결정 번호 63/QĐ-NH2 회계 증빙 서류 보관 규정 발부에 관한 결정

결정

"국가은행 회계증빙서류 보관 규정"을 공포함"국가은행 회계증빙서류 보관 규정"

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국립 은행 총재

1990년 5월 23일 은행국 법령에 의거함;

1988년 5월 10일 통계 및 회계 법령을 근거로

1982년 12월 30일 국가기록물 보호 법령에 근거함

1993년 3월 2일 정부가 제정한 중앙부처의 임무, 권한 및 책임에 관한 15/CP 호정령에 근거함

국가은행 재정회계과 과장의 건의에 따라

결정함에 있어서:

조 1. 이 결정으로 "국가은행 회계증빙서류 보관 규정"을 공포한다.

조항 2:이 결정은 이 결정 서명 날짜로부터 15일 후부터 효력을 발생하며, 국가은행 회계증빙서류 보관에 관한 다른 법률 문서와 충돌하는 규정들은 모두 효력을 상실한다.

조항 3:통화총장, 재정회계과 과장, 은행정보센터 소장, 각 부과 과장, 중앙은행 지방지점 지점장은 이 결정을 집행하는 책임을 진다.

장 1. 회계증빙서류의 배치 및 결집::

조 1. 국가은행의 회계증빙서류는 일일 회계 처리 후 각 회계 분야 간의 일치를 확인한 후, 일일 회계 처리된 증빙서류와 원본 증빙서류 및 관련 부속물을 포함하여 완전하고 신속하게 수집하고, "일일 증빙서류 일지"로 정리하여 안정적이고 깔끔하게 보관해야 한다.

일일 증빙서류 일지는 일별로 결집되며, 일일 증빙서류 일지의 정리, 결집 및 보관은 다음 요구 사항을 준수해야 한다: - 증빙서류의 완전성 보장 - 국가 자산의 안전 보장 - 검토 및 참조의 신속성과 용이성 - 회계 처리 절차에 적합 - 보존 기간 만료 시 파기의 편의성

조 2. 국가은행의 회계증빙서류는 다음과 같이 보관 및 보존되어야 한다:

- 종이 증빙서류: 쌍방 증빙서류 목록, 금고 일지, 내부 증빙서류, 외부 증빙서류 (증빙서류와 함께 제공되는 모든 문서 포함). - 테이프, 디스크, 마이크로필름 및 회계 증빙서류 정보 데이터를 포함하는 기타 저장 매체.

조 3. 증빙서류의 보존 기간은 다음과 같이 구분된다:

- 영구 보존. - 일정 기간 보존. 국가은행의 각 증빙서류의 보존 기간은 중앙은행 총장이 정한다.

조 4. 회계 처리된 증빙서류는 증빙서류 보존 절차를 담당하는 직원에게 전달되어야 한다. 증빙서류를 받는 직원은 당일 증빙서류를 다시 검토하고 당일 발생한 모든 증빙서류(등록 증빙서류와 원본 증빙서류 포함)를 수집하고 처리해야 한다.

항 1- 증빙서류는 국가은행의 증빙서류 보존 기간에 따라 분류되어야 한다.

1.1 영구 보존: 국가은행의 장기 활동과 관련된 중요한 증빙서류를 포함한다. 예를 들어: - 국가가 국가은행에 위탁 관리하는 자금 및 자산과 관련된 법적 근거 증빙서류 (몰수, 수거, 임시 보관, 임시 보관 금융외화 증빙서류 포함). - 발행 및 유통 관련 증빙서류 (정부 결정, 발행 결정, 총장의 출금 결정 포함). - 국내외 채무 및 채권 결제 관련 증빙서류. - 정부 명령에 따른 외환 조절 및 지정 목적 발행 관련 법적 증빙서류. - 국가은행의 장기 차입 및 해외 차입 관련 증빙서류. - 은행업 자체 자금 및 자산과 국가가 은행업에 제공한 장기 사용 가능한 고정자산 구매 및 건설 관련 증빙서류 (해체, 분할 또는 합병 시 자산 이전 증빙서류 포함). - 건설 및 고정자산 구매 관련 증빙서류 (사무소, 주택, 창고, 토지 등 증빙서류 포함).

1.2 - 일정 기간 보존: - 장기 보존: 발생부터 종료까지 일정 기간 보존이 필요하며, 검토, 참조, 조사 등 업무 수행에 필요한 증빙서류를 포함한다. 예를 들어: + 개인 채무 및 채권, 장기간 미처리 잔액 관련 증빙서류. + 건설 및 고정자산 구매 관련 증빙서류 (자동차, 컴퓨터 등 포함). + 소송 중인 사건 관련 증빙서류. + 은행업 회계 처리 관련 중요 문서 및 증빙서류. + 정부와 외국 정부 간 차입 및 원조 관련 증빙서류. + 화폐 파기 관련 증빙서류. - 단기 보존: 일상적인 수익 및 비용 및 기타 은행 관련 증빙서류 (장기 및 영구 보존 제외). 예를 들어: + 재고 보고서; + 증빙서류 일지; + 자산 청산 증빙서류. 2- 장기 및 영구 보존 증빙서류의 보관 방법: - 위에서 언급한 장기 또는 영구 보존을 위한 중요한 증빙서류를 복사하여 추가로 보관 (등록 증빙서류와 원본 증빙서류 포함): + 복사본은 증빙서류 일지에 결집되어 보관되며, 복사본에는 회계과장과 증빙서류 보관 절차 담당 직원의 서명이 있어야 함. + 원본은 별도의 파일에 보관되어 지속적으로 참조 및 처리될 수 있도록 관리된다. 이 파일은 규정된 장기 또는 영구 기간 동안 보관된다. + 은행은 이러한 증빙서류의 관리 및 사용을 별도로 기록해야 한다.

조 5. 회계 증빙서류의 일기부 첨부 증빙서류 정리:

- 일기부에 첨부하기 전 증빙서류는 거래 쌍별로 순서대로 정리되어야 하며(컴퓨터 입력을 위한 정리 방법), 구체적으로 다음과 같다: 쌍 1 - 현금 및 수표 결제 관련 증빙서류. 쌍 2 - 연관 거래 결제 관련 증빙서류. 쌍 3 - 대치 결제 관련 증빙서류. 쌍 4 - 내부 수입 지출 관련 증빙서류. 쌍 5 - 거래 회계 관련 증빙서류. 쌍 6 - 조정 증빙서류. 쌍 9 - 부록 증빙서류. - 각 쌍에는 "증빙서류 쌍 발생 목록..."이 포함되며, 해당 날짜의 거래 순서에 따라 정리된 증빙서류가 포함된다. 원본 증빙서류(위임장, 소개서, 목록, 결정서, 기록 등)는 장부 기재 증빙서류와 함께 첨부되어야 한다. 한 번의 거래에서 발생한 증빙서류가 있을 경우에도 각 쌍은 해당 날짜의 증빙서류 쌍 발생 목록(현금 발생 쌍 목록 및 증빙서류, 연관 거래 발생 쌍 목록 및 증빙서류 등)을 포함해야 한다. - 일기부 증빙서류는 다음과 순서로 정리되어야 한다: + 증빙서류 쌍 발생 목록 통합표. + 현금 일기부(현금 일기부는 현금 증빙서류 바로 위에, 수표 결제 일기부는 수표 결제 수입 지출 증빙서류 바로 위에 위치). + 각 쌍의 증빙서류 목록 및 해당 날짜의 증빙서류.

조 6. 일기부 증빙서류 정리.

- 위와 같이 정리된 증빙서류를 담당 직원이 각 날짜별로 단단하고 깔끔하게 정리하여 묶어야 한다. 일기부 증빙서류 집합의 가장 마지막에는 딱딱한 표지와 고리를 사용하여 보호하며, 표지에는 다음 요소가 기재되어야 한다: + 은행 이름:...+ 증빙서류 쌍:...+ 보관 번호:...+ 보관 기간:...보관 기간 만료일:...+ 집합 번호:.../당일 집합 총 수:...+ 날짜...월...년...+ 이 일기부 증빙서류 집합은...개의 증빙서류(번호 01부터...)를 포함하며, 증빙서류 정리 및 번호 부여자(명확한 이름과 서명). - 당일 발생 증빙서류 수가 많다면 쌍별로(위 규정에 따름) 여러 작은 집합으로 나누어 정리할 수 있다. 각 집합의 표지에는 증빙서류 쌍 종류, 식별 코드, 집합 순서 및 당일 총 집합 수가 기재되어야 한다; 예를 들어 당일 4개의 집합이 있다면 각 집합의 순서는 다음과 같이 기재된다: 집합 1/4 날..., 집합 2/4...- 당일 증빙서류 수가 적다면 여러 날짜(3일 또는 5일)를 하나의 집합으로 정리할 수 있으나, 각 날짜 사이에는 분리 표지가 있어야 하며, 최종 표지에는 증빙서류 집합...날... (번호...부터...까지)...날... (번호...부터...까지) 각 집합은 하나의 번호만 부여되며(01부터 시작하여 끝까지). - 중요한 증빙서류(장기 또는 영구 보관 기간이 있는 경우)의 원본은 별도의 파일에 보관되며, 매 달 말에 증빙서류 관리 절차 담당 직원은 보관 기간별로 분류된 중요 증빙서류 발생 목록을 작성해야 한다. 목록에는 증빙서류 발생 날짜...월...년...; 업무 유형...; 증빙서류 유형...; 보관 기간... 등의 정보가 명확히 기재되어야 한다. 같은 보관 기간을 가진 증빙서류는 함께 모아 각 보관 기간별로 별도의 집합을 만들어 정리하며, 목록을 포함한다. 예를 들어 영구 보관 증빙서류 집합, 장기 보관 증빙서류 집합 등. 각 집합의 증빙서류는 발생 시점 순서대로 정리된다.

조 7. 모든 증빙서류 집합(증빙서류 각 쌍의 종합 목록, 각 쌍 증빙서류 발생 목록, 장부 기재 증빙서류, 원본 증빙서류 등 포함)은 연속적인 순번을 부여해야 하며, 순번은 01부터 시작한다. 보관 증빙서류의 순번은 각 증빙서류의 오른쪽 상단 모서리에 볼펜이나 펜으로 색칠하여 일관되게 기록하거나 찍어야 한다.

조 2. 이 결정은 서명일로부터 15일 후에 효력을 발생한다. 은행중앙기관의 증빙서류 보관에 관한 다른 법령과 충돌하는 규정들은 이 결정이 효력 발생함에 따라 그 효력을 상실한다.

장 2. 은행중앙기관의 증빙서류 보관:

조 8. 장기 또는 영구 보관 기간 중 수사, 감사, 검색 등의 과정에 있는 증빙서류는 보관 기간이 도래하더라도 수사, 감사, 검색 등의 과정이 끝나지 않은 한 계속적으로 보관 및 관리되어야 하며, 이러한 과정이 끝난 후 즉시 보관 창고로 이송되어야 한다.

조 9. 월별 증빙서류 집합은 폐쇄 후 회계부서에서 보관되며, 연간 결산 승인 후 최대 1개월 내에 보관 창고로 이송되어야 한다.

1- 회계부서가 보관 창고 담당자에게 증빙서류를 이양할 때, 해당 달의 모든 증빙서류를 수집하고 보관 기간에 따라 분류하며, 회계 자료는 시간 순서(달 내 날짜 순)대로 포장하여 묶거나 상자, 상자 또는 상자로 포장하고 봉인해야 한다. 각 묶음(또는 상자, 상자 또는 상자)에는 다음 정보가 명확히 기재되어야 한다: + 은행 단위 이름 + 해당 달의 증빙서류 집합 수(묶음 또는 상자, 상자 또는 상자) + 증빙서류 달 및 년도 + 보관 번호 + 보관 기간 + 봉인(포장)한 사람의 서명 및 이름. 2 - 회계부서와 보관 창고 담당자 간 증빙서류 이양은 봉인된 묶음(또는 상자, 상자 또는 상자)을 통해 이루어져야 하며, 증빙서류 이양 확인서(보관 창고 담당자와 회계부서 사이의 서명 확인 포함)와 이양 내역을 기록하는 표가 정해진 절차에 따라 작성되어야 한다.

조 10. - 보관 창고는 저장 및 보존을 위한 용품(箪笥, 선반, 방화 및 소화 장비, 해충 및 습기 방지, 쥐 피해 방지, 손상 및 손실 방지 등)을 갖추어야 하며, 전담 보관 창고 담당자를 배치해야 한다. 보관 창고가 없거나 공간이 부족한 경우, 증빙서류는 다른 창고 구역의 잠금 가능한 상자 또는 상자에 보관되어야 하며, 보관 창고 담당자가 이러한 재료의 보관 책임을 지게 된다.

- 증빙서류에 대한 책임: - 회계부서에서 보관되는 증빙서류에 대한 책임: 증빙서류 보관 절차를 처리하는 직원은 증빙서류가 완전하게, 무손실, 안전하게 보관되도록 책임을 지며, 회계부서에서 보관 기간 동안 증빙서류가 손실, 훼손, 수정, 삭제 또는 화재로 인해 손상되지 않도록 책임을 지며, 회계부서 책임자의 동의 없이는 누구도 증빙서류를 열람하거나 대출할 수 없다. - 회계부서 책임자는 증빙서류의 적법성, 합법성 및 증빙서류의 수가 이미 봉인(또는 잠금)된 묶음(또는 상자, 상자 또는 상자)의 수와 일치하도록 책임을 지며, 이는 보관 창고 담당자에게 이양될 때의 상태와 동일해야 한다. - 보관 창고 담당자는 다음 사항에 대해 책임을 지며: + 증빙서류가 봉인(또는 잠금)이 제거되었을 때(또는 봉인이 제거되었을 때) 증빙서류가 누락, 손실, 훼손, 파괴 또는 수정, 삭제되었을 때; 또는 봉인이 제거되지 않았지만 이양 시점에서 보관 창고 담당자와 회계부서 사이에 봉인이 제거되지 않았을 때의 봉인과 일치하지 않을 때. + 증빙서류가 습기, 해충, 쥐 피해 또는 화재로 인해 훼손되었을 때. + 증빙서류가 포함된 묶음(또는 상자, 상자 또는 상자) 전체가 누락되었을 때. + 보관 창고 담당자의 보관 부주의로 인한 기타 증빙서류의 손실 또는 훼손 사항.

조 제11항. - 은행에서 회계 자료 및 서류 검사, 대조, 검토, 확인, 복제 등을 실시하는 것은 국가와 중앙은행의 규정에 따라 이루어진다.

- 관련 회계 서류 및 자료를 검토, 확인, 복제 등 하는 과정에는 보관 창고 담당자, 회계 부서장, 은행 총경 또는 총경이나 회계 부서장이 문서로 위임한 사람의 감독을 받아야 한다. 증빙 서류 및 보관 자료의 검색, 대조, 확인, 검토 또는 복제는 해당 은행 본부에서 규정된 장소에서만 진행된다. 원본 증빙 서류는 규정된 장소 밖으로 가져가지 않아야 하며 그대로 보존되어야 한다. - 증빙 서류 원본을 검토, 확인 또는 복제하는 과정에서 누군가가 원본을 손상시키거나 분실하거나 수정하면 해당 증빙 자료를 보관하고 있는 단위는 기록을 작성하고 구체적인 책임을 부여하며 행정 처분 또는 법률 규정에 따른 처벌을 받는다. - 검토, 확인 또는 복제 후 회계 증빙 서류는 원래 위치에 다시 넣어 봉인하고 철심을 고정해야 하며 이 과정은 보관 창고 담당자의 참관 아래 이루어진다. 은행 총경, 회계 부서장 또는 총경이나 회계 부서장이 문서로 위임한 사람이 이를 관리한다. - 증빙 서류의 분실 또는 손실은 해당 단위의 책임자와 회계 부서장에게 즉시 보고되어 적절한 조치가 취해져야 한다.

조 제3항. 통감 사무총장, 회계 재정 부서장, 은행 정보센터 총경, 은행 중앙은행 직속 부서장, 은행 지점 총경은 이 결정의 시행을 책임진다.

통감이 규정한 은행 중앙은행의 회계 증빙 서류 보관에 관한 규정 (1997년 3월 23일 은행 중앙은행 통감의 결정 제63/QĐ-NH2 호에 의해 발행됨)

장 제3절. 시행 조항:

조 제12항. 회계 재정 부서장은 이 결정의 시행을 지도하고 총검사 부서장과 협력하여 이 결정의 준수 상황을 점검한다.

은행 중앙은행의 책임자와 회계 부서장은 이 결정의 시행을 지시하고 자신의 단위에서 이 결정의 준수 상황을 점검한다.

조 제13항. 이 규정의 내용 변경 또는 보완은 은행 중앙은행 통감이 결정한다.