통일부령 제55/2005/TTLT-BNV-VPCP는 공문서의 형식과 기술적 작성 방법에 관한 지침을 제공한다.

통지연합

법률 및 규범 문서의 형식과 기술 작성 지침

정부가 2003년 5월 9일 제정된 제45호 정부령(2003.5.9일자 제2003-45호 정부명령)에 의거하여 인사부의 기능, 업무, 권한 및 조직 구성을 규정함에 따라;

정부가 2003년 2월 20일 제18/2003/NĐ-CP 호에 의거하여 중앙정부 사무실의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정한 시행령;

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110호 국무회의령(공문서 관리에 관한 규정) 제5조와 제35조, 그리고 2003년 11월 14일 제정한 제135호 국무회의령(규범 법령 검토 및 처리에 관한 규정) 제3조를 근거로 함.

내무부와 중앙정부 사무실은 다음과 같이 법률 및 규범 문서의 형식과 기술 작성 지침을 안내함.

I. 일반 지침

1. 적용 범위 및 대상

본 고시는 법률 및 규범 문서, 행정 문서, 문서 복사본의 형식과 기술 작성 방법을 안내하며, 국가 기관, 사회 단체, 직업 단체, 경제 조직 및 민간 군사 단위 등(이하 '기관 및 단체'라고 함)에 적용됨.

2. 문서의 형식

문서의 형식은 문서 구성 요소들의 집합으로, 모든 종류의 문서에 공통적으로 적용되는 구성 요소들과 특정 상황이나 특정 종류의 문서에 추가적으로 적용되는 구성 요소들을 포함하며, 이는 정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110호 국무회의령(공문서 관리에 관한 규정)과 본 고시에서 안내됨.

3. 문서 작성 기술

본 고시에서 규정된 문서 작성 기술은 종이 크기, 배치 방식, 문서 페이지의 여백, 형식 구성 요소의 배치 위치, 폰트, 글자 크기, 글자 스타일 및 기타 세부 사항을 포함하며, 컴퓨터 프로그램(예: Windows용 Microsoft Word)을 사용하여 작성되고 종이에 인쇄된 문서에 적용되며, 다른 기술적 방법이나 도구를 사용하여 작성된 문서 또는 미리 인쇄된 종이에 작성된 문서에도 적용될 수 있으나, 책이나 신문, 잡지 및 기타 출판물에 인쇄된 문서에는 적용되지 않음.

4. 문서 폰트

문서를 작성하기 위한 폰트는 베트남어의 정형화된 글꼴을 사용해야 하며, 문서의 공식성과 엄격성을 보장해야 함. 정부 기관 간의 전자 정보 교환을 위해 사용되는 문서의 경우, 베트남어 문자 코드 표준(TCVN 6909:2001)에 따른 베트남어 유니코드 폰트를 사용해야 함.

II. 문서의 형식

1. 국가 명칭

문서 상의 국가 명칭은 두 줄로 구성되며, "베트남 사회주의 공화국"과 "독립 - 자유 - 행복"으로 이루어짐.

2. 문서 발행 기관의 이름

문서 발행 기관의 이름은 발행 기관의 이름과 상위 직속 관리 기관의 이름(있을 경우)을 포함하며, 법률 규정 또는 발행 기관의 조직 체계를 규정하는 문서에 따라 결정되며, 정부 부처, 정부 직속 기관, 중앙정부, 국회 사무실, 민족위원회 및 국회 위원회를 제외함.

문서 발행 기관의 이름은 해당 기관의 공식 명칭을 기준으로 작성되며, 발행 기관의 상위 직속 관리 기관의 이름은 일반적으로 사용되는 용어를 약자로 사용할 수 있음(예: 인민위원회(인민위원회), 인민대표회(인민대표회)).

예:

- 문서 발행 기관의 이름:

- 문서 발행 기관의 이름(상위 직속 관리 기관이 있는 경우):

3. 문서 번호 및 식별자

a) 법률 및 규범 문서의 번호 및 식별자

중앙 정부 기관이 발행하는 법률 및 규범 문서의 번호 및 식별자는 정부가 1997년 9월 23일 제정한 제101호 국무회의령(법률 제정에 관한 법률의 일부 조항에 대한 세부 시행 규정) 제3조와 본 고시에서 안내된 내용에 따라 적용되며, 구체적으로 다음과 같음:

- 법률 및 규범 문서의 번호는 해당 기관이 한 해 동안 발행한 문서의 순서 번호와 문서 발행 연도로 구성되며, 순서 번호는 아라비아 숫자로 표기되며, 연도는 완전히 표기되어야 함(예: 2004, 2005);

- 법률 및 규범 문서의 식별자는 문서 종류의 약자(본 고시 부록 I 참조)와 문서를 발행한 기관 또는 국가 기관의 직위(국가 주석, 총리)의 약자를 포함함.

인민대표회 및 인민위원회가 발행하는 법률 및 규범 문서의 번호 및 식별자는 2004년 12월 3일 제정된 제31호 법률(인민대표회 및 인민위원회의 법률 제정에 관한 법률) 제7조에 따라 적용됨.

b) 행정 문서의 번호 및 식별자

행정 문서의 번호는 해당 기관이 한 해 동안 발행한 문서의 순서 번호이며, 발행 문서의 총 수와 각 종류의 행정 문서의 수에 따라 기관은 문서 등록 및 번호 할당 방법을 구체적으로 규정함. 번호는 아라비아 숫자로 표기되며, 연도의 첫날부터 시작하여 연도의 마지막 날까지 사용됨.

행정 문서의 식별자

- 결정(개별), 지시(개별) 및 기타 다른 문서 형태의 식별자는 문서 종류의 약자(본 고시 부록 I 참조)와 문서를 발행한 기관 또는 국가 기관의 직위의 약자를 포함함.

- 공문의 식별자는 문서를 발행한 기관 또는 국가 기관의 직위의 약자와 문서를 작성하거나 주도한 부서의 약자(있을 경우)를 포함하며, 예를 들어:

정부의 공문은 중앙정부 사무실 행정부에서 작성: 번호: ... /정부-HC;

총리의 공문은 중앙정부 사무실 문화사회부에서 작성: 번호: ... /총리-VX;

건설부의 공문은 건설부 주택관리국에서 작성: 번호: .../건설부-주거관리;

조문의 수는 … 성 인민위원회의 전문(또는 서기)이 문화-사회 분야를 관리하는 부서가 작성: 번호: ... /UBND-VX;

조문의 수는 … 성 공업성의 사무실이 작성: 번호: ... /SCN-VP.

기관, 단체가 발행한 문서의 기관명 약자와 각 기관 내부 단위의 약자는 구체적으로 규정되어야 하며 간결하고 이해하기 쉬워야 한다.

4. 지명과 문서 발행 일자

a) 문서에 기재된 지명은 행정 단위의 공식 명칭(중앙 직속 성 또는 시의 이름, 성 또는 시의 현 또는 구 또는 시 또는 도시, 읍 또는 면 또는 동 또는 리)이며 해당 기관 또는 단체가 위치한 곳의 지명을 기재해야 하며, 사람의 이름이나 숫자로 지정된 행정 단위의 경우 그 행정 단위의 전체 이름을 기재해야 한다.

- 중앙 기관 및 단체의 문서에 기재된 지명은 해당 기관 또는 단체가 위치한 중앙 직속 성 또는 시 또는 성 내의 시의 이름으로, 예를 들어:

공업부, 문화-정보부 산하 출판국, 전력공사 1호(전력공사 베트남의 본사가 있는 하노이 시): 서울;

화빈수력발전소(본사가 있는 화빈 시, 화빈 성): 화빈; 베트남통신사의 분사(본사가 있는 광_TRI 시 동하 시, 광_TRI 성): 광_TRI; 재정부 산하 경영대학(본사가 있는 허용현 뉴_QUYN 읍, 미_VAN 현, 허용 성): 베트남과학기술원 산하 해양학연구소(본사가 있는 나짱 시, 카ンHOA 성): 湘阴;

나짱; - 성급 기관 및 단체의 문서에 기재된 지명:.

+ 중앙 직속 시의 경우: 해당 시의 이름으로, 예를 들어:

하노이 시 인민위원회와 해당 시 소속 부서의 문서:

호치민 시 인민위원회와 해당 시 소속 부서의 문서: 서울+ 성의 경우: 해당 성 내의 시 또는 현의 이름으로, 예를 들어: 호치민 시.

하남 성 인민위원회와 해당 성 소속 부서의 문서(본사가 있는 포_리 시, 하남 성):

포_리; 하동 성 인민위원회와 해당 성 소속 부서의 문서(본사가 있는 하동 시, 하동 성):;

하동; 광_NINH 성 인민위원회와 해당 성 소속 부서의 문서(본사가 있는 하_LANG 시, 광_NINH 성): 하_LANG; 람_DONG 성 인민위원회와 해당 성 소속 부서의 문서(본사가 있는 다_LAT 시, 람_DONG 성): 다_LAT; 바_BÈ 국립공원(본사가 있는 바_BÈ 현, 북_CAN 성):

바_BÈ; 보_Y 국경검역관리청(본사가 있는 옥_HI 현, 꽝_TOUM 성):- 현급 기관 및 단체의 문서에 기재된 지명은 해당 현 또는 구 또는 시 또는 성의 이름으로, 예를 들어: ngọc hồi.

송_SON 현 인민위원회와 해당 현 소속 부서의 문서(하노이 시):

송_SON; 호치민 시 1구 인민위원회와 해당 구 소속 부서의 문서:;

구 1; 고_VAP 구 인민위원회와 해당 구 소속 부서의 문서(호치민 시):고_VAP; 하동 시 인민위원회와 해당 시 소속 부서의 문서(하 tây 성):;

하동; 디엔_BIEN 시 인민위원회와 해당 시 소속 부서의 문서(디엔_BIEN 성):;

- 읍 또는 동 또는 리의 기관 및 단체의 문서에 기재된 지명은 해당 읍 또는 동 또는 리의 이름으로, 예를 들어: Điện Biên.

남단 현 김_LIEN 읍 인민위원회의 문서( Nghệ_AN 성):

김_LIEN; 하동 시 NGUYEN_TRAI 동 인민위원회의 문서(하 tây 성):;

NGUYEN_TRAI 동; 바_ĐINH 구 콩_VI 동 인민위원회의 문서(바_ĐINH 구, 하노이 시):콩_VI; 쿠치 읍 인민위원회의 문서(쿠치 현, 호치민 시):;

쿠치; 국방부 관할 범위 내의 기관, 단체 및 인민무력부 소속 단위의 문서에 기재된 지명은 법률 및 국방부의 구체적인 규정에 따라 이루어진다..

b) 문서 발행 일자

국회, 국회의 상임위원회, 인민회의가 발행한 법규 문서의 발행 일자는 통과된 날짜이다.

다른 법규 문서와 행정 문서의 발행 일자는 발행된 날짜이다.

문서 발행 일자는 완전한 날짜(...월 ...일 ...년 ...)으로 기재되며, 날짜와 월, 연도는 아랍 숫자로 표기되며, 10보다 작은 날짜와 1월, 2월은 앞에 0을 붙여 표기한다.

5. 문서 종류 명칭과 내용 요약

a) 문서 종류 명칭은 각 기관 또는 단체가 발행하는 문서의 종류 이름이다. 법규 문서와 행정 문서를 발행할 때는 종류 명칭을 기재해야 하며, 공문은 제외된다.

b) 문서 내용 요약은 문서의 주요 내용을 간략하게 표현한 문장 또는 단어 집합으로, 문서의 주요 내용을 간략하게 요약한다.

6. 문서 내용

a) 문서 내용

문서 내용은 문서의 주요 부분으로, 법규 문서의 경우 법규, 행정 문서의 경우 규정 또는 문제, 사건을 설명한다.

문서 내용은 다음과 같은 기본 요구사항을 충족해야 한다:

- 사용되는 문서 형식에 적합해야 한다;

- 당의 정책, 방침, 정책과 법규의 규정에 적합해야 한다;

- 법규, 규정 또는 문제, 사건은 간결하고 명확하며 정확하게 설명되어야 한다;

- 간단하고 이해하기 쉬운 언어와 표현을 사용해야 한다;

- 일반적인 용어를 사용하고 지역어나 외래어는 필요하지 않은 경우 사용하지 않아야 한다. 전문 용어는 문서 내에서 명확히 설명되어야 한다;

- 일반적으로 사용되지 않는 단어나 단어 집합은 약어로 표기하지 않아야 한다. 문서 내에서 여러 번 사용되는 단어나 단어 집합은 약어로 표기할 수 있으나, 처음 사용될 때는 약어를 단어나 단어 집합 바로 뒤에 괄호 안에 표기해야 한다;

- 일반적으로 익숙하지 않은 용어나 단어 구조는 약어로 작성하지 아니한다. 문건에서 여러 번 사용되는 용어나 단어 구조는 약어로 작성할 수 있으나, 해당 용어나 단어 구조가 처음 등장할 때는 약어를 단어나 구조 바로 뒤에 소괄호로 표기하여야 한다;

- 정 tả에 따른 대문자 사용은 베트남어 문법 규정에 따라 이루어져야 함;

- 관련 법령을 처음 인용할 때는 법령의 종류, 주요 내용 요약, 번호 및 식별 기호, 공포 날짜와 공포 기관의 이름(법률과 법령의 경우 제외)을 모두 기재해야 하며, 이후 인용 시에는 법령의 종류와 번호 또는 식별 기호만 기재할 수 있음.

b) 법령의 구조

법령의 종류와 내용에 따라 법령은 법률적 근거 부분, 서론 부분 등을 포함하고, 편, 장, 절, 조, 항, 호 등으로 구성될 수 있으며, 큰 단위부터 작은 단위까지 일정 순서로 분류될 수도 있음.

법률과 법령의 구조는 1996년 11월 12일 법률 제1996.11.12.12호 및 2002년 12월 16일 법률 제2002.12.16.2호에 따라 규정됨.

다른 규범 법령은 다음과 같이 구성될 수 있음:

- 결의: 조, 항, 호 또는 항, 호로 구성;

- 시행령: 장, 절, 조, 항, 호로 구성; 시행령에 부속된 규칙(조례): 장, 절, 조, 항, 호로 구성;

- 결정: 조, 항, 호로 구성; 결정에 부속된 규칙(규정): 장, 절, 조, 항, 호로 구성;

- 지시: 항, 호로 구성;

- 시행규칙: 절, 항, 호로 구성.

행정 문서는 다음과 같이 구성될 수 있음:

- 개별 결정: 조, 항, 호로 구성; 결정에 부속된 규칙(규정): 장, 절, 조, 항, 호로 구성;

- 개별 지시: 항, 호로 구성;

- 기타 행정 문서 형태: 편, 절, 항, 호로 구성.

7. 권한자의 직위, 성명 및 서명

a) 서명자의 권한 기재 방법은 다음과 같음:

- 집단 대표로서 서명하는 경우에는 "TM."(대표)이라는 약자를 집단 지도부 또는 기관, 단체 이름 앞에 기재함;

- 기관, 단체의 책임자 대신 서명하는 경우에는 "KT."(대리)라는 약자를 책임자의 직위 앞에 기재함;

- 명령에 따라 서명하는 경우에는 "TL."(명령 대리)라는 약자를 기관, 단체의 책임자 직위 앞에 기재함;

- 위임을 받아 서명하는 경우에는 "TUQ."(위임 대리)라는 약자를 기관, 단체의 책임자 직위 앞에 기재함.

b) 서명자의 직위

문서 상의 직위는 서명자가 속한 기관, 단체에서 공식적으로 인정받는 지도직 직위를 기재하며, 단체 이름은 제외하고, 부총리(부총리, 주임), 차관, 부위원장, 감독장, 부감독장 등의 직위만 기재함. 연락 문서나 여러 기관, 단체가 발행한 문서, 명령 대리, 위임 대리 문서 등 특수한 경우를 제외하고는 기관, 단체 이름을 기재하지 않음.

국가 또는 기관, 단체의 자문 단체인 위원회 또는 회의에서 발행한 문서의 경우, 서명자는 해당 위원회 또는 회의에서의 지도직 직위를 기재함. 위원회 또는 회의가 기관, 단체의 공인 도장을 사용할 수 없는 경우, 단지 해당 위원회 또는 회의에서의 지도직 직위만 기재함. 위원회 또는 회의가 기관, 단체의 공인 도장을 사용할 수 있는 경우, 기관, 단체 내의 지도직 직위를 아래에 추가로 기재할 수 있음 예를 들어:

- 국가의 지도위원회 또는 지도기구에서 발행한 문서의 서명자의 직위는 건설부의 부총리 또는 부지사, 위원회 또는 회의의 위원장 또는 부위원장이 맡고 있을 경우 다음과 같이 기재됨:

- 건설부의 지도위원회 또는 지도기구에서 발행한 문서의 서명자의 직위는 건설부의 부총리가 지도위원장 또는 회의의 위원장이며, 건설부 소속 국장 또는 부국장이 부지사 또는 부위원장인 경우 다음과 같이 기재됨:

c) 성명은 서명자의 성, 중간 이름(있을 경우) 및 이름을 포함함. 규범 법령 및 행정 문서의 경우, 서명자의 성명 앞에는 학衔, 학위 및 기타 명예 칭호를 기재하지 않으며, 교육, 의료, 과학 연구 기관의 경우 필요한 경우 학衔, 학위를 추가로 기재할 수 있음.

8. 기관, 단체의 도장

문서에 도장을 찍는 것은 2004년 4월 8일 정부가 발행한 시행령 제2004.4.8.110호에 따라 이루어져야 하며, 관련 법률 규정에 따름.

9. 수신처

수신처는 문서를 받는 기관, 단체, 단위 및 개인을 특정하며, 검토, 감독, 검토 및 해결, 실행, 업무 교류, 통지 및 보관 등의 목적과 책임을 명시함.

수신처는 문서 내에서 구체적으로 명시되어야 하며, 법률 규정, 기관, 단체의 기능, 임무, 권한, 관련 기관, 단체, 단위 또는 개인과의 업무 관계, 업무 처리 요구 사항 등을 고려하여 작성 또는 주도 작성 단위가 수신 기관, 단체, 단위 및 개인을 제안하고, 문서 서명자에게 결정하도록 제출해야 함.

특정 대상에게만 보내는 문서의 경우 각 기관, 단체, 개인의 이름을 기재하고, 특정 그룹에게 보내는 문서의 경우 수신처를 공동으로 기재할 수 있음 예를 들어:

- 각 부처, 부처급 기관, 정부 소속 기관;

- 북닌성 재무청, 북닌성 세무국;

- ...성의 모든 현, 시.

문서에 종류가 표시된 경우 수신처는 "수신처"와 문서를 받는 기관, 단체, 단위 및 개인의 목록으로 구성됨.

행정 공문의 수신처는 두 부분으로 구성됨:

- 첫 번째 부분은 "경인 보내드립니다" 다음에 직접 업무를 처리하는 기관, 단체 또는 개인의 이름이 나옴;

- 두 번째 부분은 "수신처" 아래에 "위와 같음"이라는 문구가 나오고, 공문을 받는 관련 기관, 단체, 단위 및 개인의 이름이 나옴.

10. 긴급 및 비밀 표시

a) 긴급 표시:

문서의 긴급 수준을 결정하는 방법은 다음과 같음:

- 신속한 전달이 필요한 정도에 따라 다음 세 가지 수준으로 긴급도를 결정한다: 급, 상급 또는 급;

- 긴급한 성격을 가진 문서를 작성할 때 작성 단위나 개인은 문서를 서명하는 사람에게 긴급도를 제안하여 결정하게 한다.

긴급도 도장을 미리 새겨야 하며, 이 도장은 본 통지서의 제3장 제2항 점 k에 명시된 지침에 따라 만들어야 한다. 긴급도 도장용 잉크는 빨간색을 사용해야 한다.

b) 비밀 등급 표시 도장:

국가 비밀 내용을 포함한 문서의 비밀 등급(절대 비밀, 최고 비밀 또는 비밀)과 회수 도장은 국가 비밀 보호 법률에 따른 규정에 따라 이루어진다.

11. 기타 형식 요소들

문서의 기타 형식 요소들은 다음과 같이 구성된다:

a) 기관 또는 조직 주소; 이메일 주소; 웹사이트 주소; 전화번호, 텔렉스 번호, 팩스 번호 등 공문, 공전, 소개서, 초청서, 배송표, 이동표 등을 통해 연락을 용이하게 하기 위함;

b) "회의 후 반환", "확인 후 반환", "내부 유통" 등의 유통 범위 지시사항은 유통 범위가 제한적이거나 특정 대상만을 위한 문서에 적용되며, "초안" 또는 "제...차 초안" 등 초안 관련 지시사항도 포함된다. 이러한 지시사항은 타이핑하거나 미리 새겨진 도장으로 문서에 찍을 수 있다;

c) 문서 발행량 관리를 위해 타이핑한 사람의 기호와 발행 문서 수를 표시해야 한다;

d) 부록이 첨부된 경우, 문서 내에서 해당 부록에 대한 안내를 제공해야 한다. 부록은 제목을 가지고 있으며, 두 개 이상의 부록이 있는 경우 로마 숫자로 순서를 표시해야 한다;

e) 페이지 번호: 여러 페이지로 구성된 문서와 부록은 두 번째 페이지부터 아라비아 숫자로 순서대로 번호를 매길 것이며, 각 부록은 별도로 번호를 매긴다;

12. 사본 형식

사본 형식은 다음과 같이 이루어진다:

a) 사본 형태는 "원본과 동일한 사본", "추출 사본", 또는 "등본" 중 하나를 포함한다. 사본 형태는 정부령 제110/2004/NĐ-CP 2004년 4월 8일에 발표된 정부의 문서업무에 관한 정부령 제2조 제4항, 제5항 및 제6항에 따른 규정에 따라 결정된다;

b) 사본을 작성한 기관 또는 조직의 이름은 해당 사본을 작성한 기관 또는 조직의 이름이다;

c) 사본 번호는 해당 기관 또는 조직이 등록한 번호와 사본 종류의 약자로 구성되며, 본 통지서에 첨부된 표 (부록 I)에 따른다. 번호는 아라비아 숫자로 표기하며, 연도의 첫날인 1월 1일부터 시작하여 연도의 마지막 날인 12월 31일까지 사용된다;

d) 사본 문서의 기타 형식 요소는 사본 작성 기관 또는 조직의 이름, 사본 작성 일자와 장소, 사본 작성 권한자의 직위와 서명, 사본 작성 기관 또는 조직의 도장, 그리고 수령처는 본 통지서의 제2장 제4항, 제7항, 제8항 및 제9항에 따른 지침에 따라 이루어진다.

III. 배치 기술

1. 문서의 크기, 배치 방식 및 페이지 여백

a) 종이 크기

법규 문서와 행정 문서는 A4 크기 종이(210mm x 297mm)에 배치된다.

소개서, 문서 접수 확인서, 배송표, 이동표 등은 A5 크기 종이(148mm x 210mm) 또는 미리 인쇄된 종이에 배치될 수 있다.

b) 배치 방식

법규 문서와 행정 문서는 A4 크기 종이의 길이 방향으로 배치된다.

문서 내용에 표나 차트가 있지만 별도의 부록으로 만들지 않는 경우에는 종이 너비 방향으로 배치될 수 있다.

c) A4 크기 종이의 페이지 여백

- 앞면 페이지:

상단 여백: 상단 가장자리로부터 20-25mm;

하단 여백: 하단 가장자리로부터 20-25mm;

왼쪽 여백: 왼쪽 가장자리로부터 30-35mm;

오른쪽 여백: 오른쪽 가장자리로부터 15-20mm.

- 뒷면 페이지:

상단 여백: 상단 가장자리로부터 20-25mm;

하단 여백: 하단 가장자리로부터 20-25mm;

왼쪽 여백: 왼쪽 가장자리로부터 15-20mm;

오른쪽 여백: 오른쪽 가장자리로부터 30-35mm.

2. 문서 형식 요소의 배치 기술

A4 크기 종이 한 장에 문서 형식 요소를 배치하는 위치는 본 통지서에 첨부된 도표(부록 II)에 따른다. A5 크기 종이 한 장에 문서 형식 요소를 배치하는 위치는 위 도표를 참조하여 유사하게 적용된다.

문서 형식 요소는 다음과 같이 배치된다:

a) 국호

국호는 번호 1의 칸에 배치된다.

위 줄: "공화국 사회주의 베트남"은 대문자로, 글꼴 크기는 12~13이며, 굵게 쓰여야 한다.

아래 줄: "독립 - 자유 - 행복"은 소문자로, 글꼴 크기는 13~14이며, 굵게 쓰여야 한다. 각 단어의 첫 글자는 대문자로 쓰여야 하며, 단어 사이에는 작은 줄이 있어야 하고, 아래에는 줄이 그어져 있어야 한다. 줄의 길이는 글줄의 길이와 같아야 한다.

b) 문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름

문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름은 번호 2의 칸에 배치된다.

상위 직속 관리 기관 또는 조직의 이름은 대문자로, 글꼴 크기는 12~13이며, 굵게 쓰여야 한다.

문서를 발행한 기관 또는 조직의 이름은 대문자로, 글꼴 크기는 12~13이며, 굵게 쓰여야 한다. 아래에는 글줄의 길이의 1/3에서 1/2 사이의 길이로 연속된 선이 있어야 하며, 이 선은 글줄과 균형 있게 배치되어야 한다.

c) 문서의 번호 또는 기호

문서의 번호 또는 기호는 번호 3의 칸에 배치된다.

"번호"는 소문자로, 기호는 대문자로, 글꼴 크기는 13이며, 굵게 쓰여야 한다. "번호" 뒤에는 콜론이 있어야 하며, 발행 연도와 문서 기호 사이에는 슬래시(/)가 있어야 하며, 문서 기호 내의 약자 사이에는 연결선(-)이 있어야 한다. 예를 들어:

번호: 33/2002/NĐ-CP; 번호: 15/QĐ-UBND; 번호: 23/BC-BNV; 번호: 234/SCN-VP.

d) 문서 발행 장소와 날짜

문서 발행 장소와 날짜는 번호 4의 칸에 배치되며, 소문자로, 글꼴 크기는 13~14이며, 기울임꼴로 쓰여야 한다. 장소 뒤에는 쉼표가 있어야 한다.

예: 하노이, 2004년 2월 5일

đ) 문서의 종류와 주요 내용

문건의 종류와 요약 내용은 5a 칸에 표시되며; 문건 종류(시행령, 결정, 계획, 보고서, 청원서 등 기타 문건)는 가운데 정렬(가운데 정렬)하여 대문자로, 폰트 크기는 14에서 15 사이, 직립체 굵게 표시한다; 문건의 요약 내용은 종류 이름 바로 아래에 가운데 정렬하여 소문자로, 폰트 크기는 14, 직립체 굵게 표시하며, 요약 내용 아래에는 행의 길이의 1/3에서 1/2 사이의 길이를 가진 연속된 선을 가운데 정렬하여 표시한다.

공문의 요약 내용은 5b 칸에 "V/v"(사안)라는 약어 다음에 소문자로, 폰트 크기는 12에서 13 사이, 직립체로 표시한다.

e) 문건 내용

문건 내용은 6 칸에 표시된다.

본문 내용은 소문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이로 표시되며, 줄바꿈 시 첫 글자는 1cm에서 1.27cm(기본 탭)만큼 뒤로 밀어 표시하고, 문단 간격은 최소 6pt, 줄 간격은 단줄 간격 또는 15pt 이상으로 설정한다.

법규 문건과 행정 문건의 발행 근거가 있는 경우 각 근거는 줄바꿈 후 마침표로 끝나며, 마지막 근거는 쉼표로 끝난다.

문건 내용이 부, 장, 절, 조, 항, 호로 구성되어 있는 경우 다음과 같이 표시한다:

- 부, 장: "부", "장"과 부, 장의 번호는 별도의 한 줄에 가운데 정렬하여 소문자로, 폰트 크기는 14, 직립체 굵게 표시한다. 부, 장의 번호는 로마 숫자로 표시하며, 부, 장의 제목은 그 아래에 가운데 정렬하여 대문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시한다;

- 절: "절"과 절의 번호는 별도의 한 줄에 가운데 정렬하여 소문자로, 폰트 크기는 14, 직립체 굵게 표시한다. 절의 번호는 아라비아 숫자로 표시하며, 절의 제목은 가운데 정렬하여 대문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시한다;

- 조: "조", 조의 번호와 조의 제목은 소문자로, 폰트 크기는 본문 폰트 크기(13-14)와 동일하게, 직립체 굵게 표시한다. 조의 번호는 아라비아 숫자로 표시하며, 번호 뒤에는 마침표가 붙는다;

- 항: 각 조의 항 번호는 아라비아 숫자로 표시하며, 번호 뒤에는 마침표가 붙고, 폰트 크기는 본문 폰트 크기(13-14)와 동일하게, 직립체로 표시한다;

- 호: 각 항의 호 순서는 알파벳 abc 순서대로 표시하며, 호 순서 뒤에는 괄호가 닫히는 기호가 붙고, 폰트 크기는 본문 폰트 크기(13-14)와 동일하게, 직립체로 표시한다;

문건 내용이 큰 부, 절부터 작은 것으로 분류되는 경우 다음과 같이 표시한다:

- 부(있을 경우): "부"와 부의 번호는 별도의 한 줄에 가운데 정렬하여 소문자로, 폰트 크기는 14, 직립체 굵게 표시한다. 부의 번호는 로마 숫자로 표시하며, 부의 제목은 그 아래에 가운데 정렬하여 대문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시한다;

- 절: 절의 번호는 로마 숫자로 표시하며, 번호 뒤에는 마침표가 붙고, 절의 제목은 대문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시한다;

- 항: 각 절의 항 번호는 아라비아 숫자로 표시하며, 번호 뒤에는 마침표가 붙고, 항의 번호와 제목(있을 경우)은 소문자로, 폰트 크기는 본문 폰트 크기(13-14)와 동일하게, 직립체 굵게 표시한다;

- 호: 각 항의 호 순서는 알파벳 abc 순서대로 표시하며, 호 순서 뒤에는 괄호가 닫히는 기호가 붙고, 폰트 크기는 본문 폰트 크기(13-14)와 동일하게, 직립체로 표시한다.

g) 권한자의 직위 및 서명

서명자의 권한은 7a 칸에 표시되며, 다른 직위는 7b 칸에 표시된다; "TM.", "KT.", "TL.", "TUQ." 또는 "Q."(권한) 등의 약어와 서명자의 권한은 대문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시한다.

문건을 서명한 사람의 성명과 학衔(있을 경우)은 7b 칸에 소문자로, 폰트 크기는 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시한다.

권한자의 서명은 7c 칸에 표시된다.

h) 기관 또는 단체의 도장

기관 또는 단체의 도장은 8 칸에 표시된다.

i) 수신처

수신처는 9a와 9b 칸에 표시된다.

편 ||| 9a 칸(행정공문만 해당)은 다음과 같이 작성됩니다:

- "경부"와 공문을 받는 기관, 단체 또는 개인의 이름은 일반 글씨체로, 크기 14, 직립체로 표시됩니다;

- "경부" 뒤에는 콜론이 붙습니다; 하나의 기관, 단체 또는 개인에게 공문을 보내는 경우 "경부"와 기관, 단체 또는 개인의 이름은 같은 줄에 표시되며, 두 개 이상의 기관, 단체 또는 개인에게 보내는 경우에는 각 기관, 단체 또는 개인 또는 그룹의 이름은 별도의 줄에 표시되며, 줄의 시작에는 하이픈이 있고 줄의 끝에는 세미콜론이 있으며 마지막 줄의 끝에는 마침표가 표시됩니다.

편 ||| 9b 칸(행정공문과 다른 종류의 문서 모두 적용)은 다음과 같이 작성됩니다:

- "수신처"는 별도의 줄에 표시되며, 그 뒤에는 콜론이 붙고, 일반 글씨체로, 크기 12, 기울임체 굵게 표시됩니다;

- 수신기관, 단체, 단위 및 개인의 목록은 일반 글씨체로, 크기 11, 직립체로 표시되며, 각 기관, 단체, 단위 및 개인 또는 그룹의 이름은 별도의 줄에 표시되며, 줄의 시작에는 하이픈이 있고 줄의 끝에는 세미콜론이 있으며, 마지막 줄은 "보관" 다음에 콜론이 붙고, "VT"(기관의 문서실), 문서를 작성한 단위 또는 부서의 약자, 필요한 경우 보관할 문서의 수가 괄호 안에 표시되고 마지막으로 마침표가 표시됩니다.

k) 비상 및 비밀 표시

국가비밀 내용을 포함하는 문서의 비밀 등급 표시(절대비밀, 최고비밀 또는 비밀)와 회수 표시는 국가비밀보호 법률의 규정에 따라 이루어집니다. 비밀 등급 표시는 10a 칸에, 회수 표시는 11 칸에 찍힙니다.

비상 표시는 10b 칸에 찍힙니다. 비상 표시는 직사각형 모양이며, " hỏa tốc ", " thượng khẩn " 또는 " khẩn "이라는 단어들은 대문자로, 크기 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시되어 단일 선으로 둘러싸인 직사각형 프레임 내에 균형 있게 배치되며, 크기는 각각 30mm x 8mm, 40mm x 8mm, 20mm x 8mm입니다.

l) 기타 형식 요소

기타 형식 요소는 다음과 같이 작성됩니다:

- 유통 범위에 대한 지시는 11 칸에 표시되며, "회의 후 반환", "확인 후 반환", "내부 유통" 등의 구문은 단일 선으로 둘러싸인 직사각형 프레임 내에 균형 있게 배치되며, 대문자로, 크기 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시됩니다;

- 문서 초안에 대한 지시는 12 칸에 표시되며, "초안" 또는 "제...차 초안" 등의 구문은 단일 선으로 둘러싸인 직사각형 프레임 내에 균형 있게 배치되며, 대문자로, 크기 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시됩니다;

- 타이핑자의 기호와 발행된 문서의 수는 13 칸에 표시되며, 기호는 대문자로, 수는 아라비아 숫자로, 크기 11, 직립체로 표시됩니다;

- 기관, 단체의 주소; 이메일 주소; 웹사이트 주소; 전화번호, 텔렉스 번호, 팩스 번호는 문서 첫 페이지의 14 칸에, 일반 글씨체로, 크기 11에서 12 사이, 직립체로 표시되며, 문서 표시 영역의 너비 전체를 가로질러 이어진 선 아래에 표시됩니다;

- 문서 부록: 부록은 별도의 페이지에 첨부되며, "부록"과 부록의 순번(두 개 이상의 부록이 있는 경우)은 별도의 줄에 중앙 정렬하여 일반 글씨체로, 크기 14, 직립체 굵게 표시되며, 부록의 제목은 중앙 정렬하여 대문자로, 크기 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시됩니다;

- 문서의 페이지 번호는 페이지 상단(헤더) 또는 하단(푸터) 오른쪽 모서리에 아라비아 숫자로, 본문 글씨 크기(13-14)와 동일하게, 직립체로 표시됩니다;

문서 형식 요소의 글꼴과 표시 세부 사항은 부록 IV - 문서 형식 및 복사본 형식 표시 샘플(이 통지에 첨부됨)에서 설명되며, 일반 글씨체는 .VnTime 폰트를 사용하고, 대문자는 .VnTimeH 폰트를 사용합니다.

규범 법령 및 행정 문서의 일부 유형의 표시 샘플은 부록 V - 문서 및 복사본 표시 샘플(이 통지에 첨부됨)에서 설명되며, 일반 글씨체는 .VnTime 폰트를 사용하고, 대문자는 .VnTimeH 폰트를 사용합니다.

3. 복사본 형식 요소의 표시 기술

복사본 형식 요소는 문서 복사 부분의 마지막 부분 바로 다음에, 문서 표시 영역의 너비 전체를 가로질러 이어진 선 아래에 같은 페이지에 표시됩니다.

A4 용지에 복사본 형식 요소를 표시하는 위치는 이 통지에 첨부된 부록 III - 복사본 형식 요소 배치 도면에 따릅니다.

복사본 형식 요소는 다음과 같이 표시됩니다:

a) 복사 형태: "원본과 동일한 복사본", "복사 추출", "록록" 등의 구문은 부록 III의 1 칸에 대문자로, 크기 13에서 14 사이, 직립체 굵게 표시됩니다;

b) 복사본의 다른 형식 요소는 다음과 같습니다: 복사한 기관, 단체의 이름(부록 III의 2 칸); 복사본 번호 및 기호(부록 III의 3 칸); 복사한 장소 및 날짜(부록 III의 4 칸); 권한 있는 사람의 직위, 이름 및 서명(부록 III의 5a, 5b 및 5c 칸); 복사한 기관, 단체의 인장(부록 III의 6 칸); 수신처(부록 III의 7 칸)는 이 조항 2 절의 관련 문서 형식 요소 표시 지침에 따라 표시됩니다.

복사본 형식 요소의 글꼴과 표시 세부 사항은 부록 IV에서, 복사본 표시 샘플은 부록 V에서 이 통지에 첨부되어 설명됩니다.

IV. 조직 실행

1 ||| 이 통지는 공보에 게재된 날로부터 15일 후부터 효력이 발생하며, 이 통지의 규정과 지침과 충돌하는 이전의 규정과 지침은 모두 폐지됩니다.

2 ||| 시행 중 발생한 문제나 어려움은 중앙부처(국가문서관리청)와 중앙정부 사무실에 신속히 보고하여 해결하도록 합니다./.