通知第32/TT-LB1号指导实施政府第62/CP号决定关于印章的管理和使用

通知

关于实施政府第62号令（1993年9月22日）的指导意见

规定印章管理和使用事项

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根据政府第62号令（1993年9月22日）关于印章管理和使用的第13条规定，内务部、组织人事部联合就执行政府令的相关事项作出如下规定：

第一节 印章种类及有权使用政府第62号令规定的印章的机关和组织

A- 政府第62号令规定的印章种类

1- 政府第62号令规定了国家机关、经济单位、政治社会团体、群众组织、非政府组织、武装单位（以下简称机关、组织）以及某些职务名称的印章，用于盖在有机关、组织负责人签字的文件上或行政手续文件上，以确认这些文件和手续的法律效力，在机关、组织与公民之间的交易关系中使用。

2- 各机关、组织在第1点中规定的印章包括：阴文印、阳文印、湿印。

各种标题、日期、签名等印章不在本法令规定的范围内。

B- 有权使用印章的机关和组织

1. 使用带有国徽图案印章的机关和组织：

1.1- 根据政府第62号令第2条第5款的规定，具有管理职能的政府机构，即在全国范围内对行业或领域进行管理，并根据政府第15号令（1993年3月2日关于部委职责权限和责任）第21条的规定履行职责和权限的机构，可以使用带有国徽图案的印章。这些机构包括：国家统计局、海关总局、邮政总局、土地管理总局、气象水文总局、旅游总局、体育总局、政府宗教事务局、政府边界事务局、政府物价局、国家经济仲裁委员会、国家测绘制图局。

1.2- 特殊情况下（见政府第62号令第2条第2款），如需使用带有国徽图案的印章，必须向总理提交通过政府组织人事部的书面申请。只有在总理批准后，内务部才能刻制带有国徽图案的印章。

2. 不带国徽图案印章的机关和组织（见政府第62号令第3条）：

2.1- 属于政府但不具有管理职能的机构，例如：自然、社会科学、文化、教育、培训中心等；协助政府监督某些领域的机构，如国家储备、表彰奖励等。

2.2- 各部委、相当于部委的机构、直属政府机构的下属机构，负责帮助部长、相当于部长的首长、直属政府机构的首长行使管理职能；总署、局、监察机构、办公厅。

2.3- 直属人民检察院、人民法院各级机构。

2.4- 省、直辖市人民政府的专业部门（厅、局、委员会、局、分局等）；县、区、市辖区、省辖市人民政府的专业部门（科、局、分局等）。

2.5- 从事科学研究、教育、培训、文化、社会工作的事业单位，如：研究所、学校、医院、中心等。这些组织可以在中央部委和地方成立。

2.6- 群众组织，包括：群众协会、职业和社会创造组织、友好协会、人道主义和社会福利组织，由政府颁发全国范围内的许可证；或者由省级人民政府颁发地方范围内的许可证。

非政府组织须经有权机关批准成立并按照现行法律规定运作。

2.7- 经济组织：国有企业（包括总公司、企业联合体及其下属单位）、团体企业、私营企业、股份公司、有限责任公司、中外合资经济组织（包括与外国合资的企业）和完全由外国组织或个人投资的企业；集体经济组织（合作社、合作小组等）；经济组织的分公司、代表处。

2.8- 上述机关和组织的下属单位，在执行任务时，以自己的名义与其他机关、组织和公民进行经常性的交易联系，或执行监督职能，证明权利、记录收款、开具收据，如：哨所、站、营、营业点、储蓄所、医院、疗养院等。

第2.8条所述的下属单位必须是上级单位的直接组成部分，并已在中央部委或省级人民政府的规定系统或章程中明确列出。

3. 可以刻制和使用带有特定标志或外文印章的机关和组织（见政府第62号令第4条）：

3.1- 具有特定标志且该标志已由国家主管部门规定或批准的机关和组织；国际组织的标志，越南参与或与其有直接关系，经国家批准。

3.2- 获准与外国组织和个人合作联营的机关和组织；获准在境外成立和运营的机关和组织，可以在其印章上添加外文。

4. 机关和组织使用的印章必须按照内务部规定的样式（尺寸、形状、内容）制作。

5. 内务部与外交部协商后，将规定在对外工作中使用政府第62号令第6条所述的机关和组织印章的样式和管理方法。

6. 外国机关、组织在越南使用公章，依照第7条第62号政府法令的规定，理解如下：

7. a) 各机关、外交代表机构、领事机构、国际组织的代表机构、大使馆内的领事室以及外国人在越南的其他外交代表机构，在使用公章时，须按照外交部规定的格式向越南社会主义共和国通报。

b) 非外交代表机构的外国机关、组织携带公章入境或在越南刻制公章，须经越南公安部批准，按照公安部规定的格式办理。

7. 统一战线中的政治和社会组织在其系统内规定公章样式，须经政府组织人事部和公安部同意后，按各自规定执行。

二、关于公章的管理和使用。

A- 部长、相当于部长的机关负责人、中央机关负责人；各群众组织、统一战线中的政治和社会组织的负责人；县级及以上人民政府的负责人，对其管理下的机关、组织的公章进行以下管理：

1- 对其管理下的机关、组织使用专用公章的行为，以书面形式予以许可。

2- 按照第62号政府法令的规定和本通知的指导，检查其管理下的机关、单位的公章管理和使用情况。

3- 当其所成立的机关、组织解散、合并或其他原因必须停止使用公章时，决定收回公章。收回公章的同时，必须将决定送交发给刻制公章许可证的区公安局。

B- 机关、组织对其使用的公章，必须遵守以下规定：

1. 必须获得有权限的机关作出的许可决定，按照政府对各类机关、组织的规定使用专用公章。

2. 第10条第1款第62号政府法令规定“每个机关、组织只能使用一个同类型的公章”，理解为：每个机关、组织只能使用一个按规定样式的公章。如需增加同类型的第一枚公章（形状、尺寸和内容相同），则必须得到有权限的机关批准（已批准使用公章的机关）但必须有单独标识以便与第一枚公章区分。单独标识必须得到发给刻制公章许可证的机关同意。

3. 机关、组织可以刻制额外的阴文、阳文、缩小版公章，内容必须与正在使用的公章一致，以满足特定工作需要，但必须获得有权限的机关批准。

4. 办理刻制公章手续时，必须遵循本通知的规定和指导。

5. 公章刻制完成后，必须在发给刻制公章许可证的机关登记留样。只有在获得已登记公章样本的证明书后，机关、组织才能被通知使用新公章。开始使用新公章时，必须将旧公章交回区公安局。

6. 印油统一使用红色，由公安部指导。

7. 公章只能盖在已经有关有权签字人（正职、副职或直接授权的主管人员）签字的文件和纸张上。不得盖空白印章（未有有权签字人的签字的文件和纸张）或在未填写内容的文件和纸张上盖章。

8. 公章必须存放在机关、单位，并严格管理。如因实际需要在外办公而带公章外出，机关、组织的负责人必须谨慎保管并承担公章离开机关、单位的责任。

9. 负责保管公章的人员必须是有责任心、值得信赖、具备文书专业技能的人，并且必须对保管和使用公章的行为负责，具体包括：

9.1- 将公章放置在指定地点，小心保管，不得损坏公章。

9.2- 不得将公章及盖章工作交给无责任的人。

9.3- 在文件和纸张上盖章时，必须清晰，盖章位置应在签名的左三分之一处。

9.4- 如丢失公章，不按规定盖章，利用保管和使用公章的机会从事违法活动，将受到行政处罚或追究法律责任。

10. 如公章丢失，应立即报告最近的公安机关，并同时报告发给刻制公章许可证的公安机关，以便配合追查并宣布作废丢失的公章。正在使用的公章磨损、损坏或不符合规定样式时，须申请刻制新的公章，交回旧公章。

11. 应履行要求并创造条件，使公安干部和组织人事干部在检查遵守公章保管和使用规定的情况时能够顺利进行。

C- 公安机关在刻制和保管公章方面的职责。

1- 发放刻制公章许可证：

1.1- 在向机关、组织发放刻制公章许可证时，公安机关必须依据以下手续文件：

a) 对于获准刻制带有国徽图案的公章的机关、组织；专业事业单位、群众团体、政治社会团体和非政府组织，需要提供：

- 由有权限机关根据国家对各类机关、组织的规定作出的成立该组织的决定。

- 根据第62号政府法令第9条第1、2、3款的规定，由有权限机关对各类机关、组织作出的使用公章的许可决定（如果成立组织的决定中已规定允许机关、组织使用公章，则无需另行作出使用公章的许可决定）。

- 对于群众团体、职业团体、政治社会团体以及非政府组织，必须增加经有权机关批准的活动章程。科学研究机构须增加由国家科学技术和环境管理机关颁发的活动登记证书。

- 若机关或组织成立时未明确组织类型，则必须有国务院或省政府组织人事局（如机关或组织属于地方）的文件。

b) 对于经济组织；

- 有权机关的设立决定（或许可证）。

- 工商登记证书（涉及与外国合资的企业和在越南设立代表处的投资许可证等），由有权机关颁发。

- 省级人民政府或中央直辖市人民政府出具的在地方设立办公地点的证明文件（如果是分支机构、代表处或位于其他省、市的企业单位）。

- 上述各类文件要求机关或组织出示原件并提交一份副本（需经国家公证机关确认）。

c) 如印章丢失、磨损或损坏需要重新刻制，机关或组织应出具说明原因并申请公安机关重新刻制新印章的文件，无需提交其他类型的文件。

d) 被机关或组织派遣去刻制印章的人员需携带机关或组织的公文或介绍信，并出示本人的居民身份证。

e) 对于非外交机构的外国机关或组织：

- 向内务部提交文件，说明使用印章的理由和范围，并附上印章样本（如果是办公室或代表机构，还需提供有权机关颁发的许可证）。

非外交代表机构从国外带入使用的印章，必须在使用前进行备案（印章内容需翻译成中文）。

1.2- 刻制印章许可权及组织刻制工作：

a) 内务部治安管理局（C.13）负责为中央机关和组织、带有外国标志和文字的机关和组织、非外交代表机构的外国组织、用于对外工作的印章以及获准在国外使用的其他越南组织的印章颁发刻制许可。

b) 中央直辖省级公安局治安管理大队（PC.13）负责为地方机关和组织以及部分中央机关和组织在地方设立的印章颁发刻制许可，根据内务部的分级管理规定执行。

审核后，若手续齐全，公安机关将向机关和组织颁发刻制印章许可，以便到公安机关管理的刻制机构刻制印章。若地方没有刻制机构，公安机关将颁发刻制许可并推荐至有刻制机构的中央直辖省级公安局或内务部（人民警察总署）处理。

办理刻制印章手续的时间不超过7天，自收到机关和组织的刻制印章申请材料之日起算。

d) 印章刻制许可采用内务部人民警察总署统一规定的格式。

2. 印章管理和使用检查：

2.1- 检查内容：检查遵守关于印章管理和使用的规定情况，依据政府第62号法令和本通知中的指导内容。

2.2- 检查形式：

- 检查必须公开进行，定期或突击检查；可以派遣警察直接到机关或组织进行检查，或者要求使用印章的机关或组织派遣人员携带印章到公安机关检查。检查结束后，无论是否发现违规行为，均需制作检查记录（按规定的格式），详细记录检查结果（需主管机关或组织负责人确认），并将一份交给被检查的机关或组织。

2.3- 警察人员有权进行检查：

a- 中央直辖省级公安局治安管理大队队长和副队长。

b- 县、县级市、省辖市公安局长和副局长。

c- 经省级及以上公安机关主管领导指派负责监督印章管理工作和其他由各级公安机关主管领导指派的警察。

d- 在进行检查时，需与各机关的人事部门及其他相关部门的工作人员配合。

3- 处理违规行为

3.1- 各类组织和个人违反印章管理和使用规定的行政违法行为，按照政府第141号令（现为政府）的规定执行。此外，对个人违规行为还可能受到内部行政纪律处分。

3.2- 对于使用伪造印章或利用印章从事违法活动的行为，追究刑事责任，依照刑法的规定处理。

3.3- 收回印章，对于已作出合并、分立、解散决定但未按规定将印章交公安机关的机关或组织；未在公安机关登记印章样本即使用印章；在有权机关作出停止使用和收回决定后仍非法使用印章的情况。

III- 组织实施

1- 为了严格实施政府法令，规范和加强印章管理和使用，组织人事总局和内务部建议：

a- 各部部长、相当于部长的机关负责人、直属政府的机关负责人、中央机关和组织的负责人、各省、中央直辖市级人民政府主席，指导各级、各部门和下属单位全面执行政府1993年9月22日第62号法令和本通知的指导内容。

b- 各政治和社会组织的负责人在祖国阵线内应与内务部和政府干部局协商，审查并补充有关在其系统中管理和使用公章的规定和指南；采取措施纠正管理使用公章中的疏漏和不足，确保按照政府规定进行公章的管理和使用。

c- 内务部应与政府宗教事务局合作，指导经国家批准开展活动的教会组织制定其系统中公章的样式、使用范围，并在使用前向公安机关登记公章样式。

d- 内务部应与外交部合作，审查正在对外工作中使用公章的机构和组织，共同修改公章样式，整顿管理使用公章的行为，使其符合当前外交工作的需要；同时，在管理使用其他获准在国外使用的非外交工作范围内的公章以及管理外国机构和个人在越南使用公章方面进行协调。

e- 国防部应对军队单位刻制、管理和使用公章的情况进行检查；采取措施纠正管理保存和使用公章中的疏漏和不足，并与内务部合作执行根据政府第62/CP号法令（1993年9月22日）规定的公章管理工作。

2- 各行业各级组织人事部门负责审查确定新成立且申请使用公章但尚未纳入国家行政体系或经济-社会组织类型的机关和组织；并向政府或省级人民政府提出建议，批准或不批准成立，并正式发文指导公章样式，处理刻制公章事宜及监督公章的管理和使用情况。

3- 内务部警察总局应具体指导各类公章的样式；组织和指导各机关和组织按照新的样式开始使用公章的时间，确保符合国家规定，并与组织人事部门配合检查本通知的执行情况。

4- 本通知自签发之日起生效。此前由内务部和政府干部局发布的与本通知相抵触的关于管理和使用公章的指导文件均予废止。