시행규칙 제 12/2009/TT-BGTVT 교통운수부 기록업무 세부사항에 관한 규정

시행규칙

교통운수부의 기록업무 세부 규정을 정함

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국가기록물법 제34호 2001년 4월 4일 국무회의 결의에 의거함
2004년 4월 8일 국무령이 발한 명령 제111호 국가기록물법 시행에 관한 세부 규정에 의거함
2004년 4월 8일 국무령이 발한 명령 제110호 공문서 업무에 관한 규정에 의거함
2008년 4월 22일 국무령이 발한 명령 제51호 교통운수부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정하는 규정에 의거함
교통운수부 장관은 교통운수부의 기록업무 세부 규정을 다음과 같이 정함

장 1

총칙

조 1. 적용범위

본 고시는 교통운수부 기록(이하 “부 기록”이라 함)으로 제출되는 자료의 원천, 수집 및 관리, 문서 및 자료 관리, 이용 서비스, 부 기록 및 역사 기록으로의 자료 제출 기간, 교통운수부의 기록 자료가 가치를 상실한 경우 소각 절차에 대해 구체적으로 규정함

조 2. 적용대상

본 고시는 교통운수부 소속 기관 단위(각 부서, 감사원, 교통운수부 사무실 등), 총국, 국, 연구소, 프로젝트 관리처, 방재 및 구조 지휘부, 직속 단위 및 기록 자료를 이용하고 있는 조직 및 개인에게 적용됨

조 3. 업무 문서와 기록 문서

1. "업무 문서"는 특정 사건이나 문제에 대한 관련 문서, 공문, 서류 등을 체계적으로 모아 업무 범위 내에서 해당 사건이나 문제가 발생하여 종료될 때까지 처리된 문서 집합을 말함

2. "기록 문서"는 교통운수부 및 그 직속 단위의 활동 과정에서 정치, 경제, 문화, 안보 등에 의미가 있는 문서, 공문, 서류 등을 처리하고 해결한 후 체계적으로 모은 문서 집합을 말함

조 4. 기록 자료

기록 자료는 종이, 필름, 사진, 영화 필름, 비디오 테이프, 디스크, 오디오 테이프, 오디오 디스크 또는 다른 정보를 담고 있는 물체에 기록된 원본 또는 진본 문서여야 하며, 원본 또는 진본이 없을 경우 합법적인 복사본으로 대체될 수 있음

장 II

기록 수집 및 관리

조 5. 부 기록으로 제출되는 자료의 원천

부 기록으로 제출되는 자료의 원천은 다음과 같음

1. 교통운수부 사무실 자료

가) 장관 및 차관의 자료

나) 교통운수부 사무실 지도자의 자료

다) 교통운수부 지도자 회의 자료

라) 교통운수 산업 연례 회의 자료: 회의 소집 통지, 회의 조직 문서, 회의 조직 계획, 개막 연설, 회의 주 보고서, 참가 보고서, 지도자 연설(있을 경우), 회의 결의, 회의 기록, 회의 결과 통지, 회의 사진, 녹음 또는 녹화 자료(있을 경우)

마) 교통운수부 원본 문서: 고시, 지시, 결정, 통보, 보고서, 각종 공문, 전보, 팩스, 그리고 이러한 문서 목록을 저장한 책 또는 컴퓨터 디스크

바) 정보 홍보과, 회계과 자료

2. 교통운수부 감사 자료

3. 계획-투자과 자료

4. 재정과 자료

5. 교통 인프라과 자료

6. 교통안전과 자료

7. 법제과 자료

8. 운송과 자료

9. 과학-기술과 자료

10. 환경과 자료

11. 국제협력과 자료

12. 인사과 자료

13. 방재 및 구조 지휘부 자료

14. 기타 자료는 다음과 같음

가) 각 직속 부서가 소유하고 사용 가능한 가치가 있는 필름, 사진, 영화 필름, 미크로 필름, 오디오 및 비디오 테이프, 디스크 등 정보를 담고 있는 물체

나) 각 프로젝트 관리처가 관리하는 A, B, C 그룹의 인프라 건설 완공 문서

조 6. 기록물 수집 및 관리 책임

1. 교통부 장관은 비서실장과 직속기관의 제안에 따라 교통부 기록소에 제출할 문서를 선정하고, 현재 사용 중인 기록물을 역사 기록소에 제출하도록 결정하며, 평가위원회의 제안에 따라 가치가 없는 기록물을 파기하도록 결정한다.

2. 매년 교통부 비서실 기록과는 다음과 같은 책임을 지닌다.

가) 기록물 수집 계획 수립

나) 기관 내 부서와 개인과 협력하여 수집해야 할 기록물을 확인

다) 부서와 개인에게 제출할 기록물 준비 및 통계 작성에 대한 지침 제공 ("기록물 제출 목록" 작성)

라) 기록물 수용을 위한 창고 및 수단 준비

마) 기록물 수용 조직화 및 "기록물 수령증" 작성. "기록물 제출 목록"과 "기록물 수령증"은 국가문서 및 기록국이 지정한 통일 양식으로 각각 2부씩 작성되며, 기록물 제출 부서 또는 개인은 교통부 비서실 기록과에서 한 부씩 보관한다.

기록물 제출 목록은 부록 1에, 기록물 수령증은 부록 2에 포함되어 본 통칙과 함께 공포된다.

3. 각 부서는 기록 보존 가치가 있는 기록물을 정해진 기간 내에 교통부 창고에 제출해야 한다.

조 7. 교통부 기록소에 제출 기간

1. 각 부서, 감사부, 교통부 비서실의 기록물은 처리 완료 후 직원은 규정에 따라 기록물을 정리하고, 처리 완료 후 1년 이내에 교통부 기관 창고에 제출해야 한다. 기록물 제출 기간은 매년 3월이며, 처리가 완료되지 않은 경우 교통부 비서실에 통보하고 다음 해에 제출 목록을 작성해야 한다.

2. 퇴직, 퇴직 또는 직위 변경 전 직원은 모든 기록물을 후임자 또는 해당 부서에 이양해야 한다.

3. 교통부에서 발행한 문서는 비서실에서 3개월 후에 기록소에 제출해야 한다.

4. 부서가 분할 또는 합병되는 경우, 분할 또는 합병 전 부서의 책임자는 새로운 부서의 책임자에게 기록소에 제출하도록 이양해야 한다.

5. 기관 또는 조직이 해체되거나 기업이 파산하는 경우, 해당 기관 또는 조직의 책임자는 활동 종료 전 상위 기록소에 기록물을 제출해야 한다.

6. 사진, 영화, 미크로필름, 음성 및 영상 기록물 등: 작업 완료 후 3개월 이내에 제출해야 한다.

7. 교통 인프라 건설 완료 후 3개월 이내에 제출해야 하는 A, B, C 그룹의 기록물 완공 기록에 대해서는 예외적으로 적용된다.

조 8. 역사 기록소에 제출 기간

1. 교통부 비서실은 국가기록원 II, III 센터에 제출할 역사적 가치가 있는 기록물을 수집한다. 제출 기록물의 구성은 국가문서 및 기록국이 2004년 6월 1일에 발행한 지침 319/LTNN-NVTW에 따른다. 역사 기록소에 제출하는 기간은 정부가 2004년 4월 8일에 발행한 시행령 111/2004/NĐ-CP에 따라 국가기록법의 일부 조항을 세부적으로 시행하기 위한 지침에 따른다.

2. 행정 기록물, 연구 기록물, 과학기술 적용 기록물, 기초시설 건설 기록물: 교통부 기록소에 제출된 기록물로부터 10년 후에 역사 기록소에 제출해야 한다.

3. A 그룹 교통 인프라 건설 완공 기록물에 대해서는 국가기록원 III 센터가 2004년 8월 17일에 발행한 지침 115/TTIII-TT에 따라 완공 후 3개월 이내에 제출해야 한다.

4. 사진, 영화, 미크로필름, 음성 및 영상 기록물 등: 교통부 기록소에 제출된 기록물로부터 2년 후에 역사 기록소에 제출해야 한다.

조 9. 문서 보관

1. 기록 보관 문서는 안전하게 보관창고에서 보관되어야 한다. 보관창고는 보관 장비와 설비를 갖추어야 하며, 보관 자료의 안전을 보장하기 위한 조건으로 가격, 서랍, 재해 및 화재 예방 수단, 습기, 곰팡이, 벌레, 쥐 피해 방지를 위한 조치가 포함되어야 한다.

2. 특별히 귀중하고 희귀한 기록 보관 문서는 별도의 제도에 따라 보관되어야 한다.

3. 보관 창고의 종류별 기준과 보관 제도는 국가 기록 보관 기관의 규정에 따라 시행된다.

조 10. 문서 파기

1. 가치가 없는 문서의 파기는 국가 기록 보관 기관이 정한 절차에 따라 이루어져야 하며, 문서 내의 모든 정보가 완전히 파기되어야 한다.

2. 중앙 행정부 문서실장은 중앙 행정부 장관에게 중앙 행정부 보관 창고의 가치가 없는 문서 파기에 대한 사항을 보고해야 하며, 단위 문서실장은 단위 책임자에게 단위의 가치가 없는 문서 파기에 대한 사항을 보고해야 한다. 가치가 없는 문서의 파기는 문서로 작성되어야 하며, 가치가 없는 문서의 파기 문서에는 다음 사항이 포함되어야 한다:

a) 가치가 없는 문서 파기 신청 보고서;

b) 가치 판단 문서 평가 위원회 구성 결정;

c) 가치가 없는 문서 목록;

d) 가치가 없는 문서 설명서;

đ) 보존 문서 목록;

e) 파기 대상 문서 평가 위원회 회의록;

g) 문서 파기 회의록 및 국립 문서 보관국의 문서 검토 결과;

h) 가치가 없는 문서 파기 결정 권한자의 결정;

i) 가치가 없는 문서 파기 관련 문서는 파기된 날로부터 최소 20년간 보관되어야 한다. 특히 회계 문서의 경우, 회계 문서 평가 위원회는 각 유형의 회계 문서별로 검사, 평가, 분류를 진행하고, "파기 대상 회계 문서 목록"과 "20년 이상 보관할 회계 문서 목록"을 작성해야 한다. 이는 재무부가 2000년 12월 29일에 발표한 218/2000/QĐ-BTC 결정에 따른 것이다.

문서 파기 회의록은 부록 3에, 가치가 없는 문서 파기 목록은 부록 4에 포함되어 본 통칙과 함께 공포되었다.

3. 교통부 문서 가치 평가 위원회의 구성원은 다음과 같다:

a) 위원회 의장: 교통부 중앙 행정부 문서실장;

b) 위원회 위원: 각 단위의 책임자 대표;

c) 위원회 비서: 교통부 중앙 행정부 문서 보관실 책임자 대표.

4. 교통부 소속 단위의 경우, 문서 가치 평가 위원회의 구성원은 다음과 같다:

a) 위원회 의장: 단위 책임자;

b) 위원회 위원: 단위 중앙 행정부 문서실장, 각 단위의 책임자 대표;

c) 위원회 비서: 단위의 문서 보관 업무 담당 직원.

5. 위원회는 다음과 같은 방식으로 작업한다:

a) 각 위원회 구성원은 조 2 항 제2호의 c, đ 점에서 언급된 규정 문서를 검토하며, 가치가 없는 문서 목록의 경우 실제 문서를 확인해야 한다;

b) 위원회는 집단적으로 논의하고 다수결로 표결한다;

c) 회의록은 해당 기관 또는 조직의 책임자에게 제출되어 승인받아야 한다.

장 III

기록 보관 자료의 활용 및 이용

조항 11. 기록 문서 활용을 위한 조직 및 시설 운영

정부 통신 정보부 사무실은 다음과 같은 책임을 진다.

1. 기록 문서 검색 및 활용을 효과적으로 수행하기 위한 시설 및 조건을 제공한다.

2. 기록 문서 공개 및 소개, 통계 목록 작성 등을 통해 활용 업무를 지원한다.

3. 기록 활용을 위한 장비 구입 계획을 수립하고 이를 실행한다.

조항 12. 기록 문서 파일의 활용

1. 부처 내 직원이 기록 문서 파일을 활용하려면 해당 관리 부서의 책임자의 동의를 받아야 하며, 원본을 현장에서 읽거나 복사하거나 대출하여 업무에 사용할 수 있다. 이는 결정, 공문, 지시, 공고, 보도자료, 계획, 방안, 제안, 보고서, 회의록, 청원, 전보 및 기타 행정 문서를 포함한다.

2. 공무원, 단체 또는 개인은 공무 목적을 위해 부처 기록을 활용하려면 소속 기관의 공문 또는 추천서가 필요하며, 개인적 목적을 위해 사용하려면 소속 기관 또는 거주지 지방 정부의 확인을 받은 사용 신청서와 주민등록증, 여권 또는 기타 신분 증명서가 필요하다. 연구 목적이면 연구 계획서가 필요하다.

3. 부 장관은 기록 문서 활용 허가를 발급하고 기록 문서 복사본 인증을 하고, 기록실은 직접 활용 서비스를 제공한다.

4. 비밀 분류에 속하는 기록 문서를 활용하려면 장관의 승인이 필요하다.

5. 공무원이 기관 외부로 기록 문서를 가져가는 경우 해당 부서의 지휘관에게 보고해야 한다. 기관의 기록 문서를 개인용으로 가져가거나 국가 이익이나 조직, 개인의 합법적인 이익과 반하는 목적으로 사용해서는 안 된다.

6. 부처 공무원이 기록 문서를 해외 출장용으로 가져가려면 교통부 장관의 승인이 필요하다.

조항 13. 정보 자료의 안전 보장

1. 부 장관은 정보기술 센터와 협력하여 웹사이트, 문서 관리 프로그램 및 교통부 기록 관리 프로그램의 데이터베이스를 모니터링하고 관리한다.

2. 정부 네트워크에는 부처 법규 문서만 제공되며, 내부 네트워크(LAN)에는 부처 공무원 업무 처리를 위한 데이터베이스만 제공된다. 인터넷에는 보안 정보 데이터베이스를 제공해서는 안 된다.

장 IV

조직 및 실행

조 14. 재무부 사무실의 책임

1. 부 장관은 부 장관의 지시에 따라 기록 문서 파일 관리를 조직하고, 이 통지에 따른 수집, 보관, 사용 및 활용 지침을 제공하며, 이 통지의 준수 상황을 감독하고 연간 보고서를 작성하여 부 장관에게 보고한다.

2. 부 장관 소속 기록실은 기록 업무 전문 부서로서, 부 장관에게 업무 지침 문서를 작성하고, 기록 업무 관련 규정을 시행하는 지침을 제공하며, 연간 기록 활동 예산 계획을 작성하여 부 장관의 승인을 받는다. 기록실의 역할과 책임은 교통부 장관이 2008년 11월 25일에 발표한 교통부 장관 고시 제3566/QĐ-BGTVT에 규정되어 있다.

조 15. 부 소관 참모 기관의 책임

1. 이 통지의 시행을 기관 내에서 진행한다.

2. 기록 보존 업무를 담당하는 공무원은 기록의 수집, 관리, 안전 보호 및 활용과 사용을 위한 서비스에 대한 책임이 있다.

3. 기관 내에서 기록을 활용하기 위해 방문하는 공무원, 직원은 이 통지에 따라 행동할 책임이 있다.

조 16. 교통부 산하 다른 단위의 책임

1. 각 총국장, 국장, 원장, 사업관리처장 및 교통부 산하 단위의 장은 해당 단위의 문서와 자료 관리에 대한 국가 관리 업무를 수행하는 데 있어 본부장에게 책임을 지고 이를 수행해야 한다.

2. 국가 일반 규정, 이 통지 및 기관 현황을 근거로 각 단위의 장은 이 통지를 내부에서 시행하도록 제도화하고, 동시에 기록실, 교통부 사무실과 업무적으로 밀접하게 협력해야 한다.

조 17. 효력 발생

이 통지는 서명일로부터 45일 후 효력을 발생한다. 교통부 사무총장, 교통부 감사총장, 교통부 각 부처장, 교통부 산하 각 총국장 및 국장, 관련 기관, 단체 및 개인의 장은 이 통지를 집행하는 책임이 있다.

집행 과정에서 문제가 발생하면 각 단위는 교통부 사무실에 보고하여 본부장에게 보고하여 이 통지를 보완하거나 수정하도록 요청한다./.