시행규칙 제 55/2025/TT-BCA는 공안인민에서 형성되는 일반 문서 보관업무에 관한 사항을 규정함

시행규칙

기록 보관에 관한 규정을 정함

일반적으로 형성되는 문서에 관하여 인민경찰 내

기록 법률 제33/2024/QH15호 2024년 6월 21일 6월 법률

정부령 제02/2025/NĐ-CP호 2025년 2월 18 일자 공안부의 직능, 임무, 권한 및 조직 구조에 대한 정부령 제02/2025/NĐ-CP 2025년 2월 18일 정부가 발령한 규정을 개정 및 보충한 정부령 제11/2025/NĐ-CP 공안부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정하는 정부령;

직원에 관한 정부령 제113/2025/NĐ-CP호 2025년 6월 3일 일자 기록 법률 일부 조항에 대한 세부 규정을 규정하는 정부령;

공안부 장관의 요청에 따라;

공안부 장관은 일반적으로 형성되는 공안 인민 문서의 기록 보관에 관한 통지를 발행한다.

장 1

총칙

1. 적용 범위

1. 본 통지는 공안 인민 문서의 일반적인 형성과 관련된 종이 문서와 다른 정보 매체를 사용한 문서의 기록 보관에 관한 규정을 명시하며, 공안 인민 문서의 일반적인 형성과 관련된 기록 보관 업무와 공안 인민의 업무 문서의 기록 보관 업무는 본 통지의 적용 범위에 포함되지 않는다.

2. 본 통지는 공안 단위 및 지방, 그리고 공안 인민 문서의 일반적인 형성과 관련된 활동에 참여하는 개인 및 조직에게 적용된다.

조 2. 공안 인민에서 일반적으로 형성되는 문서

1. 공안 인민에서 일반적으로 형성되는 문서는 정보가 포함된 매체이며, 매체가 변경되어도 내용과 형태가 변하지 않는 문서이다. 공안 인민에서 일반적으로 형성되는 문서는 종이 문서, 다른 매체를 사용한 문서 및 전자 문서를 포함하며, 이들은 다음과 같이 그룹화되고 표기된다:

그룹 1. 일반 문서 (표기 HSC);

그룹 2. 조직 및 인력 문서 (표기 TCCB);

그룹 3. 근로 문서 (표기 LD);

그룹 4. 급여 문서 (표기 TL);

그룹 5. 교육 및 훈련 문서 (표기 DTBD);

그룹 6. 경진 및 포상 문서 (표기 TDKT);

그룹 7. 계획 문서 (표기 QH);

그룹 8. 계획 문서 (표기 KH);

그룹 9. 통계 문서 (표기 TK);

그룹 10. 과학 및 기술 문서 (표기 KHCN);

그룹 11. 재정 및 회계 문서 (표기 TCKT);

그룹 12. 장비 및 설비 문서 (표기 VTTB);

그룹 13. 건설 문서 (표기 XDCB);

그룹 14. 문서 관리 및 보관 문서 (표기 VTLT);

그룹 15. 사무 관리 문서 (표기 CS);

그룹 16. 출판, 언론 및 홍보 문서 (출판물 표기 XB; 언론물 표기 BC; 홍보물 표기 TT);

그룹 17. 감사, 검사, 민원 처리, 고발, 부패 방지 문서 (감사 문서 표기 KT; 검사 문서 표기 TTr; 민원 및 고발 문서 표기 KNTC; 부패 방지 문서 표기 PCTN);

그룹 18. 법제 및 행정 개혁, 사법 문서 (표기 PC);

그룹 19. 국제 협력 문서 (표기 QT);

그룹 20. 안전 보장 운동 문서 (표기 PT);

그룹 21. 당 조직 문서 (표기 DA);

그룹 22. 청년연맹 조직 문서 (표기 TN);

그룹 23. 여성회 조직 문서 (표기 PN);

그룹 24. 기타 전문 분야 문서 (표기 HSK);

2. 본 조 제1항에 따른 24개 그룹 문서의 세부 사항은 통지에 첨부된 부록에서 규정된다.

조 3. 용어 해석

본 시행규칙에서 다음 용어들은 다음과 같이 해석됨:

1. 공안 인민에서 일반적으로 형성되는 문서의 기록 보관 업무는 문서의 수령, 가치 평가, 보존, 통계, 활용 등 활동을 포함한다.

2. 문서 수령은 공안 단위 및 지방, 공안 인민의 장교 및 하사관이 형성한 가치 있는 문서의 원천을 확인하고, 선택하고, 수령하고, 각급 기록 보관소로 전달하는 과정이다.

3. 문서 정리는 공안 단위 및 지방, 공안 인민의 장교 및 하사관이 형성한 문서를 분류하고, 가치를 평가하고, 정렬하고, 통계를 작성하고, 검색 도구를 생성하는 작업이다.

4. 가치 없는 문서는 중복 정보를 포함하거나 저장 기간이 만료되었으며, 실제 활동, 과학 연구, 역사적 목적으로 더 이상 필요하지 않은 문서이다.

5. 기관 기록 보관 창고는 공안 단위 및 지방의 활동 과정에서 형성된 모든 기록 문서를 의미한다.

6. 기록 보관 문서의 보험 복사본은 특정 방법 및 기준을 사용하여 기록 보관 문서의 복사를 생성하여 기록 보관 문서에 위험이 발생할 경우 이를 대체하기 위한 것이다.

7. 기록 보관 창고는 보관 공간, 업무 처리 공간, 행정 공간, 설비 설치 공간 및 문서 활용 공간으로 구성된다.

조 ||| 제4조. 기록 보관 조직 시스템

공안 인민 기관에서 일반적으로 형성되는 기록 보관 조직 시스템은 현행 기록 보관과 역사 기록 보관으로 구성된다.

1. 내부 기관 및 지방 공안 부서(공안부 사무실은 행정과, 각 지방 공안 부서는 참모과 또는 해당 부서)는 공안 인민의 일반적인 기록을 보관하는 역할을 수행한다. 공안 시·군 단위(참모과)와 공안 읍·면 단위(전문 직원을 배치함)도 현행 기록 보관 역할을 수행한다.

2. 공안부 사무실(행정과)과 지방 공안 부서(참모과)는 역사 기록 보관 역할을 수행한다.

조 ||| 제5조. 기록 보관 업무를 담당하는 장교 및 하사관에 대한 기준 및 정책

1. 공안 부서 및 지방의 책임자는 공안 인민의 일반적인 기록을 보관하는 전문 직원을 배치해야 한다. 기록 보관 업무를 담당하는 장교 및 하사관은 기록 보관 전문 교육 및 공안 인민 업무 교육을 받아야 한다.

2. 기록 보관 업무를 담당하는 장교 및 하사관은 공안부가 정한 독해 요건을 포함하여 공안 인민의 위험한 또는 독성 환경에서 근무하는 간부 및 병사에게 적용되는 다른 제도 및 정책을 받는다.

조 ||| 제6조. 기록 보관 활동 원칙

1. 공안 인민의 기록 보관 활동은 법률 규정에 따라 통일 관리, 지휘, 실행된다.

2. 공안 인민의 기록은 철저하게 관리되고 집중적으로, 통일적으로 보관되며 완벽하게 정리되고 보호되며 보안이 유지되어야 한다. 과학적으로 체계화되어 국가 통계에 등재되며 공작, 연구, 합법적 요구 등을 위해 활용되어야 한다.

조 ||| 제7조. 금지된 행위

1. 당국 및 국가 기관이 관리하는 기록을 불법적으로 이전하거나 제공하거나 파괴하거나 판매하거나 점유하거나 잃어버리는 행위.

2. 기록의 내용을 변조하거나 손상시키거나 완전성을 해치는 행위; 불법적으로 기록을 복제하거나 공유하는 행위.

3. 공산당 베트남, 베트남 사회주의 공화국을 반대하기 위한 목적으로 기록을 사용하거나 국가 안보와 사회 질서를 침해하거나 공안 인민의 명예와 신용을 해치거나 기관, 단체, 개인의 권익을 침해하는 행위. 기관, 단체, 개인이 합법적으로 접근하고 사용할 수 있는 기록에 대한 접근을 방해하는 행위.

4. 법령에 따른 규정 없이 기록을 외국으로 가져가는 행위 또는 현행 기록 보관 및 역사 기록 보관을 벗어나는 행위.

조 ||| 제8조. 부록 및 첨부 모델

1. 공안 인민의 일반적인 기록 중 24개 그룹의 문서에 대한 부록을 첨부한다.

2. 22개 모델을 첨부한다.

가) 기록 이양 및 수령 기록 모델(모델 번호 01).

나) 문서 봉투 모델(모델 번호 02).

다) 문서 목록 모델(모델 번호 03).

라) 종료 증명서 모델(모델 번호 04).

마) 문서 보관 상자 모델(모델 번호 05).

바) 보관 문서 목록 모델(모델 번호 06).

사) 문서 검토 결과 보고서 모델(모델 번호 07).

아) 문서 정리 계획 모델(모델 번호 08).

자) 기관 및 문서 폰트 역사 모델(모델 번호 09).

차) 분류 및 문서 작성 지침 모델(모델 번호 10).

카) 문서 가치 결정 지침 모델(모델 번호 11).

타) 정보 신청서 모델(모델 번호 12).

파) 가치 없는 문서 목록 모델(모델 번호 13).

하) 가치 결정 회의 설립 결정 모델(모델 번호 14).

한) 가치 결정 회의 기록 모델(모델 번호 15).

나) 가치 없는 문서 소각 결정 모델(모델 번호 16).

다) 문서 소각 기록 모델(모델 번호 17).

라) 보관 폰트 통계록 모델(모델 번호 18).

마) 문서 입고록 모델(모델 번호 19).

바) 문서 출고록 모델(모델 번호 20).

사) 문서 이용 요청서 모델(모델 번호 21).

아) 문서 이용 관리록 모델(모델 번호 22).

3. 공안 부서 및 지방은 규정에 따라 표준 모델을 사용한다. 공안부 사무실은 공안 인민의 일반적인 기록 보관을 위한 문서 봉투, 보관 상자 및 기타 모델의 필요성을 검토하고 연간 예산을 예상하며 공안 부서 및 지방에 배포하도록 계획을 세운다. 계획 재정국은 공안부 사무실과 협력하여 예산을 심사하고 리더에게 보고하여 공안부 사무실의 연간 안전 예산에 반영되도록 한다.

장 II

구체적인 규정

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

기록 접수 및 보관

조 9. 기록 및 문서 제출 의무

1. 매년 12월 31일 이전에 경찰 각 부서와 지방은 기록 및 문서를 검토하고, 보관을 위한 기록 목록을 작성하여 제출해야 한다. 보관하지 않는 기록 및 문서는 해당 부서가 목록을 작성하고 보관부서에 제출해야 한다.

2. 직위 변경, 퇴직 또는 은퇴하는 장교와 하사관은 완전한 기록 및 문서를 그 부서에 이양해야 한다 (양식 번호 01); 개인적인 용도로 기관의 기록 및 문서를 보유하거나 다른 부서로 가져가는 것은 금지된다.

조 10. 기록 및 문서 제출

1. 기록 및 문서 제출 요구사항

a) 제출되는 기록 및 문서는 완전한 기록으로 작성되어야 하며, 기록 내의 문서는 각 기록의 특징에 따라 정렬되어야 하고, 페이지 번호가 부여되고, 기록 표지에 정보가 완성되어야 한다 (양식 번호 02),(양식 번호 02),영구 보존 기간이 있는 기록에는 문서 목록을 작성해야 한다 (양식 번호 03),(양식 번호 03),종료 증명서를 작성해야 한다 (양식 번호 04);기록 및 문서는 보관함에 배치되어야 한다 (양식 번호 05),기록 및 문서 제출 목록이 함께 제공되어야 한다 (양식 번호 06).기록 및 문서는 단위별로 제출되어야 하며, 개별 장교나 하사관에게 제출되지 않아야 한다. 기록 및 문서는 보관부서로 운송되어야 한다.b) 기록 및 문서를 제출하는 단위는 기록 및 문서 제출 목록과 각 유형에 대해 02개의 기록 이양 및 수령 확인서를 작성해야 한다 (양식 번호 01).(경찰 단위 및 지방 보관부서와 기록 이양 단위는 각각 한 부씩 보관한다.2. 제출 기록 및 문서의 구성 요소와 제출 시기

a) 현재 보관소에 기록 및 문서 제출: 매년 12월 31일 이전에 경찰 단위와 지방은 5년 이상 보관해야 하는 지난 연도에 종료된 기록 및 문서를 현재 보관소에 제출해야 한다. 건설 기록 및 문서는 공사가 결산된 날로부터 3개월 후 현재 보관소에 제출해야 한다.원칙 기록, 해결되지 않은 업무 기록, 이미 주관 부서의 기록과 중복되는 업무 해결 기록, 참고용으로 보내진 문서는 현재 보관소에 제출되지 않는다.단위가 보관 기간이 도래한 기록 및 문서를 보관하기 위해 필요한 경우, 경찰 단위 및 지방의 지도자의 서면 승인을 받아야 하며, 보관부서에 보관 목록을 제출해야 한다. 단위에서의 기록 및 문서 보관 기간은 업무 종료 연도부터 2년을 초과할 수 없다..

b) 역사 보관소에 기록 및 문서 제출: 매년 12월 31일 이전에 현재 보관소는 20년 동안 종료된 영구 보존 가치가 있는 기록 및 문서를 역사 보관소에 제출해야 한다. 각 부서의 현 보관소는 문화부 경찰청 관리하의 역사 보관소에 기록을 제출해야 한다. 지방 경찰청과 시 경찰청의 현 보관소는 지방 경찰청의 역사 보관소에 기록을 제출해야 한다.

c) 인사처는 문화부 경찰청 사무실의 의견 일치 후, 현재 단계에서 인사 기록의 구성 요소와 제출 시기를 인사처의 현 보관소와 경찰 단위 및 지방의 현 보관소에 제출하도록 문화부 경찰청 지도부에 참모를 제공한다.

제출 보관을 위한 원칙적 문서, 처리되지 않은 업무 문서, 주관 부서와 중복된 업무 협력 처리 문서, 참고용으로 보관된 문서는 현재 보관 시스템에 포함되지 않는다.

단위가 보관 기한이 지난 문서 및 자료를 보관하고자 하는 경우는 해당 단위 및 지방 경찰청의 경찰청장의 서면 승인을 받아야 하며, 보관할 문서 목록을 보관 부서에 제출해야 한다. 단위에서 문서 및 자료를 보관하는 기간은 업무 종료 연도로부터 2년을 초과하지 않아야 한다.

b) 역사 보관소로 문서 및 자료 제출: 매년 12월 31일 이전에 현재 보관 시스템은 영구 보존 가치가 있는 20년 이상 경과한 문서 및 자료를 역사 보관소에 제출한다. 각 부서의 현재 보관 시스템은 경찰청 비서실 관리하는 역사 보관소에 문서를 제출하며, 지방 경찰청의 현재 보관 시스템은 지방 경찰청의 역사 보관소에 문서를 제출한다.

c) 인사국은 경찰청 비서실의 의견 일치 후 경찰청장에게 보고하여 현행 단계에서 인사 관련 문서를 인사국의 현재 보관 시스템 및 지방 경찰청의 현재 보관 시스템에 제출하는 구성 요소와 제출 기간을 제안한다.

조 11. 경찰 단위 및 지방의 문서 제출 및 보관 분할, 합병, 해체

1. 제출 원칙

가) 경찰 단위 및 지방에서 활동 중 형성된 모든 문서는 중앙 집중 원칙에 따라 관리되며, 분산된 보관소에는 분산되지 않음; 각 경찰 단위 및 지방의 문서는 해당 경찰 단위 및 지방의 보관소에서 통계 및 관리됨. 경찰 단위 및 지방이 활동을 종료하면 보관소를 폐쇄한다.

나) 문서 수집 및 제출 과정에서 국가 비밀 보호 법률 규정과 정보 및 문서 안전 보장을 엄격히 준수해야 함.

다) 경찰 단위 및 지방은 문서를 불법적으로 점유하거나 파기하거나 손상시키거나 분실시키지 못함.

라) 문서를 이관할 때는 문서 이관 접수 기록을 작성해야 함(모델 번호 01).

2. 경찰 단위 및 지방이 두 개 이상의 새로운 단위로 분할되면 분할 전의 모든 문서는 별도의 보관소로 정리하여 상급 직속 기관의 보관소에 제출해야 함. 해결되지 않은 문서는 해당 경찰 단위 및 지방이 관리해야 함.

3. 두 개 이상의 경찰 단위 및 지방이 하나로 합병되면 각 경찰 단위 및 지방의 문서는 별도의 보관소로 정리하여 새로운 기관의 보관소에 제출해야 함. 해결되지 않은 문서는 계속 해결하기 위해 보관되어야 함.

4. 경찰 단위 및 지방이 해체되면 완료된 모든 문서는 상급 직속 기관의 보관소에 제출해야 함. 해결 중인 문서는 해당 기능을 수행하는 기관 또는 단위에 이관되어 그 내용을 완료하고 보관소에 제출해야 함.

절 2

정리 및 문서 가치 확인

조 12. 정리 준비 문서 수령, 검토, 제출

1. 문서를 정리하기 위해 운송하는 동안 경찰 단위 및 지방은 문서 수령을 진행해야 함. 수령 문서의 양은 미터 단위로 계산되며, 기본 문서가 작성된 보관소 또는 문서 그룹은 쌍, 상자 및 문서 수를 명시해야 함. 문서 수령 시 문서의 배열 순서를 방해하지 않도록 주의해야 하며, 문서를 손상시키지 않아야 함. 문서 수령은 기록으로 작성되어야 함.

2. 문서 검토의 근거는 보관소에 제출된 문서의 기록, 목록, 실제 보관소 또는 정리된 문서 그룹임.

3. 문서 검토 내용은 다음과 같음:

가) 정리된 보관소 또는 문서 그룹의 이름.

나) 문서의 시간: 정리된 보관소 또는 문서 그룹 내 가장 오래된 문서와 가장 최근의 문서의 시간.

다) 문서의 양: 개별 문서는 쌍, 패키지 수를 통계하며(문서 미터 단위로 환산); 기본 문서가 작성된 문서는 문서 수를 통계하며(문서 미터 단위로 환산).

라) 문서 유형: 종이 문서, 필름 문서, 녹음 문서 등 수를 통계.

마) 문서 내용: 경찰 단위 및 지방의 활동에서 중요한 문제와 사건을 반영한 문서.

바) 문서 상태: 정리된 보관소 또는 문서 그룹의 부족 정도; 업무 처리 상태: 분류, 가치 판단 등; 물리적 상태.

사) 문서 검색 도구 상태: 문서 목록.

4. 문서 검토 실시

가) 보관소에 제출된 문서의 기록, 목록을 연구하여 초기 정보를 파악해야 함.

나) 직접 문서 그룹을 검토하고, 많은 장교나 하사관이 참여하면 각각 일부를 검토하도록 할당해야 함.

다) 정보를 수집하고 검토 결과 보고서를 작성해야 함(모델 번호 07).

5. 문서 수집 및 보완

가) 문서 검토 후, 정리된 보관소 또는 문서 그룹의 문서가 부족하면 경찰 단위 및 지방은 수집 및 보완해야 함. 수집 및 보완 문서 범위는 목적, 요구, 정리 범위, 검토 결과 보고서, 경찰 단위 및 지방의 기능, 임무, 각 장교 및 하사관의 특정 임무, 문서 등록부 또는 데이터베이스, 문서 수령 기록 등을 고려하여 결정됨.

나) 보완 문서 출처: 경찰 단위 및 지방의 지휘관, 경찰 단위 및 지방 소속 단위, 특정 업무를 수행하는 장교 및 하사관.

조 13. 정리 계획 및 지침 문서 작성

1. 각 단위와 지역 경찰은 정리 계획(양식 제08)을 작성한다. 정리 계획은 작업 내용, 진행 일정, 인력, 물자 및 정리에 필요한 비용 등을 예상해야 한다. 정리에 참여하는 인력(계약 인력을 포함)은 현재 근무 중이거나 퇴역한 경찰관만 가능하다.

2. 단위 형성 파일 및 파일 역사 기록 작성

가) 기초 자료: 각 단위와 지역 경찰의 설립, 분할, 합병과 관련된 법규 및 다른 문서; 단위 형성 파일(문서 그룹)의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조 규정; 단위 형성 파일의 업무 규칙 및 문서 관리 제도; 문서 이송 보고서, 문서 목록, 문서 보관 목록, 문서 통계부, 문서 등록부 및 문서 등록 데이터; 문서 조사 결과 보고서; 관련 기타 자료.

나) 단위 형성 파일 및 파일 역사 기록(양식 제09)은 처음 정리 시 세부적으로 작성되며, 이후 정리에서는 단위와 지역 경찰의 조직 및 활동 변화에 대한 정보만 추가하면 된다.

3. 분류 지침 및 문서 작성 지침 작성

조사 보고서, 단위 형성 파일 및 파일 역사 기록을 바탕으로 각 단위와 지역 경찰은 분류 방안(양식 제10)을 선택한다.

4. 문서 가치 판단 지침 작성

가) 문서 가치 판단 지침은 문서 목록과 구체적인 지침(양식 제11)을 포함한다.

나) 문서 가치 판단 지침 작성 기준: 경찰 내 일반화된 문서 보관 규정인 시행규칙; 단위와 지역 경찰의 파일 목록; 단위 형성 파일 및 파일 역사 기록; 분류 및 문서 작성 지침; 관련 단위 경찰관 및 관련 파일 그룹 정리에 대한 의견.

다) 문서 가치 판단 및 보존 기간 평가 기준
문서는 각 단위와 지역 경찰의 기능, 임무, 활동을 반영해야 한다. 상위 단위와 지역 경찰의 문서는 하위 단위와 지역 경찰의 문서보다 보존 기간이 길다. 역사적, 정치적, 사회적, 경제적 의미가 있는 사건, 시간, 장소에서 생성된 문서는 보존 기간이 더 길다; 1954년 이전의 문서는 영구 보존 대상이다. 일부 파일이 손실, 분실 또는 손상된 기관 파일 보관소의 문서는 완전하고 완비된 기관 파일 보관소의 문서보다 보존 기간이 길다. 특정 시대를 반영하는 특징을 가진 문서; 유명 정치인, 과학자의 서명이나 필적을 가진 중요한 사상이 담긴 문서는 영구 보존 대상이다. 복제본은 물리적 손상된 중요한 원본 문서와 동일한 보존 기간을 가지며, 복제가 불가능한 경우 파기 제안한다.

조 14. 문서 정리의 수행

1. 분류 지침 및 서류 작성 지침에 따라 경찰 단위 및 지역은 문서를 분류한다. 문서를 분류하는 과정에서 다른 파일(문서 집단)에 속한 가치 있는 원본 문서를 발견하면 별도로 분류하고 해당 파일(문서 집단)을 보완하기 위해 목록을 작성해야 한다.

2. 서류를 정리하고 목록화한다.

3. 정보 카드를 목록화 (모형 번호 12).

4. 공식 서류 번호를 표지에 기입하고 서류 상자 라벨을 작성한다.

a) 표지에 아라비아 숫자로 전체 파일 또는 정리된 문서 집단의 모든 서류에 공식 번호를 부여한다. 전체 파일 또는 문서 집단 내에서 서류는 연속적으로 번호가 부여된다.

b) 라벨 작성: 라벨을 작성할 때는 내구성이 있는 검은색 펜을 사용하며, 라벨에 적힌 글자는 명확하고 읽기 쉬워야 한다.

5. 목차를 인쇄하고 제본하여 관리 및 활용을 위한 서류와 자료의 이용을 돕는다.

6. 정리 과정에서 가치가 없는 자료는 분류 방안에 따라 그룹화하고 가치 없는 자료 목록(모형 번호 13)으로 통계를 작성한다.

조 15. 정리 완료

1. 정리 결과를 다음 기준에 따라 검사한다: 정리 목적 및 요구사항; 정리 지침 문서; 정리 결과 조사 보고서; 정리 대상 서류 교부 확인서; 정리 계획.

2. 정리 결과 검사 내용은 다음과 같다: 정리 지침 문서, 정리된 서류 목록, 정리된 파일 또는 문서 집단의 가치 없는 자료 목록 검사; 정리 후 실제 자료 검사; 정리 검사 또는 정리 완료 확인서 작성.

4. 정리 후 자료 이관은 다음 자료를 포함한다:

a) 보존용 자료는 정리된 서류 목록에 따라 이관한다.

b) 파기용 자료는 가치 없는 자료 목록에 따라 이관한다.

c) 다른 파일로 이관되는 자료는 세트별로 통계를 작성하여 이관한다.

d) 자료 이관 시에는 이관 확인서가 있어야 한다.

5. 경찰 단위 및 지역은 정리 종합 보고서를 작성한다.

a) 정리 결과는 다음 측면에서 평가된다: 정리 대상 자료 수 및 정리 전 상태; 정리 후 자료 수 및 정리 후 상태.

b) 정리 과정 평가는 다음 내용을 포함한다: 정리 계획과 비교한 정리 진행 상황; 정리 과정에서의 장점, 문제점, 한계; 정리 과정에서 얻은 경험.

6. 이관할 정리 서류는 다음을 포함한다: 정리 결과 조사 보고서; 정리 지침 및 정리 계획; 정리된 서류 목록, 기타 통계 및 검색 도구(있을 경우); 정리된 파일 또는 문서 집단의 가치 없는 자료 목록 및 설명서; 정리 결과 보고서.

조 16. 자료 보존 기간

자료 보존 기간은 경찰부 규정에 따라 시행된다.

조 17. 자료 가치 결정 위원회

1. 경찰 단위 및 지역의 책임자는 현재 보존 및 역사적 보존을 담당하는 자료 가치 결정 위원회를 설립한다. 자료 가치 결정 위원회는 임무 완료 시 해산된다.

2. 자료 가치 결정 위원회의 구성원

a) 자료를 직접 보관하는 경찰 단위 및 지역의 단위 책임자가 위원회 의장이다. 경찰 소재지의 경우, 소재지 경찰 책임자가 의장이다.

b) 경찰 단위 및 지역의 자료 보관 책임자가 위원회 위원이다. 경찰 소재지의 경우, 자료 보관 업무를 맡은 사관이 위원이다.

c) 경찰 단위 및 지역의 자료 보관 업무를 맡은 사관이 위원회 비서이다. 경찰 소재지의 경우, 자료 가치 결정 위원회 비서로 사관 1명을 지정한다.

3. 자료 가치 결정 위원회의 임무

a) 자료 보존 기간 및 상위 보관소에 제출될 자료 선택을 지원하며, 보존 기간이 만료된 자료를 재검토하고 필요하다면 보존 기간을 연장할 수 있다.

b) 가치 없는 자료 목록을 검토하고 권한 있는 당국에 파기 결정을 요청한다.

c) 자료 가치 결정 위원회 회의록(모형 번호 15)은 자료 파기 결정의 근거가 된다.

조 18. 가치 없는 문서 폐기

1. 가치 없는 문서 폐기 결정 권한: 공안 단위 또는 지방에서 설립된 현행 및 역사적 기록 보관소를 관리하는 단위의 수장 또는 위임받은 부수장이 관리 범위 내에 있는 비밀도가 없는 가치 없는 문서 폐기를 결정할 수 있는 권한을 가진다. 지방 공안 단위의 경우, 지방 공안 수장 또는 위임받은 지방 공안 부수장이 관리 범위 내에 있는 비밀도가 없는 가치 없는 문서 폐기를 결정할 수 있는 권한을 가진다. 국가 비밀을 포함하는 문서의 폐기는 국가 비밀 보호 법률 규정에 따라 이루어진다.

2. 가치 없는 문서 폐기 서류는 다음과 같다:

a) 가치 없는 문서 목록 (양식 번호 13).

b) 기록 가치 판단 회의 설립 결정서 (양식 번호 14).

c) 기록 가치 판단 회의 회의록 (양식 번호 15).

d) 가치 없는 문서 폐기 결정서 (양식 번호 16).

e) 가치 없는 문서 폐기 회의록 (양식 번호 17).

f) 관련 기타 문서.

3. 가치 없는 문서 폐기는 문서 내 정보를 완전히 삭제하고 폐기 회의록을 작성해야 한다.

4. 가치 없는 문서 폐기 서류는 문서 폐기일로부터 최소 20년간 해당 공안 단위 또는 지방에서 보관되어야 한다.

목 3

기록 통계 및 보관

조 19. 기록 통계

1. 공안 단위 또는 지방의 기록은 통계 시스템 및 기록 관리 데이터베이스 내에서 집중적으로 통계되어야 한다.

2. 공안 단위 또는 지방은 정기적으로 기록 업무 상황을 종합하고 비밀도가 없는 영구 보존 기록 목록과 관리 범위 내의 비밀도가 있는 영구 보존 기록 목록을 작성하여 매년 1월 15일까지 당부 사무실에 보고해야 한다.

3. 공안 단위 또는 지방은 관리 중인 문서와 서류를 지속적으로 검사하고 대조해야 한다. 매년 모든 현행 보존 문서와 서류를 전체적으로 검사하고 대조해야 하며 특히 비밀 표시가 있는 문서에 주의해야 한다. 기록 관리 통계 장부에는: 기록 보관 통계 장부 (양식 번호 18), 기록 입고 장부 (양식 번호 19), 기록 출고 장부 (양식 번호 20)가 포함된다.

조 20. 기록 보관

1. 공안 단위 또는 지방에서 일반적으로 형성되는 기록은 보관 창고에서 안전하게 보호되어야 한다.

2. 공안 단위 또는 지방은 각각의 기록 보관 창고를 설치하거나 보관 창고를 배치해야 하는 책임이 있으며, 이는 정부가 2025년 6월 3일에 제정한 2025년 제113호 정부령에 따른 법률 기록에 대한 세부 규정에 따라 이루어진다.

조 21. 전문 보관 창고

인민 공안의 전문 보관 창고는 현행 보관 창고와 역사적 보관 창고로 구성된다. 인민 공안의 전문 보관 창고는 2024년 기록 법률 제21조와 정부가 2025년 6월 3일에 제정한 2025년 제113호 정부령에 따른 법률 기록 세부 규정에 따라 설립되어야 한다.

조 22. 예비 보관

인민 공안의 예비 보관은 2024년 기록 법률 제22조와 정부가 2025년 6월 3일에 제정한 2025년 제113호 정부령에 따른 법률 기록 세부 규정에 따라 이루어진다.

절 4

특별 가치가 있는 기록, 접근 조건이 있는 기록, 기록 활용 및 사용

조 23. 특별한 가치가 있는 기록물

특별한 가치가 있는 기록물은 2024년 기록물법 제38조, 제39조 및 내무부 통일령 제06호 2025년 제2025-06-15일 발령된 "기록물법 일부 시행에 관한 세부 규정"에 따라 처리한다.

조 24. 조건부 접근 기록물

1. 조건부 접근 기록물에는 국가기밀을 포함하는 내용의 기록물과 정부령 제113호 2025년 제2025-06-03일 발령된 "기록물법 일부 시행에 관한 세부 규정"에 따른 기록물이 포함된다.

2. 국가기밀을 포함하지 않는 기록물에 대해서는 각 부 산하 단위와 지방경찰청은 관리 범위 내의 조건부 접근 기록물을 목록화하고 경찰부총리실의 의견을 수렴하여 경찰총장에게 보고하여 목록을 승인받아야 한다.

조 25. 기록물의 활용 형태

1. 기록물의 활용 형태는 다음과 같다.

가) 독자에게 기록물을 제공하여 사용하게 하는 것

나) 기록물의 사본을 제공하는 것

2. 기록물 사본에는 권한자의 인증이 있는 사본과 없는 사본이 있다. 인증된 사본은 원본과 동일한 효력을 갖는다.

조 26. 기록물의 활용 허가 권한

1. 국가기밀을 포함하는 기록물의 활용 허가는 국가기밀 보호법에 따른다.

2. 경찰총장은 외국 기관, 단체, 개인이 관리 범위 내의 기록물을 활용하도록 요구할 경우 이를 승인할 수 있는 권한이 있다.

3. 각 부 산하 단위의 책임자, 지방경찰청장, 읍면경찰대장은 경찰 각 단위, 지역, 경찰력량 내의 장교, 하사관과 국내 기관, 단체, 개인이 관리 범위 내의 기록물을 활용하도록 요구할 경우 이를 승인할 수 있는 권한이 있다.

4. 경찰 각 단위, 지역에서 관리하는 기록물의 책임자는 해당 단위, 지역 내의 장교, 하사관이 기록물을 활용하도록 요구할 경우 이를 승인할 수 있는 권한이 있다.

조 27. 기록물 활용 절차

1. 기록물 활용

가) 공무 목적을 위한 기록물 활용

경찰 각 단위, 지역 내의 장교, 하사관이 기록물을 활용할 때는 기록물 활용 요청서(양식 21)를 제출해야 한다.(양식 21).

경찰력량 내의 각 단위, 지역 외의 장교, 하사관이 기록물을 활용하거나 경찰력량 외의 기관, 단체, 개인이 기록물을 활용할 때는 기록물 활용 요청서, 기록물 활용 신청서, 공민증명서(경찰력량 내의 장교, 하사관은 경찰공민증명서를 제출해야 함)를 제출해야 한다.

외국 기관, 단체가 기록물을 활용할 때는 해당 기관, 단체는 국제협력 프로그램 또는 관련 업무를 수행하는 경찰력량 주관 기관에 기록물 활용 요청서를 제출해야 한다. 요청서에는 기관, 단체 이름, 대표자 이름, 국적, 여권번호, 직위, 활용할 기록물, 활용 목적, 경찰총장의 동의 없이는 제3자에게 제공하거나 이전하지 않겠다는 약속, 기록물 활용 요청서를 명시해야 한다.

나) 합법적인 개인 목적을 위한 기록물 활용

경찰력량 내의 장교, 하사관과 경찰력량 외의 개인이 합법적인 개인 목적을 위해 기록물을 활용할 때는 기록물 사용 신청서, 공민증명서(경찰력량 내의 장교, 하사관은 경찰공민증명서를 제출해야 함), 기록물 활용 요청서를 제출하고 해당 권한자의 승인을 받아야 한다.

2. 기록물 활용 절차

가) 단계 1: 경찰 각 단위, 지역, 경찰력량 내의 장교, 하사관과 경찰력량 외의 관련 기관, 단체, 개인은 본 조항 제1항에 따라 기록물 활용 요청서를 준비한다.

나) 단계 2: 직접 기록물을 관리하는 단위는 활용 대상과 기록물 활용 요청서를 바탕으로 승인하거나 상급 권한자에게 승인을 요청한다. 상급 권한자가 승인한 후, 기록물 관리자는 기록물을 보관 장소에서 꺼내어 관리 기록에 정보를 입력하고 활용자를 통해 기록물이 인수되도록 한다.(양식 22), 활용자는 기록물 인수를 확인하고 서명하며 기록물을 받는다.

다) 단계 3: 활용 또는 활용 기간 종료 후, 기록물 관리자는 기록물을 회수하고 검사한 후 보관 위치로 반환한다. 기록물 활용 요청서는 규정에 따라 보관한다.

조 28. 기관, 단체, 개인의 문서 이용 및 사용에 관한 권리와 의무

1. 각 지방 경찰기관, 경찰관, 하사관 및 경찰력 외 관련 기관, 단체, 개인은 법률이 정하는 바에 따라 업무 수행, 학술 연구, 역사 연구 등 정당한 목적으로 문서를 이용할 수 있는 권리를 가진다.

2. 각 지방 경찰기관, 경찰관, 하사관 및 경찰력 외 관련 기관, 단체, 개인은 문서를 이용할 때 다음 사항을 준수해야 한다.

가. 문서 내 정보의 원래성을 존중하며, 문서를 인용하거나 소개할 때 이를 고려해야 한다.

나. 문서의 비밀을 보장하고, 문서를 수정하거나 지우거나 표시하지 않으며, 문서를 찢거나 구겨서 손상시키지 않아야 하며, 문서 이용 시 내부 규정을 준수해야 한다.

다. 본 통지규칙, 각 지방 경찰기관의 문서 관리 내부 규정 및 관련 법령을 준수해야 한다.

3. 각 지방 경찰기관의 문서 관리자의 책임

가. 문서 이용 및 사용 요구사항을 안전하게, 비밀리에 지원하며, 문서 이용 및 사용 상황을 모니터링해야 한다.

나. 문서 이용 및 사용과 관련된 내부 규정을 작성하고, 관련 권한을 가진 기관에 제출하여 발포하도록 해야 한다.

절 5

문서 관리

조 29. 경찰력 내 문서 활동 관리 및 수행 책임

1. 경찰청 사무처는 경찰력 내 일반 문서의 보존 기간을 정하는 규정을 제정하고, 경찰청장에게 보고하며, 경찰력 내 일반 문서의 보존 활동을 관리해야 한다.

2. 각 지방 경찰기관의 장은 문서 활동을 지휘하고 조직하며, 해당 기관의 문서 활동 내부 규정을 제정하고, 경찰력 내 문서 활동에 과학기술을 적용해야 한다.

3. 경찰청 감사실 및 인사국은 경찰청 사무처의 의견을 반영하여 감사 업무 및 인사 관련 문서 관리 지침을 제공해야 한다.

4. 각 지방 경찰기관의 경제실 또는 동등한 부서는 일반 문서를 보관하며, 경찰기관의 장을 돕기 위해 지방 내 문서 활동 관리를 조직해야 한다.

5. 문서 활동과 관련된 업무를 수행하는 모든 개인은 본 통지규칙을 준수해야 한다.

조 30. 업무 교육 및 훈련

1. 경찰청 사무처는 경찰력 내 문서 활동을 수행하는 경찰관, 하사관을 대상으로 업무 교육 및 훈련을 실시한다.

2. 각 지방 경찰기관의 경제실 또는 동등한 부서는 경찰력 내 일반 문서를 보관하며, 경찰청 사무처와 협력하여 해당 기관의 경찰관, 하사관을 대상으로 업무 교육 및 훈련을 실시한다.

조 31. 공안인민의 일반적인 문서 보관 활동을 수행하기 위한 조건 보장 요건

공안인민의 일반적인 문서 보관 활동을 수행하기 위해 필요한 경비는 연간 국가예산안에 배정되며 법률이 정한 바에 따라 사용된다.

장 III

시행규정

조항 32. 효력 발생

1. 본 통지는 2025년 7월 1일부터 효력이 발생한다.

2. 이 고시는 2018년 12월 28일 경찰부 고시 제45/2018/TT-BCA에 따른 공안인민의 일반적인 문서 보관 기간에 대한 규정; 2020년 1월 17일 경찰부 고시 제08/2020/TT-BCA에 따른 공안인민의 일반적인 문서 보관 업무에 대한 규정; 2020년 4월 28일 경찰부 고시 제39/2020/TT-BCA에 따른 공안인민의 업무 파일 관리에 대한 규정; 2021년 5월 14일 경찰부 고시 제52/2021/TT-BCA에 따른 공안인민의 감사 업무 파일 관리에 대한 규정을 대체한다.

조 33. 시행 책임

1. 각 단위 및 지방 공안은 이 고시를 엄격히 준수하고 실행하기 위해 철저히 인식하고 구현해야 한다.

2. 경찰부 사무실은 경찰부 장관이 이 고시의 시행을 모니터링, 지도, 검토, 촉진하는 데 도움을 주어야 한다.

이 고시의 시행 과정에서 어려움이나 문제점이 발생하면 각 단위 및 지방 공안은 이를 경찰부(경찰부 사무실을 통해)에 보고하여 지도와 해석을 받는다./.