决定第5599/QĐ-BGDĐT号发布关于教育部和教育科学研究院颁发文凭和证书副本程序的规定

决定

制定关于教育部机关文凭、证书空白凭证发放程序的规定

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教育部部长

根据2008年3月19日国务院第32号令《关于教育部职能、任务、权限和组织结构的规定》；

根据二〇〇七年六月二十日教育部部长发布的第33/2007/QĐ-BGDĐT号决定，制定《国民教育系统文凭、证书制度》；

根据二〇一〇年六月十六日教育部部长发布的第2439/QĐ-BGDĐT号决定，制定《教育部机关职能、任务、权限和组织结构规定》；

经司法部办公厅主任提议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带发布关于教育部机关文凭、证书空白凭证发放程序的规定。

条 2. 本决定自签发之日起生效，并取代二〇〇七年十一月九日教育部部长发布的第7176/QĐ-BGDĐT号决定，该决定为《教育部机关文凭、证书空白凭证发放程序规定》。

条 3. 各位（女士）：办公厅主任、监察长、各司局长、各直属单位负责人负责执行本决定。

 

 

规定

关于教育部机关文凭、证书空白凭证发放程序

（附随二〇一〇年十二月二日教育部部长发布的第5599/QĐ-BGDĐT号决定）

第一条 调整范围

本文件规定了教育部机关文凭、证书空白凭证的发放程序

包括生产、贴防伪标签、保管、销毁、档案、处理档案以及文凭、证书空白凭证的发放（以下简称VBCC）。

条 2. 生产VBCC空白凭证

每年，办公厅主持并配合各司局、相关单位制定VBCC空白凭证生产计划，报部领导审批。

条 3. 贴防伪标签VBCC空白凭证

1. 国民教育系统的VBCC空白凭证在发放前必须贴上防伪标签。

2. 防伪标签的设计统一，并由国家许可的印刷厂印制。每年印制的防伪标签数量应与已批准的VBCC空白凭证生产计划中的数量相匹配。

2. 办公厅负责设计、管理和印制防伪标签。防伪标签必须包含保密特征。防伪标签上的保密特征由办公厅主任和一名被授权的人掌握。

3. 办公厅负责组织对每张VBCC空白凭证进行贴防伪标签。

条 4. VBCC空白凭证编号（序列号）

1. 国民教育系统的VBCC空白凭证在发放前必须编号，每张VBCC空白凭证都有一个独立的编号。

2. 办公厅负责管理并为VBCC空白凭证编号。

条 5. 保管VBCC空白凭证

1. 用于保管VBCC空白凭证的物质设施和设备

a) VBCC空白凭证保管区域是存放和保存VBCC空白凭证的地方。保管区域必须有足够的面积，并满足环境和安全要求。

b) 保管VBCC空白凭证的设备包括：柜子、保险箱、架子、书架、桌椅、空调、除湿机、吸尘器、排风扇、火灾报警设备、灭火器、防潮防霉药品和有害生物防治药品。

2. 定期检查和保管VBCC空白凭证

a) 每周和每月定期检查保管区域的卫生和安全情况。

b) 每季度定期检查VBCC空白凭证的质量和保管状况。

c) 每季度和每年定期喷洒有害生物防治药品，并维护保管VBCC空白凭证的设备。

条 6. 废除空白凭证

1. 在印刷过程中出现错误、损坏，或者因发布新样本或其他原因不再使用的空白凭证必须被废除。

2. 废除空白凭证需成立废除委员会。该委员会由办公室提议，部领导决定。废除委员会成员包括空白凭证管理委员会代表、办公室、监察机构、法制司以及负责直接印刷空白凭证的单位。

3. 废除空白凭证时必须制作记录，其中详细记载废除委员会成员名单、废除理由、被废除的空白凭证数量和类型、废除日期和地点、废除程序、形式及结果。废除空白凭证的记录必须有所有废除委员会成员的签名，并存档于空白凭证管理档案中。

条 7. 申请空白凭证的文件

1. 中等教育毕业证书、普通高中毕业证书空白凭证申请文件包括以下手续：

a) 提交申请文件人员介绍信（如直接提交）。

b) 请求发放空白凭证的公文，其中应明确：对空白凭证的需求；请求发放的空白凭证数量；已分配的招生指标及其执行情况；之前已发放的空白凭证数量，用于授予学生的空白凭证数量；因内容填写错误而需销毁的空白凭证数量；在保管和存储过程中损坏或丢失的空白凭证数量；从以前各批次到提交申请时为止未使用的剩余空白凭证数量。

2. 中等职业教育、高等职业教育、大学学位证书；硕士、博士学位证书空白凭证申请文件包括：

a) 提交申请文件人员介绍信（如直接提交）。

b) 请求发放空白凭证的公文，其中应明确：对空白凭证的需求；请求发放的空白凭证数量；已分配的招生指标及其执行情况；之前已发放的空白凭证数量，用于授予学生的空白凭证数量；因内容填写错误而需销毁的空白凭证数量；在保管和存储过程中损坏或丢失的空白凭证数量；从以前各批次到提交申请时为止未使用的剩余空白凭证数量。

c. 对于通过成人教育（边工作边学习、远程学习、指导自学）、连读教育、联合培养教育申请空白凭证的文件，还需补充以下材料：

- 申请发放空白凭证的培训过程报告。

- 招生计划审批决定（复印件）。

- 录取考生名单审批决定（无需列出每个学生的名字）。

- 预计授予毕业生的空白凭证数量。

- 授权培训的批准文件和培训合同。

3. 申请空白证明书的文件包括：

a) 提交申请文件人员介绍信（如直接提交）。

b) 请求发放空白证明书的公文，其中应明确：对空白证明书的需求；请求发放的空白证明书数量；培训任务的执行情况；之前已发放的空白证明书数量，用于授予学生的空白证明书数量；因内容填写错误而需销毁的空白证明书数量；在保管和存储过程中损坏或丢失的空白证明书数量；从以前各批次到提交申请时为止未使用的剩余空白证明书数量。

条 8. 申请空白凭证文件的提交方式

教育部受理申请空白凭证文件（以下简称“文件”）的方式如下：

1. 直接到教育部行政处空白凭证管理和发放部门提交文件。

2. 通过邮政寄送到教育部地址：北京市大教场街49号。

3. 通过传真号码04 3869 4085提交文件。

4. 通过电子邮件[email protected]提交文件。通过电子邮件接收的空白凭证申请文件仅限于由教育部信息中心提供的@moet.edu.vn域名地址发送。不接受其他域名地址发送的文件。

条 9. 接收和处理文件的程序

部办公厅负责接收、处理文件并发放空白公文纸，具体如下：

1. 直接接收文件。

a) 按照本规定第7条的规定检查所有信息是否齐全。

b) 按照规定进行来文登记流程。

c) 填写文件接收单，并注明预计结果返回日期（附件一）。

d) 按照规定办理空白公文纸发放手续（填写空白公文纸发放单、收款单、出库单）。

如果文件申请不明确或文件不符合规定要求，接收人应立即退还文件，并以书面形式指导申请人按照规定完善文件。

2. 通过邮政接收文件，在完成本条第1款a)、b)项规定的步骤后，办公厅办理空白公文纸发放手续，并向提交文件的单位发送结果通知书（附件二），通报文件已处理的结果，并统一交收和支付方式。如果文件不符合规定手续，办公厅应及时向提交文件的单位发出书面回复，说明原因并指导如何完善空白公文纸申请文件。

3. 通过电子邮件或传真接收文件，办公厅根据现行电子文件交易规定接收文件。在检查文件并完成本条第1款a)、b)项规定的步骤后，办公厅办理空白公文纸发放手续，并通过纸质或电子文件（结果通知书—附件二）附带回复通知发送到提交文件的地址，以统一交收和支付方式。在办理交收空白公文纸时，接收空白公文纸的单位必须提交“正本文件”的空白公文纸申请书。

如果文件未按现行规定完整，办公厅将通过电子文件（回复通知）或传真发送到提交文件的地址，说明原因并指导如何完善文件。

条 10. 关于申请空白公文纸注册的文件接收和处理规定

1. 正规教育申请空白公文纸的文件由办公厅审核，并按照本文件第8条、第9条的规定执行。

2. 继续教育（边工作边学习、远程学习、有指导的自学）、联合培训、合作培训申请空白公文纸的文件适用以下规定：

a) 文件申请空白公文纸的提交形式按照本文件第8条的规定执行。

b) 文件接收和处理流程：

- 在接收文件后，办公厅随同全部申请空白公文纸的文件转交给相关单位进行审核。文件转交单按照本文件所附的附件三填写。

- 审核单位将空白公文纸审核意见单及全部文件转回办公厅。空白公文纸审核意见单上必须注明空白公文纸类型（名称）和数量。如不同意，则需注明理由和修改、补充完善的文件要求。空白公文纸审核意见单按照本文件所附的附件四填写。

- 办厅收到各单位关于空白公文纸的审核意见单后，应立即发放空白公文纸。对于未获批准的文件，办公厅应向提交文件的单位发出书面通知，说明原因并提出修改、补充文件的要求。

3. 如发现申请空白公文纸的文件中有异常情况，如空白公文纸丢失或使用空白公文纸有消极迹象，办公厅应将全部文件连同文件转交单转给公文委员会常设机构进行审核或建议进行调查。

条 11. 处理档案期限

1. 对于申请发放正规教育空白凭证的档案：自收到档案之日起2（两）个工作日内完成。

2. 对于申请发放继续教育空白凭证（边工作边学习、远程学习、有指导的自学）、联合培训和合作培训的档案：自收到档案之日起5（五）个工作日内完成。

条 12. 接收空白凭证地点

1. 教育部机关，地址为越南河内市还剑区大公社49号，负责向从顺化省往北的教育机构和教育厅发放空白凭证。

2. 教育部驻胡志明市代表处，地址为胡志明市第三郡国际广场3号，负责向从岘港市往南的教育机构和教育厅发放空白凭证。

条 13. 发放空白凭证费用及管理费用

1. 发放空白凭证的费用按照财政法律规定执行，以确保发放空白凭证活动的资金需求，包括咨询、设计、审核和批准模板；生产空白凭证、印制保险标签；保管空白凭证；销毁空白凭证；审核档案并组织发放空白凭证；监督和检查。

2. 发放空白凭证费用的支付方式为现金、支票或银行转账，具体如下：

a) 现金支付：直接在教育部办公厅财务室支付，地址为越南河内市还剑区大公社49号。

b) 支票或银行转账支付：通过教育部办公厅账户接收，账户号码：140.120.600.1515，开户行：农业与农村发展银行百科分行，地址：越南河内市。

3. 教育部办公厅主任负责管理发放空白凭证的费用，包括：制定收费标准并报领导审批；建立符合规定的收支账目，确保发放空白凭证的收支符合现行财政规定；履行国家规定的纳税义务；定期每月、每季度、每年向领导和空白凭证委员会报告发放空白凭证的财务收支情况。

条 14. 办公室职责

1. 负责组织教育部机关发放空白凭证流程的实施。

2. 招聘和安排具备能力和素质的人员从事空白凭证管理和发放工作。

3. 向领导报批年度空白凭证生产计划，并在每年12月31日前组织生产空白凭证。

4. 建立空白凭证发放管理档案。执行定期检查和保管空白凭证的规定。

5. 组织和指导办公厅下属单位按规定的程序和时限发放空白凭证。

6. 严格控制已印刷的空白凭证数量；从仓库取出的空白凭证必须附有完整的收款单据和出库单，上面需有会计、仓库管理员、接收人和办公厅领导的签字。

7. 应用信息技术；建立空白凭证发放管理数据。

8. 建立空白凭证发放跟踪记录簿，记录簿需加盖骑缝章并由办公厅领导签字盖章。

9. 每月清点核对空白凭证编号（序列号）和发放凭证。

10. 向教育部驻胡志明市代表处充分通报单位名称、数量和种类的空白凭证发放许可，并提供足够的空白凭证给教育部驻胡志明市代表处，以便其向从岘港市往南的教育机构和教育厅发放空白凭证。

11. 保存和保管空白凭证发放档案。

12. 在完成空白凭证发放后，将结果发送给相关单位和空白凭证委员会常设机构。

13. 主持并与相关单位定期每年、每月或临时报告关于空白凭证的印刷、管理和发放情况；胡志明市教育部代表处的空白凭证发放情况；教育机构和教育厅接收空白凭证和发放空白凭证的情况；并向领导和空白凭证委员会常设机构汇报。

第十五条 部机关有关单位和个人的责任

1. 各司：中学教育司、高等教育司、职业教育司、继续教育司、国防教育司、民族教育司及相关部属单位有责任：

a) 与办公厅合作制定每年空白凭证（VBCC）生产计划。

b) 审核空白凭证（VBCC）申请发放的文件，确保符合第七条第二款第c项规定的手续，并在收到办公厅转交的文件之日起四个工作日内向空白凭证（VBCC）发放部门提交审核结果和意见。

c) 定期检查教育机构和教育与培训厅对空白凭证（VBCC）的管理和发放情况；

d) 与办公厅合作向部领导和空白凭证（VBCC）委员会报告空白凭证（VBCC）的发放情况以及教育机构和教育与培训厅使用空白凭证（VBCC）的情况。

2. 空白凭证（VBCC）委员会的任务是提供咨询、审核和检查空白凭证（VBCC）的发放工作，协助部长制定并执行关于条件、程序、手续、生产、贴保险标签、销毁、监督、检查、发放空白凭证（VBCC）的规定；回收、销毁空白凭证（VBCC），并与办公厅和其他相关单位共同执行本文件中的规定。

3. 根据赋予的职能和任务，部监察局、人民监察委员会、空白凭证（VBCC）委员会定期或不定期地对教育部和培训部的所有生产、收支财务、空白凭证（VBCC）发放环节进行监督检查。教育部和培训部各单位及工作人员如发现空白凭证（VBCC）发放中有错误，应及时通报教育部办公厅和空白凭证（VBCC）委员会常设机构，以便及时纠正和处理。