通函第91/2012/TT-BQP发布关于军队文书、档案和资料保密工作的规定

通知

B实施规定 关于军队文书、档案和资料保密工作的规定

_______________________

根据无效字符，请提供有效文本进行翻译。 根据二〇〇八年六月三日颁布的《法规制定法》；

根据2011年《档案法》；

根据二〇〇〇年国家机密保护条例；

根据二〇〇四年四月八日关于文书工作的第110/2004/NĐ-CP号法令；二〇一〇年二月八日关于修改和补充二〇〇四年四月八日关于文书工作的第110/2004/NĐ-CP号法令的第9/2010/NĐ-CP号法令；

根据2008年9月16日国务院第104号令《关于国防职能、任务、权限及组织结构的规定》；

考虑国防部办公厅主任的意见；

国防部部长发布本通知，公布关于军队文书、档案和资料保密工作的规定，

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本通知附带公布“关于军队文书、档案和资料保密工作的规定”。

条 2. 本通知自签署之日起四十五日后生效，并取代以下文件：

1. 一九八一年一月十九日国防部部长第15/QĐ-QP号决定发布的文书工作章程；

2. 二〇〇〇年八月四日国防部部长第1602/QĐ-BQP号决定发布的资料保密保护规定；

3. 二〇〇五年十二月二十日国防部部长第206/2005/QĐ-BQP号决定发布的行政公文制定和管理规定的第一章、第四章、第五章和第六章；

4. 二〇〇八年九月九日国防部部长第127/2008/QĐ-BQP号决定发布的档案管理工作规定；

5. 二〇〇八年十二月十五日国防部部长第162/2008/QĐ-BQP号决定发布的印章管理和使用规定。

条 3. 总参谋长、各总署主任、各机关和单位指挥官负责执行本通知。

国防部办公厅主任负责组织执行本通知。/

规则

关于军队文书、档案和资料保密工作

（二〇一二年七月二十六日国防部第91/2012/TT-BQP号通知发布）

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章 I.

总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 调整范围

本规定对军队文书、档案和资料保密工作的内容管理和业务活动作出规定：

1. 文书工作：起草和发布文件；管理来往文件；建立和编制文件目录；管理和使用印章。

2. 档案工作：收集文件；整理、确定价值、统计、检查和保管文件。

3. 资料保密工作：确定密级、降密、解密资料；编制秘密目录；管理秘密资料；信息技术设备数据保密；与外国合作伙伴的信息保密。

第二条 适用对象

本规定适用于各机关、单位、各党组织、青年团、国防工会、妇女会、各企业、协会（以下简称各机关、单位）以及与军队文书、档案和资料保密工作有关的个人。

条3. 术语解释

在本规定中，下列术语具有如下含义：

1. 行政文件是指机关、单位为管理、指挥、处理法定职责范围内的事务而发布的文件。

2. 专业文件反映特定专业的内容，如：政治工作；作战；训练；军事外交；科学技术；基本建设；经济；财政会计；司法；保险医疗。

3. 文件是机关、单位和个人在活动中形成的载有信息的物品。

文件包括：文件、项目、设计图、地图、研究作品、账簿、统计表；胶片正负片；录音录像磁带；电子文件；文学艺术手稿；工作日记、回忆录、笔迹、手写文件；绘画或印刷品；出版物和其他载有信息的物品。

4. 收到文件是指其他机关、单位和个人发送来的文件。

5. 发出文件是指机关、单位发布的文件。

6. 文件草稿是在起草文件过程中形成的书面或打印版本。

7. 文件正本是指完整反映文件内容和格式，由机关、单位、组织发布并由有权人直接签字的文件。

8. 文件副本是指完整反映文件内容和格式，由机关、单位、组织发布的文件。

9. 正本复印件是指完全准确地复制文件内容并按照规定格式呈现的副本。正本复印件必须从原件或正本制作。

10. 副本摘录是指完全准确地复制文件部分内容并按照规定格式呈现的副本。副本摘录必须从正本制作。

11. 签署保证（签署确认）是指对文件内容、格式和技术呈现方式的保证性签名。

12. 建立文件是指将形成于跟踪和解决事务过程中的文件按一定原则和方法集合并排序成文件的过程。

13. 文件目录是指每年需要建立的文件清单。

14. 档案文件是指为了实际操作、科学研究和历史研究而选择保存的具有价值的文件。

档案文件包括：原件、正本；如果不再有原件、正本，则用合法的副本代替。

15. 传统档案文件是指纸质、胶片、照片、录音录像带等文件。

16. 电子档案文件是指以数据消息形式创建，在机关、单位和个人的活动中形成，被选作保存或从其他载有信息的物品上数字化的数据消息。

17. 传统档案材料是指纸质、胶片、照片、录音带、录像带等材料。

18. 电子档案材料是指以数据电文形式生成，在机关、单位和个人的活动中形成，被选择用于保存或者是从其他存储介质上的档案材料数字化的数据电文。

19. 电子文件档案是指围绕某一问题、事件或具体对象，在机构、单位和个人履行职能和任务过程中形成的相互关联的电子文件集合。

20. 建立电子文件档案是指运用信息技术手段，将机构、单位、组织和个人在履行职能和任务过程中形成的电子文件连接成档案的过程。

档案库是指机构、单位、组织或个人在其活动过程中形成的所有档案资料。

机关档案管理是指对机关、单位档案进行管理的组织行为。

当前保管是指机关、单位对其文件进行有限期保管的地方。

专用保管是指按照国家规定的标准建设的用于保管文件的地方。

秘密是指关于案件、事项、文件、物品、地点、时间、言论等涉及军事和国防领域的重要内容，泄露后会对国家和军队的国防和军事工作造成危害的信息。

秘密目录是指由有权机关决定的机构、单位所拥有的绝密、机密、秘密信息清单。

确定密级是指根据机构、单位的秘密目录，结合文件泄露的危害程度和传播范围，确定每份文件或资料的密级。

降密是指改变之前已确定的文件或资料的密级。

解密是指取消之前已确定的文件或资料的密级。

章 二.

文书工作

第一节 文件起草与A发布

第四条 文件形式

1. 法规性文件包括：法律、条例、决议、法令、决定、通知、联合通知。

2. 行政文件包括：决议、决定、指示、章程、规定、通报、指南、计划、项目、提案、方案、合同、报告、会议记录、行政公文、备忘录、承诺书、协议书、证书、授权书、工作证、介绍信、休假证明、邀请函、委托书、收据、送件单、呈批单、处理文件单（适用于简单事务）、处理事务呈批单、转办单、报知单、公务信函。

3. 专业文件包括：命令、指令、决心书、图表、图纸、业务表格、文凭、证书、卡。

4. 党的文件包括：政治纲领、党章、战略、决议、决定、指示、结论、章程、规定、通告、指南、通报、声明、呼吁、报告、规划、计划、项目、提案、公文、会议记录、介绍信、证书、通行票、休假证明、送件单。

5. 青年团、工会、妇女组织的文件包括：决议、决定、章程、报告、计划、公文、会议记录。

条 5. 文本的格式和制作技术

1. 法规性文件和行政文件的格式和制作技术按照国防部长的规定执行。

2. 属于国防部职权范围内的专业文件的格式和制作技术由该部主要部门起草，与国防部办公厅统一后，报请国防部部长审定。

3. 党的文本的格式和制作技术按照中央军委办公厅的指导进行。

4. 青年团、妇女会、工会的文本的格式和制作技术由军队青年局、军队妇女局和国防工会起草，与国防部办公厅统一后，由总政治部主任发布。

条 6. 草拟协定；，手续||文本程序期n 草拟文本

根据工作的性质和内容，机关或单位负责人可以指派集体或个人草拟或主持草拟文本，按以下程序进行：

1. 确定形式、内容、密级、紧急程度和公布范围；

2. 收集相关资料，处理与草拟内容有关的信息；

3. 组织草拟文本；

4. 组织征求相关部门和个人的意见（涉及相关内容时）；

5. 研究并采纳意见以完善草稿；

6. 检查并审核法律性和格式、制作技术；

7. 提交有权限的领导审查并签署发布。

条 7. 审核草稿，修改补充草稿

1. 文本草稿必须由有权签署文本的人审核。签署人必须仔细检查内容，并决定文本的密级、紧急程度（如有）和公布范围。

2. 修改或补充已审核的文本草稿，必须报告审核人审定。

条 8. 打字复印

1. 接收草稿和材料进行打字复印的人必须在《打字复印登记簿》（附录I表08）上登记；严格按照已审核的内容和规定的格式、制作技术进行打字。如发现草稿中有错误或不清楚的地方，必须向起草单位或个人或审核人询问；

2. 已完成打字复印的文本草稿和材料必须交给要求者，接收人必须在《打字复印登记簿》上签字确认。

3. 必须严格保密文本和材料的内容；按照已批准的数量和时间协议进行打字复印。

条 9. 在提交签署前检查文本

1. 单位指挥员或文本起草人必须检查内容的合法性、保证签字并对其内容负责。

2. 办公室主任或行政科长（无办公室的单位）、受委托负责（文书工作）的人必须检查格式和制作技术、保证签字并对其格式和制作技术负责。

条 10. 签署文本的权限

1. 实行首长负责制的机关或单位：

a) 机关或单位的指挥员有权签署所有发布的文本。指挥员可以授权副职签署其分管领域的文本以及部分属于指挥员权限的文本，副职代签需对指挥员和法律负责。

b) 各机关或单位的政治委员或政治处主任有权签署关于党的工作和政治工作的文本。政治委员或政治处主任可以授权副职签署其分管领域的文本，副职代签需对政治委员或政治处主任和法律负责。

c) 各机关或单位的指挥员或政治委员或政治处主任可以授权下属单位指挥员代签授权书（AUQ.）或命令书（OD.）的部分文本。代签授权书或命令书的具体规定应在机关或单位的工作制度或文书工作规定中明确。被授权代签的人不得再转授权他人签署。代签授权书（或命令书）应按照授权机关或单位的格式并加盖其印章。

2. 实行集体负责制的机关或单位：机关或单位的领导代表集体签署发布的文本，副职和其他担任领导职务的成员可代表集体签署授权的文本和其分管领域的文本。

3. 签署文本的人必须在其权限范围内签署并对其签署的文本负责。文本中的签名必须与已登记的签名样本一致；不得使用铅笔、红色墨水或其他易褪色的墨水签署文本。

条11. 复制文本

1. 复制形式：正本复制件，副本和摘录复制件。

2. 复制文本格式包括：复制机关、单位名称；复制件编号和代号；复制地点和日期；有权人职务、姓名及签名；复制机关、单位印章；收件人。复制件编号单独编制并登记入《复制打印登记簿》（样式08，附录I）。

3. 复制文本必须由机关、单位指挥或被授权人决定。复制“绝密”文本须经发文机关、单位书面同意。复制件应与原件一样进行登记管理。

4. 符合本条第2款规定的全部格式要素的复制文本具有与原件相同的法律效力。

节2. 发出文本管理

条12. 发出文本管理程序

1. 检查、登记和盖章文本。

2. 转发和跟踪发出文本。

3. 存档和修正发出文本。

条13. 检查、登记和盖章文本

1. 所有由机关、单位发布的文本必须提交文秘部门进行登记和管理。

2. 文秘部门负责最后一次检查文本的格式和技术展示以发现错误并向起草单位或个人通报修改，然后才能发布。

3. 记录文本编号和发布时间。

4. 登记入《发出文本登记簿》（样式05，附录I）或根据《发出文本信息登录表》（样式06，附录I）输入计算机数据库。

5. 在文本上加盖机关、单位印章以及密级和紧急程度印章（如有）。

条14. 转发和跟踪发出文本

1. 已登记并盖章的文本应在当天或最迟在下一个工作日内发送。定时和紧急文本应优先发送；无密级的发出文本可以通过传真或安全网络传送。

2. 发送文本程序

a) 直接发送的文本，接收人在《发出文本登记簿》上签字确认；

b) 间接发送的文本应放入信封密封，并在《转发文本登记簿》（样式07，附录I）上登记和签字确认。对于含有“极密”、“绝密”内容或重要事项的文本，需附带《发送单》（样式17，附录I）；

c) 信封发送程序：信封外写明发送机关名称、文本编号和接收机关名称。装有密级或紧急程度文本的信封应加盖相应级别的密级和紧急程度印章；

d) 发送密级文本按照本规则第六十八条第二款的规定执行。

3. 文本仅发送给有责任处理的机关、单位和个人。如为其他目的发送，例如：“供报告”，“供协调”，“供知悉”，则应在文本末尾的收件人部分明确注明发送目的。

4. 发送文本遵循直接发送原则。特殊情况需要越级发送时，同时向直接上级报告或直接下级知悉。

5. 发送到无权处理的机关、单位的文本，收件方有权退回。

6. 发送文本的工作人员负责跟踪文本发送情况，并及时处理丢失或延误的情况。

条 15. 文本发出的保存和更正

1. 每份发出的文本必须保存两份，原件存于文书部门，正本存于起草单位；原件须加盖印章并按登记顺序排列。

2. 更正文本

a) 内容错误的文本必须由发布该文本的机关或单位以同等形式的文本进行更正。

b) 形式和展示技术错误的文本，则由办公室主任或行政科长（或局长）代表发布该文本的机关或单位进行更正。

节 3. 收到文本的管理

条 16. 收到文本的管理程序

1. 接收来文。

2. 登记来文。

3. 呈送、移交来文。

4. 处理收到的文本。

5. 监督、催促和检查处理收到文本的情况。

6. 处理收到文本的时间期限。

条 17. 接收收到的文本

1. 从任何来源发送给机关或单位的所有文件、文本、申请书、信件都必须转交文书部门登记和管理。接收时应核对信封上的编号与登记簿或转交单上的编号，并签字确认；如发现缺少或信封不完整，或到达时间晚于信封上注明的时间，应制作记录表（附件I中的表格1），报告机关或单位负责人，并及时通知发件方处理。

2. 在打开信封进行登记时，应核对信封上的编号与信封内文本的编号及寄送单（如有）上的编号；如发现文本数量不符，应重新核查发件方。

3. 标明收件人职务或姓名的信封，文书不得拆开。

4. 将文本从信封中取出，在文本编号或标识下方位置盖上“收到”章（附件I中的表格2）；如该位置无空位，则在文本发布日期下方位置盖章。

条 18. 登记收到的文本

1. 所有收到的文本都必须登记在收到文本登记簿（附件I中的表格3）中，或输入计算机数据库，按照文本信息记录表（附件I中的表格4）格式录入信息。

2. 对未拆开的信封，文书应登记外部信息并转交给信封上标明的职务或人员。如果是公共事务，则接收人必须将信封退回文书处登记和管理。

3. 对通过传真或电子网络传输的文本，必须打印出来或拍照并盖上“收到”章。收到正本后，应在正本上盖上“收到”章，并办理登记手续（收到编号和日期为已登记的传真或电子传输的编号和日期）。

4. 非工作时间和节假日紧急收到的文本应及时处理。

条 19. 提交和移交收到的文本

1. 提交收到的文本

a) 收到的文本应及时提交给负责审查的人，供其提出意见分配文本；负责分配文本的人应在文本处理单上记录处理意见。分配收到文本的人应根据文本内容、工作制度、相关机关、单位和个人的职能、任务和权限来分配文本。

b) 带有紧急程度标志的收到文本必须在接收后立即登记、提交和移交。

2. 移交收到的文本

a) 根据负责人的意见，文书应办理手续立即将文本移交给当天或最迟次日处理的机关、单位和个人。

b) 移交文本必须准确无误地交给负责处理的人员，并保持文本内容的秘密性。

c) 发送地址或接收地点错误的文本，应退回或转交给负责处理的机关或单位（如属紧急情况），并通知发件方。

条 20. 处理来文

1. 机关、单位的指挥长负责及时处理来文。机关、单位的副指挥根据指挥长的委托和所分管领域的职责，指导处理来文。

2. 机关、单位的指挥可以将审查、分类来文和监督处理来文的工作交由办公厅主任或行政科长（无办公厅的）负责。

3. 负责处理来文的机关、单位和个人必须依据职能任务，研究来文内容并提出处理意见。

a) 对于简单事务，以《处理来文呈报表》（附录I表18）提出处理意见。

b) 对于内容复杂、涉及多个机关、单位的事务，以《处理工作呈报表》提出处理意见。

c) 当机关、单位的指挥对处理来文作出指示时，有关单位和个人必须及时准确地组织实施。如果来文中载有有权人的指示，则必须通过其他文件具体化该指示，不得原封不动地转发该文件。

条 21. 监督、催办和检查处理来文

1. 分发来文的人负责监督、催办来文的处理。

2. 单位、部门的指挥必须监督、催办和检查本单位、部门负责处理的来文。

3. 文书人员负责协助分发来文的人监督、催办机关、单位的来文处理。

条 22. 引航员活动区域证书重新签发手续ｉ处理来文期限

1. 处理来文的期限自来文到达机关、单位之日起算，具体如下：

a) 立即处理紧急事项。

b) 按照来文要求的时间处理。

c) 一般事项不超过三个工作日。

d) 复杂事项，需要征求多方意见的，不超过七个工日。

2. 如不能保证上述规定时间，则应报告指挥请求指示，并告知发送来文的机关、单位原因及后续需采取的措施。

节 4. 建立档案和档案目录

条 23. 建档责任

1. 机关、单位的指挥负责指导建档工作，并将档案、资料提交现行档案管理部门。

2. 办公厅主任、行政科长（无办公厅的）或被指定的责任人负责：

a) 在指挥指导下，参与制定、检查、指导下属机关、单位的建档和提交现行档案管理工作的计划；

b) 组织实施本机关、单位的建档和提交现行档案管理工作。

3. 各单位的指挥对本单位的建档、管理和提交现行档案工作负责。

4. 专业工作人员必须为所分配的任务建立档案。

5. 文书人员负责为存档的发文和一般任务建立档案；提供工具：档案封面（附录I表11）、文件目录页（附录I表12）、结案页（附录I表13）；指导建档和回收已结案的档案。

条 24. 建立案卷目录

1. 根据职能、任务和年度工作计划，档案保管机构负责并协同其他专业部门制定案卷目录（样式14、14a，附录I），以指导全机构、单位建立案卷。

2. 次年的案卷目录应在前一年的最后一个月建立。

3. 根据已经指挥机关批准的案卷目录和分配的案卷数量，被指派建立案卷的人员应从案卷封面和文本文目中选取，以便开启案卷。

条 25. 对建立的案卷的要求

1. 必须准确反映机构、单位和个人的职能、任务；

2. 收集到案卷中的文件必须紧密相关，并准确反映事件或工作的处理过程；

3. 案卷中的文件必须有验证证据（签名、印章）且保存期限相对一致。

条 26. 建立案卷的程序

1. 开启案卷；

2. 收集在跟踪和处理工作中形成的文件放入案卷；

3. 在案卷中排列文件；

4. 将案卷中的文件统计入文本文目；

5. 结束并编制案卷目录。

条 27. 结束案卷

1. 当工作完成时，案卷结束。如果到年底案卷仍未结束，则该案卷将转入下一年度。

2. 当案卷结束时，年底负责建立案卷的人员必须检查并整理案卷中的文件，并办理移交手续给档案机构。

节 5. 印章管理和使用

第二十八条. 负责国际融入的部门单位可以使用的印章

1. 国防部系统组织结构中的独立营级、团级及相当级别的机构、单位。

2. 属于国防部管理的企业；对于股份公司，国防部必须持有控制性股份。

3. 军队中的青年团、工会、妇女组织。

4. 军事法庭、军事检察院、刑事侦查、安全调查、国防武官室、执行机关、国防监察、机要局。

5. 经有权成立机关批准的一些机构、单位。

条 29. 批准使用印章的权限

1. 国防部部长决定批准团级及以上机构、单位使用印章。

2. 总参谋长决定批准独立营级及相当级别机构、单位使用印章。

3. 政治部主任决定批准青年团、工会、妇女组织使用印章。

条 30. 购回微型金融机构的出资部分的印章

1. 国防部部长规定军队中各机构、单位的印章样式；但不包括第二款规定的机构、单位的印章样式。

2. 国防部、国防学院、军事法庭、军事检察院、执行机关、国防监察、国防武官室、机要局以及企业的印章样式按照法律规定执行。

条 31. 印章形状和尺寸

1. 印章形状：各机构、单位的印章为圆形。印章表面有三条同心圆环，从外向内依次排列；最外圈与第二圈紧邻；最外圈线条粗，其余两圈线条细。

2. 印章直径尺寸

a) 印章直径

- 各总局及相当级别的印章：37毫米；

- 各军区、军种、军团、兵种、兵团、学院、军官学校及相当级别的印章：36毫米；

- 局级、师级、省军分区、直辖市军分区及相当级别的印章：35毫米；

- 团级、县武装部、区武装部、市武装部、县级市武装部及相当级别的印章：34毫米；

- 营级、青年团、工会、妇女组织的印章：32毫米；

- 缩小版印章：23毫米。

b) 最外圈与最内圈之间的距离

- 直径35至37毫米的类型：5毫米；

- 直径32至34毫米的类型：4毫米；

- 直径23毫米的类型：3毫米。

条32. 印章内容

1. 中团级及以上单位的印章中间刻有越南人民军军徽；外圈和内圈之间内容如下：

a) 国防部直属机关、单位的印章：上部刻“国防部”，下部刻使用印章的机关、单位名称。两部分用两个五角星隔开。

b) 其他机关、单位的印章：上部刻上级直接主管机关、单位名称，下部刻使用印章的机关、单位名称。两部分用两个五角星隔开。

2. 独立营级及相当单位的印章中间刻使用印章的单位名称；外圈和内圈之间内容如下：

a) 受双重管理单位的印章：上部刻上级机关、单位名称，下部刻直接管理机关、单位名称。两部分用两个五角星隔开。

b) 受单一管理单位的印章：上部刻管理机关、单位名称，下部有一个五角星。

3. 青年团、工会、妇女组织的印章中间刻使用印章的委员会名称；外圈和内圈之间内容如下：

a) 青年团组织的印章：上部刻“胡志明共青团”，下部刻管理机关、单位名称。两部分用两个五角星隔开。

b) 工会组织的印章

- 受双重管理的工会组织：上部刻上级管理机关名称，下部刻直接管理机关、单位名称。两部分用两个五角星隔开。

- 受单一管理的工会组织：上部刻上级管理机关名称，下部有一个五角星。

c) 妇女组织的印章：上部刻“越南妇女联合会”，下部刻上级管理机关、单位名称。两部分用两个五角星隔开。

条33. 印章上的文字

1. 印章必须按照成立决定准确刻制机关、单位名称。

2. 刻有越南人民军军徽的印章文字为大写印刷体，带脚注，标点齐全。五角星分隔符大小均匀，与外圈和内圈之间的文字大小一致。

3. 不刻有越南人民军军徽的印章文字为大写印刷体，不带脚注，标点齐全。五角星分隔符大小均匀，与外圈和内圈之间的文字大小一致。

4. 机关、单位名称较长时，可以适当缩写，但必须保证意义明确。

条34. 新刻印章手续

1. 各机关、单位正式番号的印章

a) 必须有有权机关的成立决定和使用印章的批准；

b) 军队管理局/总参谋部的申请文件。

2. 企业的印章

a) 必须有有权机关的成立决定和使用印章的批准；

b) 营业执照或活动登记证书、投资许可证、分支机构设立许可证；

c) 军队管理局/总参谋部的申请文件。

3. 青年团、工会、妇女组织的印章

a) 必须有总政治局主任的成立决定和使用印章的批准；

b) 青年工作局、国防工会局、妇女工作局的申请文件。

第三十五条 铜印更换和增加铜印的程序

一、铜印变形、模糊、磨损或损坏需要更换时，国防部所属机关单位应以书面形式向国防部办公厅申请更换。申请更换铜印的文件必须附有拟更换的铜印样本。

二、铜印丢失时，国防部所属机关单位必须以书面形式报告丢失原因，并申请重新刻制，同时宣布作废丢失的铜印。重新刻制的铜印必须有独特的标识以便与丢失的铜印区分。

三、增加第二枚湿印、缩小印或凸印须经有权成立机构批准并以书面形式进行。国防部所属机关单位必须提交申请，由有权机构审查并作出决定。

第三十六条 批准期限、刻制铜印的时间和费用

一、自有权成立机构批准使用铜印之日起十个工作日内，军力局/总参谋部必须以书面形式向国防部办公厅申请为各机关单位刻制铜印。

二、刻制铜印的时间

（一）申请刻制一至三个铜印：自收到申请文件和材料之日起三个工作日内，国防部办公厅负责完成刻制并向机关单位通报领取。

（二）申请刻制四个及以上铜印：国防部办公厅将根据具体情况处理。

三、刻制费用

（一）机关单位的刻制费用由国防部办公厅承担。

（二）企业使用的刻制费用由使用铜印的企业承担。具体收费标准按照财政部和公安部现行规定执行。

第三十七条 管理和使用铜印

一、管理铜印

（一）国防部部长统一指导军队中各种铜印的管理和使用。

（二）各机关单位指挥官对国防部部长和法律负责，关于本机关及其下属单位铜印的管理和使用情况。

（三）各级保密部门负责帮助指挥官管理和使用本机关单位的各种铜印。

二、管理刻制铜印

（一）禁止任何机关单位自行刻制铜印或将刻制任务交给军队外的机构。

（二）国防部办公厅（保密保管处）负责刻制并指导管理、使用本规章第二十八条规定的各种铜印。

（三）刻制地点必须保证安全、保密，并有严格的规定。下班后，已刻制完成或正在刻制的铜印必须存入保险柜上锁封存。

三、管理责任

（一）所有机关单位的铜印必须集中保管在保密部门，并由文秘人员管理。没有文秘编制的地方，机关单位指挥官指定专人管理。

（二）铜印只能在机关单位保密室使用。不使用时，铜印必须存入保险柜上锁封存。

（三）如需携带铜印离开办公场所（例如：外出、换印），必须得到机关单位指挥官的许可。

（四）负责管理铜印的人必须经常妥善保管，防止铜印变形；及时发现丢失或需要更换的铜印并报告指挥官；对保管和使用机关单位铜印负法律责任。

四、使用铜印

（一）每个机关单位只能使用一枚正式名称的铜印。如有必要使用与第一枚铜印内容相同的额外铜印，则必须获得有权机构的批准，并有独特的标识以便区分。

（二）具有颁发证书、证明书、身份证职能的机关单位可以使用凸印或缩小印，但必须获得有权机构的批准，且铜印内容必须与机关单位的湿印一致。

（三）机关单位在使用新铜印时，必须通知相关机关单位新的铜印样本；严禁同时使用新旧两枚铜印。

（四）项目管理委员会、指挥部、委员会、检查团使用铜印须依据有权机构的成立决定。

（五）负责管理和使用铜印的人必须亲自在机关单位的文件上盖章，确保内容清晰、签名有效。严禁在内容不清、无签名或签名无效的文件上盖章；未经机关单位指挥官许可不得将铜印交予他人。

（六）用于盖章的墨水必须统一使用鲜红色。

五、移交铜印

（一）移交铜印必须由各级保密部门负责。接收铜印的人必须持有身份证和机关单位介绍信。移交铜印必须有交接单（附件I第19号表格）。交接单一式两份，移交方保留一份，接收方保留一份；介绍信必须附在移交方的交接单上。

（二）如果接收铜印的人不是文秘或保密人员，则必须获得有权机构的委托，并在移交时封箱封存；回到单位后，必须立即移交给授权机关单位的文秘或保密人员。

六、运输铜印：运输铜印的人必须小心保管，始终随身携带，不得交给他人代管或带回家，并对铜印的安全负责。

条 38. 保存印模、收回和销毁印章

1. 保存印模：国防部办公厅（保密保管处）负责登记和永久保存已刻制并发放给各机关、单位的各类印章样本。

2. 收回、上交不再使用的印章

a) 因解散、分立、合并或任务转换而被决定撤销的机关、单位的印章；不符合国防部规定的印章；由有权机关决定收回的印章；更换后的新印章必须在收到新印章时立即收回，并最迟于收到新印章之日起10日内上交至上级机关，同时最迟于收到新印章之日起10日内上交至国防部办公厅。

b) 国防部直属机关、单位应在接到通知后10日内（距首都河内不足500公里的地方）或30日内（距首都河内500公里及以上的地方）将不再使用的印章上交至国防部办公厅。

c) 上交印章时应制作移交清单。移交清单一式两份，移交方保留一份，接收方保留一份。

3. 销毁不再使用的印章：

a) 国防部办公厅（保密保管处）负责组织销毁全军各机关、单位不再使用的印章。

b) 销毁印章小组成员包括：保密保管处处长/办公厅，保密业务干部，刻章组员工。

c) 销毁印章时应制作《销毁印章清单》（附录I表20），附带印模样本，并有所有成员签字。销毁印章清单需永久保存。

章 第三节

第二节 存储工作

节 1. 组织存储

条 39. 存储系统

军队的存储组织系统包括：机关存储、现行存储和专业存储（附录II）。

1. 机关存储设立在独立运作的机关、单位（由有权机关决定成立；有规定职能、任务和编制；有单独账户；有单独印章和保密存储组织）。

2. 现行存储设立在有独立运作下属单位的机关、单位。

4. 专业存储设立在国防部、总参二局、海军舰队、边防部队指挥部和各战区。

条 40. 档案库

1. 建立档案库

a) 由有权机关决定成立，有规定职能、任务和编制，有单独账户，有单独印章和保密存储组织的团级及以上机关、单位形成的文件资料可建立一个档案库。

b) 档案库中的文件资料必须集中统一存放在一个机关、单位的存储中。档案库名称为形成文件资料的机关、单位名称。

2. 档案库文件资料组成

a) 形成档案库的机关、单位发布的文件资料；

b) 其他机关、单位直接与形成档案库的机关、单位职能、任务相关的文件资料。

条 41. 个人档案库

1. 建立个人档案库

国防部长、直属机关、单位领导指挥人员；军队杰出科学家、作家、诗人、记者、音乐家在工作中形成的具有价值的文件资料可建立个人档案库。

2. 个人档案库组成

a) 反映个人身世、事业和活动的档案材料；

b) 手稿、签名版印刷品、科研成果、创作作品、通信；

c) 影片、照片；录音、录像磁带、电子文件；

d) 关于个人的研究文章、论文；

e) 个人收集的出版物、文件资料。

编 第二节 档案、文件的收集和管理

条 第四十二条 档案、文件的建立和提交制度 l存储

款 一、被指派处理或监督机关、单位工作的人员，应负责建立关于所分配工作的档案，并将档案、文件提交机关档案保存；在退休、离职或调任其他工作之前，必须将所有档案、文件完整移交给机关、单位的责任人员。

款 二、各机关、单位的指挥官负责管理本机关、单位的档案文件；指导、检查并指导档案的建立和提交机关档案。

各机关、单位下属单位的指挥官负责组织执行档案的建立、保管和提交机关档案。

条 第四十三条ｉ提交档案、文件至机关档案的时间限制

款 一、自工作结束之日起一年内，除基本建设文件外；

款 二、对于基本建设文件，在工程决算之日起三个月内。

单位和个人如需保留已到期应提交的档案、文件以供工作使用，则须经机关、单位领导同意，并编制保留档案、文件目录提交机关档案。单位和个人保留档案、文件的时间不得超过两年，自应提交之日起计算。

条 第四十四条 档案、文件的保存期限 在 机关档案、现行档案和专门档案

款 一、机关档案中档案、文件的保存期限

项 a) 中团级及相当级别的机关档案：五年，自工作结束之年起算；

项 b) 国防部直属总局、局及其相当级别的机关档案：十年，自工作结束之年起算。

款 二、现行档案中档案、文件的保存期限

项 a) 师级及相当级别的现行档案：十年，自工作结束之年起算；

项 b) 国防部直属机关、单位的现行档案：十五年，自工作结束之年起算。

款 三、专门档案中档案、文件的保存期限：三十年，自工作结束之年起算，但未解密的文件和仍有现行价值的文件除外。

条 第四十五条 档案、文件的移交与接收

款 一、单位和个人移交档案、文件时，应完成已结束工作的档案，将其统计入档案、文件提交目录（附件III表02）并提交机关档案。

款 二、机关档案、现行档案和专门档案负责接收档案、文件，并编制档案、文件移交接收清单。

款 三、档案、文件提交目录和档案、文件移交接收清单应制作两份；移交方保留一份，接收方保留一份。

条 第四十六条 合并、分立、解散和变更所有权形式的机关、单位的档案、文件管理

款 一、两个或多个机关、单位合并为一个时，每个机关、单位建立的档案、文件应作为该机关、单位的独立档案室，并提交新机关的档案。尚未解决的档案、文件应保留继续解决。

款 二、机关、单位分立为两个或多个新的机关、单位时，分立前的所有档案、文件应作为独立档案室提交上级直接机关的档案。尚未解决且与某个机关、单位有关的档案、文件由该机关、单位管理。

款 三、解散的机关、单位的所有档案、文件应提交上级直接机关的档案。

款 四、企业变更为股份公司前，所有档案、文件应提交上级直接机关的档案。

条47. 收集电子档案资料

1. 电子档案资料的价值确定、保管期限和移交归档按照传统档案资料的规定进行。

2. 移交归档的电子档案资料必须由档案管理机构按照国家档案管理部门规定的标准和方法组织管理。

3. 在将电子档案资料移交给档案时，文件必须继续反映其形成的内容、结构和背景。文件必须防止损坏或破坏行为，数据不得被更改、删除或丢失。在移交档案之前，各级档案机构必须检查技术质量以确保文件的合法性、真实性、完整性和可用性要求得到满足。

4. 收集电子档案资料归档程序

a) 向机关、单位和个人通报移交文件目录；

b) 统一移交要求、工具、结构和格式；

c) 转移文件及相关资料；

d) 检查接收的文件是否齐全且符合目录；形式和结构是否一致；元数据与文件准确链接；相关检索和使用工具；病毒检测；

戌) 将文件存储在移动介质上，并隔离一个月后再次进行病毒检测；

e) 将隔离后的文件转移到保管地点；完成电子档案资料归档的记录。

节3. 整理文件、资料

条48. 整理文件、资料的责任和原则

1. 机关、单位负责人负责指导并组织实施在其管辖范围内整理文件、资料的工作。文件、资料整理业务按国防部办公厅的指导进行。

2. 整理文件、资料的原则应以档案室为依据，确保档案室的完整性。

条49. 整理文件、资料的内容

1. 研究和调查需要整理的档案资料情况；

2. 编写形成档案室的历史和档案室历史的摘要；

3. 收集并补充档案室缺少的资料；

4. 选择并制定分类方案；

5. 根据选定的方案分类资料；结合确定每份文件、资料的价值；

6. 完善文件并编制文件目录；

7. 建立和完善检索工具；

8. 统计无价值的文件、资料并向价值鉴定委员会报告，经有权限的部门批准后销毁；

9. 总结整理工作并移交保管地点。

条50. 整理后的文件、资料要求

1. 按照档案业务原则分类；

2. 确定保管期限；

3. 文件完善并系统化；

4. 具备文件目录（附件III表4）、文本目录（附件III表5）和检索数据库；

5. 列出无价值的文件清单（附件III表10a）。

节4. 确定文件价值I档案价值评估

条51. 确定文件价值的原则

1. 确定文件价值必须遵循政治、历史、全面和综合的原则。

2. 确定文件价值应采用系统方法，分析职能、任务、信息和史学。

3. 确定文件价值必须根据以下基本标准：

a) 文件内容；

b) 形成文件的机关、单位和个人的地位；

c) 形成文件事件的意义、时间和地点；

d) 档案室的完整性程度；

戌) 文件形式；

e) 文件物理状况。

条52. 文件保管期限

1. 永久保管文件是指具有意义和价值不依赖于时间的文件。永久保管文件包括反映机关、单位主要职能和任务的文件。

2. 有期限保管文件是指不属于本条第1款规定，并确定保管期限不超过70年的文件。

3. 需要销毁无价值文件是指包含重复信息或已超过保管期限且不再用于实际活动、科学研究和历史研究的文件。

4. 对每份档案和文件确定保管期限，应按照国防部长2012年2月21日发布的第15/2012/TT-BQP号通知关于在军队机关、单位活动中形成的普通档案和文件保管期限的规定执行。

条53. 确定文件价值委员会

1. 确定文件价值委员会应在师级及以上级别设立。机关、单位的确定文件价值委员会由该机关、单位的领导或指挥员决定成立，并在其任务完成后自行解散。

2. 确定文件价值委员会的任务

a) 研究并为机关、单位领导提供咨询，帮助确定保管期限，选择提交上级机关存档的文件；

b) 审查并批准无价值文件目录，以建议有权机关作出销毁决定；

c) 审查并批准密级变更的文件，以建议有权机关作出降密或解密决定。

3. 确定文件价值委员会成员组成

a) 机关、单位的办公室主任或副指挥长（如无办公室）担任主席；

b) 机关、单位的档案负责人担任秘书；

c) 机关、单位持有文件的代表担任委员；

d) 保卫机关的代表担任委员；

e) 上级业务机关的代表担任委员。

4. 确定文件价值委员会成员职责

a) 主席负责管理委员会的所有活动；

b) 秘书与持有文件的机关、单位合作编制提交上级机关存档的价值文件目录；无价值文件销毁目录；需要降密或解密的文件目录，并起草委员会的文件；

c) 委员进行研究，提出意见并通过建议有权机关作出决定的文件。

条54. 销毁无价值文件

1. 各机关、单位指挥员在确定文件价值委员会审查后，由委员会主席书面提议，方可决定销毁无价值文件。

2. 未设立确定文件价值委员会的机关、单位只能销毁重复多余文件及与其职能无关的其他机关、单位发送来的文件。

3. 销毁无价值文件的档案

a) 成立确定文件价值委员会的决定；

b) 无价值资料目录；无价值资料报告和说明；

c) 确定文件价值委员会会议记录；审议会议记录（如有）；

d) 向机关、单位请求审议和征求意见的文件；

e) 有权机关审议和意见的文件；

f) 销毁无价值文件的决定（附件III表10）；

g) 移交撤销资料的记录；

g) 销毁无价值文件的记录（附件III表11）。

4. 销毁无价值文件的档案应在文件销毁之日起，在销毁文件的机关、单位保存20年。

节5. 统计、检查档案资料

第五十五条 统计档案

一、机关、单位的档案资料必须在系统编号和统计数据库中进行统计管理。

二、档案统计和管理登记簿包括：

（一）移交、接收案卷、文件的记录；

（二）归档案卷、文件目录；

（三）档案统计室目录（样式编号03，附录III）；

（四）案卷目录；

（五）文件目录；

（六）入库文件登记簿（样式编号06，附录III）；

（七）出库文件登记簿（样式编号07，附录III）；

（八）查阅案卷、文件登记簿（样式编号08，附录III）；

（九）查阅（复制）文件申请单（样式编号09，附录III）。

第五十六条 检查 文件 档案管理责任

各机关、单位应当经常检查、核对所管理的案卷、文件。每年必须进行全面清点、核对现有全部档案资料，特别是密级文件。

节6. 保管档案

第五十七条 保管档案

一、各机关、单位负责人负责安排档案保管场所；配备必要的设备（如：档案架、文件柜、文件夹、案卷盒；防火、防爆设施）并采取技术措施以确保档案的安全保管和有效使用。

档案存放处应设在干燥通风的地方，远离易燃易爆物品存放地；应有出入规定和防火、防爆措施；进出口应上锁，窗户应装铁栅栏。

各机关、单位的档案人员应定期清洁档案；应采取防虫、防霉和其他损害档案的因素的措施。

第五十八条 电子档案的保管

一、电子档案的保管应保证其真实性、可靠性、完整性，并能随时访问和转换。

二、各机关、单位的档案部门有权采用技术手段处理电子文件，如果认为有必要使这些电子文件易于阅读、存储和分类，但不得改变文件内容。

三、长期或永久保存价值的电子文件载体应在24小时恒温恒湿环境中保存，温度控制在18°C±2°C，湿度控制在40%±5%。定期检查样本以确保完整性和可访问性。如有任何退化迹象，应立即备份。通常，备份周期应在10年以内。^oC + 2^oC 和 RH 40% + 5% 相应。定期检查样本以确保完整性和可访问性。如果出现任何退化迹象，档案必须在可能的情况下立即进行备份。通常，存储介质的备份时间应设定在不超过十年的时间范围内。

节7. 使用档案

第五十九条 机关、单位和个人使用档案的权利和责任

一、机关、单位和个人有权使用档案用于科学研究、历史研究及其他正当需求，依照法律规定。

二、使用档案时机关、单位和个人的责任

（一）研究案卷目录、文件目录、数据库或档案编号指引，填写查阅、复制档案申请表；

（二）保密档案；不修改、擦除、标记档案；不损坏档案并遵守使用档案的规定；

（三）要求复制档案时须支付费用。

3. 机关、单位档案保管责任

三、机关、单位档案部门的责任

（一）向有权审批机构申请批准并向使用者提供档案；

（二）宣传、介绍，为研究、使用档案创造便利条件；

条 60. 公布、介绍文件与1. 文件的介绍、公布必须服务于党的路线、方针、政策和国家的法律法规。

2. 各机关、单位和个人对其公布的文件负法律责任。

3. 涉及国家机密、军事机密的文件公布工作，按照党、国家和军队关于保护文件机密工作的规定执行。

4. 在介绍或摘录档案文件时，必须注明出处、保管地点，并确保作者和其他权利依照法律规定得到保障。

条 61. 使用电子档案文件

1. 对电子档案文件进行阅读、复制、证明的许可权限与传统档案文件相同。

2. 列入限制使用目录的电子档案文件不得在广泛网络上使用。

3. 列入限制使用的电子文件存储设备不得连接到广泛网络。

4. 支持档案文件管理和利用工作的软件应遵循国家档案局的指导。

提出使用档案文件的程序

条62. 1. 研究、使用档案文件的人必须持有身份证和介绍信或由居住地的机关、地方政府出具的公文。

2. 介绍信或公文由团级及以上指挥官签署（如果是军人或国防工作人员）；由部（院）级或乡（镇）级及以上领导签署（如果是非军方人员）。

3. 介绍信或公文中必须明确记载：被介绍人的姓名、级别（如有）、职务、单位（地方），以及使用档案文件的目的和要求。

第一部分 确定密级、降密、解密文件

章 四.

文本，

密级为“秘密”及以上的文本、文件称为保密文件。密级分为三个等级，从高到低依次为：绝密、机密、秘密。

条 63. 保密等级 确定密级 文件

1. 确定文本、文件密级的责任

条64。 a) 文本起草人负责提出密级、紧急程度和发布范围，并将“秘密”、“机密”、“绝密”字样分别标注在文本接收部分的末尾；

b) 文本签署人负责审查并决定文本、文件的密级、紧急程度和发布范围；

c) 各机关、单位的保密部门负责协助文本签署人在发行前检查并加盖密级、紧急程度和发布范围的印章。如果文本已由有权签字人签署但未正确确定密级，则保密部门必须报告签署人以作出决定。

2. 确定文本、文件密级的依据

a) 根据文件内容和紧迫性，并参照保密目录来预估文件的密级；

b) 文件泄露的危害程度；

c) 文件的传播范围和程度。

条 65. 保证、解密文本、文件

1. 各机关、单位的指挥官有权决定其发布的文件的降密或解密。

2. 师级以上指挥官有权根据档案价值鉴定委员会的建议，决定由其管理的档案文件的降密或解密。i保密和解密档案文件

1. 具有相应权限的机关、单位负责人有权决定降低或解除本机关、单位发布的文件的密级。

2. 师级以上级别的指挥官有权根据档案价值鉴定委员会的建议，决定降低或解除由机关、单位管理的档案材料的密级。

编目2. 制定保密目录

第六十六条 国家秘密目录的决定权限范围内的国防

1. 国防范围内“绝密”、“机密”等级的国家秘密目录按照国务院总理的决定执行。

2. 国防部部长决定国防部“秘密”等级的国家秘密目录和直属机构的国家秘密目录。

3. 直属机构的主要负责人决定其机构的国家秘密目录。

第六十七条 制定、变更国家秘密目录

1. 制定、变更国家秘密目录

a) 机关、单位负责人根据保密工作规定、机关、单位职能任务，制定国家秘密目录并提交有权限的上级部门审查决定。

b) 每年，机关、单位负责人重新审查国家秘密目录，并向有权限的上级部门提出修改补充建议，以适应职能任务的变化。

2. 制定、变更国家秘密目录的程序

a) 办公室或行政处（没有办公室的情况下）与同级保密机构合作起草国家秘密目录草案；

b) 征求相关单位意见并完善草案；

c) 机关、单位负责人将草案提交有权限的上级部门审查决定。

编目3. 保密文件管理

第六十八条 登记、接收、发送、借用保密文件

1. 登记、管理保密文件

a) “绝密”、“机密”级别的文件必须由机关、单位的保密文员登记入册并单独管理；

b) 标有“A”字或写明收件人姓名的文件封套，只需登记文件编号、日期及封套上其他信息，然后转交给指定人员或被指派开启的人；

c) 接收保密文件的人必须在保密机构保存的登记簿上签字，并将其登记到个人管理保密文件的登记簿中。

2. 发送保密文件

a) 发送“绝密”、“机密”级别的文件时，必须附带发送单；接收保密文件的机关、单位必须在发送单上签字并立即退还给发送方。

b) “机密”、“绝密”级别的文件封套需分两层封装。内层封套上盖“机密”或“绝密”印章，外层封套上盖“B”字印章（如果是“机密”级别），或“A”字印章（如果是“绝密”级别）。

3. 借用保密文件

a) 机关、单位内部工作人员可以借阅保管在保密机构中的保密文件进行研究使用；借用“机密”、“绝密”级别的文件需要得到该保密文件管理部门负责人的同意；

b) 其他机关、单位的工作人员来借阅保密文件，必须持有介绍信，并且需要得到该保密文件管理部门负责人的同意；

c) 在借出保密文件时，必须在保密文件借用登记簿（附件IV表格04）上登记，并填写替代单（附件IV表格05）；借用人必须在借用登记簿上签字；必须按时归还，不得转借他人；

d) “绝密”级别的文件只能在原地研究，不得带离保密机构；

e) 同一机关内部工作人员之间的保密文件借用，应遵循只提供给与处理事务有关的人的原则，并在保密文件管理登记簿上签字确认。

条 69. 携带秘密文件

1. 内部机关、单位之间的秘密文件，必须由保密文书人员携带，并由接收人在登记簿上签字。

2. 秘密文件对外机关、单位传递时，保密文书人员必须将其放入信封，密封并登记在传递簿中联系或由军邮人员传递。到达接收地点后，接收人必须在传递簿上签字并注明姓名。

3. 携带秘密文件出差

a) 工作人员出差只能携带与其任务相关的“秘密”和“机密”文件。绝密文件不得携带，仅可摘录真正必要的内容以供工作使用；

b) 国内出差携带的秘密文件须向机关、单位领导报告并获得批准；

c) 在出差途中及到达目的地期间，文件应随身携带，不得交给无关人员保管；使用过程中必须确保保密和安全，不得向无关人员泄露秘密；

d) 出国携带的秘密文件须经保护部门和国防部办公室审核，报请部长审定并作出决定。

条 70. 管理秘密文件

1. 严禁任何收集、泄露、丢失、占有、买卖、非法销毁秘密文件以及滥用保密措施掩盖违法行为，侵犯机关、单位和个人的合法权益或妨碍机关、单位任务执行的行为。

2. 管理秘密文件的干部、员工应配备文件柜进行保管，并配发秘密文件登记簿进行登记管理；

3. 接收秘密文件时，干部应在秘密文件登记簿上登记；移交他人或归还保密室时，应要求对方在登记簿上签字确认；

4. 秘密文件只存放于机关、单位，不得带回家中。紧急情况下，可以携带“机密”、“绝密”文件，但需向机关、单位领导报告并获得批准；同时，必须严格管理，确保安全。

5. “绝密”、“机密”文件必须存放在有锁、封条的铁柜（保险箱）中，并按特殊制度管理。

6. 与多人工作有关的管理秘密文件的干部，如果离开单位超过一周，应将文件装入公文包，封好并送交机关、单位保密室；返回时办理领取手续。

条 71. 收回 文件 5年以上ậ负责人

1. 处理完毕的秘密文件应归还机关、单位的文书、保密室；

2. 会议记录等带有回收印章的秘密文件必须全部收回。如参会人员需要使用，须经主办方同意并办理签收手续；同时，应通知接收文件的保密机构进行登记管理。

3. 干部、员工调离岗位或退休时，必须将从保密室领取的所有文件及借来的其他文件全部归还。

条 72. 必须登记的职业文件种类

1. 工作日志，用于记录机关、单位的组织活动情况；

2. 草拟机关、单位文件的草稿本；

3. 记录会议、培训的笔记本；

4. 学员学习笔记中有秘密内容的学习笔记本；

5. 教师备课笔记中有秘密内容的备课本；

6. 各机关、单位值班记录本；

7. 尚未使用的作业图和已使用的作业图；

8. 各行业的业务表格和样本；

9. 录音带、录像带、磁盘、CD-ROM、USB闪存盘、存储卡；

10. 其他载有信息的物品。

条 73. 登记和结算业务文件

1. 登记方法

a) 各类业务文件在发放、发送给干部、员工之前，必须办理登记手续并由接收人（包括指挥人员）签字确认；每次登记时，保密员需将文件记录在登记簿上，借阅密件，加盖保密印章，并编号（如果是纸质文件则标页码，如果是其他文件则标顺序号）。

b) 各种教案、学习笔记、图表、地图等含有教师秘密信息的文件，保密部门需将其记录在跟踪簿中，登记文件，加盖保密印章，编号并签字确认。

c) 各种教材、讲义、学习笔记、图表、地图等含有学员秘密信息的文件，保密部门需进行登记，加盖保密印章，编号，并集中分发给各系、队（连）管理学员，不得单独分发给每个学员。

2. 结算

a) 干部、员工所持有的已登记在保密部门的密件，在使用完毕后必须全部归还（新旧替换），如有需要再次使用，则重新申请借用；当干部、员工调离单位时，必须向保密部门归还所有保管的文件。

对于需要转交其他地方或损坏需销毁的密件，保密员必须在登记簿（单）上签字见证结算。

b) 教师使用的教案、教材、图表、地图等含有秘密信息的文件，在使用完毕后必须归还保密部门保管；如需再次使用，则重新申请借用。

c) 学员在完成课程后，负责干部必须核对并收回所有含有秘密信息的学习资料，并完整移交给学院、学校的保密部门保管。

如果学员需要将资料用于研究或使用在单位内，需求者必须申请，学院、学校的保密部门通过军邮方式转移给单位；单位保密部门接收并办理登记、移交手续。

条 74. 销毁密件

1. 可销毁的密件类型

a) 只能销毁已经失去任何使用价值的文件，重复多余的印刷品；

b) 已经使用完毕且不再需要追踪的密件记录本；回收的重复多余文件；

c) 各行业业务登记簿在保存20年后。

2. 销毁方式

a) 纸质“秘密”文件可以卖给造纸厂，但必须粉碎或剪碎到无法恢复的程度；

b) 纸质“机密”、“绝密”文件必须在现场焚烧或用适当设备粉碎、剪碎到无法恢复的程度后再卖给造纸厂（如果条件允许）；

c) 其他带有信息的文件必须彻底清除信息或破坏到无法恢复的程度。

3. 销毁程序

a) 中团级及以上保密部门才能销毁文件，须经有权机关批准；对于档案文件，还需经过档案价值鉴定委员会审议；

b) 销毁文件时必须制作记录，详细统计“机密”、“绝密”文件并报有权机关审批。记录内容应明确销毁方式及执行人员，并有相关人员签字确认。销毁文件记录由保密部门保存20年，自销毁之日起计算；

c) 销毁文件必须由至少两人组成的小组执行，其中必须有一名保密员；

d) 特殊情况下，为保持秘密立即销毁文件，持有秘密的人有权自行销毁，但事后必须书面报告指挥人员，并承担法律责任。

条75. 保密文件的公布和使用

1. 关于保密文件的公布和使用要求

a) 只有直接处理或与工作相关的机关和个人才能了解属于工作范围内的秘密信息。严格禁止将国家秘密信息向不负责任的人公布；

b) 只有在得到制作或直接管理该保密文件的机关、单位指挥人员许可的情况下，才能公布、接触保密文件；

c) 被指派查阅保密文件的人必须持有机关出具的介绍信并附带身份证；介绍信上应明确记载需要了解的内容和要求。

2. 公布和使用秘密信息的责任

a) 负责公布保密文件的人必须按照规定内容和召集人员名单，在确保安全的地方组织公布，并防止窃听和偷录；

b) 接受秘密信息公布的人必须严格执行关于管理和保管秘密信息的规定；

c) 对于档案中的秘密信息的研究、使用和公开，必须遵守保密原则和制度，并按照档案使用和公开的规定执行；

d) 涉及国家秘密和军事秘密的表格、图表、地图只能挂在指定地点。

节4. 信息技术设备中数据的保密

条76. 需要保密的数据和信息技术设备

1. 密码数据和独立存储密码信息的设备（磁盘、硬盘、光盘、USB、存储卡、计算机、计算机网络）；

2. 存储和传输远距离信息的设备（网络终端机、内部网络线路、管理和存储信息的设备和软件）。

条77. 信息技术设备中数据保密的责任

1. 信息技术设备中数据保密的责任

a) 各机关、单位的指挥人员负责确定保密等级并制定本单位共用和专用设备的使用规定；

b) 部门职能机构（如：保卫局、机要局、国防部办公厅、信息技术局）研究软件，提供共用和专用信息技术设备的数据保护解决方案；

c) 各机关、单位的干部和员工必须严格执行单位和军队关于所管理的信息技术设备数据保护工作的所有规定。

2. 加强信息技术设备中数据保密的措施

a) 加强对责任感和专业技能的教育，提高管理、使用信息技术设备数据保护工作的水平；

b) 使用含有秘密信息的设备和物品的人必须遵守所有关于国家秘密保护工作的规定；

c) 注重安装防止非法访问或盗窃秘密信息的设备和软件，以确保网络安全；研究安装军队机要部门提供的加密软件和工具；

d) “绝密”、“特密”的信息不得存储在共用的信息技术设备中。

条78. 管理使用含有秘密信息的信息技术设备

1. 各机关、单位的指挥人员指定管理人员和使用者；

2. 信息技术设备的位置移动或使用目的变更必须经有权机关批准，并由主管机关严格监督；

3. 含有秘密信息的信息技术设备损坏后，必须在具备能力和责任且获得适当权限的军队机关进行维修。如果需要在外军维修，则必须由主管机关严格监督；

4. 使用信息技术设备传输远距离的秘密信息时，必须使用军队机要部门提供的加密软件；

5. 新购的信息技术设备在投入使用前必须经过安全检查；

6. 不得将含有秘密信息的设备（个人电脑、内部网络、USB、存储卡等）连接到互联网连接的设备上；

7. 需要携带含有秘密信息的设备到其他地方工作的干部和员工必须得到指挥人员的许可，并向机关、单位的保密部门登记。

编5. 与外国合作伙伴的信息保密

第79条 文件和样品的管理或移交给外国合作伙伴

1. 决定权限

a) 绝密文件由国防部部长提交总理决定；

b) 其他文件由国防部部长决定。

2. 携带文件出国或移交给外国合作伙伴的报告程序

a) 部属机关、单位以书面形式提出申请，并附上文件（样品）报国防部部长和保卫局/技术侦察局审核，国防部办公厅呈部长决定。

b) 被指派携带秘密文件出国或移交给外国合作伙伴的人必须签署国家机密保护承诺书（附件IV表01），并由单位负责人确认后随申请书一并提交。

3. 携带（移交）文件样品的手续

a) 在携带文件出国或移交给外国合作伙伴之前，被指派任务的人必须向保密部门登记，回国后办理结算手续进行管理。在国外工作期间，必须严格管理所携带的文件和样品的数量。

b) 移交文件、样品给外国合作伙伴时，必须有交接记录和要求合作伙伴保密信息、不得泄露给无关方的书面要求。移交完成后，完成档案并提交保密部门登记、管理。

第80条 携带文件、样品出国或移交给外国合作伙伴的档案

1. 审核并请求批准携带文件、样品出国或移交给外国合作伙伴的申请书，附有文件、样品统计表（附件IV表2a、02b）；

2. 承担移交或携带文件出国任务人员签署的国家机密保护承诺书；

3. 与出差有关的其他文件（副本），包括批准出差团组的决定、计划和活动安排等；

4. 保卫局/技术侦察局的审核意见；

5. 有关部门呈国防部部长的文件；

6. 有权审批机构的批准决定。

第81条 接收外国合作伙伴提供的文件、设备、样品

1. 外国合作伙伴的所有文件、设备、样品在移交前须报国防部部长审查、决定；

2. 使用前，文件、设备、样品须经保密部门审核内容、安全检查，并出具书面答复意见；

3. 保密部门、单位按相关规定组织登记。如文件内容无法用越南语表达，则另立编号进行登记、管理。

章 V.

文书工作， 档案保管及文件保密

第82条 文书工作、档案保管及文件保密的内容管理

1. 制定、发布并指导实施文书工作、档案保管及文件保密的规定；

2. 统一业务管理；

3. 监督检查所属机关、单位执行规定的情况，处理投诉和举报；

4. 研究科学应用科学技术于文书工作、档案保管及文件保密；

5. 培训和培养行业干部员工；

6. 组织总结；研究并建议实施竞赛表彰工作；

7. 国际合作领域内的文书工作、档案保管及文件保密。

条83. 文书、档案和资料保密工作的管理责任

1. 国防部办公厅负责协助国防部部长实施对军队中文书、档案和资料保密工作的管理。

2. 各级机关、单位的指挥官负责指导并组织实施文书、档案和资料保密工作；同时，将科学技术应用于本机关、单位的文书、档案和资料保密工作中。

3. 办公厅主任或无办公厅的情况下由行政科长（或其他被指定负责人）帮助指挥官组织管理文书、档案和资料保密工作。

4. 在处理与文书、档案和资料保密工作相关事务的过程中，所有个人必须严格遵守本规定的各项规定。

条84. 档案保密机构的任务

1. 文书工作

a) 接收、登记来文；

b) 呈送、移交来文；

c) 监督、检查来文处理情况；

d) 打字、印刷、复制文件；

戌) 登记、办理发文手续并跟踪发送文件；

e) 管理登记簿和文件数据库；办理介绍信、登记介绍信登记簿（附表I第15号）；工作证、登记工作证登记簿（附表I第16号）的发放给机关、单位的干部和员工；

己) 管理、使用印章；

庚) 编制年度文件目录，指导编制和提交文件到机关、单位的档案；

2. 档案工作

a) 指导文件立卷方法，并接收由干部立卷归档的文件；

b) 统计、保管、提供利用档案内容的服务；

c) 选择、统计向现行档案移交文件：

- 组织收集、提交各机关、单位所属档案室的文件、资料；

- 确定档案价值、统计和检查档案；

- 组织整理档案；

- 组织保管档案；

- 组织提供档案内容利用服务；

3. 保密工作

a) 协同职能机关制定机关、单位的秘密事项清单，报有权限的上级批准；

b) 登记、管理秘密文件；

c) 指导机关、单位保护电子存储信息的安全；

d) 协助常设委员会减少、解密文件。

条85. 文书、档案和资料保密工作人员选拔、调动的标准

1. 必须具有坚定的政治立场，绝对忠诚于党、社会主义、国家和人民。

2. 家庭和个人政治历史清楚，清白。

3. 具备完成分配任务的能力，愿意为保卫党、国家、社会主义制度、国家安全独立而战斗牺牲。

4. 具有良好的道德品质，健康的生活方式，严格的组织纪律意识，革命警惕性，保持和保护军事秘密、国家秘密。

5. 必须接受初级及以上级别的文书、保密、档案业务培训。

条86. 培训、提高和业务培训

1. 国防部办公厅与组织中等、高等、大学和研究生教育，为全军保密档案行业的干部和员工；与组织业务培训和提高保密档案行业各部门、单位的业务。

2. 各总局、军区、军种、军团办公厅与国防部办公厅合作，组织初级教育，为单位保密档案行业的干部和员工；组织业务培训和提高干部、员工及相关对象的业务。

3. 每五年一次，组织总结和全军文书、档案、保密工作业务竞赛。

条87. 检查制度

1. 检查制度

a) 定期检查：上级业务机关组织定期检查下级业务机关执行各项制度、规定的年度或每半年一次。定期检查必须有计划并指导需要检查的内容。

b) 突击检查：上级业务机关组织突击检查下级业务机关，如发现违反各项制度、规定的行为或根据有权机关的要求进行。

2. 检查权限

a) 国防部办公厅主持与相关机关合作，组织检查全军执行文书、档案和保密文件业务工作的各项制度、规定；

b) 各直属国防部门机关、单位组织检查直属机关、单位执行文书、档案、保密文件业务工作的各项制度、规定。

条88. 报告制度

1. 综合报告

a) 定期报告：各级保密档案机构负责帮助机关、单位指挥员汇总情况向上级业务机关报告；各直属国防部门机关、单位负责在12月20日前向国防部（通过国防部办公厅）报告以汇总。

b) 突发报告：各级保密档案机构负责帮助机关、单位指挥员根据上级业务机关要求报告。

c) 快速报告：每月，下级保密档案机构汇总情况向上级业务机关电话报告。各直属国防部门机关保密档案机构于20日向国防部办公厅（通过保密档案处）报告以汇总。如20日为休息日，则提前到最近的工作日报告。

2. 文书、档案工作统计报告：每年，各级业务机关必须按照《关于发布文书、档案基础工作统计报告制度的决定》（2005年1月6日第13/2005/QĐ-BNV号决定）和《关于发布文书、档案综合工作统计报告制度的决定》（2005年1月6日第14/2005/QĐ-BNV号决定）中的模板进行统计报告。

3. 每两年（偶数年）定期，各机关、单位负责统计、报告印章样本给上级业务机关，各直属部门机关负责在12月20日前向国防部（通过国防部办公厅）报告以汇总。

第六章。

组织实施

第八十九条 保障工作

国防部办公厅负责，会同国防部财务局制定定额，编制、分配预算经费，确保为全军各单位的文书、档案和文件保密工作提供资金，按照现行规定报国防部长审定。

第九十一条 组织实施

国防部办公厅负责指导和监督本规定的执行。