决定第7176/QĐ-BGDĐT号发布关于教育部和职业教育机构颁发文凭证书副本程序的规定

决定

颁布关于在教育部机关发放文凭、证书空白纸张程序的规定

在教育部机关

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教育部部长

 

根据越南政府二〇〇二年十一月五日第86/2002/NĐ-CP号法令关于部委和相当于部级机构的职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据越南政府二〇〇三年七月十八日第85/2003/NĐ-CP号法令关于教育部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据越南教育与培训部二〇〇七年六月二十日第33/2007/QĐ-BGDĐT号决定关于颁布国民教育系统文凭、证书制度的规定；

根据办公厅主任和法制司司长的建议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带颁布关于在教育部机关发放文凭、证书空白纸张程序的规定。

条 2. 本决定自签发之日起生效，此前与此决定相抵触的规定一律废止。

条 3. 办公厅主任、法制司司长、属于教育部的相关单位负责人、文凭证书委员会主席；相关组织和个人负责执行本决定。

规定

关于发放文凭、证书空白纸张的程序

在教育部机关

（附录于越南教育与培训部部长二〇〇七年十一月九日第7176/QĐ-BGDĐT号决定）

2007年11月9日教育部部长令)

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第一条 调整范围

本文件规定了在教育部机关发放文凭、证书空白纸张的程序，包括生产、贴保险标签、保管、销毁、档案、处理档案以及发放文凭、证书空白纸张（以下简称VBCC）。

第二条 文凭、证书空白纸张的生产

根据由计划财务司、大学与研究生院司、专业教育司、中学教育司、继续教育司、国防教育司提供的年度招生指标和各教育机构、省市教育与培训部门申报的文凭、证书空白纸张数量，教育部办公厅负责制定各类文凭、证书空白纸张的生产计划，并在有文凭证书委员会审定后报领导批准；管理文凭、证书空白纸张的生产。

第三条 文凭、证书空白纸张的贴保险标签

一、文凭、证书空白纸张的保险标签按照统一模板设计并由国家许可的印刷厂印制。每年印制的保险标签数量必须与已批准的文凭、证书空白纸张生产计划中的数量相对应。

二、教育部办公厅负责印制文凭、证书空白纸张的保险标签，为每张文凭、证书空白纸张贴上保险标签并编号。

第四条 文凭、证书空白纸张的保管

一、用于保管文凭、证书空白纸张的物质设施和设备

a) 文凭、证书空白纸张保管区域是存放和保存文凭、证书空白纸张的地方。文凭、证书空白纸张保管区域必须有足够的面积并满足环境和安全要求；

b) 用于保管文凭、证书空白纸张的设备和工具包括：柜子、保险箱、架子、书架、桌椅、空调、除湿机、吸尘器、通风扇、火灾报警设备、灭火器、防潮防霉药物和其他有害生物防治药物。

二、定期检查文凭、证书空白纸张的保管情况

a) 每周和每月，办公厅领导检查保管区域的卫生和安全状况；

b) 每季度，文凭证书委员会常设机构检查文凭、证书空白纸张的质量和保管状况，并向分管副部长报告保管情况；

c) 每季度和每年，办公厅负责喷洒杀虫剂和保养用于保管文凭、证书空白纸张的设备。

条 5. 销毁空白凭证 VBCC

1. 在印刷过程中出现错误、损坏，或者因发布新样本或其他原因不再使用的VBCC空白凭证必须销毁。

2. 销毁VBCC空白凭证需成立销毁VBCC空白凭证委员会。该委员会成员包括VBCC委员会代表、办公室、监察部门、法制司以及负责直接印刷VBCC空白凭证的单位。

3. VBCC委员会主席提议销毁VBCC空白凭证委员会成员名单，并提交领导机关决定。

4. 销毁VBCC空白凭证时必须制作记录，详细记载销毁委员会成员、销毁原因、被销毁的空白凭证数量和类型、销毁日期和地点、销毁程序及结果。销毁记录必须有所有销毁委员会成员的签名，并存档于空白凭证管理档案中。

条 6. 接收申请空白凭证文本的程序

1. 教育机构或教育行政部门如有需要，可直接提交申请空白凭证的文本，或通过邮政寄送至教育部办公厅行政处负责接收和处理空白凭证的部门。

2. 对于直接提交的文本，教育部办公厅负责检查文件，如文件符合本规定第八条的要求，则登记并发放受理单（见附件1）。如文件不符合要求，则立即告知并退还申请人。

3. 对于通过邮政或单一窗口提交的文件，办公厅负责检查文件，如文件符合本规定第八条的要求，则进行登记处理；如文件不完整，则应将通知单（见附件2）连同文件转交办公厅行政处退还申请人。

条 7. 处理文件

1. 收到文件当天，如文件符合本规定第八条的要求，办公厅单一窗口应立即将文件转交至：高中教育司（初中毕业证书或高中毕业证书申请）、职业教育司（职业中专毕业证书申请）、大学与研究生教育司（大专、本科、硕士、博士毕业证书申请）、继续教育司（继续教育空白凭证申请）、国防教育司（国防教育证书申请）。

2. 自收到文件之日起两个工作日内，大学与研究生教育司、职业教育司、高中教育司、继续教育司、国防教育司应对文件进行审核，填写关于发放空白凭证的意见表（见附件3），并将全部文件转交办公厅单一窗口。意见表上应明确表示是否同意发放空白凭证，不同意则需说明理由或提出修改补充文件的要求。

3. 收到大学与研究生教育司、职业教育司、高中教育司、继续教育司、国防教育司的意见表后，办公厅应立即根据意见表上的数量和类型发放空白凭证，或通知申请人不予发放空白凭证或要求修改补充文件。

条8. 提交申请制作毕业证书原版的要求

1. 初中、高中毕业证书原版申请材料包括：（如直接提交）介绍申请人提交材料的信函；申请制作证书原版的公文，其中应明确所需数量和类型；招生指标决定书；录取分数线记录及录取学生名单决定书；以前已发放的初中、高中毕业证书原版使用情况报告。

2. 中专、大专、大学、硕士毕业证书原版申请材料包括：（如直接提交）介绍申请人提交材料的信函；申请制作证书原版的公文，其中应明确所需数量和类型；招生指标决定书；录取分数线记录及录取学生名单决定书；以前已发放的中专、大专、大学、硕士毕业证书原版使用情况报告。

对于申请制作继续教育大专、大学毕业证书原版的材料，需补充教育部批准或同意培训的文件；按照继续教育方式进行培训的合同。

3. 博士学位证书原版申请材料包括：（如直接提交）介绍申请人提交材料的信函；申请制作证书原版的公文，其中应明确所需数量；招收博士生指标决定书及录取博士生名单；符合博士培养规定的博士论文答辩材料；以前已发放的博士学位证书原版使用情况报告。

4. 证书原版申请材料包括：（如直接提交）介绍申请人提交材料的信函；申请制作证书原版的公文，其中应明确所需数量和类型；考试结果确认决定书；毕业生名单；以前已发放的证书原版使用情况报告。

条9. 补发毕业证书原版

1. 因损坏、书写错误等原因需要补发毕业证书原版的单位，可直接提交补发申请材料或通过邮政寄送至一站式服务窗口。材料包括：

a) 补发毕业证书原版申请公文。公文中应明确所需数量、类型及补发原因；

b) 毕业证书原版销毁记录。记录中应明确销毁的数量、编号、类型、原因，并由单位领导签字确认。

2. 收到材料后，一站式服务窗口负责审核材料，并与部内相关单位合作，按本规定第七条程序补发毕业证书原版。

3. 如发现补发申请中有异常情况，如证书原版丢失或有不当使用迹象，则办公室将材料转交证书委员会常设机构进行审查或建议进行调查。

条 10. 接收空白凭证VBCC地点

1. 教育机构、从顺化省往北的教育和培训部门在教育部总部领取空白凭证VBCC，地址为越南河内市还剑区大公社49号。

2. 教育机构、从岘港市往南的教育和培训部门在教育部驻胡志明市代表处领取空白证书和证明书，地址为越南胡志明市第三郡国际广场3号。

条 11. 空白凭证VBCC发放费用及管理发放费用 和管理发放费用

1. 空白凭证VBCC的发放费用按照财政法律规定执行，以确保空白凭证VBCC发放活动的顺利进行，包括：咨询、设计、审查和批准样本；生产空白凭证、印制防伪标签；保管空白凭证；销毁空白凭证；审查文件并组织发放空白凭证VBCC；监督和检查。

2. 获得空白凭证VBCC的单位负责按照规定以现金、支票或转账方式支付空白凭证VBCC的发放费用：

a) 对于现金支付：直接在总部的一个办公点支付，地址为越南河内市还剑区大公社49号；

b) 对于支票或转账支付：寄至教育部总部账户，账号：140.120.640.1515，农业与农村发展银行百科分行，越南河内市。

3. 教育部办公厅主任负责管理空白凭证VBCC的发放费用，包括：制定收费标准并报领导审批；建立空白凭证VBCC生产和发放的收支账簿，确保按财务原则执行收支工作；履行国家规定的税收义务；定期每月、每季度、每年向领导和证书委员会报告空白凭证VBCC生产和发放的财务收支情况。

条 12. 办公室职责

1. 在每年12月20日前将生产空白凭证VBCC的计划提交领导审批。

2. 管理空白凭证的生产、贴标和建立空白凭证发放管理档案。

3. 组织和指导办公室下属单位与相关单位合作，按照规定程序发放空白凭证VBCC，并确保符合第六条和第七条的规定期限。

4. 严格控制已印刷的空白凭证数量；从仓库取出的空白凭证VBCC必须有完整的收款单、出库单，且需会计、仓库管理员、接收人和办公室领导签字确认。

5. 建立详细记录空白凭证VBCC发放情况的账簿，账簿需加盖骑缝章并由办公室领导签字盖章。

6. 每月核对空白凭证VBCC的序列号和发放单据，向证书委员会常设机构报告核对结果。

7. 详细跟踪空白凭证VBCC的发放情况，及时向证书委员会报告并请求领导指示。

8. 向教育部驻胡志明市代表处提供完整单位名称、数量、种类的空白凭证发放许可信息，并确保向教育部驻胡志明市代表处充分供应空白凭证VBCC，以便其向从岘港市往南的教育机构、教育和培训部门发放空白凭证VBCC。

9. 保存和保管空白凭证发放档案。

10. 主持并与相关单位合作，向领导和证书委员会报告空白凭证VBCC的生产、发放情况；教育部驻胡志明市代表处的空白凭证发放情况；教育机构、教育和培训部门使用空白凭证的情况。

条13. 部门内相关单位和个人的责任

1. 大学与研究生院司、中学教育司、职业教育司、继续教育司、国防教育司负责：

a) 与办公厅合作制定年度VBCC坯件生产计划；

b) 对教育机构和教育与培训部门提出的VBCC坯件申请数量和种类提供准确意见，符合已批准的招生指标；

c) 按规定期限审定申请发放VBCC坯件和补充发放VBCC坯件的申请材料；

d) 与办公厅配合向部领导和VBCC委员会报告发放VBCC坯件的情况以及教育机构和教育与培训部门使用VBCC坯件的情况。

2. VBCC委员会的任务是就VBCC提供咨询和审查，协助部长制定并实施关于条件、程序、手续、生产、贴保险标签、销毁、监督、检查、发放VBCC坯件的规定；回收、销毁VBCC，并与教育部办公厅及相关单位执行本文件中的规定。

3. 根据所分配的职能和任务，部监察局、人民监察委员会、VBCC委员会定期或不定期对教育部及其所属机构的所有生产、收支财务、发放VBCC坯件环节进行监督检查。教育部及其所属机构的公务员如发现发放VBCC坯件有错误，应及时通报教育部办公厅和VBCC委员会常设机构，以便及时帮助部领导纠正和处理。