联合通知第55/2005/TTLT-BNV-VPCP号关于公文格式和编排技术的通知

联合通知

关于文本格式和编制技术的指南

根据二零零三年五月九日国务院令第45号《政府职能、任务、权限及组织结构规定》；

根据政府于二〇〇三年二月二十日发布的第18/2003/NĐ-CP号法令关于政府办公厅的职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据2004年4月8日第110/2004/NĐ-CP号政府法令关于文书工作的第五条和第三十五条，以及2003年11月14日第135/2003/NĐ-CP号政府法令关于检查和处理规范性法律文件的第三条的规定，

内务部和国务院办公厅就文本格式和编制技术作出如下指导：

一、总则

2. 检验形式

本通知对规范性法律文件、行政文件和文件副本的格式和编制技术进行指导；适用于国家机关、社会组织、社会职业组织、经济组织和人民武装单位（以下统称机关、组织）。

二、文本格式

文本格式是指构成文本的各种组成部分，包括适用于所有类型文本的通用部分，以及根据第110/2004/NĐ-CP号政府法令关于文书工作和本通知的规定，在特定情况下或针对某些特定类型的文本补充的部分。

三、文本编制技术

本通知规定的文本编制技术包括纸张尺寸、排版样式、文本页边距、格式各部分的位置、字体、字号、字型和其他细节，适用于使用文字处理程序（如Microsoft Word for Windows）在计算机上起草并打印出来的文件；也可以适用于使用其他方法或技术手段起草的文件或在预先印好的纸上制作的文件；不适用于书籍、报纸、杂志及其他出版物的印刷品。

四、文本字体

使用的文本字体必须是符合标准的越南语正体字，确保文本的庄重性和严肃性。对于国家机关之间电子通信使用的文本，必须使用越南语Unicode字符集中的字体，遵循越南国家标准TCVN 6909:2001。

二、文本格式

一、国名

文本上的国名包括两行文字：“越南社会主义共和国”和“独立自由幸福”。

二、发布文件的机关、组织名称

发布文件的机关、组织名称包括发布文件的机关、组织名称及其直接上级机关、组织的名称（如有），依据法律规定或成立、组织机构规定文件，由有权机关批准或认可法人资格的文件，但不包括各部、相当于部级的机关、政府直属机关；国会办公室、民族委员会和国会各专门委员会。

发布文件的机关、组织名称必须按照正式名称记录，依据成立、组织机构规定、批准或认可法人资格的文件；直接上级机关、组织的名称可以缩写为常用的术语，例如：人民委员会（简称“人委会”）、人民代表大会（简称“人大”）。

示例：

- 发布文件的机关、组织名称：

- 发布文件的机关、组织名称（有直接上级机关、组织的情况）：

三、文件编号和代号

a) 规范性文件的编号和代号

国会、国会常务委员会和其他中央国家机关发布的规范性文件的编号和代号，按照1997年9月23日第101/CP号政府法令关于实施《制定规范性法律文件法》若干条款的具体规定和本通知的指导，具体如下：

- 规范性文件的编号包括由发布机关按年度顺序登记的序号和发布年份。编号用阿拉伯数字表示，从每年第一天的01开始，到每年12月31日结束；发布年份必须完整填写，例如：2004、2005；

- 规范性文件的代号包括根据本通知附录I（附件I）的文件类型缩写表和发布机关或国家职务（国家主席、政府总理）的缩写。

人民代表大会、人民委员会发布的规范性文件的编号和代号，按照2004年12月3日第31/2004/QH11号《人民代表大会、人民委员会制定规范性法律文件法》第七条的规定执行。

b) 行政文件的编号和代号

行政文件的编号是发布机关在一个年度内登记的序号。根据每年发布的文件总数和每种行政文件的数量，各机关、组织具体规定文件的登记和编号方式。编号用阿拉伯数字表示，从每年第一天的01开始，到每年12月31日结束。

行政文件的代号

- 决定（个别）、指示（个别）和其他形式文件的代号包括根据本通知附录I（附件I）的文件类型缩写表和发布机关、组织或国家职务的缩写。

- 公文的代号包括发布公文的机关、组织或国家职务的缩写和起草或主要负责起草该公文的单位的缩写（如有），例如：

政府公文由国务院办公厅行政处起草：编号：... /CP-HC；

总理公文由国务院办公厅社会事务处起草：编号：... /TTg-VX；

住房和城乡建设部公文由住房和城乡建设部房屋管理局起草：编号：.../BXD-QLN；

N ||| 通知书编号：... /人民政府－文社；由负责文化和社会领域的专职人员（或秘书）草拟。

N ||| 通知书编号：... /工业厅－办公室；由工业厅办公室草拟。

N ||| 缩写机关、组织发文名称及各机关、组织内部单位名称，必须明确规定，简短易懂。

N ||| 4. 地名和发文日期

N ||| a) 文件上的地名是正式的行政单位名称（省、直辖市的特定名称；县、区、市辖区、省辖市；乡、镇、街道），机关、组织所在地的单位名称；对于以人名或数字命名的行政单位，则必须填写完整的单位名称，具体如下：

N ||| - 中央机关、组织文件上的地名是省、直辖市或省辖市（如有）的名称，例如：

N ||| 工业部文件、文化与信息部出版局文件、越南电力总公司第一电力公司（总部位于河内市）文件： 北京;

N ||| 河内； N ||| 水电和平发电厂（总部位于和平省和平市）文件： N ||| 和平； N ||| 越南通讯社驻广治省分社（总部位于广治省东河市）文件： N ||| 广治； N ||| 财政部商业管理高等专科学校（总部位于河南省美安镇如琼镇）文件： 河南省;

N ||| 越南科学院海洋研究所（总部位于芽庄市）文件： N ||| 芽庄；.

N ||| - 省级机关、组织文件上的地名：

N ||| + 对于直辖市：是直辖市的名称，例如：

N ||| 河内市政府及其所属部门文件： 北京N ||| 湖南省政府及其所属部门文件： 胡志明市.

N ||| + 对于省份：是省辖市、省辖县的名称，例如：

N ||| 河南省政府及其所属部门（总部位于平原市）文件： N ||| 平原；;

N ||| 海阳省政府及其所属部门（总部位于海阳市）文件： N ||| 海阳； N ||| 广宁省政府及其所属部门（总部位于下龙市）文件： N ||| 下龙； N ||| 廖省省政府及其所属部门（总部位于大叻市）文件： N ||| 大叻；

N ||| 北干省巴贝国家公园（总部位于巴贝县）文件： N ||| 巴贝；N ||| 康乐省国际口岸波伊管理委员会（总部位于玉回县）文件： 玉回.

N ||| - 县级机关、组织文件上的地名是县级、区级、市辖区、省辖市的名称，例如：

N ||| 河内市索山县政府及其所属部门文件： N ||| 索山；;

N ||| 河内市第一区政府及其所属部门文件： N ||| 第一区；N ||| 河内市古芝区政府及其所属部门文件： N ||| 古芝；;

N ||| 河西市河东县政府及其所属部门文件： N ||| 河东；;

N ||| 电省电市政府及其所属部门文件： 总义.

N ||| - 村级人民代表大会、县政府及其所属组织文件上的地名是该乡、镇、街道的名称，例如：

N ||| 安徽省南丹县金莲乡政府文件： N ||| 金莲；;

N ||| 河西省河西市南阳镇镇政府文件： N ||| 南阳镇；N ||| 河内市巴迪区贡位镇镇政府文件： N ||| 贡位；;

N ||| 胡志明市楚邑镇镇政府文件： N ||| 楚邑；.

N ||| 国防部管辖范围内的机关、组织和武装部队文件上的地名，按照法律规定和国防部的具体规定执行。

N ||| b) 发文日期

N ||| 国会、国会常务委员会、人民代表大会发布的规范性法律文件的发布日期为通过日期。

N ||| 其他规范性法律文件和行政文件的发布日期为签署日期。

N ||| 发文日期必须完整写出日...月...年...；日期、月份、年份使用阿拉伯数字表示；对于小于10的日数和1月、2月，需在前面加0。

N ||| 5. 文书类型和内容摘要

N ||| a) 文书类型是指由机关、组织发布的每种文书的名称。发布规范性法律文件和行政文件时，必须注明文书类型，公文除外。

N ||| b) 文书内容摘要是一句简洁的话或一个词组，概括文书的主要内容。

N ||| 6. 文书内容

N ||| a) 文书内容

文书内容是文书的主要部分，在其中，规范性法律文件中的法律条款（对规范性法律文件而言）、规定的事项；问题和事件被阐述。

文书内容必须满足以下基本要求：

- 符合使用的文书形式；

- 符合党的路线、方针政策；符合法律规定；

- 法律条款、规定或问题、事件必须简明、清晰、准确地阐述；

- 使用书面语言，表达简单、易于理解；

- 使用通用词汇；除非必要，否则不使用地方方言和外语词汇。对于需要明确解释的专业术语，必须在文中进行解释；

- 不缩写不常用的词语或词组。对于在文中多次出现的词语或词组，可以缩写，但首次出现时应在括号中注明缩写形式。

条款的首字母应按照越南语拼写规则进行大写；

||| 首次引用相关文件时，必须完整记录文件类型名称、文件内容摘要；文件编号和标识号；文件发布日期和发布机关名称（法律和条例除外）；在后续引用中，可以仅记录文件类型和编号。

b) 文件结构

根据文件类别和内容，文件可能包含制定依据部分、前言部分，并可按编、章、节、条、款、项进行布局，或从大到小依次分为各编、节，遵循一定的顺序。

法律和条例的结构应按照1996年11月12日颁布的《立法文件制定法》第27条以及2002年12月16日颁布的《关于修改和补充〈立法文件制定法〉若干条款》第02/2002/QH11号决议的规定执行。

其他规范性文件的结构可以如下：

决议：按条、款、项或仅按款、项；

令：按章、节、条、款、项；随令发布的规章（章程）：按章、节、条、款、项；

决定：按条、款、项；随决定发布的规章（规定）：按章、节、条、款、项；

指示：按款、项；

通知：按节、款、项。

行政文件的结构可以如下：

决定（个别）：按条、款、项；随决定发布的规章（规定）：按章、节、条、款、项；

指示（个别）：按款、项；

其他行政文件形式：按编、节、款、项。

7. 职务、姓名及签字人

a) 签字人的权限记录如下：

代表集体签字时，应在领导集体或机关组织名称前加上“TM.”（代表）缩写；

代替机关、组织负责人签字时，应在负责人职务前加上“KT.”（代签）缩写；

受命签字时，应在机关、组织负责人职务前加上“TL.”（受命）缩写；

受委托签字时，应在机关、组织负责人职务前加上“TUQ.”（受托）缩写。

b) 签字人的职务

文件上的职务是签字人在机关、组织中的正式领导职务，只记录如部长（部长、主任）、副部长、主席、副主席、局长、副局长等职务名称，不重复机关、组织名称，除非是联合文件、由两个或多个机关、组织发布的文件；受命或受托签署的文件和其他特殊情况，由机关、组织具体规定。

由国家咨询机构如委员会或理事会发布的文件上的职务是签字人在该委员会或理事会中的领导职务。对于没有使用机关、组织公章权限的委员会或理事会，只记录签字人的职务名称。如果委员会或理事会有使用机关、组织公章的权限，则可以在签字人的职务下添加机关、组织中的领导职务，例如：

国家指导委员会或委员会发布的文件上，签字人为建设部部长或副部长、委员会或理事会主席或副主席的职务记录如下：

建设部委员会或理事会发布的文件上，签字人为建设部副部长担任委员会主任或理事会主席，建设部局、司领导担任副主任或副主席的职务记录如下：

c) 姓名包括姓、名（如果有中间名的话）和签字人的名字。对于规范性文件和行政文件，在签字人的姓名前不记录学位、职称或其他荣誉头衔，除非是教育、医疗、科研等事业单位的文件，在必要情况下可以附加学位、职称。

8. 机关、组织的印章

在文件上盖章应按照2004年4月8日政府颁布的第110/2004/NĐ-CP号法令《文书工作规定》及相关法律规定执行。

9. 发送单位

发送单位确定接收文件的具体机关、组织、单位和个人，以检查、监督；审议、处理；执行；交流工作；了解和存档为目的。

发送单位必须在文件中明确指定。根据法律规定；根据机关、组织的职能、任务和权限；根据与有关机关、组织、单位或个人的工作关系；根据解决工作的要求，起草或主要起草单位负责提出接收文件的机关、组织、单位和个人名单，提交签字人决定。

对于仅发送给特定对象的文件，必须列出每个接收文件的机关、组织或个人的名称；对于发送给一个或几个特定群体的文件，接收单位可以共同列出，例如：

- 各部、相当于部级的机构、政府直属机构；

国道38线K11+625收费站使用公路费用收费标准表

各县、市镇人民委员会（属于省...）。

对于已注明文件类型的文件，接收单位包括“接收单位”字样和列出所有接收文件的机关、组织、单位和个人。

行政公文的接收单位包括两部分：

第一部分包括“敬启者”，后面是直接处理事务的机关、组织或单位、个人的名称；

第二部分包括“接收单位”，下面写“同上”，然后是其他相关机关、组织、单位和个人的名称。

10. 紧急程度和保密等级标志

a) 紧急程度标志：

文件紧急程度的确定如下：

- 根据紧急程度，公文被确定为以下三个级别：特急、加急或紧急；

- 在起草具有紧急性质的公文时，起草单位或个人应提出紧急程度建议，由公文签署人决定。

紧急程度印章必须按照本通知第三目第二款的规定预先刻制。使用红色鲜艳墨水盖紧急程度印章。

b) 密级标识：

确定和加盖密级（绝密、机密或秘密）以及对含有国家秘密内容的公文加盖收回印章，依照有关保护国家秘密的法律规定执行。

11. 其他格式要素

公文的其他格式要素包括：

a) 机关、组织地址；电子邮件地址；网络地址（网站）；电话号码、电传号码、传真号码等，以方便联系；

b) 对于范围有限制或仅限内部使用的公文，如“会后退回”、“阅后退回”、“内部流通”，或对于草案公文，如“草案”或“第X次草案”，应注明其流通范围。这些说明可以打印或用预先刻好的印章盖在公文或草案上；

c) 打印人员代码及发行数量，对于需要严格控制发行数量的公文；

d) 如果公文附有附件，则应在公文中注明附件。附件标题必须明确；如果公文有两个或更多附件，则应按罗马数字顺序编号；

e) 页码：公文及其附件如有多个页面，则从第二页开始用阿拉伯数字连续编号；每个附件的页码单独编号，按附件顺序排列。

12. 复印件格式

复印件格式如下：

a) 复印形式包括“副本”、“摘抄”或“记录”。复印件的形式根据政府2004年4月8日发布的第110号法令《文书工作规定》第二条第四、五、六款的规定确定；

b) 复印机关名称是实际进行复印的机关名称；

c) 复印件编号包括由复印机关统一编制的序号和根据本通知所附的公文类型缩写表（附件I）规定的缩写名称。序号用阿拉伯数字表示，每年从01号开始，到12月31日结束；

d) 复印件的其他格式要素包括复印地点和日期、有权人的职务姓名和签字、复印机关印章，按照本通知第二目第四、七、八、九款的规定执行。

III. 编排技术

1. 纸张尺寸、布局和页边距

a) 纸张尺寸

法规性公文和行政公文使用A4纸（210毫米×297毫米）。

如介绍信、收件回执、发送单、转交单等可使用A5纸（148毫米×210毫米）或预印表格。

b) 布局

法规性公文和行政公文按照A4纸的长度方向（纵向）布局。

若公文内容包含表格但不作为附件，则可按A4纸的宽度方向（横向）布局。

c) 页边距（适用于A4纸）

- 正面页：

上边距：距离上边缘20至25毫米；

下边距：距离下边缘20至25毫米；

左边距：距离左边缘30至35毫米；

右边距：距离右边缘15至20毫米。

- 反面页：

上边距：距离上边缘20至25毫米；

下边距：距离下边缘20至25毫米；

左边距：距离左边缘15至20毫米；

右边距：距离右边缘30至35毫米。

2. 公文格式要素的编排技术

A4纸上的公文格式要素编排位置按照本通知所附的公文格式要素布局图（附件II）执行。A5纸上的公文格式要素编排位置参照该布局图执行。

公文格式要素的编排如下：

a) 国家名称

国家名称位于第一格。

第一行：“越南社会主义共和国”用大写字母，字体大小12至13号，直体，粗体。

第二行：“独立 自由 幸福”用小写字母，字体大小13至14号，直体，粗体；各词组首字母大写，词组间用短横线分隔；下方有一条与行宽相等的实线。

b) 发文机关名称

发文机关名称位于第二格。

上级主管机关名称用大写字母，字体大小12至13号，直体。

发文机关名称用大写字母，字体大小12至13号，直体，粗体；下方有一条与行宽三分之一至二分之一相等的实线，居中。

c) 公文编号

公文编号位于第三格。

“编号”用小写字母，“编号”后跟冒号；发布年份和编号之间用斜杠分隔；编号中的缩写字符间用连字符连接，例如：

编号：33/2002/NĐ-CP；编号：15/QĐ-UBND；编号：23/BC-BNV；编号：234/SCN-VP。

d) 发布地点和日期

发布地点和日期位于第四格，用小写字母，字体大小13至14号，斜体；地点后跟逗号。

示例： 河内市，2004年2月5日

e) 文种和主要内容摘要

文本种类名称及内容摘要在第5a栏中展示；文本种类名称（法令、决定、计划、报告、请示及其他类型文本）居中对齐（行内居中），使用大写字体，字号为14至15号，直体加粗；文本内容摘要紧接其后居中对齐，使用小写字体，字号为14号，直体加粗；摘要下方有一条横线，长度为行宽的三分之一到二分之一，并与行宽对齐。

公文内容摘要在第5b栏中展示，在缩写“事由”（关于事项）之后，使用小写字体，字号为12至13号，直体。

e) 文本内容

文本内容在第6栏中展示。

内容部分（正文）使用小写字体，字号为13至14号；换行时，首字可缩进1厘米至1.27厘米（默认制表符宽度）；段落之间最小间距为6磅；行间距选择单倍行距或至少15磅的固定行距。

对于具有法律效力的规范性文件和行政文件，每一条依据后均需换行，行尾用分号结尾，最后一条依据则用逗号结尾。

如果文本内容按部分、章、节、条、款、项进行布局，则如下展示：

- 部分、章：从“部分”、“章”及其序号单独一行居中对齐，使用小写字体，字号为14号，直体加粗。部分、章的序号使用罗马数字。部分、章标题紧接其下居中对齐，使用大写字体，字号为13至14号，直体加粗；

- 节：从“节”及其序号单独一行居中对齐，使用小写字体，字号为14号，直体加粗。节的序号使用阿拉伯数字。节标题居中对齐，使用大写字体，字号为12至13号，直体加粗；

- 条：从“条”、序号和条目标题使用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体加粗。条的序号使用阿拉伯数字，序号后跟句点；

- 款：每条中的各款序号使用阿拉伯数字，后面跟句点，字号与正文相同（13-14号），直体；

- 项：每款中的各项序号使用英文字母顺序（abc），后面跟圆括号，使用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体。

如果文本内容按部分、节等从大到小划分，则如下展示：

- 部分（如有）：从“部分”及其序号单独一行居中对齐，使用小写字体，字号为14号，直体加粗。部分的序号使用罗马数字。部分标题紧接其下居中对齐，使用大写字体，字号为13至14号，直体加粗；

- 节：节的序号使用罗马数字，后面跟句点；节标题使用大写字体，字号为13至14号，直体加粗；

- 款：每节中的各款序号使用阿拉伯数字，后面跟句点；款的序号和标题（如有）使用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体加粗；

- 项：每款中的各项序号使用英文字母顺序（abc），后面跟圆括号，使用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体。

g) 职务、姓名及有权签字人的签名

签字人的权限职务在第7a栏中展示；其他职务在第7b栏中展示；缩写“TM.”、“KT.”、“TL.”、“TUQ.”或“Q.”（权）以及签字人的权限职务使用大写字体，字号为13至14号，直体加粗。

签字人的姓名及学位（如有）在第7b栏中展示；使用小写字体，字号为13至14号，直体加粗。

有权签字人的签名在第7c栏中展示。

h) 机关、组织的印章

机关、组织的印章在第8栏中展示。

i) 发文单位

发文单位在第9a和9b栏中展示。

编 第九栏a（仅适用于行政公文）的收文单位部分应如下表述：

- “敬启”及各机关、组织或个人名称用正体字，字号为14号，直体；

- “敬启”后加冒号；如公文只发给一个机关、组织或个人，则“敬启”与该机关、组织或个人名称在同一行；若发给两个或以上机关、组织或个人，则每个机关、组织或个人名称或每组机关、组织或个人名称单独占一行，行首加横线，行尾加分号，最后一行末尾加句号。

编 第九栏b（适用于所有行政公文及其他类型公文）的收文单位部分应如下表述：

- “收文单位”单独占一行，其后加冒号，用正体字，字号为12号，斜体加粗；

- 列出的各机关、组织、单位和个人名称用正体字，字号为11号，直体；每个机关、组织、单位或个人名称或每组机关、组织、单位名称单独占一行，行首加横线，行尾加分号；最后一行为“存档：”后加冒号，接着是“文秘”（机关文秘部门缩写），起草单位（或部门）缩写和存档份数（必要时），括号内列出，最后加句号。

k) 紧急程度和密级标志

国家秘密的密级标志（绝密、机密或秘密）和收回标志按照保密法律法规的规定执行。密级标志应盖在第10a栏，收回标志应盖在第11栏。

紧急程度标志应盖在第10b栏。紧急程度标志为矩形，上面分别用大写字母表示“火急”、“特急”或“急”，字号为13至14号，直体加粗，并居中放置于单线边框内，尺寸分别为30mm×8mm、40mm×8mm和20mm×8mm。

l) 其他格式要素

其他格式要素应如下表述：

- 分发范围说明应在第11栏；“会后退还”、“阅后退还”、“内部传阅”等短语应在单线边框内居中排列，用大写字母，字号为13至14号，直体加粗；

- 草案说明应在第12栏；“草案”或“草案第几次”应在单线边框内居中排列，用大写字母，字号为13至14号，直体加粗；

- 打字员标识和发行份数应在第13栏；标识用大写字母，份数用阿拉伯数字，字号为11号，直体；

- 机关、组织地址；电子邮件地址；网络地址（网站）；电话号码、电传号码、传真号码应在文档首页的第14栏，用正体字，字号为11至12号，直体，位于一条贯穿文档展示区域宽度的直线之下；

- 文档附件：随文档附上的附件应单独打印在纸张上；“附件”及其编号（如果有多个附件）应在单独一行居中排列，用正体字，字号为14号，直体加粗；附件标题（名称）应在居中位置，用大写字母，字号为13至14号，直体加粗；

- 文档页码应在每页纸顶部中央（页眉）或右下角（页脚），用阿拉伯数字，字号与正文相同（13-14号），直体；

文本格式要素的字体和详细布局示例见附件IV - 本通知所附文本格式和副本格式样本（其中，正文使用.VnTime字体，大写字母使用.VnTimeH字体）。

法规性文件和行政公文的文本格式示例见附件V - 本通知所附文本和副本样本（其中，正文使用.VnTime字体，大写字母使用.VnTimeH字体）。

三、副本格式的排版技术

副本格式要素应与被复制文本的最后一部分在同一张纸上，在被复制文本的最后一部分下方，用一条贯穿文档展示区域宽度的直线隔开。

A4纸张上副本格式要素的布局位置应遵循本通知所附的副本格式布局图（附件III）。

副本格式要素应如下表述：

a) 复制形式：短语“与原件一致”，“摘录”和“副本”应在附件III的第1栏，用大写字母，字号为13至14号，直体加粗；

b) 副本的其他格式要素包括：复制机关、组织名称（在附件III的第2栏）；副本编号（在附件III的第3栏）；复制地点和日期（在附件III的第4栏）；有权人的职务、姓名和签名（在附件III的第5a、5b和5c栏）；复制机关、组织的印章（在附件III的第6栏）；收文单位（在附件III的第7栏），应按本条款第2款规定的相应文本格式要素的指导进行排版。

副本格式要素的字体和详细布局示例见附件IV，副本样本见附件V，均附于本通知。

四、组织实施

一、本通知自发布之日起十五日后生效。此前与本通知规定不符的任何规定和指南均予废止。

二、在执行过程中，如遇问题或困难，请相关机关、组织向民政部（国家档案局）和国务院办公厅反映，以便及时解决。/。