시행규칙 제 20/2025/TT-BQP은 국방부 관리 범위 내의 기록 보관에 관한 사항을 규정함

시행규칙

국방부 관리 범위 내의 기록 보관에 관한 규정

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근거 2024년 6월 21일 제15차 국회의 법률 제33/2024/QH15

법률 제 64/2025/QH15 호 2025년 2월 19일 제정된 법령 제정 법률에 근거함;

정부가 2022년 11월 30일 제정한 2022년 제1호 정부령(정부가 국방부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정함)과 정부가 2025년 2월 28일 제정한 2025년 제3호 정부령(정부가 2022년 제1호 정부령을 수정 및 보완함)에 근거함 및 정부가 2025년 2월 28일에 제정한 제2025호 제3번 시행령으로 제2022호 제1번 시행령 일부를 개정 및 보완함;

국방부 사무실장의 건의에 따라

국방부 장관은 이 통지를 발령하여 국방부 관리 범위 내의 기록 보관에 관한 규정을 제정함.

장 본 명령은 국가중앙은행(이하 "중앙은행"이라 한다) 내의 감사조직 및 운영에 관한 사항을 규정한다.

총칙

조 1. 적용 범위이 통지는 국방부 관리 범위 내의 기록 보관, 기록 보관 자료의 수납, 보존, 사용, 국외 및 국내에서의 기록 보관 자료 사용, 국방부 기록 보관 자료 폐기 등에 대한 규정을 제정함

이 지침은 국방부 관리 범위 내의 기록 보관에 관한 사항을 규정하며, 국방 기록을 수집, 보존, 사용, 국내외에서 사용하고자 국외로 반출하며, 국방 기록을 폐기하는 원칙을 명시한다.

조 2. 적용 대상적용 대상

이 통지는 국방부 소속 기관, 단위, 기업, 법령에 따라 설립된 국방부 소속 기타 조직(이하 "기관, 단위"라 함) 및 국방부 내 기록 보관과 관련된 개인에게 적용됨

조 3. 용어 해석

1. 국방부 기록 보관 국방부 내 기록 보관 자료의 조직, 관리 및 업무 수행을 통해 국가안보와 비밀 보호, 자료 가치 발굴, 건국 및 국방을 위한 임무 수행, 법률 규정에 따른 정보 접근권 보장을 목적으로 하는 활동임

2. 디지털 기록 보관 자료 관리 시스템 기록 보관 자료의 수납, 분류, 통계, 가치 판단, 보존, 활용, 사용, 디지털 기록 보관 자료 데이터베이스 생성 및 관리를 지원하는 정보 시스템임

조 4. 기록 보관 시스템기록 시스템 산업 국방부 실

국방부 기록 보관 시스템은 역사적 기록 보관과 현행 기록 보관으로 구성됨

1. 역사적 기록 보관은 국방부 기관(국방부 기록 보관 센터), 정부 기밀청, 총참모부 제2부, 각 군 지구, 군종, 경찰, 수도군사령부, 각 군단에서 조직됨

2. 현행 기록 보관 나머지 국방부 소속 기관, 단위 및 기록 보관 파일을 설정할 수 있는 조건을 갖춘 기타 기관, 단위에서 조직됨

조 5. 기록 보관 파일 설정 조건비기록

1. 기관, 단위 기록 보관 파일: 기관, 단위는 다음 조건을 충족하면 기록 보관 파일을 설정할 수 있음

a) 관련 권한 부서의 조직 개편 결정이 있음

b) 문서 및 기록 보관 기능, 임무 및 조직이 독립 또는 겸임되어 있음

c) 법적 인격, 별도의 계좌 및 도장이 있음

2. 개인 기록 보관 파일: 국방부 지휘관, 국방부 소속 기관, 단위 지휘관, 군대 내 유명 과학자, 작가, 시인, 기자, 음악가의 활동 과정에서 형성된 가치 있는 자료는 개인 기록 보관 파일로 설정됨

조 6국가 비밀 보호 기록 업무 중

기록 보관 업무에서 국가 비밀 보호

국방부 내 모든 기록 보관 활동은 국가 비밀과 관련된 경우 법률 및 국방부의 국가 비밀 보호 규정에 따라 수행됨II

장 

조 7. 기록 보관물 관리 원칙

기록 보관물 관리는 2024년 기록법 제4조 규정에 따라 다음과 같이 이루어진다.

1. 중앙당위와 각급 지휘부의 직접 지도 및 지휘를 받고 국방부 내 현행 보관소와 역사 보관소에서 집중적이고 일원적으로 관리한다.

2. 관련 법률 규정을 준수한다.

3. 기록 보관물의 연속성, 체계성 및 완전성을 보장하며 국가안전과 비밀을 유지한다.

4. 각급 지휘부의 관리 및 운영 업무를 보장하고 효과적으로 활용하며 신속하고 정확하게 검색할 수 있도록 한다.

5. 기록 보관물의 가치를 최대한 발휘한다.

6. 정보 접근 권리를 보장하며 법령에 따른 조건 하에서 기록 보관물에 접근할 수 있도록 한다.

조 8보관물 폰 산업 국방

1. 국방 부문 보관물 폰은 국방부 내 모든 기록 보관물을 포함하며 형성 시기, 보관 장소, 기록 기술 및 매체와 무관하다. 국방 부문 보관물 폰은 군 당 보관물 폰과 국방부 기관 보관물 폰으로 구성된다.

2. 군 당 보관물 폰은 군 당 활동 과정에서 형성된 모든 기록 보관물을 포함하며, 당 기관, 조직, 군중 조직 및 군 당 역사적 인물의 활동 기록이 포함된다.

3. 국방부 기관 보관물 폰과 국방부 내 기관 보관물 폰

가) 국방부 기관 보관물 폰은 국방부 소속 기관들의 활동 과정에서 형성된 모든 기록 보관물을 포함한다.

나) 국방부 내 기관 보관물 폰은 해당 기관의 활동 과정에서 형성된 기록 보관물과 다른 기관에서 보내온 관련 기록 보관물을 포함하며, 해당 기관의 역할과 책임에 대한 기록 보관물이 포함된다.

4. 국방부 개인 보관물 폰

가) 개인의 생애, 업적 및 활동을 반영하는 문서 및 자료.

나) 개인의 서명이 있는 필기본, 인쇄본, 연구 논문, 창작물, 편지, 개인에 대한 글.

다) 사진, 필름, 테이프, 디스크, 전자 자료.

라) 개인이 수집한 출판물, 자료.

마) 개인 자료를 등록하는 보관소는 개인 보관물 폰의 가치를 결정해야 한다.

나) 개인의 권리와 의무: 등록, 기증, 위탁, 판매, 활용은 법률 규정에 따라 이루어진다.

조 9. 기록 보관물 관리 권한

1. 국방부 보관센터는 중앙군위, 국방부 기관, 국방부 소속 기관 및 단체의 현행 보관소, 예비 보관물, 특별 가치가 있는 보관물 및 데이터베이스를 관리한다. 국방부 총장의 개인 보관물은 제2항과 제3항에서 규정한 기관 및 단체를 제외한다. 기관, 당 조직 및 국방부 소속 기관, 단위; 국방부 장관 개인 기록을 제외하고는 본 조 제2항과 제3항에서 규정된 기관, 단위를 제외한 모든 기관, 단위.

2. 정부 기밀청, 총국 제2국, 군구, 군종, 边防部队, 胶东军区指挥部 및 군단은 당 기관, 지휘부, 총국, 사령부, 소속 기관 및 단체, 그리고 해당 기관 및 단체의 대표적인 개인 보관물의 예비 보관물, 특별 가치가 있는 보관물 및 데이터베이스를 관리한다. 제4항에서 규정한 당 기관 및 단체는 제외한다.

3. 국방부 소속 기업 및 국방부가 관리하는 다른 조직은 법률 규정에 따라 설립되며, 관리 범위 내의 기관 및 단체의 기록 보관물을 관리한다.

4. 현행 보관소 각 기관 및 단체는 보관 범위 내의 기록 보관물 및 데이터베이스를 관리하며, 상위 보관소로 제출하기 전까지 가치 판단, 제출, 보존, 통계, 디지털화, 데이터베이스 생성, 보관물 활용, 보관물 가치 발휘 등의 업무를 수행한다.

5. 정치, 군사, 외교 및 기타 임무를 수행하기 위해 상위 기관이 요구하는 경우, 제2항과 제3항에서 규정한 기관 및 단체는 국방부 규정에 따라 기록 보관물을 제출하거나 이관해야 한다.

장 III

업무 보관

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

보관 일반 업무

조 10. 기록물 수납

1. 종이 기록물 수납

가) 기관 및 단위는 소관 기관 및 단위의 문서와 기록물을 수납기록소에 수납하기 위한 수집계획을 세운다.

나) 소관 기관 및 단위는 수납기록소에 제출할 기록물 준비와 문서목록 작성 지침을 준수하도록 안내한다.

다) 관련 기관, 단위 및 개인과 협력하여 수납기록소에 제출해야 할 문서 및 기록물을 결정한다.

라) 문서 및 기록물을 수납받기 위해 보관고와 보존용 도구를 준비한다.

2. 전자 기록물 수납은 본 장 절 2에 따른 규정에 따라 이루어진다.

조 11. 문서 및 기록물 보존기간

1. 현행 보존기간의 문서 및 기록물 보존기간

가) 현행 보존기간 연대, 중대 및 그 이하급: 제출된 문서 및 기록물로부터 5년간 보존한다.

나) 현행 보존기간 국방부 총참모부 소속 부, 정치국 소속 부, 각 총국; 군사 지휘부, 지방 경찰부대 지휘부(중앙 직할 시, 도를 포함한 지방 군사 기관으로 통칭함); 사단 및 그 이하급: 제출된 문서 및 기록물로부터 10년간 보존한다.

다) 현행 보존기간 국방부 소속 기관 및 단위: 제출된 문서 및 기록물로부터 15년간 보존한다.

라) 국방부 소속 기관 및 단위의 책임자는 관리 범위 내의 기관 및 단위의 현행 보존기간을 정한다.

마) 비밀 등급 표시가 있는 문서 및 기록물은 비밀 등급이 없는 문서 및 기록물과 함께 역사적 보존기간 동안 보존되며, 국가 비밀 보호 법률에 따른 관리 규정을 준수한다.

2. 기관 및 단위가 현행 규정에 따른 보존기간 만료된 문서 및 기록물을 업무 수행을 위해 보관하고자 하는 경우는 해당 기관 및 단위의 보관고를 직접 관리하는 책임자의 승인을 받아 보관 목록을 작성하여 보관 기관에 제출해야 한다. 기관 및 단위의 문서 및 기록물 보관기간은 보존기간 만료일로부터 2년을 초과하지 않아야 한다.

조 12. 기록물 폐기 권한

1. 현행 보존기간의 가치 없는 기록물 및 중복 기록물 폐기 결정 권한은 다음과 같이 정해진다. 다음과 같이 정해진다.

가) 국방부 소속 기관 및 단위의 책임자는 국방부 사무실의 서면 의견을 받은 후, 자체 기록물 역사 보존소에 직접 제출한 기관 및 단위의 가치 없는 기록물 및 중복 기록물을 폐기한다.

나) 국방부 소속 기관 및 단위의 책임자 또는 위임받은 자는 국방부 소속 기관 및 단위의 기록물 관리 범위 내에서 기록물 폐기 결정을 받은 후, 해당 기관 및 단위의 기록물 관리 범위 내에서 기록물 폐기 결정을 한다.

다) 국방부 소속 기관 및 단위의 책임자는 기록물 역사 보존소에 직접 제출한 기관 및 단위의 가치 없는 기록물 폐기 결정을 받은 후, 해당 기관 및 단위의 기록물 역사 보존 관리를 위한 기관의 의견을 받은 후 폐기한다.

2. 기록물 역사 보존기간의 가치 없는 기록물 폐기 결정 권한은 다음과 같이 정해진다.

가) 국방부 장관은 국방부 기관의 기록물 역사 보존기간의 가치 없는 기록물 폐기를 결정한다.

나) 기관 및 단위의 책임자는 관리 범위 내의 기록물 역사 보존기간의 가치 없는 기록물 폐기를 결정한다.

3. 전자 기록물의 가치 없는 기록물 폐기는 종이 기록물과 동일하게 처리되며, 폐기 시 복원이 불가능하도록 보장해야 한다.

조 13. 기록물 사용 허가 권한

1. 기관장 또는 단위 책임자는 해당 관리 범위 내에 보관 중인 기록물을 사용하기 위한 결정을 하고, 또는 보관 창고를 직접 관리하는 기관장에게 위임할 수 있다.

2. 제한적으로 접근 가능한 기록물에 대해서는

가) 국방부 장관은 국방부 소속 기관 및 단위의 역사보관소(국방부 중앙보관소에서 보관 중인 것 포함)에 보관된 제한적으로 접근 가능한 기록물을 승인한다.

나) 관리 범위 내에 제한적으로 접근 가능한 기록물을 보관하고 있는 기관장 또는 단위 책임자는 해당 기록물에 대한 보고서를 작성하여 국방부 장관에게 승인을 요청해야 한다.

조 14. 기록물 외부 이동 허가 권한

1. 국내에서 사용하기 위해 기록물을 보관 창고 밖으로 이동시키는 경우

가) 국방부 장관은 국방부 중앙보관소에서 보관 중인 기록물(기관장 또는 단위 책임자가 보관 중이지만 아직 중앙보관소로 제출되지 않은 기록물 포함)을 국내에서 사용하기 위해 보관 창고 밖으로 이동시키는 것을 승인한다.

나) 역사보관소를 관리하는 기관장 또는 단위 책임자는 관리 범위 내에 보관 중인 기록물을 국내에서 사용하기 위해 보관 창고 밖으로 이동시키는 것을 승인한다(기관장 또는 단위 책임자가 보관 중이지만 아직 역사보관소로 제출되지 않은 기록물 포함).

2. 해외에서 사용하기 위해 기록물을 보관 창고 밖으로 이동시키는 경우

가) 국방부 장관은 국방부 소속 기관 및 단위의 기록물을 해외 업무 수행을 위해 보관 창고 밖으로 이동시키는 것을 승인한다.

나) 국방부 소속 기관 및 단위는 직원이 기록물을 보관 창고 밖으로 이동시키기 위해 해외 업무 수행을 하는 경우, 국방부 장관에게 허가를 받는 문서와 군 보안국의 검토 문서를 제출해야 한다.

3. 국내 또는 해외 업무 수행을 위해 기록물을 보관 창고 밖으로 이동시키는 경우, 관련 권한을 가진 기관에 허가를 받는 문서를 제출해야 하며, 문서에는 이름, 직급, 직책, 근무 기관, 목록, 목적, 사용 시간 및 장소, 보호 방법 등이 명시되어야 한다. 허가를 받으면 보관 창고를 직접 관리하는 사람에게 등록하고, 업무 종료 후 원래 상태 그대로 반환해야 한다.

4. 기록물을 보관 창고 밖으로 이동시키는 사람은 기록물 관리를 책임지고 다른 사람에게 넘겨주지 않아야 하며, 기록물 사용 과정에서 안전을 확보해야 한다. 업무 수행 중 기록물이 누설되거나 손상되었을 때 즉시 보관 창고를 관리하는 기관장 또는 단위 책임자, 업무 수행팀장에게 보고하여 대응 조치를 취해야 한다.

5. 국가 비밀을 포함한 기록물을 보관 창고 밖으로 이동시키는 것은 국가 비밀 보호 법률과 국방부 지침에 따라 이루어져야 한다.

절 2

기록물 디지털 보관 업무

조 15. 디지털 기록물 접수 및 보관

1. 현행 보관소에 디지털 기록물 접수 및 보관

기관장 또는 단위 책임자는 법령 규정을 준수하고 국방부 공동 문서 관리 시스템과 디지털 기록물 관리 시스템 간의 상황에 맞게 디지털 기록물 접수 및 보관 절차를 정해야 한다.

2. 역사 보관소에 디지털 기록물 접수 및 보관

가) 직접 접수

두 시스템이 서로 연결되지 않고 정보 보안을 보장하지 못하는 경우, 역사 보관소와 기관 및 단위가 다른 시스템을 사용하는 경우 직접 접수가 이루어진다.

기관 및 단위는 규정에 따라 포장된 기록물을 저장 장치에 넣어 역사 보관소에 접수 절차를 진행한다.

나) 온라인 접수

두 시스템이 동일하거나 다른 시스템이지만 데이터 전송 시 정보 보안을 보장하는 방안이 마련된 경우 온라인 접수가 이루어진다.

기관 및 단위는 규정에 따라 포장된 기록물을 국방부 디지털 기록물 관리 시스템에 국방 통신망을 통해 접속하거나 해당 기관 및 단위 시스템과 국방부 디지털 기록물 관리 시스템 사이의 API를 통해 접속하여 접수한다.

조 제16조. 제출 및 문서 제출 등록 1. 전자 문서 보관 시스템에 문서를 제출하기 위해서는 기관 또는 단위는 제출 전에 접근 권한을 획득해야 한다.

2. 기관 또는 단위는 제출할 문서를 전자 문서 관리 시스템에 등록하며, 제출 기한이 도래한 문서의 경우 최소 12개월 이내에 등록해야 한다.

3. 제출 신청서에는 다음 사항이 포함되어야 한다.

a) 문서 제출 요청서

b) 문서 목록, 그 중 접근이 제한된 문서(있을 경우)를 명확히 표시한 것

조 제17조. 제출 확인

1. 역사적 보관소는 기관 또는 단위가 제출한 문서 제출 신청서를 받은 후 다음과 같이 처리한다. 1. 전자 문서 보관 시스템에 문서를 제출하기 위해서는 기관 또는 단위는 제출 전에 접근 권한을 획득해야 한다.

a) 전자 문서 관리 시스템에서 제출된 문서 목록을 검토한다.

b) 문서 목록에 대한 의견을 서면으로 제공한다.

c) 전자 문서 관리 시스템을 통해 문서 수령을 승인하거나 거부한다.

역사적 보관소는 기관 또는 단위와 문서 목록, 제출 방법, 제출 시간, 그리고 제출 문서의 데이터 구조에 대해 합의한다.

2. 수령 승인

조 제18조. 문서 제출

1. 기관 또는 단위는 제출 준비를 위해 다음을 포함하는 문서 목록을 작성한다: 제출 문서 목록(제출 등록 단계부터), 기관 또는 단위의 형성 문서 목록(두 번째 이상 제출하는 경우 해당 단계의 문서로 업데이트), 문서 목록의 역사, 분류 방안(제출 단계별로 업데이트), 문서 가치 결정 지침.

2. 직접 제출

a) 역사적 보관소와 기관 또는 단위는 문서 제출 장소를 합의한다.

b) 직접 제출 시, 기관 또는 단위는 데이터 패키지 저장 장치와 제출 문서를 제출 장소로 전송하고, 역사적 보관소와 함께 데이터 패키지 저장 장치의 안전성과 네트워크 보안을 확인한 후 전자 문서 관리 시스템에 입력한다.

c) 역사적 보관소와 제출 기관 또는 단위는 데이터 패키지와 문서를 검토하고 제출 확인서를 작성한다. 3. 온라인 제출

a) 기관 또는 단위는 문서 관리 시스템 또는 문서 관리 시스템에서 전자 문서 관리 시스템으로 직접 제출하며, 현재 보관소 또는 역사적 보관소의 확인을 받아야 한다. b) 시스템은 자동으로 기관 또는 단위가 제출한 데이터와 현재 보관소 또는 역사적 보관소의 데이터를 동기화한다.

조 제19조. 제출 문서 및 정보의 수신 및 업무 처리

1. 역사적 보관소는 제출된 전자 문서를 수신하고 전자 문서 관리 시스템에서 정보 확인을 수행한다.

2. 전자 문서 관리 시스템은 자동으로 기관 또는 단위의 제출 상태를 업데이트하여 제출 기관 또는 단위의 계정과 관련 계정(있을 경우)에 통보한다.

3. 역사적 보관소에서의 업무 처리

a) 중복 문서 검사

전자 문서 관리 시스템은 제출된 문서 정보를 스캔하여 중복성을 검사하며, 같은 제출에서 중복되는 문서는 수신하지 않는다.

중복된 문서가 이미 시스템에 존재하는 경우, 시스템은 두 문서의 목록 정보를 표시하고 업무 담당 직원은 각각의 상황에 따라 문서 수신 여부를 결정한다.

b) 데이터 패키지 및 파일의 완전성 검사

문서 특징 데이터 세부사항, 문서 첨부 파일 내용 세부사항; 각 문서에 대한 결과: 통과, 불통과(불통과 이유 명시) c) 제출 문서 검사 및 보고서 작성: 업무 담당 직원은 제출 문서 내의 각 문서를 검사하고, 그 결과를 종합하여 업무 처리 보고서를 작성한다. 보고서에는 제출 문서 총 수, 통과 문서 총 수, 불통과 문서 총 수(불통과 이유 명시), 제출 기관에 대한 제안(있을 경우), 승인자에 대한 제안, 보고서를 승인 권한자에게 제출하는 내용이 포함된다. 접수 디지털 기록 보관 자료 관리 시스템

1. 역사적 접수 문서, 기록 수치화 시스템에 접수 및 정보 확인을 수행한다.

2. 기록 수치화 시스템은 자동으로 접수 문서, 기록 수치화 상태를 접수 기관, 단위 계정 및 관련 계정(있을 경우)에 업데이트한다.

3. 기록 역사 업무 처리

a) 문서, 기록 수치화 중복 검사

기록 수치화 시스템은 문서, 기록 정보를 스캔하여 중복성을 검사하고 같은 접수에서 중복되는 문서, 기록은 접수하지 않는다.

이미 기록 수치화 시스템에 있는 문서, 기록과 중복되는 경우, 시스템은 두 문서의 목록 정보를 표시하고 업무 처리 직원은 각각의 상황에 따라 문서, 기록을 접수하거나 접수하지 않도록 결정한다.

b) 데이터 패키지 및 파일의 무결성 검사 문서, 기록의 세부 데이터 특징; 문서, 기록의 첨부 파일 내용 세부사항; 각 문서, 기록에 대한 결과: 통과, 불통과(불통과 이유를 명시).

c) 접수 문서 검토 및 처리 보고: 업무 처리 직원은 접수 문서 내의 각 문서를 검토하고 그 결과를 종합한 후 다음 내용을 포함한 처리 보고를 작성한다: 접수 제안 문서, 기록 총 수; 통과 문서, 기록 총 수; 불통과 문서, 기록 총 수(불통과 이유를 명시); 접수 기관에 대한 제안(있을 경우); 승인자에 대한 제안; 승인 권한자에게 보고서를 제출한다.

조 20. 전자 기록물의 보관 및 이용

1. 전자 기록물의 보관 및 이용 원칙 전자 기록물의 보관 및 이용에 관한 원칙

가. 전자 기록물의 보관 원칙

전자 기록물은 저장 매체에서 정보의 진위성, 보안, 안전을 확보하고 적절한 기술로 변환되어야 한다.

전자 기록물은 주기적으로 주간 또는 월간 검사와 백업을 실시하여 정보의 안전성, 완전성, 접근성을 유지하며, 분류 및 보관을 용이하게 하되 내용을 변경하지 않아야 한다.

전자 기록물의 저장 매체는 적절한 보관 환경에서 관리되어야 한다.

전자 기록물 데이터베이스의 접근, 관리, 검색, 업데이트를 보장한다.

나. 전자 기록물의 이용 원칙 선거권자 또는 가족 대표 선거권자

전자 기록물은 읽기, 사본 제공, 전자 기록물 및 기록물 데이터베이스에서 정보 제공 등의 방법으로 이용된다.

전자 기록물은 기관 또는 단위의 현행 및 역사적 기록 보관 시스템 내에서 문서 관리 시스템 또는 전자 기록물 관리 시스템을 통해 이용된다.

사용자의 요청에 따라 전자 기록물은 디지털 또는 종이 형식으로 사본을 생성하여 제공된다.

2. 전자 기록물의 보관 및 이용 요구사항

가. 전자 기록물의 보관 요구사항

전자 기록물은 기록물 구조 및 데이터 표준을 충족해야 하며, 최소 두 개의 독립된 저장 매체에서 백업되어야 하며, 백업은 완전하고 정확하며 신속하고 안전해야 한다.

전자 기록물은 기록물 데이터베이스와 함께 검사, 백업, 복구가 이루어져야 한다.

전자 기록물의 검사, 백업, 복구 절차는 정부령에서 규정하는 기록물 데이터베이스의 검사, 백업, 복구 규정에 따라 수행된다.

나. 전자 기록물의 이용 요구사항

전자 기록물은 기관 또는 단위의 활동 요구와 개인의 정보 요구를 충족시키며, 기록물 법률과 정보 접근 법률에 따라 이용된다.

전자 기록물의 이용 절차는 종이 문서와 동일하게 규정되며, 전자 기록물 관리 시스템의 기능을 통해 활용된다.

사본 제공 및 전자 기록물에서 정보 제공은 종이 기록물과 동일하게 처리되며, 전자 기록물 관리 시스템의 기능을 통해 이루어진다.

조 21. 가치 없는 전자 기록물 폐기

1. 가치 없는 전자 기록물 목록

가. 가치 없는 전자 기록물 목록에는 중복 또는 불필요한 기록물과 보존 기간이 만료된 기록물이 포함된다.

나. 중복 또는 불필요한 기록물을 발견하면 시스템은 해당 기록물을 자동으로 가치 없는 목록에 추가하고 상태를 "폐기 검토"로 변경하며 알림을 표시한다.

매년 정기적으로 시스템은 보존 기간이 만료된 기록물을 자동으로 가치 없는 목록에 추가하고 상태를 "폐기 검토"로 변경하며 알림을 표시한다.

다. 가치 없는 전자 기록물 목록

가치 없는 전자 기록물 목록은 매년 정기적으로 시스템에서 추출되어 폐기 절차를 진행한다.

가치 없는 전자 기록물 목록의 정보는 기록물에 대한 것이라면 순번, 기록물 코드, 기록물 제목, 보존 기간, 기록물 수, 총 페이지 수, 폐기 이유, 주석을 포함한다.

가치 없는 전자 기록물 목록의 정보는 기록물에 대한 것이라면 순번, 기록물 코드, 기록물 종류 및 요약 내용, 보존 기간, 총 페이지 수, 폐기 이유, 주석을 포함한다.

라. 시스템에서 추출된 가치 없는 전자 기록물 목록에 종이 기록물이나 다른 저장 매체의 기록물이 포함되어 있다면 기관 또는 단위는 이를 목록에 기록해야 한다.

2. 가치 없는 전자 기록물의 폐기

가. 기관 또는 단위는 시스템 내 가치 없는 전자 기록물 목록을 검토한다.

나. 폐기 결정에 따라 기관 또는 단위는 시스템 내 가치 없는 전자 기록물의 폐기를 실행한다.

시스템은 가치 없는 전자 기록물의 전체 폐기 과정을 기록한다.

장 IV

국방부 기록물 관리

조 22. 기록물 관리 책임 1. 국방부 비서실

가. 국방부 장관을 지원하여 국방부 내 기록물 관리 국가 통합을 담당하며, 국방부 소속 기관 및 단위와 협력하여 기록물 관리 실시.

나. 기록물 관리에서 정보기술 활용 및 디지털 전환 방안을 제안하고, 기록물 데이터베이스 구축 및 업데이트를 담당.

다. 전문 기록물 보관소, 예비 보관소, 전자 보관소 건설 방안을 제안하고, 기록물 및 데이터베이스 관리를 담당.

라. 국방부 기록물 보관 센터에 제출할 기관 및 단위 목록을 공고한다.

2. 국방부 총참모부 86사령부 및 기밀처는 국방부 비서실과 협력하여 국방부 장관에게 기록물 관리에서 정보기술 활용 및 디지털 전환, 기록물 데이터베이스 구축 방안을 제안하고, 국방부 전자 기록물 시스템 구축 및 운영을 담당.

3. 국방부 재정국은 국방부 장관에게 전군 기록물 활동을 위한 예산 편성 및 배분을 제안하여 국가 및 국방부 규정에 따른 적절한 지원을 보장.

4. 국방부 각급 기관 및 단위의 책임자

가. 국가 및 국방부 규정에 따라 기록물 관리 지침 및 지침을 작성하고 발행하며, 이행을 지도한다.

a) 국가와 국방부 규정에 따라 기록 제도, 규정에 대한 지시 및 지침을 작성하고 발행한다.

b) 공문서 및 기록물을 역사적 보관에 제출할 기관 및 단위 목록을 작성한다.

c) 기록물 보존 가치를 높이기 위한 인식 향상과 보급 활동을 조직한다.

d) 관리 범위 내의 기관 및 단위에 대한 기록물 관리 규정 준수 상황을 점검하며, 역사적 보관소로 기록물 제출을 촉구하고, 기록물 관련 민원 및 고발을 처리하며, 법 위반에 대해 권한 내에서 조치한다.

5. 각급 보관 창고 관리를 맡은 사람의 책임

a) 보관 창고에 기록물을 수집하는 방법을 지도한다.

b) 보관 창고로 이관되는 기록물 통계 및 선별을 한다.

c) 보관 창고에 속하는 기관 및 단위의 기록물 수집 및 제출을 조직한다.

d) 기록물 정리, 통계, 보존을 조직한다.

đ) 기록물 가치 평가, 통계 및 검사를 한다.

e) 기관, 단위 및 개인의 기록물 활용 요구를 지원한다.

g) 정보기술 부서와 협력하여 기관 및 단위의 전자 기록물 관리에 대한 정보기술 활용 방안을 제안하며, 시스템 유지 활동을 수행하기 위한 기술적 조치를 시행한다.

6. 업무를 직접 관리하고 해결하는 사람은 종이 문서 작성 외에도, 업무 진행 과정에서 전자 문서 작성 및 관리 규정을 준수하고, 법령에서 정한 기간 및 요구사항에 따라 전자 문서를 보관소에 제출해야 한다.

제23조 교육 및 훈련

1. 국방부 사무실은 교육 기관들과 협력하여 전국 군대의 기록물 관리 직원들에게 전문 교육을 실시하며, 기관 및 단위에 대한 업무 훈련 및 보충 교육을 조직한다.

2. 국방부 소속 기관 및 단위는 국방부 사무실과 협력하여 기록물 관리 직원 및 관련 직원들에게 교육, 보충 교육 및 훈련을 실시한다. 

제24조 기록물 업무 점검

1. 점검 제도

a) 정기 점검: 상위 업무 기관은 연간 또는 반년마다 하위 기관의 기록물 업무 규정 준수 상황을 점검하고 지도하며, 점검 계획을 미리 세우고 점검 내용을 안내해야 한다.

b) 비상 점검: 상위 업무 기관은 하위 기관이 기록물 업무 규정을 위반하거나, 관련 권한 기관의 요청에 따라 비상 점검을 실시한다.

2. 국방부 사무실은 관련 기관들과 협력하여 국방부 내 기관 및 단위의 기록물 업무 규정 준수 상황을 점검하고 지도한다.

3. 국방부 소속 기관 및 단위의 장(또는 보관 관리 직속 장에게 위임받은 경우)은 소속 기관 및 단위의 기록물 업무 규정 준수 상황을 점검하고 지도한다.

3. 시행 조항25. 기록물 통계 및 보고

1. 기록물 통계

a) 기관 및 단위의 기록물 평생 보관 자료는 기록물 관리 체계, 데이터베이스, 관리 문서에 통계를 작성해야 한다.

b) 기록물이 있는 기관 및 단위는 법령에서 정한 기간에 따라 기록물 통계 및 보고 제도를 준수하며, 통계 및 보고 수치는 보고 작성 연도의 12월 14일까지의 기간으로 계산된다.

2. 기록물 보고

a) 매년 국방부 사무실(국방부 기록물 센터)은 국방부 기록물 센터에 영구 보관될 기록물 목록을 작성하여 내무부에 보고한다.

b) 매년 12월 31일 이전에 국방부 소속 기관 및 단위는 국방부에 기록물 업무 보고를 제출한다(사무실을 통해 종합한다).

c) 지방 군사 기관, 사단 및 동등 기관은 소속 기관 및 단위의 통계 자료를 종합하여 상위 기록물 기관에 보고한다.

조 26. 기록업무 경비

각 기관 및 단위의 장은 국방부가 정한 기계 및 장비의 표준정량, 국방부 내에서의 기록업무 정량 규정, 연간 정기 국방 예산 및 기타 예산을 근거로 해당 기관 및 단위의 기록업무 업무를 보장하기 위한 경비를 배치한다.

장 V

시행규정

조 27. 효력 발생

1. 본 고시는 2025년 7월 1일부터 효력이 발생하며, 국방부 장관이 2021년 3월 15일에 발포한 제30/2021/TT-BQP 호 국방부 기록업무 규칙 고시를 대체하고 본 고시와 충돌하는 모든 문건을 폐지한다.

2. 본 고시에서 인용된 문건이 수정되거나 대체되면 새로운 문건에 따라 적용된다.

조 28. 시행 책임

1. 국방부 비서실장, 각 기관 및 단위의 장 및 관련 개인은 본 고시의 시행에 대한 책임을 진다.

2. 국방부 비서실은 본 고시의 이행을 모니터링하고 촉진하며, 국가 규정 및 지침을 근거로 국방부 내에서 일관되게 적용되는 기록업무 절차 및 절차에 대한 구체적인 지침을 발포한다. 또한 매년 국방부 내 각 기관 및 단위의 기록업무 실적을 종합하여 국방부 장관에게 보고한다./.