决定第372/QĐ-BNN-VP号发布农业与农村发展部公文、信息接收、处理和管理规定

决定

制定接收、处理和管理文件、信息的规定
农业与农村发展部

_________________

 

农业农村部部长

根据二零零八年一月三日国务院令第01/2008/NĐ-CP号关于农业与农村发展部职能、任务、权限和组织机构的规定；

根据二零零四年四月八日国务院关于文书工作的第110/2004/NĐ-CP号令；

根据办公厅主任的提议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带制定农业与农村发展部的文件、信息接收、处理和管理规定。

条 2. 本决定自签发之日起生效。废除二零零六年十月二十五日第3149/QĐ-BNN-VP号决定发布的农业与农村发展部文件、信息接收、处理和管理规定及二零零六年十二月十一日第3754/QĐ-BNN-VP号决定修改该规定的第二条。

条 3. 部办公厅主任、各司、局、监察局、农业企业改革与管理委员会；各中心；直属部的项目管理委员会负责人负责执行本决定。

 

规则

接收、处理和管理

二零二零年十一月十七日；

（根据二零零八年一月二十八日第372/QĐ-BNN-VP号决定发布）

规定了在兽医领域活动中形成的档案和文件的保管期限。

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第一章

总则

第一条 调整范围

本规定明确了单位和个人在接收、处理来文、信息；起草、征求意见、呈批、签署、发布、管理和存档各单位及部的文件过程中的程序和责任。

第二条 适用对象

本规定适用于各司、局、监察局、部办公厅、农业企业改革与管理委员会、中心、直属部的中央项目管理委员会（以下简称单位）及其工作人员在执行任务时。

条3. 术语解释

文本中某些术语解释如下：

1. 来文 是收到的文件、资料、申请书、信件。

2. 去文 是发出的文件、资料、信件。

3. 信息 是通过传真、电子邮件、网络传输、电话、口头传递或携带的信息。

4. 工作档案 是反映一个事件或问题在工作人员执行任务过程中从开始到结束的一系列相关文件集合，按时间顺序整理。

第二章。

接收和处理来文、信息

第四条 接收、登记来文、信息

1. 所有来文都必须在文书处办理接收手续：

a) 部文书（部办公厅文书）负责办理所有部、办公厅的来文接收手续；领导部和部办公厅个人的来信、资料；

部文书将寄给部内各机构的来文记入专门的跟踪记录簿，并转交有关单位；

b) 各单位文书负责办理所有单位的来文接收手续；

c) 直接从机关或个人接收部或单位来文或直接接收个人来文但与部或单位工作有关的工作人员，必须将其交给部文书或单位文书进行接收、登记手续。

2. 部文书将地址错误、字迹模糊、破损、复印黑印（传真件和随附文件除外）的来文退回原发送方。

单位文书将地址错误、字迹模糊、破损、复印黑印（传真件、随附文件和部转来的文件除外）的来文退回原发送方。

3. 文书不拆封标有“绝密”（A）、直接寄给个人或注明“只有信封上姓名的人才能拆”的信封。

4. 对于投诉、举报、匿名信或其他需要检查、核实的文件，文书必须保留信封与文件一起。

5. 对于非办公时间收到的文件，机关值班人员负责办理接收手续；标有“特急”、“紧急”、“加急”的文件，值班人员必须在信封上记录文件编号、发件机关名称，并立即报告单位领导处理。其余文件，移交文书在次日上班时处理。

6. 登记来文：

a) 部办公厅主任规定部来文登记簿的建立；

b) 单位负责人规定单位来文登记簿的建立。

7. 对于通过传真、电子邮件或网络传输、携带的信息，应登记在专门的登记簿中并提交单位负责人处理。

8. 对于通过电话、口头传达的相关于部或单位指挥、管理工作的信息，接收人必须记录下内容、接收时间和传达人的姓名，并立即转交单位负责人处理。

条 5. 处理来文

1. 来文分类如下：

a) 需回复的来文：

- 类别A：注明需回复期限的来文；

- 类别B：未注明需回复期限的来文；

b) 不需回复的来文：类别C。

2. 部办公厅的责任：

a) 文书局的责任：

- 向办公厅呈送来文。紧急、特急、加急的来文应在登记后立即呈送；

- 根据规定，将办公厅主任处理意见录入来文管理系统或来文登记簿；

- 将来文转交负责处理的单位或个人；

- 按规定保管密件；根据办公厅主任或部长的要求复印来文并保存；

b) 办公厅主任的责任：

- 确定来文类别；在“来文处理单”（本制度附带发布）上记录处理意见；对于直接送达各单位的来文，在必要时明确回复期限；

- 开启标有“绝密”的信封，并按相关规定处理；

c) 综合处：

- 使用部统一的来文管理系统，每日更新领导处理意见并向部领导报告；

- 将部领导直接收到并与部指导工作相关的来文转交文书局；将部领导转交给各单位处理的来文转交文书局；

- 监督、催促各单位处理类别A和B的来文；汇总并在每月部例会上报告；

3. 部领导的责任：在“来文处理单”上记录处理意见；在必要时明确回复期限；

4. 单位的责任：

a) 单位文书的责任：

- 向单位负责人呈送来文；

- 将单位负责人处理意见录入部统一的来文管理系统或来文管理登记簿；

- 将来文转交负责处理的组织或个人，或将不属于权限范围内的来文退回原发单位；

- 在处理完毕后归还部文书密电；

- 使用部统一的来文管理系统记录类别A和B来文的处理结果；

- 监督类别A和B来文的处理结果；

- 每周统计单位来文处理结果并向单位负责人报告；

b) 单位负责人的责任：

- 根据内容要求和职能任务，及时处理来文。对于寄给部的来文，只有在收到由部领导或办公厅主任转来的正式来文（附有“来文处理单”）后才进行处理。直接寄给单位的来文，单位应根据职能任务和权限自行处理并承担责任；

- 主动配合其他单位处理涉及多个单位的来文，或根据主办单位的要求协同处理；

- 将不属于权限范围内的来文退回原发单位；

- 主动配合处理来文，监督并更新来文处理结果；

- 规定直接接收单位的来文接收和处理程序；

c) 各单位、干部、职员没有处理未在文书处登记的来文的责任。

条 6. 回复来文的期限

1. 对于需呈报部长签署的文件：

a) 对于A类文件，主办单位应至少提前一个工作日将回复文件提交给部长；

b) 对于B类文件，主办单位应将回复文件提交给部长：

- 一般文件自收到之日起不超过4个工作日；

- 涉及中央部委、省、直辖市的规划、项目、方案等征求意见的文件，自收到之日起不超过8个工作日；

- 至少提前3个工作日，按照法律规定关于投资项目审批和竣工决算的期限。

2. 对于受委托或授权签署的文件；属于各单位职权范围内的文件：

a) 对于A类文件，主办单位应按来文规定的期限回复；

b) 对于B类文件，主办单位应按以下期限回复：

- 一般文件自收到之日起不超过5个工作日；

- 遵循法律规定关于投资项目审批和竣工决算的期限。

第三章。

发出文件的管理

条 7. 文件的形式、格式和技术要求

1. 文件的形式、格式和技术要求应遵循制定规范性文件的法律规定，《国务院令第110号》（2004年4月8日）关于文书工作的规定以及《人事部、国务院办公厅联合通知第55号》（2005年5月6日）关于文件形式和技术要求的通知。

文件使用的字体为Times New Roman（Unicode编码）。

2. 部门内部单位在文件中的缩写和符号应按照办公厅主任的指导执行。

条 8. 文件起草

1. 由一个单位起草的文件：

a) 起草单位负责人的职责：

- 将具体任务分配给一名公务员或一组公务员（其中一人主要负责），根据计划、内容和时间完成草案，并向部长报告。对于复杂和重要的问题，被指派的起草人员应主动提出建议并征求负责人意见，或者负责人主动征求部长意见后再起草文件；

- 组织领导班子讨论涉及政策、战略、长期计划、国家级和部级项目的文件；

- 征求相关单位对第九条第一款所列文件的意见；

- 整理并解释采纳的意见；

- 提出文件的密级、紧急程度和发行范围；

- 对文件的内容向部长和法律负责。

b) 起草人员的职责：

- 根据文件的要求、格式和技术要求起草文件；

- 提出文件的密级和紧急程度；

- 对所分配的专业内容、合法性、格式和技术要求向负责人负责。

2. 由一个单位牵头与其他一个或多个单位共同起草的文件：

a) 牵头单位负责人的职责：

- 分配起草责任给合作单位；

- 执行本条第一款的规定。

b) 合作单位负责人的职责：

- 指派有能力参与起草的人员；

- 对其单位参与部分的内容专业负责。

3. 规范性文件的起草应遵循《立法法》及相关实施文件的规定，以及农业部2007年11月9日发布的《农业部规范性文件起草、发布、检查、处理和清理、系统化制度》（以下简称“90号决定”）。

条 9. 征求意见

1. 应当征求意见的文件类型：

a) 法规；

b) 方案、项目和计划；

c) 部领导要求的文件；

d) 起草单位认为必要的文件。

2. 征求意见的方式：

a) 书面形式；

b) 召开会议。

3. 起草单位负责人的责任：

a) 提交文件草案并明确答复期限（如以书面形式征求意见）或至少提前一天发送（如召开会议）；

b) 全面汇总并采纳所有意见；对未采纳的意见进行书面说明。

4. 被征求意见单位负责人的责任：

a) 按照起草单位的要求提供意见。对于紧急文件，负责人有责任按照文件中的要求回复；

b) 对于专业内容，负责人应对部长和法律规定负责；

c. 对于与本单位职能、任务或专业无关的文件，有权拒绝回复。

5. 对于征求政府成员意见的文件，法制司负责组织相关单位的意见征集、汇总并向部长报告。被征求意见的单位应根据本条第4款的规定参与。

条 10. 报请部领导签署文件

1. 报请签署的文件清单：

a) 下列类型的文件需要报请签署：

- 法规；

- 审查和批准方案、项目和计划的文件；

- 与组织、人事和财务工作相关的文件；

- 请求上级解决行业具体问题的文件；

- 交换意见、协调处理和答复其他部委、地方和直属机构请求的文件；

- 表彰和处罚决定；

- 审计后处理决定。

b) 报请签署的文件包括：

- 文件呈报表（附随本制度发布），适用于由一个单位牵头与其他一个或多个单位共同起草的文件；

- 文件草案两份，其中：一份（第一份）在首页左页边空白处注明日期、签字的牵头单位领导和联合呈报单位领导（如有），以及起草人员姓名和签字（对于设有办公室的局、监察局、部办公厅和设有办公室的部门），除直接由单位领导起草的文件外，在“收件人”部分下方；另一份用于复制（第二份）。

所有以部名义向其他国家和国际组织发出的文件都必须有国际合作司的联合呈报意见。

- 附随主文件的附件（如有）。牵头单位负责人应在所有附件最后一页签署。

- 牵头单位负责人提交的报告（如有必要或按部领导要求）；

- 审查、审核和提出意见的文件（如有）；

- 其他相关文件。

c) 报请签署法规的文件应遵循部内相关规定。

d) 对于其他报请签署的文件：包括两份按规定签署的文件；文件呈报表（如有）；其他相关文件。

2. 报请签署的责任：

a) 各单位负责人指派专人负责报请签署、接收和分发文件。各单位通过部办公厅向部领导报请文件，不得直接向部领导报请文件，除非是紧急文件且经部领导要求。

b) 办公厅主任：

- 指派专人负责接收各单位报请签署的文件，包括电子文件，并在部文秘处交付结果。接收文件的工作人员应立即检查文件格式、技术呈现和报请程序，如不符合则立即退回起草单位完善。如符合，则呈送办公厅主任报请部领导。

- 退回超出权限范围的文件；

- 检查文件格式、技术呈现、语法错误、收件人和报请程序。如符合条件，明确签署意见呈送部长或副部长；指定电子文件提交；在“文件呈报表”（如有）或“第一份”的左页边空白处签署日期和姓名。如不符合条件，明确原因，退回起草单位完善并重新报请签署。

c) 如办公厅主任和起草单位负责人意见不一致，起草单位负责人应报告部领导作出决定。

3. 签署发布

a) 符合条件的文件，部领导签署两份。

b) 如文件不符合条件，部领导在“文件呈报表”或“第一份”的左页边空白处注明意见，退回起草单位完善并重新报请签署；如起草单位负责人、参与单位或办公厅主任的意见与部领导不同，可以提出意见但必须执行部领导的意见。

c) 如部长或主管副部长不在：

- 对于没有紧急签署要求的文件：等待部长或主管副部长返回处理；

- 对于有紧急签署要求的文件：部长秘书或主管副部长助理负责联系征求意见和建议，报告办公厅主任决定；向部长或主管副部长报告处理结果。

条 11. 代签、授权签署单位负责人。

1. 签署权限：

a) 单位负责人根据部长的决定代签（代签）或直接由部领导指派，可以代签部长的决定；

b) 单位负责人根据部长的授权决定（授权），可以授权签署。

2. 文件：

a) 文本呈批表：对于需要呈批表的文本，按照第十条第一款第b项的规定执行；

b) 文本草案：两份；

c) 其他材料，依照法律规定和单位负责人的要求提供。

3. 发布的文本包括两份：一份（第一份）在左页边空白处注明日期、月份、部门负责人签名，并在“发送单位”部分下方注明起草人员姓名及签名（适用于各局、监察机构、办公厅以及设有部门的各司）或在左页边空白处注明主要起草人员签名（适用于未设部门的各司、企业改革与管理司）；单位负责人按规定位置签字；另一份仅含单位负责人签名用于复制（第二份）。

代签、授权签署的文本必须向负责领域的部领导提交一份正本。

4. 单位负责人代签、授权签署时，对文本的内容、格式和技术表达负法律责任。

条 12. 各单位制定文本的起草和发布

各单位负责人依据本制度规定，按照所赋予的职能和任务，制定单位文本的起草和发布程序。

条 13. 处理有错误的文本

1. 对于已经部领导签署或发布的文本，如果发现格式或内容上的错误，单位或个人应及时通知办公厅主任或文本起草单位负责人，以便报告部长、副部长审查决定。

2. 对于已经单位负责人代签、授权签署或发布的文本，如果发现格式或内容上的错误，单位或个人应及时通知签署该文本的单位负责人审查决定。

3. 定期（每六个月），法制司牵头，与办公厅、人事司合作，检查各单位代签、授权签署的文本，并向部报告结果。

4. 更正文本：

a) 需要更正的规范性文件，主要起草单位应与法制司合作，按照“90号决定”的规定进行更正；

b) 部门行政文件，主要起草单位应与办公厅合作进行更正。

第四章。

发行和管理文本

条 14. 发行文本

1. 文本经部领导签署后，办公厅将文本档案交回起草单位办理发行手续。起草单位负责将电子文件发送给办公厅，对于办公厅主任指定的文本。

2. 发行文本的档案：

a) 如果有呈批表，则需具备所有规定的签名；

b) 按照本制度第十条和第十一条的规定，具备两份所有规定的签名；

c) 如有附带资料。

3. 加盖发行印章

a) 加盖印章的人检查签名是否正确齐全，如正确齐全则编号、日期并加盖印章。如签名不正确或不齐全则退回；

b) 加盖印章的形式：

- 在有权签字人的签名上加盖印章，必须覆盖签名左侧三分之一，整齐清晰，方向正确；

- 对于随文本附带的附件（如有），在首页加盖印章，覆盖机关名称或附件名称的一部分；

- 对于随部长决定发布的各种文本，如部长批准的投资项目、科研课题、财务决算和其他文本，按办公厅主任的要求，在文本右侧边缘加盖印章；

- 对于部为会议准备的报告；部长、副部长的公函；外交文本等，按部领导的要求，在机关名称下加盖印章；

- 对于各类卡片、证件的发布，按具体类型的卡片和证件的规定加盖凸印印章；

- 按法律规定加盖紧急、秘密和其他文秘印章。

c) 如需确认签名，办公厅主任确认并加盖办公厅印章。

3. 发行文本

a) 对于各司、监察机构、办公厅、农业企业改革与管理司起草的文本，起草单位与办公厅（行政科）合作，按文本中注明的“发送单位”进行复印和发行；

b) 对于各局、直属部的项目管理委员会、中心起草的文本；有印刷费用的计划、项目文本，发行和复印由单位自行完成。

4. 文本发行登记、邮寄手续和跟踪邮寄情况，按照国家文书和档案管理局的指导进行。

条 15. 发行文件管理

1. 部办公厅负责：

a) 存档发行文件，包括：

- 文件呈批单（如有）；

- 正本1份；

- 正本2份。

b) 向部长、副部长、办公厅主任报告部每日发布的文件目录。

2. 主办起草单位存档：

a) 正本；

b) 法律依据、审核意见、审查意见和建议等资料。

3. 国际合作司存档以部名义发送给各国和国际组织的文件。

条 16. 网络发布文件

1. 部各类文件仅在www.mard.gov.vn网站上发布，不发布纸质版，但向各部委、行业、党、国家机关、国会、政府报送的除外，包括：

a) 部月度、季度、年度工作报告；定期行政改革报告；定期执行反腐败法、节约反对浪费法报告；

b) 部月度、季度、年度工作计划；

c) 部长每周、每月工作会议指示通报；

2. 不大量复印或复制法律法规和其他行政文件分发给各单位，特殊情况由办公厅主任决定。办公厅与相关单位合作将这些文件上传至www.mard.gov.vn网站，供各单位使用。

第五章。

档案工作

条 17. 建立档案

1. 各单位工作人员每年按《档案法实施细则》和第110/2004/NĐ-CP号法令规定建立档案。

2. 单位负责人负责指导落实档案法规，并督促检查档案建立和归档工作。

条 18. 档案保管

1. 各厅、办公厅、监察局、农业企业改革委员会档案室职责为：

a) 每年编制单位档案目录报单位负责人批准；收集经批准的个人和下属单位档案；

b) 整理到期需移交部档案室保存的档案。

2. 各局、中央项目管理委员会、中心档案室职责为：

a) 每年编制单位档案目录报单位负责人批准；收集经批准的个人和下属单位档案；

b) 收集、整理并保存单位档案，十年后办理移交国家档案手续。

3. 部档案室职责为：

a) 每年1月接收各厅、监察局、办公厅、农业企业改革委员会档案；

b) 编制部年度档案目录，整理部档案，组织保存；十年后办理移交国家档案手续。

4. 各单位负责人每年成立评估小组，销毁无价值文件，确定应归档的文件。

5. 每年办公厅主任成立评估小组，评估部档案价值，按规定进行销毁或移交国家档案。

条 19. 档案管理和利用

部档案室和各单位负责按照部和国家的规定管理并提供档案和资料的利用服务。

条 20. 组织检查

1. 各单位负责人负责组织检查本单位的档案工作。

2. 部办公厅主任每年或随时组织检查并报告部长关于各单位的档案工作情况。

第六章。

应用信息技术在管理和存储文件中的应用

条 21. 应用信息技术进行文件管理

1. 部所有收到和发出的文件统一由部通用文件管理系统管理，除非规定需单独记录的文件。

2. 部办公厅主任的责任：

a) 制定并在各单位实施部通用文件管理系统；确保系统运行顺畅、安全、保密；

b) 组织更新部发布的文件目录以报告部长、副部长，并每日发布到www.mard.gov.vn网站；

c) 将按规定应发布的文件内容发布到www.mard.gov.vn网站；

d) 按规定更新部文件数据库。

3. 各单位负责人的责任：

a) 在单位内组织实施部通用文件管理系统；指定专人按要求完整更新；持续投资升级信息技术设备以保证系统运行顺畅；

b) 对于规范性法律文件，将电子文件发送给法制司以供登载于公报、政府网站及www.mard.gov.vn网站；

c) 对于需要附带电子文件的各类文件，将电子文件发送给部办公厅。

条 22. 应用信息技术在档案工作中

1. 部办公厅主任负责开发信息技术应用以支持档案工作，并将其转交给部属各单位使用。

2. 各单位负责人负责在其单位中应用信息技术以支持档案工作。

第七章。

组织实施

条 23. 各单位

各单位负责人负责将本制度传达至全体干部、职员；组织实施；定期检查、总结经验并及时纠正不符合制度的行为；根据本制度制定单位内部规章制度。

条 24. 部办公厅

部办公厅主任负责组织传达、指导、监督和检查本制度的执行；收集并汇总修改建议并向部长提出完善制度的建议。

条 25. 奖励与惩罚

执行本制度是计算竞赛得分和奖励的基础。不遵守本制度的单位和个人必须进行检讨，明确责任；根据违规程度，依法处理。

条 26. 修改补充制度

在执行过程中，如发现任何问题，各单位应及时提出并报告部（通过办公厅）以及时修订和完善。/。