决定第48/2003/QĐ-BVHTT号发布文化体育部机关和直属单位干部档案及内部事务档案管理办法

文化和信息部部长决定

制定干部档案和内部事务档案管理办法

在文化部直属单位中实施

 

文化和信息部部长

根据国务院2003年6月11日发布的第63号令《关于文化部职能配置、内设机构和人员编制的规定》；

根据中央组织部1997年1月7日发布的《干部档案管理办法》第01-QCTC/TW号规定；

根据人事司司长的建议，

 

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带发布“文化部直属单位干部档案和内部事务档案管理办法”。

条 2. 文化部直属行政机构、事业单位和国有企业的干部、公务员、职员及工作人员应重新申报并完善个人档案。各单位应根据组织人事司的指导和检查，重新申报并完善干部档案，并建立单位内部事务档案。

条 3. 本决定自公布之日起十五日后生效。

组织实施 办公厅主任、人事司司长、各单位负责人对执行本决定负责。

 

 

 

 

规则

管理文化部直属单位中的

干部档案和内部事务档案

（由文化部部长于2003年8月21日发布的第48/2003/QĐ-BVHTT号决定附带发布）

2003年8月21日文化部令）

 

第一章

总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。

本办法规定了管理和使用：

1. 文化部直属行政机构、事业单位和国有企业中干部、公务员、职员及工作人员（以下统称干部）的人事档案；

2. 文化部直属行政机构、事业单位和国有企业的内部事务档案。

条 2.

1. 干部档案是反映干部、公务员、职员及工作人员来源、成长过程、品质、能力、风格、家庭和社会关系及其他相关事项的法律文件。

2. 干部档案中的文件是真实证明人事关系的证据；是管理干部、公务员、职员及工作人员的基础；便于研究、提出意见和处理人事事务。

条 3.

1. 内部事务档案是反映文化部直属行政机构、事业单位和国有企业及其临时咨询组织形成历史、发展过程、地位、法律资格、职能、任务、权限、组织结构、活动成果、工作关系及其他相关事项的法律文件。

2. 内部事务档案中的文件是真实证明内部事务关系的证据；是管理机构和单位的基础；便于研究、提出意见和处理内部事务。

组织实施

1. 干部档案和内部事务档案是重要的国家财产，属于文化部部长的管理范围。部长授权直属单位负责人在适当范围内管理和使用干部档案和内部事务档案。干部档案和内部事务档案的管理权限、责任和范围按照文化部关于组织人事工作的分级管理制度执行。

2. 干部档案和内部事务档案必须严格、科学地管理，按保密制度执行。任何组织和个人不得占有、藏匿、买卖、毁坏或非法使用干部档案和内部事务档案中的文件。所有违规行为将依法严肃处理。

第五条。

1. 管理干部档案和内部事务档案是文化部直属单位组织人事和劳动工作的重要任务。

2. 单位负责人应经常指导、督促和检查干部档案和内部事务档案管理工作，确保符合党、国家和文化部的规定。

 

第二章

档案内容

条6.

干部档案主要包括以下部分：

1. 历史档案集；

2. 人事决定档案集；

3. 个人检讨和评价档案集；

4. 学历证书和出生证明档案集；

5. 档案表和档案控制表。

条7.

历史档案集包括以下正本文件：

1. 干部履历表（格式2a/TCTW）。干部、公务员、职员及工作人员如实填写履历表的内容；不得涂改、修改；不得请他人代写；贴上4x6厘米的照片，注明填写日期、地点，并承诺如实填写，签名。使用单位负责人进行初步审核，确认并签字盖章。有管理权限的单位负责人进一步审核，确认并签字盖章；

2. 简历表（格式2b/TCTW）。干部、公务员、职员及工作人员完整填写内容。使用单位负责人进行初步审核，确认并签字盖章。有管理权限的单位负责人进一步审核，确认并签字盖章；

3. 在某些情况下，管理单位可以编写简要的干部履历表（格式2c/TCTW）；

4. 补充履历表（格式2d/TCTW）。干部、公务员、职员及工作人员完整填写内容。使用单位负责人进行初步审核，确认并签字盖章。有管理权限的单位负责人进一步审核，确认并签字盖章；

5. 其他具有同等价值的文件。

条 8.

人事决定档案集包括以下正本文件：

1. 招聘、任命、调动、接收、派遣、调任、调整级别、调整工资等级、晋升工资、任命职务、免职、辞职、退休、奖励、处分等决定；

2. 劳动合同（如果不是干部或公务员）；

3. 负责管理人事的单位领导发出的通知；

4. 与招聘、提拔、调动、处分等有关的文件，如：推荐任命的文件、评价、评估报告、信任投票汇总表、退休通知等；

5.其他在工作中产生的文件；

6.其他具有同等价值的文件。

条9.

干部考核档案包括以下文件原件：

1.年度干部、公务员、职员和职工评价表；

2.有管理权限的机关和使用干部的机关定期评价意见书；

3.工作期间、学习总结和培训期间的报告及评价意见书；

4.表彰成绩记录；

5.纪律处分记录；

6.按定期或有权机关要求撰写的自我检查报告；

7.干部向领导机关提交的申诉、建议或个人问题报告；

8.有权机关对涉及干部、公务员、职员和职工问题的调查、核实结论，包括领导和有关人员关于干部的意见记录，经集体或组织确认；

9.跟踪干部的专业人员的评价意见书；

10.关于个人兴趣、能力和性格的文件；

11.其他具有同等价值的文件。

条10.

学历证书和证明档案包括以下文件原件或核对认证副本：

1.出生证明；

2.常住户口簿；

3.学历学位证书；

4.国家行政管理知识和政治理论培训证书；

5.业务培训证书；

6.定期体检证明；

7.其他具有同等价值的文件。

条 11.

干部档案中的文件如履历本、简历、补充履历表、干部登记表等，由文化部统一发行，按照中央组织部的模板，在各下属机构中使用。

条12.

内务档案包括以下文件：

1.关于机关、单位形成和发展历史的文件；机关、单位的历史摘要；

2.关于印章、账户的文件；

3.关于机关、单位名称、地址、法律地位、职能、任务、权力、组织结构、工作关系等的文件；

4.关于机关、单位发展规划、投资计划的文件；授权自主权、承包制、机制转换、搬迁等；

5.机关、单位每年12月份的人员名单和工资表；

6.关于机关、单位奖励和惩罚的文件；

7.关于机关、单位的审计和检查结论的文件；

8.部长根据人事司长提议发出的批评和提醒文件；

9.关于任命、免职处级以上干部和其他关于干部工作的决定（针对机关、单位的正副职）；

10.机关、单位每年召开的干部大会、职工大会或工会代表大会的决议、会议纪要；集体劳动合同（如果是国有企业）；

11.机关、单位每年的工作总结和活动结果文件；

12.机关、单位内部规章制度；

13.关于机关、单位咨询性临时组织成立、运作和解散的文件；

14.与基层党组织、工会、青年团、妇女联合会、退伍军人协会等相关的决定、决议、结论、会议纪要等的复印件；

15.其他具有同等价值的文件。

 

第三章

档案建立工作

条 13.

1.初始档案建立程序如下：

a. 开设档案；

b. 收集符合档案内容要求的文件；

c. 定期补充并按规定核实文件；

d. 在档案中整理文件。

2. 各机关、单位的人事档案管理部门负责按照上述程序建立初始档案（包括干部档案和内务档案）。

条14。

已纳入档案的文件不得擅自取出。使用或删除必须严格按照本规定执行。

条 15.

1. 部属各单位的干部、公务员、职员和职工应按照本规定的标准建立完整清晰的干部档案。

2. 新入职的干部、公务员、职员和职工，其所在单位应指导并督促其建立初始干部档案。

3. 试用期内未完成干部档案建立的预备公务员将不予正式任命。试用期内未完成档案建立的短期工或临时工将不予签订缴纳社会保险的合同或聘用为事业编制职员。

4. 初始干部档案建立完成后，单位需向文化部（通过人事司）登记档案编号。只有经过人事司司长批准档案编号，专职档案管理人员审核并打上档案编号和履历编号后，人事档案才被视为有效。

4.1. 部长授权人事司长负责制定档案编号规则，决定颁发或撤销部属各单位一年以上合同期限的公务员、职员和职工以及直属国有企业处级以上干部和领导的档案编号和履历编号。

a. 在部属行政机关和事业单位工作一年以上的合同制公务员、职员和职工；

b. 在直属国有企业工作一年以上的处级以上干部和领导。

4.2. 其他对象由单位负责人按照本规定发放档案编号。

条16。

1. 部属行政机关、事业单位和国有企业应建立内务档案，并存放在人事司和单位人事部门以备查阅。

2. 人事司负责管理和维护文化部咨询性和临时性组织（如委员会、指导小组、工作组等）的内务档案，这些组织可以使用文化部的公章或专用公章。

3. 部属各单位在制定涉及内部事务档案内容（本规定第十二条规定的）的文件时，除按规定办理正式行文外，还应将副本存入直接执行单位的内部事务档案（一份存于干部人事部门，另一份存于该单位组织人事、劳动部门）。

条17.

1. 当干部档案或内部事务档案丢失或损坏时，档案直接管理人员必须制作记录，报告有权机关，并查明原因和责任，以便及时采取措施处理。

2. 补制档案应按照初次建立档案的方式进行，并由有权管理档案的机关负责人直接指导。所有补制材料必须经过充分审核和核实。

3. 干部档案中事件和数据的修改和更正，须由负责管理干部、公务员、职员和工作人员的机关领导集体根据法律规定审议决定。

 

第四章 实施细则

补充、核实档案

条18.

干部档案和内部事务档案的内容资料应定期补充，以及时反映干部、公务员、职员和工作人员以及机关、单位的变化情况。

条19.

1. 干部档案补充资料由干部、公务员、职员和工作人员自行申报，按年度定期要求提交或根据人事管理部门的要求提供。

2. 干部档案补充资料还包括人事管理部门收集的相关资料，经人事管理部门负责人批准后存入档案。

3. 所有补充资料都必须注明提交人或提供人的姓名和地址，抄录人，来源，抄录日期等信息。

条20.

制发、接收文件的机关应当立即将以下文件归档到干部档案（在公文去来登记簿登记后或与正式行文同时）：

1. 招聘、任命、录用、调动、借调、转任的决定；

2. 职务任命、免职、辞职的决定及相关审查、核实、信任投票汇总表、征求意见等有关材料；

3. 调整级别、重新确定工资档次、晋升工资档次的决定；

4. 奖励、处分决定及奖励证书、处分记录等；

5. 学习、培训的决定；

6. 年度评价意见；

7. 审查、核实档案材料的记录、结论等；

8. 已结案的举报信件；

9. 劳动合同（如非干部、公务员）。

条 21.

在其职责范围内，任何组织和个人都有责任收集、查找、归档或提供补充资料给机关、单位的内部事务档案和相关干部档案。

2. 干部、公务员、职员和工作人员必须收集、查找、归档或提供补充资料给自己的干部档案。

3. 机关、单位负责人有责任组织收集、查找并归档补充资料给机关、单位的干部档案和内部事务档案。

4. 档案人事管理和内部事务档案管理部门必须建立跟踪更新人员变动和内部事务变化的记录；经常搜集并及时提供与上级管理的干部在本单位工作期间变化相关的资料。

条22.

1. 档案材料的审查、核实应在材料内容和形式的基础上，结合有权机关的意见进行。档案材料审查、核实的权限按照文化部关于组织人事工作的分级管理制度的规定执行。

2. 提供补充资料给档案的组织和个人必须对其真实性、准确性负全责，确保材料的证明价值和法律效力。

3. 向档案提供补充资料的组织和个人必须初步审查材料的证明价值和法律效力。

4. 被指派审查、核实档案材料的人必须对材料的证明价值和法律效力负责。

条 23.

更改姓名、重新确认出生日期、亲属关系、民族和其他个人身份信息，必须得到有权国家机关的许可，依照法律规定。

 

第五章

研究、利用档案

条24。

文化部部长授权干部人事司司长组织或亲自研究、利用文化部所有的干部档案和内部事务档案。干部人事司司长的研究方式可以是现场研究、复制档案、借用档案或临时将档案调至干部人事司。

条 25.

为防止占有、藏匿、买卖、分散、替换、毁坏、非法使用档案中的资料，干部人事司司长有权封存部属各单位的档案或将档案临时调至干部人事司管理。

条26.

1. 有权、有关的组织和个人可以在本规定范围内研究、复制、复印档案中的某些类型资料。直接执行上述任务的人必须持有机关、单位负责人的介绍信（注明执行人的姓名、职务、所在单位地址、所需研究的档案名称、研究内容范围、研究期限、执行方式）。

2. 研究、复制、复印档案资料必须在现场进行，严格遵守档案管理部门的规定和指导；只能在工作时间内进行，完成后立即归还；不得带出保管区域；不得超出规定份数复印，损坏的复印件必须当场销毁。

3.研究资料档案的人员最多可借阅3个工作日。到期后应立即归还。如需续借，不得超过3次。借出的资料必须存放在机关内，不得带回家中。借阅或归还资料时，不得委托他人办理，必须直接通过申请借阅资料档案的书面请求和单位领导出具的介绍信进行。

条27。

1.在研究、复制、拍照、借阅过程中，必须保持档案资料的完整无损。绝对禁止在资料上做标记、擦除、修改、添加内容，撕毁、损坏档案资料，或者采取其他行为导致档案资料使用价值和证明价值降低或失真。如有违反，将根据对象和程度受到纪律处分（对于文化部管理的人），建议给予纪律处分（对于来自其他机构的研究人员）或建议有关国家机关按照法律规定处理，并参与恢复或补充同等价值的资料...

2.如果发现档案中的资料被标记、擦除、修改、添加内容、撕毁、损坏、丢失或价值使用和证明价值降低、失真，档案直接管理人员必须立即制作记录并报告给有权机关。

3.所有复制、拍照、传达、引用、公布或借阅档案中的资料都必须经档案管理机关负责人批准，在控制表上明确记载并按本规定执行。

第二十八条.

1.干部、职员、员工可以查看自己的干部档案，并且必须遵守关于研究档案的规定。

2.干部、职员、员工不得查阅第9条第7、8、9款规定的事项（在个人考核、评价档案集中卷宗中）。

3.在查看自己的档案时，如果有不同意见，可以向机关、单位人事管理部门的领导反映。不得在资料上做标记、擦除、修改、添加内容，或者采取其他行为导致档案资料使用价值和证明价值降低或失真。

第二十九条。

档案管理部门必须建立档案研究、复制、拍照、借阅情况登记簿。登记簿必须详细记录实施者的姓名、职务、所在单位地址，所研究档案的名称、研究内容范围、研究期限以及实施方式。

条 30.

研究、复制、拍照档案资料的地方必须安静，人流量少，确保档案保密安全。无关人员不得进入档案存储区和阅读、研究档案区域。档案直接管理人员必须在有人研究、复制、拍照档案期间进行持续监督。

 

第六章

档案的运输、提交和移交

条 31.

1.干部、职员、员工调到其他单位或晋升为上级机关管理的职务，则全部干部档案必须移交给新的管理机关。

2.自接收人员之日起15日内，档案直接管理人员必须指导新入职人员填写履历书并完善其人事档案材料（如果是新招聘人员），或者要求原单位完整移交该人员的档案（对于调动或晋升为上级机关管理职务的情况）。

 

3.调入文化部所属机关、单位工作的干部、职员、员工必须携带完整的干部档案。不接受未按规定提供完整干部档案的情况。

条32.

1.两个机关之间的档案移交必须迅速及时，准确无误，符合规定并保密。所有档案的运输、提交、移交必须遵循以下原则：编制档案目录，按照目录移交档案，密封包装并封口。发送方和接收方必须组织检查核对，以发现并及时处理任何错误或损失。所有与档案运输、提交、移交相关的账册、记录和其他文件必须保存并妥善保管。

2.档案必须由档案管理人员亲自移交给新机关。如果不直接运输，则必须通过邮政部门按照密件制度寄送（外包装盖有“C”字印章）。特殊情况因地理条件不允许直接运输且无法通过邮政部门寄送密件的情况下，可以由本人运输，但必须在外包装和内包装均封口的情况下寄送公文信封，并提前告知接收机关关于档案运输的方式。

3.档案带出机关必须经过机关负责人审批或由档案管理上级领导决定。

第三十三条。

1.在提交、接收档案时，双方必须按照以下程序配合执行：

a. 检查资料状况；

b. 对照档案目录（如果档案没有目录，则立即编制目录）；

c. 制作交接记录以确认事实。交接记录制作两份，详细记录双方的要求，双方签字确认，一份留在移交方，一份留在接收方；

d. 登记档案交接情况；

e. 进行补充手续，如登记注册、编制档案编号、控制表、分类资料、补充检索目录等；

2. 接收邮寄来的档案必须保持密封状态，符合保密制度。接收机关检查并在转交档案单上记录自己的意见代替交接记录，并将单据退还给发件机关以便跟踪。必要时，必须立即向邮政部门、档案移交机关和当事人发出书面通知。

条34.

档案封口操作如下：

1. 使用薄纸封口，防水；

2. 封口纸尺寸：4厘米x7厘米；

3. 在封口纸上注明封口日期、主管领导的签名及姓名。

4. 橡胶封条必须牢固，确保撕开封条时会被撕破；

5. 封条必须覆盖信封背面的交叉处；

6. 封条印章应盖在封条一角，一半在封条上，一半在信封上。

条35.

1. 对于从文化部所属机构调出到部外工作的人员，在移交干部档案后，使用单位负责人应当立即报告组织人事司司长，按照部长授权决定注销档案编号。

2. 对于从部外机构调入文化部所属机构工作的人员，在接收档案后，应当立即报告组织人事司司长，按照文化部的规定为其分配新的档案编号。

3. 档案接收权限和责任按照文化部关于组织人事工作分级管理的规定执行。部属机构不得接收从部外调入的文化部管理对象的档案。

第三十六条。

1. 干部、公务员、职员、劳动者因丧失劳动能力、减员或受纪律处分等原因离职，不得领取本人档案，只能领取个人简历、离职决定（或社会保险档案，如果尚未办理退休保险待遇）。其他资料由人事管理部门保存。

2. 自行离职的干部、公务员、职员、劳动者不得领取本人档案。

3. 辞职退休的干部、公务员、职员、劳动者，全部档案仍由其在职期间的人事管理部门保管，仅向其提供个人简历、社会保险参与证明、退休决定和退休证书。

4. 死亡的干部、公务员、职员、劳动者，档案仍由其在职期间的人事管理部门保管，不交给其他部门或家属。

第三十七条

1. 合并后的机构和单位的干部档案及内部档案由新机构接管和管理。被合并的机构和单位的档案移交给接收合并的机构和单位管理。分立或拆分的机构和单位的档案按分立或拆分决定处理。解散的企业破产档案交由组织人事司管理。

2. 对于临时咨询性质的组织，在解散时由成立该组织的机构接管和管理。

  

第七章

档案的排列与保管

条38。

1. 干部档案和内部档案必须科学地排列，有序、整洁，目录统计完整清晰；确保易于查找、移动和保管。

2. 必须经常整理档案，保持整洁，以便必要时能够迅速转移。

第三十九条。

1. 干部档案中的材料分为四卷，存放在一个大信封中。信封内有当前材料清单、档案表和档案监控表，用于跟踪研究和利用档案的情况。信封外部必须清楚地标明有关人员的基本信息：姓名、别名、籍贯、档案编号。

2. 干部档案分为以下三类：

a. 在职干部档案：单独存放在一个柜子中，按部门分开，每个部门放在一个单独的盒子中；

b. 退休干部档案：单独存放在一个柜子中；

c. 已故干部档案：单独存放在一个柜子中。

3. 内部档案单独存放，不与干部档案混放。内部档案中的材料必须分类明确，整齐排列，并存放在一个大信封中。信封内有当前材料清单和档案监控表，用于跟踪研究和利用档案的情况。

条40。

干部档案和内部档案的保管期限为永久。对为机构作出重大贡献的干部，应采取适当的档案保管措施。

条41.

1. 档案管理人员不得擅自将档案带离办公场所。必须严格管理档案柜和档案室的钥匙。无人看管时，不得让档案材料散乱放置在信封之外。下班后必须将档案放入柜中，锁好。

2. 不得使档案材料出现皱折、潮湿、损坏或丢失。应定期检查并及时处理可能损坏的材料（对于褪色或破损的材料，应在保留原件的同时复制，修复以延长使用寿命，或补充同等价值的材料）。

3. 每年定期由机构负责人组织检查干部档案和内部档案的状态。

第四十二条。

档案保管地点必须满足以下要求：

1. 高爽通风，清洁；不得有灰尘、积水；

2. 与工作区域隔离；

3. 远离易燃易爆物品、能源源、直射阳光等；

4. 配备优质档案柜、书架、文件夹、盒子（建议使用铁制档案柜和书架；档案柜和书架距离墙壁20厘米至30厘米；最后一层距地面20厘米）；

5. 配备温度湿度计和自动报警器；

6. 配备坚固的锁具，确保档案安全；

7. 配备防火、防爆、防潮、防虫、防鼠、防蚁、防盗等有效设施（建议配备二氧化碳灭火器或四氯化碳灭火器）；₂ 或四氯化碳溶液；

8. 制定紧急疏散档案的安全方案，以防火灾、水灾等情况发生；

定期进行档案卫生清理和保管环境的卫生清理；

9. 明确规定进入档案保管地点的程序、锁闭、密封及其他相关事项；

10. 设置断路器，以便在需要时可以方便地切断部分或全部电路；

11. 保持适宜的纸张档案保管条件（温度：15°C 至 19°C，相对湿度：55% 至 65%）。 ^oC - 19^oC，相对湿度：55%-65%）。

第四十三条。

如果文件中有多个内容和形式完全相同的副本，则保留一个最好的副本，其余多余的副本报告给有权管理档案的主管机关，并制作销毁记录，作出销毁决定。销毁记录中必须注明文件编号、日期、主要内容及销毁份数和销毁原因。销毁记录和销毁决定应存入档案。

 

第八章

档案管理责任

条44.

1. 各部直属单位的主管负责人负责组织和指导本单位的人事档案和内部事务档案管理工作。

2. 组织人事和劳动部门协助主管负责人按照本规定的要求管理和监督人事档案和内部事务档案工作，并根据人事司司长的业务指导和指示，对下属单位的人事档案和内部事务档案工作进行指导、检查和督促。

条 45.

人事档案和内部事务档案的专业管理系统如下：

1. 人事司设有专门部门协助部长管理人事档案和内部事务档案；

2. 各单位根据档案数量和工作量安排至少一名专职或兼职人员，专职人员需将至少50%的时间用于人事档案和内部事务档案管理工作（基层单位的人事档案管理人员可以由组织人事和劳动工作人员兼任）。

条 46.

人事司司长协助部长：

1. 管理由部直接管理的干部、公务员和职员的人事档案；

2. 管理在部属机构工作的干部、公务员、职员和员工的人事档案（依据文化部关于组织人事管理权限的规定）；

3. 监督中央管理干部的简历；

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第四十七条。

主管负责人有以下职责：

1. 直接指导并定期督促和检查人事档案和内部事务档案管理工作，确保符合规定；

2. 定期向文化部（通过人事司）报告本单位的人事档案管理工作情况，按人事司的要求执行；

3. 出具书面请求，与人事司司长协商，为明确分工提供依据，当调整人事档案管理人员时；

4. 加强物质和技术条件，以支持人事档案和组织人事工作；

5. 定期为从事人事档案和组织人事工作的人员创造条件，进行政治思想教育和业务培训，提高其专业水平。

条48.

各部直属单位的组织人事和劳动部门负责人有以下职责，协助主管负责人：

1. 组织管理本单位直接管理的干部、公务员、职员和员工的人事档案以及内部事务档案；

2. 组织更新并向人事司报告由部直接管理的干部、公务员和职员的简历变化；

3. 管理各科室和相应部门的内部事务档案；

4. 定期向主管负责人提交补充和保管档案的计划。

条49.

在各部直属单位从事人事档案和内部事务档案管理工作的人员有以下职责：

1. 根据本规定和文化部关于组织人事管理权限的规定，直接管理本单位的人事档案和内部事务档案；

2. 执行本规定的业务措施，并遵循人事司的业务指导和指示；

3. 协助主管负责人定期统计人员信息并向人事司报告本单位的档案管理业务情况；

4. 参与上级分配的档案材料审核工作；

5. 当人事档案或内部事务档案丢失或损坏时，立即向上级报告并查明原因和责任；提出有关档案管理的问题建议，并及时上报主管负责人；

6. 接受人事司司长的业务管理和间接的人事管理；

7. 建立以下各类登记簿：档案统计簿；干部简历摘录簿；档案交接簿（有移交人和接收人的签名）；档案查阅、复制和借阅登记簿；年度档案清点登记簿（附注说明档案状况）；

8. 检查和督促档案材料的补充和归档。根据上级指派收集和补充档案材料。初步检查接收的档案和材料；

9. 发现干部自述材料中的不实或矛盾之处，并报告主管负责人，确保人事档案真实反映干部情况；

10. 提出档案管理方针和措施，并协助科长指导本单位的档案管理工作；

 

 

4. 管理各部直属单位及其临时咨询机构的内部事务档案；
5. 统一管理档案资料系统和档案管理业务；
6. 统一人事档案管理人员的配置，并与人事司司长协商确定人事档案管理人员的配置；
7. 向部长报告单位合并、分立、解散等情况下的档案转移事宜，如单位未能妥善管理档案，同时建议部长对单位主管负责人进行纪律处分；
8. 管理已解散单位和破产企业的档案；
9. 指导和监督各部直属单位的组织人事和劳动部门的档案管理工作；
10. 定期组织档案管理业务的检查、总结和经验交流。
11. 要求部属机关、单位调整不符合规定的业务环节，或出具文件提醒违反档案管理规定的相关组织和个人（保留被提醒的组织和个人的档案）。
12. 组织好档案的研究和利用工作；

13. 实行档案内容保密原则。不得泄露档案内容及与档案有关的工作事项；

 

 

 

 

14. 办理档案接收、移交手续。经常检查、整理档案及相关材料；
15. 学习交流经验，提高档案管理工作业务水平；

16. 在有决定将档案管理任务移交给他人时，立即进行全部档案及相关材料、工作内容、档案系统排列检索方法、正在处理的问题、存在的问题等交接；

条50.

档案管理人员应具备的标准：

1. 政治品质良好，家庭和个人历史清楚；

2. 是中国共产党党员；

3. 正式录用到机关、单位；

4. 组织纪律性强，忠诚可靠，诚实可信；

5. 工作责任心强，积极主动，作风严谨，具有必要的学历和业务能力。

第51条

干部、职员、员工的责任包括：

1. 如实、完整地申报个人简历、简要经历、相关个人资料以及家庭和社会关系，按照机关、单位的要求；

2. 当个人信息发生变化时，及时申报并补充档案；

3. 不得向其他组织或个人透露所接触的档案内容（因工作需要而披露的内容须经主管领导批准，并记录在案以备报告）。

条52。

1. 人事干部局定期或不定期对部属机关、单位的档案管理工作进行全面或重点检查。全面检查每三年至少一次，每年每个机关、单位不超过一次。每次检查必须有组织检查的决定。检查记录需存档于被检查的组织和个人档案中。

2. 部属机关、单位的主要负责人主动组织本单位的档案管理工作检查，在其管辖范围内实施。全面检查每两年至少一次，并需向人事干部局提交书面报告。每次检查后需存档并上报人事干部局备案。

第五十三条

部属机关、单位的主要负责人必须按规定报告档案管理工作情况如下：

1. 及时报告任何突发情况，这些情况可能影响档案材料的价值使用和证明价值。报告应详细描述事件的具体情况，并立即采取措施调查、追查、回收、阻止可能的危害；

2. 每年11月1日前向人事干部局提交全面的档案管理工作报告。

 

第九章

处理违法行为

条54。

文化部属各单位的干部、职员、员工违反本制度及其他部长关于干部档案和内部档案管理的规定，将受到以下处理：

1. 对未经许可擅自查看档案内容两次以上的人员，通过书面形式提醒并记录其档案；

2. 根据违规行为的程度给予相应的纪律处分：

a. 在已书面警告的情况下再次侵犯档案内容的秘密；

b. 连续三年或累计五年未申报和补充个人档案材料；

c. 非法公布档案内容，非法传播档案材料；

d. 非法复制档案材料；

e. 不配合有关部门补充缺失、遗失或损坏的档案材料；

f. 拒绝申报与档案相关的事项，拒绝提供档案材料；

g. 违反档案封存规定，破坏档案柜；

h. 丢失档案材料或整套档案；

i. 降低或损害大量档案材料的使用价值和证明价值；

j. 非法占有整套档案或重要档案材料；

k. 非法销毁档案材料（非法销毁两套以上档案将被解雇并建议追究刑事责任）；

l. 更换档案材料；

m. 散布档案材料，破坏档案完整性；

n. 修改档案内容，非法修改档案材料；

o. 向档案中提交虚假材料，提供虚假档案材料；

p. 非法破坏档案柜；

q. 非法占有、买卖档案材料；

r. 非法向外国人提供档案信息；

其他类似违规行为。

条55。

档案管理人员、负责组织人事工作的部门负责人、劳动部门负责人违反本制度及其他部长关于干部档案和内部档案管理的规定，将受到以下处理：

1. 对不按要求积极履行干部档案和内部档案管理职责的人员，通过书面形式提醒并记录其档案；

2. 根据违规行为的程度给予相应的纪律处分：

a. 多年未按要求整理档案；

b. 阻碍档案管理工作的组织实施；

c. 不按上级和文化部的要求上交档案；

d. 在组织人事安排和政策解决过程中未保存档案材料；

e. 向主管领导确认的报告与原始档案不符；

f. 其他类似违规行为。

条56.

部属机关、单位的主要负责人违反本制度及其他部长关于干部档案和内部档案管理的规定，将受到以下处理：

1. 对不为干部档案和内部档案管理工作创造条件的人员，通过书面形式提醒并记录其档案。

2. 根据违规行为的程度给予相应的纪律处分：

a.妨碍开展干部档案和内部事务档案管理工作；

b.与原始档案不符的确认；

c.强迫下级与原始档案不符的确认；

d.阻碍下级按照文化部的要求提交或接收档案；

e.导致本单位干部档案和内部事务档案管理工作出现薄弱（五年内有三人因违反干部档案和内部事务档案管理规定而受到纪律处分）。

条57。

对于违反干部档案和内部事务档案管理规定的处理权限和责任，按照文化部关于组织人事工作分级管理的规定执行。纪律处分程序按照《公务员法》（适用于行政机关、事业单位的公务员、工作人员）或《劳动法》（适用于国家机关、企事业单位的劳动者）的规定执行。

  

第十章

实施条款

条58。

在执行过程中，如遇需要修改或补充的问题，各机构和单位应及时向人事司反映，由人事司报告部长审定解决。

人事司长定期组织总结、评估并吸取经验，以改进和完善档案管理工作的规定和指导；建议部长对在干部档案和内部事务档案管理工作中取得成绩的组织和个人给予奖励。/。