决定第376/2003/QĐ-NHNN号关于电子凭证保管和存储的规定，用于记账和支付资金的各服务提供组织

决定

制定关于使用电子凭证进行核算和支付资金的保管和存档规定

以核算和支付资金为目的的金融服务提供组织

中国人民银行行长

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根据《中华人民共和国中国人民银行法》（1997年第七号主席令，1997年12月12日）和《中华人民共和国商业银行法》（1997年第八号主席令，1997年12月12日）；

根据二〇〇二年十一月五日政府第86/2002/NĐ-CP号法令关于部委直属机构的职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据国务院总理于2002年3月21日发布的第44/2002/QĐ-TTg号决定，关于将电子凭证作为会计凭证用于核算和支付资金的规定；

根据会计财务司司长的建议

决定

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带发布“关于使用电子凭证进行核算和支付资金的保管和存档规定”。

条 2. 本决定自公布于公报之日起15日后生效，并取代国家银行于1997年9月16日发布的第308/QĐ-NH2号决定第一部分B节关于制定、使用、监督、处理和保管金融银行业务电子凭证的规定。

条 3. 中央办公厅主任、财务会计司司长、银行信息技术局局长、国家银行下属单位负责人、各省市级中央分行行长、金融服务提供组织总经理（或总监）负责执行本决定。/

规定

关于金融服务提供组织使用电子凭证进行核算和支付资金的保管和存档规定
（根据2003年4月22日第376/2003/QĐ-NHNN号决定发布）

第一章 总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 调整范围

本规定涉及金融服务提供组织使用过的电子凭证的保管和存档事宜。

条 2. 电子凭证的保管和存档形式

1. 电子凭证可以通过纸质形式（纸质保管和存档形式）或直接以电子数据形式通过电子、光学或其他类似手段进行保管和存档（电子数据保管和存档形式）。

2. 金融服务提供组织可以根据其结算业务特点和自身技术应用能力选择并实施适当的电子凭证保管和存档形式。

3. 对于与诉讼、争议、已审结或未审结案件相关的电子凭证，或者有超过20年（二十）年保存期限规定的，则必须采用纸质形式进行保管和存档。

条 3. 纸质保管和存档的要求

电子凭证必须按照规定的凭证格式打印成纸质版，并签署完整印章后进行保管和存档。这种形式的保管和存档必须符合现行纸质会计凭证保管和存档的规定。

组织实施 电子数据保管和存档的要求

1. 对于存储的电子数据的要求：

a. 存储的电子数据必须是用于核算和支付资金的原始电子凭证，或者能够准确反映已用于核算和支付资金的会计凭证的形式；

b. 电子数据必须在整个保存期内保持完整性，不得被篡改或损坏；

c. 电子数据必须按照会计凭证保存期限的规定进行保存；

d. 在必要时，存储的电子数据应能够打印成纸质会计凭证。

2. 对于金融服务提供组织自行保管和存档电子数据的要求：

a. 金融服务提供组织必须在实施电子数据保管和存档前，向国家银行行长提交并获得批准保管和存档电子数据的方案；

b. 必须配备足够的设备和技术设施以及存储空间，以满足电子数据保管和存档及后续利用的需求；

c. 必须建立电子数据保管和存档的技术流程。

第五条。 电子凭证保管和存档形式的转换

在必要情况下，金融服务提供组织可以将电子凭证的保管和存档形式从电子数据形式转换为纸质形式。电子凭证保管和存档形式的转换必须遵循本规定第十五条的规定。

条6. 禁止的行为

1. 寻找方法非法入侵、非法使用或故意丢失、损坏或伪造、修改存储的电子数据。

2. 利用电子数据的保管和存档来掩盖违法行为。

第二节 具体保管和存档电子凭证的规定

条7. 电子凭证的存放地点

1. 发生在某一金融服务提供组织的电子凭证必须在其内部进行存放。

2. 金融服务提供组织可以在与其他实施电子凭证保管和存档服务的组织签订合同的基础上，委托其他组织存放电子凭证。

条 8. 电子凭证进入存档的排序和分类

进入存档的电子凭证必须按发生时间顺序、业务类型和每种凭证的存档期限进行排序和分类。

条9. 电子凭证的存档期限

1. 电子凭证的存档期限：

a. 直接用于金融服务提供组织账簿记录的电子凭证：自会计年度结束或完成金融服务提供组织的资金结算起至少保存20年（二十年）；

b. 仅用于金融服务提供组织资金活动管理、控制和核对的电子凭证：自会计年度结束或完成金融服务提供组织的资金结算起至少保存5年（五年）；

c. 超过存档期限但与诉讼、争议、正在审理或尚未审理的案件有关的电子凭证，应按照现行相关法律规定执行存档期限。

2. 记账司会计财务处处长负责具体指导由国家银行组织的联行电子支付使用的电子凭证的保存期限以及国家银行系统内的电子转账。

3. 提供支付服务的机构根据本规定第九条第一款的规定在其内部对电子凭证确定保存期限，并在实施前向国家银行（记账司会计财务处）报告。

条10. 电子数据保管和存储的程序及手续

1. 在将电子凭证作为电子数据存档之前进行处理：

a. 电子凭证必须与相关的处理和核算环节进行核对，以确保其准确、一致和完整后才能存档。

对于直接从纸质原始凭证（客户或银行的支付凭证）生成（创建）的电子凭证，如付款指令、转账指令和其他具有类似性质的支付转账凭证，会计人员必须与纸质原始凭证进行核对，以确保所有要素的一致性和准确性。经过核对后的纸质原始凭证仍需按照现行规定保存和存档；

b. 核对无误后，会计部门应打印出电子数据存档清单（附随本决定的附件），该清单上必须有会计主管或负责会计工作的人员、负责保管和存档凭证的会计员、专门负责保管和存档电子凭证的信息技术干部（如有）的签名及单位会计印章。

2. 电子数据存档处理：按照电子数据保管和存档的技术规程执行。

条 11. 对正在存档的电子凭证的利用、提供和使用；处理丢失或损坏的电子凭证；以及超过保存期限的电子凭证销毁，均按现行规定对存档的会计凭证进行处理。

条12. 支付服务提供商的数据保管和存档方案

1. 支付服务提供商的数据保管和存档方案应验证并具体化以下主要内容：

a. 数据保管和存档范围，

b. 组织数据保管和存档以及确保存档数据安全的解决方案。

2. 支付服务提供商应按照经国家银行行长批准的数据保管和存档方案执行；如有变更，须向国家银行（信息科技局）报告。

条 13. 支付服务提供商的数据保管和存档以及确保存档数据安全的组织解决方案包括以下主要内容：

1. 选择使用技术，包括机器设备、技术设施、软件应用数据库和存储地点来保管和存档电子数据。

2. 组织主数据存储和备份存储系统。

3. 对存档电子数据定期检查和备份的制度。

4. 其他必要措施，由支付服务提供商确定，以合理、科学地组织电子数据的安全保管和存档，预防和解决诸如存档电子数据被非法访问、使用、篡改、伪造或因技术故障而丢失或损坏等风险。.

条14。 支付服务提供商的电子数据保管和存档技术规程必须明确规定业务技术处理方法：

1. 将电子数据存档。

2. 按照现行规定利用和使用存档的电子数据。

3. 对存档的电子数据进行安全检查和监督。

4. 实施预防和解决存档电子数据风险的方法。

5. 销毁已过保存期限的电子数据。

6. 与电子数据保管和存档技术处理有关的其他内容。

条 15. 电子凭证保管和存档形式的转换

电子凭证保管和存档形式转换，从电子数据存档转为纸质存档，在以下情况下进行：

a. 存在不可抗力因素影响电子数据存档的安全保障；

b. 根据政府主管部门的规定或要求；

c. 因客观或主观原因，支付服务提供商无法继续满足电子数据保管和存档的要求；

2. 电子凭证保管和存档形式转换的程序，从电子数据存档转为纸质存档：

a. 支付服务提供商必须成立处理数据转换委员会。委员会成员包括总经理（总裁）或其授权代表、会计主管或负责会计工作的人员、负责保管和存档电子数据的人员和相关部分的代表（如有）。委员会的任务是：

- 打印电子数据存档的纸质会计凭证，以便与电子数据存档清单（附随附件）进行核对和控制。随后，编制处理凭证存储形式转换的记录，附带已转换的电子数据存档清单。如果发现电子凭证存在错误、缺失或损坏，委员会必须按照现行规定处理丢失或毁坏的会计资料。

- 从电子数据存档转换成的纸质会计凭证必须继续按照规定的期限保存（保存期限从电子数据存档时算起）。

b. 完成电子凭证保管和存档形式转换后，支付服务提供商必须向国家银行报告。

第三节 各组织和个人在保管和存档电子凭证中的责任

条16。 信息科技局负责

1. 就银行业电子数据管理及保管和存档组织向国家银行行长提出建议。

2. 主持协调相关单位组织实施应用技术以保管、存储电子数据在由国家银行组织的银行间电子支付和国家银行系统内的电子转账，包括：

- 制定保管、存储电子数据方案报国家银行行长审批；

- 制定保管、存储电子数据的技术流程；

- 准备并根据已获国家银行行长批准的方案实施保管、存储电子数据。

3. 审查并报国家银行行长审批其他提供支付服务组织的保管、存储电子数据方案。

条17. 提供使用电子凭证支付服务的组织（公司）总经理负责：

1. 组织全面、正确地实施国家银行关于在由国家银行组织的银行间电子支付中保管、存储电子凭证的规定和指导。

2. 按规定在其内部组织保管、存储电子凭证。

3. 对其组织保管的电子凭证的安全性、完整性和合法性承担法律责任。

条18. 保管、存储电子凭证的组织和个人的责任

1. 被委托管理、保管电子凭证存储的组织和个人负责按照规定保护其安全并提供使用。

2. 必须严格遵守有关管理、保管电子凭证存储的规定和指导，并对其因主观原因导致的电子凭证存储被非法访问、入侵、使用、丢失、损坏、伪造、替换、修改及其他技术事故负全责。

3. 负责保管、存储电子凭证的人员未经本组织负责人或被授权人书面同意，不得允许任何组织或个人访问、使用存储的电子凭证。如发现或有迹象表明存储的电子凭证被非法访问、入侵、使用、丢失、损坏、伪造、替换、修改及其他技术事故，应立即向本组织负责人或被授权人报告以便及时采取措施处理。

第四节 实施细则

条19. 违反本规定的组织和个人，将根据违规性质和程度受到纪律处分、行政处罚或追究刑事责任；若造成物质损失，则必须依法赔偿。

条20. 本规定的修改和补充由国家银行行长决定。