시설령 제 30/2020/NĐ-CP에 관한 규정

처분령

문서업무에 관한 사항

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정부조직법(2015.6.19)

내무부 장관의 건에 따라;

정부는 문서업무에 관한 nghị định을 제정한다.

장 1

총칙

조 1. 적용범위

본 nghị định은 문서업무와 문서업무 관리에 대한 국가 관리를 규정한다. 본 nghị định에서 규정된 문서업무에는 다음과 같은 내용이 포함된다: 문서 작성 및 발부; 문서 관리; 기록물 작성 및 기관 보관소에 기록물, 자료 제출; 문서업무에서 사용되는 인감 및 비밀 보안 장비 관리 및 활용.

조 2. 적용대상

1. 본 nghị định은 국가 기관 및 공영기업(이하 “기관, 단체”라고 함)에 적용된다.

2. 정치 조직, 정치-사회 조직, 사회 조직, 사회-직업 조직은 본 nghị định의 규정과 당, 관련 법률의 규정을 근거로 적절하게 적용한다.

조 3. 용어 해석

이 조치령에서 사용되는 다음 용어들은 다음과 같이 이해된다.

1. "문서"는 언어 또는 기호를 통해 전달되는 정보로서, 기관, 단체의 활동 과정에서 형성되며, 규정된 형식과 기술에 따라 작성된 것을 말한다.

2. "전문 문서"는 특정 분야나 업무를 수행하는 과정에서 해당 분야 또는 업무를 관리하는 기관의 책임자가 규정한 바에 따라 형성된 문서를 말한다.

3. "행정 문서"는 기관, 단체가 지시, 조정, 업무 처리 과정에서 형성된 문서를 말한다.

4. "전자 문서"는 종이 문서에서 생성되거나 디지털화된 데이터 메시지로서, 규정된 형식과 기술, 포맷에 따라 작성된 것을 말한다.

5. "발송 문서"는 기관, 단체가 발행한 모든 종류의 문서를 말한다.

6. "수신 문서"는 다른 기관, 단체 또는 개인으로부터 받은 모든 종류의 문서를 말한다.

7. "문서 초고"는 기관, 단체가 문서 작성 과정에서 작성하거나 타이핑하거나 전자 매체를 통해 작성된 원고를 말한다.

8. "문서 원본"은 내용과 형식이 완전하고, 직접적인 권한을 가진 사람이 종이 문서에 직접 서명하거나 전자 문서에 전자 서명을 한 문서를 말한다.

9. "종이 문서 본문"은 직접적인 권한을 가진 사람의 서명을 기반으로 생성된 내용과 형식이 완전한 문서를 말한다.

10. "원본 정확 복사본"은 원본 또는 본문 문서의 내용을 완전하고 정확하게 복사하여 규정된 형식과 기술에 따라 작성된 것을 말한다.

11. "록록 정확 복사본"은 정확한 내용을 포함하고 규정된 형식과 기술에 따라 작성된 원본 정확 복사본을 말한다.

12. "내용 추출 복사본"은 원본 또는 본문 문서에서 추출해야 하는 내용을 정확하게 복사하여 규정된 형식과 기술에 따라 작성된 것을 말한다.

13. "기록물 목록"은 기관, 단체가 해당 연도에 작성할 예정인 기록물들의 체계적인 목록을 말한다.

14. "기록물"은 특정 문제, 사건, 대상 또는 공통 특징을 가지고 기관, 단체, 개인의 업무 모니터링 및 해결 과정에서 형성된 문서와 자료의 집합을 말한다.

15. "기록물 작성"은 기관, 단체, 개인이 업무 모니터링 및 해결 과정에서 형성된 문서와 자료를 일정한 원칙과 방법에 따라 수집하고 정리하는 것을 말한다.

16. "전자 기록물 관리 시스템"은 문서 작성 및 발부의 전산화; 문서 관리; 기록물 작성 및 기관 보관소에 기록물, 자료 제출을 위한 주요 기능을 수행하는 정보 시스템을 말하며, 이를 통칭한다.

17. "기관 문서실"은 기관, 단체의 일부 문서업무를 수행하는 부서를 말한다.

조 4. 문서업무의 원칙 및 관리요구사항

1. 원칙

문서업무는 법률의 규정에 따라 일원적으로 수행된다.

2. 요구사항 ||

a) 기관 또는 조직의 문서는 법령에서 정한 권한, 절차, 절차, 형식, 체제 및 기술을 준수하여 작성하고 발행되야 하며, 규범적 법률 문서는 법률 제정 법률의 규정에 따라 처리되고, 전문 문서는 해당 부처 또는 분야의 장이 이 시행령을 근거로 적절하게 규정하며, 행정 문서는 본 시행령 제2장의 규정에 따라 처리된다.

b) 기관 또는 조직의 모든 송부 문서와 수신 문서는 문서실에서 집중 관리되어 접수, 등록 절차를 진행하며, 법률이 정한 경우를 제외하고는 별도 등록한다.

c) 송부 문서와 수신 문서는 해당 날짜에 등록, 배포 또는 이전되어야 하며, 최대한으로 다음 업무일까지 이루어져야 한다. 급한 수준의 문서("화속", "상급 급함", "급함" - 이하 "급함 문서"로 통칭)는 수신 즉시 등록, 보고 및 이전되어야 한다.

d) 문서는 발송, 수신, 처리 상태를 추적하고 업데이트해야 한다.

득) 공무를 처리하고 관리하는 사람은 그에게 지정된 업무에 대한 서류를 작성하고, 해당 서류와 자료를 기관의 기록소에 보관해야 한다.

e) 기관 또는 조직의 도장과 비밀 키 보관 장치는 법률의 규정에 따라 관리 및 사용되어야 한다.

g) 시스템은 본 시행령 부록 6 및 관련 법률의 규정을 충족해야 한다.

조 5. 전자문서의 법적 가치

1. 법령에 따라 권한 있는 사람과 기관 또는 조직의 디지털 서명이 부여된 전자문서는 종이 문서 원본과 동일한 법적 가치를 가지며,

2. 전자문서에 부여된 디지털 서명은 법률의 모든 요구 사항을 충족해야 한다.

조 6. 기관, 조직 및 개인의 문서업무에 대한 책임

1. 기관 또는 조직의 장은 위임받은 권한 범위 내에서 문서업무에 대한 법률 규정을 준수하도록 지시하고, 문서업무에 과학기술의 연구 및 적용을 지시해야 한다.

2. 문서업무와 관련된 업무를 처리하는 개인은 본 시행령 및 관련 법률의 규정을 준수해야 한다.

3. 기관 문서실의 임무는 다음과 같다.

a) 송부 문서의 등록, 배포 절차의 수행 및 배포 추적이다.

b) 수신 문서의 수령 및 등록, 수신 문서의 보고 및 이전이다.

c) 보관 및 검색, 활용을 위한 보관 문서의 정리 및 보존이다.

d) 문서 등록부의 관리이다.

득) 기관 또는 조직의 도장 및 비밀 키 보관 장치의 관리 및 사용, 그리고 법률이 정한 다른 종류의 도장의 관리이다.

장 II

행정문서의 작성 및 발행

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

행정문서의 체제 및 기술

조 7. 행정문서의 종류

행정문서는 다음과 같은 종류가 있다: 결의(개별), 결정(개별), 지시, 규칙, 규정, 공고, 통보, 지침, 계획, 방안, 제안, 프로젝트, 보고서, 회의록, 제출서, 계약, 공문, 공전, 합의서, 위임장, 초청장, 소개장, 휴가증, 송부표, 이전표, 보고표, 공문서.

조 8. 문본 형식

1. 문본 형식은 문본 구성 요소들의 집합으로, 모든 종류의 문본에 적용되는 주요 구성 요소들과 특정 상황이나 특정 종류의 문본에 적용되는 보충 구성 요소들을 포함한다.

2. 행정 문본 형식은 다음 주요 구성 요소들을 포함한다.

가) 국호와 구호.

나) 문본을 발행한 기관 또는 단체의 명칭.

다) 문본의 번호 및 식별 기호.

라) 문본 발행 시기와 장소.

마) 문본의 종류명과 내용 요약.

바) 문본의 내용.

사) 권한 있는 사람의 직위, 성명 및 서명.

아) 기관 또는 단체의 도장 및 전자 서명.

자) 수신처.

3. 제2항에서 규정된 구성 요소 외에도 문본은 다른 구성 요소를 추가할 수 있다.

가) 부록.

나) 비밀도, 긴급도, 유통 범위에 대한 표시.

다) 문본 작성자의 식별 기호 및 배포될 문본의 수량.

라) 기관 또는 단체의 주소, 이메일, 웹사이트 주소, 전화번호, 팩스 번호.

4. 행정 문본 형식은 본 시행령 별표 1에 따른 규정에 따라 수행된다.

조 9. 문본 작성 기술

문본 작성 기술은 종이 크기, 배열 방식, 페이지 여백, 폰트, 글자 크기, 글자 스타일, 형식 구성 요소의 배열 위치, 문본 페이지 수를 포함한다. 행정 문본 작성 기술은 본 시행령 별표 1에 따른 규정에 따라 수행된다. 행정 문본에서 대문자는 본 시행령 별표 2에 따른 규정에 따라 사용되며, 행정 문본의 종류명 약어는 본 시행령 별표 3에 따른 규정에 따라 사용된다.

절 2

행정 문본의 작성 및 발행

조 10. 문본 작성

1. 기관 또는 단체의 역할, 임무, 권한 및 작성하려는 문본의 목적, 내용에 근거하여, 기관 또는 단체의 책임자 또는 권한 있는 사람이 단위 또는 개인에게 문본 작성 주관을 지시한다.

2. 문본 작성 주관을 지정받은 단위 또는 개인은 다음과 같은 작업을 수행한다: 작성하려는 문본의 종류명, 내용 및 비밀도, 긴급도를 결정하고 관련 정보를 수집 및 처리하며, 문본을 적절한 형식, 형식 및 작성 기술에 따라 작성한다.

전자문본의 경우, 문본 작성 지시를 받은 개인은 위와 같은 작업 외에 문본 초안과 첨부 문서(있을 경우)를 시스템에 전송하고 필요한 정보를 업데이트해야 한다.

3. 문본 초안 수정이 필요할 경우, 권한 있는 사람은 문본 초안에 의견을 제시하거나 시스템에서 이를 검토하고, 문본 초안을 작성 주관 단위의 책임자에게 반환하여 문본 작성 지시를 받은 개인에게 전달하도록 한다.

4. 문본 작성 지시를 받은 개인은 그들이 지시받은 역할과 임무의 범위 내에서 문본 초안에 대해 기관 또는 단체의 책임자와 법 앞에서 책임을 진다.

조 11. 문본 초안 검토

1. 문본 초안은 문본을 서명하는 권한 있는 사람이 검토해야 한다.

2. 이미 검토된 문본 초안이 수정 또는 보완이 필요할 경우, 권한 있는 사람에게 재검토 및 결정을 요청해야 한다.

조 12. 발행 전 문본 검사

1. 문본 작성 단위의 책임자는 문본 내용을 검사하고, 기관 또는 단체의 책임자와 법 앞에서 책임을 진다.

2. 문본 형식 및 작성 기술 검사를 지시받은 사람은 문본 형식 및 작성 기술을 검사하고, 기관 또는 단체의 책임자와 법 앞에서 책임을 진다.

조 13. 문서 발부 서명

1. 단장제를 운영하는 기관 및 조직

기관 또는 조직의 책임자는 해당 기관 또는 조직이 발부하는 모든 문서에 서명할 권한을 가지고 있으며, 부책임자가 담당 분야와 책임자의 권한 내 일부 문서를 대신 서명할 수 있다. 부책임자가 담당하고 있는 경우, 부책임자가 책임자를 대신하여 서명한다.

2. 집단제를 운영하는 기관 및 조직

기관 또는 조직의 책임자는 집단 지도부를 대표하여 기관 또는 조직의 문서에 서명하며, 책임자의 위임을 받은 부책임자는 책임자를 대신하여 위임받은 문서와 담당 분야의 문서에 서명한다.

3. 특별한 경우, 기관 또는 조직의 책임자는 자신의 서명이 필요한 일부 문서를 자신이 속한 조직의 책임자에게 위임하여 대리 서명하게 할 수 있다. 위임 서명은 문서로 이루어져야 하며, 위임 기간과 내용이 명시되어야 한다. 위임받은 자는 다른 사람에게 다시 위임하지 못하며, 위임 서명은 위임한 기관 또는 조직의 형식과 도장을 찍거나 전자 서명을 사용한다.

4. 기관 또는 조직의 책임자는 일부 종류의 문서를 대리 발부하도록 해당 기관 또는 조직의 단위 책임자에게 위임할 수 있다. 대리 발부를 받은 자는 부책임자가 대신 서명하도록 위임할 수 있다. 대리 발부는 기관 또는 조직의 업무 규정 또는 문서 관리 규정에서 구체적으로 정해져야 한다.

5. 문서에 서명하는 사람은 자신이 발부한 문서에 대한 법적 책임을 진다. 기관 또는 조직의 책임자는 기관 또는 조직이 발부한 모든 문서에 대한 법적 책임을 진다.

6. 종이 문서의 경우, 문서에 파이는 잉크가 아닌 파란 잉크로 서명해야 한다.

7. 전자 문서의 경우, 권한 있는 자는 전자 서명을 해야 한다. 전자 서명의 위치와 이미지는 본 시행령 부록 I에 따라 정해진다.

장 III

문서 관리

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

문서 발부 관리

조 14. 문서 발부 관리 절차

1. 문서 번호 및 발부 일자 지정

2. 문서 발부 등록

3. 문서 복사, 기관 또는 조직의 도장 찍기, 비밀 등급 도장, 긴급 등급 도장(종이 문서에 한함); 전자 문서의 경우 기관 또는 조직의 전자 서명

4. 문서 발부 및 발송 추적

5. 문서 보관

조 15. 문서 번호 및 발부 일자 지정

1. 문서 번호 및 발부 일자는 기관 또는 조직의 연간 문서 발부 순서와 일자 순서에 따라 지정되며, 연간 문서 번호는 유일하며 종이 문서와 전자 문서 모두 통일된다(연도 시작일인 1월 1일부터 12월 31일까지 연속적으로 01부터 시작).

a) 규범 문서의 번호 지정: 각 규범 문서에는 독립된 번호 시스템이 지정된다.

b) 전문 문서의 번호 지정은 해당 분야를 관리하는 기관의 책임자가 정한다.

c) 행정 문서의 번호 지정은 기관 또는 조직의 책임자가 정한다.

2. 종이 문서의 경우, 문서 번호 및 발부 일자는 권한 있는 자의 서명 후 다음 영업일까지 지정되며, 비밀 문서는 독립된 번호 시스템을 사용한다.

3. 전자 문서의 경우, 문서 번호 및 발부 일자는 시스템의 기능을 통해 지정된다.

조 제16조. 발송 문서 등록

1. 발송 문서 등록은 문서의 필요한 모든 정보를 정확하게 보장해야 한다.

2. 발송 문서 등록은 문서부 또는 시스템을 통해 이루어진다.

가. 문서부를 통한 등록

기관 문서 담당자가 발송 문서를 등록부에 등록한다. 등록부 양식은 본 시행령 부록 제IV에 규정되어 있다.

나. 시스템을 통한 등록

시스템을 통한 등록된 문서는 발송 문서 등록부 양식에 따라 모든 필드 정보가 출력되며, 이를 묶어 관리한다.

3. 비밀 문서 등록은 국가 비밀 보호 법률에 따른다.

조 제17조. 기관 및 조직의 복제, 인증 및 비밀 등급 표시

1. 기관 및 조직의 복제, 인증 및 비밀 등급 표시는 종이 문서에 적용된다.

가. 발송 문서는 정해진 수량만큼 복제된다.

나. 기관 및 조직의 인증 및 비밀 등급 표시는 본 시행령 부록 제I에 따른 규정에 따라 이루어진다.

2. 전자 문서에 대한 기관 및 조직의 인증 전자 문서에 대한 기관 및 조직의 인증은 본 시행령 부록 제I에 따른 규정에 따라 이루어진다.

조 제18조. 발송 문서의 배포 및 추적

1. 발송 문서는 해당 문서가 서명된 날 또는 그 다음 근무일까지 기관 문서 담당부에서 완료하고 배포해야 한다. 긴급 문서는 서명 후 즉시 배포 및 발송해야 한다.

2. 비밀 문서의 배포는 국가 비밀 보호 법률에 따른 내용 비밀을 보장하며, 정해진 수량과 시간 내에 이루어져야 한다.

3. 배포된 문서에 내용 오류가 있는 경우 동일 형식의 문서로 교체하거나 수정해야 한다. 문서의 형식, 기술적 표현, 발행 절차에 오류가 있는 경우 해당 기관 또는 조직은 공문으로 수정해야 한다.

4. 문서 회수

가. 종이 문서의 경우, 회수 통보 문서를 받으면 수신자는 받은 문서를 반환해야 한다.

나. 전자 문서의 경우, 회수 통보 문서를 받으면 수신자는 시스템에서 회수된 전자 문서를 삭제하고 시스템을 통해 발송자에게 알린다.

5. 권한자의 전자 서명 문서의 종이 문서 발행: 기관 문서 담당부는 권한자의 전자 서명 문서를 출력하여 기관 인증을 붙여 종이 문서 원본을 생성하고 배포한다.

6. 종이 문서에서 전자 문서로 발행하는 경우: 기관 문서 담당부는 본 시행령 제25조 제1항 제c호에 따른 규정을 준수한다.

조 제19조. 발송 문서 보존

1. 종이 문서 보존

가. 원본 문서는 기관 문서 담당부에 보관되며, 배포 후 즉시 인증을 붙이고 등록 순서대로 정리한다.

나. 정본 문서는 업무 파일에 보관된다.

2. 전자 문서 보존

가. 전자 문서 원본은 발행 기관 또는 조직의 시스템에 보관된다.

나. 발행 기관 또는 조직의 시스템이 본 시행령 부록 제VI와 관련 법률 규정을 충족하면, 시스템을 통해 전자 문서 원본을 보관하며 종이 문서 대신 사용한다.

다. 발행 기관 또는 조직의 시스템이 본 시행령 부록 제VI와 관련 법률 규정을 충족하지 못하면, 기관 문서 담당부는 본 시행령 제18조 제5항에 따른 규정에 따라 정본 종이 문서를 생성하여 기관 문서 담당부와 업무 파일에 보관한다.

절 2

도착 문서 관리

조 20. 문서 도착 관리 절차

1. 문서 도착 접수.

2. 문서 도착 등록.

3. 문서 도착 보고 및 이관.

4. 문서 처리 및 처리 상황 추적, 촉진.

조 21. 문서 도착 접수

1. 종이 문서에 대한 경우

a) 기관 문서실은 문서 수량, 봉투 상태, 봉인 여부(있을 경우), 발송처를 확인하고 봉투 외부에 기재된 번호와 표시를 내부 문서와 대조한다. 오류나 이상 징후가 발견되면 기관 문서실은 책임자에게 즉시 보고하고 발송처에 통보한다.

b) 모든 종이 문서(비밀 표시가 있는 문서 포함)는 기관, 단체 등 등록 대상으로부터 받은 경우 기관 문서실에서 봉투를 개봉하고 "도착" 도장을 찍어야 한다. 개인 또는 기관 내 단체로 직접 발송된 문서의 경우 기관 문서실은 이를 전달한다.

c) "도착" 도장의 형태는 본 시행령 부록 IV에 따른다.

2. 전자 문서에 대한 경우

a) 기관 문서실은 전자 문서의 진위성과 무결성을 확인하고 시스템을 통해 접수해야 한다.

b) 전자 문서가 본 항 a항의 규정을 준수하지 않거나 잘못 발송된 경우

c) 문서를 받은 기관, 단체는 당일 시스템을 통해 문서 발송 기관, 단체에 문서 수신 사실을 통보해야 한다.

조 22. 문서 도착 등록

1. 문서 도착 등록은 필요한 정보를 정확하게 기재해야 하며, 문서 도착 등록 서식 또는 데이터 관리 입력 정보에 따라 이루어져야 한다. 기관 문서실에서 등록되지 않은 문서는 해당 단위 또는 개인은 처리할 책임이 없으며, 법률에 따로 등록하도록 규정된 문서는 제외된다.

2. 문서 도착 번호는 연도 내 접수 순서와 시간 순서대로 연속적으로 부여되며 종이 문서와 전자 문서 모두 일치해야 한다.

3. 문서 등록

문서는 서면 또는 시스템을 통해 등록된다.

a) 서면으로 문서 도착 등록

기관 문서실은 문서를 문서 도착 등록 서식에 등록한다. 본 시행령 부록 IV에 따른 문서 도착 등록 서식 모델을 사용한다.

b) 시스템을 통해 문서 도착 등록

기관 문서실은 문서를 수령하고 시스템에 등록한다. 필요하다면 기관 문서실은 본 시행령 부록 I에 따른 규정에 따라 문서 도착을 디지털화한다. 기관 문서실은 본 시행령 부록 VI에 따른 규정에 따라 데이터 관리 입력 정보를 시스템에 업데이트한다. 시스템에 등록된 문서 도착은 문서 도착 등록 서식에 따라 모든 필드 정보를 출력하고 서명, 날인하여 관리한다.

4. 비밀 문서는 국가 비밀 보호 법률에 따라 등록된다.

조 23. 문서 도착 보고 및 이관

1. 기관 문서실은 문서를 수령한 당일 또는 다음 근무일까지 관련 권한자가 지시하는 처리 방향을 결정하고 처리를 담당하는 단위 또는 개인에게 이관해야 한다. 처리 담당 단위 또는 개인이 명확히 지정된 경우에는 기관 문서실은 기관, 단체의 문서 작업 규칙에 따라 처리 담당 단위 또는 개인에게 문서를 이관한다. 긴급 표시가 있는 문서는 수령 즉시 보고 및 이관해야 한다. 문서 이관은 정확하고 내용을 비밀로 유지해야 한다.

2. 문서 내용, 기관, 단체의 업무 규칙, 단위 또는 개인에게 부여된 역할과 계획에 따라 관련 권한자는 처리 지시 의견을 기록한다. 다수의 단위 또는 개인이 관련된 문서의 경우 주도 단위 또는 개인, 협력 단위 또는 개인, 해결 기한을 명확히 해야 한다.

3. 종이 문서 보고 및 이관: 처리 지시 의견은 "도착" 도장 내 "이동" 항목 또는 본 시행령 부록 IV에 따른 문서 도착 처리 신청서에 기록된다. 관련 권한자의 처리 지시 의견이 기록된 후, 문서는 기관 문서실로 반환되어 추가 정보 등록 후 처리 담당 단위 또는 개인에게 이관된다. 종이 문서를 단위 또는 개인에게 이관할 때는 문서를 수령한 것으로 서명해야 한다.

4. 전자 문서 시스템을 통한 보고 및 이관: 기관 문서실은 시스템을 통해 관련 권한자에게 전자 문서를 보고하고 처리 지시 의견, 처리 상태, 해결 기한, 처리 담당 단위 또는 개인을 시스템에 업데이트한다. 종이 문서와 함께 전자 문서가 발송된 경우 기관 문서실은 시스템을 통해 전자 문서를 보고하고 관련 권한자가 주도적으로 처리하도록 지정된 단위 또는 개인에게 종이 문서를 이관한다.

권한을 가진 자는 시스템에 도착한 문서에 대한 지시 의견을 기록하고, 시스템에 다음 정보를 업데이트한다: 수신 단위 또는 개인; 지시 의견, 문서 처리 상태; 해결 기한; 권한 있는 자에게 지시된 단위 또는 개인에게 문서를 전달한다. 전자문서와 종이문서가 함께 전송되는 경우, 해당 기관의 서무실은 시스템에서 전자문서를 제출하고 종이문서를 권한 있는 자가 지시한 주관 처리 단위 또는 개인에게 전달한다.

조 24. 도착 문서의 처리 및 처리 추적, 촉진

1. 기관 또는 조직의 책임자는 도착 문서를 신속하게 처리하도록 지시하고, 처리 추적 및 촉진을 담당하는 사람에게 책임을 부여한다.

2. 도착 문서를 받으면, 해당 단위 또는 개인은 기관 또는 조직의 업무 규정에서 정한 기간 내에 연구하고 처리해야 하며, 긴급 표시가 있는 도착 문서는 즉시 처리해야 한다.

목 3

도서 작성

조 25. 도서 형태

1. 원본 복제는 다음과 같다: 종이 문서에서 종이 문서로의 원본 복제, 전자 문서에서 종이 문서로의 원본 복제, 종이 문서에서 전자 문서로의 원본 복제.

가) 종이 문서에서 종이 문서로의 원본 복제는 본문 또는 원본 종이 문서를 종이에 복사하여 수행된다.

나) 전자 문서에서 종이 문서로의 원본 복제는 전자 문서 원본을 종이에 인쇄하여 수행된다.

다) 종이 문서에서 전자 문서로의 원본 복제는 종이 문서를 디지털화하고 기관 또는 조직의 전자 서명을 추가하여 수행된다.

2. 초록 복제

가) 초록 복제는 다음과 같다: 종이 문서에서 종이 문서로의 초록 복제, 종이 문서에서 전자 문서로의 초록 복제, 전자 문서에서 종이 문서로의 초록 복제.

나) 초록 복제는 원본 복제된 문서를 인쇄하거나 복사하여 수행된다.

3. 요약 복제

가) 요약 복제는 다음과 같다: 종이 문서에서 종이 문서로의 요약 복제, 종이 문서에서 전자 문서로의 요약 복제, 전자 문서에서 전자 문서로의 요약 복제, 전자 문서에서 종이 문서로의 요약 복제.

나) 요약 복제 문서는 요약할 문서의 형식과 내용을 완전히 재구성하여 작성된다.

4. 원본 복제, 초록 복제, 요약 복제의 형식과 기술은 이 시행령 부록 I에 따라 수행된다.

조 26. 도서의 법적 효력

이 시행령에 따라 원본 복제, 초록 복제, 요약 복제가 이루어진 경우, 원본과 동일한 법적 효력을 갖는다.

조 27. 도서 작성 권한

1. 기관 또는 조직의 책임자는 기관 또는 조직이 발행한 문서와 다른 기관 또는 조직으로부터 도착한 문서의 복제를 결정하며, 복제 문서의 서명 권한을 정한다.

2. 국가기밀을 포함하는 자료나 물건의 복제는 국가기밀 보호 법률의 규정에 따라 수행된다.

장 IV

파일 작성 및 기관 저장소에 파일, 자료 제출

조 28. 파일 목록 작성

파일 목록은 기관 또는 조직의 책임자가 승인하고, 연초에 공표되며 관련 단위 또는 개인에게 제공되어 파일 작성의 근거가 된다. 파일 목록 양식은 이 시행령 부록 V에 따라 작성된다.

조 29. 파일 작성

1. 요구사항

가) 단위, 기관 또는 조직의 기능과 임무를 정확하게 반영한다.

나) 한 파일 내의 모든 문서와 자료는 서로 밀접한 관련성을 가지며 사건의 진행 과정이나 업무 해결 과정을 정확하게 반영해야 한다.

2. 파일 개설

가) 업무 해결을 맡은 개인은 파일 목록 또는 업무 계획에 따라 파일을 개설해야 한다.

나) 이미 공표된 파일 목록에 따른 초기 정보를 업데이트한다.

다) 파일 목록에 없는 파일의 경우, 업무 해결을 맡은 개인은 파일의 제목, 번호 및 식별 코드, 보존 기간, 작성자 및 시작 시간 등 정보를 스스로 확인해야 한다.

3. 파일에 문서와 자료 수집 및 업데이트

업무를 맡은 개인은 관찰 및 해결 과정에서 생성된 모든 문서와 자료를 이미 개설된 파일에 수집하고 업데이트해야 하며, 필름, 사진, 녹음(있을 경우) 등을 포함하여 파일의 완전성과 완벽성을 보장하고 분실을 방지해야 한다.

4. 파일 종료

가) 업무가 완료되면 파일이 종료된다.

나) 파일 작성자는 파일 내의 모든 문서와 자료를 다시 검토하고 중복 문서와 초안을 제거하며, 파일의 보존 기간을 재확인하고, 파일의 제목, 번호 및 식별 코드를 수정하며, 파일을 완성하고 종료해야 한다.

다) 종이 파일의 경우, 보존 기간이 5년 이상인 파일에는 각 페이지에 번호를 매기고 영구 보존 파일에는 목차를 작성하며, 모든 파일에 종료 증명서를 작성해야 한다.

라) 전자 파일의 경우, 파일 작성자는 시스템에 누락된 정보를 업데이트해야 한다. 파일 내의 문서 목록 작성은 시스템의 기능을 사용하여 수행된다.

조 30. 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료

1. 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료는 구성 요소가 완비되고 기한 내에 제출되며 규정된 절차와 절차를 따름으로써 이루어져야 한다.

2. 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료의 제출 기한

가) 기본 건설 관련 문서 및 자료: 공사가 결산된 날로부터 3개월 이내

나) 다른 문서 및 자료: 업무가 종료된 날로부터 1년 이내

3. 제출 및 보관 절차

가) 종이 문서

문서를 제출할 때에는 본 조례 부록 V에 명시된 양식에 따라 "제출 문서 및 자료 목록"과 "문서 및 자료 수령 확인서" 각 2부를 작성하고 제출자와 기관 보관은 각각 1부씩 보관한다.

나) 전자 문서

업무 처리 및 문서 작성 책임자가 전자 문서를 기관 보관 시스템을 통해 기관 보관에 제출해야 한다.

기관 보관은 목록에 따른 문서 검수, 데이터 특성 정보와 문서의 정확한 연결, 전자 문서 관리 체계에 대한 문서 수령 및 관리를 담당한다.

조 31. 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료의 작성 및 제출 책임

1. 기관 또는 조직의 책임자는 해당 기관 또는 조직의 범위, 임무, 권한 내에서 기관 또는 조직의 문서 및 자료 관리를 담당하며, 문서 작성 및 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료에 대한 지시, 감독, 지도를 수행한다.

2. 행정 부서 책임자의 책임

가) 기관 또는 조직의 책임자에게 아래급 기관 또는 조직에 대한 문서 작성 및 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료에 대한 지시, 감독, 지도를 위한 조언을 제공한다.

나) 기관 또는 조직 내에서 문서 작성 및 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료의 작성 및 제출을 조직적으로 수행한다.

3. 기관 또는 조직 내 단위 및 개인의 책임

가) 기관 또는 조직 내 단위의 책임자는 해당 단위의 문서 및 자료 작성, 보존 및 기관 보관에 제출 및 보관하는 문서 및 자료에 대한 책임을 기관 또는 조직의 책임자에게 진다.

나) 업무 처리 과정에서 각 개인은 업무에 대한 문서를 작성하고 문서의 수량, 구성, 내용에 대한 책임을 진다. 제출하기 전에 문서의 요구사항 및 품질을 준수하도록 한다.

다) 기관 또는 조직 내 단위 및 개인은 보존 기간이 5년 이상인 문서 및 자료를 기관 보관에 제출 및 보관해야 한다.

라) 단위 또는 개인이 제출 기한이 도래한 문서 및 자료를 보관하여 업무를 위해 사용하려면 기관 또는 조직의 책임자의 서면 동의를 받아야 하며, 보관할 문서 및 자료 목록을 기관 보관에 제출해야 한다. 단위 또는 개인이 문서 및 자료를 보관하는 기간은 제출 기한 도래일로부터 2년을 초과하지 않아야 한다.

마) 기관 또는 조직 내 직원은 퇴직, 퇴직, 직무 이동, 장기 교육 등 전환 전에 근무 중 형성된 모든 문서 및 자료를 단위 및 기관 보관에 이관해야 한다.

장 V

문서 및 비밀 보안 장치의 관리 및 사용

조 32. 도장 및 비밀키 보관 장치 관리

1. 기관 또는 조직의 책임자는 해당 기관 또는 조직의 도장 및 비밀키 보관 장치를 기관 사무실이 관리하고 사용하도록 규정에 따라 사무실에 위임해야 한다.

2. 기관 사무실은 다음의 책임을 지닌다.

가) 기관 또는 조직의 도장 및 비밀키 보관 장치를 안전하게 보관하고 기관 또는 조직의 사무실에서 사용한다.

나) 기관 또는 조직의 도장 및 비밀키 보관 장치를 다른 사람에게 위임하려면 권한 있는 사람의 서면 허가를 받아야 하며, 도장 및 비밀키 보관 장치의 위임은 기록을 작성해야 한다.

다) 기관 또는 조직이 발행하는 문서와 그 문서의 복사본에 직접 도장을 찍고 전자서명을 한다.

라) 기관 또는 조직의 도장 및 전자서명은 권한 있는 사람의 서명이 있는 문서와 기관 또는 조직이 직접 수행한 문서의 복사본에만 사용할 수 있다.

3. 개인은 비밀키 보관 장치 및 비밀키를 안전하게 보관해야 한다.

조 33. 도장 및 비밀키 보관 장치의 사용

1. 도장 사용

가) 도장은 명확하고 정렬이 잘 되어 있어야 하며, 적색 인쇄물 규정에 따라 사용해야 한다.

나) 서명 위에 도장을 찍을 때는 서명의 왼쪽 1/3 부위를 덮어야 한다.

다) 본문과 함께 배포되는 문서나 부록: 문서의 첫 페이지에 기관 또는 조직의 이름이나 부록 제목을 덮는 위치에 도장을 찍는다.

라) 문서에 걸린 도장, 겹쳐진 도장, 프린트된 도장은 기관 또는 조직의 책임자가 규정한다.

마) 겹쳐진 도장은 문서 또는 부록 문서의 오른쪽 가장자리 중앙에 찍되, 각 도장은 최대 05매의 문서를 덮어야 한다.

2. 비밀키 보관 장치 사용

기관 또는 조직의 비밀키 보관 장치는 기관 또는 조직이 발행한 전자문서와 종이 문서에서 전자문서로 복사한 문서에 대한 전자서명을 사용한다.

장 6

공문서업무 국가 관리

조 34. 공문서업무 국가 관리 내용

1. 공문서업무 관련 법규 제정, 발행 및 이행 지도, 교육.

2. 공문서업무 업무 통일 관리.

3. 공문서업무 연구, 과학기술 적용 관리.

4. 공문서업무 인력 양성, 교육 및 공문서업무 성과 평가, 포상 관리.

5. 공문서업무 관련 법규 위반 감사, 검사, 민원 처리 및 처벌.

6. 공문서업무 국제 협력.

7. 공문서업무 요약 및 종합 평가.

조 35. 공문서업무 관리 책임

1. 내무부는 공문서업무 국가 관리를 수행하며 정부에 대해 책임을 진다.

2. 각 부처, 정부 직속 기관, 정부 소유 기업, 각급 인민위원회는 임무와 권한 범위 내에서 다음의 책임을 진다.

가) 법률 규정에 근거하여 공문서업무 관련 규정을 제정하고 이행 지침을 제공한다.

나) 관리 범위 내의 기관 및 조직의 공문서업무 관련 규정 이행을 점검하며, 민원 처리, 고발 및 법규 위반에 대한 처벌을 권한 범위 내에서 처리한다.

다) 공문서업무에서 과학기술 연구 및 적용을 조직하고 지도한다.

라) 공문서업무를 위한 현대화된 설비 및 기술 인프라 구축을 위해 예산을 배정하며, 전자 문서 관리 시스템의 효율적인 운영을 관리한다.

마) 국가 비밀 보호를 보장하고 기관 또는 조직의 도장 및 비밀키 보관 장치를 안전하게 보관하기 위해 적절한 인력을 배치하고 작업 공간 및 장비를 제공한다.

바) 공문서업무 인력 양성 및 교육을 조직하며, 공문서업무 성과 평가 및 포상을 관리한다.

사) 공문서업무 요약 및 종합 평가를 수행한다.

조 36. 문서업무를 위한 경비

1. 각 기관 및 조직은 매년 국가예산안에 문서업무를 위한 경비를 배치할 책임이 있다. 국유기업의 경우, 경비 배치는 현행 규정에 따라 이루어진다.

2. 문서업무를 위한 경비는 다음 사항에 사용된다.

가) 문서업무를 위해 시스템 구매 및 개선, 기술 인프라 및 설비, 소모품 구입

나) 정보통신 보장, 문서 전송 및 디지털화

다) 문서업무에서 과학 연구 및 응용, 기술 이전

라) 문서업무를 지원하는 다른 활동

장 7

시행규정

조 37. 효력 발생

본 고시는 발효일로부터 효력이 발생한다. 2004년 4월 8일 제110/2004/NĐ-CP호 정부 고시 「문서업무에 관한 고시」와 2010년 2월 8일 제09/2010/NĐ-CP호 정부 고시 「제110/2004/NĐ-CP호 정부 고시 일부 개정 및 보완에 관한 고시」는 본 고시가 법적 효력을 갖는 날부터 효력을 상실한다.

조 38. 집행 책임

1. 내무부장관은 본 고시의 시행을 총괄하고 그 집행을 감독할 책임이 있다.

2. 각 장관, 정부 직속기관의 수장, 정부 소속기관의 수장, 중앙직할시 및 성의 인민위원회 주석, 국유기업의 대표자 및 관련 단체, 개인은 본 고시의 집행에 대한 책임이 있다./.