标识与信封内的文件编号、标识是否一致。如发现有错误或异常情况，机关文书应立即报告负责处理人员并通知发件单位。

b) 所有纸质文件（包括带有密级标识的文件）必须由机关文书拆封，并加盖“收到”印章。对于直接发送给机关内个人或团体组织的文件，机关文书应转交

c) “收到”印章的样式按照本法令附件四的规定执行。

2. 对于电子文件

a) 机关文书必须验证电子文件的真实性和完整性，并在系统中接收。

b) 如电子文件不符合本款a项规定或发送错误

c) 收到文件的机关、组织应在当天通过系统的功能向发送文件的机关、组织通报已收到文件。

条 22. 登记来文

1. 登记来文必须确保完整、清晰、准确地填写所需信息，按照来文登记簿模板或数据管理系统的输入信息。未在机关文书处登记的来文，单位和个人没有处理责任，除非根据法律规定单独登记的来文除外。

2. 文件编号按接收顺序和时间顺序连续编号，纸质文件和电子文件统一编号。

3. 登记文件

文件可以通过登记簿或系统进行登记。

a) 使用登记簿登记来文

机关文书将文件登记入来文登记簿。来文登记簿模板按照本法令附件四的规定执行。

b) 使用系统登记来文

机关文书接收文件并在系统中登记。必要时，机关文书应按照本法令附件一的规定对来文进行数字化。机关文书应按照本法令附件六的规定更新管理系统中的输入信息字段。系统中登记的来文应打印出所有信息字段，签署确认并存档管理。

4. 密级文件的登记按照国家保密法的规定执行。

条 23. 呈送、移交来文

1. 文件必须在接收当日或最迟在下一个工作日内由机关文书呈送给有权指导处理的人员，并移交给指定处理的单位或个人。如果已经确定了处理单位或个人，机关文书应按照机关、组织的文书工作制度将文件转交处理。标注紧急程度的文件应在接收后立即呈送和移交。移交文件必须准确并保持内容机密。

2. 根据文件内容、机关、组织的工作制度、职能任务和工作计划，有权指导处理的人应提出处理意见。涉及多个单位或个人的文件，应明确主要负责单位或个人、协作单位或个人及处理期限。

3. 呈送、移交纸质文件：处理意见应记录在“转交”栏的“收到”印章或来文处理单上，按照本法令附件四的格式。在有权指导处理的人提出处理意见后，来文应返回机关文书处补充登记信息，并转交指定处理的单位或个人。移交纸质文件时，单位或个人应签字确认。

4. 在系统中呈送、移交电子文件：机关文书应在系统中将电子文件呈送给有权指导处理的人。

有权指导处理的人应在系统中提出处理意见，并更新以下信息：接收单位或个人；处理意见、文件处理状态；处理期限；将文件移交给指定处理的单位或个人。如果电子文件附带纸质文件，则机关文书应在系统中呈送电子文件，并将纸质文件转交给有权指导处理的人指定的主要负责单位或个人。

条 24. 解决和跟踪、督促解决来文

1. 机关、组织负责人负责及时指导解决来文，并指派专人负责跟踪、督促来文的解决。

2. 收到来文时，有关单位或个人应按照机关、组织的工作制度规定的期限研究、解决来文。带有紧急程度标志的来文必须立即处理。

节 3

文件副本

条 25. 副本形式

1. 原件副本包括：纸质文件到纸质文件的原件副本，电子文件到纸质文件的原件副本，纸质文件到电子文件的原件副本。

a) 纸质文件到纸质文件的原件副本通过从纸质文件原件或正本复印到纸张上实现。

b) 电子文件到纸质文件的原件副本通过打印电子文件原件到纸张上实现。

c) 纸质文件到电子文件的原件副本通过将纸质文件数字化并由机关、组织进行数字签名实现。

2. 复印副本

a) 复印副本包括：纸质文件到纸质文件的复印件副本，纸质文件到电子文件的复印件副本，电子文件到纸质文件的复印件副本。

b) 复印副本通过打印或复印原件副本实现。

3. 抽取副本

a) 抽取副本包括：纸质文件到纸质文件的抽取副本，纸质文件到电子文件的抽取副本，电子文件到电子文件的抽取副本，电子文件到纸质文件的抽取副本。

b) 抽取副本通过重新建立文件格式和内容实现。

4. 副本、复印件副本、抽取副本的形式和技术要求按照本法令附件一的规定执行。

条 26. 副本的法律效力

按照本法令规定制作的原件副本、复印件副本和抽取副本具有与正本相同的法律效力。

条 27. 制作副本的权限

1. 机关、组织负责人决定制作由该机关、组织发布的文件副本以及收到的其他机关、组织的文件副本，并规定签署副本的权限。

2. 制作、复制国家秘密资料和物品按照保护国家秘密的法律规定执行。

第四章 实施细则

立卷和归档文件、资料

条 28. 编制案卷目录

案卷目录由机关、组织负责人批准，在年初发布并发送给相关单位和个人作为立卷依据。案卷目录的格式按照本法令附件五的规定执行。

条 29. 立卷

1. 要求

a) 准确反映单位、机关、组织的职能和任务。

b) 案卷中的文件、资料之间必须紧密关联，并准确反映事件或工作的过程。

2. 开卷

a) 负责处理工作的个人有责任根据案卷目录或工作计划开卷。

b) 根据已发布的案卷目录更新初始信息。

c) 对于不在案卷目录中的案卷，负责处理工作的个人自行确定以下信息：案卷标题、案卷编号和标识、保管期限、立卷人和开始时间。

3. 收集、更新文件、资料入卷

负责收集、更新所有在跟踪、处理工作中形成的文件、资料入已开卷，包括影像、录音（如有），确保案卷完整无缺，避免丢失。

4. 结卷

a) 工作完成后结卷。

b) 立卷人负责：审查案卷中的全部文件、资料；剔除重复件和草稿；重新确定保管期限；调整案卷标题、编号和标识；完善并结卷。

c) 对于纸质案卷：立卷人对保管期限为五年以上的案卷进行页码标注，对永久保管的案卷编写目录；对所有案卷编写结卷证明。

d) 对于电子案卷：立卷人负责在系统中补充缺少的信息。案卷中的文件编目通过系统的功能实现。

条30. 移交档案和文件至机关档案室

1. 移交至机关档案室的档案和文件必须齐全、按时限并按照规定的程序和手续进行。

2. 移交档案和文件至机关档案室的时间期限

a) 对于基本建设档案和文件：自工程决算之日起三个月内。

b) 对于其他档案和文件：自工作结束之日起一年内。

3. 移交手续

a) 对于纸质档案

在移交档案时，应制作两份“档案和文件移交目录”和两份“档案和文件交接清单”，格式见本法令附件五。移交档案的单位和个人以及机关档案室各自保存一份。

b) 对于电子档案

负责处理事务并建立档案的个人应当通过系统向机关档案室提交电子档案。

机关档案室负责检查接收档案；准确链接元数据与档案；接收并纳入电子档案管理系统。

条31. 建立档案和移交档案、文件至机关档案室的责任

1. 机关、组织负责人在其职责范围内，负责管理机关、组织的公文和文件；指导、监督和引导建立档案和移交档案、文件至机关档案室。

2. 行政部门负责人的责任

a) 向机关、组织负责人提供咨询，指导、监督和引导下级机关、组织建立档案和移交档案、文件至机关档案室。

b) 组织在机关、组织内部建立档案和移交档案、文件至机关档案室的工作。

3. 机关、组织内部单位和个人的责任

a) 单位负责人对机关、组织负责人负责，确保单位的档案建立、保管和移交至机关档案室。

b) 在跟踪和处理工作中，每个个人必须建立关于工作的档案，并对其数量、组成和内容负责；确保档案符合规定要求和质量，在移交前。

c) 机关、组织内的单位和个人有责任将保管期限为五年以上的档案和文件移交给机关档案室。

d) 如果单位或个人需要保留已到期应移交的档案和文件以供工作使用，则需经机关、组织负责人书面同意，并编制保留档案和文件清单送交机关档案室。单位和个人保留档案和文件的时间不得超过两年。

e) 机关、组织内的干部、职员、员工在退休、离职、调职或长期学习之前，必须根据机关、组织的规定，将工作期间形成的全部档案和文件移交给单位和机关档案室。

第五章

管理和使用印章及保密锁具在文书工作中的应用

条 32. 管理公章、存储密钥设备

1. 机关、组织的负责人有责任将公章、存储密钥设备交由机关文秘管理并使用，按照规定执行。

2. 机关文秘有责任

a) 安全保管和使用机关、组织的公章、存储密钥设备，在机关、组织的办公地点。

b) 只在获得有权人书面许可的情况下，才能将机关、组织的公章、存储密钥设备交给他人。机关、组织公章、存储密钥设备的交接必须记录在案。

c) 必须亲自在机关、组织发布的文件及其副本上盖章、签名。

d) 只能在已由有权人签字的文件及其副本上加盖机关、组织的印章或签名。

3. 个人有责任自行安全保管存储密钥设备和密钥。

条 33. 使用公章、存储密钥设备

1. 使用公章

a) 印章必须清晰、整齐、正确方向，并使用规定的红色印泥。

b) 在签名上盖章时，印章应覆盖签名左侧约三分之一部分。

c) 随附主文件或附件的文件：印章应盖在首页，覆盖机关、组织名称或附件标题的一部分。

d) 悬挂印章、骑缝印章、凸起印章等在纸质文件上的使用由机关、组织负责人规定。

e) 骑缝印章应盖在文件或附件右侧边缘中间位置，覆盖部分纸张；每个印章最多覆盖五页文件。

2. 使用存储密钥设备

机关、组织的存储密钥设备用于签署电子文件及纸质文件转换为电子文件的副本。

第六章

国家对文书工作的管理

条 34. 国家对文书工作管理的内容

1. 制定、发布并指导实施有关文书工作的法律法规。

2. 统一管理文书业务。

3. 管理研究科学和技术在文书工作中的应用。

4. 管理培训和提升从事文书工作人员的能力；管理文书工作的竞赛和奖励活动。

5. 监察、检查、处理文书工作的投诉和举报以及违法行为。

6. 国际合作在文书工作中开展。

7. 总结和评估文书工作。

条 35. 文书工作管理的责任

1. 内务部负责向政府报告并实施国家对文书工作的管理。

2. 各部委、相当于部委的机构、政府直属机构、各级人民政府、国有企业的职责范围包括：

a) 根据法律规定，制定并指导实施有关文书工作的规定。

b) 检查其管辖范围内机关、组织遵守文书工作规定的情况；根据权限处理文书工作的投诉和举报以及违法行为。

c) 组织和指导科学研究和技术在文书工作中的应用。

d) 安排资金以现代化文书工作的设施和技术基础设施，有效管理和运行电子文档管理系统。

e) 安排适合的人力资源、职位、面积和工作设备，确保国家机密的安全，安全保管机关、组织的公章、存储密钥设备。

f) 组织培训和提升从事文书工作人员的能力；管理文书工作的竞赛和奖励活动。

g) 在行业、领域和地区范围内总结和评估文书工作。

条36. 档案经费

1. 各机关、组织负责在每年国家预算中安排档案经费。对于国有企业，经费安排按照现行规定执行。

2. 档案经费用于以下工作

a) 购置、升级系统、技术基础设施、设备和消耗材料以支持档案工作。

b) 确保信息联络、文件传递和文件数字化。

c) 研究、应用科学技术并在档案工作中转移技术。

d) 其他服务于档案工作的活动。

第七章

实施条款

条 37. 生效日期

本法令自签署之日起生效。政府于2004年4月8日发布的第110/2004/NĐ-CP号法令《关于档案工作》以及政府于2010年2月8日发布的第09/2010/NĐ-CP号法令《关于修改、补充若干条款的第110/2004/NĐ-CP号法令关于档案工作》自本法令生效之日起失效。

第三十八条 执行责任

1. 内务部部长负责组织实施并检查本法令的执行情况。

2. 各部部长、相当于部级机构的负责人、隶属于政府的机构负责人、省或直辖市人民政府主席、国有企业负责人及相关组织和个人负责执行本法令。/。