通知第56/2025/TT-BCA号关于人民公安普通形成的档案数字化存储的规定

通知

关于存储数字文档的规定

在人民公安中普遍形成的文档

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根据《保守国家秘密法》（第29/2018/QH14号）二〇一八年十一月十五日

根据《档案法》（第33/2024/QH15号）二〇二四年六月二十一日

根据《国务院令第2号》2025年2月18日《关于公安部职能、任务、权限和组织结构的规定》；

根据2025年2月25日国务院令第35/2025/NĐ-CP关于农业农村部职能、任务、权限和组织结构的规定； 113/2025/NĐ-CP二〇二五年 03 月g 6 政府关于《档案法》若干条款的实施细则;

根据公安部办公厅主任的建议；

公安部部长发布关于在人民公安中普遍形成的文档存储规定的通知。

第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

第一条 本通知规定了数字文档的存储、建设、管理和运行档案数据库以及人民公安中普遍形成的数字文档库。

第二条 本通知适用于各地方公安机关和个人或组织与人民公安中普遍形成的数字文档存储有关的活动。

贷款金额

在本通知中，下列术语定义如下：

第一条 文档数字化是指将物理形式的信息转换为数字格式以在电子设备上进行管理、利用和使用的过程。转换的信息将以字节和位的形式组织存储。文档数字化不会改变信息或数据内容，而是将存储形式从物理手工形式转换为数字形式。

第二条 普遍形成的数字文档存储是指以数字形式保存普遍形成的文档，旨在保持和发挥档案的价值。

第三条 电子档案是一组与特定问题、事件或对象相关的电子文档集合，形成于公安部领导、各地方公安机关及其相关部委职能范围内的指导、监督和解决问题过程中。

第四条 建立电子档案是通过应用信息技术将电子文档链接成电子档案的过程。

第五条 公安部档案数据库是公安部档案馆档案数据的集合，经过排序、管理和组织，可以通过应用程序访问、共享、开发和更新。

第六条 数字化业务包括文档的数字化、提交、保管、使用和销毁。

第七条 数字档案管理系统（简称系统）是建立的数字档案库软件系统，用于执行档案业务、发挥档案价值和管理档案资源。

第八条 数字文档档案库是物质基础设施和技术设施，用于保管和执行数字文档业务。

第九条 数字档案副本是从数字档案中完整或部分提取内容信息的打印件或提取件。

第三条 管理原则

第一条 人民公安中的数字文档活动应统一管理、指导和实施，遵守法律规定。

第二条 确保档案价值的有效利用，服务于各地方公安机关的工作目标。

第三条 确保机关、组织和个人合法接触和使用数字档案的权利。

第四条 按照档案馆、主数据的要求管理数字档案，确保档案的科学性、系统性和历史连续性。

第五条 确保档案的安全、保密、完整性及长期保存，并按照法律规定执行档案备份。

第六条 对涉及国家机密内容的数字档案的管理，依照保护国家机密和密码工作的法律规定执行。

条 4. 数字档案的价值

1. 数字档案是关于党、国家和公安部门在国家历史各个时期活动的证据。

2. 数字档案具有历史价值、法律价值和实际价值，用于研究学习，服务于国家安全保护工作，维护社会秩序和安全，打击犯罪。

条 5. 禁止的行为

1. 非法移交、提供、买卖、占有或遗失由公安部有权限机关管理的数字档案。

2. 故意损坏、伪造、篡改内容、破坏完整性；非法访问、复制、分享数字档案及其数据库；非法销毁数字档案及其数据。

3. 使用数字档案侵犯国家利益、民族利益、公共利益以及组织和个人的合法权益。

4. 保存并传输属于国家机密目录且未加密的网络上传输的数字档案。

第二章

关于数字存储的规定

条 6. 数字存储业务

数字档案存储业务必须遵守《公安部关于公安机关普遍形成的档案工作的通知》（2025年7月1日公安部第55号令）中的通用档案业务规定，并按照本章的具体规定执行。

条 7. 创建数字档案

1. 创建数字档案必须满足以下要求：

a) 由创建单位或个人验证，或有确定档案来源的因素；

b) 自创建完成到使用前确保档案的安全性和完整性；

c) 通过数字化并由有权单位或个人验证而具备可识别标志；

d) 可以完整地管理和使用。

2. 数字化档案验证权限如下：

a) 创建单位或个人；

b) 接收由创建单位或个人发送的档案的单位或个人；

c) 当前数字存储机构验证其管辖范围内的数字化档案。

3. 数字档案的数据结构应遵循《内务部关于数字档案业务的通知》（2025年5月14日内务部长第5号令）第四条的规定。

4. 数字化档案的形式、技术展示和数据结构应遵循《内务部关于数字档案业务的通知》第八条的规定。

条 8. 数据库建设与管理责任

1. 公安部办公厅负责公安部档案馆数据库的建设和管理。

2. 地方公安机关负责其管辖范围内数据库的建设和管理。

3. 地方公安机关负责管理数据库的责任包括：

a) 提出建议、组织实施政策规定、监督数据检查；

b) 执行数据管理、设计和模型化数据；管理数据集成和共享；管理数据质量；保证数据安全；管理数据库主数据；

c) 确保档案数据库正常运行，支持收集、更新、维护、开发和利用数据；

d) 执行政府《关于档案法及其他相关法律法规若干具体规定的决定》（2025年6月3日国务院第113号令）第七条的规定；

e) 制定管辖范围内数据库的操作、开发和使用制度。

条9. 登记、提交档案和资料电子存储

1. 登记提交档案和资料进入电子存储系统

单位和地方公安机关获得访问系统的账户（每个单位获得一个账户），用于登记提交档案和资料的电子存储。

2. 提交档案的结构

a) 如果单位已经实施了在系统中建立和管理档案电子存储，则执行提交档案电子存储；

b) 如果在同一个系统内提交，提交档案的数据结构按照通 tư第05/2025/TT-BNV第17条规定的AIP_hoso结构进行。

3. 提交资料的结构

a) 如果单位尚未在处理事务过程中建立和管理档案电子存储，并且系统具有确保能够链接单独资料并按主题显示的搜索功能，则执行提交档案和资料；

b) 如果在同一个系统内提交，提交资料的数据结构按照通 tư第05/2025/TT-BNV第17条规定的AIP_tailieu结构进行。

4. 提交档案和资料电子存储到现行电子存储和历史电子存储的时间

每年12月31日前，单位和地方公安机关有责任将上一年度结束且保存期限为五年以上的档案和资料提交到现行电子存储。不提交原则性档案、未完成的工作档案以及供参考的文件到现行电子存储。

每年12月31日前，现行电子存储将永久保存价值且已结束二十年的档案和资料提交到历史电子存储。各单位现行电子存储向部办公厅管理的历史电子存储提交档案和资料。省级和县级公安机关现行电子存储向省级公安机关提交档案和资料到历史电子存储。

5. 公安机关单位和地方负责人规定提交档案和资料到现行电子存储库和历史电子存储库的程序，以确保遵守法律规定并与单位系统的实际情况相适应。

条10. 系统上提交档案和资料的确认

1. 现行电子存储和历史电子存储接收提交档案请求（提交档案和资料的申请书和目录，在其中明确档案和资料的访问权限）的单位，执行以下工作：

a) 在系统上审查提交档案和资料的目录；

b) 对提交档案和资料的目录提出书面意见（如有）；

c) 在系统上确认同意或拒绝接收档案和资料，并提供具体理由。

2. 同意接收档案和资料

现行电子存储和历史电子存储与提交单位统一提交档案和资料的目录；要求提交方式；提交时间和提交档案和资料的数据结构。

3. 拒绝接收档案和资料

现行电子存储和历史电子存储拒绝接收档案和资料如果档案和资料属于以下情况之一：

a) 不符合提交到存储的档案和资料成分；

b) 声明信息不清楚或不完整；

c) 预计提交的档案和资料总容量超过系统的处理能力。在这种情况下，现行电子存储和历史电子存储制定处理方案并向提交单位通报提交计划。

条 11. 接收和处理业务档案、文件的提交

1. 档案、文件在现行数字存储和历史数字存储系统中接收和存储，包括以下信息：

a) 提交请求的注册码（如果通过系统注册）；

b) 收集单位的代码；

c) 收集单位名称；

d) 档案名称；

đ) SIP、AIP包总数；

e) 根据注册的档案、文件总数；

g) 已经批准提交的档案、文件总数（累计计算）；

h) 已经输入系统的档案、文件总数；

i) 总页数和容量；

k) 接收时间。

系统自动更新档案、文件接收状态到提交单位账户及相关账户（如有）。

2. 处理业务档案、文件的提交至现行数字存储和历史数字存储系统

a) 检查档案、文件的重复性

系统执行扫描档案、文件信息以检查重复性，并拒绝接收与同一提交中的其他档案、文件重复的档案、文件。

如果接收到的档案、文件与系统中已有的档案、文件重复，系统将显示两个档案、文件的详细目录信息，负责数字存储的军官或警官将决定是否接收每个具体的档案、文件。

检查数据包信息和档案、文件的详细描述数据；附件文件内容的详细信息；对每个档案、文件的结果：合格，不合格（说明原因）。

b) 检查内容和保存期限

负责数字存储的军官或警官审查每个档案、文件并与提交的档案、文件目录进行核对；审查档案中的每个文件。

负责数字存储的军官或警官汇总结果并完成业务处理报告，包括以下信息：建议提交的档案、文件总数；合格的档案、文件总数；不合格的档案、文件总数（说明原因）；向提交单位提出建议（如有）；向审批人提出建议；呈报审批人批准。

3. 完成提交工作

a) 在人民公安组织现行数字存储和历史数字存储的档案、文件提交时，统一制作以下记录：档案、文件接收记录；未获批准的档案、文件退回记录。

b) 统一签署记录；

c) 向管理机构报告；

d) 制作档案、文件提交过程记录。

条 12. 使用数字存储文件

1. 数字存储文件通过以下形式使用：阅读、提供副本、从数字存储文件和文件数据库中提取信息。

2. 使用数字存储文件通过单位的应用软件。

3. 数字存储文件可以生成电子格式或纸质格式的副本供用户使用。

4. 用户副本根据使用的数据包格式（DIP）从原始数字存储文件复制，以满足使用目的。

5. 用户只有在获得登录系统的账户后才能使用数字存储文件的形式。

6. 有条件访问的数字存储文件

a) 有条件访问的数字存储文件包括含有国家秘密的文件和《第113/2025/NĐ-CP号法令》规定的文件。

b) 对于不含国家秘密的数字存储文件，各省级公安机关和地方公安机关编制可有条件访问的文件清单，送公安部办公厅征求意见，报部长批准清单。

7. 开发和使用数字存储文件的权限和程序

a) 开发和使用数字存储文件的权限

公安部部长有权批准在其管辖范围内开发和使用数字存储文件的外国机关、组织和个人的要求。

地方公安机关负责人、县级公安机关负责人有权批准在其管辖范围内开发和使用数字存储文件的公安机关、组织和个人的要求。

管理数字存储文件的地方公安机关领导有权批准在其管辖范围内开发和使用数字存储文件的警察和警官的要求。

公安部办公厅主任、省级公安机关局长规定在其管辖范围内的历史数字存储文件的使用。

开发和使用含有国家秘密的数字存储文件的权限按照保护国家秘密的法律规定执行。

b) 开发和使用数字存储文件的程序如下：

第一步：在系统中查询数字存储文件的信息。

第二步：为了注册账户，军官、警官和其他非人民公安人员（以下简称用户）需申报账户信息（姓名；公民身份号码；电话号码等）。

第三步：现行数字存储或历史数字存储接收要求，审核要求并同意或拒绝每个档案、文件。向用户提供审核结果，包括以下信息：已批准的档案、文件；阅读时间（系统自动显示）；未批准或拒绝的档案、文件及其原因。数字存储文件的阅读时间不超过自批准之日起15天。

第四步：用户选择需要阅读的档案、文件并提交数字存储文件阅读请求。用户输入使用目的，在特殊情况下或优先情况下提供证据，审查阅读请求并在系统上提交。

第五步：系统根据开发请求向用户提供结果。

c) 数字存储文件副本的发放按照《第05/2025/TT-BNV号通知》第38、39、40、41、42和43条的规定执行。

条13. 数字档案价值鉴定委员会

1. 公安单位、地方的负责人成立现行数字档案管理或历史数字档案管理，决定成立数字档案价值鉴定委员会。数字档案价值鉴定委员会在完成任务后自行解散。

2. 数字档案价值鉴定委员会的任务

a) 研究并咨询公安单位、地方领导确定保管期限，选择提交上级档案的文件；审查和重新评估已失去价值的数字档案目录；在系统中执行已失去价值的数字档案检查工作；必要时可建议延长已过保管期限的数字档案的保管期限。

b) 审查并通过已失去价值的数字档案目录，向有权限的机关提出销毁决定。

3. 数字档案价值鉴定委员会的组成

a) 公安单位、地方直接保管数字档案的单位领导代表为主席。对于乡级公安机关，负责档案工作的乡级公安机关领导为该委员会主席。

b) 公安单位、地方负责数字档案工作的领导为委员。对于乡级公安机关，被指派进行数字档案工作的军官、警官为委员。

c) 被指派进行数字档案工作的军官、警官为秘书。对于乡级公安机关，如果被指派兼任人民警察数字档案工作的军官、警官是直接保管数字档案的人，则指派其他军官、警官担任秘书。

条14. 销毁已失去价值的数字档案

1. 销毁已失去价值的数字档案的决定权：公安单位、地方成立现行数字档案管理或历史数字档案管理的单位负责人或被授权的副职有权决定销毁其管辖范围内不包含国家秘密的已失去价值的数字档案。对于乡级公安机关，乡长或被授权的副乡长有权决定销毁其管辖范围内不包含国家秘密的已失去价值的数字档案。涉及包含国家秘密的数字档案的销毁决定权按照保护国家秘密的法律规定执行。

2. 销毁已失去价值的数字档案的文件包括：

a) 已失去价值的数字档案目录；

b) 成立数字档案价值鉴定委员会的决定；

c) 数字档案价值鉴定委员会会议记录；

d) 销毁已失去价值的数字档案的决定；

e) 销毁已失去价值的数字档案的记录；

f) 其他相关文件。

3. 根据有权人的销毁已失去价值的数字档案的决定，现行数字档案管理、历史数字档案管理执行系统中的已失去价值的数字档案销毁操作。

4. 系统记录整个销毁已失去价值的数字档案的过程：保存执行历史和销毁过程的数据。

5. 确保在数字档案库和其他系统之间同步一致地执行已失去价值的数字档案的销毁工作。

第三章

人民警察数字档案库

条 15 款 数字档案库形成普遍的人民公安

1. 人民公安数字档案库包括：现行数字档案库和历史数字档案库。

a) 部属单位、省级公安、乡级公安履行现行数字档案管理职能（部办公厅交由行政处；部属单位交由综合计划处或相应级别部门履行人民公安数字档案管理职能；省级公安交由参谋处；乡级公安指定兼职人员履行数字档案管理职能。乡级公安通过安全连接的计算机系统与参谋处进行数字档案业务管理）。

b) 部办公厅和省级公安履行历史数字档案管理职能（部办公厅交由行政处；省级公安交由参谋处）。

2. 人民公安数字档案库应建在各单位、地方公安机关的办公地点（如条件允许）或由公安部部长决定的行业公安数据中心。

3. 人民公安数字档案库管理系统按照第113/2025/NĐ-CP号法令第16、17、18、19、20、21、22条的规定执行。

条 16 款 人民公安数字档案库的要求

1. 人民公安数字档案库的要求按照第113/2025/NĐ-CP号法令第13条的规定执行。

2. 确保各人民公安数字档案库之间的连接、集成、互通和信息共享。系统需满足与公安部数据集成平台（LGSP）的数据连接、共享和利用要求。

3. 人民公安数字档案库规模按照第113/2025/NĐ-CP号法令第14条的规定执行。

条 17 款 主要数据确定

1. 公安部档案馆数据库的主要数据应与现行和历史数字档案的主要数据保持一致。

2. 档案主要数据包括：档案编号、标题、保存期限、访问级别（使用制度）、语言、开始时间、结束时间、关键词、档案内文件总数、页数（如有）、页码、物理状态（如有）、信息标识（如有）、可信度、原始纸质档案编号（如有）、备份副本制作制度、备份副本制作状态、备注。

3. 文件档案主要数据包括：文件唯一标识符、文件存储代码、保存期限、文件类型名称、文件编号、文件标识、日期、发布机关或个人名称、内容摘要、语言、页数、页码（如有）、信息标识、关键词、访问级别（使用制度）、可信度、签名（如有）、物理状态（如有）、处理流程（如有）、备份副本制作制度、备份副本制作状态、备注。

4. 影像/照片档案主要数据包括：文件存储代码、保存期限、分类（负片/照片）、存储编号（特殊），信息标识（如有）、事件名称、影像/照片标题、作者、拍摄地点、拍摄时间、颜色、尺寸、相关文件（如有）、访问级别（使用制度）、物理状态（如有）、备份副本制作制度、备份副本制作状态、备注。

5. 声音/视频档案主要数据包括：文件存储代码、保存期限、分类（声音/视频）、存储编号（特殊），信息标识（如有）、事件名称、声音/视频标题、作者、地点、时间、语言、时长、相关文件（如有）、访问级别（使用制度）、质量、物理状态（如有）、备份副本制作制度、备份副本制作状态、备注。

条18. 数据在数字仓库和数字仓库管理中的使用

1. 数据组成部分及数字仓库中的数据管理按照第113/2025/NĐ-CP号法令第二十三条的规定执行。

2. 数字仓库的维护保养按照第113/2025/NĐ-CP号法令第二十四条的规定执行。

3. 定期检查与报告

a) 数字仓库管理部门每半年组织一次对遵守管理、使用服务器机房规定情况的检查，并将检查结果汇总成报告纳入管理档案。

b) 检查与报告的内容按照第113/2025/NĐ-CP号法令第二十五条第二款的规定执行。

条19. 公安机关数字存储资料故障处理与恢复

1. 当发生任何导致系统中断、错误或问题的情况（以下简称“故障”）时，公安机关需确定故障原因并寻找解决方案。

2. 故障处理与数字存储资料恢复按照第05/2025/TT-BNV号通知第三十一条以及公安部关于网络故障和信息安全故障应急响应的规定执行。

第四章 实施细则

实施条款

条 20. 生效日期

本通知自2025年7月1日起生效。

条 21. 过渡规定

1. 如本通知引用的法律法规被修改、补充或替代，则适用修改、补充或替代后的法律法规。

2. 在实施机构重组、职能、任务和权限调整时，由接收相关职能、任务和权限的单位继续执行本通知规定的事项。

条22. 确保公安系统普遍形成的文件数字化活动条件

1. 用于公安系统普遍形成的文件数字化活动的资金列入国家财政年度预算，并按法律规定进行管理和使用。

2. 各地公安机关应审查并充分利用已投资的设备和软件，或者提出新的设备和软件需求以支持公安系统普遍形成的文件数字化工作。

条23. 执行责任

1. 公安部办公厅负责：

a. 建设和管理公安部普遍形成的文件数字仓库；

b. 协同相关部门组织培训，提升分配到公安系统从事文件数字化工作的军官和士官的专业技能；

c. 主导并协同相关部门协助公安部部长监督、指导、检查和督促本通知的执行。

2. 公安科技信息局负责开发适用于公安系统普遍形成的文件数字化管理软件；主导并协同相关部门指导各地公安机关设计、建设、安装符合法律规定要求的数字仓库。

3. 公安通信保密局主导并协同相关部门为各地公安机关提供并安装符合规定的传输线路和安全设备、数字签名。

4. 公安技术侦察局主导并协同相关部门检查各地公安机关数字仓库的安全性，确保符合规定。

5. 各地公安机关根据所分配的职能和任务执行公安系统普遍形成的文件数字化相关任务，并按照本通知的要求进行宣传、贯彻和实施。

在执行本通知过程中如遇困难或障碍，各地公安机关应及时向公安部（通过公安部办公厅）反映，以便获得指导和解决。/