指示第34/2008/CT-TTg关于加强国家机关电子邮件系统使用的通知

指示

关于加强使用电子邮件系统

在国家机关活动中的应用

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近年来，根据国务院关于减少行政公文和文书的第10/2006/CT-TTg号指示（2006年3月23日）以及关于纠正国家行政机关信息报告制度执行情况的第27/CT-TTg号指示（2007年11月29日），各部委、行业和地方已初步将信息技术应用于管理、运营、存储和信息交流，提高了国家机关的工作效率。然而，与要求相比，国家机关的信息技术应用仍存在许多不足；国家机关尚未充分利用现有的信息技术手段来提高工作效率。特别是，尚未充分有效地利用电子邮件系统这一计算机网络、互联网的重要应用进行信息交流。

为解决上述问题，推动在国家机关中广泛使用电子邮件系统，提高工作效率，节约开支，落实政府关于在国家机关活动中应用信息技术的第64/2007/NĐ-CP号法令，总理指示如下：

1. 各部、相当于部的机构、政府直属机构、省或直辖市人民委员会负责：

a) 确保各级国家机关部署电子邮件系统的条件，包括以下内容：

- 利用现有的信息技术基础设施，特别是从已经实施的项目和计划的结果以及组织和企业提供的支持中有效使用电子邮件系统；

- 在具备条件的地方建立机构、干部、公务员和职员的电子邮件账户，在不具备条件的地方暂时使用高安全性的免费电子邮件账户。此外，为不具备条件建立自己电子邮件系统的下级机构和单位提供建立电子邮件账户的便利；

- 组织短期培训课程，确保干部、公务员和职员能够使用电子邮件处理工作，并指定经过深入培训的人员支持同事使用电子邮件系统；

- 尽快制定每个机构的电子邮件使用规定。其中，明确各单位和个人在建立和维护电子邮件系统方面的责任，个人和机构电子邮件账户的责任，规定使用电子邮件系统的业务流程，强制和鼓励通过电子邮件系统交换的内容；

- 制定并实施年度计划，以满足工作需求，保持电子邮件系统与其他电子信息系统的一致性；

b) 加强在各级国家机关活动中使用电子邮件系统，包括以下内容：

- 自二〇〇九年一月一日起，在具备技术基础设施的地方，必须将电子邮件系统应用于国家机关活动，从区县、厅局开始，对于省直辖市，从直接下属单位开始，对于部、相当于部的机构和政府直属机构，按照本指示的内容；

- 在机构的电子网站或门户网站上公开下属单位和有权限的干部、公务员、职员的正式电子邮件地址；

- 通过电子邮件系统发送和接收各种文件：机构的工作日程、用于工作的交流资料、会议资料、供有关机关知悉或报告的文件（除机密文件和已经实施其他电子信息系统支持的地方外）。鼓励充分利用电子邮件系统发送和接收各种文件：邀请函、公文、各级报告、领导的指导和调令以及其他文件。通过电子邮件系统传输的文件符合电子交易法的规定，具有与纸质文件相同的法律效力，在国家机关之间的交易中无需再发送纸质文件；

- 充分利用电子邮件系统与民众和企业交流各种文件和资料，当提供公共服务时；

- 指派有权人员定期检查机构的电子邮件账户，及时回复其他机构、民众和企业的电子邮件；

- 使用符合TCVN 6909:2001标准的越南字符集在电子邮件系统中表达交流内容；

- 发行纸质文件时，除机密文件外，除了按常规方式发送到接收地点外，还必须将电子文件（与正式发布的纸质文件内容相同）发送到“收件人”部分列出的机构的电子邮件地址或提供可以联系接收电子文件的地址。

c) 实施对各级国家机关使用电子邮件系统情况进行检查、评估和报告的工作，包括以下内容：

- 定期检查和评估干部、公务员和职员在工作中使用电子邮件的情况，将其视为提高工作效率和节约开支的责任和权利。考虑将其纳入竞赛运动和奖励评比；

- 每半年一次定期报告和根据信息产业部的指导和要求随时报告执行指示的情况，汇总后向总理报告；

2. 各级国家机关领导负责：

a)正确认识电子邮件系统在工作中的利益，逐步应用电子邮件系统和其他信息系统于管理和运营；

b)在工作中以身作则使用电子邮件系统；

c)指导所辖机构确保有效实施电子邮件系统的条件，包括人力资源、资金、各部门之间的协调以及改进工作流程的条件。

3. 各级国家机关的干部、公务员和职员负有以下责任：

a)正确认识并充分利用电子邮件系统在工作中的效益；

b)如果已分配，使用.gov.vn域名的电子邮件地址进行工作交流；

c)遵守在使用电子邮件系统过程中的信息安全、安全保密规定，以及机关内部的电子邮件使用制度和其他相关国家规定。

4. 工业和信息化部负责：

a)指导、监督和督促全国各国家机关使用电子邮件系统的过程，接收并处理出现的问题；

b)总结、评估并向总理报告各部委、直属机构、省级人民政府执行本指示的情况；

c)组织推动和宣传在国家机关活动中使用电子邮件系统的工作；

d)与相关部门和企业合作研究并逐步建立全国范围内的电子邮件系统和文档管理系统。

5. 中央组织部负责：

与工业和信息化部、公安部合作制定计划，应用公钥基础设施(PKI)和数字签名，确保在国家机关使用电子邮件系统时的信息保密和验证。

6. 发展改革委、财政部负责：

根据《国家预算法》的规定，从国家预算和其他合法资金中安排资金，部署各级电子邮件系统。

7. 工业和信息化部、民政部、发展改革委、财政部除履行各自职能任务外，还应快速推进并在工作中带头使用电子邮件系统，将其视为行政改革的内容之一。

各部部长、直属机构负责人、政府直属机构负责人、省、直辖市级人民政府主席负责认真组织实施本指示。