决定第63/QĐ-NH2号发布关于国家银行会计凭证保管的规定

决定

颁布“会计凭证保管规定”的国家银行

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国家银行行长

根据1990年5月23日颁布的《国家银行法》；

根据1988年5月10日颁布的会计和统计条例；

根据一九八二年十二月三十日颁布的《国家档案保护法令》；

根据一九九三年三月二日政府第15/CP号法令关于部和相当于部级机关的任务、权限和责任；

根据国家银行会计财务司司长的建议。

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 现根据本决定颁布“国家银行会计凭证保管规定”。

条2：本决定自签发之日起十五日后生效。其他文件中与本决定相抵触的有关国家银行会计凭证保管的规定同时废止。

条3：总行办公室主任、会计财务司司长、国家银行信息中心主任、各司长、总行直属单位负责人、各省（市）分行行长负责执行本决定。

第一章 会计凭证的排列和装订

条1 每日，国家银行的会计凭证在记账入账并与各会计科目核对无误后，必须及时完整地收集（包括记账凭证和原始凭证及其附件），并按要求排列装订成册，确保“凭证日记簿”的牢固、整洁，以便存档。

凭证日记簿应按日单独装订成册，其排列、装订和保管应符合以下要求：- 保证凭证齐全；- 保障国家财产安全；- 方便查阅；- 符合会计核算程序；- 便于到期销毁。

条2 国家银行需要保管和存档的会计凭证包括：

- 纸质凭证：汇总表、现金日记账、内部凭证、外部凭证（包括附带的文件）。- 磁带、磁盘、微缩胶片和其他存储会计凭证数据的信息载体。

条3 会计凭证的保存期限分为两类：

- 永久保存。- 有期限保存。国家银行会计凭证的保存期限由国家银行行长规定。

条4 已经记账的会计凭证必须全部移交给负责凭证保管手续的人员。接收凭证时，负责凭证保管手续的人员必须再次检查当日的所有凭证，并确保收集齐全当日所有产生的凭证（包括记账凭证和原始凭证及其附件），并处理：

1- 按照国家银行会计凭证的保存期限进行分类

1.1 永久保存类：涉及国家银行长期活动的重要凭证，如：- 用于制定与国家资产相关的会计凭证的基础文件，例如：+ 关于没收、征购、暂存、暂扣金银外汇的凭证（包括收入、支出、决定等）。+ 与发行和流通账户相关的凭证（政府决定、供应资金决定、行长关于动用储备金的决定等）。+ 国内和国外债务结算的凭证。+ 与“根据政府命令调拨外汇”、“指定用途发行”相关的法律凭证。+ 国家银行长期借款和外债的相关文件。- 与银行自身资产或国家分配给银行用于基本建设、购买大型固定资产的资产相关的凭证，例如：+ 单位解散、分立或合并时的资产交接文件。+ 基础建设和固定资产采购相关的凭证，如办公场所、住房、仓库、土地等文件（土地文件、上述工程的设计施工图等）永久保存。

1.2 - 有期限保存类，包括：- 长期保存：从产生到结束需经过一定保存时间且在审查、查询、调查等方面必要的凭证，例如：+ 超过标准收入的收据、以前国库的存款证明等。+ 基础建设和固定资产采购相关的凭证（汽车、计算机等）。+ 诉讼案件相关的凭证。+ 与银行会计核算工作相关的其他重要文件。+ 政府与外国签订的贷款和援助支付协议的凭证。+ 与销毁货币相关的凭证（销毁结果确认书等）。- 短期保存：每日产生的与银行日常收入、费用及其他项目相关的凭证（除长期和永久保存的凭证外），例如：+ 商品名称报告；+ 凭证日记；+ 资产清理记录等。2- 长期和永久保存凭证的组织方式：- 将上述具有长期或永久保存期限的重要凭证复印一份（包括记账凭证和原始凭证）：+ 复印件装订在凭证日记簿中保存，在复印件上须有会计科长和负责凭证保管手续人员确认与原件一致的签名。+ 原件存放在单独的文件夹中，以便经常查阅和处理。该文件夹按照规定的长期或永久期限保存。+ 各银行须设立专门的登记簿来管理这些凭证的使用情况。

条 5. 会计凭证的装订顺序：

- 在装订成记账凭证册之前，凭证必须按照交易对的顺序排列（按计算机输入方式排序），具体如下：第一对——现金和支票支付凭证；第二对——联行支付凭证；第三对——清算支付凭证；第四对——内部收支凭证；第五对——业务交易凭证；第六对——调整凭证；第九对——表外凭证。每一对中应包括“该对产生的凭证清单”，并附上按当日交易顺序排列的凭证。原始凭证（授权书、介绍信、清单、决定、记录等）应与记账凭证一起装订。如果一天内产生一张凭证，则每一对也应有当天产生的凭证清单（现金凭证清单附凭证，联行凭证清单附凭证等）。记账凭证册应按以下顺序排列：+ 各对凭证汇总清单；+ 现金日记（现金凭证上的现金日记，支票支付凭证上的支票支付日记）；+ 每对凭证及其当天产生的凭证清单。

条 6. 装订记账凭证。

- 经过上述顺序排列后，负责保管凭证的员工应将记账凭证按日装订成册，确保牢固整齐。记账凭证册的封面应有硬壳和保护带，并注明以下内容：+ 银行名称：……+ 凭证对：……+ 存档编号：……+ 保存期限：……到期日：……+ 册数：……/当日总册数：……+ 年……月……日……+ 本记账凭证册包含……张凭证（已编号从01到……），装订人及凭证编号（签名并写明姓名）。若当日凭证数量较多，可按对（按上述规定）分册装订。每册封面上应注明凭证对类型、标识、各册顺序号及当日总册数；例如，当日有四册，每册顺序号为：第1册/4日……，第2册/4……对于每日凭证数量较少的情况，可以将几天（三或五天）的凭证合订成一册，但不同日期之间应有分隔页，封面上应明确标注凭证集……日……（从……号到……号）至……日……（从……号到……号），每册只编一个序号（从01开始）。对于重要凭证（长期或永久保存期限），原件应单独存档。月底时，负责凭证保管手续的员工应编制一份清单（按不同保存期限分别列出）当月产生的所有重要凭证，在清单上应注明：产生日期……月……年……；业务类型……；凭证类型……；保存期限……，然后将具有相同保存期限的所有凭证收集起来，按时间顺序装订成册，每个保存期限装订成一册并附上清单，例如：永久保存凭证册；长期保存凭证册……，每册内的凭证按产生时间顺序排列。

条 7. 所有文件集（包括每对文件的汇总表、每对产生的文件明细表、记账凭证、原始文件等）必须连续编号，编号从01开始。存档文件的编号必须使用蓝色或黑色钢笔或墨水统一写在每份文件右上角。

条 2. 本决定自签署之日起15日后生效。与本决定相冲突的其他文件中关于保管会计文件的规定均失效。

第二章. 国家银行会计文件的保管：

条 8. 对于正在调查、审计或查询中的长期或永久保存的文件，即使已到移交档案库的时间，仍可在会计部门继续保存和保管，直到这些文件完成调查、审计或查询后立即移交给档案库。

条 9. 每月的日记文件集，在封存后应保存在会计部门，并且最迟应在年度决算批准后的一个月内移交给档案库。

1- 当会计部门将会计文件移交给档案管理员保管时，必须收集当月的所有会计文件并按保管期限分类，会计资料按照时间顺序（每月日期顺序）打包成捆（或包、箱或盒），并按规定密封。每个装有存档文件的捆（或包、箱或盒）上必须清楚标明：+ 单位名称……+ 当月总文件数（捆或包、箱、盒）……+ 文件月份……年份……+ 存档编号……+ 保管期限……+ 密封人（打包人）签名并注明姓名。2- 会计部门与档案管理员之间交接存档文件时，必须以已密封的捆（或包、箱或盒）为单位进行，并且必须有交接文件登记簿（由档案管理员和会计部门双方签字确认），并附有交接清单，严格按照规定的保管制度办理。

条 10.- 档案库必须配备存放和保护文件所需的设备，如柜子、架子、防火灭火工具、防虫蛀、潮湿、鼠咬、损坏丢失等措施，并安排专门的档案管理员负责。如果尚未建立档案库或现有档案库空间不足，则必须将会计文件存放在带锁的柜子或箱子中，并放置在其他仓库区域，档案管理员负责保管所有存放在柜子或箱子中的文件。

* 对文件的责任：- 对于存放在会计部门的文件：负责办理文件保管手续的人员应对文件的完整、安全、无缺损、丢失、损坏、涂改或火灾负责，并且未经会计部门负责人同意，不得允许任何人查看或借用。- 会计部门负责人应对文件的合法性、数量与已封存（或已锁）的文件捆（或包、箱、盒）上的记录相符负责。- 档案管理员应对以下情况负责：+ 在文件捆（或包、箱、盒）被拆封（或锁被破坏）的情况下，文件出现短缺、丢失、损坏、篡改或擦除；或者在交接过程中，封条完好但不是原封条的情况。+ 文件因潮湿、虫蛀、鼠咬或火灾而损坏。+ 整个文件捆（或包、箱、盒）丢失。+ 其他由于档案管理员疏忽导致文件丢失或损坏的情况。

条 11. - 检查和提供会计数据、资料以供核对、审查、查询、鉴定和复制等事项在各银行的执行应遵循国家和中央银行的规定。

- 在审查、鉴定、复制等相关凭证和会计资料的过程中，必须有保管员、会计部门负责人或经行长或会计部门负责人书面授权的人员进行监督。查询、核对、鉴定、审查或复制存储的凭证和资料只能在银行规定的地点进行。原始凭证必须保持完整，不得将原始凭证带出规定地点。- 在调查、审查或复制原始凭证过程中，如果任何人损坏、丢失或篡改原始凭证，则持有凭证的单位必须制作记录，明确责任并根据法律规定进行行政处理或其他处理。- 经过审查、鉴定或复制后的会计凭证必须放回原处，并在保管员见证下按规定封存。此操作需由行长、会计部门负责人或经行长或会计部门负责人书面授权的人员监督。- 所有凭证的遗失或丢失情况都必须向主管领导和会计部门负责人报告，以便及时采取措施。

条 3. 中央银行行长办公室主任、会计财务处处长、银行信息中心总经理、直属中央银行各部门负责人、省市级分行行长负责执行本决定。

中央银行关于保存会计凭证的规定（根据1997年3月23日中央银行行长第63/QĐ-NH2号决定发布）

第三章. 实施条款：

条 12. 会计财务处处长负责指导并与总稽核处处长合作检查本决定的执行情况。

各级中央银行主管和会计部门负责人负责在其单位内指导和检查本决定的执行情况。

条 13. 对本规定内容的任何修改或补充由中央银行行长决定。