决定第371/QĐ-BNN-VP号发布关于农业与农村发展部档案资料的开发利用规定

决定
颁布关于农业与农村发展部档案的利用和管理规定
农村

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农业农村部部长

根据2008年1月3日政府第01/2008/NĐ-CP号法令，关于农业农村部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据越南国会第十届常务委员会于二〇〇一年四月四日颁布的《国家档案法》；

根据政府于二〇〇四年四月八日颁布的第111/2004/NĐ-CP号法令，对《国家档案法》若干条款的具体实施作出规定；

根据办公厅主任的提议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带颁布农业与农村发展部档案的利用和管理规定。

条 2. 本决定自签发之日起生效。

以前的规定与本决定相抵触的予以废止。

条 3. 农业与农村发展部办公厅主任、部属各单位负责人及相关组织和个人负责执行本决定。

规定

关于农业与农村发展部档案的利用和管理

（根据农业与农村发展部部长二〇〇八年一月二十八日颁发的第371/QĐ-BNN-VP号决定）

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第一章

总则

第一条 调整范围

本规定对农业与农村发展部档案的利用和管理作出规定。

现行存放在农业与农村发展部的档案是国家财产，必须安全管理和有效使用。

第二条 适用对象

在行业内外的组织和个人；在越南工作的外国组织和个人（以下简称利用人）均可以在满足本规定第六条所列条件的情况下利用农业与农村发展部的档案。

第三条 档案利用和管理的原则

1. 不损害国家利益。

2. 保障维护国家机密。

3. 保障档案安全。

4. 满足组织和个人正当的档案利用需求。

第四条 利用人责任

利用人应当遵守现行法律法规关于档案利用和管理的规定、农业与农村发展部的规定、办公室内部规章制度以及档案管理人员的指导。

第五条 档案管理部门的责任

1. 档案管理部门应准备登记簿、档案资料、接收单和其他必要的条件，以服务利用人。

2. 档案管理部门应按照法律法规和农业与农村发展部的规定为利用人提供便利。

第二章。

具体规定

第六条 档案利用程序

1. 对于行业内和行业外的组织和个人

a) 为了单位工作需要而利用档案的人，须持有单位介绍信（或公文），并注明利用目的。

b) 为了个人目的而利用档案的人，须提交申请书，并注明所需档案内容，同时附上所在单位或居住地地方政府的确认函及居民身份证。

2. 对于外国组织和个人

a) 为了单位工作需要而利用档案的人，须持有管理外国人的单位出具的介绍信（或公文），其中注明档案类型和利用目的。

b) 为了个人目的而利用档案的人，须提交用越南语撰写的申请书，经管理外国人的单位确认，并注明姓名、国籍、护照号码、所需档案内容，同时附上护照。

c) 经农业与农村发展部国际合作司提出建议。

条 7. 开发、使用专业档案的程序

1. 关于调查、监察工作的档案资料

需要开发、使用档案资料以供监察、调查工作使用的组织和个人必须持有其所在单位的工作介绍信，并且须得到监察部监察长同意的意见。

2. 对于各监察团的档案资料，以及由监察部处理的申诉和控告材料，按照以下规定执行：

a) 由部成立的监察团必须有部领导的批准意见；

b) 由监察部监察长成立的监察团必须有监察部监察长的批准意见；

c) 对于申诉和控告处理材料，也应按照本条第2款a项、b项的规定执行。

3. 需要开发、使用财务会计、人事档案或其他专业档案资料的组织和个人，必须获得拥有该专业档案资料的单位主管领导的具体批准意见，允许阅读、抄录、复制每一份具体档案。

当档案室向使用者交付或收回本条第3款规定的档案时，必须有该专业档案管理部门的代表在场见证。

条 8. 审批开发、使用档案的权限

1. 部领导审批并决定是否允许开发、使用“秘密”、“绝密”、“机密”以及其他属于部领导管理的重要档案资料。

2. 部办公厅主任审查并决定是否允许开发、使用关于项目；课题；科学技术研究课题；国际合作文件；报告文件；行政管理公文及其他部级文件的档案资料。

条 9. 档案室在组织开发、使用档案中的责任

1. 严格执行部的规定，档案室的工作制度，指导并为开发、使用档案资料的人提供一切便利条件。

2. 在交付和收回档案资料时，检查档案的数量和状况。

3. 及时发现并提出处理违反开发、使用档案行为的建议。

条 10. 开发、使用档案人员的责任

1. 严格遵守开发、使用档案资料的各项规定。

2. 接收和归还档案时，必须仔细检查档案状况并在档案开发单上签字确认。

3. 将个人物品放在指定位置，不得在档案室内使用个人电脑或照相机。

4. 不得擅自改变档案的排列顺序。

5. 不得擅自将档案带出档案室。

6. 不得擅自书写、标记档案；不得擦除或撕毁档案。

7. 如果开发、使用档案需要多天，则每天工作结束后必须归还档案。

8. 必须对以后使用档案内容的信息负责。

9. 不得擅自使用档案室的设备。

10. 如造成档案损坏或丢失，必须按照农业与农村发展部的规定、法律规定和国家规定承担责任。

第十一条 复制档案资料

一、利用档案资料的单位和个人需要复制档案资料时，应当提交申请，并经本规定第八条所规定的有权审批人批准。

二、复制档案资料只能在档案室进行。

第十二条 奖励和处罚

一、对在执行本部关于档案资料的利用和使用规定中取得成绩的组织和个人，按照国家有关规定给予奖励。

二、违反本部关于档案资料的利用和使用规定的组织和个人，根据其违规程度，将受到行政处分或刑事责任追究；若造成物质损失，则须依法赔偿。

第三章。

组织实施

第十三条 部办公厅的责任

一、部办公厅负责宣传、组织实施并检查本决定在各部属机构中的执行情况。

二、部办公厅定期每半年和每年报告档案资料的利用和使用情况；制定总结经验的计划，并及时向部领导提出补充和完善建议。