通知2011年第32号关于电子发票的开具、发放和使用指南

通知

关于电子发票的开具、发放和使用指南

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根据二〇〇六年十一月二十九日《税收征管法》；

根据二零零三年六月十七日《会计法》及相关实施指导文件；

根据二零零五年十一月二十九日《电子交易法》，二零零七年二月二十三日第27/2007/NĐ-CP号政府法令关于金融活动中电子交易的规定，二零零七年三月八日第35/2007/NĐ-CP号政府法令关于银行业务中电子交易的规定；

根据二零一零年五月十四日第51/2010/NĐ-CP号政府法令关于销售商品和服务发票的规定；

由卫生部和财政部联合发布的2012年1月19日第01/2012/TTLT-BYT-BTC号联合通知，指导医疗机构采购药品如下：

财政部就销售商品和服务时电子发票的生成、发放、使用和管理作出如下指导：

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知对销售商品和服务时电子发票的生成、发放、使用和管理进行指导。

第二条 适用对象

本通知适用于：

- 组织和个人在买卖商品和服务时选择使用电子发票。

- 中介组织提供电子发票解决方案是指为买卖双方电子发票信息的创建、传输、接收、存储和恢复提供支持的组织。

- 各级税务机关及与电子发票生成、发放和使用有关的组织和个人。

第三条 电子发票

1. 电子发票是关于销售商品和服务的信息数据电文集合，通过电子手段生成、制作、发送、接收、存储和管理。电子发票必须符合本通知第六条规定的各项内容。

电子发票在已获得纳税人识别号的组织计算机系统上生成、制作和处理，并根据电子交易相关法律规定存储在各方的计算机上。

电子发票包括以下类型：出口发票；增值税发票；销售发票；其他发票包括：印花税票、票证、保险费收据等；航空货运收费票据、国际运输费用收据、银行服务费用收据等，其形式和内容按照国际惯例和相关法律规定制定。

电子发票遵循的原则是：确保发票号码连续且按时间顺序排列，每个发票号码只能生成并使用一次。

2. 已以纸质形式制作但通过电子手段处理、传输或存储的发票不被视为电子发票。

3. 电子发票具有法律效力，需同时满足以下条件：

a) 确保电子发票中的信息从最终形成电子发票的形式起保持完整性和可信度。

完整性的标准是信息完整且未被更改，除了在电子发票交换、存储或显示过程中产生的格式变化。

b) 电子发票中的信息可以在需要时以完整形式访问和使用。

第四条 使用原则和组织生成电子发票的条件

1. 使用电子发票的原则

卖方选择在销售商品和服务时使用电子发票，应向买方通报电子发票的格式以及卖方和买方之间电子发票的传输方式（明确说明直接从卖方系统传输到买方系统，或者卖方通过提供电子发票解决方案的中介组织系统生成并传输给买方）。

卖方、买方、提供电子发票解决方案的中介组织（如通过中介组织）及相关单位必须就技术要求和确保电子发票完整性和保密性相关的保障措施达成协议。

2. 组织生成电子发票的条件

销售商品和服务的卖方（统称为卖方）生成电子发票必须满足以下条件：

a) 是具备条件并正在与税务机关进行电子报税交易的经济组织；或是在银行业务中使用电子交易的经济组织。

b) 具备满足电子发票开发、控制、处理、使用、保管和存储要求的位置、信息传输线路、信息网络和通信设备。

c) 具备足够技能和能力的人力资源，以符合规定的要求来执行电子发票的生成、制作和使用工作。

d) 符合法律规定的电子签名。

đ) 具备与会计软件连接的商品和服务销售软件，确保电子发票数据在制作时自动转入会计软件（或数据库）。

e) 具备满足最低存储质量要求的数据备份、恢复和存储流程，包括：

- 数据存储系统必须符合或证明与数据存储系统标准兼容；

- 在系统出现故障时有数据备份和恢复流程：确保将电子发票数据备份到存储介质或进行在线全量数据备份。

条 5. 电子发票解决方案提供组织的条件

提供电子发票解决方案的中间组织必须满足以下条件：

- 是在越南注册并持有营业执照或投资许可证或外国企业在越南的投资许可证，在信息技术领域运营的企业，或者是在银行业务中提供电子交易服务的银行。

- 拥有确保电子发票生成、创建和传输符合本通知第6条规定的电子发票内容的软件程序。

- 已部署提供信息通信技术解决方案的信息系统，以支持企业之间或组织之间的电子数据交换。

- 拥有确保提供的电子发票解决方案符合业务需求和发票发行法律规定的技术设备和技术。

- 具备发现、预警和阻止非法访问以及网络攻击形式的能力，以确保各方之间交换数据的安全性和完整性。

- 实施数据备份、在线数据备份和数据恢复流程，并采取措施预防与数据恢复相关的故障。

- 提供存储各参与方之间每次传输结果的解决方案；存储电子发票，要求电子数据消息必须保存在系统中。

中间组织每六个月一次，必须向税务机关提交报告（根据本通知附件中的表格3）以下内容：使用该组织电子发票解决方案的企业名单（包括卖方和买方）；已使用的发票数量（包括：发票类型、发票代码、发票编号）。

条 6. 发票的内容

1. 电子发票必须包含以下内容：

a) 发票名称、发票代码、发票模板代码、发票序号；发票代码、发票模板代码、发票序号按照本通知附件1的规定执行。

b) 卖方名称、地址、纳税人识别号；

c) 购买方名称、地址、纳税人识别号；

d) 商品和服务名称；计量单位、数量、单价、金额，用数字和文字表示。

对于增值税发票，除了未含增值税的价格外，还应注明增值税税率、增值税金额，总金额用数字和文字表示。

e) 卖方按照法律规定签署的电子签名；开具和发送发票的日期。如果购买方是会计单位，则需按照法律规定签署电子签名。

发票应使用中文。如需添加其他语言文字，则应在括号内（）或直接放在中文行下方，并且字号比中文小。发票上的数字为自然数：0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9；千位、百万位、亿位、十亿位、万亿位、千万亿位后加点（.）；如果在个位数后有数字，则在个位数后加逗号（,）。当买卖双方没有具体规定电子发票的语言时，出口商品和服务的电子发票（出口发票）应使用英文。

如果使用逗号（,）作为千位、百万位、亿位、十亿位、万亿位、千万亿位后的分隔符，并在个位数后使用点（.）作为小数点，则开票组织必须在电子发票发行公告中明确说明这一点。

从本条第1款b项到d项规定的内容必须准确反映行业特点，确定经济活动的发生内容、收入金额、购买方（或付款人、服务受益人等）、销售方（或服务提供者等）、商品和服务名称——或收款内容。

2. 在某些情况下，电子发票缺少必要内容的处理方式由财政部另行规定。

第二章

开具、发行和使用电子发票

条 7. 开具、发行电子发票

1. 开具电子发票是指在销售商品或提供服务前，通过电子手段为发票设定格式，填写卖方信息、发票类型、发票编号、传输和存储格式，并由企业或提供电子发票服务的组织进行存储，按照法律规定保存在相关各方的电子设备上。

在开具电子发票之前，组织必须作出使用电子发票的决定，并以书面形式或通过税务机关的电子门户发送给直接管理的税务机关。该决定的责任由组织承担（见本通知附件1表格）。

使用电子发票的决定应包括以下主要内容：

- 系统设备名称（电子设备名称）、用于开具和制作电子发票的应用软件名称。

电子设备是基于电力、电子、数字、磁性、无线传输、光学、电磁或其他类似技术工作的设备。

- 负责电子发票技术部分或供应商名称及其责任；

- 组织内部电子发票生成、制作、流转和存储数据的过程。

- 组织内部各相关部门对电子发票生成、制作、处理、流转和存储数据的责任，包括将电子发票转换为纸质发票人员的责任。

2. 发行电子发票

在使用电子发票之前，开具电子发票的组织必须向直接管理的税务机关提交发行电子发票的通知。发行电子发票的通知（见本通知附件2表格）应包括以下内容：发行单位名称、纳税人识别号、地址、电话、发行的发票类型（发票类型名称、发票编号、发票样本编号、开始使用的日期、发行的发票数量（从号码...到号码...）），通知发行日期；法定代表人姓名、签名及单位印章（如通过纸质方式发送至税务机关）；或组织的电子签名（如通过税务机关的电子门户发送）。

如果经营地址发生变化，开具电子发票的组织必须向迁入地的税务机关报告发行电子发票的情况，明确说明已发行但未使用的发票号码，将继续使用。

如果发行内容发生变化，开具电子发票的组织应根据本条款的规定重新发布发行通知。

开具电子发票的组织必须对其电子发票样本进行数字签名，并通过电子方式将其电子发票样本（按发送给买方的格式）提交给税务机关。

发行电子发票的通知（不包括电子发票样本）应在开具电子发票的组织办公地点张贴，或在其官方网站上发布，在使用电子发票期间持续有效。

3. 商业组织可以同时采用多种发票形式（自行打印发票、委托印刷发票、电子发票），并应按规定分别发布每种发票形式的发行通知。

在销售商品或提供服务时，对于每次销售或服务，商业组织只能使用一种（一种）发票形式，具体如下：如果商业组织在销售商品或提供服务时使用自行打印发票，则不得使用委托印刷发票或电子发票；如果使用电子发票，则不得使用自行打印发票或委托印刷发票；如果使用委托印刷发票，则不得使用电子发票或自行打印发票。

条8. 开具电子发票

1. 开具电子发票是指在销售货物、提供服务时，按照本通知第6条的规定，在确定的发票格式中完整填写相关信息。开具电子发票的形式包括：

- 销售货物、提供服务（开票方）通过销售方的电子发票开具系统进行电子发票的开具；

- 销售货物、提供服务（开票方）登录由第三方提供的电子发票解决方案系统，生成并开具电子发票。

2. 发送电子发票是指将电子发票数据从销售方发送到购买方。

发送电子发票的形式包括：

- 直接发送：销售货物、提供服务（开票方）通过销售方的电子发票开具系统开具电子发票，对电子发票进行电子签名，并直接传输至购买方的系统，双方事先已就电子发票的传输方式达成一致。如果购买方是会计单位，则购买方需对其收到的电子发票进行电子签名，并将带有双方电子签名的电子发票通过约定的方式传回销售方。

- 通过第三方提供的电子发票解决方案发送：

销售货物、提供服务（开票方）登录由第三方提供的电子发票解决方案系统，使用该系统的电子发票开具程序生成和开具电子发票，或者销售方将已在内部系统生成的电子发票数据导入第三方提供的电子发票解决方案系统，通过该系统向购买方发送带有销售方电子签名的电子发票。如果购买方是会计单位，在收到带有销售方电子签名的电子发票后，购买方需对其进行电子签名，并通过第三方提供的电子发票解决方案系统将带有双方电子签名的电子发票发送给销售方。

条9. 对已开具的电子发票的处理

1. 如果电子发票已经开具并发送给购买方但尚未交付货物或提供服务，或者电子发票已经开具并发送给销售方和购买方但尚未申报纳税，发现错误时，只有在销售方和购买方同意并确认的情况下才能作废。作废的电子发票的有效性按各方事先约定的时间期限执行。作废的电子发票必须保存以供有权机关查询。

销售方应根据本通知的规定重新开具电子发票并发送给购买方，在新的电子发票上注明“此发票替代编号……，标识……，发送日期”。

2. 如果电子发票已经开具并发送给购买方，且已交付货物或提供服务，销售方和购买方已申报纳税，之后发现错误，则销售方和购买方必须签署带有双方电子签名的书面协议，详细说明错误情况，同时销售方需开具调整错误的电子发票。后续开具的电子发票需明确标注调整（增加或减少）的数量、价格、增值税税率及增值税金额等信息。依据调整后的电子发票，销售方和购买方应按照现行税收管理和发票管理法律法规的规定进行相应的调整申报。调整发票不得显示负数(-)。

第十条 电子发票的使用和委托开具报告

电子发票的使用和委托开具电子发票的报告按照财政部于2010年9月28日发布的第153号通知的规定执行。电子发票的开票人应通过税务机关的电子门户网站以电子方式提交电子发票使用报告。

第十一条 电子发票的存储、作废和销毁

一、销售方、购买方使用电子发票进行会计记录和财务报表编制时，必须按照《会计法》规定的期限保存电子发票。如果电子发票是由提供电子发票解决方案的中间组织系统生成的，则该中间组织也必须按照上述期限保存电子发票。

销售方、购买方为会计单位以及提供电子发票解决方案的中间组织有责任将电子发票数据备份到存储介质（例如：USB闪存盘；CD和DVD光盘；外部硬盘驱动器；内部硬盘驱动器）或进行在线备份，以保护电子发票的数据。

二、已开具的电子发票以数据消息形式存储，并须满足以下条件：

（一）电子发票的内容可以访问并用于必要时的参考；

（二）电子发票的内容应以它被创建、发送或接收的形式存储，或者在允许准确反映其内容的形式下存储；

（三）电子发票应以一种特定的方式存储，以便确定其来源、目的地、发送或接收的时间。

三、作废电子发票是指使该发票失去使用价值。

销毁电子发票是指使电子发票无法访问其包含的信息。

已经超出《会计法》规定保存期限的电子发票，在没有国家主管机关的其他决定的情况下，可以被销毁。销毁电子发票不得影响未销毁的电子发票的完整性，并且必须保证信息系统的正常运行。电子发票的销毁程序应按照政府第51/2010/NĐ-CP号法令和财政部第153/2010/TT-BTC号通知中关于作废发票的规定执行。

如果销售方或购买方丢失了电子发票，而相关各方仍以数据消息形式存储该发票，则销售方或购买方可以要求销售方、购买方或相关方重新发送电子发票。

如果销售方或购买方丢失了电子发票并且无法与相关方联系以获取重新发送的发票，则销售方、购买方应按照财政部第153/2010/TT-BTC号通知的规定报告发票丢失情况。

第十二条 从电子发票转换为纸质发票

一、转换原则

销售方可以在商品流通过程中将电子发票转换为纸质发票以证明有形商品的来源，并且只能转换一次。用于证明商品来源的电子发票转换为纸质发票时，必须符合本条第二、三、四款的规定，并且必须有销售方法定代表人的签名和销售方的印章。

购买方和销售方可以将电子发票转换为纸质发票以满足会计凭证存储的规定。用于会计凭证存储的电子发票转换为纸质发票时，必须符合本条第二、三、四款的规定。

符合下列条件之一的人：

转换为纸质发票的电子发票必须满足以下条件：

（一）完整反映原始电子发票的内容；

（二）有专门标志表明已从电子发票转换为纸质发票；

（三）有执行转换的人的签名和姓名。

三、转换后的电子发票的法律效力

转换后的电子发票具有法律效力，前提是确保原始发票信息的完整性、专门标志表明已转换以及转换执行人的签名和姓名符合法律规定。

四、转换发票上的专用标志

从电子发票转换为纸质发票的专用标志包括以下所有信息：区分转换发票和原始电子发票的字样（明确标注“从电子发票转换”）；执行转换的人的姓名和签名；转换时间。

条13. 检查电子发票的创建、编制、发行、管理和使用

1. 具有相应权限的国家机关负责对在商品销售和服务提供活动中涉及电子发票的行为进行监督检查，发现并处理违反电子发票规定的行为。

2. 使用电子发票销售商品、提供服务的组织接受监督检查，并有责任根据法律规定向具有相应权限的国家机关提供完整的电子发票数据、存储电子发票的设备以及其他相关文件。对使用电子发票销售商品、提供服务的组织进行监督检查，按照法律规定执行。

封存、暂扣、没收用于生成电子发票的电子设备，依照政府于2007年2月23日发布的第27/2007/NĐ-CP号法令的规定执行。

第三章

组织实施

条14. 生效和组织实施

本通知自2011年5月1日起生效。

除本通知具体规定的事项外，其他事项按照政府于2010年5月14日发布的第51/2010/NĐ-CP号法令和财政部于2010年9月28日发布的第153/2010/TT-BTC号通知的规定执行。

在执行过程中如遇问题，请各组织和个人及时向财政部反映，以便获得指导并及时解决。/。