决定第40/2001/QĐ-BKHCNMT号关于颁布科学技术与环境部对外活动管理办法。

 

决定

关于颁布科学技术与环境部国际关系活动管理办法

科学技术与环境部部长

根据1993年5月22日政府第22号令关于科学技术与环境部的任务、权限和组织机构的规定；

根据科学技术与环境部部长二〇〇〇年二月二十二日第215/1999/QĐ-BKHCNMT号决定关于颁布科学技术与环境部工作制度；

根据科学技术与环境部部长一九九三年十月八日第549/QĐ-TCCB号决定关于颁布国际关系司组织和活动章程；

经国际关系司司长、办公厅主任、组织人事司司长、法制司司长提议，

决定

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带颁布“科学技术与环境部国际关系活动管理办法”。

条 2. 本决定自签发之日起十五日后生效。此前与此决定相抵触的规定一律废止。

条 3. 国际关系司司长、办公厅主任、组织人事司司长、法制司司长及部属各单位负责人负责执行本决定。

 

规则

科学技术与环境部国际关系活动管理办法
（由科学技术与环境部部长二〇〇一年七月十二日第40/2001/QĐ-BKHCNMT号决定颁布）

第一章
本规定对科学技术部竞赛红旗的受奖对象、标准、程序、文件和流程作出规定。

第一条：

第一条 本办法规定科学技术与环境部国际关系活动的管理事项。

第二条 本办法适用于科学技术与环境部所有单位（以下简称部）。

条2：部与外国组织和个人（包括侨胞或为外国组织工作的越南公民，以下简称外国客人）进行的所有国际关系活动、业务往来和接待活动必须遵守以下原则：

一、确保部领导通过国际关系司集中统一指导和管理，结合部属单位分级处理事务。单位负责人对部领导下属范围内国际关系活动的组织实施负全责。

二、确保国家对外原则和制度。严禁利用国际关系谋取个人利益。

三、遵守国家保密和国家安全法律规定的保密原则。

第二章
与外国客人业务交往

节一：直接接触关系

条3：

一、部各单位负责人可组织与其单位职责范围内的外国客人会面。但须事先通知国际关系司以便协调。

二、涉及政策交流和国际合作方向等性质的会面，国际关系司须在组织会面前征求部领导意见。

条4： 在与外国客人会面时，应遵守以下要求：

一、部机关内所有与外国客人的会面只能在会议室进行，并须遵守机关保卫规定。负责组织会面的干部或由部领导指派参与会面的干部须提前五分钟到场，穿着正式服装，符合外交礼仪。各单位须建立记录簿，详细记录与外国客人会面的内容。

二、被指派接待外国客人（包括由其他机构主办或非正式时间外的接待）的干部，如果内容涉及部国际合作工作，须向部领导报告（通过国际关系司）。

三、对于外国客人与部领导的会面：

- 相关职能单位负责根据部领导指示准备内容，派遣干部参加会面并记录会面内容。

- 国际关系司负责组织并详细记录部领导与外国客人的会面记录，每月定期总结并向部领导报告部已与外国客人会面的内容。

条5：

一、对于涉及专业业务的会面，如需翻译，主会面单位应派遣具有外语能力的干部担任翻译工作。

二、国际关系司负责为部领导与外国客人会面以及未配备足够翻译能力干部的单位提供翻译服务。

编章二：涉外交往文书；涉外文件资料的流转和管理

“条 6. 省级人民政府专业机关法制组织的任务和权限 国际关系司是负责汇集、处理与部国际合作和交易有关的来往文件资料的牵头部门。

1. 当收到对外公文时，相关单位有责任提出意见并通过国际关系司提交给部领导。国际关系司审核并完善对外事项，通过部办公室提交给部领导。

2. 对于发出的对外公文：内容属于哪个单位的专业或业务范围，则由该单位负责起草文件并签署发送或提交给部领导。国际关系司负责检查公文格式，组织翻译对于不具备自行翻译能力的单位，并组织发送。

3. 发出的对外公文必须在规定标题的纸上书写，有授权人员的签名和科学技术环境部的印章。标题纸由国际关系司统一管理。发出的公文必须按照国际关系司指导的两种形式之一（照会或信函）统一呈现。

4. 向外国提供情况和数据必须遵守国家保密法的规定。重要信息和数据，主要单位必须提交部领导审批，包括越南作为国际组织成员或双边政府关系中应提供的信息和数据。涉及实施合作项目的相关信息和数据，由项目管理委员会或主要单位提交部领导审批，并将副本送交国际关系司。

第三章
外国代表团来访（来访团）和出国工作代表团（出访团）的管理

条款7： 每年第三季度初，根据部的方针和方向，国际关系司负责指导各单位制定下一年度的出访和来访计划，并汇总情况，制定各单位的国际合作计划。

部内各单位的出国培训考察团，对于科技管理系统的机构，由组织人事科学司牵头，与国际关系司、财务会计司配合，然后转交部办公室汇总成各单独立项计划，报部领导审批。

条8： 邀请来访团、派出出访团必须通过国际关系司提交部领导审查批准。主要单位向部领导提交的报告内容必须包括：

1. 关于来访团：目的、内容、日程、工作时间、邀请客人的数量和职务、经费来源及其他相关细节。

2. 关于出访团：提纲、内容、日程、工作时间、访问地点及组织、经费来源及其他必要问题。

国际关系司负责最迟在接待来访团前20天或组织出访团前发出必要的邀请函和交流信件。

第九条：

1. 在接待来访团结束后的5天内和出访团返回后的10天内，主要单位或团长必须以书面形式通过组织人事科学司（同时抄送国际关系司）向部领导报告工作成果，并通过财务会计司结算费用。

2. 每季度和每年，各单位需向国际关系司提交本单位期间来访团和出访团的情况评估报告，并提出建议供国际关系司汇总后报告部领导。

条 10： 各相关单位在组织来访团和出访团中的具体任务。

国际关系司：

- 主持准备部级代表团；

- 负责联系解决为来访团和出访团服务的对外手续，如起草和发送邀请函、相关文件；申请签证、护照、出入境许可；

- 负责收集资料；

- 根据主要单位的要求安排和派遣翻译人员为来访团和出访团服务。

组织人事科学司：

- 负责向部领导提交出访团的人事决定，并在代表团出发前至少5天提交给国际关系司；

- 负责制定和执行部内各单位的出国考察培训计划，特别是科技管理系统。

部办公室：

- 确保代表团所需物资、设备、资金、纪念品等按计划和预算部批准的额度提供；

- 审批国内货币支出预算并进行决算；

- 在来访团工作期间提供后勤支持；

- 组织机场接送、住宿安排以及由部领导带队的出访团的接送。

财务会计司：

- 制定、汇总预算并分配资金，办理国家财政拨款给部内出访团及其所属单位的相关手续；

- 汇总报告部内各单位出访团每季度和年度的财务执行情况。

部里指定的主要工作单位：

- 准备会议内容、材料、日程（包括研讨会、谈判），并通过国际关系司提交给部领导；通知相关单位（部内或部外）参加和配合；

- 组织接待来访团；

- 派遣工作人员（如有需要派遣翻译人员）与来访团工作；

- 按规定编写工作阶段报告。

部内已分权处理某些国际合作相关事务的单位，负责处理本单位出访团的财务手续、护照、签证、出入境许可、购买机票等事宜。

如果其他机构邀请并为整个代表团办理共同手续，则被选派参与代表团的个人应自行联系该机构办理所需手续。

条11： 出国学习或工作的干部必须遵守越南社会主义共和国和所在国家的法律规定，严格执行出国时国家和部的相关规定。与外国组织和个人接触时，必须遵守对外原则，并保持国家机密，如本制度第二条所述。

章 4
国际合作项目管理

条 12： 科学、技术与环境部的国际合作项目是指该部及其下属单位与外国个人或组织经政府同意并签署协议后进行的技术合作和技术援助活动，这些活动的直接受益者是科学、技术与环境部或其下属单位。

第十三条： 国际关系司是部内负责协调国内外机构建设、协调和管理国际合作项目的牵头部门。项目管理委员会或主要执行单位负责根据部长领导批准的计划组织实施合作活动，并接受相关职能单位（组织人事司、财务会计司、国际关系司）的监督和管理。

条14： 根据部国际合作的发展方针，国际关系司负责指导各单位制定合作方案；编制财务计划并寻找外部资助；汇总并编制年度计划提交部领导审批。国际合作项目的建立必须遵循以下原则：

- 实用性，服务于部及各单位的专业任务。

- 高效，节约，最大限度地争取外部资助。

经部领导批准后，国际关系司将与部内各单位一起与国内外相关机构合作，制定项目文件，提交双方有权机关审批。

“条15. 公布行政程序决定 项目管理委员会、工作组或指定的主要执行单位的成立由国际关系司与有关单位共同提出，报部领导审批（通过组织人事司）。

项目管理委员会、工作组或主要执行单位的责任包括：

- 制定具体的组织管理、财务管理、会计核算和项目成本标准的规定，提交部领导审批；

- 制定活动计划，提交部领导审批（通过国际关系司），并组织实施已批准的计划；

- 管理项目期间的资产和物资；

- 每半年和每年向国际关系司报告情况，汇总并提出意见供部领导审议；

- 遵守国家和部的对外规章制度。

项目活动计划中的任何月度、季度或年度变更（特别是内容、地点、专家团队的变化）以及国际合作项目的扩大或延长，项目管理委员会、工作组或主要执行单位必须报部领导审批（通过国际关系司）。

条16： 与国际合作性质相关的合资或联合单位交易关系，须按现行规定报告部领导。涉及国外商业活动的管理适用国家的一般规定。

- 负责根据科学、技术与环境部的总体国际合作工作制度，制定并发布适用于本单位的具体制度。

- 定期每半年和每年汇总国际关系情况，报告部领导（通过国际关系司）。

章 5
对于直属单位与外国客户的交易关系分级

条17： 已获得一定国际事务决策权的部属单位有权自行决定与外国个人或组织在与其专业日常活动直接相关的领域内的交易关系，例如业务交流、实施已发布的协定和政策制度、教学经验、科学研究、客户关系等。

单位主要领导带队出访和制定、执行合作项目应严格按照本制度第三章和第四章的规定执行。

条18： 直属部的单位主要领导负有以下责任和权限：

- 直接指挥并就所分配范围内的国际关系向部领导负责。单位的国际合作部门（国际合作办公室或其他具有类似职责的部门）是协助主要领导组织实施单位国际关系的牵头部门。

- 有权签署和发送关于专业领域、业务内容、课程教学大纲、科学研究内容的信息交换文件，经部领导批准的信息，以及不列入行业和国家保密目录的客户信息。

第六章
组织实施

条19：委托国际关系司牵头，会同组织人事司、办公厅、法制司组织指导、检查和监督本制度的执行。在执行过程中如有问题，各单位应及时反映给部（通过国际关系司），提请部领导审定。