시행령 제 01/2011/TT-BNV 행정 문서의 형식과 기술적 표기 방법 지침

시행규칙

행정 문서의 형식과 기술 작성 지침

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정부가 2008년 4월 17일 제정한 제48/2008/NĐ-CP 호에 의거하여 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정함

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110/2004/NĐ-CP 호에 의거하여 문서 관리 업무를 규정함

정부가 2010년 2월 8일 제정한 제9/2010/NĐ-CP 호에 의거하여 2004년 4월 8일 제정된 제110/2004/NĐ-CP 호를 수정 보완함

내무부는 행정 문서의 형식과 기술 작성 지침을 다음과 같이 안내함

장 1

총칙

조 1. 적용 범위와 적용 대상

본 고시는 행정 문서의 형식과 기술 작성 지침 및 문서 사본 작성 지침을 안내하며, 국가 기관, 사회 단체, 사회-직업 단체, 경제 단체 및 인민군단위(이하 "기관, 단체"라 함)에 적용됨

조 2. 문서의 형식

문서의 형식은 문서 구성 요소의 집합으로, 모든 종류의 문서에 적용되는 공통 구성 요소와 특정 상황이나 특정 종류의 문서에 적용되는 보충 구성 요소를 포함하며, 정부가 2010년 2월 8일 제정한 제9/2010/NĐ-CP 호에서 2004년 4월 8일 제정된 제110/2004/NĐ-CP 호를 수정 보완하고 본 고시에서 안내하는 내용에 따라 적용됨

조 3. 문서 작성 기술

본 고시에서 규정된 문서 작성 기술은 컴퓨터로 작성하고 출력되는 문서의 용지 크기, 배치 방식, 페이지 마진, 형식 구성 요소의 배치 위치, 폰트, 글자 크기, 글자 스타일 및 기타 세부 사항을 포함하며, 컴퓨터나 다른 기술 방법 또는 기술 수단으로 작성되거나 미리 인쇄된 용지에 작성된 문서에 적용되며, 책이나 신문, 잡지 및 기타 출판물에 인쇄된 문서에는 적용되지 않음

조 4. 문서 작성 폰트

컴퓨터로 작성되는 문서에 사용되는 폰트는 베트남 표준 TCVN 6909:2001에 따른 유니코드 문자 집합의 베트남어 폰트임

조 5. 용지 크기, 배치 방식, 페이지 마진 및 구성 요소 배치 위치

1. 용지 크기

행정 문서는 A4 크기 용지(210mm x 297mm)에 작성됨

소개서, 서류 접수 확인서, 전송표, 이동표 등은 A5 크기 용지(148mm x 210mm) 또는 미리 인쇄된 A5 크기 용지에 작성됨

2. 배치 방식

행정 문서는 A4 크기 용지의 길이 방향으로 작성됨(인쇄 방향은 길이 방향)

문서 내용에 표나 차트가 있지만 별도 부록으로 만들지 않는 경우, 문서는 A4 크기 용지의 너비 방향으로 작성될 수 있음(인쇄 방향은 너비 방향)

3. A4 크기 용지의 페이지 마진

상단 마진: 상단 가장자리로부터 20mm ~ 25mm

하단 마진: 하단 가장자리로부터 20mm ~ 25mm

왼쪽 마진: 왼쪽 가장자리로부터 30mm ~ 35mm

오른쪽 마진: 오른쪽 가장자리로부터 15mm ~ 20mm

4. A4 크기 용지 한 장에 형식 구성 요소를 배치하는 위치는 본 고시에 첨부된 부록 II에 따른 형식 구성 요소 배치 도면에 따라 이루어짐. A5 크기 용지 한 장에 형식 구성 요소를 배치하는 위치는 위 도면에 따라 동일하게 적용됨

장 II

문서의 형식과 기술 작성 방법

조 6. 국가명칭

1. 형식

국가명칭은 문서에 기재되는 두 줄의 글자로 구성되며, "사회주의 공화국 베트남" 그리고 "독립 - 자유 - 행복.

2. 제작 기술

국가명칭은 표 1에 배치되며, 종이의 가로 길이의 약 1/2을 차지하고, 상단 우측에 위치한다.

첫 번째 줄: "사회주의 공화국 베트남" 대문자로 표기되며, 글자 크기는 12에서 13 사이이며, 직립체, 굵게 표기된다.

”는 Times New Roman 폰트, 크기 14, 대문자로 표시되며, 첫 글자는 대문자이고, 단어 사이에는 줄이 있고, 단어 사이에는 공백이 있으며, 줄 아래에는 줄이 있다.독립 - 자유 - 행복 두 번째 줄:

사회주의 공화국 베트남
독립 - 자유 - 행복

_______________________

대문자로 표기되며, 글자 크기는 13에서 14 사이이며, 직립체, 굵게 표기되며, 첫 번째 줄 아래 중앙에 배치된다. 단어들 사이에는 하이픈이 있으며, 각 단어는 대문자로 시작하며, 아래에는 글자 길이와 같은 길이의 연속된 선이 있다 (Draw 명령을 사용하며, Underline 명령은 사용하지 않음).

두 줄 사이에는 단일 줄 간격이 적용된다.

1. 형식

조 7. 문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름

정부 부처, 정부와 동등한 기관, 정부 소속 기관; 국회의 사무실; 민족위원회, 국회의 위원회 또는 지방인민대표회의 및 지방인민위원회; 중앙직할 시, 도의 국회의 대표단; 국가경제그룹, 총공사 91는 주 관리 기관을 기재하지 않는다.

문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름은 직접 관리하는 기관 또는 조직의 이름(경제 조직의 경우 어머니 회사일 수 있음)과 함께 문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름을 포함한다.

a) 문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름은 설립 문서, 기능과 임무, 권한 및 조직 구조에 대한 규정, 승인 또는 활동 허가, 법적 인격 인정 등 관련 기관 또는 조직의 권한에 따라 완전히 기재하거나 약자를 사용할 수 있다.

2. 제작 기술

문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름은 표 2에 배치되며, 종이의 가로 길이의 약 1/2을 차지하고, 상단 좌측에 위치한다.

직접 관리하는 기관 또는 조직의 이름은 대문자로 표기되며, 국가명칭의 글자 크기와 동일하며, 직립체로 표기된다. 만약 직접 관리하는 기관 또는 조직의 이름이 길다면 여러 줄로 표기될 수 있다.

문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름은 대문자로 표기되며, 국가명칭의 글자 크기와 동일하며, 직립체, 굵게 표기되며, 직접 관리하는 기관 또는 조직의 이름 아래 중앙에 배치된다. 아래에는 글자 길이의 1/3에서 1/2 사이의 길이의 연속된 선이 있다. 만약 문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름이 길다면 여러 줄로 표기될 수 있다.

내무부
문헌 및 보존국
국 가
____

위의 모든 줄은 단일 줄 간격으로 표기된다.

조 8. 문서의 번호 및 기호

1. 형식

a) 문서의 번호

문서의 번호는 해당 기관 또는 조직의 문서 등록번호이다. 문서의 번호는 아라비아 숫자로 기재되며, 매년 1월 1일부터 12월 31일까지 순차적으로 부여된다.

b) 문서의 기호

- 문서의 기호는 문서 유형의 약자와 해당 기관 또는 조직 또는 공무원 직위의 약자로 구성된다. 이는 국가주석과 총리에게 적용된다. 예를 들어:

정부의 결의는 다음과 같이 기재된다: 번호: .../결의-정부

총리의 지시는 다음과 같이 기재된다: 번호: .../지시-총리

지방인민대표회의 상임위원회의 결정은 다음과 같이 기재된다: 번호: .../결정-상임위

지방인민대표회의의 보고서는 다음과 같이 기재된다: 번호: .../보고서-상임위

- 공문의 기호는 공문을 발행한 기관 또는 조직 또는 공무원 직위의 약자와 작성부서 또는 주도 작성부서의 약자로 구성된다. 예를 들어:

정부의 공문은 정부 사무실 행정부에서 작성된 경우: 번호: .../정부-행정

내무부의 공문은 내무부 조직인사부에서 작성된 경우: 번호: .../내무부-조직인사

지방인민대표회의의 공문은 경제예산부에서 작성된 경우: 번호: .../인대-경제예산

지방인민위원회의 공문은 문화사회 분야를 담당하는 전문위원 또는 비서가 작성한 경우: 번호: .../인민위-문화사회

지방내무부의 공문은 지방내무부 사무실에서 작성된 경우: 번호: .../지내무-사무실

지방인민대표회의 또는 지방인민위원회의 자문위원회가 기관의 인장을 사용하여 문서를 발행하고, 이러한 자문위원회가 문서 발행 기관으로 기재되는 경우에는 해당 자문위원회의 번호를 사용해야 한다. 예를 들어, 내무부 공무원 선발위원회의 결정 01은 다음과 같이 기재된다:

내무부
공무원 선발위원회

____________

번호: 01/결정-선발위

지방인민위원회 또는 지방인민대표회의의 공문 기호는 공문을 발행한 기관 또는 조직의 약자와 공문에서 처리된 분야의 약자로 구성된다.

기관 또는 조직의 약자와 각 기관 또는 조직 내부의 부서 또는 분야의 약자는 각 기관 또는 조직에서 구체적으로 규정하며, 간결하고 이해하기 쉽게 해야 한다.

2. 제작 기술

문서의 번호 및 기호는 표 3에 배치되며, 문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름 아래 중앙에 위치한다.

"번호"는 소문자로 표기되며, 기호는 대문자로 표기되며, 글자 크기는 13이며, 직립체로 표기된다. "번호" 뒤에는 콜론이 있으며, 10보다 작은 번호는 앞에 0을 추가하여 기재한다. 번호와 기호 사이에는 슬래시(/)가 있으며, 기호의 각 약자 사이에는 하이픈(-)이 있으며, 글자 사이에는 여백이 없다.

번호: 15/결정-상임위 (지방인민대표회의 상임위원회의 결정)

번호: 19/인대-경제예산 (지방인민대표회의 상임위원회의 공문, 경제예산부 작성)

번호: 23/보고서-내무부 (내무부의 보고서)

번호: 234/보건-사무실 (보건소의 공문, 사무실 작성)

조 9. 지명과 공문서 발부 날짜, 월, 연도

1. 형식

a) 공문서에 기재된 지명은 행정 단위의 공식 명칭(중앙 직할 시, 도; 시, 현, 경제 특구, 도에 속한 현, 구, 시, 도; 읍, 면, 동)이 위치한 기관 또는 조직의 본원 소재지의 이름으로 작성되며, 인물이나 숫자 또는 역사적 사건에 따라 명명된 행정 단위는 그 행정 단위의 전체 명칭을 기재해야 하며, 구체적으로 다음과 같습니다:

- 중앙 기관 및 조직의 공문서에 기재된 지명은 해당 기관 또는 조직의 본원이 위치한 시, 도의 이름으로 작성됩니다. 예를 들어:

산업부와 베트남 전력그룹의 전력회사 1의 공문서(본원이 하노이 시에 위치함): 하노이,

재정부 소속 경영대학의 공문서(본원이 허응 야인의 류꾸 정(亭)에 위치함): 허응 야,

베트남 과학기술원 해양연구소의 공문서(본원이 나트rang 시에 위치함): 나트rang,

베트남 세무총국 소속 빈두억 성세무국의 공문서(본원이 빈두억 시에 위치함): 빈두억,

- 성급 기관 및 조직의 공문서에 기재된 지명:

+ 중앙 직할 시에 대한 경우: 해당 중앙 직할 시의 이름으로 작성됩니다. 예를 들어:

하노이 시 인민위원회와 해당 시 소속 부서 및 기관의 공문서: 하노이, 호치민 시 인민위원회와 해당 시 소속 부서 및 기관의 공문서: 호치민,

+ 도에 대한 경우: 해당 도의 이름으로 작성됩니다. 예를 들어:

하이duc 도 인민위원회와 해당 도 소속 부서 및 기관의 공문서(본원이 하이duc 도 하이duc 시에 위치함): 하이duc, 꽝닌 도 인민위원회와 해당 도 소속 부서 및 기관의 공문서(본원이 꽝닌 도 하롱 시에 위치함): 꽝닌, 람동 도 인민위원회와 해당 도 소속 부서 및 기관의 공문서(본원이 람동 도 다拉升剩余部分的翻译。 람동,

当省辖市的名称与省名相同，应在市名前加上“市”(TP.)两字，例如：

河静市人民委员会（河静省）和该市各局、处的公文： TP. 하 tĩnh,

- 县级机构和组织的公文上所记载的地名是县、区、市或省辖市的名字，例如：

芝松县人民委员会（河内市）及其各局、处的公文： Soc Son,

胡志明市古皮区人民委员会及其各局、处的公文： Go Vap,

巴地头顿省巴地市人民委员会及其各局、处的公文： Ba Ria,

- 社级机构和组织的公文上所记载的地名是社、坊、镇的名字，例如：

金莲乡人民委员会（南丹县，义安省）的公文： Kim Lien,

电贝府坊人民委员会（巴亭郡，河内市）的公文： Phường Điện Biên Phủ,

- 属于公安部和国防部管理范围内的机关、组织和武装力量单位的公文上所记载的地名应按照法律规定和公安部、国防部的具体规定执行。

b) 公文书发布日期、月份和年份

公文书发布的日期、月份和年份是指公文书发布的具体日期、月份和年份。

公文书发布的日期、月份和年份必须完整书写；日期、月份和年份使用阿拉伯数字表示；对于小于10的日数和1月、2月，需在前面加0，具体如下：

胡志明市，2009年2月5日

第一郡，2010年2月10日

2. 제작 기술

地名和公文书发布日期、月份和年份与公文书编号及标识一起排列在同一行，在第4栏中，用常规字体，字号为13到14号，斜体字；地名的第一个字母大写；地名后加逗号；地名和日期、月份、年份居中排布在国徽之下。

조 10. 문건의 종류명 및 요약내용

1. 형식

문건의 종류명은 각 문건의 종류를 명시하는 것으로, 기관 또는 조직이 발행할 때마다 반드시 기재해야 하며 공문은 제외한다.

문건의 요약내용은 문건의 주요 내용을 간략하게 표현한 문장 또는 단어 집합이다.

2. 제작 기술

문건의 종류명과 요약내용은 종류명이 있는 모든 문건에서 표 5a에 기재되며, 종류명(결의, 결정, 계획, 보고서, 청원서 등 기타 문건)은 대문자로 14포인트 크기의 굵은 글씨로 가운데 정렬되며, 요약내용은 종류명 바로 아래에 14포인트 크기의 굵은 일반 글씨로 가운데 정렬되며, 요약내용 아래에는 그 라인의 길이의 1/3에서 1/2 사이의 길이의 연속된 선이 놓여져 있다. 예를 들어:

결정
직원 이동에 관한 사항

_______

공문의 요약내용은 표 5b에 "V/v" 다음에 일반 글씨로 12포인트에서 13포인트 사이의 크기로 가운데 정렬되며, 번호와 공문 기호 아래에 6포인트 간격으로 놓여진다. 예를 들어:

번호: 72/VTLTNN-NVĐP

V/v 검사 계획
문서 관리 및 보존 2009년도 사업

조 11. 문건의 내용

1. 형식

a) 문건의 내용은 문건의 주요 부분이다.

문건의 내용은 다음과 같은 기본 요구사항을 충족해야 한다:

- 사용되는 문건 형식에 적합해야 함;

- 당의 방침, 정책과 법령에 적합해야 함;

- 간결하고 명확하며 정확해야 함;

- 이해하기 쉬운 언어와 표현을 사용해야 함;

- 일반적인 베트남어 용어를 사용하며(필요하지 않은 경우 지역어나 외국어는 사용하지 않음). 전문 용어는 문건 내에서 명확히 해석되어야 함;

- 일반적으로 사용되는 단어나 구문만 약자를 사용할 수 있으며, 베트남어로 쉽게 이해할 수 있는 단어나 구문만 약자를 사용할 수 있다. 문건 내에서 여러 번 사용되는 단어나 구문은 약자를 사용할 수 있으나, 처음 사용될 때는 해당 단어나 구문 바로 뒤에 괄호 안에 약자를 표기해야 함;

- 관련 문건을 처음 인용할 때는 종류명, 번호, 기호, 발행 날짜, 발행 기관, 요약내용을 모두 기재해야 하며(법률과 법령의 경우 종류명과 이름만 기재), 이후 인용 시에는 종류명과 번호, 기호만 기재하면 됨. 예를 들어: "...는 2004년 4월 8일 정부가 발행한 2004/110/NĐ-CP 호 정부의 문서 관리에 대한 nghị định에 의해 규정됨"; 이후 인용 시에는 해당 문건의 종류명과 번호, 기호만 기재하면 됨;

- 행정 문건에서 대문자는 부록 6 - 행정 문건에서 대문자 사용 규칙에 따라 적용된다.

b) 문건의 구조

문건의 형태와 내용에 따라, 문건은 발행 근거, 서두 등을 포함하거나, 장, 절, 조, 항, 호로 구성되거나, 큰 단위부터 작은 단위까지 일정 순서대로 분할될 수 있으며, 구체적으로 다음과 같다:

- 결의(개별): 조, 항, 호 또는 항, 호로 구성;

- 결정(개별): 조, 항, 호로 구성; 결정에 부속된 규칙(규정): 장, 절, 조, 항, 호로 구성;

- 지시(개별): 항, 호로 구성;

- 기타 행정 문건: 부분, 절, 항, 호 또는 항, 호로 구성.

장, 절, 절, 조가 있는 문건의 경우, 각 부분, 장, 절, 조는 제목을 가져야 한다.

2. 제작 기술

문건의 내용은 표 6에 기재된다.

본문 내용은 양쪽 변에 고르게 배치된 일반 글씨체로 작성되며, 글씨는 세로 방향으로 표기되며, 글씨 크기는 13부터 14 사이입니다(문서 내에서 문장은 동일한 크기의 글씨를 사용해야 합니다). 문장 시작 부분은 1cm에서 1.27cm까지 뒤로 밀어져 있으며(기본 탭), 문단 간 간격은 최소 6포인트 이상이며, 줄 간격은 단줄 간격 또는 15포인트 이상을 선택하며, 최대 줄 간격은 1.5줄입니다.

법적 근거가 있는 경우 각 근거 후에는 줄 바꿈을 하고, 줄의 끝에는 세미콜론 기호를 사용하며, 마지막 근거는 콤마 기호로 마무리합니다.

본문 내용이 편, 장, 절, 조, 항, 호로 구성되어 있는 경우 다음과 같이 작성됩니다:

- 편, 장: "편", "장"과 순번을 한 줄에 표기하고 가운데 정렬하며, 일반 글씨체로 13부터 14 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다. 편, 장의 순번은 로마 숫자를 사용하며, 편, 장의 제목은 바로 아래에 가운데 정렬하여 대문자로 13부터 14 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다;

- 절: "절"과 순번을 한 줄에 표기하고 가운데 정렬하며, 일반 글씨체로 13부터 14 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다. 절의 순번은 아라비아 숫자를 사용하며, 절의 제목은 바로 아래에 가운데 정렬하여 대문자로 12부터 13 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다;

- 조: "조", 순번 및 제목을 일반 글씨체로 표기하며, 왼쪽 여백에서 기본 탭만큼 떨어뜨려 표기하며, 조의 순번은 아라비아 숫자를 사용하고, 순번 뒤에 마침표를 붙입니다. 크기는 문장 부분과 동일한 크기(13-14)이며, 세로 방향, 굵게 표기됩니다;

- 항: 각 절 내의 항 순번은 아라비아 숫자를 사용하고, 순번 뒤에 마침표를 붙이며, 크기는 문장 부분과 동일한 크기(13-14)이며, 세로 방향으로 표기됩니다. 항이 제목을 가질 경우, 순번과 제목은 별도의 줄에 일반 글씨체로 표기하며, 크기는 문장 부분과 동일한 크기(13-14)이며, 세로 방향, 굵게 표기됩니다;

- 호: 각 항 내의 호 순서는 abc순서의 베트남 알파벳을 사용하고, 순서 뒤에 괄호를 사용하며, 일반 글씨체로 표기하며, 크기는 문장 부분과 동일한 크기(13-14)이며, 세로 방향으로 표기됩니다.

본문 내용이 편, 절, 항, 호로 구분되는 경우 다음과 같이 작성됩니다:

- 편(있을 경우): "편"과 순번을 한 줄에 표기하고 가운데 정렬하며, 일반 글씨체로 13부터 14 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다. 편의 순번은 로마 숫자를 사용하며, 편의 제목은 바로 아래에 가운데 정렬하여 대문자로 13부터 14 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다;

- 절: 절의 순번은 로마 숫자를 사용하고, 순번 뒤에 마침표를 붙이고 왼쪽 여백에서 기본 탭만큼 떨어뜨려 표기하며, 절의 제목은 순번과 같은 줄에 대문자로 13부터 14 사이의 크기와 세로 방향, 굵게 표기합니다;

- 항: 각 절 내의 항 순번은 아라비아 숫자를 사용하고, 순번 뒤에 마침표를 붙이며, 크기는 문장 부분과 동일한 크기(13-14)이며, 세로 방향으로 표기됩니다. 항이 제목을 가질 경우, 순번과 제목은 별도의 줄에 일반 글씨체로 표기하며, 크기는 문장 부분과 동일한 크기(13-14)이며, 세로 방향, 굵게 표기됩니다;

- 호는 본문 내용이 편, 장, 절, 조, 항, 호로 구성되어 있는 경우와 동일하게 표기됩니다.

조 12. 권한, 직위, 성명 및 서명자의 본명

1. 형식

a) 서명자의 권한을 기재하는 방법은 다음과 같습니다:

- 단체를 대표하여 서명할 경우, 단체 지도부 또는 기관, 조직의 이름 앞에 "TM."(대표)라는 약자를 기재해야 합니다. 예를 들어:

- 기관, 조직의 책임자를 대신하여 서명할 경우, 책임자의 직위 앞에 "KT."(대리)라는 약자를 기재해야 합니다. 예를 들어:

부책임자가 임무를 맡는 경우에는 부책임자가 대리 서명을 하는 것과 동일하게 처리합니다;

- 위임을 받아 서명할 경우, 기관, 조직의 책임자 직위 앞에 "TL."(위임)이라는 약자를 기재해야 합니다. 예를 들어:

- 위임을 받아 대리 서명할 경우, 기관, 조직의 책임자 직위 앞에 "TUQ."(위임대리)라는 약자를 기재해야 합니다. 예를 들어:

TUQ. 감독
인사부 과장

b) 서명자의 직위

문서에 기재된 직위는 서명자가 해당 기관, 조직에서 공식적으로 맡고 있는 지도직임을 나타내며, 부총리(부총리, 주임), 차관, 주석, 부주석, 감독, 부감독, 권감독(권한대리 감독) 등 국가가 규정한 직위만 기재하고, 국가가 규정하지 않은 직위인 상임부책임자, 부책임자 등은 기재하지 않습니다; 기관, 조직의 명칭은 연합문서나 두 개 이상의 기관, 조직이 발행한 문서를 제외하고는 기재하지 않습니다; 위임 서명, 위임 대리 서명은 각 기관, 조직이 문서로 구체적으로 규정합니다.

자문기관(기구 설립 결정 또는 기구의 기능, 임무, 조직 구조를 규정한 결정에 따른 조직 구조에 속하지 않는 기구)이 발행한 문서에 기재된 직위는 서명자가 해당 위원회 또는 협의회에서 맡고 있는 지도직임을 나타냅니다. 위원회 또는 협의회가 기관, 조직의 인장을 사용할 수 없는 경우, 서명자가 해당 위원회 또는 협의회에서 맡고 있는 직위만 기재하고, 기관, 조직의 직위는 기재하지 않습니다.

정부의 지도위원회 또는 지도반에서 발행한 문서에 기재된 서명자의 직위는 건설부의 지도반 또는 부지휘반의 장 또는 부지휘반장, 협의회의 주석 또는 부주석을 맡고 있는 경우, 다음 예와 같이 기재됩니다:

건설부의 지도위원회 또는 지도반에서 발행한 문서에 기재된 서명자의 직위는 건설부 차관이 협의회의 주석 또는 지도반의 장을 맡고 있고, 건설부 소속 국장 또는 부국장이 협의회의 부주석 또는 부지휘반장으로 맡고 있는 경우, 다음 예와 같이 기재됩니다:

c) 서명자의 성명은 성, 이름 중간자(있을 경우) 및 이름을 포함합니다.

행정 문서의 경우, 서명자의 성명 앞에는 학衔, 학위 및 기타 영예칭호를 기재하지 않습니다. 거래 문서, 교육, 의료, 과학 기관 또는 군사력의 문서의 경우, 학衔, 학위, 군衔을 추가로 기재합니다.

2. 제작 기술

서명자의 권한과 직위는 칸 7a에 표시되며, 권한 약어 "TM.", "KT.", "TL.", "TUQ." 또는 서명자의 권한과 직위는 모두 대문자로 표시되며, 글꼴 크기는 13에서 14 사이이며, 직립체, 굵게 표시됩니다.

서명자의 성명은 칸 7b에 표시되며, 소문자로 표시되며, 글꼴 크기는 13에서 14 사이이며, 직립체, 굵게 표시되고, 서명자의 권한과 직위와 중앙에 배치됩니다.

권한자의 서명은 칸 7c에 표시됩니다.

조 13. 기관 및 단체의 도장

1. 문서에 도장을 찍는 행위는 정부가 2004년 4월 8일에 제정한 제110호 2004년 정부령 제26조 제2항과 제3항, 그리고 관련 법률 규정에 따라 이루어진다; 전문분야 문서와 그 부록에 대한 겹도장은 같은 정부령 제26조 제4항에 따른 규정에 따라 이루어진다.

2. 기관 및 단체의 도장은 칸 8에 표시되며, 겹도장은 문서 또는 부록 오른쪽 가장자리 중앙에 찍혀서 최대 5페이지를 덮는다.

조 14. 수신처

1. 형식

수신처는 문서를 받고 검토, 처리, 집행, 감독, 보고, 업무교류, 통보, 보존할 책임이 있는 기관, 단체, 단위 및 개인을 지정한다.

수신처는 문서 내에서 구체적으로 명시되어야 한다. 법률 규정, 기관 및 단체의 기능, 임무, 권한, 업무 관계, 업무 처리 요구사항 등을 고려하여 작성하거나 주도적으로 작성한 단위 또는 개인은 수신기관, 단체, 단위 및 개인을 제안하여 문서 서명자를 결정하도록 한다.

특정 대상에게만 보내는 문서는 각 기관, 단체, 개인의 이름을 적어야 하며, 특정 그룹에게 보내는 문서는 공동으로 적어 예를 들어 다음과 같이 한다.

- 각 부, 정부 직속 기관, 정부 소속 기관;

- 중앙 정부 직속 성, 시 인민위원회;

종류와 수신처가 명시된 문서는 "수신처"라는 문구와 그 뒤에 기관, 단체, 단위 및 개인의 이름이 나열된다.

행정 공문의 수신처는 두 부분으로 구성된다:

- 첫 번째 부분은 "경함"이라는 문구와 그 뒤에 직접 업무를 처리하는 기관, 단체 또는 개인의 이름이 나열된다.

- 두 번째 부분은 "수신처"라는 문구와 그 아래 "그 위와 같음"이라는 문구, 그리고 다른 관련 기관, 단체, 단위 및 개인의 이름이 나열된다.

2. 제작 기술

수신처는 칸 9a와 9b에 표시된다.

칸 9a의 수신처는 다음과 같이 표시된다:

- "경함"과 수신 기관, 단체 또는 개인의 이름은 일반 글씨체로 13부터 14 사이 크기의 직립 글씨로 표시된다.

- "경함" 뒤에는 콜론이 있으며, 한 기관, 단체 또는 개인에게 보내는 경우 "경함"과 해당 기관, 단체 또는 개인의 이름은 같은 줄에 표시되며, 두 개 이상의 기관, 단체 또는 개인에게 보내는 경우 다음 줄로 이동한다. 각 기관, 단체 또는 개인 또는 그룹은 별도의 줄에 표시되며, 줄의 시작에는 점선이 있고 줄의 끝에는 세미콜론이 있으며 마지막 줄의 끝에는 마침표가 있다. 점선은 콜론 아래에 일직선으로 표시된다.

칸 9b의 수신처(행정 공문 및 기타 문서 모두 적용)는 다음과 같이 표시된다:

- "수신처"는 별도의 줄에 표시되며(서명자의 직위와 같은 줄에 위치하고 왼쪽 가장자리에 가깝게), 콜론이 있으며, 일반 글씨체로 12 크기의 기울임꼴 굵은 글씨로 표시된다.

- 수신 기관, 단체, 단위 및 개인의 목록은 일반 글씨체로 11 크기의 직립 글씨로 표시되며, 각 기관, 단체, 단위 및 개인 또는 그룹은 별도의 줄에 표시되며, 줄의 시작에는 왼쪽 가장자리에 가까운 점선이 있고 줄의 끝에는 세미콜론이 있으며, 마지막 줄은 "보관"이라는 문구와 콜론이 있으며, "VT"(기관, 단체의 문서실)라는 약어, 쉼표, 문서 작성 단위(또는 부서)의 약어, 보관본 수(필요한 경우)가 있으며, 마지막으로 마침표가 있다.

조 15. 기타 구성 요소

1. 형식

a) 비밀 등급 표시

국가 비밀 내용을 포함하는 문서에 대한 비밀 등급(절대비밀, 최고비밀 또는 비밀) 결정 및 표시, 회수 표시는 2000년 국가 비밀 보호 법령 제5조, 제6조, 제7조, 제8조에 따라 이루어진다.

b) 긴급도 표시

전달 속도에 따라 필요에 따라 문서는 다음 네 가지 긴급도로 분류된다: 긴급, 상긴, 화 tốc, 화속 예정 시간. 긴급한 성격을 가진 문서를 작성할 때 작성 단위 또는 개인은 문서 작성자에게 긴급도를 제안하고 결정하도록 한다.

c) 제한된 범위와 대상으로 배포 및 사용되는 문서는 "회의 후 반환", "확인 후 반환", "내부 배포" 등의 배포 범위 지시어를 사용한다.

d) 공문서는 규정된 구성 요소 외에도 기관 또는 조직 주소, 이메일 주소, 전화번호, 텔렉스 번호, 팩스 번호, 웹사이트 주소를 추가로 표시할 수 있다.

đ) 발행량을 철저히 관리해야 하는 문서는 타이핑한 사람의 기호와 발행 부수를 표시해야 한다.

e) 부록이 첨부된 문서는 해당 부록에 대한 안내가 문서 내에 포함되어야 한다. 부록은 제목을 가지고 있으며, 두 개 이상의 부록이 있는 경우 각 부록은 로마 숫자로 순서를 표시해야 한다.

문서가 두 페이지 이상인 경우 페이지 번호는 아라비아 숫자로 표시해야 한다.

2. 제작 기술

a) 비밀 등급 표시

절대비밀, 최고비밀 또는 비밀 등급 표시와 회수 표시는 2002년 9월 13일 경찰청 통지 제12/2002/TT-BCA에 따른 경찰청 통지 제33/2002/NĐ-CP 정부령 시행 세부 규정에 따라 미리 새겨져 있어야 한다. 비밀 등급 표시는 칸 10a에, 회수 표시는 칸 11에 찍혀야 한다.

b) 긴급도 표시

긴급도 표시는 각각 30mm x 8mm, 40mm x 8mm, 20mm x 8mm 크기의 직사각형 프레임에 "긴급", "상긴", "화속", "화속 예정 시간"이라는 단어를 대문자로, Times New Roman 폰트 크기 13에서 14 사이의 굵은 글씨체로 프레임 내에 균형 있게 배치하여 미리 새겨져야 한다. 긴급도 표시는 칸 10b에 찍혀야 하며, 표시용 잉크는 빨간색을 사용한다.

c) 배포 범위 지시어

배포 범위 지시어는 칸 11에 배치되며, "회의 후 반환", "확인 후 반환", "내부 배포"라는 단어는 대문자로, Times New Roman 폰트 크기 13에서 14 사이의 굵은 글씨체로 직사각형 프레임 내에 균형 있게 배치된다.

d) 기관 또는 조직 주소, 이메일 주소, 전화번호, 텔렉스 번호, 팩스 번호, 웹사이트 주소.

이러한 구성 요소는 문서 첫 페이지 칸 14에 배치되며, 일반 글씨체로, 폰트 크기 11에서 12 사이의 굵은 글씨체로, 문서 표시 영역의 전체 너비를 가로질러 이어지는 선 아래에 배치된다.

đ) 타이핑한 사람의 기호와 발행 부수

칸 13에 배치되며, 기호는 대문자로, 발행 부수는 아라비아 숫자로, 폰트 크기 11, 굵은 글씨체로 배치된다.

e) 문서 부록

부록은 별도의 페이지에 배치되며, "부록"과 부록의 순서 번호는 중앙에 배치되고, 일반 글씨체로, 폰트 크기 14, 굵은 글씨체로 배치된다. 부록 이름은 중앙에 배치되고, 대문자로, 폰트 크기 13에서 14 사이의 굵은 글씨체로 배치된다.

g) 문서 페이지 번호

페이지 번호는 종이 페이지 오른쪽 하단(footer)에 배치되며, 아라비아 숫자로, 폰트 크기 13에서 14 사이의 굵은 글씨체로 배치되며, 첫 번째 페이지는 번호가 붙지 않는다. 부록의 페이지 번호는 각 부록별로 별도로 번호가 붙는다.

본 통지에 첨부된 부록 IV는 문서 형식 구성 요소의 글꼴 및 배치 세부 사항을 설명한다.

본 통지에 첨부된 부록 V는 특정 행정 문서의 배치 예를 설명한다.

장 III

사본 배치 형식 및 기술

조 16. 사본 형식

사본 형식은 다음과 같이 구성됩니다:

1. 사본 형태

"원본 정확 복사본" 또는 "추출 복사본" 또는 "록사본".

2. 사본을 작성한 기관 또는 단체의 명칭

3. 사본 번호 및 식별 기호는 해당 기관 또는 단체가 수행하는 모든 종류의 사본에 공통적으로 부여된 등록 번호와 사본 유형의 약어로 구성되며, 이 시행규칙에 첨부된 표(부록 I)에 따른다. 숫자는 아라비아 숫자로 기재하며, 연도의 첫날인 1월 1일부터 시작하여 연도의 마지막 날인 12월 31일까지 01부터 시작하여 연속적으로 부여된다.

4. 사본의 다른 구성 요소에는 사본 작성 장소 및 날짜, 권한 있는 사람의 직위, 성명 및 서명, 사본을 작성한 기관 또는 단체의 인장, 수령 장소 등이 포함되며, 이 시행규칙 제9조, 제12조, 제13조 및 제14조에 따라 이루어진다.

조 17. 배치 기술

1. 사본 형식의 구성 요소 배치 위치(A4용지)

이 시행규칙에 첨부된 도표(부록 III)에 따른다.

사본 형식의 구성 요소는 복사할 문서의 마지막 부분 바로 다음 페이지에, 문서 표시 영역의 너비 전체를 가로질러 이어지는 선 아래에 한 장의 용지에 배치된다.

2. 사본 배치 기술

a) "원본 정확 복사본", "추출 복사본" 또는 "록사본"이라는 단어는 부록 III의 칸 1에 대문자로, 크기는 13에서 14 사이이며, 굵게 쓰여야 한다.

b) 사본을 작성한 기관 또는 단체의 명칭(칸 2), 사본 번호 및 식별 기호(칸 3), 사본 작성 장소 및 날짜(칸 4), 권한 있는 사람의 직위, 성명 및 서명(칸 5a, 5b 및 5c), 사본을 작성한 기관 또는 단체의 인장(칸 6), 수령 장소(칸 7)는 부록 III에 따른 사본 형식 구성 요소 배치 방식에 따라 배치된다.

사본 형식 구성 요소의 글꼴과 세부 배치는 부록 IV에, 사본 배치 예시는 부록 V에 이 시행규칙에 첨부되어 있다.

장 IV

조직 및 실행

조항 18. 시행규정

본 시행규칙은 발효일로부터 45일 후에 효력을 발생한다.

행정 문서 및 그 사본의 형식과 배치 기술에 관한 규정은 내무부와 중앙정부사무처가 공동으로 제정한 2005년 5월 6일 시행규칙 제55/2005/TTLT-BNV-VPCP와 충돌하는 내용은 모두 폐지된다.

조항 19. 조직적 실행

각 부처, 부처급 기관, 정부 소속 기관, 지방자치단체, 국가 경제그룹, 국가총공사(91)는 본 시행규칙의 시행을 담당한다.

각 부처 및 관련 기관은 본 시행규칙에 따른 형식과 배치 기술을 바탕으로 전문 분야의 문서 형식과 배치 기술을 정해야 한다./.