공문 제2569/TC-HCSN 공문 주제: 문서보관소 및 보관창고에 대한 경비 배치

지시

공문서 및 기록관리의 완성과 품질 향상에 관한 사항

국가의 현행 규정과 정부의 지시, 결의에 따라 공문서 및 기록관리는 최근 몇 년 동안 점차 제도화되어 행정 관리와 부처 및 기관의 업무를 적극 지원해 왔다.

그럼에도 불구하고 요구되는 임무에 비해 여전히 개선해야 할 부분들이 많다. 이러한 정신을 바탕으로, 부는 소속 기관들에게 다음의 임무를 수행하도록 요구한다.

1. 조직을 정비하고 이 분야에서 전문 지식을 갖춘 직원을 충분히 배치하며, 공문서 및 기록관리 업무를 위한 작업 공간과 필요한 장비를 제공하라. 각 기관의 공문서 및 기록관리 규정을 수립하라.

2. 국가의 현행 규정과 업무 지침을 잘 준수하고 공문서 및 기록관리 업무를 수행하라. 문서의 발송과 수신을 관리하기 위해 종류별로 문서를 기록하라. 문서 작성, 서명, 인증, 배포 과정을 정확하게 수행하고 문서를 신속하고 정확하게 배포하라. 문서 형식은 일반적인 규정에 따라 작성되도록 하라. 인증 도장을 철저히 보관하고 항상 깨끗하게 유지하며 국가 규정에 따라 사용하라.

3. 부 사무실은 물적 조건과 기술을 강화하여 기록 보관실을 강화하고, 부와 상업 부문의 기록 보관 업무를 잘 수행하며, 부 소속 기관들의 기록 보관 업무를 지원하고 지도하라. 공공 기관 및 기업들은 기록 보관 부서를 설립하고 전문 직원을 배치하라. 기록 보관을 위한 창고와 책장, 서가를 설치하라. 매년 정기적으로 기록을 보관하고 분류하며 목록을 작성하여 검색과 활용을 용이하게 하라. 개인적으로 기록을 파기하거나 점유하지 말라. 기록의 보관과 파기는 국가 규정에 따라 이루어져야 한다. 각 기관은 기관의 기록 보관소를 풍부하고 완벽하게 만드는 데 노력해야 한다.

4. 정보기술을 공문서 및 기록관리에 효과적으로 적용하라. 특히 부문과 국가 차원에서 통일성을 가진 기록 관리 소프트웨어를 우선적으로 제공하라.

5. 공문서 및 기록과 관련된 모든 공무원은 업무 기록을 작성하고, 업무가 완료된 후 1년 동안 기록을 완전히 기록 보관소에 제출해야 한다. 부 기관에서는 국가 규정과 상업부 장관의 결정 1318/2000/QĐ-TM 2000년 9월 25일에 따른 규정을 따르며 업무 기록을 작성해야 한다.

6. 공문서 및 기록관리에 대한 예산을 확보하라. 부 소속 행정 및 공공 기관들은 매년 예산을 계획하고, 재무부 재무회계 부서는 이를 연간 예산 계획에 포함시키는 책임이 있다.

7. 부 사무실은 이 지시의 시행을 지도하고 감독하며, 부와 소속 기관들의 공문서 및 기록관리 업무의 진행 상황을 연간 보고서로 작성하고, 성과가 뛰어난 개인과 기관에게 포상을 제안하라.

이 지시를 받은 부 소속 기관의 책임자는 즉시 모든 공무원에게 알려야 하며, 이 지시의 시행을 지시하고 조치를 취해야 한다./.