决定第1913/2005/QĐ-NHNN号关于发布银行业会计档案保管制度

决定

关于发布银行业会计档案保管制度的通知

国家银行行长

依据《中华人民共和国中国人民银行法》（1997年12月12日第八届全国人民代表大会第一次会议通过，1997年第1号法律）及《关于修改和补充〈中华人民共和国中国人民银行法〉若干条款的决定》（2003年6月17日第十届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过，2003年第10号法律）；

根据《组织法》（第02/1997/QH10号）二〇〇三年十二月十二日颁布和《关于修改补充若干条款的组织法》（第20/2004/QH11号）二〇〇三年六月十五日颁布；

根据《会计法》（第03/2003/QH11号）二〇〇三年六月十七日颁布；

根据《国家档案法》（第34/2001/PL-UBTVQH10号）二〇〇一年四月四日由越南社会主义共和国国会常务委员会颁布；

根据政府第52/2003/NĐ-CP号二〇〇三年五月十九日关于国家银行职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据政府第128/2004/NĐ-CP号二〇〇四年五月三十一日关于会计法若干条款的具体规定和实施指南在国家会计领域应用；

根据政府第129/2004/NĐ-CP号二〇〇四年五月三十一日关于会计法若干条款的具体规定和实施指南在商业活动中的应用；

审核会计财务司司长的建议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本通知附带发布的“银行业会计档案保管制度”。

条 2. 本通知自公布之日起十五日后生效，并取代二〇〇七年三月二十二日由国家银行行长发布的第63/QĐ-NH2号关于国家银行会计凭证保管的规定。

条 3. 国家银行办公厅主任、会计财务司司长、国家银行下属单位负责人、国家银行省级分行总经理、直辖市分行总经理、信用机构理事会主席、信用机构总经理（或总经理）、外国信用机构代表处、非信用机构但有银行业务的组织负责人负责执行本通知。

银行业会计档案保管制度

（根据二〇〇五年十二月三十日国家银行行长第1913/2005/QĐ-NHNN号通知发布）

本制度规定了银行业会计档案的保管。根据本制度，会计档案是指反映每个银行从总行到各分行的资产状况及经济、财务活动情况的资料，是检查、监督和分析每个银行、整个银行系统经济、财务活动的工具，包括：

1. 会计凭证

第一章

总则

第一条 调整范围

2. 明细账簿、汇总账簿

3. 财务报告、管理会计报告

4. 其他与会计有关的档案，除上述第1、2、3项规定的内容外，还包括各种合同、与经费、资本、基金相关的档案；与国家税收义务相关的档案；与财产清查评估相关的档案；与检查、审计、清算、破产、解散、合并、终止业务、所有权形式转换相关的档案；销毁会计档案的记录和其他与会计相关的档案。

适用对象包括：

1. 越南国家银行；

第二条 适用对象

2. 在越南获准经营的信用机构；

3. 外国信用机构代表处；

4. 不是信用机构但从事银行业务的组织；

（以下简称银行）。

4. 非银行业金融机构开展银行业务；

（以下简称银行）。

条 3. 会计资料以电子数据形式体现

根据第2条规定的会计资料，如果以电子数据形式体现，则应记录在磁带、磁盘或支付卡等存储介质上，并按照本规定第6条的规定进行分类和整理。保存和存储以电子数据形式体现的会计资料必须符合国家和行业现行关于保存和存储电子数据的规定。

条 4. 组织保管会计资料

保管的会计资料必须是原件或根据本制度第16条规定复制的副本，并且在使用和保管过程中必须完整、安全。银行法定代表人负责组织保管会计资料，确保其安全、完整和合法。

第二章

具体规定

条 5. 会计资料保管期限

最低保管期限为5年。

最低保管期限为10年。

永久保管。

条 6. 分类会计资料

使用后的会计资料必须全部移交给负责保管会计资料的会计人员办理保管手续。接收会计资料时，负责保管会计资料的人员必须再次检查会计资料并确保收集齐全，然后按保管期限进行分类：

1. 最低保管期限为5年的，包括：

a) 银行日常管理和运营使用的会计资料，不直接用于记账和编制财务报告，如收款单、付款单、入库单、出库单等，这些资料不在会计部门的会计档案中保存，自会计年度结束之日起至少保存5年。

b) 其他用于管理和运营以及不直接用于记账和编制财务报告的会计凭证和其他会计资料。

2. 最低保管期限为10年的，包括：

a) 直接用于记账和编制财务报告的会计凭证、明细表、汇总表、明细账、总账、月度、季度和年度财务报告、决算报告、销毁会计资料的记录及与记账和编制财务报告相关的其他资料，包括审计报告和会计检查报告。

b) 与固定资产清理有关的会计资料。

c) 各会计年度的会计资料和项目完成后的投资决算报告，由项目管理机构和主要投资者（非A类项目）编制。

d) 与成立、分立、合并、股份制改革、解散、终止经营、破产有关的银行会计资料。

e) 法律规定必须超过10年保管的其他银行会计资料，在具体情况下按法律规定执行。

f) 国家审计机关和独立审计组织编制的财务报表审计资料和文件。

3. 永久保管的，包括： 包括：

a) 属于A类项目的建设基本投资决算报告及相关文件。

b) 具有历史价值和重要经济、政治和历史意义，长期与银行活动相关联的会计资料。

确定永久保管的会计资料由银行法定代表人根据其历史价值和重要性决定，并交由会计部门或其他部门以原件形式保管。永久保管期限必须超过10年，直至会计资料自然毁坏或根据银行法定代表人的决定销毁。

4. 已过保管期限但涉及诉讼、争议或正在审理案件的会计资料，不适用本制度规定的保管期限，而应根据现行相关法律法规的规定或有权机关的决定执行。

条 7. 会计档案的整理

1. 在装订成册前，会计资料应按种类（会计凭证、会计账簿、财务报告等）和每个会计期间发生的顺序进行整理，确保合理、便于查阅使用。

2. 特别是会计凭证必须及时完整地收集所有产生的凭证（包括记账凭证和原始凭证及其附件），并按日装订成单独的“凭证日记”。

在装订成凭证日记之前，凭证应按交易类型（现金凭证、电子支付凭证、内部凭证、调整凭证、表外凭证等）进行排列。每种类型的凭证应附上“当日产生的各类凭证清单”，并按交易顺序编号。原始凭证应与记账凭证一起装订。

凭证日记的排列顺序如下：

a) 各类凭证汇总清单

b) 现金日记（紧接在现金凭证之后）

c) 按交易类型产生的凭证清单及该类凭证当日产生的凭证

3. 对于重要的会计资料，其保存期限为永久且与记账有关的，应额外复印一份（包括随附的资料）。复印件应装订入凭证日记中，以确保连续性，符合本制度第7条规定。复印件上应有会计主管或负责会计工作的人员（以下简称会计主管）以及负责保管会计资料的人员的签名确认，表明复印件与原件一致。

条 8. 会计资料的封装

1. 在按照上述顺序整理后，负责保管会计资料的人员应对会计资料进行牢固、整齐的装订。每册会计资料的封面应清楚标明主要内容：单位名称、会计资料名称、发生日期、装订人和编号。

2. 会计凭证应按日产生的顺序装订成册。所有凭证（包括各类凭证汇总清单、按交易类型产生的凭证清单、记账凭证、原始凭证等）应连续编号从01开始。凭证册的封面上除上述内容外，还应注明该凭证日记包含：...凭证，编号从01到...

如果某一天产生的会计凭证数量较多，则可以分册装订，并在凭证册的封面上注明：册数.../总册数...

如果每天产生的会计凭证数量较少，则可以将几天的凭证合订一册，但各天之间应有分隔页，在凭证册的封面上应注明凭证日记从...日至...日。

3. 在移交会计资料给保管部门之前，会计部门应按资料种类和保管期限将各册资料打包（或装箱、装盒、装箱）。每包（或箱、盒、箱）资料的封面上应清楚标明主要内容：单位名称、会计资料名称、总册数、会计年度、档案号、保管期限、到期日、打包人。

条 9. 会计档案的交接

会计部门与保管部门之间交接会计档案应按捆（或包、箱、盒）进行，并须有会计档案交接记录。记录应详细记载每项内容，由移交方和接收方签字确认。交接记录应制作两份，双方各持一份。

条 10. 会计档案登记簿

银行的档案库应设立“会计档案登记簿”，用于记录、跟踪和管理银行正在保管的会计档案。会计档案登记簿的主要内容包括：档案类型、档案编号、入库日期、入库时的状态、保管期限、到期日。

条 11. 会计档案的存放地点

1. 银行的会计档案应在该银行的档案库中保存。会计档案库应设在银行所在地附近，配备齐全的保管设备和条件，确保在保管过程中符合法律规定的安全要求。

2. 如果银行未在其内部设立保管部门或档案库，则必须聘请具有保管资质的机构或单位签订保管合同，按照法律规定实施会计档案的保管。

3. 外国投资银行、外国银行分行及代表处在中国境内运营期间的会计档案，根据成立和运营许可、设立分行许可或设立代表处许可（统称为许可），应存放在在中国领土上运营的银行内。当银行结束在中国境内的运营时，会计档案应存放在许可机关决定的地点。

4. 停业、解散或破产的银行的会计档案，包括仍在保管期限内的年度会计档案以及与停业、解散或破产相关的会计档案，应存放在有权机关决定停业、解散或破产的决定中指定的地点。

5. 股份制改革或所有权形式变更的银行的会计档案，包括仍在保管期限内的年度会计档案以及与股份制改革或所有权形式变更相关的会计档案，应存放在新的所有者银行内或存放在有权机关决定股份制改革或所有权形式变更的决定中指定的地点。

6. 分立或拆分为两个或多个新银行的银行的会计档案，在保管期限内的年度会计档案：

a) 如果会计档案可以分配给新银行，则应分配并存放在新银行；

b) 如果会计档案无法分配，则应存放在原分立或拆分的银行或存放在有权机关决定分立或拆分的决定中指定的地点；

c) 与分立或拆分有关的会计档案应存放在新分立或拆分的银行。

7. 合并银行的会计档案，在保管期限内的年度会计档案及相关会计档案应存放在接受合并的银行。

条 12. 会计档案保管相关单位的责任

1. 对于会计部门：会计人员和负责保管凭证的人员对其保管的会计资料的完整、完好和安全负直接责任，未经会计主管同意不得提供会计资料。会计主管对会计资料的安全、完整以及合法性和准确性负直接责任。

2. 对于保管部门：负责管理、保护会计档案的安全并提供利用服务，对其所管理的档案室的组织程序负责。未经银行法定代表人或其授权人的书面同意，不得允许任何组织或个人查阅、使用会计档案。如发现会计档案有丢失、虫蛀、损坏等风险或情况，保管部门必须立即向银行法定代表人报告，以便及时采取措施处理和修复。保管部门对因自身主观原因造成的会计档案丢失、损坏、伪造、调换、篡改或其他事故承担责任。

3. 对于银行法定代表人：在其权限范围内负责指导档案工作，并应用科学技术以实现档案工作的现代化，提高档案管理、保护和利用的效果。银行法定代表人对银行保管的会计资料的安全、完整和合法性承担法律责任。

条 13. 会计档案的利用、使用和提供

银行有责任根据法律规定向有权机关提供会计信息和资料，用于履行监督检查、调查、审计等职能。此类信息和资料的提供由银行法定代表人按照法律规定决定。

利用、使用会计档案须经银行法定代表人或其授权人的书面同意。

条 14. 封存、暂扣、没收会计资料

1. 当有权机关依照法律规定决定封存会计资料时，银行及其代表与有权机关的代表应共同制作“会计资料封存记录”。该记录应详细记载封存的原因、数量、种类及会计期间。银行法定代表人和有权机关封存会计资料的代表应在“会计资料封存记录”上签字盖章。

2. 若有权机关决定暂扣或没收会计资料，则银行及其代表与有权机关的代表应共同制作“会计资料交接记录”。该记录应详细记载暂扣或没收的原因、种类、数量及每种资料的状态；若为暂扣，还应注明使用期限和归还时间。银行法定代表人和有权机关暂扣或没收会计资料的代表应在“会计资料交接记录”上签字盖章，并同时复印被暂扣或没收的会计资料，在复印件上由有权机关暂扣或没收会计资料的代表签字盖章确认。对于电子数据形式的会计资料，银行应打印出来并按暂扣或没收前的规定办理相关手续。

条 15. 会计资料丢失或毁坏的情况

发现会计资料丢失或毁坏时，银行应成立由银行法定代表人担任主席、会计主管和相关部分代表组成的委员会，负责以下工作：

1. 检查、确定并记录丢失或毁坏的会计资料的数量、状态和原因，并通知有关组织和个人及有权机关。此记录应保存至规定期限，与毁坏或丢失的资料相同。

2. 组织恢复可以恢复的毁坏会计资料，确保其完整性。

3. 联系与会计资料交易相关的个人或组织，获取丢失或毁坏会计资料的复制件或确认。

4. 对于涉及资产但无法通过本条第2款和第3款所述方法恢复的会计资料，应清点资产以重新编制丢失或毁坏的会计资料。

条款16. 会计档案复印件

会计档案复印件必须从原件复制，并且必须由存放原件的银行法定代表人或有权机关决定暂扣、没收会计档案的国家机关法定代表人在复印件上签字确认。会计档案复印件应当按照法律规定在以下情况下进行：

1. 如条款14第2款，条款15第3款本制度所述情形。

2. 当会计档案仅有一份原件但需要在两个地方保存时，则其中一个地方可以保存该凭证复印件。

3. 法律规定的其他情况。

条17. 会计档案保管期限的计算时间点

1. 对于条款6第1款、第2款a、b、d项和第3款所述的会计档案：自会计年度结束之日起计算。

2. 对于条款6第2款c项所述的会计档案：自完成项目决算报告批准之日起计算。

3. 对于条款6第2款d项和e项所述的会计档案及审计资料：自工作结束之日起计算。

条款18. 会计档案归档期限

1. 已经结束的会计年度的会计档案，在下一个会计年度不再用于记账的情况下，最迟应在会计年度结束后的12个月内归档。

2. 完成项目决算报告的会计档案，最迟应在项目决算报告批准后的12个月内归档。

3. 关于终止业务、解散、破产、股份化、所有权形式转换、分立等事项的会计档案，最迟应在每项工作结束后6个月内归档。

条款19. 超过保管期限的会计档案销毁

1. 除国家机关有特别规定外，超过保管期限的会计档案应根据银行法定代表人的决定进行销毁。

2. 哪家银行的会计档案就由哪家银行负责销毁。

3. 根据各银行的具体条件，通过焚烧、切割、撕毁或粉碎等方式确保已销毁的会计档案无法再使用其上的信息和数据。

条20. 超过保管期限的会计档案销毁程序

1. 每年定期，银行法定代表人决定成立“会计档案超期销毁委员会”。委员会成员包括：一名银行董事会代表、会计主管、监督部门代表和档案管理部门代表；

2. “会计档案超期销毁委员会”必须对各类会计档案进行清点、评估和分类，编制“会计档案销毁清单”，并制作“会计档案超期销毁记录”。

3. “会计档案超期销毁记录”应在销毁会计档案后立即编制。会计档案超期销毁记录必须详细记载：会计档案类型、已销毁的数量、每种类型的保管期限（从哪一年到哪一年）、销毁方式、结论以及委员会成员的签名。

第三章

实施条款

条 21. 各单位中国人民银行负责人在其职责范围内组织执行本制度。

银行管理委员会主席、总经理（经理）金融机构、外国金融机构办事处、非金融机构从事银行业务的负责人对其单位执行本制度负全责。

条22. 任何破坏、损坏或丢失会计档案的行为，将根据违法性质和程度受到行政处罚或依照法律规定处理。

条 23. 本制度的修改和补充由中国人民银行行长决定。/