대통령령 제110호 문서업무에 관한 규정

처분령

문서업무에 관한 사항

정부

||| 2001년 12월 25일 「정부조직법」에 의거
1996년 11월 12일 제정된 법률 "규범 법안 제정에 관한 법률" 및 2002년 12월 16일 개정된 법률 "규범 법안 제정에 관한 법률 일부 조항 개정 법률"에 의거
국가기록물법(2001년 4월 4일)에 의거,
내무부 장관의 제안에 따라,

처분령

장 본 명령은 국가중앙은행(이하 "중앙은행"이라 한다) 내의 감사조직 및 운영에 관한 사항을 규정한다.

총칙

조 1. 적용 범위와 대상

1. 이 조치는 문서업무와 국가 관리에 관한 문서업무를 규정하며, 이를 국가 기관, 정치 조직, 정치-사회 조직, 사회 조직, 사회-직업 조직, 경제 조직 및 인민 무장 단위(이하 “기관 및 단체”라 함)에 적용한다.

2. 이 조치에서 정하는 문서업무는 기관 및 단체의 활동 과정에서 발생하는 문서 작성 및 발부, 문서 및 기타 자료 관리, 문서업무에 사용되는 도장 관리 및 사용을 포함한다.

조 2. 용어 해석

이 조치령에서 사용되는 다음 용어들은 다음과 같이 이해된다.

1. "초안"은 문서 작성 과정에서 기관 및 단체가 작성하거나 타이핑한 것으로, 내용과 형식이 완성되지 않은 상태의 문서이다;"

2. "원본"은 권한 있는 사람의 승인을 받은 최종 초안이다;"

3. "정본"은 기관 및 단체가 발부한 내용과 형식이 완전한 문서를 말하며, 정본은 동일한 가치를 가진 여러 부본으로 제작될 수 있다.

4. "정본 복사본"은 정본의 내용을 완전하고 정확하게 복사하여 규정된 형식으로 작성된 문서이며, 정본 복사본은 정본에서 작성되어야 한다;"

5. "부분 복사본"은 정본의 일부 내용을 복사하여 규정된 형식으로 작성된 문서이며, 부분 복사본은 정본에서 작성되어야 한다;"

6. "복사록"은 정본 복사본에서 작성되며 규정된 형식으로 완전하고 정확하게 복사된 문서;"

7. "문서"은 특정 문제, 사건 또는 대상 또는 이름, 종류, 발부 기관 및 단체, 시간 등 공통 특징을 가진 관련 문서 및 자료의 집합이며, 기관 및 단체 또는 개인의 직능 및 임무 범위 내에서 업무를 추적하고 해결하는 과정에서 발생한다;"

8. "파일 작성"은 업무 추적 및 해결 과정에서 발생한 문서 및 자료를 일정 원칙과 방법에 따라 파일로 수집하고 정리하는 것을 의미한다;"

제3조. 문서업무에 대한 책임

1. 기관 및 단체의 책임자는 위임받은 권한 범위 내에서 문서업무 지도, 문서업무에 과학 및 기술 연구 및 적용 지도에 대한 책임을 진다.

2. 모든 개인은 업무 추적 및 해결 과정에서 문서업무와 관련된 경우, 이 조치 및 법령에서 정하는 문서업무에 대한 다른 규정을 엄격히 준수해야 한다.

장 II

문서 작성 및 발부

제4조. 문서의 형태

기관 및 단체의 활동 과정에서 발생하는 문서의 형태는 다음과 같다:

1. 법률 제정 법률에 따른 규범 법률 문서(1996년 11월 12일 법률 제정 법률에 따른 규범 법률 문서)

2. 행정 문서

결정(개별), 지시(개별), 통고, 통보, 계획, 방안, 제안, 보고서, 회의록, 청원서, 계약서, 공문, 공전, 증명서, 위임장, 초청장, 소개장, 휴가증, 여행증, 수령증, 송부표, 전달표;

3. 전문 문서

각 부처 장관 및 해당 부처 관리 기관의 장은 중앙 당국과 협의 후 정한 전문 문서의 형태;

4. 정치 조직, 정치-사회 조직의 문서

정치 조직, 정치-사회 조직의 장은 해당 조직의 중앙 기관이 정한 문서의 형태.

조 5. 문건 형식

1. 규범 법령 문건 및 행정 문건의 형식

a) 규범 법령 문건 및 행정 문건은 다음 요소를 포함한다:

- 국호;

- 문건을 발행한 기관 또는 단체의 명칭;

- 문건의 번호 및 식별 코드;

- 문건을 발행한 장소 및 날짜;

- 문건의 종류와 내용 요약;

- 문건의 내용;

- 권한 있는 사람의 직위, 성명 및 서명;

- 기관 또는 단체의 도장;

- 수신자;

- 긴급성 및 비밀도 표시(긴급 또는 비밀 문건에만 해당);

b) 공문, 공전, 소개서, 초청서, 전송표, 이동표는 a 점에서 규정된 요소 외에도 기관 또는 단체의 주소, 이메일 주소, 전화번호, 텔렉스 번호, 팩스 번호를 추가할 수 있다.

c) 문건의 형식과 작성 기술은 내무부 장관과 중앙정부 사무실 장관이 정한다.

2. 전문 문건의 형식

전문 문건의 형식과 작성 기술은 각 산업 관리 기관의 장관이 내무부 장관과 협의 후 정한다.

3. 정치 조직 및 정치-사회 조직의 문건 형식

정치 조직 및 정치-사회 조직의 문건 형식과 작성 기술은 해당 조직의 중앙 기관의 책임자가 정한다.

4. 외국 기관, 단체 또는 개인과 교환되는 문건의 형식과 작성 기술은 국제 관례에 따라 이루어진다.

조 6. 문건 작성

1. 규범 법령 문건 작성은 1996년 11월 12일 제정된 규범 법령 문건 제정 법률과 2002년 12월 16일 개정된 규범 법령 문건 제정 법률의 규정에 따라 이루어진다.

2. 다른 종류의 문건 작성은 다음과 같이 규정됩니다:

a) 문건의 성격과 내용에 따라 기관 또는 단체의 책임자는 해당 단위 또는 개인에게 작성 또는 주도 작성하도록 지시한다.

b) 해당 단위 또는 개인은 다음 작업을 수행해야 합니다:

작성할 문건의 형태, 내용 및 비밀성, 긴급성을 결정한다;

관련 정보 수집 및 처리;

문건 작성;

필요하다면 관련 기관, 단체 또는 개인의 의견을 참조하기 위해 책임자에게 제안하고, 연구하여 의견을 반영하여 초안을 완성한다;

관련 자료와 함께 초안을 검토한다.

조 7. 초안 검토 및 검토된 초안 수정, 보완

1. 문건 초안은 해당 권한을 가진 사람이 검토해야 합니다.

2. 검토된 초안을 수정하거나 보충하려면 검토자를 다시 검토하고 결정하도록 제출해야 한다.

조 8. 타이핑 및 복제

문건의 타이핑 및 복제는 다음 요구사항을 준수해야 한다:

1. 초안 원문 그대로 타이핑하며, 문건의 형식과 작성 기술에 맞게 한다. 타이핑 중 초안에 오류나 불명확한 부분이 발견되면 타이핑자는 작성 단위 또는 개인 또는 초안 검토자에게 확인해야 한다;

2. 규정된 수량만큼 복제한다;

3. 문건 내용을 비밀로 유지하고 규정된 시간 내에 타이핑 및 복제를 진행해야 합니다.

조 9. 발행 전 문건 검사

1. 문건 작성 주체 또는 주도적으로 작성한 개인은 문건 내용의 정확성을 검사하고 책임을 져야 합니다.

2. 각 부처, 부처급 기관, 정부 소속 기관 및 각급 인민위원회의 사무총장(이하 "사무총장"이라 함), 사무실이 없는 기관 또는 단체의 행정과장(이하 "행정과장"이라 함), 그리고 책임자에게 문서 사무 관리를 돕는 사람(이하 "담당자"라 함)은 문건의 형식, 형식, 작성 기술 및 발행 절차에 대한 검사를 수행하고 책임을 진다.

조 10. 문서 서명

1. 직선제 기관, 단체에서는 기관, 단체의 책임자가 모든 기관, 단체의 문서를 서명할 수 있는 권한이 있다. 책임자는 자신의 부책임자에게 자신이 분담한 영역에 대한 문서를 대신 서명(인)하도록 위임할 수 있다.

2. 집단제 기관, 단체에서는

가) 법령 또는 단체의 규약에 따라 집단토론을 거쳐 다수결로 결정해야 하는 기관, 단체의 중요한 문제에 대해서는 문서 서명은 다음과 같이 규정된다:

기관, 단체의 책임자는 집단 지도부를 대표하여 기관, 단체의 문서를 서명한다;

책임자의 부책임자와 다른 지도직을 맡고 있는 구성원들은 책임자의 위임을 받은 문서와 자신이 분담한 영역에 대한 문서를 책임자를 대신하여 서명할 수 있다.

나) 다른 문제에 대한 문서 서명은 본 조 제1항의 규정에 따라 이루어진다.

3. 특별한 경우에 책임자는 자신이 서명해야 하는 일부 문서를 자신의 바로 하위 직급의 공무원에게 위임하여 대리 서명(위임서명)을 할 수 있다. 위임 서명은 문서로 규정되어야 하며 일정 기간 내에서만 가능하다. 위임받은 사람은 다시 다른 사람에게 위임할 수 없다.

4. 기관, 단체의 책임자는 비서장, 행정과장 또는 일부 단위의 장에게 특정 종류의 문서를 대리 서명(지시서명)하도록 할 수 있다. 지시서명은 기관, 단체의 운영규정 또는 문서 관리규정에 구체적으로 규정되어야 한다.

5. 문서를 서명할 때 연필은 사용하지 않으며, 붉은 잉크나 쉽게 희미해지는 잉크는 사용하지 않는다.

조 11. 문서 사본

1. 이 시행령에서 정하는 사본 형태는 원본 사본, 추출 사본 및 목록 사본이다.

2. 사본 형식은 다음과 같이 규정된다:

사본 형태: 원본 사본 또는 추출 사본 또는 목록 사본; 문서 사본 기관, 단체의 명칭; 사본 번호 및 식별 기호; 사본된 장소 및 날짜; 권한 있는 자의 직위, 성명 및 서명; 문서 사본 기관, 단체의 도장; 수령처.

3. 원본 사본, 추출 사본 및 목록 사본은 이 시행령에 따라 정확하게 작성되면 원본과 동일한 법적 효력을 갖는다.

4. 문서의 도장과 서명을 포함한 사진 사본은 본 조 제2항에서 정한 형식에 따라 정확하게 작성되지 않으므로 정보 제공 및 참고용으로만 사용될 수 있다.

장 III

문서 관리, 도장의 관리 및 사용

절 1. 문서 수신 관리

조 12. 문서 수신 관리 절차

모든 문서, 개인으로부터 도착하는 청원서나 편지 등(이하 "문서 수신"이라 함)은 다음 절차에 따라 관리되어야 한다:

1. 문서 수신 접수 및 등록;

2. 문서 수신 보고 및 전달;

3. 문서 수신 처리 및 처리 상황 모니터링 및 촉진

조 13. 문서 수신 접수 및 등록

모든 출처로부터 도착하는 문서는 기관, 단체의 문서실에 집중되어 접수 및 등록 절차를 거쳐야 한다. 문서실에서 등록되지 않은 문서는 각 단위나 개인은 처리할 의무가 없다.

조 14. 문서 접수 및 이관

1. 수신 문서는 즉시 관련 책임자에게 보고하고 처리를 위해 단위 또는 개인에게 이관해야 한다. 긴급 표시가 있는 수신 문서는 수신 즉시 보고 및 이관되어야 한다.

2. 문서 이관은 정확하게 이루어져야 하며 문서 내용은 비밀을 유지해야 한다.

조 15. 문서 처리 및 처리 추적 촉진

1. 기관 또는 조직의 책임자는 수신 문서를 즉시 처리하도록 지시해야 한다. 책임자의 부임자는 위임을 받아 수신 문서를 처리하거나 분담된 영역의 문서를 처리한다.

2. 수신 문서의 내용에 따라 책임자는 단위 또는 개인에게 처리를 지시한다. 단위 또는 개인은 법령이 정한 기간 내 또는 기관 또는 조직의 규정에 따라 수신 문서를 연구하고 처리해야 한다.

3. 기관 또는 조직의 책임자는 다음과 같은 업무를 수행하도록 사무총장, 행정과장 또는 지정된 책임자에게 위임할 수 있다:

a) 중요하고 긴급한 수신 문서를 검토하고 보고한다.

b) 처리를 위한 단위 또는 개인에게 문서를 배분한다;

c) 수신 문서의 처리 상황을 추적하고 촉진한다.

조 16. 수신 문서 관리 업무는 국가 문서 및 기록국 국장의 지침에 따라 수행된다. 서신과 국가기록원.

절 2. 발송 문서 관리

조 17. 발송 문서 관리 절차

모든 기관 또는 조직에서 발행되는 문서(이하 발송 문서라 함)는 다음 절차에 따라 관리되어야 한다:

1. 형식, 형태 및 작성 기술 검토; 문서 번호, 기호 및 날짜 기록;

2. 기관 인장 및 긴급, 비밀 등급 인장(있을 경우);

3. 발송 문서 등록;

4. 발송 문서의 절차 진행, 발송 및 추적;

5. 발송 문서 보존.

조 18. 발송 문서 발송

1. 발송 문서는 해당 문서가 서명된 당일 또는 그 다음 근무일까지 완료된 문서 관리 절차와 함께 발송되어야 한다.

2. 발송 문서는 팩스 또는 네트워크를 통해 빠르게 전달될 수 있다.

조 19. 발송 문서 보존

1. 각 발송 문서는 최소 두 개의 원본으로 보존되어야 하며, 하나는 기관 또는 조직의 문서실에 보관되고 다른 하나는 파일에 보관된다.

2. 기관 또는 조직의 문서실에 보관된 발송 문서 원본은 등록 순서대로 정렬되어야 한다.

3. 기관 또는 조직의 법률 규범 문서 및 중요한 다른 문서는 중성 pH 값을 가진 좋은 종이로 작성되며 내구성 잉크로 인쇄되어야 한다.

조 20. 발송 문서 관리 업무는 국가 문서 및 기록국 국장의 지침에 따라 수행된다. 그리고 국가기록원.

절 3. 기관, 조직의 현행 파일 작성 및 기록 보관소에 제출 관, 조직

조 21. 현행 파일 작성 내용 및 요구사항

1. 현행 파일 작성 내용은 다음과 같다:

a) 파일 개설;

b) 업무 추적 및 처리 과정에서 생성된 문서 및 자료 수집 및 업데이트;

c) 파일 종료 및 목록 작성.

2. 각 파일 작성 요구사항은 다음과 같다:

a) 작성된 파일은 단위 또는 기관 또는 조직의 기능과 임무를 정확히 반영해야 한다;

b) 파일에 수집된 문서 및 자료는 서로 밀접한 관련성을 가져야 하며 사건의 경과 또는 업무 처리 과정을 정확히 반영해야 한다;

c) 파일에 수집된 문서 및 자료는 보존 가치가 대체적으로 일정해야 한다.

조 22. 기관 및 단체의 현행 보관소에 자료 제출

1. 기관 및 단체 내 부서와 개인의 책임

a) 기관 및 단체 내 부서와 개인은 해당 기관 및 단체의 현행 보관소에 가치 있는 문서를 제출해야 하며, 이는 본 조항 제2항에서 정한 기간 내에 이루어져야 한다.

b) 부서 또는 개인이 제출 기간이 도래한 문서를 보관하고자 하는 경우, 그 목록을 해당 기관 및 단체의 현행 보관소에 제출해야 하나, 보관 기간은 2년을 초과할 수 없다.

c) 모든 공무원, 공직자는 퇴직, 직위를 그만두거나 다른 직위로 이동하기 전에 문서를 해당 부서나 후임자에게 반환해야 한다.

2. 현행 보관소에 제출하는 자료의 제출 기간은 다음과 같이 규정된다.

a) 행정 문서: 업무가 종료된 해로부터 1년 후;

b) 과학 연구, 과학 및 기술 응용 문서: 공식 검토가 완료된 해로부터 1년 후;

c) 기초 시설 건설 문서: 공사가 결산된 후 3개월 후;

d) 사진, 영화, 마이크로 필름, 녹음, 녹화 문서 등 기타 문서: 업무가 종료된 후 3개월 후.

3. 제출 절차

자료를 제출할 때 "제출 문서 목록"과 "자료 제출 및 수령 확인서" 각각 두 부씩 작성해야 하며, 제출한 부서 또는 개인과 해당 기관 및 단체의 현행 보관소가 각각 한 부씩 보관한다.

조 23. 문서 작성 및 현행 보관소에 자료 제출에 대한 책임

1. 기관 및 단체의 장은 해당 기관 및 단체의 관리 범위 내의 기관 및 단체에 대한 문서 작성 및 현행 보관소에 자료 제출 지도에 대한 책임을 진다.

2. 사무실장, 행정과장, 위임받은 책임자는 다음 임무를 수행한다.

a) 해당 기관 및 단체의 장에게 문서 작성 및 현행 보관소에 자료 제출 지도, 감독, 안내에 대한 조언을 제공하며, 하부 기관 및 단체에 대한 이러한 활동을 지시한다;

b) 해당 기관 및 단체 내에서 문서 작성 및 현행 보관소에 자료 제출을 실시한다.

3. 기관 및 단체 내 부서의 장은 해당 기관 및 단체의 장에게 부서의 문서 작성, 보관 및 현행 보관소에 자료 제출에 대한 책임을 진다.

4. 업무 처리 과정 중 개인은 해당 업무에 대한 문서를 작성해야 한다.

조 24. 현행 문서 작성 및 현행 보관소에 자료 제출 업무는 국가 문서 및 보관국 국장의 지침에 따라 시행된다. 절 4. 공문서 업무에서 인감 사용 관리.

조 25. 인감 관리 및 사용

1. 공문서 업무에서 인감의 관리 및 사용은 인감 관리 및 사용에 관한 법률과 본 시행령의 규정에 따라 이루어진다.

2. 기관 및 단체의 인감은 문서 담당 직원이 보관하고 해당 기관 및 단체에서 인감을 찍어야 한다. 문서 담당 직원은 다음 규정을 준수해야 한다.

3. 기관 및 단체의 인감과 사무실 또는 기관 내 부서의 인감의 사용은 다음과 같이 규정된다.

a) 도장을 다른 사람에게 위임하지 않으며, 권한 있는 사람의 서면 허가 없이는 도장을 넘겨주지 않는다.

b) 기관 및 단체의 문서에는 직접 인감을 찍어야 한다.

c) 권한 있는 사람의 서명이 있은 후에만 도장을 찍는다.

d) 무단 도장을 찍지 않는다.

a) 기관 및 단체가 발행한 문서에는 기관 및 단체의 인감을 찍어야 한다.

b) 사무실 또는 부서가 권한 범위 내에서 발행한 문서에는 해당 사무실 또는 부서의 인감을 찍어야 한다.

빗나감 b) 권한 범위 내에서 발행된 공문서는 해당 사무실 또는 단위의 도장을 찍어야 한다.

조 26. 도장을 찍는 것

1. 도장은 명확하고 정돈되어 있어야 하며, 방향이 맞고 규정된 도장의 크기를 사용해야 한다.

2. 서명 위에 도장을 찍을 때는 도장이 왼쪽에서 1/3 정도를 덮어야 한다.

3. 본문과 함께 첨부되는 부록에 도장을 찍는 것은 본문을 작성한 사람이 결정하며, 도장은 부록의 첫 페이지에 기관 또는 조직의 이름 또는 부록의 이름 일부를 덮도록 찍어야 한다.

4. 겹도장이나 복사용 도장을 찍는 것은 해당 업무를 관리하는 장관 또는 기관장의 규정에 따라 이루어진다.

장 IV

국가의 문서업무 관리

조 27. 문서업무 관리의 내용

국가의 문서업무 관리는 다음과 같이 구성된다:

1. 문서업무와 관련된 법규의 제정, 발포 및 지침 제공;

2. 문서업무의 업무 관리;

3. 문서업무에 대한 과학 연구 및 과학기술 적용 관리;

4. 문서업무 종사자 교육 및 훈련 관리, 문서업무 종사자의 경쟁력 강화 및 포상 관리;

5. 문서업무 관련 법규 위반에 대한 감사, 검사, 민원 처리 및 처벌;

6. 문서업무의 중간 평가 및 종합 평가;

7. 문서업무 분야 국제 협력.

조 28. 문서업무 관리 책임

1. 내무부는 이 시행령 제27조에서 규정된 내용에 따라 문서업무 관리를 수행하며, 이를 정부에 보고한다.

국가문서보관국은 내무부 장관에게 문서업무 관리를 돕는다.

2. 각 부처, 정부 직속 기관, 중앙 정치 조직, 정치사회 조직, 사회 조직, 사회경제 조직, 그리고 각급 인민위원회는 그 권한 범위 내에서 다음과 같은 책임을 진다:

가) 법률 규정에 따라 문서업무와 관련된 제도 및 규정을 제정하고 지침을 제공한다.

나) 관할 범위 내의 기관 및 조직의 문서업무 제도 및 규정 준수 상황을 점검하며, 민원 처리 및 법규 위반에 대한 처벌을 수행한다.

다) 문서업무에 과학기술을 적용하기 위한 연구를 조직하고 지도한다.

라) 문서업무 종사자 교육 및 훈련을 조직하며, 문서업무 종사자의 경쟁력 강화 및 포상 관리를 수행한다.

마) 업무 분야 및 지역 내 문서업무의 중간 평가 및 종합 평가를 조직한다.

조 29. 기관 및 조직의 문서업무 조직 및 임무

1. 업무량에 따라 각 기관 및 조직은 문서실 또는 문서 담당자를 배치하거나 문서실을 설치해야 한다(이하 "기관 문서실"이라 한다).

2. 기관 문서실은 다음의 구체적인 임무를 수행한다:

가) 수신 문서의 접수 및 등록;

나) 수신 문서를 관련 단위 및 개인에게 전달;

다) 문서실장, 행정과장 또는 지정된 책임자에게 수신 문서 처리 상황을 보고하고 촉구한다;

라) 심의, 승인, 발행을 위해 제출된 초안 문서의 수신;

마) 형식, 표기법, 기술적 요소 검토; 번호 및 날짜 기입; 긴급성, 비밀성 도장 찍기;

바) 발행, 배포 및 배포 상황 추적을 위한 등록 및 절차 수행;

사) 보관본의 정리, 보존 및 이용 서비스 제공;

아) 등록 및 문서 관리에 관한 장부 및 데이터베이스 관리; 공무원, 공무직원, 직원을 위한 소개증, 통행증 발급 절차 수행;

자) 기관 및 조직의 도장 및 기타 종류의 도장의 보관 및 사용.

조 30. 문서 업무를 맡은 사람은 법률이 정하는 공무원 문서직렬의 업무 기준을 충족해야 한다. 문서 업무에서 성과가 있는 기관, 단체, 개인은 법률에 따라 포상받는다.

장 호의 용적이며, 호의 건기 평균 용적을 기준으로 산출되며 단위는 m

포상, 위반 처리 및 민원, 고발

조 31. 포상

이 법령 및 이 nghị định의 규정을 위반한 자는 그 위반의 성질과 정도에 따라 징계 또는 형사책임을 물을 수 있다.

제32조 위반 처리

1. 공문서 업무 관련 법률을 위반한 행위에 대해 조직, 개인은 항고할 권리를 가진다.

조 33. 항고 및 고발

2. 개인은 공문서 업무 관련 법률을 위반한 행위에 대해 고발할 권리를 가진다.

3. 공문서 업무와 관련된 항고, 고발 처리는 항고, 고발에 관한 법률에 따른다.

2. 1963년 9월 28일 중앙정부회의가 발표한 제142/CP 호 정부령에 첨부된 공문서, 서류 업무와 보관 업무에 대한 규칙의 목 I - 공문서, 서류 업무와 이 정부령의 규정에 반하는 이전의 모든 규정은 폐지한다.

장 VI

시행규정

조 34. 효력 발생

1. 본 nghị định은 공보에 게재된 날로부터 15일 후부터 효력을 발생한다.

조 35. 시행 지침

내무부 장관은 이 nghị định의 시행 지침을 작성하고 이의 집행 상황을 감독하는 책임이 있다.

조 36. 집행 책임

조 36. 이행 책임

각 장관, 중앙부처 수장, 중앙정부 소속 기관 수장, 지방자치단체장은 본 명령의 집행에 대한 책임을 진다.