결정 번호 1913/2005/QĐ-NHNN에 의한 회계 문서 보관 제도 발부에 관한 사항

결정

회계 문서 보관 제도를 발포함에 있어

국립 은행 총재

은행법 제01호 1997년 12월 12일 법률 제10호 및 은행법 일부 조항 개정 법률 제10호 2003년 6월 17일 법률 제11호를 근거로 함

금융기관법 제02호 1997년 12월 12일 법률 제10호 및 금융기관법 일부 조항 개정 법률 제20호 2003년 6월 15일 법률 제11호를 근거로 함

회계법 제03호 2003년 6월 17일 법률 제11호를 근거로 함

국가 기록물 관리 법령 제34호 2001년 4월 4일 법령 제10호를 근거로 함

정부가 은행의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정하는 2003년 5월 19일 제52/2003/NĐ-CP 호 정부 명령을 근거로 함

정부가 회계법 일부 조항의 세부사항과 시행 지침을 규정하고 국가 회계 분야에 적용하는 2004년 5월 31일 제128/2004/NĐ-CP 호 정부 명령을 근거로 함

정부가 회계법 일부 조항의 세부사항과 시행 지침을 규정하고 경제 활동 분야에 적용하는 2004년 5월 31일 제129/2004/NĐ-CP 호 정부 명령을 근거로 함

회계 재무 부서장의 건의를 검토함

결정함에 있어서:

조 1. 본 결정은 "은행업계 회계 문서 보관 제도"를 첨부함

조 2. 본 결정은 공보에 게재된 날로부터 15일 후 효력을 발생하며, 은행법 제63/1997/QĐ-NH2 호 통감 은행의 회계 증빙 서류 보관에 관한 결정을 대체함

조 3. 은행 중앙 은행 사무실장, 회계 재무 부서장, 은행 중앙 은행 소속 단위 책임자, 은행 중앙 은행 지방 지점 총지사, 은행 지주 회장, 은행 총감독(총지사), 외국 금융기관 국내 대표 사무소, 금융기관이 아닌 금융활동을 하는 조직의 책임자는 본 결정의 집행에 대한 책임을 진다

은행업계 회계 문서 보관 제도

은행업

(2005년 12월 30일 제1913/2005/QĐ-NHNN 호 은행 중앙 은행 통감 결정에 따라 발포됨)

본 제도는 은행업계 회계 문서 보관에 관한 것을 규정한다. 본 제도에서의 회계 문서는 각 은행의 재산 상황과 경제, 재정 활동 상황을 반영하는 문서로서 각 은행의 경제, 재정 활동을 감사, 감독, 분석하는 도구이며, 은행 시스템 전체를 포함하여 다음과 같은 내용을 포함한다

장 1

총칙

조 1. 적용범위

1. 회계 증빙 서류

2. 세부 회계 장부, 종합 회계 장부

3. 재무 보고서, 경영 회계 보고서

4. 제1항, 제2항, 제3항에 규정된 회계 문서 이외의 관련 회계 문서로서, 계약서류, 경비, 자본, 기금 관련 문서, 국가에 대한 세금 의무 관련 문서, 재산 검사 및 평가 관련 문서, 감사, 감찰, 감사 관련 문서, 해산, 파산, 합병, 분할, 소유 형태 변경, 사업 종료, 활동 중단 관련 문서, 회계 문서 소각 기록 및 기타 관련 회계 문서를 포함한다

본 제도의 적용 대상은 다음과 같다

조 2. 적용대상

1. 베트남 중앙 은행

2. 베트남에서 영업 허가를 받은 금융기관

3. 외국 금융기관 국내 대표 사무소

4. 금융기관이 아닌 금융활동을 하는 조직

(이하 은행이라 함)

(이하 은행이라简称一下翻译结果：

조 3. 회계 문서는 전자 데이터 형태로 표현될 수 있다.

제2조에서 규정한 회계 문서가 전자 데이터 형태로 표현되는 경우, 테이프, 디스크, 결제 카드 등 정보를 기록할 수 있는 매체에 기록되며, 이는 본 조 제6항에서 정한 바에 따라 분류 및 정리되어야 한다. 전자 데이터 형태로 표현된 회계 문서의 보관 및 저장은 국가와 업계의 관련 규정을 준수하여 이루어져야 한다.

조 4. 회계 문서의 보관 조직

보관되는 회계 문서는 본 제도 제16조에 따라 원본 또는 복사본으로 작성되어야 하며, 사용과 보관 과정에서 완전하고 안전하게 보존되어야 한다. 은행의 법정 대표는 회계 문서의 보관 및 저장을 조직하고, 그 안전성, 완전성 및 합법성을 보장해야 한다.

장 II

구체적인 규정

조 5. 회계 문서의 보관 기간

최소 5년 보관.

최소 10년 보관.

영구 보관.

조 6. 회계 문서의 분류

사용 후 회계 문서는 전담 회계 담당자가 보관 절차를 수행하기 위해 전달되어야 하며, 회계 문서를 받는 사람은 해당 문서를 다시 검토하고, 회계 문서를 완전히 수집하고, 보관 기간에 따라 회계 문서를 분류해야 한다.

1. 최소 5년 보관, 포함하는 내용은 다음과 같다:

가) 은행의 일상적인 관리 및 운영을 위한 회계 문서로서 직접 장부에 기록하거나 재무 보고서를 작성하지 않는 문서는 회계 연도 종료 후 5년간 보관되며, 이를 회계 부서의 회계 문서 집합에 포함시키지 않고 별도로 보관한다.

나) 다른 관리 및 운영을 위한 회계 문서와 직접 장부에 기록하거나 재무 보고서를 작성하지 않는 다른 증빙 서류.

2. 최소 10년 보관, 포함하는 내용은 다음과 같다:

가) 직접 장부에 기록하거나 재무 보고서를 작성하기 위해 사용되는 회계 증빙 서류, 세부 목록, 통합 목록, 세부 장부, 통합 장부, 은행의 월간, 분기별, 연간 재무 보고서, 결산 보고서, 회계 문서 소각 기록 및 장부에 기록하거나 재무 보고서를 작성하는데 관련된 다른 문서, 그 중에는 감사 보고서와 회계 검사 보고서가 포함된다.

나) 고정 자산 청산과 관련된 회계 문서.

다) 각 회계 연도의 회계 문서와 완료된 프로젝트의 투자 결산 보고서, 프로젝트 관리처 또는 주 프로젝트 시행자의 문서(그룹 A 프로젝트를 제외한 것).

라) 은행의 설립, 분할, 합병, 합치, 소유 형태 변경, 해산, 활동 종료, 파산과 관련된 회계 문서.

마) 법률이 10년 이상 보관하도록 요구하는 특정 상황에서 사용되는 은행의 다른 회계 문서는 해당 법률 규정에 따라 보관한다.

바) 국가 감사원이나 독립 감사 기관의 재무 보고서 감사 문서 및 기록.

3. 영구 보관 이를 포함하되不限于：

가) 그룹 A 프로젝트의 기본 건설 투자 결산 보고서 및 문서.

나) 경제, 정치, 역사적으로 중요한 가치가 있으며 은행의 장기 활동과 관련된 역사적 가치가 있는 회계 문서.

영구 보관 여부는 은행의 법정 대표가 문서의 역사적 가치와 중요성을 고려하여 각각의 특정 사례에 대해 결정하며, 원본 형태로 회계 부서나 다른 부서에 보관하도록 지시한다. 영구 보관 기간은 10년 이상이며, 자연 손상 또는 은행의 법정 대표의 결정에 따라 소각될 때까지 지속된다.

4. 보관 기간이 만료된 회계 문서라도 소송, 분쟁, 심판 중인 사건과 관련이 있는 경우에는 본 제도의 보관 기간이 아닌 관련 법률의 보관 기간 또는 관련 권한자의 결정에 따라 적용된다.

조 7. 회계 문서 정리

1. 회계 문서는 집계 전에 각 문서 종류(회계 원장, 회계 장부, 재무 보고서 등)별로 발생 시기 순으로 정리하여 합리적이고 쉽게 검색 및 사용할 수 있도록 해야 한다.

2. 특히 회계 원장은 발생한 모든 원장(등록 원장과 원본 원장 및 부속 문서 포함)을 즉시 수집하여 일일 "원장 일지"로 묶어야 한다.

원장은 집계 전에 거래 유형별로(현금 관련 원장, 전자 결제 원장, 내부 원장, 조정 원장, 부록 원장 등) 정리되어야 하며, 각 유형별로 "발생 원장 목록"을 작성하고 해당 날짜의 거래 순서대로 원장과 함께 제출해야 한다. 원본 원장은 등록 원장과 함께 묶여야 한다.

원장 일지는 다음과 같은 순서로 정리되어야 한다.

a) 각 유형의 원장 목록

b) 현금 일지(현금 관련 원장 바로 위에 위치)

c) 특정 거래 유형의 발생 원장 목록과 해당 날짜의 발생 원장

3. 영구 보관이 필요한 중요한 회계 문서는 복사본을 추가로 작성하며(부속 문서 포함), 이 복사본은 원장 일지에 포함되어 연속성 규정(조 7)을 준수하도록 한다. 복사본에는 회계 책임자 또는 회계 담당자의 서명과 문서 보관 담당자의 확인 서명이 필요하다.

조 8. 회계 문서 포장

1. 정리된 회계 문서는 문서 보관 담당자가 단단하고 깔끔하게 묶어 처리해야 하며, 문서 묶음의 끝에는 기관 이름, 문서 종류, 발생 날짜, 묶은 사람, 번호 등 주요 내용이 기재되어야 한다.

2. 회계 원장은 발생 날짜별로 묶여야 하며, 묶음 내 모든 원장(각 유형의 원장 목록, 특정 거래 유형의 발생 원장, 등록 원장, 원본 원장 등 포함)은 연속적인 번호(01부터 시작)가 부여되어야 한다. 원장 묶음의 표지에는 해당 묶음의 원장 수와 번호 범위가 명시되어야 한다.

일일 발생 원장 수가 많으면 여러 작은 묶음으로 나누어 묶을 수 있으며, 표지에는 묶음 번호와 총 묶음 수가 명시되어야 한다.

일일 발생 원장 수가 적으면 여러 날짜를 하나의 묶음으로 묶을 수 있으나, 각 날짜 사이에는 분리 표지가 있어야 하며, 표지에는 해당 묶음의 시작 날짜와 종료 날짜가 명시되어야 한다.

3. 회계 부서는 보관 부서에 회계 문서를 이관하기 전에 각 문서 종류와 보존 기간별로 묶음을 포장해야 하며, 각 포장에는 기관 이름, 문서 종류, 묶음 수, 회계 연도, 보관 번호, 보존 기간, 만료 날짜, 포장 담당자 등의 주요 내용이 명시되어야 한다.

조 9. 회계 문서의 인수인계

회계 부서와 보관 부서 간의 회계 문서 인수인계는 묶음(또는 포장, 상자, 통) 단위로 이루어져야 하며, 이를 증명하는 보관 회계 문서 인수인계 기록을 작성해야 한다. 이 기록은 각 항목별 세부 내용을 기재하고, 인도자와 수령자의 서명이 필요하다. 인수인계 기록은 두 부본으로 작성되며, 각 당사자가 한 부를 보관한다.

조 10. 보관 회계 문서 관리 일지

은행의 보관 창고에는 보관 회계 문서 관리 일지를 열어 은행의 보관 중인 회계 문서를 기록, 추적 및 관리한다. 보관 회계 문서 관리 일지는 다음 주요 내용을 포함해야 한다: 보관 문서 종류, 보관 번호, 보관 시작 날짜, 보관 시 상태, 보관 기간, 보관 만료일.

조 11. 회계 문서 보관 장소

1. 은행의 회계 문서는 해당 은행의 보관 창고에서 보관되어야 한다. 회계 문서 보관 창고는 은행 본점 근처에 위치하고 있어야 하며, 보관 장비와 보관 조건이 법령에 따라 충분히 갖추어져 있어 보관 과정에서 안전을 보장해야 한다.

2. 은행이 자체 보관 부서나 창고를 운영하지 않는 경우, 법령에 따른 보관 계약을 체결하여 보관 조직이나 기관에게 회계 문서 보관을 위탁해야 한다.

3. 외국 자본 은행, 외국 은행 지점 및 법인 사무소가 법인 설립 및 영업 허가, 지점 개설 허가 또는 법인 사무소 개설 허가(통칭 허가증)에 따라 베트남에서 영업하는 동안 생성된 회계 문서는 베트남 사회주의 공화국 영토 내에서 영업하는 은행에서 보관되어야 한다. 은행이 베트남에서 영업을 종료하면, 허가증 발급 기관의 결정에 따라 보관 장소가 정해진다.

4. 영업을 종료하거나 해산, 파산한 은행의 회계 문서는 아직 보관 기간 내에 있는 연간 회계 문서와 영업 종료, 해산, 파산과 관련된 회계 문서를 포함하며, 이들은 해산, 파산 결정 권한 기관의 결정에 따라 보관 장소가 정해진다.

5. 주식화 또는 소유 형태 전환을 거친 은행의 회계 문서는 아직 보관 기간 내에 있는 연간 회계 문서와 주식화 또는 소유 형태 전환과 관련된 회계 문서를 포함하며, 이들은 새로운 소유자 은행에서 보관되거나 주식화 또는 소유 형태 전환 결정 기관의 결정에 따라 보관 장소가 정해진다.

6. 분할 또는 분리로 인해 여러 은행으로 나뉘어진 은행들의 아직 보관 기간 내에 있는 연간 회계 문서:

a) 분할된 회계 문서가 새로운 은행에 배분되면, 새로운 은행에서 보관한다.

b) 분할할 수 없는 회계 문서는 분할 또는 분리된 은행에서 보관하거나, 분할 또는 분리 결정 기관의 결정에 따라 보관 장소가 정해진다.

c) 분할 또는 분리와 관련된 회계 문서는 분할 또는 분리된 새로운 은행에서 보관한다.

7. 합병된 은행들의 아직 보관 기간 내에 있는 연간 회계 문서와 합병과 관련된 회계 문서는 합병을 수락한 은행에서 보관한다.

조 12. 회계 문서 보관에 대한 관련 부서의 책임

1. 회계 부서에 있어서: 회계원과 보관 절차를 담당하는 사람은 자신의 위치에서 회계 문서를 완전하고 무손실하며 안전하게 보관해야 하며, 회계장의 동의 없이는 문서를 제공할 수 없다. 회계장은 자신이 관리하는 보관실 내의 순서 조직화에 대한 책임을 지며, 회계 문서의 안전성, 완전성 및 합법성을 보장하고, 보관된 문서 집합 또는 봉투의 내용 정확성을 책임진다.

2. 보관 부서에 있어서: 회계 문서의 관리, 보호 및 활용을 책임지고, 자신이 관리하는 보관실 내의 순서 조직화에 대한 책임을 지며, 법적 대표자의 서면 동의 없이는 어떠한 단체나 개인도 회계 문서를 볼 수 없다. 보관된 회계 문서가 손상되거나 분실될 위험이 있거나 발견되면 보관 부서는 즉시 은행의 법적 대표자에게 보고하여 적절한 조치를 취하도록 한다. 보관 부서는 자신이 일으킨 주관적인 원인으로 인해 보관 중인 회계 문서가 분실되거나 손상되거나 변조되거나 수정되거나 기타 사고가 발생한 경우 은행의 법적 대표자와 법 앞에서 책임을 진다.

3. 은행의 법적 대표자에 있어서: 자신의 권한 범위 내에서 보관 업무와 과학 기술을 이용한 보관 현대화, 보관 자료의 관리, 보호 및 활용 효율성 향상에 대한 지시를 책임진다. 은행의 법적 대표자는 보관 중인 은행의 회계 문서의 안전성, 완전성 및 합법성에 대해 법 앞에서 책임을 진다.

조 13. 회계 문서 보관의 활용, 사용 및 제공

은행은 법에 따라 감사, 검사, 수사, 감사 기능을 수행하는 국가 기관에 회계 정보 및 문서를 제공하는 책임이 있다. 이러한 정보 및 문서 제공은 은행의 법적 대표자가 법에 따라 결정한다.

회계 문서 보관의 활용 및 사용은 은행의 법적 대표자 또는 위임받은 사람의 서면 동의를 받아야 한다.

조 14. 회계 문서의 밀봉, 임시 보관, 압수

1. 국가 기관이 법에 따라 회계 문서를 밀봉하기로 결정하면 은행과 해당 국가 기관의 대표자는 "회계 문서 밀봉 기록"을 작성해야 한다. 이 밀봉 기록에는 밀봉된 회계 문서의 이유, 수량, 종류, 회계 기간이 명시되어야 하며, 은행의 법적 대표자와 국가 기관의 대표자는 이 밀봉 기록에 서명하고 날인해야 한다.

2. 국가 기관이 회계 문서를 임시 보관하거나 압수할 경우, 은행과 해당 국가 기관의 대표자는 "회계 문서 교부 기록"을 작성해야 한다. 이 교부 기록에는 임시 보관 또는 압수된 회계 문서의 이유, 종류, 각 종류의 수량, 각 종류의 상태가 명시되어야 하며, 임시 보관 시 사용 기간과 반환 기간이 명시되어야 한다. 은행의 법적 대표자와 국가 기관의 대표자는 이 교부 기록에 서명하고 날인해야 하며, 임시 보관 또는 압수된 회계 문서를 복사하고 국가 기관의 대표자가 복사본에 서명하고 날인해야 한다. 전자 데이터 형태의 회계 문서는 은행이 인쇄하고 임시 보관 또는 압수 전 필요한 절차를 거친다.

조 15. 회계 문서가 분실되거나 파괴된 경우

회계 문서가 분실되거나 파괴되었을 때 은행은 은행의 법적 대표자가 의장인 회계 문서 복구 및 처리 위원회를 구성하고, 회계장과 관련 부서 대표가 위원회 회원으로 참여한다. 이 위원회는 다음과 같은 작업을 수행해야 한다.

1. 분실되거나 파괴된 회계 문서의 수량, 상태, 원인을 확인하고, 관련 개인이나 단체와 국가 기관에 통보하며, 이 기록은 파손되거나 분실된 문서와 동일한 보관 기간을 갖추어야 한다.

2. 복구 가능한 파손된 회계 문서를 복구하고 보존한다.

3. 회계 문서와 관련된 개인이나 단체와 접촉하여 분실되거나 파괴된 회계 문서를 복사하거나 확인한다.

4. 제2항과 제3항의 방법으로 복구할 수 없는 재산 관련 회계 문서는 재산을 검사하여 분실되거나 파괴된 회계 문서를 다시 작성해야 한다.

조 16. 회계 원본 사본 자료

회계 원본 사본 자료는 원본에서 작성되어야 하며, 해당 원본을 보관하는 은행의 법정 대표자 또는 임시 보관, 압수 결정 권한이 있는 정부 기관의 법정 대표자의 서명을 받아야 한다. 다음 각 호의 경우에 회계 원본 사본 자료는 법률 규정에 따라 작성될 수 있다.

1. 제14조 제2항, 제15조 제3항 이 제도에서 규정한 경우.

2. 회계 원본 자료가 단 한 부만 존재하나 두 곳 모두 보관해야 하는 경우, 두 곳 중 하나는 사본을 보관한다.

3. 법률에서 규정한 다른 경우.

조 17. 회계 자료 보존 기간의 계산 시점

1. 제6조 제2항 제1호, 제2호, 제4호 및 제3항에서 규정된 회계 자료는 해당 회계 연도 종료일로부터 계산한다.

2. 제6조 제2항 제3호에서 규정된 회계 자료는 완성된 투자 프로젝트 최종 결산 보고서 승인일로부터 계산한다.

3. 제6조 제2항 제4호와 제2항 제5호에서 규정된 회계 자료 및 감사 문서는 해당 업무 종료일로부터 계산한다.

조 18. 회계 자료 보관 기간

1. 사용되지 않는 전 회계 연도의 회계 자료는 회계 연도 종료일로부터 12개월 이내에 보관해야 한다.

2. 완성된 투자 프로젝트 최종 결산 보고서는 해당 보고서 승인일로부터 12개월 이내에 보관해야 한다.

3. 사업 종료, 해산, 파산, 주식화, 소유 형태 변경, 분할 등과 관련된 회계 자료는 해당 업무 종료일로부터 6개월 이내에 보관해야 한다.

조 19. 보존 기간 만료된 회계 자료 폐기

1. 보존 기간이 만료된 회계 자료는 정부 기관의 특별 규정이 없는 한 은행의 법정 대표자의 결정에 따라 폐기한다.

2. 은행의 보관 자료는 해당 은행에서 폐기한다.

3. 은행의 구체적인 상황에 따라 회계 자료를 불태우거나 찢어버리거나 분쇄하여 재사용이 불가능하도록 폐기한다.

조 20. 보존 기간 만료된 회계 자료 폐기 절차

1. 매년 정기적으로 은행의 법정 대표자가 "보존 기간 만료된 회계 자료 폐기 위원회"를 구성한다. 위원회 구성원은 은행 경영진 대표, 회계 책임자, 감사 부서 대표, 보관 부서 대표로 구성된다.

2. 폐기 위원회는 각 유형의 회계 자료를 검토하고 평가하며 분류하여 "회계 자료 폐기 목록"과 "보존 기간 만료된 회계 자료 폐기 기록"을 작성한다.

3. "보존 기간 만료된 회계 자료 폐기 기록"은 회계 자료 폐기 후 즉시 작성되며, 폐기된 자료 유형, 폐기된 양, 각 유형의 보존 기간(년도), 폐기 방법, 결론 및 폐기 위원회 회원들의 서명을 포함해야 한다.

장 III

시행규정

조 21. 은행 관리 기관은 각자의 책임 범위 내에서 이 제도를 시행한다.

금융기관 이사회 의장, 총 경영책임자(대표), 외국 금융기관 국내 지점, 금융기관이 아닌 은행업 활동을 하는 조직은 각자의 조직에서 이 제도를 시행하는 책임이 있다.

제22조. 보존된 회계 자료를 파괴하거나 손상시키거나 분실하는 행위는 그 성격과 정도에 따라 행정 처벌 또는 법률 규정에 따른 처분을 받는다.

조 23. 이 제도의 개정 및 보완은 은행 관리 총재의 결정에 따른다./.