关于安排经费给档案馆和存储库的函编号2569/TC-HCSN

指示

关于完善和提高文书档案工作质量

根据国家现行规定和政府指示、决议关于文书档案工作的要求，在过去几年中，部及各单位的文书档案工作逐步走上正轨，积极服务于行政管理和部及基层单位的工作。

然而，与任务要求相比，仍有许多薄弱环节需要克服。基于此精神，部要求各直属单位执行以下任务：

一、健全组织机构，配备具有良好品质和专业技能的人员；提供足够的办公面积并配备必要的设备和工具以支持文书档案工作。制定各单位的文书档案工作制度。

二、指导并组织实施国家现行规定和业务规范中的文书档案工作。建立各种登记簿以管理来往公文；严格按照公文起草、签署、盖章和发布的程序进行；公文格式必须符合通用规定。印章和使用印章证明需妥善保管，始终保持印章清洁，并按照国家规定使用印章。

三、部办公厅需加强人员和技术条件建设，以建立强大的档案室，既组织好部和商业行业的档案工作，又帮助指导各单位的档案工作。事业单位和企业需设立档案部门，由具备专业知识的人员专职或兼职负责。安排仓库和各类书柜、书架保存文件资料。每年定期归档文件资料，同时组织分类整理，编制目录以便查阅利用；绝对禁止私自销毁或占有个人文件。文件的保管和销毁必须符合国家规定。每个单位都应注重收集以丰富和完善本单位的档案库。

四、逐步有效应用信息技术到文书档案工作中，优先配置统一适用于行业和国家的文件资料管理系统软件。

五、所有涉及公文工作的干部职员都必须建立工作档案，处理完毕后一年内的档案必须完整交由单位档案部门保管。在部机关，建立工作档案需遵循国家规定和商务部部长二〇〇〇年九月二十五日发布的第1318/2000/QĐ-TM号决定。

六、需为文书档案工作拨付经费。对于部属行政事业单位，每年根据财政部二〇〇〇年六月二十七日发布的第2569/TC-HCSN号公文的指导编制预算，财务会计局有责任汇总纳入年度预算计划。

七、将部办公厅的任务指定为指导、监督、督促和检查本指示在行业内各单位的实施情况。每年总结报告部及直属单位的文书档案工作情况，并对成绩突出的个人和单位提出奖励建议。

各单位收到本指示后，应及时向全体干部职员传达并采取措施组织实施。