令第31/2026/ND-CP规定在档案领域行政处罚

决定

关于档案领域行政违法行为处罚的规定

根据2025年法律第63/2025/QH15号《政府组织法》；

根据2012年法律第15/2012/QH13号《行政处罚法》，并经2014年法律第54/2014/QH13号、2017年法律第18/2017/QH14号、2020年法律第67/2020/QH14号、2022年法律第09/2022/QH15号和2022年法律第11/2022/QH15号以及2025年法律第88/2025/QH15号修正和补充；

根据2024年法律第33/2024/QH15号《档案法》；

根据内务部长的建议；

政府发布关于档案领域行政违法行为处罚的规定。

第一章

总则

条1. 调整范围

1. 本决定规定档案领域的行政违法行为处罚，包括：实施档案业务和档案服务活动中的行政违法行为；已经结束和正在实施的行政违法行为；对每种行政违法行为的处罚形式、罚款金额、补救措施；被处罚的对象；处罚权限、具体罚款金额及各职务和处罚权限设立违法记录的权限；执行档案领域行政违法行为处罚形式和补救措施。

2. 涉及国家机密文件的行政违法行为按照有关国家安全、社会秩序、公共安全；预防和打击社会恶习；预防家庭暴力的行政违法行为处罚规定执行。

3. 未在本决定中规定的涉及档案领域的行政违法行为，则适用相关国家管理领域的行政违法行为处罚规定进行处罚。

条2. 适用对象

1. 在社会主义越南领土上实施档案领域行政违法行为的越南组织和个人以及外国组织和个人。

2. 根据本决定被处罚的组织包括：

a) 实施不属于档案管理职责的行政违法行为的国家机关；

b) 公立事业单位；

c) 政党组织、政社组织、政社职业组织、社会组织、社会职业组织；

d) 民兵单位；

e) 根据《企业法》和《合作社法》成立的经济组织；

f) 根据法律规定成立的其他组织。

3. 设立违法记录权的人、处罚行政违法行为权的人和采取补救措施的人。

4. 与本决定规定的行政违法行为处罚相关的其他机构、组织和个人。

条3. 处罚形式、补救措施、执行处罚形式和补救措施

1. 档案领域的主要处罚形式包括：

a) 警告；

b) 罚款。

2. 档案领域的附加处罚形式是撤销档案执业证书，期限为三个月至六个月。

3. 档案领域的补救措施包括：

a) 根据《行政处罚法》第二十八条第一款e项和i项规定的补救措施；

b) 本决定第六条、第七条、第八条、第九条、第十条、第十一条、第十二条和第十三条规定的其他补救措施。

4. 执行档案领域行政违法行为处罚形式和补救措施的原则按照《行政处罚法》第三条、第二十五条、第二十八条第二款、第三十四条、第三十七条和第八十五条的规定执行。

对多个档案材料实施行政违法行为但尚未被发现或超过处罚时效的，应一次性处罚该违法行为，并对该违法行为多次加重处罚，但不包括本决定第十五条第一款规定的违法行为。

5. 在电子环境中处理档案领域的行政违法行为，按照2021年国务院第118/2021/NĐ-CP号决定（2021年12月23日）关于《行政处罚法》若干条款和执行措施的具体规定，以及2025年国务院第68/2025/NĐ-CP号决定（2025年3月18日）和2025年国务院第190/2025/NĐ-CP号决定（2025年7月8日）修正和补充的规定执行。

条4. 罚款金额；对个人和组织的处罚权限

1. 对实施档案领域行政违法行为的个人最高罚款金额为30000000元，对组织为60000000元。

2. 本决定第六条、第七条、第八条、第九条、第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条和第十五条规定的罚款金额适用于个人的单次违法行为处罚。但第七条第三款和第五款、第九条第二款、第十二条第一款、第二款、第三款、第六款和第七款、第十三条第一款以及第十五条第一款、第二款和第三款规定的罚款金额适用于组织的单次违法行为处罚。对于同时实施违法行为的组织和个人，对组织的罚款金额是个人罚款金额的两倍。

3. 对实施档案领域行政违法行为的家庭户和个体工商户的罚款金额按对个人的罚款金额执行。

4. 对行政违法行为的具体罚款金额，在有加重情节或减轻情节的情况下，按照《行政处罚法》第三条第一款c项、第九条、第十条和第二十三条第四款的规定执行。

5. 本决定规定的各职务的处罚权限是对个人单次违法行为的处罚权限。在罚款情况下，罚款权限根据针对每种具体违法行为的罚款上限确定；对组织的处罚权限是个人处罚权限的两倍。

6. 行政违法行为处罚权限的确定和划分原则，以及补救措施的应用，按照《行政处罚法》第五十二条的规定执行。

条 5. 行政违法行为已结束、正在进行的行政违法行为和计算处罚时效的时间点

1. 确定行政违法行为已结束、正在进行的行政违法行为的原则，依据《国务院令第118号》第8条的规定，并由《国务院令第68号》和《国务院令第190号》进行了修改和补充。

2. 正在进行的行政违法行为是指本规定第9条所规定的违法行为。

3. 已经结束的行政违法行为是指不属于本条第2款规定的情况。违法行为结束的时间是实施违法行为的日期，但以下情况除外：

a) 对于本规定第6条第2款所规定的违法行为，如果无法确定实施违法行为的日期，则违法行为结束的时间为发现违法行为的日期。

b) 对于与使用档案材料期限有关的违法行为，即本规定第11条第1款第a项、第2款第a项以及第3款第d项、第đ项所规定的违法行为，违法行为结束的时间为组织或个人归还档案材料的日期或者批准、提供档案材料给组织或个人的日期。

c) 对于本规定第14条第2款第b项所规定的逾期提交被吊销的档案职业证书的违法行为，违法行为结束的时间为个人向有权机关提交档案职业证书的日期。

4. 处罚权限的人根据本条规定，《国务院令第118号》第8条的规定（由《国务院令第68号》和《国务院令第190号》进行了修改和补充）以及相关文件资料来确定计算处罚时效的时间点。

第二章

档案领域的行政违法行为及其处罚形式、罚款金额和补救措施

条 6. 违反档案领域禁止行为的规定

1. 对于未经有权机关书面许可而将档案材料带出现行档案或历史档案的行为，处以15000000元至20000000元罚款。

2. 对于下列违法行为之一，处以20000000元至30000000元罚款：

a) 非法访问、复制、分享档案材料或档案数据库，但未达到追究刑事责任的程度；

b) 非法提供、转移、销毁档案材料或非法买卖、占有档案材料，但未达到追究刑事责任的程度；

c) 伪造档案材料内容或破坏档案材料完整性及数据主控信息，但未达到追究刑事责任的程度；

d) 使档案材料损坏到无法恢复的程度；

đ) 丢失档案材料；

e) 将档案材料用于捏造事实、诽谤或侮辱他人人格，但未达到追究刑事责任的程度。

3. 补救措施包括：

a) 责令将本条第1款规定的违法行为中涉及的档案材料归还现行档案或历史档案；

b) 责令销毁所有非法复制的档案材料副本，针对本条第2款第a项规定的违法行为；

c) 责令将非法提供的、转移的、买卖的或占有的档案材料交还档案管理机构，针对本条第2款第b项规定的违法行为；

d) 责令更正并公开道歉，针对本条第2款第e项规定的违法行为，在公共媒体或其他传播工具上发布虚假信息或误导性信息。

条 7. 违反将档案材料提交现行档案或历史档案的规定

1. 对于下列违法行为之一，给予警告：

a) 对已完成的工作未建立档案；

b) 提交给现行档案或历史档案的档案不符合《档案法》第17条第4款第b项、第c项或第28条第2款第b项、第36条第1款的要求；

c) 在接收机构或组织的档案时未建立档案接收记录。

2. 对于本条第1款第a项、第b项规定的违法行为再次实施的个人，处以1000000元至3000000元罚款。

3. 对于违反本条第1款第a项、第b项规定的组织，处以2000000元至6000000元罚款，因使用不符合标准的存储盒提交纸质档案。

4. 对于不将档案提交现行档案的个人，处以4000000元至6000000元罚款。

5. 对于不将档案提交历史档案的组织，处以15000000元至20000000元罚款。

6. 补救措施包括：

a) 责令按照规定重新建立档案，针对本条第1款第a项、第b项和第2款规定的违法行为；

b) 责令按照规定将档案提交现行档案或历史档案，针对本条第4款和第5款规定的违法行为。

条 8. 违反档案整理规定

1. 对于下列违法行为之一，处以4000000元至6000000元罚款：

a) 未编制整理总结报告；

b) 整理总结报告未能真实反映档案整理后的实际情况和档案质量；

c) 整理后的档案不符合《档案法》第17条第4款第b项、第c项或第28条第2款第b项的要求，且比例低于总档案目录中档案总数的2%。

2. 对于整理后的档案不符合《档案法》第17条第4款第b项、第c项或第28条第2款第b项的要求，且比例在总档案目录中档案总数的2%至3%之间的违法行为，处以6000000元至10000000元罚款。

3. 对于整理后的档案不符合《档案法》第17条第4款第b项、第c项或第28条第2款第b项的要求，且比例在总档案目录中档案总数的3%至4%之间的违法行为，处以10000000元至15000000元罚款。

4. 对于下列违法行为之一，处以15000000元至20000000元罚款：

a) 整理后的档案不符合《档案法》第17条第4款第b项、第c项或第28条第2款第b项的要求，且比例在总档案目录中档案总数的4%至5%之间；

b) 未按要求进行分类、打包、编制档案类别目录和撰写档案类别说明。

5. 补救措施包括：

a) 责令按照规定修正和完善档案，针对本条第1款第c项、第2款、第3款和第4款第a项规定的违法行为；

b) 责令按照规定进行分类、打包、编制档案类别目录和撰写档案类别说明，针对本条第4款第b项规定的违法行为。

第九条 违反档案资料保管规定

一、对违反档案资料保管规定的下列行为之一，处以五千元至十万元罚款：

（一）未按规定检查和备份数据库及电子档案；

（二）未遵守技术要求和程序保管电子档案。

二、对有下列违反库房管理规定的行为之一的单位，处以十五万元至二十五万元罚款：

（一）未按规定设置档案保管库房；

（二）未按规定为专用档案库房配备保护和保管档案的设备。

三、补救措施包括：

（一）对本条第一款第（一）项规定的行为，责令按规定检查和备份数据库及电子档案；

（二）对本条第二款第（一）项规定的行为，责令单位按规定设置档案库房；

（三）对本条第二款第（二）项规定的行为，责令单位按规定为专用档案库房配备保护和保管档案的设备。

第十条 违反档案资料销毁规定

一、对有下列行为之一的，处以一千元至三千元罚款：

（一）编制的档案到期、重复或电子档案无价值清单与实际档案数量、内容、销毁理由不符；

（二）编制的档案到期、重复清单未附上按规定应随附的档案到期说明。

二、对有下列行为之一的，处以三千元至八万元罚款：

（一）未编制档案到期、重复或电子档案无价值清单；

（二）未按规定彻底销毁所有档案及其信息；

（三）未按规定制作档案销毁记录。

三、对有下列行为之一的，处以十万元至十五万元罚款：

（一）未保存档案销毁记录；

（二）未按经有权机关批准的清单销毁档案。

四、对有下列行为之一的，处以十六万元至二十万元罚款：

（一）在未到保存期限时销毁档案；

（二）未成立档案销毁审查委员会；

（三）未按主管部门意见销毁应归国家历史档案机构的机关、组织档案。

五、补救措施包括：

对本条第二款第（二）项规定的行为，责令彻底销毁所有档案，确保销毁后的档案无法恢复。

第十一条 违反档案资料使用规定

一、对有下列行为之一的，给予警告：

（一）借阅后未按时归还档案原件；

（二）未制定现行档案和历史档案使用制度。

二、对有下列行为之一的，处以一千元至五万元罚款：

（一）再次实施本条第一款第（一）项规定的行为；

（二）再次实施本条第一款第（二）项规定的行为；

（三）未按机关、组织档案使用制度提供档案复印件；

（四）未按目的使用档案。

三、对有下列行为之一的，处以五万元至十万元罚款：

（一）引用档案内容错误；

（二）未注明档案编号、原始度和管理档案的机关、组织；

（三）错误指引档案编号、原始度和管理档案的机关、组织；

（四）未按规定时间审批向机关、组织和个人提供档案；

（五）未按规定时间向已获审批的机关、组织和个人提供档案。

四、对有下列行为之一的，处以十万元至十五万元罚款：

（一）阻碍机关、组织和个人接触、使用档案信息；

（二）未向已获审批的机关、组织和个人提供档案；

（三）错误验证档案来源、地址信息或提供错误的验证档案复印件；

（四）再次实施本条第二款第（四）项规定的行为。

五、补救措施包括：

（一）对本条第一款第（二）项、第二款第（二）项规定的行为，责令制定现行档案和历史档案使用制度；

（二）对本条第二款第（三）项规定的行为，责令按规定重新提供现行档案和历史档案复印件；

（三）对本条第三款第（二）项规定的行为，责令完整引用档案编号、原始度和管理档案的机关、组织；

（四）对本条第四款第（二）项规定的行为，责令向已获审批的机关、组织和个人提供档案；

（五）对本条第四款第（三）项规定的行为，责令正确验证档案来源、地址信息或按规定重新提供验证档案复印件；

（六）对本条第二款第（四）项、第三款第（三）项、第四款第（四）项规定的行为，责令更正已公布的虚假或误导性信息。

第十二条 违反档案资料数字化规定

一、对有下列行为之一的单位，处以一千元至三千元罚款：

（一）数字化档案不符合以下要求：档案数字化格式、分辨率不正确；文件命名不符合规定；未连接主数据，占档案总数比例低于1%；

二、对有下列行为之一的单位，处以三千元至五万元罚款：

（一）数字化档案不符合以下要求：档案数字化格式、分辨率不正确；文件命名不符合规定；未连接主数据，占档案总数比例在1%至1.5%之间；

（二）未建立档案输出和归档流程，在流程未经档案管理机关、组织、个人审批前进行数字化；

（三）在不符合规定条件的地方进行数字化，如设施、桌椅、照明、空调或存在水淹、潮湿、不安全、损坏档案的风险；

（四）未安装24小时监控系统。

三、对有下列行为之一的单位，处以五万元至十万元罚款：

（一）数字化档案不符合以下要求：档案数字化格式、分辨率不正确；文件命名不符合规定；未连接主数据，占档案总数比例在1.5%至2%之间；

（二）使用未经信息安全检查的数字化设备；

（三）未由有权管理档案的机关、组织、个人在数字化档案上签署数字签名。

四、对携带移动设备、存储设备、摄影摄像设备、发射设备进入数字化地点的行为，处以五万元至十万元罚款。

五、擅自携带档案原件、数字化数据、信息技术设备、存储设备离开数字化地点的行为，处以十万元至十二万元罚款。

六、对未在运输出数字化区域前彻底删除数字化设备上的所有数据的单位，处以二十万元至二十五万元罚款。

七、对有下列行为之一的单位，处以二十五万元至四十万元罚款：

（一）未采取措施防止信息丢失、泄露风险；

（二）未备份数字化数据。

八、补救措施包括：

（一）对本条第一款、第二款第（一）项、第三款第（一）项规定的行为，责令修复技术缺陷，确保数字化档案符合规定要求；

第十三条 违反关于建立档案资料数据库的规定

一、对有下列行为之一的单位处以15000000元至20000000元罚款：

（一）未建立档案资料数据库；

（二）未按照第113号2025年政府令（2025年6月3日发布）第三条、第四条、第五条和第六条、第七条的规定更新档案资料数据库。

二、补救措施包括：

（一）对于本条第一款第（一）项规定的行为，责令按照规定建立档案资料数据库；

（二）对于本条第一款第（二）项规定的行为，责令按照规定更新档案资料数据库。

第十四条 违反关于管理、使用档案职业资格证书的规定

一、对有下列行为之一的给予警告：

（一）个人首次违反，在申请或重新申请档案职业资格证书时提供虚假信息；

（二）在规定期限内迟交被收回的档案职业资格证书给有权机关不超过三十天。

二、对有下列行为之一的处以1000000元至5000000元罚款：

（一）再次违反本条第一款第（一）项规定的行为；

（二）在规定期限内迟交被收回的档案职业资格证书给有权机关超过三十天；

（三）当有权机关要求时不出示档案职业资格证书。

三、对出租、出借或者租用、借用档案职业资格证书从事档案工作或档案服务业务的行为处以5000000元至10000000元罚款。

四、对有下列行为之一的处以10000000元至20000000元罚款：

（一）独立经营档案服务业务而没有档案职业资格证书的个人；

（二）使用已被国家有权机关收回或正在暂停使用的档案职业资格证书从事档案工作。

五、附加处罚形式包括：

对于本条第三款规定的违法行为，从处罚决定生效之日起，吊销档案职业资格证书三个月到六个月。

六、补救措施包括：

责令退还因实施本条第四款第（一）项和第（二）项规定的行为所获得的非法利益。

第十五条 违反关于管理和使用档案服务业务许可证明的规定

一、对有下列行为之一的单位处以2000000元至6000000元罚款：在申请或重新申请档案服务业务许可证明时提供不实信息。

二、对有下列行为之一的单位处以10000000元至20000000元罚款：使用已被国家有权机关收回的档案服务业务许可证明进行档案服务业务经营活动。

三、对有下列行为之一的单位处以30000000元至40000000元罚款：

（一）没有档案服务业务许可证明而经营档案服务业务；

（二）不再符合第113号2025年政府令第三十六条或第三十七条规定的档案服务业务经营条件。

四、补救措施包括：

责令退还因实施本条第二款和第三款第（一）项、第（二）项规定的行为所获得的非法利益。

第三章

行政违法记录权及档案领域行政违法行为处罚权

第十六条 行政违法记录权

一、根据本法令第十七条、第十八条和第十九条的规定，具有行政处罚权的人有权对属于其管辖范围内的行政违法行为制作行政违法记录。

二、根据有关监察法律和其他相关法律的规定，受委托执行档案监察任务的公务员、职员或其他人员在其职能、职责和权限范围内有权制作行政违法记录。

三、根据有关专业检查法律和其他相关法律的规定，受委托执行档案专业检查任务的公务员、职员或其他人员在其职能、职责和权限范围内有权制作行政违法记录。

第十七条 各级人民政府主席的行政处罚权

一、乡、镇、市辖区人民政府主席（以下统称乡级）有权：

（一）警告；

（二）罚款至15000000元；

（三）吊销档案职业资格证书三个月至六个月；

（四）采取本法令第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

二、省、直辖市人民政府主席（以下统称省级）有权：

（一）警告；

（二）罚款至30000000元；

（三）吊销档案职业资格证书三个月至六个月；

（四）采取本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

第十八条 监察部门的行政处罚权

一、各部、委员会等同级机构的监察员有权：

（一）警告；

（二）罚款至3000000元。

二、各部、委员会等同级机构的监察长；由各部、委员会等同级机构的监察长成立的监察团团长有权：

（一）警告；

（二）罚款至30000000元；

（三）吊销档案职业资格证书三个月至六个月；

（四）采取本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

条 19. 行政处罚的其他职务权限

1. 省人事厅厅长有下列职权：

a) 警告；

b) 处以不超过24000000元罚款；

c) 撤销档案职业资格证书使用权，期限为三个月至六个月；

d) 适用本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

2. 属于国务院人事部并被指派执行档案领域检查任务的组织负责人有下列职权：

a) 警告；

b) 处以不超过30000000元罚款；

c) 撤销档案职业资格证书使用权，期限为三个月至六个月；

d) 适用本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

3. 公安人民军队的权限

属于公安部并被指派执行档案领域检查任务的组织负责人有下列职权：

a) 警告；

b) 处以不超过30000000元罚款；

c) 撤销档案职业资格证书使用权，期限为三个月至六个月；

d) 适用本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

4. 国务院人事部部长成立的检查团团长有下列职权：

a) 警告；

b) 处以不超过30000000元罚款；

c) 撤销档案职业资格证书使用权，期限为三个月至六个月；

d) 适用本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

5. 国家档案局成立的检查团团长有下列职权：

a) 警告；

b) 处以不超过24000000元罚款；

c) 撤销档案职业资格证书使用权，期限为三个月至六个月；

d) 适用本法令第六条第三款、第七条第六款、第八条第五款、第九条第三款、第十条第五款、第十一条第五款、第十二条第八款、第十三条第二款、第十四条第六款和第十五条第四款规定的补救措施。

第四章

实 施 条 款

条 20. 生效日期

1. 本法令自2026年3月8日起生效。

2. 如本法令引用的法律法规被修改、补充或替代，则引用内容应按照修改、补充或替代后的法律法规执行。

条 21. 过渡条款

对于本法令第八条规定的档案违法行为，违法行为的认定依据《档案法》第六十五条第一款a项和b项的规定。

条 22. 执行责任

1. 国务院人事部部长负责指导和组织实施本法令。

2. 各部部长、相当于部长级别的机构负责人、政府直属机构负责人、省、直辖市人民政府主席对执行本法令负有责任。