결정 번호 218/2000/QÐ-BTC에 의한 회계 문서 보관 제도에 관한 결정

총칙

조 1: 본 제도에 따라 보관되어야 하는 회계 문서는 회계 법률적 가치를 가지는 종이에 기록된 원본 회계 문서를 말하며, 다음을 포함한다:

1- 회계 증빙서류로서 원본 증빙서류와 장부 증빙서류;

2- 회계 장부로서 세부 회계 장부, 세부 회계 카드, 종합 회계 장부;

3- 재무 보고서로서 월간 재무 보고서, 분기별 재무 보고서, 연간 재무 보고서;

4- 회계 관련 기타 문서로서 위의 문서 외에 회계 증빙서류 작성에 사용되는 문서, 경제 활동 관련 문서(경제 계약, 차입 계약, 차용 계약, 합작 계약 등), 자금 및 기금 관련 문서(이익으로 자금 보충 결정, 이익으로 기금 배분 결정 등), 예산 수입 및 지출 관련 문서(경비 사용 결산, 국가 예산 기금 결산, 투자 자금 결산 등), 세금 관련 문서(세금 면제, 감면, 환급, 추징, 연간 세금 결산 등), 재산 검사 및 평가 관련 문서(검사 목록, 평가 서류 등), 감사 및 조사 관련 문서(조사 결론, 감사 보고서 등), 컴퓨터 회계 프로그램 문서, 회계 문서 파기 관련 문서 등을 포함한다.

조항 2: 조항 1에 명시된 회계 문서가 기계나 정보 저장 매체(마그네틱 테이프, 디스크, 카드 등)에 기록되어 있는 경우, 보관 시에는 종이로 출력하고, 국가가 정한 회계 문서의 법적 요소(표식, 코드 번호, 서명, 인장 등)를 모두 갖추어야 한다.

조항 3: 보관될 회계 문서는 완전하고 체계적이어야 하며, 증빙서류, 회계 장부, 재무 보고서 등의 각각의 문서 집합으로 분류하고 정렬되어야 하며, 각 문서 집합 내에서는 발생 순서대로 정렬되어야 하며, 필요할 때 검색 및 이용이 용이하도록 해야 한다.

조 4: 다음은 보관될 회계 문서에 대한 규정이다:

1. 이전 회계 연도에 작성되었으며 다음 회계 연도에 장부 작성에 사용되지 않는 회계 문서는 해당 회계 연도 종료 후 12개월 이내에 보관해야 함

2. 투자 프로젝트 완료 후 투자 자금 결산 보고서는 해당 결산 보고서 승인 후 12개월 이내에 보관해야 함

3. 해체, 파산, 주식화, 소유 형태 변경과 관련된 회계 문서는 해당 작업 종료 후 6개월 이내에 보관해야 함

조 5: 회계 문서의 보관 장소는 다음과 같이 규정된다:

1. 어느 단위의 회계 문서는 그 단위의 보관 창고에 보관해야 함

2. 국내에서 영업허가를 받은 합자회사 또는 외국인 100% 출자 회사는 그 회사가 운영되는 동안 베트남 사회주의 공화국 내에서 보관해야 함

3. 해체, 파산된 단위(합자회사 또는 외국인 100% 출자 회사를 포함)의 회계 문서는 해당 단위의 회계 연도와 해체, 파산 관련 회계 문서는 설립 결정 기관(영업 허가 기관) 또는 영업 등록 기관 또는 해체, 파산 결정 기관이 지정한 장소에 보관해야 함

4. 주식화 또는 소유 형태 변경된 단위의 회계 문서는 새로운 소유자의 단위 또는 주식화 또는 소유 형태 변경 결정 기관이 지정한 장소에 보관해야 함

5. 분할 또는 분리된 단위의 회계 연도 문서: 분할 가능한 문서는 새로운 단위에 보관하고, 분할 불가능한 문서는 분할 또는 분리 결정 기관이 지정한 장소에 보관하며, 분할 또는 분리 관련 문서는 분할 또는 분리된 새로운 단위에 보관해야 함

6. 합병된 단위의 종료된 회계 연도 문서와 합병 관련 문서는 합병을 수락한 단위에 보관해야 함

단위에서 부서 또는 보관 창고를 조직하지 않은 경우에는 계약 체결을 기초로 해당 단위와 다른 보관 조직 사이에 계약을 체결하여 회계 문서를 보관할 수 있다. 계약은 각 당사자의 대여된 회계 문서에 대한 책임, 대여 비용 및 대여 비용 지급 방법을 구체적으로 기재해야 한다.

조 6: 각 단위에서는 회계책임자 또는 회계 담당자가 회계 문서의 조직, 분류, 정렬, 보관 절차를 수행하며, 이를 단위의 최고 책임자(또는 단위의 최고 책임자)에게 보고하도록 책임을 진다.

조 7: 보관된 회계 문서는 국가의 현재 법률에 따라 보호되고 보관되어야 하며, 이 법령의 규정에 따라 보관되어야 한다. 보관된 회계 문서는 단위의 보관 창고에서 보관되어야 하며, 보관 창고는 문서 보관을 위한 장비와 시설을 갖추어야 하며, 화재 방지, 습기 방지, 곰팡이 방지, 홍수 방지, 벌레 방지, 쥐 피해 방지 등 문서 보관의 안전을 보장하는 조건을 충족해야 한다.

단위의 최고 책임자는 보관 중인 단위의 모든 회계 문서의 안전성, 완전성 및 합법성을 법적 책임을 지게 된다.

조항 8: 각 단위는 "보관된 회계 문서 추적부"를 열어 보관된 회계 문서의 기록, 추적 및 관리를 위해 사용해야 한다. 보관된 회계 문서 추적부는 다음 주요 내용을 포함해야 한다: 보관 문서의 종류, 번호, 보관 시작일, 보관 당시의 상태, 보관 기간.

제9조: 보관된 회계 문서의 관리 및 보존을 맡은 사람은 자신의 주관적인 행동으로 인해 보관 중인 회계 문서가 손상되거나 손실되는 경우, 단위의 최고 책임자와 법 앞에서 책임을 진다.

회계 문서의 관리 및 보관 담당자는 단위의 최고 책임자 또는 그 권한을 위임받은 사람의 서면 동의 없이는 어떠한 조직이나 개인도 보관된 회계 문서를 볼 수 없도록 해야 한다. 보관된 회계 문서가 손상되거나 손실될 위험이 있거나 발견되면, 관리 및 보관 담당자는 즉시 단위의 최고 책임자에게 보고하여 적절한 조치를 취하고 복구해야 한다.

조 제10조: 보관 중인 회계 문서는 모든 합법적인 활용과 사용 시 법적 효력을 가지며, 보관된 회계 문서의 활용 및 사용은 단위의 최고 책임자 또는 그 권한을 위임받은 사람의 서면 동의를 받아야 하며, 보관 창고에서 이루어져야 한다.

법에 의해 권한을 가진 정부 기관이 문서 제공을 요청하는 공식 문서를 작성하고 단위 외부로 회계 문서를 가져가는 경우, 단위와 문서 제공을 요청한 기관의 업무를 수행하는 사람은 "회계 문서 교부 확인서"를 작성해야 한다. 일반적인 문서 확인서의 내용 외에도, "회계 문서 교부 확인서"에는 문서의 종류, 수량, 회계 연도, 현 상태, 사용 기간 및 반환 기한이 명시되어야 한다.

단위는 수사기관, 세무기관 및 감사, 검사를 수행하는 정부 기관에게 회계 문서를 제공해야 하며, 이러한 기관들은 사용 기간 동안 회계 문서를 보호하고 관리해야 하며, 사용 후에는 원래대로 반환해야 한다.

법에 의해 허용된 경우, 소송 진행 기관이 회계 문서의 원본을 증거로 확보하기 위해 서면 결정을 내릴 때, 단위는 확보된 회계 문서에 대해 사본을 보관해야 한다. 회계 문서를 확보할 때, 소송 진행 기관과 단위는 회계 문서 확보에 대한 확인서를 작성해야 한다.

조항 11: 회계 연도 중 사용 중인 모든 회계 문서와 보관 창고로 이동하기 전에 보관될 회계 문서는 현재 회계 제도에 따라 관리, 보관 및 사용되어야 한다.

회계 문서 보관 기간

조 제12조: 제1조에서 정의된 모든 회계 문서는 다음과 같은 기간 동안 분류되고 보관되어야 한다.

1- 최소 5년

2- 20년

3- 20년 이상

제13조: 일상적인 관리 및 운영을 위한 회계 문서로서 직접 회계 장부에 기록하거나 연간 재무 보고서를 작성하는데 사용되지 않는 문서는 회계 연도 종료 후 최소 5년간 보관되어야 한다.

조 14: 직접 회계 장부에 기록하거나 연간 재무 보고서를 작성하는데 사용되는 모든 회계 문서는 20년간 보관되어야 하며, 다음과 같이 구체적으로 정의된다.

1. 회계 연도별 회계 문서: 회계 연도 종료 후 20년간 보관

2. 주체 단위의 회계 문서, 프로젝트 완료 후 결산 자금 투자 보고서를 포함한 회계 연도별 회계 문서: 프로젝트 완료 후 결산 자금 투자 보고서가 승인된 날로부터 20년간 보관

3. 고정자산 관련 회계 문서, 고정자산 처분 및 양도 관련 회계 문서: 고정자산 처분 및 양도가 완료된 날로부터 20년간 보관

4. 해체, 파산, 주식화, 소유 형태 변경 관련 회계 문서: 각각의 작업이 완료된 날로부터 20년간 보관

5. 보관된 회계 문서 파기 확인서 및 관련 파기 문서: 확인서 작성일로부터 20년간 보관

"조항 15. 행정절차 공표 결정 20년 이상 보관되는 회계 문서는 단위, 산업, 지역 사회에 역사적 가치와 경제적, 정치적, 사회적 의미가 있는 문서들로, 다음과 같다.

1- 통합 회계 장부

2- 연간 재무 보고서

3- 프로젝트 완료 후 결산 자금 투자 보고서

4- 기타 회계 증빙서류 및 문서. 20년 이상 보관되는 회계 문서의 결정은 단위, 산업 또는 권한 있는 기관이 문서의 역사적 가치와 장기적인 의미를 기준으로 각각의 특정 상황에 대해 결정하고, 회계 부서 또는 다른 부서에 원본 또는 다른 형태로 보관하도록 할 수 있다.

조 16: 회계 문서의 보존 기간이 5년 또는 20년이 되었으나 소송, 분쟁, 심리된 사건, 심리 중인 사건 또는 심리되지 않은 사건과 관련되어 있는 경우 제13조, 제14조, 제15조에서 정한 보존 기간을 적용하지 않고 관련 법령이나 권한 있는 자의 결정에 따라 보존 기간을 적용한다.

조 17: 천재지변, 화재 등 불가항력적인 사유로 인해 회계 문서가 손상되거나 없어진 경우에는 해당 단체는 단체의 대표자가 협의회 의장이 되고, 회계책임자 또는 회계 담당자와 관련 부서 대표가 참여하는 협의회를 구성해야 한다. 협의회는 다음 업무를 수행해야 한다.

- 가능한 모든 방법으로 복구할 수 있는 문서를 복구하고 보존한다.

- 문서의 현황을 조사하여 남아 있는 문서 수와 복구가 불가능한 손상된 문서 수를 파악한다.

- 각 회계 문서 종류별로 남아 있는 문서 수와 손실된 문서 수를 확인하는 기록을 작성한다. 이 기록은 손상되거나 없어진 문서에 대한 보존 기간과 동일한 기간 동안 보관해야 한다.

보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기

조 18: 본 제도에서 정한 보존 기간이 만료된 회계 문서는 국가 기관이나 그 권한을 가진 자가 다른 지시를 하지 않는 한 단체의 대표자가 폐기 결정을 내릴 수 있다. 보존 기간이 만료된 회계 문서의 폐기는 본 제도에서 정한 절차를 준수하여 완전하게 이루어져야 한다.

조 19: 보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 절차:

1- 어떤 단체에서 보관하던 회계 문서는 해당 단체에서 폐기한다.

2- 단체의 대표자는 "보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 협의회"를 구성하도록 결정한다. 협의회에는 단체의 리더, 회계책임자 또는 회계 담당자, 그리고 보관 부서 대표가 포함된다.

3- 보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 협의회는 각 회계 문서 종류별로 검토, 평가, 분류를 진행하고 "폐기 대상 회계 문서 목록"과 "20년 이상 보관 대상 회계 문서 목록"을 작성한다.

4- "보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 기록"을 작성하고 회계 문서 폐기를 진행한다. 이 폐기 기록은 일반적인 기록의 내용 외에도 폐기된 회계 문서 종류, 각 종류의 보존 기간(시작 연도부터 종료 연도까지), 폐기 방식, 결론 및 협의회 참석자의 서명을 명시해야 한다.

"보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 기록"은 폐기 대상 회계 문서 목록과 20년 이상 보관 대상 회계 문서 목록과 함께 "회계 문서 보관 추적 장부"에 기록되는 근거가 되며, 단체의 보관 창고에서 20년간 보관된다.

조 20: 보존 기간이 만료된 회계 문서의 폐기는 폐기 기록 작성 과정에서 즉시 이루어져야 한다. 단체의 구체적인 상황에 따라 화염, 절단, 소각기 또는 수작업으로 회계 문서를 파괴하여 재사용이 불가능하도록 해야 한다. 종이 잔여물이 재활용 원료로 사용되는 경우, 회계 문서 폐기 협의회는 종이 잔여물을 단체 밖으로 내보내기 전에 위의 폐기 방식을 먼저 시행해야 한다.

시행규정

조 21: 회계 문서 보관 제도는 2001년 1월 1일부터 효력을 발생한다. 이 제도와 충돌하는 이전 규정들은 모두 폐지된다.

조 22: 회계 문서 보관을 파괴하거나 손상시키거나 없앤 행위는 그 정도와 성질에 따라 행정 처벌을 받거나 법령에 따라 처리된다.

조 23: 특수한 회계 문서 보관 제도가 필요한 금융, 증권 시장 등 특정 산업 분야는 본 제도를 참고하여 재무부와 국가 보관청과 협력하여 해당 산업 분야의 회계 문서 보관 제도를 마련해야 한다.