결정 제 48/2003/QĐ-BVHTT 직속 문화체육관광부 소관 기관 및 단위의 인사 파일과 내부 파일 관리 규정을 공포함

문화체육관광부 장관이 의한 처분

공무원 및 내부 문서 관리 규정을 제정함

문화체육관광부 소속 기관 및 단위

 

문화체육관광부 장관

정부 명령 제63/2003/NĐ-CP일 2003년 6월 11일에 정부가 발행한 문화체육관광부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정하는 것에 근거한다.

중앙 조직부가 1997년 1월 7일에 제정한 공무원 문서 관리 규정(01-QCTC/TW호)에 근거함

인사 부처 장관의 요청에 따라

 

결정함에 있어서:

조 1. 이 결정에 부속하여 제정된 "문화체육관광부 소속 기관 및 단위의 공무원 및 내부 문서 관리 규정"을 함께 발포함

조 2. 행정기관, 공공기관 및 문화체육관광부 소속 국유기업에 재직 중인 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자들은 개인 문서를 재신고하고 보완하여 완전히 정리해야 한다. 각 기관 및 단위는 조직 인사부의 지도와 감독 하에 공무원 문서를 재신고하고 보완하며 내부 문서를 작성한다.

조 3. 본 결정은 공보에 게재된 날로부터 15일 후 효력 발생함.

조 4. 비서실장, 조직 인사부 장관, 문화체육관광부 소속 기관 및 단위의 책임자는 본 결정을 집행하는 데 책임을 진다./.

 

 

 

 

제 정 규 정

문화체육관광부 소속 기관 및 단위의

공무원 및 내부 문서 관리

(2003년 8월 21일 문화체육관광부 장관이 발포한 제48/2003/QĐ-BVHTT 호에 부속하여 발포됨)

본 규정은 다음 사항의 관리 및 사용에 관한 것을 규정함

 

장 1

총칙

조 1.

1. 문화체육관광부 소속 행정기관, 공공기관, 국유기업에 재직 중인 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자의 인적사항 문서(이하 공무원 문서라고 함)

2. 문화체육관광부 소속 행정기관, 공공기관, 국유기업의 내부 문서

1. 공무원 문서는 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자의 출신, 성장 과정, 품질, 능력, 스타일, 가족 관계, 사회 관계 등 주요 사항을 충실히 반영하는 법적 자료임

조 2.

2. 공무원 문서의 자료는 인적사항과의 연관성을 명확히 입증하며, 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자를 관리하는 근거가 되며, 연구, 의견 제출 및 인사 업무 처리를 용이하게 함

1. 내부 문서는 문화체육관광부 소속 행정기관, 공공기관, 국유기업의 역사, 발전 과정, 위치, 법적 지위, 기능, 임무, 권한, 조직 구조, 활동 결과, 업무 관계 등을 충실히 반영하는 법적 자료임

조 3.

2. 내부 문서의 자료는 내부 사항과의 연관성을 명확히 입증하며, 기관 및 단위를 관리하는 근거가 되며, 연구, 의견 제출 및 내부 업무 처리를 용이하게 함

1. 공무원 문서와 내부 문서는 중요한 자료로서 문화체육관광부 장관의 관리 권한 아래 있는 국가 자산임. 문화체육관광부 장관은 소속 기관 및 단위의 책임자에게 적절한 범위에서 공무원 문서와 내부 문서를 관리하고 사용하도록 위임함. 공무원 문서와 내부 문서의 관리 권한, 책임, 범위는 문화체육관광부의 조직 인사 업무 분급 규정에 따라 시행됨

조 4.

2. 공무원 문서와 내부 문서는 철저하고 합리적으로 관리되어야 하며, 비밀 문서 제도에 따라 관리되어야 함. 어떠한 단체나 개인도 공무원 문서와 내부 문서의 자료를 점유, 숨기거나 판매, 파괴 또는 불법으로 사용할 수 없음. 모든 위반은 법률 규정에 따라 엄중하게 처벌받아야 함

1. 공무원 문서와 내부 문서 관리는 문화체육관광부 소속 기관 및 단위의 조직 인사 업무와 근로 관리의 중요한 임무임

조 5.

2. 기관 및 단위의 책임자는 당과 정부, 그리고 문화체육관광부의 규정에 따라 공무원 문서와 내부 문서 관리를 지속적으로 지시하고 촉진하며 감독해야 함

문서 내용

 

장 II

공무원 문서는 다음과 같은 주요 구성 요소로 이루어져 있음

조 6.

1. 이력서 집합

2. 인사 결정 문서 집합

3. 개인 검토 및 평가 문서 집합

4. 학위 및 자격 증명서, 출생 증명서 집합

5. 문서 신청서 및 문서 관리 확인서

이력서 집합에는 다음 문서의 원본이 포함됨

조 7.

1. 모델 2a/TCTW 공무원 이력서. 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자는 이력서의 모든 내용을 사실대로 충실히 작성해야 함. 수정, 삭제, 다른 사람에게 작성하게 하는 것은 금지되며, 4x6 크기 사진을 붙이고 작성 날짜, 작성 장소, 사실대로 작성하였음을 확인하며 서명해야 함. 사용 기관 및 단위의 책임자는 초기 검토 후 확인하고 서명하며 도장을 찍어야 하며, 인사 관리 권한이 있는 기관 및 단위의 책임자는 추가 검토 후 확인하고 서명하며 도장을 찍어야 함

2. 모델 2b/TCTW 이력서 요약. 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자는 모든 내용을 작성해야 함. 사용 기관 및 단위의 책임자는 초기 검토 후 확인하고 서명하며 도장을 찍어야 하며, 인사 관리 권한이 있는 기관 및 단위의 책임자는 추가 검토 후 확인하고 서명하며 도장을 찍어야 함

3. 특정 경우에, 인사 관리 기관 및 단위는 모델 2c/TCTW를 사용하여 이력서 요약을 작성할 수 있음

4. 모델 2d/TCTW 이력서 보충서류. 공무원, 공무직원, 전문직원, 근로자는 모든 내용을 작성해야 함. 사용 기관 및 단위의 책임자는 초기 검토 후 확인하고 서명하며 도장을 찍어야 하며, 인사 관리 권한이 있는 기관 및 단위의 책임자는 추가 검토 후 확인하고 서명하며 도장을 찍어야 함

5. 가치가 동등한 다른 자료

인사 결정 문서 집합에는 다음 문서의 원본이 포함됨

조 8.

1. 채용, 직급 배치, 이동, 수용, 별정, 이동, 직급 변경, 급여 등급 재배정, 급여 등급 상승, 직위 임명, 직위 해제, 포상, 징계, 해고, 퇴역 등의 결정서

2. 노동 계약서(공무원이 아닌 경우)

3. 인사 관리 권한이 있는 기관의 책임자가 작성한 경고문서

4. 채용, 승진, 이동, 징계 등과 관련된 자료로서: 임명 제안서, 평가, 종합 평가서, 신뢰도 조사 통보서, 퇴역 통보서 등

4. 채용, 승진, 이동, 징계 등과 관련된 문서로서 임명 제청 문건, 평가 및 감사, 신임 조사 보고서, 퇴역 통보 등;

5. 기타 근무 과정에서 발생한 문서들;

6. 그 밖에 가치가 상당한 다른 자료들.

조 9.

검토 및 개인 평가 문서집에는 다음 자료들의 원본이 포함되어야 한다:

1. 연간 공무원, 직원 평가표;

2. 관리 기관 및 사용 기관의 정기적인 평가 및 의견서;

3. 근무 기간 중 또는 교육 및 훈련 종료 후 작성된 보고서 및 평가서;

4. 포상 명단;

5. 징계 기록;

6. 정기적으로 또는 관리 기관의 요구에 따라 작성된 자기 평가서;

7. 공무원이나 주민들이 기관의 지도부에게 제출한 진정서, 건의서 또는 개인 문제를 보고한 서신;

8. 관리 기관이 관련 공무원, 공무직원, 직원에 대한 조사, 확인, 결론을 작성한 자료, 지도부나 책임자들의 의견이 기록된 문서 등;

9. 전문 관리자들의 평가 및 의견서;

10. 개인의 취미, 능력, 성격에 관한 자료;

11. 그 밖에 가치가 상당한 다른 자료들.

조항 10.

증명서 및 자격증 문서집에는 다음 자료들의 원본 또는 대조 및 인증된 사본이 포함되어야 한다:

1. 출생 증명서;

2. 주민등록증;

3. 학력, 학위, 학衔 증명서;

4. 국가 행정 관리 및 정치 이론 교육 증명서;

5. 업무 교육 및 훈련 증명서;

6. 정기 건강 검진 증명서;

7. 그 밖에 가치가 상당한 다른 자료들.

조 11.

공무원 문서로는: 이력서, 간이 이력서, 이력서 보충서, 공무원 신청서 등이 있으며, 이들은 문화체육관광부 산하 기관에서 중앙 조직부의 모델에 따라 통일 발행된다.

조 12.

내부 문서에는 다음과 같은 자료들이 포함되어야 한다:

1. 기관의 역사, 발전 과정에 관한 문서; 기관의 역사 요약문;

2. 도장, 계좌에 관한 문서, 자료;

3. 기관의 이름, 위치, 법적 지위, 역할, 권한, 조직 구조, 업무 관계 등에 관한 문서;

4. 기관의 발전 계획, 투자 계획, 자치권 부여, 예산 분배, 체제 변경, 이전 등에 관한 문서;

5. 공무원, 직원 명단 및 연간 12월 월급 명단;

6. 기관에 대한 포상 및 징계에 관한 문서;

7. 기관에 대한 감사 및 검사 결과에 관한 문서;

8. 장관의 비판 및 경고 문서 (조직 인사과의 요청에 따라);

9. 부서장 이상 공무원의 임용 및 해임 결정서 및 기관의 임원 임용에 관한 다른 결정서;

10. 기관의 연간 공무원 대회 또는 노동자 대회 회의록 및 집단 노동 협약 (공기업인 경우);

11. 연간 업무 종합 보고서 및 기관의 연간 활동 결과에 관한 문서;

12. 기관 내의 규정, 내규, 절차 등;

13. 기관의 자문 및 임시 조직의 설립, 운영, 해산에 관한 문서;

14. 당, 노동조합, 청년 단체, 여성 단체, 전쟁 참전자 단체 등의 조직 기초 단위의 결정, 결의, 결론, 회의록 등 관련 자료의 사본;

15. 그 밖에 가치가 상당한 다른 자료들.

 

장 III

문서 작성 업무

조 13.

1. 초기 문서 작성 절차는 다음과 같은 단계로 이루어져야 한다:

a. 문서를 개설한다;

b. 문서 내용에 따른 자료 수집을 진행한다;

c. 정기적으로 자료를 보완하고, 필요한 경우 자료를 확인한다;

d. 문서 내에서 자료를 정리한다.

2. 각 기관의 인사 및 근로 관리 부서는 위와 같이 초기 문서를 작성해야 한다 (공무원 문서와 내부 문서 모두 해당).

조 14.

문서 작성된 자료는 임의로 제거할 수 없다. 사용 또는 제거는 본 규칙의 절차 및 규정에 따라 이루어져야 한다.

조 15.

1. 문화체육관광부 산하 기관의 공무원, 직원은 본 규칙에 따라 완전하고 명확한 공무원 문서를 작성해야 한다.

2. 새로 고용된 공무원, 직원은 해당 기관이 초기 공무원 문서를 작성하도록 지시하고 촉구해야 한다.

3. 임시 공무원이 문서 작성을 완료하지 않으면 정식 임용을 받을 수 없다. 임시 근로자, 단기 근로자, 일시 근로자가 문서 작성을 완료하지 않으면 사회보장보험 가입 계약 또는 공무원으로 임용될 수 없다.

4. 초기 공무원 문서 작성 후, 기관은 해당 문서 번호를 문화체육관광부에 등록해야 한다 (조직 인사과를 통해). 문서 번호가 부여되고, 조직 인사과의 전문 문서 관리 공무원이 업무 검토 및 문서 번호 부여를 완료하면 문서만이 유효하다.

4.1. 장관은 조직 인사과가 문서 번호 부여, 공무원 문서 및 이력서 번호의 발급 또는 취소를 결정하도록 위임한다:

a. 문화체육관광부 산하 행정 기관 및 공공 기관에서 1년 이상 근무하는 공무원, 직원;

b. 문화체육관광부 산하 공기업에서 부서장 이상의 직위를 맡고 있는 공무원, 직원.

4.2. 그 외의 대상은 해당 기관의 지도자가 본 규칙에 따라 문서 번호를 부여한다.

조 제16조.

1. 문화체육관광부 산하 행정 기관, 공공 기관, 공기업은 내부 문서를 조직 인사과와 해당 기관의 조직 인사 및 근로 관리 부서에 보관하여 관리해야 한다.

2. 조직 인사과는 문화체육관광부의 자문 및 임시 조직 (위원회, 지도반, 작업반 등)의 내부 문서를 작성하고 관리하며, 이들은 문화체육관광부의 공식 도장 또는 별도 도장을 사용한다.

3. 각 부속기관이 내부 문서 내용과 관련된 문건을 제정할 때에는(본 규정 제12조 참조), 정식 제출 절차 외에도 해당 기관 또는 단위의 직무를 수행하는 부서 내부 문서에 보관해야 하며(인사총務국 1부와 해당 기관 또는 단위의 인사총務부분 1부를 제출함).

조 17.

1. 공직자 또는 내부 문서가 분실되거나 손상되었을 경우, 해당 문서를 관리하는 공직자는 원인과 책임을 명확히 파악하고 보고서를 작성하여 적절한 조치를 취해야 함.

2. 문서 재작성은 처음 작성할 때와 동일하게 이루어져야 하며, 해당 문서를 관리하는 기관의 장이 직접 지시해야 함. 모든 재작성 자료는 충분히 검토 및 확인되어야 함.

3. 공직자 문서 내 사항이나 수치 수정은 해당 공직자 관리 기관의 리더 집단이 법적 규정에 따라 결정해야 함.

 

장 IV

||| 보충, 확인 내부 문서

조 18.

공직자 및 내부 문서 내용을 포함하는 모든 자료는 공직자, 공무원, 전문직, 근로자의 변화를 즉시 반영하기 위해 지속적으로 보충되어야 함.

조 19.

1. 공직자 문서에 보충되는 자료는 공직자, 공무원, 전문직, 근로자가 연간 정기 요구 또는 인사 관리 기관의 요구에 따라 직접 제출해야 함.

2. 공직자 문서 보충 자료는 인사 관리 기관이 수집하거나 제공받은 자료이며, 해당 기관의 장이 문서에 보관하도록 결정함.

3. 모든 보충 자료는 제출자 또는 제공자의 이름과 주소, 복사자, 출처, 복사 날짜 등을 명시해야 함.

조 20.

기관 또는 단위가 발행하거나 수신한 문건은 공문서 도착록 또는 정식 제출 후 공직자 문서에 즉시 보관해야 함.

1. 채용, 등급 배정, 수용, 이동, 파견, 이직 결정;

2. 직위 임명, 직위 해임, 직위 포기 결정 및 관련 검토, 확인, 신뢰도 평가, 의견 청취 등의 자료;

3. 등급 변경, 급여 등급 재배정, 급여 상승 결정;

4. 포상, 징계 결정 및 포상 실적, 징계 기록 등;

5. 교육, 훈련 결정;

6. 연간 평가 기록;

7. 문서 검토, 확인 기록, 사건 결론 등;

8. 이미 결론이 난 고발 서류;

9. 근로 계약서(공직자가 아닌 경우).

조 21.

자신의 직책과 업무 범위 내에서 모든 조직 및 개인은 공직자 문서와 관련된 기관 또는 단위의 내부 문서에 보충 자료를 수집, 제공하거나 보관해야 함.

2. 공직자, 공무원, 전문직, 근로자는 자신의 공직자 문서에 보충 자료를 수집, 제공하거나 보관해야 함.

3. 기관 또는 단위의 장은 본 기관 또는 단위의 공직자 문서와 내부 문서에 보충 자료를 수집, 제공하거나 보관하는 것을 조직해야 함.

4. 인사 문서 및 내부 문서 관리 부서는 인사 및 내부 사항의 변경을 기록하고 업데이트하며, 상위 기관이 관리하는 공직자의 변경 사항에 대한 관련 자료를 수집하여 제공해야 함.

제22조.

1. 문서 검토 및 확인은 문서의 내용과 형식을 대조하고 권한 있는 조직 또는 개인의 확인 의견을 바탕으로 이루어져야 함. 문서 검토 및 확인의 권한은 문화체육관광부의 조직 및 공직자 관리 분권 규정에 따라 시행됨.

2. 자신에게 보충 자료를 제출하는 조직 또는 개인은 해당 자료의 진실성과 정확성을 완전히 책임지고, 증거 가치와 법적 가치를 보장해야 함.

3. 다른 사람에게 보충 자료를 제공하는 조직 또는 개인은 해당 자료의 증거 가치와 법적 가치를 간단히 검토해야 함.

4. 문서 검토 및 확인을 맡은 사람은 해당 자료의 증거 가치와 법적 가치에 대해 책임을 져야 함.

조 23.

성명 변경, 생년월일 재확인, 가족관계, 민족 및 기타 개인 정보 변경은 관련 법령에 따라 해당 정부 기관의 승인을 받아야 함.

 

장 V

연구 및 활용 내부 문서

조 24.

문화체육관광부 장관은 조직총務국장에게 모든 문화체육관광부 소속 공직자 및 내부 문서를 연구하거나 활용하도록 위임함. 조직총務국장의 문서 연구는 현장 연구, 복사, 대출, 임시 이동 등 다양한 방법으로 이루어질 수 있음.

조 25.

문서 보관, 은닉, 매매, 분산, 교환, 파괴, 불법 사용을 방지하기 위해 조직총務국장은 해당 부서 또는 단위의 내부 문서를 봉인하거나 임시로 조직총務국으로 이동하여 관리할 수 있음.

조 26.

1. 관련 기관 또는 개인은 본 규정에 따른 범위 내에서 일부 종류의 내부 문서를 연구, 복제, 복사, 대출할 수 있음. 이러한 작업을 수행하는 사람은 해당 기관 또는 단위의 장으로부터 소개서를 받아야 하며(연구할 문서의 이름, 연구할 내용의 범위, 연구 기간, 수행 방법 등이 명시되어야 함).

2. 내부 문서 연구, 복제, 복사는 반드시 현장에서 진행되며, 문서 관리 부서의 규정 및 지침에 따라 이루어져야 함. 연구는 업무 시간 내에만 진행되며, 그 후 즉시 반환되어야 하며, 보관 구역 밖으로 나갈 수 없으며, 규정보다 더 많은 복사본을 만들거나 손상된 복사본은 즉시 파기되어야 함.

3. 문서를 연구하기 위해 대출받은 자료는 최대 3일 동안만 대출할 수 있다. 대출 기간이 만료되면 즉시 반환해야 한다. 추가로 대출을 원하면 연장할 수 있으나, 최대 3회까지 제한한다. 대출 중인 자료는 기관 본사에 보관되어야 하며, 개인 주택으로 가져가서는 안 된다. 자료를 대출하거나 반환할 때는 다른 사람을 통해 진행하지 않고, 직접 신청서와 기관장의 추천서를 제출하여 처리해야 한다.

조 27.

1. 연구, 복제, 스캔, 대출 과정에서 자료의 완전성을 유지해야 한다. 절대로 표시, 지우기, 수정, 추가 기록, 찢어짐, 파손, 자료의 가치를 손상시키거나 증명력을 훼손하는 행위를 해서는 안 된다. 위반 시, 해당 부처(문화체육관광부) 관리자에게는 징계를 받게 되며, 다른 기관에서 자료를 연구하기 위해 온 사람에게는 징계를 요구하거나 관련 법령에 따라 국가 기관에 처벌을 요청해야 하며, 손상된 자료를 복구하거나 동등한 가치의 자료를 보충해야 한다.

2. 자료가 표시, 지우기, 수정, 추가 기록, 파손, 분실 또는 가치와 증명력을 손상당했다면, 해당 자료를 관리하는 직원은 즉시 보고서를 작성하고 관련 권한을 가진 사람에게 보고해야 한다.

3. 모든 복제, 스캔, 전달, 인용, 공표 또는 대출은 해당 자료를 관리하는 기관장의 허가를 받아야 하며, 통제표에 명시되고 이 규정에 따라 수행되어야 한다.

제28조.

1. 공무원, 직원, 임직원은 자신의 인사 파일을 열람할 수 있으며, 이는 인사 파일 연구 규정을 준수해야 한다.

2. 공무원, 직원, 임직원은 제9조 7항, 8항, 9항에 규정된 내용을 열람할 수 없다(개인 평가 및 감사 파일 참조).

3. 자신의 인사 파일을 열람하면서 불만족스러운 사항이 있으면, 해당 기관장이나 인사 관리 부서에 제출할 수 있다. 그러나 자료에 표시, 지우기, 수정, 추가 기록 또는 가치와 증명력을 손상시키는 행위는 금지된다.

조 제29조.

인사 파일을 관리하는 부서는 연구, 복제, 스캔, 대출 활동을 기록하는 일지를 작성해야 한다. 이 일지는 수행자의 이름, 직위, 기관 주소, 연구 파일의 이름, 연구 범위, 연구 기간, 수행 방법 등을 상세히 기록해야 한다.

조 30.

자료를 연구, 복제, 스캔하는 장소는 조용하고 사람이 드물어야 하며, 파일의 안전과 비밀을 보장해야 한다. 책임이 없는 사람은 파일 보관 및 연구 장소에 출입할 수 없다. 파일을 직접 관리하는 직원은 연구, 복제, 스캔 활동 중 항상 감독해야 한다.

 

장 6

파일의 운송, 제출 및 이전

조 31.

1. 다른 기관으로 이동하거나 상급 기관의 관리권한을 가진 직위로 승진하는 공무원, 직원, 임직원은 모든 인사 파일을 새로운 관리 기관에 이전해야 한다.

2. 인원을 수용한 날로부터 15일 이내에, 파일을 직접 관리하는 직원은 새롭게 채용된 사람에게는 이력서 작성을 지시하고 인사 파일을 완성하도록 요구하며, 이동 또는 승진한 사람에게는 이전 기관으로부터 파일을 완전히 이전하도록 요구해야 한다.

 

3. 문화체육관광부 소속 기관으로 취업하는 공무원, 직원, 임직원은 인사 파일을 함께 가져와야 한다. 규정에 따른 인사 파일이 미비한 경우는 수용되지 않는다.

조 제32조.

1. 두 기관 간의 파일 이전은 빠르고 적시적으로 이루어져야 하며, 정확한 주소로 보내져야 하며, 규정과 비밀을 준수해야 한다. 모든 파일의 운송, 제출, 이전은 다음 원칙에 따라 이루어져야 한다: 파일 내의 자료 목록 작성, 목록에 따른 파일 이전, 밀봉 및 포장, 닫아서 봉인. 발송 및 수신 장소는 검사 및 대조를 통해 오류나 손실을 발견하고 즉시 처리해야 한다. 운송, 제출, 이전과 관련된 모든 일지, 보고서 및 기타 자료는 해당 파일과 함께 보관 및 보호되어야 한다.

2. 파일은 직접 관리하는 직원이 새로운 기관에 이전해야 한다. 직접 운송하지 않는 경우에는 우편으로 비밀 문서로 보내야 한다(외부 봉투에는 C라는 도장을 찍어야 함). 특별한 경우, 지리적 조건으로 인해 우편으로 비밀 문서로 보내는 것이 불가능하다면, 직원 본인이 운송할 수 있지만, 공문을 봉인된 봉투로 보내야 하며(외부 및 내부 봉투 모두 봉인되어야 함) 수신 기관에 이 방법을 미리 알려야 한다.

3. 기관 외부로 파일을 가지고 나갈 때는 기관장의 승인 또는 상급 관리자의 결정을 받아야 한다.

제33조.

1. 파일을 제출하거나 제출받을 때는 다음과 같은 절차를 따르도록 양쪽 당사자가 협력해야 한다:

a. 자료 상태 확인;

b. 자료 목록 대조(목록이 없는 경우 즉시 목록을 작성);

c. 제출 및 수령 확인서 작성. 확인서는 양쪽 당사자의 요구사항을 명시하고, 각 당사자의 서명이 포함되어야 하며, 한 부는 제출 기관에, 다른 한 부는 수신 기관에 보관되어야 한다;

d. 파일 및 자료 제출 및 수령 일지 등록;

e. 등록, 파일 번호 할당, 통제표 작성, 자료 분류, 검색 목록 보완 등의 추가 절차 수행;

2. 우편으로 받은 파일은 비밀 보호 규정에 따라 원래 봉인된 상태로 받아야 한다. 수신 기관은 확인서에 의견을 기재하고 이를 발송 기관에 반환하여 추적하도록 한다. 필요하다면, 우편 기관, 파일 이전 기관 및 당사자에게 즉시 통보해야 한다.

조 34.

파일 봉인은 다음과 같이 이루어진다:

1. 물에 젖지 않는 얇은 종이로 봉인한다;

2. 봉인 종이 크기는 4cm x 7cm;

3. 봉인 종이는 봉인 날짜, 기관장의 서명 및 이름을 명시한다.

4. 호 staples phải chắc chắn, nếu bóc giấy niêm phong sẽ bị rách;

5. Giấy niêm phong phải dán đè lên các mối chéo phía sau phong bì;

6. Dấu niêm phong phải đóng ở góc giấy niêm phong, một nửa trên giấy niêm phong và một nửa trên phong bì.

조 35.

1. Nhân sự chuyển từ cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin ra công tác tại cơ quan, đơn vị ngoài Bộ, sau khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng nhân sự phải báo cáo ngay để Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quyết định hủy mã số hồ sơ theo ủy quyền của Bộ trưởng.

2. Trường hợp thu nhận nhân sự từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ về công tác tại cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin, sau khi tiếp nhận hồ sơ phải báo cáo ngay để Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ cấp mã số hồ sơ mới theo quy định của Bộ Văn hóa - Thông tin.

3. Thẩm quyền và trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ thực hiện theo quy định về phân cấp quản lý công tác tổ chức cán bộ của Bộ Văn hóa - Thông tin. Cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ không tiếp nhận hồ sơ cán bộ của các đối tượng thuộc Bộ quản lý khi được thu nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ về công tác tại cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin.

조 36.

1. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thôi việc (do mất sức, giảm biên chế, bị kỷ luật...) không được nhận lại hồ sơ của mình mà chỉ được nhận một bản sơ yếu lý lịch, quyết định thôi việc (hoặc hồ sơ bảo hiểm xã hội nếu chưa được giải quyết cho hưởng chế độ bảo hiểm xã hội). Những tài liệu khác phải lưu giữ ở cơ quan quản lý nhân sự.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tự ý bỏ việc không được nhận lại hồ sơ của mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nghỉ hưu, toàn bộ hồ sơ vẫn do cơ quan, đơn vị quản lý nhân sự lúc đương nhiệm lưu giữ, chỉ giao cho người đó một bản sơ yếu lý lịch, bản xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, quyết định nghỉ hưu và giấy chứng nhận hưu trí.

4. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chết, hồ sơ vẫn do cơ quan, đơn vị quản lý nhân sự lưu giữ, không giao cho cơ quan, đơn vị khác hoặc gia đình người đó.

조 37.

1. Hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ của cơ quan, đơn vị hợp nhất do cơ quan, đơn vị mới tiếp nhận và quản lý. Hồ sơ của cơ quan, đơn vị sáp nhập vào cơ quan, đơn vị khác chuyển cho cơ quan, đơn vị nhận sáp nhập quản lý. Hồ sơ của cơ quan, đơn vị chia, tách thực hiện theo quyết định chia, tách. Hồ sơ của cơ quan, đơn vị giải thể, doanh nghiệp phá sản nộp vào lưu trữ hồ sơ do Vụ Tổ chức cán bộ quản lý.

2. Đối với hồ sơ của tổ chức có tính chất tư vấn lâm thời thì khi giải thể sẽ do cơ quan thành lập tổ chức đó tiếp nhận và quản lý.

  

장 7

SẮP XẾP VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ

조 38.

1. Hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ phải được sắp xếp khoa học, có thứ tự, gọn gàng, thống kê mục lục đầy đủ, rõ ràng; đảm bảo tốt các yêu cầu: dễ tìm kiếm, dễ di chuyển, dễ bảo quản.

2. Phải thường xuyên sắp xếp hồ sơ gọn gàng để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết.

조 39.

1. Tài liệu trong hồ sơ cán bộ chia ra 4 tập, lưu vào trong một phong bì lớn. Trong bì hồ sơ có bản kê danh mục các tài liệu hiện có, phiếu hồ sơ và phiếu kiểm soát hồ sơ để theo dõi việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ. Ngoài bì phải ghi rõ các thông tin tối thiểu về nhân sự như: họ và tên, các bí danh, quê quán, mã số hồ sơ.

2. Các hồ sơ cán bộ phân ra làm 3 loại sau:

a. Loại hồ sơ của cán bộ đương chức: để vào một ngăn tủ riêng, chia ra theo phòng, mỗi phòng để trong một hộp riêng;

b. Loại hồ sơ của cán bộ đã nghỉ hưu: để trong một ngăn tủ riêng;

c. Loại hồ sơ của cán bộ đã qua đời: để trong một ngăn tủ riêng.

3. Hồ sơ nội vụ để vào một ngăn tủ riêng, không để cùng với các hồ sơ cán bộ. Tài liệu trong hồ sơ nội vụ phải phân loại rõ ràng, sắp xếp gọn gàng và lưu vào trong một phong bì lớn. Trong bì hồ sơ nội vụ có bản kê danh mục các tài liệu hiện có theo phân loại và phiếu kiểm soát hồ sơ để theo dõi việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ.

조 40.

Hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Các cán bộ có đóng góp lớn đối với cơ quan, đơn vị phải có chế độ lưu giữ hồ sơ thích hợp.

조 41.

1. Cán bộ quản lý hồ sơ không được tự ý mang hồ sơ ra khỏi trụ sở cơ quan. Phải quản lý chặt chẽ chìa khóa tủ và khóa phòng lưu giữ hồ sơ. Khi không có người trông coi, không được để tài liệu lộn xộn, trống trải ở ngoài bì hồ sơ. Hết giờ làm việc phải cất hồ sơ vào tủ, khóa chắc chắn.

2. Không được để tài liệu trong hồ sơ bị nhăn nheo, ẩm mốc, hư hỏng hoặc thất lạc. Thường xuyên kiểm tra và xử lý kịp thời những tài liệu có khả năng hư hỏng (tài liệu nào bị phai mờ, rách nát phải sao lưu đồng thời với bản cũ, phục chế lại để kéo dài tuổi thọ tài liệu, hoặc bổ sung tài liệu có giá trị tương đương).

3. Định kỳ hàng năm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức kiểm kê tình trạng tài liệu trong hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ.

조 42.

Nơi lưu giữ hồ sơ phải đảm bảo:

1. Cao ráo, thoáng khí, sạch sẽ; không để bụi bặm, úng ngập;

2. Tách biệt với khu vực làm việc;

3. Xa nơi có chất nổ, chất cháy, nguồn năng lượng, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp...

4. Trang bị đủ tủ, giá, cặp, hộp loại tốt (nên dùng tủ sắt, giá sắt; tủ và giá xếp cách tường 20cm - 30cm; khoảng cách ngăn cuối đến mặt sàn 20cm);

5. Có dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, báo cháy tự động;

6. Có khóa chắc chắn, đảm bảo an toàn tài liệu;

7. Trang bị phương tiện và có biện pháp phòng chống hiệu quả: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, gián, kẻ gian phá hoại... (nên trang bị bình khí CO2 hoặc bình tetracloro cacbon);₂ 8. Có phương án đảm bảo sơ tán ngay hồ sơ ra nơi an toàn khi có cháy nổ, úng ngập;

9. Có quy định rõ ràng về việc ra vào nơi lưu giữ hồ sơ, khóa, niêm phong và các nội dung cần thiết khác;

10. Bố trí cầu dao để có thể dễ dàng ngắt từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết;

11. Giữ chế độ thích hợp cho bảo quản tài liệu giấy (nhiệt độ: 15°C - 19°C, độ ẩm tương đối: 55% - 65%).

10. 필요할 경우 각 부분 또는 전체 전기 회로를 쉽게 차단할 수 있도록 스위치를 설치한다;

종이 문서 보관을 위한 적절한 환경 조성을 유지한다 (온도: 15°C - 19°C, 상대 습도: 55% - 65%); ^oC - 19^oC, 상대 습도: 55% - 65%).

조 43.

만약 문서에서 내용과 형식이 동일한 여러 부본이 있는 경우, 그 중 하나를 보존하고 나머지는 처리할 필요가 있다. 여분의 문서는 관리 책임자에게 보고하여 폐기 절차를 진행하며, 폐기 기록에는 문서 번호, 날짜, 주요 내용, 폐기된 문서 수 및 폐기 사유를 명시해야 한다. 폐기 기록과 폐기 결정은 해당 문서에 보관한다.

 

장 VIII

문서 관리 책임

조 44.

1. 각 부서의 장은 본 부서의 인사 문서와 내부 문서 관리를 조직하고 지도하는 책임이 있다.

2. 인사 부서는 각 부서의 장을 지원하여 인사 문서와 내부 문서를 관리하며, 인사처장의 업무 지침에 따라 인사 문서 관리 업무를 지도하고 감독하며, 하위 기관의 인사 문서 관리 업무를 지도하고 감독한다.

조 45.

인사 문서와 내부 문서 관리를 담당하는 체계는 다음과 같다:

1. 인사처는 인사 문서와 내부 문서 관리를 지원하기 위해 전담 부서를 두어야 한다.

2. 각 기관 또는 부서는 문서의 양과 업무의 크기에 따라 전담 직원 또는 겸임 직원을 배치해야 하며, 이 직원은 최소한 50%의 시간을 인사 문서와 내부 문서 관리 업무에 할애해야 한다(기관 또는 부서의 문서 관리 직원은 인사 및 노동 업무를 겸임할 수 있다).

조항 46.

인사처장은 다음과 같은 업무를 수행한다:

1. 중앙부처가 관리하는 공무원, 공직자, 비정규직 직원의 인사 문서를 관리한다.

2. 중앙부처 소속 기관에서 근무하는 공무원, 공직자, 비정규직 직원 및 근로자의 인사 문서를 관리한다(인사처의 인사 업무 분권 규정에 따름).

3. 중앙부처가 관리하는 공무원의 간단한 경력 요약을 추적한다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

조항 47.

각 기관 또는 부서의 장은 다음과 같은 책임이 있다:

1. 인사 문서와 내부 문서 관리를 직접 지도하고 정기적으로 감독하며 검토한다.

2. 인사 문서 관리 업무에 대한 인사처의 요청에 따라 정기적으로 인사처에 보고한다.

3. 인사 문서 관리 업무를 수행하는 직원의 업무 분배를 위한 인사처장과 협의를 요청한다.

4. 인사 문서 관리 업무를 수행하는 직원들에게 물질적 조건과 기술적 기반을 제공한다.

5. 인사 문서 관리 업무를 수행하는 직원들이 정치적, 사상적 교육과 업무 능력 향상을 위한 기회를 제공한다.

조 제48조.

각 기관 또는 부서의 인사 및 노동 업무를 담당하는 과장은 다음과 같은 업무를 수행한다:

1. 해당 기관 또는 부서가 관리하는 공무원, 공직자, 비정규직 직원 및 근로자의 인사 문서와 내부 문서를 관리한다.

2. 중앙부처가 관리하는 공무원, 공직자의 간단한 경력 요약을 추적하여 인사처에 보고한다.

3. 해당 기관 또는 부서의 각 과 및 부서의 내부 문서를 관리한다.

4. 정기적으로 인사 문서 보충 및 보관 계획을 상급자에게 보고한다.

조 제49조.

각 기관 또는 부서에서 인사 문서와 내부 문서 관리를 담당하는 직원은 다음과 같은 업무를 수행한다:

1. 해당 기관 또는 부서의 인사 문서와 내부 문서를 이 규정과 중앙부처의 인사 업무 분권 규정에 따라 관리한다.

2. 이 규정과 인사처의 업무 지침에 따라 업무 방법을 수행한다.

3. 상급자와 함께 정기적으로 인사 통계 보고서와 인사 문서 관리 업무 보고서를 작성하여 인사처에 제출한다.

4. 상급자의 지시에 따라 문서 검토 업무에 참여한다.

5. 인사 문서와 내부 문서가 분실되거나 손상되었을 때 즉시 관리 책임자에게 보고하고 원인과 책임을 명확히 한다.

6. 인사처장의 업무 지도와 간접적인 인사 관리를 받는다.

7. 다음 종류의 기록을 작성한다: 문서 통계 기록, 공무원 경력 요약 기록, 문서 수령 및 반환 기록(수령자와 반환자의 서명 포함), 문서 연구, 복제, 대여 기록, 연간 문서 검사 기록(문서 상태에 대한 주석 포함).

8. 문서 보충 및 제출을 검토하고 감독한다. 상급자의 지시에 따라 문서를 수집하고 보완한다. 문서를 수령할 때 초기 검사를 실시한다.

9. 공무원이 자진으로 제출한 정보가 불명확하거나 모순되는 경우 이를 파악하고 상급자에게 보고하여 인사 문서가 항상 공무원의 실제 상황을 정확하게 반영하도록 한다.

10. 문서 관리 방안을 제안하고, 과장을 지원하여 기관 내 문서 관리 업무를 지도한다.

 

 

4. 중앙부처 산하 기관 및 임시 조직의 내부 문서를 관리한다.
5. 문서 시스템과 인사 문서 관리 업무를 일원화한다.
6. 인사 문서 관리 업무를 수행하는 직원들을 관리하고 업무 분배를 협의한다.
7. 중앙부처 장에게 기관 합병, 분할, 해체 등의 경우의 문서 이동 및 중앙부처로 회수를 요청하며, 문서 관리가 부적절한 기관의 경우 중앙부처 장에게 제재를 요청한다.
8. 해체된 기관 및 파산한 기업의 문서를 관리한다.
9. 중앙부처 산하 기관의 인사 문서 관리 업무를 지도하고 지침을 제공한다.
10. 인사 문서 관리 업무에 대한 정기적인 검토, 평가 및 경험 교육을 조직한다.
11. 관련 기관 및 부 소속 단위가 업무 절차를 규정에 맞게 조정하거나 조직, 개인이 관리 규정을 위반한 경우 경고 문건을 작성하고 이를 조직, 개인의 문서에 보관한다.
12. 규정에 따라 연구 및 활용을 위한 문서 서비스를 제공한다;

13. 공직자 문서와 내부 문서의 내용을 비밀로 유지하며, 문서 내용과 관련 업무를 수행할 때 내용을 누설하지 않는다.

 

 

 

 

14. 문서 수령, 이관 절차를 진행하고 문서와 관련 자료를 정기적으로 검사하고 정리한다;
15. 업무 지식 향상을 위해 교육과 경험이 풍부한 전문가들과 정보를 교환하고 업무 능력을 향상시키는 교육을 받는다;

16. 다른 사람에게 문서 관리 업무를 이관하는 결정이 있을 경우 즉시 모든 문서와 관련 자료, 업무 내용, 문서 시스템의 정리 방법, 현재 처리 중인 문제, 미해결 문제 등을 이관한다.

조 제50조.

공직자 문서와 내부 문서 관리를 담당하는 직원의 기준:

1. 정치적 품성을 갖추고 가족 및 본인의 역사가 명확해야 한다;

2. 베트남 공산당 당원이어야 한다;

3. 공기관 또는 단위에 정식으로 채용되어야 한다;

4. 조직 규율을 준수하고 충성심 있으며 신뢰성이 있어야 한다;

5. 높은 책임감을 가지고 열정적으로 업무에 임하며 과학적인 업무 방식을 갖추고 필요한 학력과 업무 지식을 보유해야 한다.

제51조.

공무원, 직원, 인원은 다음과 같은 책임을 지닌다:

1. 규정 및 관리 기관의 요구에 따라 개인 사항, 가족 및 사회 관계 등에 대한 이력서, 간단한 이력서, 자료를 정확하게 제출해야 한다;

2. 변경사항이 발생하면 문서를 보고하고 보완해야 한다;

3. 다른 조직이나 개인과 접촉할 때 접근한 문서 내용을 공개해서는 안되며(업무 필요로 공개해야 하는 경우에는 본부장의 승인을 받아야 하며, 접촉 내용을 기록하여 승인한 사람에게 보고해야 함).

조 52.

1. 인사부는 정기적으로 또는 급작스럽게 부 소속 기관 및 단위에서 문서 관리 업무를 폭넓게 또는 특정 분야에서 검사한다. 전체적인 검사는 최소 3년마다 한 번씩 실시하며, 한 기관 또는 단위에서 연간 한 번 이상은 실시하지 않아야 한다. 각 검사에는 검사 결정이 있어야 하며, 검사 기록은 검사된 조직 및 개인의 문서에 보관해야 한다.

2. 부 소속 기관 및 단위의 본부장은 자체적으로 문서 관리 업무를 검사하며, 기관 및 단위의 관리 범위 내에서 수행한다. 기초 단위에서 전체적인 검사는 최소 2년마다 한 번씩 실시해야 하며, 인사부에 보고서를 제출해야 한다. 각 검사 후에는 기록을 보관하고 인사부에 보고해야 한다.

조 53.

부 소속 기관 및 단위의 본부장은 다음의 문서 관리 업무에 대한 보고를 완전히 수행해야 한다:

1. 문서의 가치 사용 및 증명 가치에 영향을 미치는 급작스러운 사건이 발생하면 즉시 보고해야 한다. 보고는 사건 발생 시점에서 즉시 이루어져야 하며, 사건 상황을 구체적으로 설명해야 하며, 동시에 확인, 추적, 회수, 피해 방지를 위한 조치를 즉시 취해야 한다;

2. 연도별로 11월 1일까지 인사부에 문서 관리 업무에 대한 종합 보고를 제출해야 한다.

 

장 IX

위반행위 처리

조 54.

문화-정보부 소속 기관 및 단위의 공무원, 직원, 인원이 이 규정 및 부 장관의 문서 관리 규정을 위반하면 다음과 같이 처분된다:

1. 문서 내용을 무권한으로 두 번 이상 열람한 경우 문서를 보관하면서 경고 문건을 작성한다.

2. 다음 행위 중 하나라도 위반하면 적절한 징계를 받는다:

a. 문서 내용 비밀을 위반한 후 경고 문건을 작성한 후 다시 비밀을 위반한 경우;

b. 연속 3년 동안 또는 총 5년 동안 자신의 공직자 문서에 자료를 제출하지 않은 경우;

c. 문서 내용을 불법으로 공표하거나 문서를 불법으로 배포한 경우;

d. 문서를 불법으로 복제한 경우;

đ. 부족하거나 분실, 손상된 문서를 보충하기 위해 관련 기관과 협력하지 않은 경우;

e. 문서와 관련된 문제를 보고하거나 문서 자료를 제공하는 것을 거부한 경우;

g. 문서의 밀봉을 위반한 경우;

h. 문서 자료를 분실하거나 전체 문서를 분실한 경우;

i. 여러 문서의 가치 사용 및 증명 가치를 감소시키거나 파괴한 경우;

k. 문서 전체를 불법으로 점유하거나 중요한 문서를 불법으로 점유한 경우;

l. 문서를 불법으로 파괴한 경우(불법으로 2부 이상을 파괴하면 해고되고 기소될 수 있음);

m. 문서를 교체한 경우;

n. 문서를 분산하거나 문서의 완전성을 해친 경우;

o. 문서 내용을 변조하거나 문서를 불법으로 수정한 경우;

p. 허위 문서를 문서에 제출하거나 허위 정보를 제공한 경우;

q. 문서 보관함을 불법으로 파괴한 경우;

r. 문서를 불법으로 점유하거나 판매한 경우;

t. 외국인에게 문서 정보를 불법으로 제공한 경우;

기타 유사한 위반 사항.

조 55.

공직자 문서와 내부 문서를 관리하는 직원, 부 소속 기관 및 단위의 인사 및 노동 부서장이 이 규정 및 부 장관의 문서 관리 규정을 위반하면 다음과 같이 처분된다:

1. 문서 관리 업무를 규정에 따라 적극적으로 수행하지 않은 경우 문서를 보관하면서 경고 문건을 작성한다.

2. 다음 행위 중 하나라도 위반하면 적절한 징계를 받는다:

a. 규정에 따라 문서를 정리하지 않은 연속된 여러 년 동안;

b. 문서 관리 업무를 수행하는 것을 방해한 경우;

c. 상급 기관 및 문화-정보부의 요청에 따라 문서를 제출하지 않은 경우;

d. 조직 및 인사 정리 및 제도 정책 처리 과정에서 문서 자료를 보관하지 않은 경우;

đ. 원본 문서와 다른 본부장의 확인을 보고한 경우;

e. 기타 유사한 위반 사항.

조 제56조.

부 소속 기관 및 단위의 본부장이 이 규정 및 부 장관의 문서 관리 규정을 위반하면 다음과 같이 처분된다:

1. 문서 관리 업무를 지원하지 않은 경우 문서를 보관하면서 경고 문건을 작성한다.

2. 다음 행위 중 하나라도 위반하면 적절한 징계를 받는다:

a. 관리업무를 방해하거나 공무원 및 내부 문서 관리를 어렵게 함;

b. 원본 문서와 다른 내용으로 확인함;

c. 하급자에게 원본 문서와 다른 내용으로 확인하도록 강요함;

d. 하급자가 문화체육관광부의 요구에 따라 문서를 제출하거나 전달하는 것을 방해함;

득. 5년 이내에 해당 기관 또는 단위에서 공무원 및 내부 문서 관리 업무에서 부실한 성과를 보이는 경우(이 기간 동안 해당 기관 또는 단위의 직원 중 3명 이상이 문서 관리 규정 위반으로 징계를 받은 경우);

조 57.

공무원 및 내부 문서 관리에 대한 위반 처리 권한과 책임은 문화체육관광부 조직 인사 분야에 대한 권한 분배 규정에 따라 이루어진다. 징계 절차는 공무원법령(공무원 및 공기업 직원에 대해) 또는 노동법(국유 기관 및 기업의 근로자에 대해)의 규정에 따른다.

  

장 10

시행규정

조 제58조.

시행 과정에서 발생한 문제에 대해서는 수정 또는 보완이 필요한 경우 각 기관 및 단위는 조직인사과에 보고하여 장관에게 보고하고 처리하도록 한다.

조직인사과장은 정기적으로 공무원 및 내부 문서 관리 업무에 대한 종합 평가를 실시하고 개선사항을 제안하며, 이러한 업무에서 성과를 거둔 조직 및 개인에게 장관의 표창을 제안한다./.