시행규칙 제 07/2019/TT-BNV는 공무원 기록 관리 및 통계 보고에 관한 사항을 규정함

시행규칙

통계 보고 및 공직자 문서 관리에 관한 규정

 2010년 11월 15일 법률 제15호 공무원법에 의거

정부가 2012년 4월 12일 제29/2012/NĐ-CP 호에 의거하여 공직자 채용, 사용 및 관리에 관한 규정;

정부가 2017년 4월 3일 발한 제34/2017/NĐ-CP호 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 법률에 근거한다;

공무원 및 공직자과 장관의 제안에 따라

내무부 장관은 공직자 통계 보고 및 문서 관리에 관한 규정을 발령함.

장 1
총칙

조 1. 적용범위

본 통지는 공직자의 통계 보고 제도와 관련된 내용, 공직자 통계 보고 표준 양식, 공직자 문서 구성, 공직자 문서 관리 제도 및 통계 보고 및 문서 관리 제도를 이행하는 기관, 단체, 단위, 개인의 책임을 규정함

조 2. 적용대상

본 통지는 공직법 제9조 제2항에 따른 공공기관에 적용됨

조 3. 공직자 문서 관리 기관

1. 자치 권한을 부여받은 공공기관은 공직자 문서 관리 기관임

2. 자치 권한을 부여받지 않은 공공기관의 경우 해당 공공기관을 관리하는 권한 기관이 공직자 문서 관리 기관임

3. 분권 관리를 받는 자치 권한을 부여받지 않은 공공기관은 해당 공공기관을 관리하는 권한 기관으로부터 분권 관리를 받는 공직자 문서 관리 기관임

조 4. 용어 해석

1. 공직자 통계 보고 제도는 법에 따라 공직자 집단의 수량 및 품질을 정기적으로 또는 요청 시 통합하고 통계를 작성하는 것을 의미함

2. 공직자 문서는 공직자가 채용된 날로부터 시작하여 공직자의 기본 정보, 이력서, 학위증, 자격증, 관련 문서 등을 포함하며, 공직자의 근무 중 추가되는 내용을 반영함

3. 공직자 원본 문서는 공직자가 국가 기관, 단체, 단위에 채용될 때 처음 작성되고 확인된 문서로, 법에 따라 작성됨

4. 공직자 문서 관리는 법에 따라 공직자 사용 및 관리를 위한 문서 작성, 보충, 배치, 보존, 사용, 보관 활동을 포함함

5. 공직자의 원본 출생 증명서는 공직자가 태어난 직후 국가 기관의 권한 기관이 처음 발급한 증명서임

조 5. 보고 제출 규정

1. 조 3 제1항에 따른 공공기관은 다음과 같이 보고를 제출함:

가) 중앙 기관이 설립한 공공기관: 조직 인사과(국)에 보고를 제출함

나) 지방 및 중앙 직속 도시가 설립한 공공기관: 내무청에 보고를 제출함

2. 조 3 제2항 및 제3항에 따른 공공기관은 해당 공공기관을 관리하는 권한 기관에 보고를 제출함. 해당 공공기관을 관리하는 권한 기관은 보고를 종합하여 다음과 같이 제출함:

가) 중앙 기관 소속 및 직속 기관은 조직 인사과(국)에 보고를 제출함

나) 지방 및 중앙 직속 도시 소속 및 직속 기관은 내무청에 보고를 제출함

장 II
공직자 통계 보고 제도

조 6. 공무원 통계 보고 제도에 관한 일반 규정

내무부의 요청 또는 매년 6월 30일 이전에 내무부가 요구하는 경우 중앙 기관 및 중앙 정부 직속 지방 기관은 관리 권한 하에 있는 공공 단체에 대해 매년 수량과 품질을 포함한 공무원 집단 통계 보고서를 작성하도록 지시하며, 해당 보고서는 내무부가 이 시행규칙에 따라 부착한 표준 통계 양식에 따라 작성되어야 한다.

1. 보고서 종류:

가) 공무원 수량 및 품질 통계 보고서.

나) 공무원 명부 및 급여 보고서.

2. 보고서 작성 시기:

가) 연간 정기 보고서의 경우, 보고 시기는 해당 연도 12월 31일까지로 한다.

나) 비상 보고서의 경우, 내무부와 관련 권한을 가진 기관의 지침에 따라 작성한다.

3. 보고서 통계의 형태와 보관 방법은 다음과 같다:

가) 공무원 수량 및 품질 통계 보고서는 중앙 기관, 지방 기관의 장이 서명하고 인증한 문서 형태와 전자 파일 형태로 내무부에 제출되며, 전자 파일은 다음 주소로 제출한다: [email protected] [email protected];

나) 공무원 명부 및 급여 보고서는 전자 파일 형태로만 내무부에 제출되며, 중앙 기관, 지방 기관의 장이 서명하고 인증한 문서 형태의 보고서는 해당 기관에서 보관한다. [email protected], 문서로 작성되어 해당 중앙기관, 지방기관 또는 중앙에 직속된 성시의 책임자 서명과 날인을 갖춘 공무원 명부 및 급여 목록은 중앙기관, 지방기관 또는 중앙에 직속된 성시에 보관된다.

4. 공공 단체는 이 시행규칙 조 5에 따른 보고서를 제출할 책임이 있다.

5. 보고서 작성 방법:

가) 이 시행규칙 부착된 양식의 정보 칸 순서대로 작성하며, 정보가 없는 칸은 비워둔다.

나) 공무원 수량 및 품질 통계, 명부 및 급여 보고서 양식은 "Microsoft Excel" 프로그램을 기반으로 "Times New Roman" 폰트로 일관되게 작성된다.

6. 연간 정기 보고서 작성 양식:

가) 공무원 수량 및 품질 통계 보고서는 이 시행규칙 부착된 표준 양식 01(BM01-VC/BNV)에 따라 작성한다.

나) 공무원 명부 및 급여 보고서는 이 시행규칙 부착된 표준 양식 02(BM02-VC/BNV)에 따라 작성한다.

조 7. 공무원 수량 및 품질 통계 보고

1. 매년 6월 30일 이전에 중앙 기관 및 중앙 정부 직속 지방 기관은 관리 권한 하에 있는 기관, 단체, 조직에 대해 조 6 항 6 점 가에 따른 보고서를 작성하도록 지시하며, 보고 시기는 조 6 항 2 점 가에 따른 것으로 한다. 이를 내무부에 제출하여 정부 및 총리에게 보고한다.

2. 내무부 및 관련 권한을 가진 기관의 요청에 따른 비상 보고서는 내무부 및 관련 권한을 가진 기관의 지침에 따라 작성 시기와 범위를 정한다.

조 8. 공무원 명부 및 급여 통계 보고

1. 매년 6월 30일 이전에 중앙 기관 및 중앙 정부 직속 지방 기관은 관리 권한 하에 있는 기관, 단체, 조직에 대해 조 6 항 6 점 나에 따른 보고서를 작성하도록 지시하며, 보고 시기는 조 6 항 2 점 가에 따른 것으로 한다. 이를 내무부에 제출하여 정부 및 총리에게 보고한다.

2. 비상 보고서는 이 시행규칙 조 7 항 2에 따른 규정에 따라 작성한다.

장 III
공무원 문서 관리

조 9. 공직자 문서 관리 및 사용 원칙

1. 공직자 문서의 작성 및 관리는 통일적이고 합리적으로 이루어져야 하며, 공직자가 채용된 날부터 그 기관에서 근무를 중단할 때까지의 모든 정보를 정확하게 반영해야 한다.

2. 공직자 문서는 비밀 자료로서 관리되며, 문서를 관리하는 기관이나 관리 권한을 가진 사람의 서면 동의 없이는 연구, 사용 또는 활용할 수 없다. 공직자 문서에 포함된 정보의 유출은 엄격히 금지된다.

3. 공직자는 자신이 작성한 문서의 내용에 대해 충분히, 명확하고 정확하게 기재하고, 그러한 정보의 진실성을 책임져야 한다. 공직자가 작성한 정보는 문서를 관리하는 기관이 확인하고 인증하여 관리 문서에 포함시켜야 한다.

조 10. 공직자 문서 작성 및 구성 요소

1. 처음 채용된 공직자에 대한 문서 작성

채용 결정 날짜로부터 30일 이내에, 공직자를 사용하는 기관은 공직자가 작성한 정보를 검토하고 확인하도록 지시하며, 공직자의 개인 정보와 직업 경력, 법원의 배경조사 보고서 등을 확인하고, 해당 정보가 채용 문서와 일치하는지 확인해야 한다. 기관의 책임자는 이를 확인하고 인증하여 문서 관리 기관에 제출하여 관리 문서에 포함시켜야 한다. 이러한 문서는 공직자의 기본 문서이다.

기본 문서는 다음과 같은 구성 요소로 이루어져 있다:

a) 모범적인 공직자 문서 HS01-VC/BNV에 따른 "공직자 이력서". 이 이력서는 공직자의 개인 정보와 사회적 관계를 종합적으로 반영한다. 이 이력서는 공직자가 작성하고, 사용 기관이 확인하고 인증한다.

b) 모범적인 공직자 문서 HS02-VC/BNV에 따른 "공직자 간략 이력서". 이 간략 이력서는 공직자의 개인 정보와 사회적 관계를 간략하게 반영한다. 이 간략 이력서는 공직자가 작성하거나, 공직자 이력서에 따라 작성되거나, 추가 자료를 통해 작성될 수 있다. 사용 기관은 이를 확인하고 인증한다.

c) 법령에 따라 공인된 출생 증명서 사본.

d) 법원이 발급한 배경조사 보고서.

e) 법령에 따라 유효한 기간 동안 지방 이상의 의료 기관에서 발급한 건강 증명서.

f) 교육 과정과 훈련 관련 증명서 사본, 성적표, 학위증, 자격증 등 공인 기관에서 발급한 문서 사본. 해외 교육 기관에서 발급한 문서는 교육부의 인증을 받아야 한다.

g) 법령에 따라 공인된 채용 결정 또는 채용 심사 결정 사본.

기본 문서에 오류나 잘못된 정보가 발견되면, 공립 기관은 자체 권한으로 처리하거나, 관리 기관에 보고하여 법령에 따라 처리해야 한다.

2. 현재 근무 중인 공직자에 대한 문서

기본 문서 외에도, 현재 근무 중인 공직자의 다른 문서 구성 요소는 다음과 같다:

a) 모범적인 공직자 문서 HS03-VC/BNV에 따른 "공직자 이력서 보충 양식". 이 양식은 공직자가 매년 또는 관리 기관의 요청에 따라 작성한다. 사용 기관은 이를 확인하고 인증한다.

b) 공직자의 전보, 임명, 파견, 이동, 등급 상승, 급여 인상, 포상, 징계 등에 관한 결정 사본.

c) 공직자가 작성하고 사용 기관이 확인한 연간 자기 평가 및 기관의 공직자 평가 및 분류 결과.

d) 공직자가 작성하고 사용 기관이 확인한 재산 신고서 및 추가 재산 신고서.

e) 공직자와 그 가족에 대한 문제를 다룬 기관의 조사 보고서, 결론서 등의 문서 사본. 익명의 신고서나 처리되지 않은 신고서는 문서에 포함하지 않는다.

f) 공직자의 직무 수행 과정과 사회적 관계와 직접 관련된 기타 문서.

g) 공직자가 리더십 역할을 맡는 경우, 임명 관련 문서를 완전히 포함시켜야 한다.

3. 공직자가 퇴직, 계약 종료 또는 사망한 날로부터 30일 이내에, 공직자 문서 관리는 통합문서 제13조 제3항에 따라 이루어진다.

4. 공직자의 기본 문서는 역사적 기록물로서 영구 보존 대상이다.

5. 기본 문서가 부족하거나 없는 경우, 기본 문서 작성 및 완성은 다음과 같이 이루어진다:

a) 기본 문서가 부족하거나 없는 것을 발견한 날로부터 30일 이내에, 사용 기관은 공직자에게 기본 문서를 완성하도록 지시해야 한다.

b) 기본 문서를 완성할 수 없는 경우에는 출생 증명서를 기반으로 다른 문서를 완성하거나, 본 조 제1항에 따라 새로운 문서를 작성해야 한다.

조 11. 공무원 문서 관리 양식

본 통고와 함께 발부되는 공무원 문서 관리에 사용되는 양식은 다음과 같습니다:

1. 공무원 이력서 양식 6쪽, 표시 기호: 양식 HS01-VC/BNV.

2. 공무원 간략 이력서 양식 4쪽, 표시 기호: 양식 HS02-VC/BNV.

3. 공무원 이력서 보충 양식 2쪽, 표시 기호: 양식 HS03-VC/BNV.

4. 공무원 문서 수령 확인 양식 1쪽, 표시 기호: 양식 HS04-VC/BNV.

5. 공무원 문서 이동 확인 양식 1쪽, 표시 기호: 양식 HS05-VC/BNV.

6. 공무원 문서 검토 양식 1쪽, 표시 기호: 양식 HS06-VC/BNV.

7. 공무원 문서 활용 및 관리 추적 양식 1쪽, 표시 기호: 양식 HS07-VC/BNV.

8. 문서 등록, 문서 수령 및 문서 활용 및 관리 추적 장부.

a) 공무원 문서 등록 장부는 표지 1쪽과 내부 페이지로 구성되며, 표시 기호: 양식 HS08a-VC/BNV;

b) 공무원 문서 수령 장부는 표지 1쪽과 내부 페이지로 구성되며, 표시 기호: 양식 HS08b-VC/BNV;

c) 공무원 문서 활용 및 관리 추적 장부는 표지 1쪽과 내부 페이지로 구성되며, 표시 기호: 양식 HS08c-VC/BNV.

9. 문서 봉투 및 다양한 종류의 클립 케이스

a) 공무원 문서 봉투는 습기 방지 재질로 제작되며, 크기는 (250 x 340 mm)이며 두께는 10mm에서 30mm 사이입니다. 표시 기호: 양식 HS09a-VC/BNV;

b) 문서 내부 구성 요소 목록을 작성하기 위한 클립 케이스는 표지 1쪽과 목차 페이지 최소 2쪽으로 구성되며, A3 크기(297 x 420 mm)의 두 겹된 흰색 두PLEX 용지를 사용하며, 문서 내부 구성 요소 목록은 A4 크기(210 x 297 mm)의 흰색 용지로 제작됩니다. 표시 기호: 양식 HS09b-VC/BNV;

c) 인사 관련 결정 및 지시사항(임용 결정, 직급 상승 결정, 이동 결정 등)을 위한 클립 케이스는 표지 1쪽으로 구성되며, A3 크기(297 x 420 mm)의 두 겹된 흰색 두PLEX 용지를 사용합니다. 표시 기호: 양식 HS09c-VC/BNV;

d) 평가, 의견, 신청서 및 기타 확인 자료를 위한 클립 케이스는 표지 1쪽으로 구성되며, A3 크기(297 x 420 mm)의 두 겹된 흰색 두PLEX 용지를 사용합니다. 표시 기호: 양식 HS09d-VC/BNV.

10. 조 10 조항 1부터 8까지에서 정의된 "표지"는 고급 용지(A4 크기 210 x 297mm)로 제작되며, "페이지"는 흰색 용지(A4 크기 210 x 297mm)로 제작됩니다.

조 12. 공무원 문서 데이터 보완 및 수정 제도

1. 공무원 문서 보완 제도

매년 12월 31일까지 정기적으로 또는 공무원 문서 관리 국가 기관의 요청에 따라 사용 기관은 공무원에게 해당 연도 동안 발생한 개인 정보, 가족 관계, 사회적 관계 등에 대한 추가 정보를 "공무원 이력 보충 양식"을 통해 신고하도록 안내하고, 공무원은 해당 연도에 발급된 학위증, 자격증 사본(있을 경우)을 함께 제출해야 합니다.

공무원이 자진 신고한 정보가 부족하거나 불확실하거나 속임수를 사용한 경우, 해당 공무원은 법적 책임을 질 것입니다.

2. 공무원 문서가 파손되거나 분실되어 새로 작성할 경우 다음 절차를 따릅니다:

a) 공무원 문서 파손 또는 분실이 확인된 날로부터 30일 이내에 공무원 문서 관리 기관은 사용 기관에 공무원에게 "조 10 조항 1 및 2"에 따른 문서를 작성하고 완성하도록 안내하는 책임이 있습니다.

b) 공무원이 문서를 작성하고 완성한 후, 사용 기관은 문서 내 정보를 검토해야 합니다. 문서 내 정보가 일치하면 사용 기관의 책임자에게 문서 내 정보에 대한 확인 및 책임을 부여하고, 관리 기관에 보고하여 결정을 받습니다.

c) 공무원이 문서를 작성하고 완성했으나 문서 내 정보가 일치하지 않는 경우, 사용 기관은 검사 및 확인을 위한 결정을 내려야 하며, 그 결과를 보고하여 관리 기관에 문서 정보 일치를 위한 서면 결정을 받습니다. 검사 및 확인은 다음과 같이 수행됩니다:

검사 및 확인 내용: 각 문서 부분을 직접 검사하고 확인하며, 문서 원본을 보유한 기관에서 실시합니다. 문서 내 정보가 호적 증명서와 일치하지 않는 경우, 검사 및 확인 팀은 해당 기관에 호적 증명서의 법적 가치를 확인하도록 요청하고, 결과를 사용 기관에 서면으로 보고합니다. 문서 내 정보가 당직원 이력서와 일치하지 않는 경우, 검사 및 확인 팀은 당직원 이력서를 관리하는 기관에 확인을 요청하고, 결과를 사용 기관에 보고합니다. 해외 교육 기관에서 발급한 학위증 및 자격증의 경우, 검사 및 확인 팀은 교육부에 확인을 요청합니다.

검사 및 확인은 사용 기관의 검사 및 확인 결정이 효력을 발생한 날부터 시작되며, 검사 및 확인은 시작 후 90일 이내에 완료해야 합니다. 불가피한 사유로 연장이 필요한 경우, 사용 기관은 서면으로 연장을 허용하며, 연장 기간은 최대 30일입니다. 검사 및 확인이 완료되지 않은 경우, 사용 기관은 관리 기관의 책임자에게 보고하여 결정을 받습니다.

검사 및 확인단의 구성원은 사용기관의 책임자가 지정하는 단장과 참가자들로 구성되며, 단장은 각 참가자에게 구체적인 임무를 분담하며, 참가자들은 자신의 검사 및 확인 의견에 대해 개인적 책임을 진다. 검사 및 확인단의 활동은 객관성, 공개성, 진실성을 보장해야 하며, 검사 및 확인 결과는 단장이 검사 및 확인을 마친 날로부터 5일 이내에 사용기관에 보고서 형태로 보고하고, 이를 검사 및 확인 결과에 대한 책임을 진다.

검사 및 확인 책임: 검사 및 확인 내용과 관련된 기관, 조직, 단위, 개인은 검사 및 확인단의 요구에 따라 필요한 정보를 제공할 의무가 있으며, 해당 기관, 조직, 단위, 개인이 검사 및 확인 내용과 관련하여 원인을 알 수 없는 사유로 인한 손상 또는 분실된 문서를 변조하거나 위조하거나 자격이 없는 사람에게 문서를 발급하거나 확인함으로써 징계를 받는다 (직역: 법률 공무원 및 현행 법률에 따른).

d) 다음 사항에서 원인을 알 수 없는 사유로 인한 손상 또는 분실된 문서에 대해서는 확인하지 않음.

손상 또는 분실된 문서는 본 문서의 제1항에서 정의한 원본 문서의 구성 요소가 아니며, 이 경우 공무원은 본 조항 제1항에서 정한 규정에 따라 문서 보완 제도를 수행한다.

원본 문서에서 분실되었으나 다른 원본 문서의 구성 요소와 일치하거나 법집행 기관(성급 이상), 권한 있는 기관의 확인을 받은 문서는 다시 찾은 경우에도 사용 가능하다.

3. 사용기관이 공무원의 문서 정보를 수정한 후, 문서 관리 기관의 책임자에게 보고서를 작성하여 검토 및 결정을 요청하는 경우, 사용기관은 본 조항 제2호 제c호에서 정한 규정에 따라 수정된 정보에 대한 검사 및 확인을 수행해야 한다. 공무원 문서 정보 수정 내용은 다음과 같다:

a) 문서 구성 요소(공무원 이력서, 출생신고서, 사회보장 카드, 학위증명서, 자격증 등)가 일치하지 않는 경우, 출생신고서 원본을 기준으로 다른 문서 구성 요소를 완성하고 보완하며, 공무원 문서에 출생신고서가 없는 경우, 공무원이 처음 국가 기관, 조직, 단위에 채용될 때 작성된 공무원 이력서를 기준으로 일치시키는 것.

b) 공무원 문서 내 정보 수정은 문서 관리 기관의 책임자가 검사 및 확인 결과 보고서를 작성한 후 문서 사용 기관에 의해 작성된 후 문서로 결정해야 한다.

c) 공산당 소속 공무원의 생년월일 수정은 당원이 된 시점의 당원 이력서(원본)에 기재된 나이를 공식적으로 인정한 경우, 공산당 소속 공무원의 생년월일 수정을 하지 않는다.

4. 원본 문서 구성 요소가 손상되거나 분실되었거나 공무원 관리 권한에 따라 원본 문서 구성 요소의 정보 수정을 요청한 경우, 문서 관리 기관의 책임자는 본 조항 제7호에서 정한 규정에 따라 보고해야 한다.

5. 분실된 원본 문서나 서류를 다시 찾은 경우, 원본 문서와 서류를 계속 사용하며, 새로 작성된 문서는 참고용이다. 원본 문서와 새로 작성된 문서의 구성 요소가 다르다면, 원본 문서의 구성 요소를 사용한다.

6. 공무원이 퇴임일까지 12개월 미만 남아 있는 경우, 공무원의 원본 문서 구성 요소 정보 수정을 하지 않는다.

7. 매년 6월 30일 전이나 공무원 관리 기관의 요청에 따라, 공무원 문서 관리 기관은 직전 연도의 새로운 공무원 문서 작성 상황을 종합하고 보고해야 한다.

조 13. 공직자 문서 이관 및 접수 업무

1. 공직자 문서 접수 방법

공직자가 기관, 단체, 단위를 변경하거나 공무원으로 전환될 경우, 해당 공직자 문서 관리 권한을 가진 기관은 새로운 기관, 단체, 단위에서 공직자 접수 결정이 있거나 공무원으로 전환 결정이 있을 때, 해당 공직자의 문서를 이전 기관에서 완전히 이관하도록 요구해야 한다.

2. 문서 접수 기간은 30일이며, 공직자가 새로운 기관, 단체, 단위에서 접수 결정을 받는 날 또는 공무원으로 전환 결정을 받는 날로부터 시작한다. 접수된 문서는 다음 사항을 준수해야 한다.

가) 본 통지에 부록으로 첨부된 HS04-VC/BNV 및 HS05-VC/BNV 양식에 따라 문서 이동 신청서를 작성한다.

나) 우편으로 전송되는 경우 우편봉인 및 우편국 마크를 확인하고, 문서 이동 신청서에 수령한 문서 상태를 기록하며, 이를 전달한 곳에 반환하거나, 문서 전달 요청처에 문서 상태 확인을 포함한 답변서를 발송한다.

다) 본 통지에 부록으로 첨부된 HS08b-VC/BNV 양식에 따라 문서 이관 및 수령 일지를 작성한다.

라) 문서 번호를 부여하고, 문서 목록을 작성하며, 문서 관리 체크리스트를 작성하고, 본 통지에 부록으로 첨부된 HS08a-VC/BNV 양식에 따라 문서 등록 일지를 작성하며, 이관 및 수령 확인서를 작성한다.

마) 문서 이관 업무는 공직자 문서 관리 기관에서 수행한다.

3. 공직자가 퇴직하거나 근로계약을 종료하였거나, 다른 기관, 단체, 단위로 이동하거나 사망한 경우에는 다음과 같이 문서 이관 및 보관이 이루어진다.

가) 공직자가 퇴직하거나 근로계약을 종료한 경우, "공직자 이력서" 사본과 관련 결정 사본을 제공받을 수 있다. 원본 문서는 공직자 문서 관리 기관에서 계속 보관하며, 퇴직 공직자 그룹에 포함된다. 공직자 문서 관리 기관은 법적 권한을 가진 기관의 서면 요청에 따라 원본 문서를 기반으로 "공직자 이력서" 사본을 제공할 수 있다.

나) 공직자가 다른 기관, 단체, 단위로 이동하는 경우, "공직자 이력서" 사본을 제공받을 수 있다. 원본 문서는 이전 공직자 문서 관리 기관에서 계속 보관하며, 법적 권한을 가진 다른 기관, 단체, 단위가 서면 요청 시에만 이전할 수 있다.

다) 공직자가 사망한 경우, 공직자의 가족은 "공직자 이력서" 사본을 제공받을 수 있다. 원본 문서는 공직자 문서 관리 기관에서 계속 보관하며, 퇴직 공직자 그룹에 포함된다.

조 14. 공직자 문서 연구, 사용 및 활용

1. 공직자 문서 연구, 사용 및 활용 대상은 다음과 같다.

가) 공직자 관리 기관, 공직자 사용 기관 및 공직자 문서 관리 기관은 공직자 문서를 연구, 사용 및 활용하여 업무 요구사항을 충족시킬 수 있다.

나) 공직자 문서 관리 기관의 책임자의 동의를 받아 필요한 경우, 공직자는 자신의 문서 전체 또는 일부를 연구하거나, "공직자 이력서" 사본을 요청할 수 있다.

2. 공직자 문서를 연구할 때는 다음 규정을 준수해야 한다.

가) 공직자 문서를 연구하기 위해 방문하는 사람에게 기관, 단체, 단위가 발급한 소개서를 지참해야 하며, 이 소개서에는 방문자의 주소, 직위, 어떤 문서를 어떤 문제와 관련하여 연구하려는지가 구체적으로 기재되어야 한다. 이러한 요구사항은 본 통지에 부록으로 첨부된 HS06-VC/BNV 양식에 따라 "공직자 문서 연구 신청서"에 명확하게 기재되어야 한다.

나) 공직자 문서는 보관 장소에서만 연구할 수 있다.

다) 연구할 수 있는 자료는 해당 업무나 작업과 관련된 내용만 가능하다.

라) 공직자 문서의 내용이나 형태를 변형시키지 않아야 한다. 예를 들어, 표시, 지우기, 수정, 추가 또는 삭제 등을 할 수 없다.

마) 관련 자료를 복사하려는 경우, 문서 관리 기관의 책임자의 승인을 받아야 하며, 이는 직접 문서를 관리하는 사람이 수행하고 이관해야 한다.

3. 공직자 문서 관리를 담당하는 사람의 업무는 다음과 같다.

가) "공직자 문서 연구 신청서"가 문서 관리 기관의 책임자의 승인을 받았다면, 연구 및 활용을 위해 필요한 모든 자료를 제공해야 한다.

나) 문서를 반환할 때는 대출 시와 동일한 상태를 유지하고, 본 통지에 부록으로 첨부된 HS07-VC/BNV 양식에 따라 사용 및 활용 추적 일지를 작성하며, HS08c-VC/BNV 양식에 따라 문서 활용 및 사용 추적 일지를 작성해야 한다.

다) "공직자 문서 연구 신청서"가 문서 관리 기관의 책임자의 승인을 받았다면, 연구 및 활용을 위해 필요한 모든 자료를 복사해야 한다.

조 15. 공무원 문서의 보관 및 관리

1. 공무원 문서의 보관 및 관리는 다음의 절차를 완료해야 합니다:

가) 문서 목록 작성;

나) 자료 분류;

다) 자료 목록 작성;

라) 문서 검사표 작성 및 문서 등록부에 기재;

마) 문서 검색을 위한 문서 목록 작성.

2. 공무원 문서의 보관은 다음 요구 사항을 충족해야 합니다:

가) 문서는 이름 순(A, B, C) 또는 직속 관계 순으로 정렬되어야 하며, 찾기 쉽고 볼 수 있으며 쉽게 접근할 수 있어야 합니다;

나) 각 공무원 문서 내의 자료는 그룹별로 분류되고 시간 순으로 정렬되어야 하며, 자료 목록표와 문서 검사표가 첨부되어야 하며, 하나의 파일 안에 보관되어야 합니다;

다) 파일 표면에는 검색 및 보관을 위해 공무원의 정보(성명, 별칭, 고향 및 문서 번호(공무원 번호가 있는 경우))가 기재되어야 하며, 컴퓨터 시스템에서도 저장 및 관리되어야 합니다;

라) 문서의 보관이 용이하고 찢어지거나 손상되거나 분실되지 않도록 보장해야 합니다.

3. 공무원 문서의 보관 절차는 다음과 같은 단계를 따릅니다:

가) 보관된 문서가 공식적이고 신뢰할 수 있으며 법적 가치가 있는 정식 문서임을 확인하고 처리합니다;

나) 중복 또는 불필요한 자료는 제거하며, 동일 종류의 자료는 한 부만 보관합니다. 제거는 해당 기관, 조직 또는 공무원 문서 관리 단위의 책임자의 승인을 받아야 하며, 이를 기록하고 원본 문서에 보관해야 합니다. 손상된 자료는 복원하거나 내용을 복사하여 원본과 함께 보관해야 합니다;

다) 공무원 문서의 일부를 폐기하려는 경우, 공무원 문서 폐기위원회를 구성해야 합니다. 공무원 문서 폐기위원회는 공무원 문서 관리 기관의 책임자가 구성합니다. 문서 폐기 시에는 폐기 이유, 폐기 허가 기관, 폐기 목록, 폐기 날짜 및 장소를 기록한 폐기 기록을 작성해야 하며, 이 기록은 공무원 문서의 일부로 보관됩니다.

4. 공무원 문서의 보관 제도는 국가 비밀 보안 제도에 따라 이루어져야 하며, 물리적 기반 시설, 장비 및 다음 규정을 준수해야 합니다:

가) 종이 문서 보관 장비 및 도구는 비밀, 최고 비밀, 절대 비밀 문서 보관용 금고, 서류 보관 선반, 책상, 의자, 에어컨, 습기 제거기, 진공 청소기, 환기 팬, 화재 경보 장치, 소화기, 습기 방지제, 곰팡이 방지제, 벌레 방지제, 쥐 방지제 등을 포함하며, 공무원 문서의 장기 보관을 보장해야 합니다;

나) 매월 또는 매 분기 또는 필요에 따라 문서 상태 및 관련 문제를 점검하고 청소 및 보수를 실시합니다;

다) 매년 전체적인 점검을 실시하고, 벌레 방지 약품을 분사하고 문서를 재정리합니다;

5. 공무원 문서 관리 기관의 책임자는 이 조항에서 정한 바에 따라 공무원 문서의 보관 및 관리를 책임집니다.

조 16. 공무원 문서 관리 업무 보고 절차 및 절차

매년 6월 30일까지 정기적으로 중앙 기관, 지방 기관 및 중앙에 직속된 기관은 자체 관할 범위 내의 기관, 조직 및 단위의 공무원 문서 관리 업무 수행 상황을 종합하고, 인사부에 보고하여 정부 및 총리에게 보고서를 작성합니다. 공무원 문서 관리 업무 보고의 내용 및 절차는 다음과 같습니다:

1. 공무원 문서 관리 권한을 부여받은 기관은 매년 또는 공무원 관리 기관의 요청에 따라 이 통지에 따른 공무원 문서 관리 업무 수행 상황을 점검하고 평가해야 합니다;

2. 공무원 문서의 수량 및 품질 현황 보고, 공무원 문서 연구, 사용 및 활용 결과를 평가하여 공무원 집단 관리를 위한 문서 활용을 지원하는 내용을 포함합니다:

가) 새로운 문서 작성 수(신규 채용 문서, 문서 손상, 분실 또는 문서 정보 수정으로 인한 재작성 문서 포함), 공무원 임용, 전보, 직급 변경 문서 및 공무원으로부터 공무원으로의 전직 또는 직무 변경 문서;

나) 퇴직, 계약 해지 또는 사망으로 처리된 공무원 문서 수;

다) 손상, 분실된 문서 수 및 원본 문서에 대한 정보 수정 요청 문서 수.

3. 문서 관리 업무를 지원하기 위한 물리적 기반 시설, 장비 및 도구 보고, 다음을 포함합니다:

가) 문서 보관 공간 및 공무원 문서 보관 장소;

나) 공무원 문서 보관 면적;

다) 공무원 문서 보관 장비 및 도구;

4. 공무원 문서 관리 업무 효율성 향상 및 현대화 목표 달성을 위한 제안 및 해결책 제시.

조항 17. 업무원 관리업무 보충 교육

중앙기관, 지방기관은 자체적으로 업무원 관리업무를 직접 수행하는 공무원 및 업무원을 위한 교육 및 보충 교육을 실시하며, 해당 기관, 단체, 조직이 관리권한을 가지고 있는 범위 내에서 교육 및 보충 교육 비용, 내용, 계획을 작성하고 승인받아 매년 시행한다.

조항 18. 업무원 관리업무 현대화 제도

중앙기관, 지방기관은 업무원 관리업무의 현대화를 위해 정보통신기술을 활용하여 업무원 문서를 저장하고 활용하도록 하며, 종이 문서와의 직접 접촉을 최소화하고 전자 문서 시스템 내에서 업무원 문서의 효율적인 활용을 극대화하도록 한다.

조항 19. 중앙기관, 지방기관 및 업무원 관리기관의 권한과 책임

1. 중앙기관, 지방기관은 업무원 관리업무에 대한 국가 관리를 수행하며, 이 통지에서 규정된 업무원 관리 관련 규정의 준수를 감독하고 검사한다.

2. 업무원 관리규정을 제정하고, 관리권한을 가지고 있는 범위 내에서 업무원 관리기관에게 일관되게 시행하도록 지시하고 안내한다.

3. 중앙기관, 지방기관의 장은 관리권한을 가지고 있는 범위 내에서 업무원 관리에 대한 분권을 규정한다.

4. 중앙기관, 지방기관의 장은 이 통지에서 규정된 업무원 관리 관련 규정의 준수를 정기적으로 또는 긴급하게 검사한다.

5. 업무원 관리기관의 장은 다음 사항을 검토하고 결정한다:

가) 업무보고 및 통계관리, 업무원 관리 업무에 적합한 자격을 갖춘 사람을 선정한다.

나) 업무원이 신고하도록 하고, 사용기관에 업무원 문서 검증을 요구하거나, 업무원 원본 문서가 손상되거나 분실되었거나 정보 수정이 필요한 경우 직접 검증을 실시한다.

다) 업무원 원본 문서에서 불일치하거나 잘못된 정보가 있을 경우 관련 기관에 확인 및 수정을 요청한다.

라) 업무원이 신고한 정보가 불일치하거나 정확하지 않은 경우 확인 결과를 업무원에게 통보한다.

마) 업무원 문서에서 불필요하거나 중복되는 내용이 있는 경우 이를 삭제한다.

바) 업무원 문서 신고, 관리, 보존 과정에서 잘못을 저지른 사람에 대해 법령에 따라 징계하거나 관련 기관에 징계를 요청한다.

조항 20. 업무원 관리 업무를 직접 수행하는 사람의 권리와 책임

1. 업무원 문서 및 전자 문서의 관리, 사용, 활용 계획 및 방법을 제안한다.

2. 업무원 문서에 필요한 자료를 정확하고 적시에 보완한다.

3. 업무원 문서의 정렬, 보존, 보관을 조직한다.

4. 신속하고 정확한 수치 및 자료를 제공한다.

5. 업무원 문서 내의 모순이나 미해결 문제를 연구하고 발견하며, 관리 업무에서 발생한 문제를 보고서로 작성하여 업무원 관리기관의 장에게 보고한다.

6. 관리권한을 가지고 있는 기관, 단체, 조직의 업무원 문서에 포함되어야 할 모든 자료를 수집한다.

7. 이 통지의 조항 14 제3항에서 규정된 업무원 문서의 연구, 사용, 활용을 조직한다.

8. 업무원 문서 관리 업무에서 발생한 문제를 발견하고 상위 기관에 건의하며, 해결 방안을 마련한다.

9. 업무원 문서 관리 업무를 수행하기 위해 전문 지식 및 업무 능력을 향상시키기 위해 지속적으로 학습하고 보충 교육을 받는다.

10. 업무원 문서 관리 업무를 개선하는 창의적 아이디어나 발명이 법령에서 정한 기준으로 인정받으면 포상된다.

11. 공무원 또는 업무원이 이 통지에서 규정된 업무원 관리 업무 관련 규정 및 관련 법령을 위반하면 다음과 같이 징계를 받는다:

가) 공무원의 경우, 위반 정도에 따라 공무원 징계 규정에 따라 징계를 받는다.

나) 업무원의 경우, 위반 정도에 따라 업무원 징계 규정에 따라 징계를 받는다.

조 21. 공무원 개인기록에 대한 책임과 권한

1. 공무원은 사용기관 또는 공무원 기록 관리 기관의 지침에 따라 자신의 기록을 충분히, 명확하게, 진실하게 작성하고 보충하며, 이를 법과 공무원 관리 기관, 사용기관에 대한 정보를 제공하는 책임이 있으며, 이에 대한 법적 책임을 질 수 있다. 기록 작성 내용이 부족하거나 정확하지 않거나 불성실하다면, 그 정도에 따라 공무원 징계 규정 및 관련 법률 규정에 따른 징계를 받을 수 있다.

2. 공무원은 제10조 제2항 제다호에서 제외된 자료를 제외하고는 공무원 기록 관리 기관에서 자신의 기록을 연구할 수 있는 권리를 가진다.

3. 공무원은 기초 기록을 수정하기 위한 절차를 진행하거나 자신의 기록에 대한 수정 또는 보충을 요청할 때는 사용기관의 책임자와 관련 권한 기관에 보고하고, 이 통지의 규정에 따라 검토 및 처리를 받아야 한다.

4. 공무원은 관련 권한 기관의 지침이나 요구에 따라 본인과 관련된 문서 자료를 제공해야 하는 책임이 있다.

조 22. 내무부의 책임

1. 전국적인 범위에서 공무원 기록 관리에 대한 국가 관리를 수행한다.

2. 중앙 기관, 지방 기관의 관할 하에 있는 공무원 기록 관리 기관에 대해 이 통지에서 규정된 기록 관리 규정의 준수 여부를 검사한다.

장 IV
시행규정

1. 본 통지는 2025년 7월 1일부터 효력을 갖는다.

본 통지는 2019년 7월 15일부터 효력을 발생한다.

조 24. 시행과 조직적 실행에 대한 책임

1. 각 장관, 중앙부처의 장관, 정부 소속 기관의 장관, 중앙정부 직속 시·도의 인민위원회 주석, 정부 또는 총리가 설립한 기관, 단체의 책임자 및 관련 기관, 단체, 단위, 개인은 본 통지를 집행하는 책임을 진다.

2. 시행 과정에서 문제가 발생하면 중앙 기관, 부처, 산업 및 지방 기관은 내무부에 보고하여 검토 및 해결을 요청한다./.