시행규칙 제 91/2012/TT-BQP은 군대 내에서 문서업무, 보관 및 자료 보안에 관한 규정을 제정함.

시행규칙

B시행 규 제에 관한 제도

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근거ứ 2008년 6월 3일 법률 제정에 따른 법안 발부 법률;

2011년 법률 제정법에 의거;

국가 비밀 보호 법령 2000년을 근거로 함;

공문서 관리에 관한 2004년 4월 8일 제110/2004/NĐ-CP 호 정부 명령과 2010년 2월 8일 제09/2010/NĐ-CP 호 정부 명령에 대한 일부 조항의 개정 및 보완에 관한 2010년 2월 8일 제09/2010/NĐ-CP 호 정부 명령을 근거로 함;

정부가 2008년 9월 16일 제정한 제104호 정부령(국방부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 규정)에 근거하여

국방부 사무총장의 건의를 검토함;

국방부 장관은 국방부 공문서, 기록 보존 및 문서 보안에 관한 제도를 통지하는 통지를 발부함,

조 1. 이 통지와 함께 "국방부 공문서, 기록 보존 및 문서 보안에 관한 제도"를 발부함.

조 2. 이 통지는 서명 날짜로부터 45일 후에 효력을 발생하며 다음의 법률 문서들을 대체함:

1. 1981년 1월 19일 제15/QĐ-QP 호 국방부 장관 결정에 따라 부속된 공문서 업무 규정;

2. 2000년 8월 4일 제1602/QĐ-BQP 호 국방부 장관 결정에 따라 부속된 비밀 문서 보호 제도;

3. 2005년 12월 20일 제206/2005/QĐ-BQP 호 국방부 장관 결정에 따라 부속된 행정 문서 발부 및 관리 규정의 장 1, 4, 5, 6;

4. 2008년 9월 9일 제127/2008/QĐ-BQP 호 국방부 장관 결정에 따른 기록 보존 관리;

5. 2008년 12월 15일 제162/2008/QĐ-BQP 호 국방부 장관 결정에 따른 도장 관리 및 사용;

조 3. 총참모장, 각 총국 주임, 각 기관 지휘관은 이 통지를 집행하는 책임을 진다.

국방부 사무총장은 이 통지를 조직하고 실행하는 책임을 진다./.

제 정 규 정

국방부 공문서, 기록 보존 및 문서 보안에 관한 제도

(2012년 7월 26일 국방부 통지 제91/2012/TT-BQP호에 부속됨)

__________________________

장 I.

총칙

조 1. 적용범위

본 제도는 국방부 공문서, 기록 보존 및 문서 보안 업무의 관리 내용과 업무 활동에 대해 규정한다:

1. 공문서 업무: 문서 작성 및 발부; 문서 수신 및 발송 관리; 문서 목록 및 문서 목록 작성; 도장 관리 및 사용.

2. 기록 보존 업무: 문서 수집; 정리, 가치 평가, 통계, 점검, 보존 및 사용.

3. 문서 보안 업무: 문서 비밀 등급 지정, 비밀 강화, 비밀 해제; 비밀 목록 작성; 비밀 문서 관리; 정보기술 장비 데이터 보안; 외국 파트너와의 관계에서 정보 보안.

조 2. 적용대상

본 제도는 국방부 공문서, 기록 보존 및 문서 보안 업무와 관련된 모든 기관, 단위, 당 조직, 청년단, 국방공동회, 여성회, 기업, 협회(이하 "기관, 단위"라고 함) 및 관련 개인에게 적용된다.

조 3. 용어 해석

본 제도에서 다음과 같은 용어들은 다음과 같이 이해된다:

1. 행정 문서는 기관, 단위가 법으로 정해진 책임을 수행하기 위해 발부하는 관리, 지휘, 업무 처리 문서이다.

2. 전문 문서는 정치, 작전, 훈련, 군사외교, 과학기술, 기초시설 건설, 경제, 재정회계, 사법, 보험, 의료 등의 분야의 내용을 반영한 문서이다.

3. 문서는 기관, 단위, 개인의 활동 과정에서 생성된 정보를 담고 있는 물질이다.

문서에는 다음과 같은 종류가 포함된다: 문서, 설계안, 지도, 연구보고서, 장부, 통계표; 필름 원본 및 복사본; 음성 및 영상 테이프; 전자 문서; 문학 및 예술 작품 초고; 업무 일지, 일기, 회고록, 필적, 손글씨 문서; 그림 또는 인쇄물; 출판물 및 기타 정보를 담고 있는 물질.

4. 수신 문서는 다른 기관, 단위 및 개인으로부터 받은 문서이다.

5. 발송 문서는 기관, 단위가 발부한 문서이다.

6. 문서 초고는 문서 작성 과정에서 작성되거나 타이핑된 문서이다.

7. 문서 원본은 기관, 단위, 조직이 발부하고 해당 권한을 가진 사람의 직접 서명이 있는 완전한 내용과 형식을 갖춘 문서이다.

8. 문서 정본은 기관, 단위, 조직이 발부하고 완전한 내용과 형식을 갖춘 문서이다.

9. 정본 사본은 정본의 내용을 완전히 정확하게 복사하고 규정된 형식으로 작성된 문서 사본이다. 정본 사본은 원본 또는 정본에서 작성되어야 한다.

10. 정본 사본 사본은 정본 사본의 내용을 완전히 정확하게 복사하고 규정된 형식으로 작성된 문서 사본이다.

11. 추출 사본은 문서의 일부 내용을 복사하고 규정된 형식으로 작성된 문서 사본이다. 추출 사본은 정본에서 작성되어야 한다.

12. 보증 서명(점 찍은 서명)은 문서의 내용, 형식 및 표시 기술에 대한 보증을 나타내는 서명이다.

13. 문서 목록은 특정 문제, 사건, 대상 또는 공통 특징(문서 유형 이름, 문서 발부 기관, 발부 시간 등)을 가진 관련 문서들의 집합이다. 이는 기관, 단위 또는 개인의 직무 범위 내에서 업무를 모니터링하고 해결하는 과정에서 형성된다.

14. 문서 목록 작성은 특정 원칙과 방법에 따라 업무 모니터링 및 해결 과정에서 생성된 문서와 자료를 문서 목록으로 정리하는 작업이다.

15. 문서 목록 목록은 업무 연도 동안 작성해야 할 문서 목록을 나열한 목록이다.

16. 보존 문서는 실질적인 활동, 학술 연구, 역사 연구를 위한 가치가 있는 문서로 선택하여 보존한다.

보존 문서에는 원본, 정본이 포함되며, 원본, 정본이 없는 경우에는 합법적인 사본으로 대체될 수 있다.

17. 전통적 보존 문서는 종이, 필름, 사진, 음성 테이프, 영상 테이프 등으로 구성된다.

18. 전자 보존 문서는 기관, 단위 및 개인의 활동 과정에서 생성되고 보존을 위해 선택되거나 다른 매체에 저장된 문서를 디지털화한 데이터 메시지 형태의 문서이다.

19. 전자 문서 파일은 특정 문제, 사건, 대상에 관한 관련 전자 문서들을 기관, 단위 및 개인이 업무를 관리하고 처리하는 과정에서 형성된 집합을 말한다.

20. 전자 문서 파일 작성은 정보기술의 기술적 방법을 사용하여 기관, 단위, 조직 및 개인이 업무를 관리하고 처리하는 과정에서 형성된 전자 문서들을 연결하여 파일로 만드는 것을 의미한다.

21. 보관 파일은 기관, 단위, 조직 또는 개인의 활동 과정에서 형성된 모든 보관 문서를 의미한다.

22. 기관 보관은 기관, 단위의 보관 문서에 대한 보관 활동을 수행하는 조직을 말한다.

23. 현행 보관은 기관, 단위의 문서를 일정 기간 보관하고 사용하는 장소를 의미한다.

24. 전문 보관은 국가가 정한 기준에 따라 건설된 문서 보관 장소를 말한다.

25. 비밀은 군사, 국방 분야에서 중요한 내용을 포함하는 사건, 사안, 문서, 물건, 장소, 시간, 발언으로, 누설 시 국가와 군대의 국방, 군사 활동에 해를 끼칠 수 있는 정보를 의미한다.

26. 비밀 목록은 국가 권한을 가진 기관, 단위가 결정한 절대 비밀, 최고 비밀, 비밀 등급의 정보를 나열한 표이다.

27. 비밀 등급 결정은 기관, 단위의 비밀 목록, 누설 시의 피해 정도, 공개 범위를 근거로 각 문서, 정보에 비밀 등급을 부여하는 것을 의미한다.

28. 비밀 강등은 이미 결정된 비밀 등급을 변경하는 것을 의미한다.

29. 비밀 해제는 이미 결정된 비밀 등급을 삭제하는 것을 의미한다.

장 8. 혜택을 받은 지원 산업 제품 생산 분야: …

공문서 업무

제1절. 공문서 작성 및발전소 출력단에서 생산된 전력량(에너지 저장 시스템을 제외)(kWh)은 다음과 같이 결정됩니다.발 행

조 4. 공문서의 형태

1. 법규 공문서에는 법률, 법령, 결의, 시행령, 결정, 시행규칙, 연합 시행규칙이 포함된다.

2. 행정 공문서에는 결의, 결정, 지시, 규칙, 규정, 통보, 안내, 계획, 프로그램, 사업, 청원, 계획안, 방안, 계약, 보고서, 회의록, 공문, 약속서, 합의서, 인증서, 위임장, 출장증명서, 소개서, 휴가증명서, 초청장, 위임장, 접수증, 송부표, 처리표, 처리공문표(단순한 문제에 대해), 처리공문처리표, 이송표, 통지표, 공문서가 포함된다.

3. 전문 공문서에는 명령, 명령서, 결심문, 도표, 지도, 도면, 업무 양식, 증명서, 자격증, 카드가 포함된다.

4. 당파 공문서에는 정치강령, 당규약, 전략, 결의, 결정, 지시, 결론, 규칙, 규정, 통지, 안내, 통보, 공고, 선언, 호소, 보고서, 계획, 구획, 프로그램, 계획안, 청원, 공문, 회의록, 소개서, 인증서, 통행증, 휴가증명서, 송부표가 포함된다.

5. 청년단, 노동조합, 여성 단체의 공문서에는 결의, 결정, 규약, 보고서, 계획, 공문, 회의록이 포함된다.

조 5. 법률 및 행정 문서의 형식과 기술

1. 법률 및 행정 문서의 형식과 기술은 국방부 장관이 정한 규정에 따라 시행한다.

2. 국방부의 권한으로 발행되는 전문 문서의 형식과 기술은 해당 부처의 주관 기관이 초안을 작성하고 국방부 사무실과 협의하여 국방부 장관에게 제출하여 검토 및 결정하도록 한다.

3. 당의 문서는 중앙 군위 사무실의 지침에 따라 작성한다.

4. 청년단, 여성회, 노동조합의 문서는 각각 군 청년국, 군 여성국, 국방 노동조합국이 초안을 작성하고 국방부 사무실과 협의하여 총정치국 주임에게 제출하여 발행하도록 한다.

조 6. 초무역협정, 수속에||| 육견 문위하본 초안 작성

업무의 성질과 내용에 따라 기관 또는 단위의 책임자가 집단 또는 개인에게 문서를 작성하게 하거나 주도적으로 작성하게 하는 절차는 다음과 같다:

1. 형태, 내용, 비밀 등급, 급함 등급 및 공표 범위를 결정한다.

2. 작성해야 할 내용과 관련된 자료를 수집하고 정보를 처리한다.

3. 문서 작성 작업을 조직한다.

4. 관련 기관, 단위 및 개인들의 의견을 수렴한다(문서 내용이 관련된 경우).

5. 의견을 연구하고 반영하여 초안을 완성한다.

6. 법적 효력과 형식, 기술을 검사하고 심사한다.

7. 관련 권한을 가진 상급 기관에 제출하여 검토 및 발행하도록 한다.

조 7. 초안 검토 및 수정 보완

1. 문서 초안은 해당 권한을 가진 사람이 검토해야 한다. 문서를 서명하는 사람은 내용을 세심히 검토하고 비밀 등급, 급함 등급(있을 경우) 및 공표 범위를 결정해야 한다.

2. 검토된 문서 초안을 수정하거나 보완할 경우 원래 검토자에게 보고하여 검토 및 결정을 받아야 한다.

조 8. 타이핑 및 복제

1. 타이핑 및 복제를 담당하는 사람은 문서 초안 및 자료를 등록한 '문서 타이핑 및 복제 등록부'(형식 08, 부록 I)에 등록해야 한다. 타이핑은 검토된 초안의 내용을 정확하게 반영하고 법률 및 행정 문서의 규정에 따른 형식과 기술을 준수해야 한다. 초안에서 오류나 불명확한 부분이 발견되면 작성 단위 또는 작성자 또는 초안 검토자를 확인해야 한다.

2. 타이핑 및 복제가 완료된 문서 초안 및 자료는 요청한 사람에게 반환되며, 담당자는 '문서 타이핑 및 복제 등록부'에 서명해야 한다.

3. 문서 및 자료의 내용을 절대 비밀로 유지해야 하며, 등록된 양과 협정된 시간 내에 타이핑 및 복제를 수행해야 한다.

조 9. 발행 전 문서 검사

1. 단위 지휘관 또는 문서 작성자는 문서의 내용, 합법성, 서명 보장을 검사하고 법 앞에서 내용에 대한 책임을 진다.

2. 사무실장 또는 행정과 과장(사무실이 없는 경우)(또는 문서 관리 책임자)는 문서의 형식과 기술을 검사하고 서명 보장을 하고 법 앞에서 형식과 기술에 대한 책임을 진다.

조 10. 문서 서명 권한

1. 단체장 제도를 따르는 기관 및 단위:

a) 기관 및 단위의 단체장은 모든 기관 및 단위 문서를 발행할 수 있는 권한이 있다. 단체장은 자신의 부하에게 위임하여 그 부하가 분담한 업무와 일부 단체장의 권한을 대신 행사할 수 있으며, 이 경우 부하는 단체장에게 책임을 진다.

b) 기관 및 단위의 정치위원은 당 업무 및 정치 업무에 관한 문서를 발행할 수 있는 권한이 있다. 정치위원은 자신의 부하에게 위임하여 그 부하가 분담한 업무와 일부 정치위원의 권한을 대신 행사할 수 있으며, 이 경우 부하는 정치위원에게 책임을 진다.

c) 기관 및 단위의 단체장 및 정치위원은 일부 직속 단위의 지휘관에게 위임하여 그 지휘관이 대행할 수 있도록 할 수 있다. 이 경우 위임은 기관 및 단위의 운영 규칙 또는 문서 업무 규정에 명시되어야 하며, 위임받은 사람은 다른 사람에게 다시 위임할 수 없다. 위임서명은 위임한 기관 또는 단위의 형식과 도장을 사용한다.

2. 집단 제도를 따르는 기관 및 단위: 기관 및 단위의 지휘관은 집단을 대표하여 기관 및 단위 문서를 발행하며, 부하 지휘관 및 기타 지휘직은 지휘관의 위임을 받은 문서와 분담한 업무에 관한 문서를 대행할 수 있다.

3. 문서를 서명하는 사람은 자신의 권한 내에서 서명하고 서명한 문서에 대해 책임을 진다. 문서에 서명할 때는 등록된 서명 모양을 사용하고 부장펜이나 쉽게 희미해지는 잉크는 사용하지 않는다.

조 11. 사본 문서

1. 사본 형태: 원본과 동일한 사본, 기록 사본 및 추출 사본.

2. 사본 형식은 다음과 같이 구성된다: 문서 사본 기관 또는 단위의 명칭; 사본 번호 및 기호; 사본 장소와 날짜; 권한 있는 사람의 직위, 성명 및 서명; 문서 사본 기관 또는 단위의 도장; 수신처. 사본은 각각 별도로 번호가 매겨지고 문서 타이핑 및 인쇄 사본 등록부(부록 I의 양식 제8호)에 등록 및 관리된다.

3. 문서 사본은 해당 기관 또는 단위의 지휘자 또는 위임받은 사람이 결정해야 한다. "절대 비밀" 문서 사본은 발행 기관 또는 단위의 서면 동의를 받아야 한다. 사본은 원본과 같이 등록 및 관리되어야 한다.

4. 본 조항 제2항에서 규정된 형식 요소를 모두 포함하는 사본은 원본과 같은 법적 효력을 가진다.

절 2. 문서 관리

조 12. 문서 출발 관리 절차

1. 문서 검사, 등록 및 도장 부착.

2. 문서 출발 전송 및 추적.

3. 문서 출발 보관 및 수정.

조 13. 문서 검사, 등록 및 도장 부착

1. 모든 기관 또는 단위가 발행한 문서는 문서실에 등록 및 관리를 위해 제출되어야 한다.

2. 문서실은 문서의 형식 및 작성 기술을 최종 검사하여 오류를 발견하고 수정하도록 단위 또는 작성자를 통보하며, 발행 절차를 진행하기 전에 이를 수정하도록 통보한다.

3. 문서 번호 및 발행 시간 기록

4. 문서 출발 등록부(부록 I의 양식 제5호) 또는 문서 출발 정보 등록 표(부록 I의 양식 제6호)에 정보를 입력한다.

5. 기관 또는 단위의 도장 및 비밀, 긴급 도장을 문서에 부착한다.

조 14. 문서 출발 전송 및 추적

1. 등록 및 도장이 완료된 문서는 당일 또는 다음 업무일까지 전송 절차를 완료해야 한다. 시간 지정, 긴급 문서는 먼저 전송되며 비밀이 없는 문서는 팩스 또는 보안 네트워크를 통해 전송될 수 있다.

2. 전송 절차

a) 직접 전송되는 문서는 수신자가 문서 출발 등록부에 서명한다.

b) 간접 전송되는 문서는 봉투에 넣고 봉인하며, 전송 등록부(부록 I의 양식 제7호)에 등록 및 서명한다. 비밀 내용이 포함된 문서는 전송 표(부록 I의 양식 제17호)를 첨부해야 한다.

c) 봉투 전송 절차: 봉투 외부에는 발신 기관 이름, 문서 번호 및 수신 기관 또는 단위 이름을 기재한다. 비밀 또는 긴급 레벨의 봉투는 봉투 내 문서의 가장 높은 비밀 또는 긴급 레벨에 맞는 비밀 또는 긴급 도장을 부착한다.

d) 비밀 내용을 포함한 문서의 전송 절차는 본 규칙 제68조 제2항에 따라 이루어진다.

3. 문서는 해결 책임이 있는 기관 또는 단위, 개인에게만 전송되어야 한다. 해결 목적이 아닌 경우, 예를 들어 "보고용", "협력용", "참조용"으로 전송할 때는 문서 마지막 부분의 수신처에 전송 목적을 명확히 기재해야 한다.

4. 문서는 직접 상위 기관에 전송하는 원칙에 따라 전송된다. 특별한 경우 상위 기관을 우회하여 전송할 때는 상위 기관에 보고하거나 하위 기관에 통보하도록 함께 전송해야 한다.

5. 해결 권한이 없는 기관 또는 단위로 전송된 문서는 수신처가 반환할 수 있다.

6. 문서 전송 직원은 문서 전송 추적에 책임을 지며, 분실 또는 처리 시간 지연 사항을 즉시 처리해야 한다.

조 15. 문서 발송 및 정정

1. 각 문서 발송 시 원본과 정본을 각각 2부 작성하며, 원본은 문서실에 보관하고 정본은 작성 부서에 보관한다. 원본은 인감을 찍고 등록 순서대로 정리한다.

2. 문서 정정

가) 내용 오류가 있는 문서는 해당 문서를 발행한 기관 또는 단위의 지휘자가 동등한 형식의 문서로 정정해야 한다.

나) 형식 및 표기 기술 오류가 있는 문서는 문서실장 또는 행정 담당 부서장이 지휘자의 위임을 받아 정정해야 한다.

절 3. 수신 문서 관리

조 16. 수신 문서 관리 절차

1. 문서 도착 접수.

2. 문서 도착 등록.

3. 문서 도착 보고 및 이관.

4. 수신 문서 처리.

5. 수신 문서 처리 상황 추적, 촉진 및 검사.

6. 수신 문서 처리 기한.

조 17. 수신 문서 접수

1. 어떠한 출처에서든 모든 기관 또는 단위로 보내진 자료, 문서, 신청서, 편지를 문서실에 등록, 관리하도록 전달해야 한다. 접수 시 봉투 표기와 등록부 또는 전달표에 적힌 번호를 확인하고 서명하며, 봉투 표기와 등록부 또는 전달표에 적힌 번호가 일치하지 않거나 봉투가 손상되었거나 도착 시간이 표기된 시간보다 늦은 경우 모범 양식 01(부록 I)에 기록하고 지휘자에게 보고하며, 문서를 보낸 곳에 알려 적절한 조치를 취하도록 통보해야 한다.

2. 봉투를 열어 등록할 때 봉투에 적힌 번호와 봉투 내부의 문서 번호 및 전달표(있을 경우)에 적힌 번호를 확인하고, 문서 번호가 일치하지 않는 경우 보내준 곳을 확인해야 한다.

3. 봉투에 수신자 직위나 이름이 명시되어 있는 경우 문서실은 봉투를 열어서는 안 된다.

4. 봉투에서 문서를 꺼내 문서 번호 또는 문서 식별 기호 아래에 "도착"이라는 인감을 찍어야 하며, 이 위치가 비어 있지 않은 경우에는 문서 발행 날짜 아래의 비어 있는 공간에 인감을 찍어야 한다.

조 18. 수신 문서 등록

1. 모든 수신 문서는 수신 문서 등록부(모범 양식 03, 부록 I)에 등록하거나 컴퓨터 데이터베이스에 정보를 입력해야 한다(모범 양식 04, 부록 I 참조).

2. 봉투를 열지 않은 경우 문서실은 봉투 외부 정보를 등록하고 봉투에 적힌 직위 또는 이름을 가진 사람에게 전달해야 한다. 공용 업무인 경우 수신자는 문서실에 다시 반환하여 등록 및 관리를 맡겨야 한다.

3. 팩스 또는 전자 네트워크를 통해 전송된 문서는 복사하거나 인쇄하고 "도착" 인감을 찍어야 한다. 정본을 받으면 "도착" 인감을 찍고 등록 절차를 진행해야 한다(도착 번호와 날짜는 팩스 또는 전자 네트워크를 통해 전송된 문서의 등록 번호와 날짜와 일치해야 함).

4. 근무 시간 외 또는 공휴일에 도착한 긴급 문서는 즉시 처리해야 한다.

조 19. 수신 문서 제출 및 이관

1. 수신 문서 제출

가) 수신 문서는 관련 책임자가 검토하고 의견을 제시하도록 즉시 제출해야 한다. 문서 분배 책임자는 문서 처리 의견을 문서 처리 신청서에 기록해야 한다. 문서 분배 책임자는 문서 내용, 업무 규정, 관련 기관, 단위 또는 개인의 역할, 권한 등을 고려하여 문서를 분배해야 한다.

나) 긴급 표시가 있는 수신 문서는 수신 즉시 등록하고 제출 및 이관해야 한다.

2. 수신 문서 이관

가) 관련 책임자의 의견에 따라 문서실은 당일 또는 다음 근무일까지 관련 기관, 단위 또는 개인에게 즉시 전달해야 한다.

나) 문서 이관은 정확하게 이루어져야 하며, 처리 책임자를 정확히 지정하고 문서 내용을 비밀로 유지해야 한다.

다) 잘못된 주소 또는 수신처로 전송된 문서는 반환하거나 처리 책임이 있는 기관 또는 단위로 재전송해야 하며(긴급 사항인 경우), 문서를 보낸 곳에 알려야 한다.

조 20. 도착 문서 처리

1. 기관 및 단위의 지휘장은 도착 문서를 즉시 처리하도록 지시할 책임이 있다. 지휘장으로부터 위임을 받은 기관 및 단위의 부지휘장은 지휘장의 위임에 따라 처리해야 하는 도착 문서와 그 분야의 책임을 맡은 도착 문서를 지시하여 처리한다.

2. 기관 및 단위의 지휘자는 도착 문서를 검토하고 분류하며 처리 상황을 추적하고 촉진하기 위해 사무총장 또는 행정과장(사무총장이 없는 경우)에게 이를 위임할 수 있다.

3. 도착 문서를 처리해야 하는 기관, 단위 및 개인은 그 직무와 임무를 고려하여 도착 문서의 내용을 연구하고 처리 의견을 제안해야 한다.

a) 간단한 업무에 대해서는 문서 처리 제안서(부록 I 모델 번호 18)를 사용하여 처리 의견을 제안한다.

b) 복잡한 내용을 가진 업무 또는 여러 기관과 단위가 연관된 업무에 대해서는 업무 처리 제안서를 사용하여 처리 의견을 제안한다.

c) 기관 및 단위의 지휘자가 처리 지침을 제시하면 해당 단위 및 개인은 즉시 정확하게 이 지침을 실행해야 한다. 권한 있는 사람의 지침이 문서에 기재되어 있으면 이를 다른 문서로 구체화해야 하며 원문을 복사하여 전송해서는 안 된다.

조 21. 도착 문서 처리 추적, 촉진 및 검사

1. 문서 분류자로서는 도착 문서 처리 상황을 추적하고 촉진하는 책임이 있다.

2. 기관 내 단위 및 부서의 지휘자는 해당 단위 및 부서가 처리해야 하는 문서의 처리 상황을 추적하고 촉진하며 검사해야 한다.

3. 사무원은 문서 분류자를 돕기 위해 기관 및 단위의 도착 문서 처리 상황을 추적하고 촉진하는 책임이 있다.

조 22. 지||| 연합 또는 협력 활동 기간 종료 후도착 문서 처리 기간

1. 도착 문서 처리 기간은 해당 문서가 기관 및 단위에 도착한 날짜부터 시작되며, 구체적으로 다음과 같다:

a) 긴급한 문제는 즉시 처리한다.

b) 문서에서 요구한 기간 내에 처리한다.

c) 일반적인 문제는 최대 3일 동안 처리한다.

d) 복잡한 문제는 최대 7일 동안 처리하며 여러 곳의 의견을 얻어야 하는 경우도 포함된다.

2. 위 규정 기간을 준수하지 못하는 경우에는 지휘자에게 보고하여 지시를 요청하고, 문서를 발송한 기관 및 단위에 이유와 앞으로 진행해야 할 작업을 알려야 한다.

절 4. 문서 집합 및 문서 목록 작성

조 23. 문서 집합 작성 책임

1. 기관 및 단위의 지휘자는 해당 기관 및 단위의 관리 범위 내의 기관 및 단위에 대한 문서 집합 작성 및 현행 보관소에 제출하는 작업을 지시하고 감독할 책임이 있다.

2. 사무총장 또는 행정과장(사무총장이 없는 경우) 또는 지정된 사람은 다음의 임무를 수행한다:

a) 기관 및 단위의 지휘자에게 현행 보관소에 문서 집합 및 자료를 제출하는 것을 지시하고 감독하며 지도하는 데 조언한다.

b) 본 기관 및 단위에서의 문서 집합 작성 및 현행 보관소에 제출하는 작업을 조직하고 실행한다.

3. 각 단위의 지휘자는 해당 단위의 문서 집합 작성, 관리 및 현행 보관소에 제출하는 책임이 있다.

4. 전문 업무를 담당하는 공무원은 그들이 해결해야 하는 업무에 대해 문서 집합을 작성해야 한다.

5. 사무원은 사무실에 보관되는 문서 집합 및 그에게 지정된 일반 업무에 대한 문서 집합을 작성하며, 문서 집합 표지(부록 I 모델 번호 11), 문서 목록 표지(부록 I 모델 번호 12), 종결 표지(부록 I 모델 번호 13)를 제공하고 문서 집합 작성 방법을 지시하며 종결된 문서 집합을 회수한다.

조 24. 목록 작성

1. 기관 및 단위의 기능, 임무 및 연간 업무 계획에 근거하여 보안 보존 기관이 주도하고 전문 부서와 협력하여 모델 번호 14, 14a, 부록 I의 목록을 작성하여 해당 기관 및 단위에서 문서를 작성하는 것을 지시한다.

2. 다음 연도의 목록은 이전 연도의 마지막 달에 작성되어야 한다.

3. 승인된 목록과 배정된 문서 수량에 따라 문서 작성자들은 문서 봉투와 목록을 준비하여 문서를 작성한다.

조 25. 작성된 문서의 요구사항

1. 기관, 단위 또는 문서 소유자의 기능과 임무를 정확하게 반영해야 한다.

2. 수집된 문서는 서로 밀접한 관련성을 가지고 있으며 사건의 진행 과정이나 업무 처리 순서를 정확하게 반영해야 한다.

3. 문서 내의 증거물(서명, 도장)이 확인되며 보존 기간이 대체로 일치해야 한다.

조 26. 문서 작성 절차

1. 문서를 열기;

2. 관찰 및 처리 과정에서 생성된 문서를 수집하여 문서에 포함시키기;

3. 문서를 문서 내에서 정리하기;

4. 문서 목록에 문서를 통계화하기;

5. 문서를 마무리하고 문서 목록을 작성하기.

조 27. 문서 마무리

1. 업무가 완료되면 문서는 마무리된다. 연말까지 문서가 마무리되지 않은 경우 해당 문서는 다음 연도로 이월된다.

2. 문서가 마무리될 때 연말에 문서 작성자는 문서 내의 모든 문서를 검토하고 정리하며 보관 기관에 이관 절차를 수행해야 한다.

절 5. 도장의 관리 및 사용

제28조. 중앙 조직부, 도장을 사용할 수 있는 기관 및 단위

1. 국방부 조직 체계 내에서 독립 소대급, 중대급 및 그 이상의 기관 및 단위.

2. 국방부 관리하의 기업들; 주식회사의 경우 국방부는 지배적 주식을 보유해야 한다.

3. 군내 청년단, 노동조합, 여성단체.

4. 군사 법원, 군사 검찰청, 형사 수사부, 안보 수사부, 국방 참모부, 집행 기관, 감사부, 정부 기밀 보안처.

5. 권한 있는 기관이 허용한 일부 기관 및 단위.

조 29. 도장 사용 허가 권한

1. 국방부 장관은 중대급 및 그 이상의 기관 및 단위의 도장 사용 허가를 결정한다.

2. 합참의장은 독립 소대급 및 그 이상의 기관 및 단위의 도장 사용 허가를 결정한다.

3. 총정치部主任决定使用共青团、工会和妇女组织的印章。

조 30. 축소출자금 매입||1. 国防部部长规定军队内各机构和单位的印章样式；但不包括本条第2款规定的机构和单位。

2. 国防部、国防学院；军事法院、军事检察院、执行机关、国防监察机关；国防武官室、政府机要处和企业按照法律规定执行。

조 31. 도장의 형태와 크기

1. 도장의 형태: 각 기관 및 단위의 도장은 원형이다. 도장 표면에는 외곽에서 내부로 순서대로 세 개의 동심 원형 선이 있다; 외곽 선과 두 번째 선은 가까이 붙어 있으며; 외곽 선은 굵게 그려지고 두 번째와 세 번째 선은 가늘게 그려진다.

2. 도장 직경 크기

a) 도장 직경

- 총국 및 동등한 기관: 37mm;

- 군구, 군종, 군단, 병종, 병단, 학교, 사관학교 및 동등한 기관: 36mm;

- 국, 사단, 지방군사부, 중앙직할시 군사부 및 동등한 기관: 35mm;

- 중대, 군사부, 군사부, 시, 현, 군 및 동등한 기관: 34mm;

- 소대, 청년단, 노동조합, 여성단체: 32mm;

- 축소 도장: 23mm.

b) 외곽 선과 내부 선 사이의 간격

- 직경 35-37mm: 5mm;

- 직경 32-34mm: 4mm;

- 직경 23mm: 3mm.

- 직경 23mm: 3mm.

조 32. 도장의 내용

1. 중대 및 그 이상급 단위의 도장 중앙에는 인민군 군기(軍旗)가 있으며, 외곽선과 내곽선 사이에는 다음과 같은 내용이 포함된다.

a) 국방부 소속 기관 및 단위의 도장: 상단에는 국방부를, 하단에는 해당 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 두 부분은 각각 5점 별로 구분한다.

b) 나머지 기관 및 단위의 도장: 상단에는 직속 상위 기관 또는 단위의 명칭을, 하단에는 해당 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 두 부분은 각각 5점 별로 구분한다.

2. 독립 소대 및 그 이상급 단위의 도장 중앙에는 해당 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 외곽선과 내곽선 사이에는 다음과 같은 내용이 포함된다.

a) 두 개의 관리 단계에 속한 기관 또는 단위의 도장: 상단에는 상위 기관 또는 단위의 명칭을, 하단에는 직접 관리하는 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 두 부분은 각각 5점 별로 구분한다.

b) 한 개의 관리 단계에 속한 기관 또는 단위의 도장: 상단에는 관리 기관 또는 단위의 명칭을, 하단에는 5점 별 하나를 새긴다.

3. 청년회, 노동조합, 여성단체의 도장 중앙에는 해당 단체의 집행부 명칭을 새기며, 외곽선과 내곽선 사이에는 다음과 같은 내용이 포함된다.

a) 청년회 도장: 상단에는 호치민 청년 공산당을, 하단에는 관리하는 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 두 부분은 각각 5점 별로 구분한다.

b) 노동조합 도장

- 두 개의 관리 단계에 속한 노동조합: 상단에는 상위 관리 기관의 명칭을, 하단에는 직접 관리하는 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 두 부분은 각각 5점 별로 구분한다.

- 한 개의 관리 단계에 속한 노동조합: 상단에는 상위 관리 기관의 명칭을, 하단에는 5점 별 하나를 새긴다.

c) 여성단체 도장: 상단에는 베트남 여성 연합회를, 하단에는 상위 관리 기관 또는 단위의 명칭을 새기며, 두 부분은 각각 5점 별로 구분한다.

조 33. 도장 표면에 새기는 글자

1. 도장은 해당 기관 또는 단위의 설립 결정에 따라 정확하게 명칭을 새겨야 한다.

2. 인민군 군기(軍旗)가 있는 도장의 글자는 대문자이며, 자음과 모음을 모두 포함하고, 5점 별의 크기는 중앙의 글자와 동일하다.

3. 인민군 군기(軍旗)가 없는 도장의 글자는 대문자이며, 자음만 포함하고, 모음은 없으며, 5점 별의 크기는 중앙의 글자와 동일하다.

4. 여러 글자가 있는 기관 또는 단위의 명칭은 일부를 약자로 사용할 수 있으나, 의미가 명확해야 한다.

조 34. 새로운 도장 제작 절차

1. 정식 부호를 가진 기관 또는 단위의 도장

a) 관련 권한 기관의 설립 결정 및 도장 사용 허가 결정이 있어야 함.

b) 국방부 군력국의 요청 문서.

2. 기업의 도장

a) 관련 권한 기관의 설립 결정 및 도장 사용 허가 결정이 있어야 함.

b) 사업 등록증 또는 활동 등록증, 투자 허가증, 지점 설치 허가증.

c) 국방부 군력국의 요청 문서.

3. 청년회, 노동조합, 여성단체의 도장

a) 총정치국 주임의 설립 결정 및 도장 사용 허가 결정이 있어야 함.

b) 청년군 사무국, 국방노동조합 사무국, 국방여성사무국의 요청 문서.

조 35. 도장 교체 및 추가 도장 제작 절차

1. 도장이 왜곡되거나 흐려지거나 닳아서 글자가 사라지거나 손상되어 교체가 필요한 경우 국방부 소속 기관 및 단위는 국방부 비서실에 도장 교체를 요청하는 문서를 작성해야 한다. 도장 교체 요청 문서에는 반드시 교체를 요청하는 도장의 샘플을 직접 첨부해야 한다.

2. 도장이 분실된 경우에는 국방부 소속 기관 및 단위는 분실 원인을 명확히 설명하고 재제작을 요청하며, 분실된 도장을 폐기한다는 공지를 해야 한다. 새로 제작된 도장은 분실된 도장과 구분할 수 있는 표시를 포함해야 한다.

3. 습도 도장 두 번째 제작, 축소 도장, 부 nổi 도장 제작은 관련 권한을 가진 기관의 문서로 허가받아야 한다. 국방부 소속 기관 및 단위는 해당 기관에 제작 허가를 요청하는 문서를 작성해야 한다.

조 36. 도장 제작 허가 기간 및 제작 비용

1. 관련 기관의 설립 결정 및 도장 사용 허가 결정일로부터 10일 이내에 국방부 군사국/본부는 국방부 비서실에 각 기관 및 단위의 도장을 제작하도록 요청하는 문서를 작성해야 한다.

2. 도장 제작 기간

a) 1개에서 3개까지 도장을 제작하는 경우: 제출된 문서와 서류를 받은 날로부터 3일 이내에 국방부 비서실은 제작을 완료하고 기관 및 단위에 통보해야 한다.

b) 4개 이상 도장을 제작하는 경우: 국방부 비서실은 각각의 상황에 따라 처리한다.

3. 도장 제작 비용

a) 국방부 비서실이 각 기관 및 단위의 도장 제작 비용을 부담한다.

b) 기업의 도장 제작 비용은 해당 기업이 부담하며, 세부 요금은 재정부와 경찰청의 현행 규정에 따르게 된다.

조 37. 도장 관리 및 사용

1. 도장 관리

a) 국방부 장관은 군대 내 모든 종류의 도장 관리 및 사용을 일원적으로 지시한다.

b) 각 기관 및 단위의 지휘관은 국방부 장관 및 법 앞에서 해당 기관 및 단위의 도장 관리 및 사용에 대한 책임을 진다.

c) 각급 보안 기관은 지휘관에게 도장 관리 및 사용을 돕는다.

2. 도장 제작 관리

a) 각 기관 및 단위는 자체적으로 도장을 제작하거나 군대 외부 기관에 도장을 제작하도록 하여서는 안 된다.

b) 국방부 비서실(보안 저장실)은 조 28에 따른 도장 제작 및 관리, 사용 지침을 제공한다.

c) 도장 제작 장소는 안전하고 비밀을 유지하며 엄격한 규정을 준수해야 한다. 근무 시간 후에는 제작된 도장 또는 제작 중인 도장을 잠금고나 금고에 보관하고 봉인해야 한다.

3. 도장 관리 책임

a) 모든 기관 및 단위의 도장은 보안 기관의 보안 저장실에서 집중적으로 관리되며, 문서 직원이 관리한다. 문서 직원이 배치되지 않은 경우에는 지휘관이 한 사람에게 관리하도록 위임한다.

b) 도장은 보안 기관의 작업실에서만 사용될 수 있다. 사용하지 않을 때는 잠금고나 금고에 보관하고 봉인해야 한다.

c) 작업실 밖에서 도장을 사용해야 하는 경우(예: 야외 활동, 도장 교체 등)는 지휘관의 허가가 필요하다.

d) 도장을 관리하는 사람은 도장을 항상 보호하고 변형시키지 않아야 하며, 도장이 분실되었거나 교체가 필요한 경우 지휘관에게 신속히 보고해야 한다. 도장 관리 및 사용에 대한 책임을 지워야 한다.

4. 도장 사용

a) 각 기관 및 단위는 공식 이름을 가진 하나의 도장만 사용할 수 있다. 추가 도장이 필요할 경우 관련 권한을 가진 기관의 허가를 받아야 하며, 다른 도장과 구별할 수 있는 표시를 포함해야 한다.

b) 증명서, 자격증, 신분증을 발급하는 기관 및 단위는 업무 수행을 위해 부 nổi 도장이나 축소 도장을 사용할 수 있으나, 관련 권한을 가진 기관의 허가를 받아야 하며, 도장 내용은 기관 및 단위의 습도 도장과 동일해야 한다.

c) 새로운 도장을 사용하는 기관 및 단위는 관련 기관 및 단위에 새로운 도장 샘플을 통보해야 하며, 새로운 도장과 구형 도장을 동시에 사용하는 것은 금지된다.

d) 프로젝트 관리 위원회, 지도 위원회, 심의위원회, 검사단은 관련 권한을 가진 기관의 설립 결정에 따라 도장을 사용한다.

e) 도장을 관리하고 사용하는 사람은 문서나 서류에 내용이 명확하고 유효한 서명이 있을 때만 직접 도장을 찍어야 한다. 내용이 없거나 유효한 서명이 없는 문서에는 도장을 찍어서는 안 되며, 지휘관의 허가 없이는 도장을 다른 사람에게 위임해서는 안 된다.

f) 도장 찍기에 사용되는 잉크는 항상 붉은색을 사용해야 한다.

5. 도장 인수 및 인계

a) 도장 인수 및 인계는 각급 보안 저장 기관이 담당한다. 도장을 받는 사람은 신분증과 기관 또는 단위의 소개서를 가져와야 한다. 도장 인수 및 인계는 양식 19(부록 I)에 따라 인수 인계서를 작성해야 한다. 인수 인계서는 두 부로 작성되며, 인수자는 한 부를 보관하고 인계자는 한 부를 보관하며, 인계자의 소개서는 인수자의 인수 인계서에 첨부되어야 한다.

b) 도장을 받는 사람이 문서 직원이나 보안 직원이 아닌 경우, 관련 권한을 가진 기관의 위임을 받아야 하며, 도장을 인계하는 곳에서는 봉투에 넣어 봉인해야 한다. 도착한 후에는 즉시 위임받은 기관의 문서 직원이나 보안 직원에게 인계해야 한다.

6. 도장 운송: 도장 운송 중인 사람은 도장을 항상 안전하게 보호하고, 도장은 항상 몸에 지니고 있어야 하며, 다른 사람에게 맡기거나 집으로 가져가는 것을 금지하며, 도장의 안전을 보장해야 한다.

조 38. 도장 샘플 보관, 회수 및 폐기

1. 도장 샘플 등록 및 보관: 국방부 사무실(보안보존과)은 이미 제작 및 발급된 모든 종류의 도장 샘플을 등록하고 영구적으로 보관한다.

2. 사용 불가 도장의 회수 및 제출

가) 해산, 분할, 합병, 임무 변경 결정을 받은 기관 또는 단위의 도장; 국방부 규정에 맞지 않게 제작된 도장; 권한 있는 기관이 회수 결정을 내린 도장; 교체된 도장은 새로운 도장을 받은 즉시 상급 기관에 제출하고, 국방부 사무실에 최대 10일 이내에 제출해야 한다.

나) 국방부 소속 기관 또는 단위는 도장의 사용 가치가 없어진 경우, 하노이에서 500km 이하인 곳은 10일 이내, 500km 이상인 곳은 30일 이내에 국방부 사무실에 제출해야 한다.

다) 도장 제출 시에는 제출 확인서를 작성해야 한다. 확인서는 두 부로 작성되며, 제출자는 한 부를 보관하고 수령자는 다른 한 부를 보관한다.

3. 사용 불가 도장의 폐기

가) 국방부 사무실(보안보존과)은 전군의 기관 및 단위의 사용 불가 도장을 폐기하도록 책임을 지고 조직한다.

나) 도장 폐기팀은 보안보존과장, 보안업무 담당자, 도장 제작팀원으로 구성된다.

다) 도장 폐기 시에는 도장 폐기 확인서(부록 I의 모형 20)를 작성하며, 해당 도장 샘플을 첨부하고 모든 참석자의 서명을 받아야 한다. 도장 폐기 확인서는 영구적으로 보관해야 한다.

장 기업 투자, 건설 및 환경 관련 법적 서류 목록을 혜택 확인서 번호 ..., 발행일자 ..., ..., ...년에 대한 [발급 기관 명] 발급 시점과 비교하여 작성합니다.

저장업무

절 1. 저장 조직

조 39. 저장 시스템

군의 저장 조직 시스템은 기관 저장, 현행 저장, 전문 저장(부록 II)으로 구성된다.

1. 기관 저장은 독립적으로 운영되는 기관 또는 단위(권한 있는 기관의 설립 결정을 받은 기관 또는 단위; 독립적인 기능, 임무 및 조직 편제 규정; 독립적인 계좌; 독립적인 도장 및 보안 저장 조직)에서 조직된다.

2. 현행 저장은 독립적으로 운영되는 단위를 포함하는 기관 또는 단위에서 조직된다.

4. 전문 저장은 국방부, 총국 II, 해군 군종, 경비대사령부 및 각 군 지구에서 조직된다.

조 40. 저장 파일

1. 저장 파일 설정

가) 권한 있는 기관의 설립 결정을 받은 중대급 또는 그 이상의 기관 또는 단위(독립적인 기능, 임무 및 조직 편제 규정; 독립적인 계좌; 독립적인 도장 및 보안 저장 조직); 해당 기관 또는 단위의 활동 과정에서 형성된 문서는 하나의 저장 파일로 설정된다.

나) 하나의 저장 파일의 문서는 해당 기관 또는 단위의 저장소에서 집중적이고 통일적으로 보관되어야 한다. 저장 파일의 이름은 해당 기관 또는 단위의 이름이다.

2. 저장 파일의 문서 구성

가) 해당 기관 또는 단위가 발행한 문서;

나) 해당 기관 또는 단위의 기능 및 임무와 직접 관련된 다른 기관 또는 단위에서 보내온 문서.

조 41. 개인 저장 파일

1. 개인 저장 파일 설정

국방부 장관, 국방부 소속 기관 또는 단위의 지휘관, 군대의 대표적인 학자, 작가, 시인, 기자, 음악가가 활동 과정에서 형성한 가치 있는 문서는 개인 저장 파일로 설정된다.

2. 개인 저장 파일의 구성

가) 개인의 신상, 업적 및 활동을 반영하는 문서;

나) 손글씨 원고, 필적 있는 인쇄본, 연구 논문, 창작물, 교환 편지;

다) 필름, 사진; 음성 및 영상 녹음 테이프, 디지털 자료;

라) 개인에 대한 연구 및 논문;

마) 개인이 수집한 출판물 및 자료.

절 2. 수집 및 관리 기록물

조 42. 기록물 작성 및 제출 제도 이보존

1. 공무를 처리하거나 관리하는 자는 그 부서 또는 단위에서 지급받은 업무에 대한 기록물을 작성하고 해당 기관의 기록소에 제출해야 하며, 퇴직, 직무를 그만두거나 다른 직무로 이동하기 전에는 반드시 해당 기관 또는 단위의 책임자에게 모든 기록물을 완전히 이관해야 한다.

2. 각 기관 또는 단위의 지휘자는 해당 기관 또는 단위의 기록물 관리를 담당하며, 기록물 작성 및 제출을 지시하고 감독하며 지도해야 한다.

각 기관 또는 단위의 지휘자는 그 부하 단위가 기록물 작성, 보존 및 해당 기관의 기록소에 제출하는 업무를 조직적으로 수행하도록 해야 한다.

조 43. 기록물 제출 기한||| 연합 또는 협력 활동 기간 종료 후기관의 기록소에 기록물 제출 기한

1. 업무 종료일로부터 1년 이내, 건설기본 문서는 제외한다.

2. 공사가 결산된 날로부터 3개월 이내, 건설기본 문서에 대해서는 적용된다.

기관 또는 개인이 제출 기한이 도래한 기록물을 업무 수행을 위해 보관하고자 하는 경우, 해당 기관 또는 단위의 지휘자의 승인을 받아야 하며, 보관할 기록물 목록을 작성하여 기관의 기록소에 제출해야 한다. 기관 또는 개인이 보관하는 기록물의 기간은 제출 기한 도래일로부터 2년을 초과하지 않아야 한다.

조 44. 기록물 보존 기간 사회 주택 기관 기록소, 현행 기록소 및 전문 기록소

1. 기관 기록소에서의 기록물 보존 기간

a) 중대단급 기관 기록소: 업무 종료 후 5년;

b) 국방부 소속 총국 및 국 직속 기관 기록소: 업무 종료 후 10년.

2. 현행 기록소에서의 기록물 보존 기간

a) 사단급 현행 기록소: 업무 종료 후 10년;

b) 국방부 소속 기관 및 단위 현행 기록소: 업무 종료 후 15년.

3. 전문 기록소에서의 기록물 보존 기간: 업무 종료 후 30년, 미해제 기록물 및 현행 가치가 있는 기록물은 제외한다.

조 45. 기록물의 교부 및 수령

1. 기록물을 교부하는 기관 또는 개인은 종료된 업무의 기록물을 완성하고 기록물 목록(부록 3의 표 02)에 기록물을 통계하여 기관의 기록소에 제출해야 한다.

2. 기관의 기록소, 현행 기록소 및 전문 기록소는 기록물을 수령하고 기록물 교부 및 수령 확인서를 작성해야 한다.

3. 기록물 목록 및 기록물 교부 및 수령 확인서는 각각 2부로 작성되며, 교부자는 1부를 보관하고 수령자는 1부를 보관한다.

조 46. 합병, 분할, 폐지 및 소유 형태 변경 기관의 기록물 관리

1. 두 개 이상의 기관 또는 단위가 합병되면 각 기관 또는 단위가 작성한 기록물은 해당 기관 또는 단위의 독립적인 기록물 보관소를 구성하고 새로운 기관의 기록소에 제출해야 한다. 해결되지 않은 기록물은 계속해서 해결하기 위해 보관되어야 한다.

2. 기관 또는 단위가 분할되어 새로운 기관 또는 단위가 되면 분할 전의 모든 기록물은 독립적인 기록물 보관소를 구성하여 상위 기관의 기록소에 제출해야 한다. 해결되지 않은 기록물은 관련 기관 또는 단위가 관리해야 한다.

3. 기관 또는 단위가 폐지되면 모든 기록물은 상위 기관의 기록소에 제출해야 한다.

4. 주식회사로 소유 형태를 변경하는 기업은 변경 전에 모든 기록물을 상위 기관의 기록소에 제출해야 한다.

조 47. 전자 기록물 수집

1. 전자 기록물은 가치를 평가하고 보존 기간을 설정하며, 전통적인 기록물과 마찬가지로 기록소에 제출한다.

2. 전자 기록물을 기록소에 제출할 때는 기관 관리 규정, 표준 및 방법에 따라 기록 보관 데이터베이스 관리 조직이 관리해야 한다.

3. 전자 기록물을 기록소에 이관할 때 기록물은 이미 형성된 내용, 구조 및 맥락을 계속 반영해야 한다. 기록물은 손상 또는 파괴, 변경으로부터 보호되어야 하며, 데이터는 변경, 삭제 또는 손실되지 않아야 한다. 기록소 각급 기관은 제출 전 기술 품질을 검사하여 법적 효력, 진실성, 원형성 및 사용 가능성을 보장해야 한다.

4. 전자 기록물 수집 절차

가) 기관, 단위 및 개인에게 제출될 기록물 목록을 통보한다.

나) 요구사항, 수단, 구조 및 포맷에 대한 일치를 확립한다.

다) 기록물과 관련 문서를 이전한다.

라) 받은 기록물이 목록에 명시된 것과 동일한 양식과 구조로 완전히 제출되었는지 확인하며, 메타데이터와 기록물 간의 정확한 연결, 검색 및 사용 도구, 바이러스 검사를 수행한다.

마) 이동식 매체에 기록물을 저장하고 1개월 동안 바이러스 검사를 다시 실시한다.

바) 격리된 매체에서 보관 장소로 기록물을 이전하며, 전자 기록물 수집 절차를 완료한다.

절 3. 기록물 정리

조 48. 기록물 정리 책임 및 원칙

1. 기관, 단위의 지휘관은 관리 범위 내에서 기록물 정리를 지시하고 조직해야 한다. 기록물 정리 업무는 국방부 사무실의 지침에 따라 진행된다.

2. 기록물 정리는 보관 파일을 기반으로 하여 보관 파일의 원형성을 보장해야 한다.

조 49. 기록물 정리 내용

1. 정리가 필요한 보관 파일 자료의 상황을 연구하고 조사한다.

2. 보관 파일을 형성한 단위의 역사와 보관 파일의 역사 요약을 작성한다.

3. 보관 파일에 부족한 자료를 수집하고 보완한다.

4. 자료 분류 방안을 선택하고 구축한다.

5. 선택된 방안에 따라 자료를 분류하며, 각 기록물과 자료의 가치를 결정한다.

6. 기록물을 완성하고 기록물 목록을 작성한다.

7. 검색 도구를 구축하고 완성한다.

8. 가치가 없는 기록물 목록을 작성하여 가치 결정 위원회에 제출하고, 권한 있는 당국의 승인을 받아 소각하도록 한다.

9. 정리 작업을 종결하고 보관 장소에 자료를 이관한다.

조 50. 정리 후 기록물 요구사항

1. 보관 업무 원칙에 따라 분류되어야 한다.

2. 보존 기간이 결정되어야 한다.

3. 기록물은 완성되고 체계화되어야 한다.

4. 기록물 목록(부록 III 모델 04), 문서 목록(부록 III 모델 05), 검색 데이터베이스가 있어야 한다.

5. 가치가 없는 자료 목록(부록 III 모델 10a)을 작성해야 한다.

절 4. 자료 가치 결정본 명령은 국가중앙은행(이하 "중앙은행"이라 한다) 내의 감사조직 및 운영에 관한 사항을 규정한다.압 임 택 리 우

조 51. 자료 가치 결정 원칙

1. 자료 가치 결정은 정치적, 역사적, 종합적 원칙을 준수해야 한다.

2. 자료 가치는 시스템 접근법, 기능, 임무, 정보 및 역사학 분석 방법을 통해 이루어진다.

3. 자료 가치 결정은 다음 기본 기준에 근거해야 한다.

가) 자료의 내용

나) 자료를 형성한 기관, 단위 및 개인의 위치

다) 자료를 형성한 사건, 시간 및 장소의 의미

라) 보관 파일의 완전성

마) 자료의 형태

바) 자료의 물리적 상태

조 52. 문서 보존 기간

1. 영구 보존 문서는 시간에 상관없이 의미와 가치가 있는 문서를 말한다. 영구 보존 문서에는 기관, 단위의 주요 기능과 임무를 반영하는 문서가 포함된다.

2. 일정 기간 보존 문서는 조 제1항에 해당하지 않고 보존 기간이 70년 이하로 정해진 문서를 말한다.

3. 가치가 없어 폐기해야 하는 문서는 중복 정보나 보존 기간이 만료되어 실질적인 업무, 연구, 역사적 목적으로 더 이상 필요하지 않은 문서를 말한다.

4. 각 문서, 파일의 보존 기간을 결정하는 것은 국방부령 제15호 2012년 2월 21일 발행된 국방부 통칙 "기관, 단위 활동에서 일반적으로 형성되는 문서, 파일의 보존 기간에 관한 규정"에 따라 이루어져야 한다.

조 53. 문서 가치 심의위원회

1. 문서 가치 심의위원회는 사단급 이상에서 조직되며, 각 기관, 단위의 문서 가치 심의위원회는 해당 기관, 단위의 지휘관이 설치하고 임무 완료 시 해체한다.

2. 문서 가치 심의위원회의 역할

가) 지휘관에게 보존 기간 결정, 상급 기관에 제출할 문서 선정에 대한 조언 제공;

나) 가치가 없는 문서 목록 검토 및 권한 있는 기관에 폐기 승인 요청;

다) 비밀 등급 변경된 문서 검토 및 비밀 해제 승인 요청;

3. 문서 가치 심의위원회 구성원

가) 기관, 단위의 사무실장 또는 부지휘관(사무실이 없는 경우)이 위원장을 맡는다;

나) 기관, 단위의 문서 보관 담당자가 서기를 맡는다;

다) 해당 기관, 단위의 대표가 위원으로 참여한다;

라) 보안 기관의 대표가 위원으로 참여한다;

마) 상급 기관의 업무 담당자의 대표가 위원으로 참여한다.

4. 문서 가치 심의위원회 구성원의 역할

가) 위원장은 모든 활동을 지휘한다;

나) 서기는 상급 기관에 제출할 가치 있는 문서 목록 작성, 폐기 요청 문서 목록 작성, 비밀 해제 요청 문서 목록 작성 및 위원회 문건 작성에 협력한다;

다) 위원들은 문건 검토, 의견 제시 및 권한 있는 기관에 승인 요청을 위한 문건을 통과시킨다.

조 54. 가치 없는 문서 폐기

1. 각 기관, 단위의 지휘관은 문서 가치 심의위원회의 검토 후 위원장의 서면 요청에 따라 가치 없는 문서 폐기를 승인한다.

2. 문서 가치 심의위원회가 없는 기관, 단위는 중복 문서, 다른 기관에서 보내온 관련 없는 문서만 폐기할 수 있다.

3. 가치 없는 문서 폐기 문서

가) 문서 가치 심의위원회 설립 결정;

나) 가치 없는 자료 목록; 가치 없는 자료에 대한 보고서 및 설명서;

나) 문서 가치 심의위원회 회의록; 심사 회의록(있을 경우);

다) 기관, 단위의 심사 요청 및 의견 청취 요청 문서;

라) 권한 있는 기관의 심사 및 의견 문서;

마) 가치 없는 문서 폐기 결정(부록 3의 모델 10);

사) 자료 폐기 이관 기록;

바) 가치 없는 문서 폐기 회의록(부록 3의 모델 11).

4. 가치 없는 문서 폐기 문서는 문서 폐기 날짜로부터 20년간 해당 기관, 단위에서 보관, 보존한다.

장 5. 통계, 검사 기록물

제55조. 기록물 통계

1. 기관 및 단위의 기록물은 기록물 관리 시스템과 데이터베이스에 통계를 작성해야 한다.

2. 기록물 통계 및 관리 체계는 다음과 같이 구성된다.

가) 기록물 접수 및 이관 서식

나) 기록물 제출 목록

다) 기록물 보관 통계부(표 03, 부록 3)

라) 기록물 목록

마) 문서 목록

바) 기록물 입고부(표 06, 부록 3)

사) 기록물 출고부(표 07, 부록 3)

아) 기록물 열람 등록부(표 08, 부록 3)

자) 기록물 열람 요청서(표 09, 부록 3)

제56조. 검사 디지털화된 1. 국방부 비서실

기관 및 단위는 기록물을 정기적으로 검사하고 대조해야 하며, 매년 현재 보유 중인 모든 기록물을 종합적으로 검사하고 대조해야 한다. 특히 비밀 기록물은 더욱 신경 써야 한다.

장 6. 기록물 보존

제57조. 기록물 보존

1. 기관 및 단위의 지휘자는 기록물 보존을 위한 장소와 필요한 장비, 수단(예: 책장, 파일 보관함, 파일 가방, 파일 폴더; 화재 및 폭발 예방 수단 등)을 마련하고 기술적 조치를 취하여 안전하게 보존하고 효과적으로 사용할 수 있도록 해야 한다.

기록물 보관 창고는 건조하고 통풍이 잘 되는 곳에 위치해야 하며, 화재 및 폭발 위험이 있는 물품과 멀리 떨어져 있어야 한다. 출입 규칙과 화재 및 폭발 예방 규칙이 있어야 하며, 출입문은 견고한 잠금장치가 있어야 하고 창문에는 철제 망루가 있어야 한다.

기관 및 단위의 기록물 직원은 기록물 정기 청소를 실시해야 하며, 해충, 곤충, 진균 및 기록물 손상 요인에 대한 방지 조치를 취해야 한다.

제58조. 전자 기록물 보존

1. 전자 기록물은 전자 환경에서의 진실성, 신뢰성, 완전성, 접근성 및 시간 경과에 따른 변환 가능성을 보장해야 한다.

2. 기관 및 단위의 기록물은 필요하다고 판단되는 경우 전자 문서에 대한 기술적 조치를 취할 수 있으나, 그 내용을 변경하지 않도록 해야 한다.

3. 장기 또는 영구 보존을 위한 전자 문서 저장 매체는 24시간 공기 조절된 환경에서 보관되어야 하며, 온도는 18°C ± 2°C, 습도는 40% ± 5%로 유지되어야 한다. 정기적으로 샘플을 점검하여 완전성과 접근성을 확인해야 하며, 손상 징후가 나타나면 가능한 한 빨리 백업해야 한다. 일반적으로 백업 주기는 10년 미만으로 설정되어야 한다.^oC + 2^oC 및 RH 40% + 5% 각각. 정기적으로 샘플을 점검하여 완전성과 접근 가능성을 보장해야 한다. 하락 징후가 나타나면 가능한 한 빨리 백업해야 한다. 일반적으로 저장 매체의 백업 시간은 10년 미만으로 설정되어야 한다.

장 7. 기록물 이용

제59조. 기관 및 단위 및 개인의 기록물 이용 권한 및 책임

1. 기관 및 단위 및 개인은 법령에 따라 과학 연구, 역사 연구 및 기타 합법적인 목적을 위해 기록물을 이용할 수 있는 권리를 갖는다.

2. 기관 및 단위 및 개인의 이용 시 책임

가) 기록물 목록, 문서 목록, 데이터베이스 또는 기록물 번호를 참조하여 기록물 열람 요청서를 작성해야 한다.

나) 기록물을 비밀로 유지해야 하며, 기록물을 수정하거나 지우거나 표시하지 않아야 하며, 기록물을 구겨거나 찢지 않아야 하며, 기록물 이용 시 내부 규정을 준수해야 한다.

다) 기록물 복사를 요청하는 경우 기록물 보관에 대한 비용을 납부해야 한다.

3. 기관 및 단위의 기록물 보관 책임

가) 이용 요청자의 승인을 받고 기록물을 제공해야 한다.

나) 기록물 연구 및 이용을 위한 환경 조성과 홍보를 담당해야 한다.

다) 기록물 이용에 관한 내부 규정을 작성하고 관련 당국에 제출해야 한다.

조 60. 자료의 공표 및 소개으1항. 소개 및 공표되는 자료는 당 중앙위원회의 정책과 국가의 법률을 지원해야 한다.

2항. 각 기관, 단위 및 개인은 자신이 공표한 자료에 대해 법적 책임을 진다.

3항. 국가 비밀 또는 군사 비밀과 관련된 자료 공표는 당, 국가 및 군대의 비밀 보호 규정에 따라 이루어진다.

4항. 기록 자료를 소개하거나 인용할 때 출처와 보관 장소를 명확히 기록하고 저작권 및 다른 권리를 보장해야 한다.

조 61. 전자 기록 자료의 사용

1항. 전자 기록 자료의 읽기, 복사, 증명에 대한 허가 권한은 전통적인 기록 자료와 동일하게 적용된다.

2항. 제한된 사용 목록에 포함된 전자 기록 자료는 네트워크 대중화 서비스를 제공하지 않는다.

3항. 제한된 사용 목록에 포함된 전자 기록 자료 저장 매체 및 장치는 네트워크 대중화 서비스에 연결되지 않는다.

4항. 전자 기록 자료 관리 및 활용을 위한 소프트웨어는 국가 문서 및 기록 보관국의 지침에 따라 개발 및 실행된다.

기록 자료 사용 신청 절차

조 62. 1항. 기관, 단위의 기록에서 연구 또는 사용하려는 사람은 주민등록증과 기관, 거주지 지방 행정기관의 소개서 또는 공문을 가져야 한다.

2항. 군인 또는 국방공무원인 경우는 중대급 이상 지휘관이, 군외인 경우는 부서(원) 또는 읍(면)급 이상 지도자가 서명한 소개서 또는 공문을 가져야 한다.

3항. 소개서 또는 공문에는 소개받는 사람의 이름, 계급(있을 경우), 직위, 단위(지방) 및 기록 자료 사용 목적과 요구 사항이 명시되어야 한다.

비밀 자료 보안 업무

장 (연도별 가치를 명시)

절 1. 비밀 등급 결정, 비밀 강도 낮추기, 해독

문건,

조 63. 비밀 등급 "비밀" 이상의 비밀 수준을 가진 문건은 비밀 자료로 간주된다. 비밀 수준은 순서대로 절대 비밀, 최고 비밀, 비밀로 나뉜다. 디지털화된

비밀 수준 결정

조 64. 1호. 문건, 자료의 비밀 수준 결정 책임

a) 문건 작성자는 문건을 서명하는 사람에게 비밀 수준, 긴급 수준, 배포 범위를 제안하며, "비밀"은 "M", "최고 비밀"은 "TM", "절대 비밀"은 "TuM"으로 표시한다.

b) 문건 서명자는 문건, 자료의 비밀 수준, 긴급 수준, 배포 범위를 검토하고 결정한다.

c) 기관, 단위의 비밀 보관 담당자는 문건 서명자에게 비밀 수준, 긴급 수준, 배포 범위를 확인하도록 돕고, 서명이 완료되었지만 비밀 수준이 정확하게 결정되지 않은 경우 보안 담당 기관은 서명자를 보고하여 결정하도록 한다.

2호. 문건, 자료의 비밀 수준 결정 근거

a) 자료 내용과 긴급성, 비밀 목록과 비교하여 자료의 비밀 수준을 예상한다.

b) 자료 누설 시의 손해 정도.

c) 자료의 배포 범위와 수준.

조 65. 문건, 자료의 비밀 강도 낮추기, 해독

1항. 기관, 단위의 지휘관은 해당 기관, 단위가 발행한 자료의 비밀 강도 낮추기, 해독을 결정할 수 있는 권한이 있다.i2항. 사단급 이상 지휘관은 기록 자료 가치 평가 위원회의 제안에 따라 관리하는 기록 자료의 비밀 강도 낮추기, 해독을 결정할 수 있는 권한이 있다.

1. 기관 또는 단위의 지휘관은 해당 기관 또는 단위가 발행한 문서의 비밀 등급을 낮추거나 비밀을 해제하는 권한을 가지고 있다.

2. 사단급 또는 그 이상의 지휘관은 문서 관리 기관 또는 단위의 제안에 따라 가치 평가 위원회가 제시한 문서 보관물의 비밀 등급을 낮추거나 비밀을 해제하는 권한을 가지고 있다.

절 2. 비밀목록 작성

조 66. 국가비밀 목록 결정 권한(국방 범위 내에서)

1. 국방 범위 내의 "절대비밀", "최고비밀" 목록은 총리의 결정에 따라 시행한다.

2. 국방부 장관은 국방부와 그 소속 기관, 단위의 "비밀" 등급 비밀 목록을 결정한다.

3. 국방부 소속 기관, 단위의 책임자는 해당 기관, 단위의 비밀 목록을 결정한다.

조 67. 비밀 목록 작성 및 변경

1. 국가비밀 목록 작성 및 변경

가) 기관, 단위 지휘관은 비밀 보호 업무 규정, 기관, 단위의 기능과 임무를 고려하여 비밀 목록을 작성하여 상급 기관의 승인을 받는다.

나) 매년 기관, 단위 지휘관은 비밀 목록을 검토하고 상급 기관에 적절한 수정을 요청한다.

2. 비밀 목록 작성 및 변경 절차

가) 사무실 또는 행정과(사무실이 없는 경우)는 동등한 수준의 비밀 보호 기관과 협력하여 비밀 목록 초안을 작성한다.

나) 관련 기관의 의견을 청취하고 초안을 완성한다.

다) 기관, 단위 지휘관은 상급 기관에 제출하여 승인을 받는다.

절 3. 비밀 문서 관리

조 68. 비밀 문서 등록, 수령, 발송, 대여

1. 비밀 문서 등록 및 관리

가) 최고비밀, 절대비밀 문서는 기관, 단위의 비밀 서무원이 등록하고 별도로 관리한다.

나) "A" 글자 또는 수령인의 이름이 표기된 봉투의 경우, 문서 도착 날짜와 기타 정보만 등록하고 수령인에게 전달한다.

다) 비밀 문서 수령자는 보안 기관의 보관 등록부와 본인의 문서 관리 등록부에 서명 등록한다.

2. 비밀 문서 발송

가) 최고비밀, 절대비밀 문서는 발송표를 함께 보내며, 수령기관은 발송표에 서명하여 즉시 반환해야 한다.

나) "최고비밀", "절대비밀" 문서 봉투는 두 겹으로 하며, 내부 봉투에는 "최고비밀" 또는 "절대비밀"을 인쇄하고, 외부 봉투에는 "B" 또는 "A"를 인쇄한다.

3. 비밀 문서 대여

가) 기관, 단위 직원은 해당 보안 기관에서 보관 중인 비밀 문서를 연구, 사용하기 위해 대여할 수 있으며, "최고비밀", "절대비밀" 문서의 대여는 해당 기관 지휘관의 승인이 필요하다.

나) 다른 기관, 단위 직원이 비밀 문서를 대여하려면 소개서가 필요하며, 해당 보안 기관 지휘관의 승인이 필요하다.

다) 비밀 문서 대여 시 대여 등록부(Mẫu số 04, 부록 IV)에 등록하고 대체 표(Mẫu số 05, 부록 IV)를 작성하며, 대여자는 대여 등록부에 서명하고 기한 내에 반환하며, 다른 사람에게 재대여하지 않아야 한다.

라) "절대비밀" 문서는 현장에서만 연구할 수 있으며, 보안 기관 밖으로 가져갈 수 없다.

마) 같은 기관 내 직원 간 비밀 문서 대여는 관련 업무 해결에 필요한 사람에게만 이루어지고, 대여자는 대여자의 문서 관리 등록부에 서명해야 한다.

조 69. 비밀 문서의 운송

1. 기관 및 단위 내부에서 비밀 문서를 전달할 때는 보안 서무원이 전달하고 수신자는 문서 등록부에 서명해야 한다.

2. 기관 및 단위 외부로 비밀 문서를 전달할 때는 보안 서무원이 봉투에 넣고 밀봉하여 전달 등록부에 등록하거나 군 우편원을 통해 전달한다. 수신처에 도착하면 수신자는 전달 등록부에 서명하고 성명을 기재해야 한다.

3. 비밀 문서를 공식 업무 여행에 가져가는 것

가) 공식 업무 여행 중 비밀 문서를 가져갈 수 있는 직원은 그 업무와 관련된 "비밀"과 "최고 비밀" 문서만 가능하며, "절대 비밀" 문서는 가져가지 못하고 필요한 내용만 추적 기록해야 한다.

나) 국내 공식 업무 여행 중 비밀 문서를 가져갈 때는 기관 또는 단위 지휘관에게 보고하고 허락을 받아야 한다.

다) 여행 중 비밀 문서는 항상 소지하고 있어야 하며, 책임이 없는 사람에게 맡기지 않아야 하며, 사용 시 비밀 유지와 안전을 확보하고 관련자 이외에 비밀을 누설하지 않아야 한다.

라) 해외 공식 업무 여행 중 비밀 문서를 가져갈 때는 보안 부서와 국방부 사무실이 검토하고 국방부 장관에게 보고하여 결정을 받아야 한다.

조 70. 비밀 문서 관리

1. 비밀 문서를 수집하거나 유출, 분실, 점유, 판매, 불법 파기하거나 비밀 보호를 남용하여 법 위반 행위를 은폐하거나 기관, 단위 및 개인의 합법적인 권익을 침해하거나 기관, 단위의 업무 수행을 방해하는 모든 행위는 엄격히 금지된다.

2. 비밀 문서를 관리하는 직원은 보관용 보안 파일을 제공받고 비밀 문서 등록부를 발급받아 등록 및 관리를 수행한다.

3. 비밀 문서를 받으면 직원은 비밀 문서 등록부에 등록하고 다른 사람에게 전달하거나 보안에 반환할 때는 등록부에 서명을 요구해야 한다.

4. 비밀 문서는 기관 또는 단위 내부에만 보관되며, 집으로 가져가지 못한다. 긴급한 경우 "최고 비밀", "비밀" 문서를 가져갈 수 있으나 기관 또는 단위 지휘관의 허락을 받아야 하며, 동시에 철저한 관리와 안전을 보장해야 한다.

5. "최고 비밀", "절대 비밀" 문서는 잠금장치가 있는 금고에 보관되며 별도의 관리 제도가 적용된다.

6. 여러 사람과 관련된 비밀 문서를 관리하는 직원이 단위를 떠날 때 일주일 이상이면 보안에 보관하도록 봉인하여 보내야 하고 돌아올 때는 수령 절차를 거쳐야 한다.

조 71. 회수 디지털화된 점수 (2.1, 2.2 또는 2.3 중 하나만 선택)ật

1. 처리가 완료된 비밀 문서는 기관 또는 단위의 보안 서무원에게 반환해야 한다.

2. 회수 표시가 찍힌 회의에서 작성된 비밀 문서와 기록부는 모두 회수되어야 한다. 참석자가 사용을 원할 경우 주최측의 허락을 받아야 하며, 수령 절차를 거쳐야 하며, 수령자의 보안 기관에 통보하여 등록 및 관리하도록 한다.

3. 직원이 업무를 변경하거나 퇴직할 때는 기관 또는 단위의 보안에서 받은 문서와 다른 사람에게 빌린 문서를 모두 반환해야 한다.

조 72. 등록해야 하는 업무 관련 문서 종류

1. 업무 일지, 기관 및 단위의 조직 및 활동 상황을 기록하기 위한 것

2. 기관 및 단위의 문서 초안 작성용

3. 회의 및 교육 기록용

4. 비밀 내용을 기록한 교육생 학습 일지

5. 비밀 내용을 포함한 강사 교안 작성 일지

6. 각 기관 및 단위의 당직 기록 일지

7. 아직 작업되지 않은 및 작업된 설계도 및 지도

8. 각 부서의 업무 관련 일지 및 표식

9. 녹음 테이프, 영상 테이프, 디스크, CD-ROM, USB, 메모리 카드

10. 기타 정보를 담고 있는 물품

조 73. 업무 문서의 등록 및 처리

1. 등록 방법

a) 업무 문서는 배포 전에 직원에게 제공되기 전에 보안부서에서 등록 절차를 완료하고 서명을 받아야 하며(지도자도 포함); 각 등록 시에는 보안직원이 등록부에 기록하고 비밀 문서를 대여하며 보안 도장을 찍고 페이지 번호(종이 문서인 경우)와 순번을 부여한다.

b) 교안, 학습일지, 도표, 지도 등의 비밀 정보가 포함된 교사용 문서는 보안부서에서 추적 등록부에 기록하고 등록부에 등록하며 보안 도장을 찍고 페이지 번호를 기록하고 서명을 완료해야 한다.

c) 학생용 교재, 강의 노트, 학습 내용을 기록한 일지, 도표, 지도 등 비밀 정보가 포함된 모든 문서는 보안부서에서 등록하고 보안 도장을 찍고 페이지 번호를 기록하며 학과나 시스템(단위) 관리하는 학생들에게 집중적으로 배포되며 개별 학생에게는 배포되지 않는다.

2. 처리

a) 보안부서에서 등록된 비밀 문서는 사용 후 모두 반환해야 하며(새로운 것을 받으면 이전 것은 회수), 재사용을 원할 경우 다시 대여 등록을 해야 한다; 직원이 기관이나 단위에서 이동할 때는 보안부서에 보관된 모든 문서를 반환해야 한다.

다른 곳으로 보내거나 손상되어 파기해야 하는 비밀 문서는 보안직원이 파기 확인 서명을 하고 등록부(신청서)에 기록해야 한다.

b) 교사용 교안, 교재, 도표, 지도 등 비밀 정보가 포함된 문서는 사용 후 보안부서에 반환하여 보관해야 하며 재사용을 원할 경우 다시 대여 등록을 해야 한다.

c) 학교 또는 학원의 학생들이 수업이 끝나면 학생 담당 공무원은 비밀 정보가 포함된 학습 자료, 도표, 지도 등을 모두 회수하여 학교 또는 학원의 보안부서에 반환해야 한다.

학생이 연구나 사용을 위해 단위에 필요한 자료를 요청할 경우, 해당 개인은 등록을 하고 학교 또는 학원의 보안부서는 군 우편을 통해 단위로 이전 절차를 진행하며, 단위의 보안부서는 사용자를 위한 등록 및 이전 절차를 수행해야 한다.

조 74. 비밀 문서의 폐기

1. 폐기 대상 비밀 문서 종류

a) 더 이상 사용 가치가 없는 문서, 중복 문서, 불량 인쇄본만 폐기 가능하다;

b) 더 이상 추적 필요가 없는 사용된 비밀 기록부; 중복 수집된 문서;

c) 업무 등록부는 20년 경과 후 폐기 가능하다.

2. 폐기 방법

a) 종이로 된 "비밀" 문서는 종이 제조업체에 판매될 수 있으나, 복구가 불가능하도록 분쇄하거나 잘라내야 한다;

b) 종이로 된 "최고 비밀", "절대 비밀" 문서는 현장에서 소각하거나 적절한 장비를 이용해 현장에서 분쇄하거나 잘라내어 복구가 불가능하도록 한 후 종이 제조업체에 판매해야 한다;

c) 다른 정보를 포함한 문서는 모든 정보를 삭제하거나 복구가 불가능하도록 변형해야 한다.

3. 문서 폐기 절차

a) 중대대급 이상의 보안부서만 권한 있는 당국의 결정을 받은 후에 문서를 폐기할 수 있으며, 보관 문서의 경우 가치 판단위원회의 승인을 받아야 한다;

b) 문서를 폐기할 때는 평가보고서를 작성하고 "최고 비밀", "절대 비밀" 문서에 대해 상세한 통계를 작성하여 권한 있는 당국의 승인을 받아야 한다. 평가보고서는 폐기 방법과 수행자를 명시하며 참가자들의 서명을 받아야 하며, 평가보고서는 보안부서에서 20년간 보관해야 한다.

c) 문서를 폐기할 때는 최소 두 명 이상의 팀이 수행해야 하며 그 중에는 보안직원이 포함되어야 한다.

d) 비밀을 유지하기 위해 즉시 폐기해야 하는 특별한 경우, 비밀을 보유하는 사람은 직접 폐기할 수 있지만 그 후에는 지휘관에게 서면 보고를 하고 법적 책임을 지게 된다.

조 75. 비밀 자료의 공표 및 사용

1. 비밀 자료의 공표 및 사용 요구사항

a) 비밀 정보를 알 수 있는 기관 또는 개인은 직접 처리하거나 관련된 업무 범위 내에만 해당하며, 국가 비밀 범위 내의 비밀 정보를 공표하는 것은 책임이 없는 사람에게 엄격히 금지된다.

b) 비밀 자료의 공표 및 접근은 해당 비밀 자료를 작성하거나 직접 관리하는 기관 또는 단위의 지휘자가 허가해야 한다.

c) 비밀 자료를 검토하도록 지시받은 사람은 해당 기관에서 발급한 소개서와 신분증을 소지해야 하며, 소개서에는 검토할 내용과 요구 사항이 명확하게 기재되어야 한다.

2. 비밀 정보의 공표 및 사용자 책임

a) 비밀 자료를 공표하는 임무를 부여받은 사람은 안전한 장소에서 정확한 내용과 참석자를 준수하여 공표하고, 도청이나 불법 녹음을 방지해야 한다.

b) 비밀 정보를 공표받은 사람은 비밀 정보 관리 및 보존에 관한 규정을 엄격히 준수해야 한다.

c) 보관 자료 내의 비밀 정보 연구, 사용 및 공표는 보안 원칙과 제도를 준수하고, 보관 자료 사용 및 공표 규정에 따라 이루어져야 한다.

d) 국가 비밀 또는 군사 비밀과 관련된 표, 도표, 지도는 지정된 장소에만 게시될 수 있다.

절 4. 정보기술 장치 내의 데이터 보안

조 76. 보안이 필요한 데이터 및 정보기술 장치 종류

1. 비밀 데이터와 독립적인 비밀 정보 저장 장치(하드디스크, CD, DVD, USB, 메모리 카드, 컴퓨터, 네트워크)

2. 정보 전송을 위한 저장 장치 및 장거리 전송 장치(네트워크 연결 컴퓨터, 내부 네트워크, 정보 관리 및 저장 소프트웨어 및 장비)

조 77. 정보기술 장치 내의 데이터 보안 책임

1. 정보기술 장치 내의 데이터 보안 책임

a) 기관 또는 단위의 지휘자는 해당 기관 또는 단위의 공용 및 전용 장치 사용에 대한 보안 수준을 결정하고 사용 규정을 작성해야 한다.

b) 국방부의 관련 기관(보안국, 기밀국, 국방부 사무실, 정보통신국 등)은 공용 및 전용 정보기술 장치에 대한 데이터 보안 솔루션을 연구하고 제공한다.

c) 기관 또는 단위의 직원은 자신이 관리하는 정보기술 장치 내의 데이터 보안에 관한 모든 규정을 잘 준수해야 한다.

2. 정보기술 장치 내의 데이터 보안 강화 방안

a) 정보기술 장치 내의 데이터 보안 업무에 대한 의식과 책임 교육 및 전문 지식 향상을 강화한다.

b) 비밀 정보를 포함하는 장치 및 물품을 사용하는 사람은 국가 비밀 보호 업무에 대한 모든 규정을 준수해야 한다.

c) 불법 접속 또는 정보 도난을 방지하기 위한 장치 및 소프트웨어 설치에 주의를 기울이고, 국방부 기밀국의 암호화 소프트웨어 및 도구를 연구하여 설치한다.

d) 최고 비밀 또는 절대 비밀 정보는 공용 정보기술 장치에 저장되지 않는다.

조 78. 비밀 정보를 포함하는 정보기술 장치의 사용 관리

1. 기관 또는 단위의 지휘자는 사용 및 관리자를 지정한다.

2. 정보기술 장치의 위치 이동 또는 사용 목적 변경은 권한 있는 기관의 허가를 받아야 하며, 주 관리 기관의 철저한 감독 아래에서 이루어져야 한다.

3. 비밀 정보를 포함하는 정보기술 장치가 고장 난 경우는 국방부 내에서 적절한 능력과 책임을 가진 기관에서 허가를 받아 수리를 해야 한다. 국외에서 수리를 하는 경우에는 주 관리 기관의 철저한 감독이 필요하다.

4. 정보기술 장치를 이용한 비밀 정보의 장거리 전송은 국방부 기밀국이 제공하는 암호화 소프트웨어를 사용해야 한다.

5. 구매한 정보기술 장치는 사용 전에 보안 검사를 받아야 한다.

6. 비밀 정보를 포함하는 장치(개인 컴퓨터, 내부 네트워크, USB, 메모리 카드 등)는 인터넷에 연결되어서는 안 된다.

7. 다른 장소에서 비밀 정보를 포함하는 장치를 사용하려는 직원은 지휘자의 허가를 받아야 하며, 해당 기관 또는 단위의 보안 담당자에게 등록해야 한다.

장 5. 외국 파트너와의 관계에서 정보 보안

조 79. 공식 출장 또는 외국 파트너에게 이관하는 문서 및 표본물 관리

1. 승인 권한

a) "절대비밀" 문서는 국방부 장관이 총리에게 보고하여 결정한다.

b) 다른 문서는 국방부 장관이 결정한다.

2. 외국 파트너에게 문서(표본물)를 가져가거나 이관하기 위한 보고 절차

a) 국방부 소속 기관 및 단위는 문서(표본물)를 첨부하여 국방부 장관과 보호국/TCCT에 보고하고, 국방부 비서실은 국방부 장관에게 보고하여 결정한다.

b) 비밀 문서를 가져가거나 외국 파트너에게 이관하는 사람들은 국가기밀 보호 서약서(부록 IV, 양식 01)를 작성하고, 단위 책임자의 확인을 받아 제출해야 한다.

3. 문서 및 표본물 가져가기(이관) 절차

a) 외국으로 출장 가기 전이나 외국 파트너에게 이관하기 전에는 보안 기관에 등록하고, 돌아온 후에는 처리 절차를 완료하여 관리해야 한다. 해외 출장 중에는 가져간 문서 및 표본물을 엄격히 관리해야 한다.

b) 외국 파트너에게 문서 및 표본물을 이관할 경우, 이관 확인서와 정보 보안 약정서를 작성하고, 관련 당사자에게 정보 유출을 금지하도록 요구해야 한다. 이관이 완료되면, 문서를 보안 기관에 등록하고 관리해야 한다.

조 80. 외국 파트너에게 가져가거나 이관하는 문서 및 표본물 관련 서류

1. 문서 및 표본물 가져가기 또는 이관을 허가받기 위한 요청서와 통계용 양식(부록 IV, 양식 2a, 02b)이 첨부된 서류;

2. 외국 파트너에게 가져가거나 이관하는 작업을 수행하는 사람들의 국가기밀 보호 서약서;

3. 출장 관련 서류(팀 출장 허가 결정, 일정, 활동 계획 등) 복사본;

4. 보호국/TCCT의 검토 서류;

5. 관련 기관이 국방부 장관에게 제출한 서류;

6. 허가 권한을 가진 기관의 허가 결정.

조 81. 외국 파트너로부터 제공, 이관, 기증 받은 문서, 장비, 표본물 접수

1. 모든 외국 파트너로부터 제공받은 문서, 장비, 표본물은 이관 전 국방부 장관에게 보고하여 결정을 받아야 한다.

2. 사용 전에는 보안 기관이 내용을 검토하고 안전을 확인하며, 서면 의견을 제출해야 한다.

3. 기관 및 단위는 규정에 따라 등록을 조직한다. 문서 내용이 베트남어로 표시되지 않는 경우에는 별도의 등록 번호를 지정하여 관리한다.

장 V.

공문서업무, 문서 보관 및 보안 관리

조 82. 공문서업무, 문서 보관 및 보안 관리 내용

1. 공문서업무, 문서 보관 및 보안 관리에 대한 제도와 규정을 수립하고 지시하며, 이를 시행하도록 지도한다.

2. 업무를 통일적으로 관리한다.

3. 부서 및 기관의 제도와 규정 준수 상황을 감독하고, 불만 및 고발 사항을 처리한다.

4. 공문서업무, 문서 보관 및 보안 관리에 과학기술을 연구하고 적용한다.

5. 부서 직원 교육 및 훈련을 실시한다.

6. 평가 및 종합 분석을 조직하고, 공적 시상 제도를 연구하고 제안한다.

7. 국제 협력을 추진한다.

조 83. 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무 관리 책임

1. 국방부 사무실은 국방부 장관이 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무를 관리하는 것을 지원하는 책임이 있다.

2. 각급 기관, 단위 지휘관은 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무를 지도하고 조직하며 수행하며, 동시에 과학기술을 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무에 적용한다.

3. 사무실장 또는 행정과장(사무실이 없는 경우)은 지휘관이 조직하고 관리하는 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무를 지원하는 책임이 있다.

4. 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무와 관련된 업무를 수행하는 모든 개인은 본 규정의 규정을 엄격히 준수해야 한다.

조 84. 기밀 보관 기관의 임무

1. 문서 업무

a) 도착 문서 접수 및 등록

b) 도착 문서 전달 및 이송

c) 도착 문서 처리 상황 모니터링 및 검사

d) 문서 타이핑, 인쇄, 복사

đ) 발송 문서 등록 및 발행 절차 수행 및 발송 문서 추적

e) 문서 등록 및 관리 서류 및 데이터베이스 관리, 소개증 및 공무증 발급 및 등록 절차 수행 (부록 I 표 15, 표 16)

g) 도장 관리 및 사용

h) 연간 파일 목록 작성, 기관 및 단위의 기록 보관소로 파일 제출 및 제출 지침 제공

2. 기록 보관 업무

a) 기관 및 단위 직원이 작성한 기록 파일 작성 방법 지침 및 수집

b) 기관 및 단위의 기록 자료 통계, 보관 및 이용 서비스 제공

c) 현행 기록 보관소로 파일 이관:

- 기관 및 단위의 기록 파일 및 자료 수집 및 제출 조직

- 기록 자료 가치 평가, 통계 및 검사

- 기록 자료 정리 조직

- 기록 자료 보관 조직

- 기록 자료 내용 이용 서비스 조직

3. 보안 업무

a) 기관 및 단위의 비밀 목록 작성 및 관련 기관과 협력하여 상위 기관에 제출

b) 비밀 자료 등록 및 관리

c) 기관 및 단위의 전자 정보 매체 보안 지침 제공

d) 비밀 해제 및 해제 자료 관리 지원

조 85. 문서, 기록 보관 및 자료 보안 업무에 배치되는 직원 선발 및 배치 기준

1. 당과 사회주의, 국가 및 국민에 대한 절대적인 충성과 정치적 신념이 확고해야 한다.

2. 가족 및 개인의 정치 역사가 명확하고 깨끗해야 한다.

3. 부여된 임무를 완수할 수 있는 능력과 책임감이 있어야 하며, 당, 국가, 사회주의 제도, 국가 독립 주권 및 안보를 위해 싸우고 희생할 준비가 되어 있어야 한다.

4. 높은 도덕성과 건전한 생활 습관, 엄격한 조직 규율 의식, 혁명적 경계 의식, 군사 비밀 및 국가 비밀 보호 의식이 있어야 한다.

5. 초급 이상의 문서, 보안, 기록 보관 업무 교육을 받았어야 한다.

조 86. 업무 교육, 훈련 및 보충 교육

1. 국방부 사무실은 보안 문서 보관 업무를 담당하는 간부와 직원을 대상으로 전국 군대에 걸쳐 중등, 고등, 대학, 대학 이상 교육을 조직하고 실시하며, 각 기관과 단위에 대한 업무 훈련 및 보충 교육을 조직하고 실시한다.

2. 총참모부, 군 지구, 군종, 군단, 병과 사무실은 국방부 사무실과 협력하여 각 단위의 보안 문서 보관 업무를 담당하는 간부와 직원을 대상으로 초급 교육을 조직하고 실시하며, 간부와 직원 및 관련 대상에 대한 업무 훈련 및 보충 교육을 조직하고 실시한다.

3. 5년마다 정기적으로 전군의 문서 보관, 보안 업무 관련 종합 평가 및 업무 경연대회를 조직한다.

조 87. 검사 제도

1. 점검 제도

a) 정기 검사: 상위 업무 기관은 하위 업무 기관이 정해진 제도와 규정을 연간 또는 반년마다 준수하는 것을 정기적으로 검사한다. 정기 검사는 계획을 미리 세우고 검사할 내용을 안내해야 한다.

b) 임시 검사: 상위 업무 기관은 하위 업무 기관이 제도와 규정을 위반하거나 권한 있는 기관의 요청에 따라 임시 검사를 조직한다.

2. 검사 권한

a) 국방부 사무실은 관련 기관들과 협력하여 전군의 문서 보관, 보안 업무 관련 제도와 규정 준수 여부를 검사한다.

b) 국방부 소속 기관과 단위 사무실은 해당 기관과 단위의 문서 보관, 보안 업무 관련 제도와 규정 준수 여부를 검사한다.

조 88. 보고 제도

1. 종합 보고

a) 정기 보고: 각급 보안 문서 보관 기관은 해당 기관과 단위의 지휘관에게 정기적으로 상황을 종합하여 상위 업무 기관에 보고하도록 돕는다. 국방부 소속 기관과 단위는 12월 20일까지 국방부(국방부 사무실을 통해)에 보고해야 한다.

b) 임시 보고: 각급 보안 문서 보관 기관은 상위 업무 기관의 요청에 따라 해당 기관과 단위의 지휘관에게 보고하도록 돕는다.

c) 긴급 보고: 각급 하위 보안 문서 보관 기관은 매월 상위 업무 기관에 문서 발행 및 관리, 인감 관리 상황을 전화로 보고한다. 국방부 소속 기관과 단위는 12월 20일까지 국방부 사무실(보안 문서 보관실을 통해)에 보고해야 한다. 20일이 공휴일인 경우 그 이전 근무일에 보고해야 한다.

2. 문서 보관 업무 통계 보고: 각급 업무 기관은 매년 문서 보관 업무 통계를 내무부 장관이 2005년 1월 6일에 발표한 제13/2005/QĐ-BNV 결정과 제14/2005/QĐ-BNV 결정에 따른 표식을 사용하여 보고해야 한다.

3. 2년마다(짝수 연도) 각 기관과 단위는 인감 모델 통계 및 보고를 상위 업무 기관에 제출해야 하며, 국방부 소속 기관과 단위는 국방부(국방부 사무실을 통해)에 12월 20일까지 보고해야 한다.

장 VI.

조직 및 실행

조 89. 보장 업무

국방부 비서실은 국방부 재정국과 협력하여 문서, 기록 및 자료 보안 활동을 위한 각 기관 및 단위의 운영을 지원하기 위한 예산 보장 경비 정액을 작성하고, 예산을 편성하고 분배하며, 현행 규정에 따라 국방부 장관에게 심사 및 결정을 요청한다.

조 90. 조직 실행

국방부 비서실은 이 규제의 시행을 지도하고 감독하는 책임이 있다.