시행령 제 92/2012/TT-BQP 행정 문서의 형식과 기술 작성 방법에 관한 지침 군대 내 기관 및 단위

시행규칙

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2008년 6월 3일 법률 제정 행정 문서 법률에 근거함

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110/2004/NĐ-CP 호에 따른 문서업무에 관한 정부결정; 정부가 2010년 2월 8일 제정한 제09/2010/NĐ-CP 호에 따른 정부결정은 2004년 4월 8일 제정된 제110/2004/NĐ-CP 호에 따른 정부결정을 수정 보완함;

정부가 2008년 9월 16일 제정한 제104/2008/NĐ-CP 호에 따른 국방부의 기능, 임무, 직책에 관한 규정;에1. 제27a조 제2항(2018년 12월 28일 은행국 총재가 발행한 은행 카드 관련 운영에 관한 시행규칙 제41/2018/TT-NHNN에 따라 제1조 제5항으로 추가된 조항)은 다음과 같이 개정되고 보완됨:정부구조전자 서명 직책;

국방부 사무실장의 건의를 검토함;

국방부 장관은 이 통지를 발하여 군대 내 기관 및 단위의 행정문서의 형식과 기술, 복사본 행정문서의 형식과 기술에 대한 지침을 공포함으로써 다음과 같이 명시함:

국방부 내 모든 기록 보관 활동은 국가 비밀과 관련된 경우 법률 및 국방부의 국가 비밀 보호 규정에 따라 수행됨I:

총칙

조 1. 적용 범위와 적용 대상

1. 본 통지는 행정문서의 형식과 기술, 복사본 행정문서의 형식과 기술에 대한 지침을 제공함.

2. 본 통지는 군대 내 기관 및 단위, 군대 내 기업 및 협회(이하 "기관 및 단위"라고 함)와 관련 개인에게 적용됨.

조 2. 문건의 종류와 형식위하1. 군대 내 기관 및 단위의 행정문서는 다음과 같음: 결정, 지시, 규칙, 규정, 공고, 안내, 계획, 프로그램, 결의, 프로젝트, 제안서, 방안, 계약, 보고서, 회의록, 행정공문, 메모, 약속서, 합의서, 증명서, 위임장, 출장증명서, 추천서, 휴가증명서, 초청장, 위임장, 수령증, 송부표, 처리요청서, 처리결과보고서(단순한 문제에 대해), 업무처리요청서, 전달표, 통지서, 공문.

2. 군대 내 기관 및 단위의 행정문서의 형식은 다음과 같은 구성 요소를 포함함:

- 국가기호, 구호;

- 문건을 발하는 기관 또는 단위의 이름;

- 문건의 번호 및 식별자;

- 권한을 가진 사람의 직위, 성명 및 서명;

- 문건을 발행한 장소 및 날짜;

- 문건의 종류와 내용 요약;

- 문건의 내용;

- 기관 또는 단위의 도장;

- 비상도 또는 비밀도(있을 경우);

- 수신자;

- 기타 문건의 형식 구성 요소.

3. 공문, 메모, 약속서, 합의서, 증명서, 위임장, 초청장, 추천서, 휴가증명서, 출장증명서, 수령증, 송부표, 전달표, 처리결과보고서(단순한 문제에 대해), 업무처리요청서, 공문은 모든 형식 구성 요소를 반드시 포함하지 않아도 됨.

조 3. 문건 작성 기술

1. 본 통지에서 규정된 문건 작성 기술은 컴퓨터로 작성하고 종이에 인쇄된 문건에 적용되며, 종이 크기, 배치 방식, 페이지 여백, 각 구성 요소의 위치, 폰트, 글씨 크기, 글꼴 유형 및 기타 작성 세부 사항을 포함함.

2. 본 통지에서 규정된 문건 작성 기술은 다른 기술 방법 또는 도구로 작성된 문건, 미리 인쇄된 종이에 작성된 문건, 책, 신문, 잡지 등 기타 출판물에 적용되지 않음.

조 4. 문건 작성 폰트

컴퓨터로 작성된 문건에 사용되는 폰트는 베트남어 유니코드/타임즈 뉴 로마 폰트로, 베트남 표준 TCVN 6909:2001에 따름.

컴퓨터 상에서 법률 텍스트를 표시할 때 사용되는 폰트는 유니코드/타임스 뉴 로마(Times New Roman) 폰트로, 베트남 표준 TCVN 6909:2001에 따른다.

조 5. 문서의 크기, 배치 방식, 페이지 여백 및 표시 위치

1. 문서의 크기

가) 행정 문서는 A4 크기(210mm x 297mm)의 종이에 작성된다.

나) 소개서, 접수증, 송부표, 이첩표 등의 문서는 A5 크기(148mm x 210mm)의 종이 또는 미리 인쇄된 A5 크기의 모형 종이에 작성될 수 있다.

2. 배치 방식

가) 행정 문서는 A4 크기의 종이의 길이 방향으로 배치되며, 인쇄 방향도 길이 방향으로 한다.

나) 문서 내용에 표나 차트가 포함되어 있으나 별도 부록으로 분리되지 않는 경우, 문서는 A4 크기의 종이의 폭 방향으로 배치되며, 인쇄 방향도 폭 방향으로 한다.

3. A4 크기 종이의 페이지 여백

상단 여백: 상단에서 25mm 떨어진 곳;

하단 여백: 하단에서 20mm 떨어진 곳;

왼쪽 여백: 왼쪽에서 35mm 떨어진 곳;

오른쪽 여백: 오른쪽에서 15mm 떨어진 곳.

4. A4 크기 종이 한 장에 표시되는 문서 형식 구성 요소의 위치는 본 통칙 부록 II에 따른 배치 도면에 따라 이루어진다. A5 크기 종이 한 장에 표시되는 문서 형식 구성 요소의 위치는 위와 유사하게 적용된다.

국방부 내 모든 기록 보관 활동은 국가 비밀과 관련된 경우 법률 및 국방부의 국가 비밀 보호 규정에 따라 수행됨II:

문서의 형식과 배치 기술

조 6. 국호, 구호

1. 형식

가) 국호는 다음과 같이 문서에 기재한다:"사회주의 공화국 베트남"

나) 구호:"독립 - 자유 - 행복".

2. 제작 기술

국호와 구호는 1번 칸에 표시되며, 종이의 폭 방향으로 약 1/2를 차지하며, 상단, 우측에 위치한다.

국호:"사회주의 공화국 베트남"대문자로 표시되며, 글꼴 크기는 13이며, 직립체, 굵은 글씨체로 표시된다;

구호:"독립 - 자유 - 행복"소문자로 표시되며, 글꼴 크기는 13이며, 직립체, 굵은 글씨체로 표시되며, 국호 아래 중앙에 위치한다. 각 단어의 첫 글자는 대문자로 표시되며, 단어 사이에는 짧은 줄이 있으며, 단어 사이에는 간격이 있다. 구호 아래에는 글자 줄의 길이와 같은 길이의 연속선이 있다 (Draw/Line 명령을 사용함). 구체적으로:

사회주의 공화국 베트남
독립 - 자유 - 행복
-----------------

위 두 줄은 단일 줄 간격으로 표시된다.

조 7. 문서를 발행한 기관 또는 단위의 이름

1. 형식

가) 문서를 발행한 기관 또는 단위의 이름은 직접 관리하는 기관 또는 단위의 이름(기업의 모회사가 있는 경우 모회사의 이름을 기재)과 문서를 발행한 기관 또는 단위의 이름을 포함한다.

나) 국방부, 경제 그룹, 총공사 등이 발행한 문서는 관리 기관을 기재하지 않는다.

다) 문서를 발행한 기관 또는 단위의 이름은 설립 문서, 기능과 임무, 권한 및 조직 구조 규정, 승인, 활동 허가 또는 법적 자격 인정 문서 등에서 정해진 규정에 따라 완전히 기재하거나 약자를 사용할 수 있다. 예를 들어:

라) 직접 관리하는 기관 또는 단위의 이름은 일반적인 용어를 약자로 표시할 수 있다. 예를 들어, 지휘부(BTL), 지휘부(BCHQS) 등.

2. 제작 기술

가) 문서를 발행한 기관 또는 단위의 이름은 2번 칸에 표시되며, 종이의 폭 방향으로 약 1/3을 차지하며, 상단, 좌측에 위치한다.

나) 직접 관리하는 기관 또는 단위의 이름은 대문자로 표시되며, 글꼴 크기는 13이며, 직립체로 표시된다. 이름이 길 경우 여러 줄로 표시될 수 있다.

다) 문서를 발행한 기관 또는 단위의 이름은 대문자로 표시되며, 글꼴 크기는 13이며, 직립체, 굵은 글씨체로 표시되며, 직접 관리하는 기관 또는 단위의 이름 아래 중앙에 위치한다. 이름 아래에는 글자 줄의 길이의 절반과 같은 길이의 연속선이 있다. 이름이 길 경우 여러 줄로 표시될 수 있다. 예를 들어:

위의 줄들은 단일 줄 간격으로 표시된다.

조 8. 문서의 번호 및 기호

1. 형식

a) 문서의 번호

문서의 번호는 해당 기관 또는 단위의 문서 등록번호이며 아라비아 숫자로 표기하며, 매년 1월 1일부터 12월 31일까지 01부터 시작하여 연속적으로 부여된다.

b) 문서의 기호

- 문서의 기호는 문서 종류의 약자와 발행 기관 또는 단위의 약자를 포함하며, 이 시행규칙 부록 I에 따른 약자표를 참조한다. 예를 들어:

군구 제3군사구역 사령부가 발행한 결정은 다음과 같이 표기한다: 번호: .../QĐ-BTL

공장 Z131 총경이 발행한 지시는 다음과 같이 표기한다: 번호: .../CT-BGĐ

이사회가 발행한 결정은 다음과 같이 표기한다: 번호: .../QĐ-HĐQT

정치국이 발행한 보고서는 다음과 같이 표기한다: 번호: .../BC-CCT

- 공문의 기호는 발행 기관 또는 단위의 약자와 작성 부서(국, 과, 실, 팀) 또는 주관 작성 부서의 약자를 포함하며, 다수의 작성 부서를 거쳐 발행된 경우 최하위 직속 작성 부서의 기호를 사용한다. 예를 들어:

국방부에서 재정국이 작성한 공문은 다음과 같이 표기한다: 번호: .../BQP-CTC

군구 사령부에서 전투교육국/정치국이 작성한 공문은 다음과 같이 표기한다: 번호: .../BTL-CCT

군구 사령부에서 작전국/참모총국이 작성한 공문은 다음과 같이 표기한다: 번호: .../BTL-BTM

- 회의 또는 지휘부가 공문을 발행하고, 해당 회의 또는 지휘부가 발행 기관으로 표기되는 경우에는 해당 기관 또는 단위의 번호를 사용해야 한다. 예를 들어, 군구 제3군사구역 사령부의 군인회의 결정 제505호 또는 전문 비서실 업무대회 조직위원회 결정 제505호는 다음과 같이 표기한다:

2. 제작 기술

a) 문서의 번호 및 기호는 발행 기관 또는 단위 이름 아래 중앙에 위치한 3번 칸에 표기되며, "번호"는 일반 글씨체로, 기호는 모두 대문자로 13포인트 크기의 정자체로 표기한다. "번호" 뒤에는 콜론(:)을 표기하며, 10보다 작은 번호는 앞에 0을 추가하여 표기한다. 번호와 기호 사이에는 슬래시(/)를 표기하며, 기호 내의 약자 사이에는 하이픈(-)을 표기한다. 예를 들어:

번호: 105/QĐ-BQP (국방부 장관의 결정)

번호: 190/BCH-PTM (참모과가 작성한 지휘부의 공문)

번호: 123/BC-BTTM (참모총국의 보고서)

번호: 1234/TĐ-BTM (참모과가 작성한 중대의 공문)

조 9. 발

행 문서의 지명 및 발행 일자ịa) 문서에 기재된 지명은 행정 단위의 공식 명칭(도, 시, 군, 구, 읍, 면, 동, 리)이며, 해당 기관 또는 단위가 주둔하는 지역의 지명이다. 사람의 이름, 숫자 또는 역사적 사건에 따라 지명된 행정 단위의 경우, 해당 행정 단위의 전체 명칭을 기재해야 한다. 구체적으로 다음과 같다:

1. 형식

- 전투, 전투 준비, 전투 지원 단위 및 변방 경찰대의 문서에 기재된 지명은 해당 기관 또는 단위가 주둔하는 도 또는 시의 이름을 기재한다. 예를 들어:

+ 제312사단 문서(본부가 소초군, 서울특별시에 주둔):

서울특별시,H아+ 제50중대 문서(중대 본부가 도산군, 해양시에 주둔):

해양시,+ 제4군사구역 사령부 문서(본부가 비인시, 응암도에 주둔):

- 지방 군사 단위의 문서에 기재된 지명:예남,

+ 중앙 직할 시의 지휘부 문서는 해당 중앙 직할 시의 이름을 기재한다. 예를 들어:

+ 서울특별시 지휘부 문서와 그 산하 국 문서: 서울특별시, 해양시 지휘부 문서와 그 산하 과 문서: 해양시,

+ 도 지휘부 문서는 해당 도의 이름을 기재한다. 예를 들어:

+ 해양도 지휘부 문서와 그 산하 과 문서(해양도 해양도에 주둔): 해양도, 광인도 지휘부 문서와 그 산하 과 문서(광인도 하롱시에 주둔): 광인도,

+ 도에 속한 시의 지명이 도와 동일한 경우, "시"(TP.)를 추가로 기재한다. 예를 들어:

+ 해양도 해양시 지휘부 문서:

TP. 해양시,- 군 또는 구 지휘부 문서의 지명은 해당 군 또는 구, 시 또는 도에 속한 시의 이름을 기재한다. 예를 들어:

+ 탕하군 지휘부 문서(해양도에 주둔):

탕하군,+ 청 xuân구 지휘부 문서(서울특별시에 주둔):

청 xuân구,+ 복원시 지휘부 문서(응암도에 주둔):

복원시,- 기업 문서의 지명은 중앙 직할 시 또는 도의 이름을 기재한다. 예를 들어:

+ 국방통신그룹 문서(바 Đình구, 서울특별시에 주소):

+ 제319공사 문서(롱 biên구, 서울특별시에 주소):하노이,

- 문서의 발행 일자는 등록 및 발행 인증 날짜를 의미한다.하노이,

국회, 국회의 상임위원회, 인민회의가 발행한 법규 문서의 발행 일자는 통과된 날짜이다.

- 문서의 발행 일자는 완전히 기재되며, 날짜는 아라비아 숫자로 표기한다. 10보다 작은 날짜와 1월, 2월은 앞에 0을 추가하여 표기한다. 예를 들어:

서울특별시, 2009년 2월 5일

신 bình구, 2010년 2월 10일증진지명과 발행 일자는 문서 번호 및 기호와 같은 줄에 표기되며, 4번 칸에 위치하며 일반 글씨체로 13포인트 크기의 기울임꼴로 표기한다. 지명의 첫 글자는 대문자로 표기하며, 지명 뒤에는 쉼표(,)를 표기한다. 지명과 발행 일자는 서명 아래 중앙에 배치된다.아2009년 2월 02일

2009년 2월 10일아2010년 2월 02일

2. 제작 기술

지명과 공문서 발행 날짜는 문서 번호와 문서 코드가 있는 칸(번호 4)에 일반 글씨체(기울임꼴)로 크기 13의 글씨로 중앙 정렬되며, 지명은 첫 글자만 대문자로 표기하고 지명 뒤에는 쉼표(,)를 붙인다. 지명과 날짜는 제목 아래 중앙에 배치된다.

조 10. 문건의 종류명 및 요약내용

1. 형식

가) 문건의 종류명은 각 문건의 발행기관이 발행하는 문건의 종류명으로, 문건을 발행할 때는 종류명을 기재하여야 하며 공문은 제외한다.

나) 문건의 요약내용은 문건의 주요 내용을 간략하게 표현한 한 문장 또는 단어 집합이다.

2. 제작 기술

가) 종류명과 요약내용은 종류명이 기재된 모든 문건의 경우, 5a 칸에 표시되며, 종류명은 내용 부분 중앙에 대문자로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시된다.

나) 문건의 요약내용은 종류명 바로 아래 중앙에 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시되며, 요약내용 아래에는 요약내용의 길이의 1/3에 해당하는 직선이 위치하며, 이 직선은 요약내용과 수평으로 일치하도록 배치된다. 예를 들어:

결정

자료 가치 평가 위원회 설립에 관하여
------------------

다) 공문의 요약내용은 5b 칸에 "V/v" 뒤에 일반 글씨로 12포인트 크기, 직립체로 표시되며, 공문 번호와 공문 식별번호 아래 중앙에 배치되며, 공문 번호와 공문 식별번호와는 6포인트 띄어쓰기를 두고 배치된다. 예를 들어:

번호: 172/VP-BM

V/v 2012년 업무 상황 보고

문서 보안 및 보존

조 11. 문건의 내용

1. 형식

가) 문건의 내용은 문건의 주요 구성 요소로서 다음 기본 요구 사항을 충족해야 한다:

- 당의 정책, 방침, 정책과 법규의 규정에 적합해야 한다;

- 법규, 규정 또는 문제, 사건은 간결하고 명확하며 정확하게 설명되어야 한다;

- 간결하고 명확하게 작성되어야 함;

- 일반적인 용어를 사용하고 지역어나 외래어는 필요하지 않은 경우 사용하지 않아야 한다. 전문 용어는 문서 내에서 명확히 설명되어야 한다;

- 일반적인 베트남어 용어를 사용해야 하며(필요하지 않은 경우 지역어나 외국어는 사용하지 않음). 전문 용어는 그 의미를 명확히 설명해야 하며, 이는 문건 내에서 이루어져야 함;

- 일반적으로 사용되는 단어나 구문, 베트남어로 쉽게 이해할 수 있는 단어만 약자를 사용할 수 있으며, 문건 내에서 여러 번 사용되는 단어나 구문은 약자를 사용할 수 있다. 약자의 첫 글자는 해당 단어나 구문 바로 뒤에 괄호로 표시되어야 함;

- 관련 법령을 인용할 경우, 처음 인용 시 법령의 종류명, 번호, 식별번호, 발행일자, 발행기관명, 요약내용(법률 및 법령의 경우 종류명과 이름만 기재)을 모두 기재해야 하며, 예를 들어 "정부가 2004년 4월 8일 제110/2004/NĐ-CP 호 정부결정으로 발행한 '문서업무에 관한 정부결정'에 의해 규정됨"; 이후 인용 시에는 종류명과 번호, 식별번호만 기재하면 되며, 예를 들어 "...정부가 2004년 4월 8일 제110/2004/NĐ-CP 호 정부결정으로 발행한 '문서업무에 관한 정부결정'에 의해 규정됨";

- 행정문서에서 대문자를 사용하는 방법은 부록 6 - 행정문서에서 대문자 사용 규정에 따름;

b) 법령의 구조

- 문건의 형식과 내용에 따라, 발행 근거를 포함하는 부분, 서두를 포함하거나, 장, 절, 항, 호 또는 큰 것부터 작은 것으로 분류하여 특정 순서대로 구성될 수 있으며, 구체적으로 다음과 같다:

+ 결정: 조, 항, 호; 결정에 첨부된 규칙(규정): 장, 절, 조, 항, 호;

+ 지시: 항, 호;

+ 결의: 조, 항, 호 또는 항, 호;

+ 기타 행정문서 형태: 편, 절, 항, 호 또는 항, 호;

- 편, 장, 절, 조로 구성된 문건의 경우, 편, 장, 절, 조는 제목을 가져야 함.

2. 제작 기술

문건 내용은 6 칸에 표시된다.

가) 내용 부분은 일반 글씨로 작성되며 양쪽 여백을 고르게 배치하고, 직립체로 14포인트 크기로 작성되며, 줄바꿈 시 첫 글자는 1.27cm(기본 탭)만큼 빠짐; 문단 사이의 간격은 최소 6포인트 이상이며, 줄 간격은 단줄 간격 또는 15포인트 이상으로 설정되며, 최대 줄 간격은 1.5줄로 설정됨;

나) 발행 근거를 포함하는 문건의 경우, 각 근거 후에는 줄바꿈을 하고, 줄의 끝에는 세미콜론(;), 마지막 근거는 콤마(,)로 마무리함;

다) 문건의 내용이 편, 장, 절, 조, 항, 호로 구성된 경우, 다음과 같이 표시됨:

- 편, 장: "편", "장"과 편, 장의 순번은 별도의 줄에 중앙 정렬되며, 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시되며, 편, 장의 순번은 로마 숫자로 표시됨. 편, 장의 제목은 바로 아래 중앙에 대문자로 13포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 절: "절"과 절의 순번은 별도의 줄에 중앙 정렬되며, 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시되며, 절의 순번은 아라비아 숫자로 표시됨. 절의 제목은 바로 아래 중앙에 대문자로 13포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 조: "조", 조의 순번과 제목은 일반 글씨로 작성되며, 왼쪽 여백에서 1 default 탭 떨어진 곳에 표시되며, 조의 순번은 아라비아 숫자로 표시되며, 순번 뒤에는 마침표(.)가 붙음; 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 항: 각 절 내의 항 순번은 아라비아 숫자로 표시되며, 순번 뒤에는 마침표가 붙음, 14포인트 크기, 직립체로 표시되며, 항이 제목이 있을 경우, 항의 순번과 제목은 별도의 줄에 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 호: 각 항 내의 호 순번은 베트남어 알파벳 abc 순으로 표시되며, 순번 뒤에는 소괄호가 붙음, 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체로 표시됨.

라) 문건의 내용이 편, 절, 항, 호로 구성된 경우, 다음과 같이 표시됨:

- 편(있을 경우): "편"과 편의 순번은 별도의 줄에 중앙 정렬되며, 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시되며, 편의 순번은 로마 숫자로 표시됨. 편의 제목은 바로 아래 중앙에 대문자로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 절: 절의 순번은 로마 숫자로 표시되며, 순번 뒤에는 마침표가 붙고, 왼쪽 여백에서 1 default 탭 떨어진 곳에 표시되며, 절의 제목은 순번과 같은 줄에 대문자로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 항: 각 절 내의 항 순번은 아라비아 숫자로 표시되며, 순번 뒤에는 마침표가 붙음, 14포인트 크기, 직립체로 표시되며, 항이 제목이 있을 경우, 항의 순번과 제목은 별도의 줄에 일반 글씨로 14포인트 크기, 직립체 굵게 표시됨;

- 호는 문건의 내용이 편, 장, 절, 조, 항, 호로 구성된 경우와 동일하게 표시됨.

조 12. 권한, 직위, 계급, 성명 및 서명의 내용

1. 형식

a) 서명자의 권한과 직위

- 문서에 기재된 직위는 해당 문서를 작성한 자가 관련 기관으로부터 임명받은 공식 직위이다. 직위는 다음과 같이 기재한다: 사령관, 부사령관, 국장(정치국장), 부국장, 대표이사, 부대표이사 등; 국가가 규정하지 않은 직위인 상임부, 군사부, 후방부 등을 기재하지 않으며, 단체나 기관의 명칭을 제외하고, 연합문서 또는 두 개 이상의 기관이나 단체가 발행하는 문서만 예외로 한다. 위임서명이나 대리서명은 각 기관이나 단체가 문서로 구체적으로 규정한다. 예를 들어:

사령관                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      &

- 자문 기관(기관 설립 결정이나 기관 기능 및 조직 구조 규정 결정에 명시된 조직 구조에 속하지 않는 기관)이 발행한 공문서에 기재된 직위는 해당 기관 또는 회의의 서명자의 지휘직을 나타낸다. 기관 또는 단위가 공식 도장을 사용할 수 없는 기관 또는 회의의 경우, 기관 또는 단위 내 직위는 기록되지 않는다.

b) 서명자의 권한은 다음과 같이 기재한다:

- 기관 또는 단위의 책임자가 대신 서명하는 경우에는 "KT."(대리)라는 약자를 직위 앞에 기재한다. 예를 들어:

- 집단 대표로서 서명하는 경우에는 "TM."(대표)이라는 약자를 집단 지도자 이름 또는 기관 또는 단위 이름 앞에 기재한다. 예를 들어, 각 기관 또는 단위의 군인 회의 문서는 다음과 같이 기재한다:

위임을 받아 서명하는 경우에는 "TUQ."(위임), 명령을 받아 서명하는 경우에는 "TL."(명령)이라는 약자를 권한 있는 사람의 직위 앞에 기재한다. 예를 들어:

- 군 지구의 지도위원회 또는 지도기구에서 발행한 문서의 서명자의 직위는 참모장 또는 부정치위원이 지도기구의 장 또는 부장인 경우, 또는 지도위원회의 주석 또는 부주석인 경우 다음과 같이 기재한다. 예를 들어:

군단의 지도위원회 또는 지도기구에서 발행한 문서의 서명자의 직위는 지휘관이 지도위원회의 주석 또는 지도기구의 장이며, 후방부 주임이 부주석 또는 부장인 경우 다음과 같이 기재한다. 예를 들어:

c) 서명자의 계급과 이름은 성, 이름 앞글자(있을 경우) 및 이름으로 구성된다.

행정 문서의 경우, 서명자의 이름 앞에는 군衔级别记录，不记录学位和国家荣誉称号。

2. 제작 기술

a) 서명자의 권한과 직위는 칸 7a에 기재되며, 다른 직위는 칸 7b에 기재된다. 권한 약어는 "TM.", "KT.", "TUQ.", "TL." 등으로, 모두 대문자로 크기 13의 굵은 글씨로 기재된다.

b) 서명자의 계급과 이름은 칸 7b에 기재되며, 일반 글씨체로 크기 14의 굵은 글씨로 중앙 정렬된다.

c) 권한 있는 사람의 서명은 칸 7c에 기재된다.

조 13. 기관 및 단위의 도장

1. 문서에 도장을 찍는 일은 군대의 문서업무, 보관 및 자료 보안에 관한 규정에 따라 이루어진다.

2. 기관 및 단위의 도장은 제8칸에 표시되며, 겹도장은 문서 또는 부록의 오른쪽 가장자리 중앙에 찍어 종이 일부를 덮도록 한다; 한 번에 최대 05매까지 찍을 수 있다.

조 14. 수신처

1. 형식

a) 수신처는 문서를 받고 검토, 처리, 집행, 감독, 보고, 업무 교류, 통지 및 보관하는 기관 및 단위로 정의된다.

b) 수신처는 문서 내에서 구체적으로 명시되어야 하며, 법률 규정, 기관 및 단위의 직능, 임무, 권한, 업무 관계, 업무 처리 요구 등을 고려하여 작성하거나 주도적으로 작성한 단위 또는 개인은 문서를 서명할 사람에게 결정하도록 관련 기관 및 단위를 제안해야 한다.

c) 특정 대상에게만 보내는 문서는 각 기관 및 단위의 이름을 적어야 하며, 특정 그룹에게 보내는 문서는 공동으로 명시하며 예를 들어:

- 공상부 소속 기관 및 단위;

- 각 지방 및 도시의 군사 지휘부, 군 지구 소속 사단;

d) 문서 유형이 명시된 경우, 수신처는 "수신처"와 각 기관 및 단위의 목록으로 구성된다.

đ) 행정 공문의 경우, 수신처는 두 부분으로 구성된다:

- 첫 번째 부분은 "존경하는" 다음에 직접 업무를 처리하는 기관 및 단위의 이름이 포함된다;

- 두 번째 부분은 "수신처" 다음에 "위와 같음"이라는 문구가 있으며, 다른 관련 기관 및 단위의 이름이 포함된다.

2. 제작 기술

a) 제9a 칸의 수신처 부분은 다음과 같이 표시된다:

- "존경하는"과 각 기관 및 단위의 이름은 일반 글씨체, 크기 14, 정자체로 표시되며, "존경하는" 뒤에는 콜론이 붙으며, 하나의 기관 또는 단위에 보내는 경우 "존경하는"과 기관 또는 단위의 이름은 같은 줄에 표시되며, 두 개 이상의 기관 또는 단위에 보내는 경우 줄 바꿈을 하고 각 기관 또는 단위의 이름은 각각 별도의 줄에 표시되며, 줄의 시작에는 하이픈(-)이 있고 줄의 끝에는 세미콜론이 있으며 마지막 줄 끝에는 마침표가 붙으며, 모든 하이픈은 콜론 아래에 정렬된다.

"존경하는" 다음에는 콜론(:)을 기재하며, 한 기관 또는 단위에 공문을 보내는 경우 "존경하는"과 기관 또는 단위 이름을 같은 줄에 기재한다. 두 개 이상의 기관 또는 단위에 공문을 보내는 경우 줄을 바꾸고, 각 기관 또는 단위 또는 그룹은 별도의 줄에 기재되며, 줄의 시작에는 하이픈(-)이 있고 줄의 끝에는 세미콜론(;), 마지막 줄의 끝에는 마침표(.)가 있으며, 모든 하이픈은 콜론(:) 아래에 일직선으로 정렬된다.

b) 제9b 칸의 수신처 부분(공문 및 기타 문서 모두 적용)은 다음과 같이 표시된다:

- "수신처"는 독립된 줄에 표시되며(서명자의 직위 및 권한과 같은 높이에 위치하고 왼쪽 가장자리에 가깝게) 콜론 뒤에 일반 글씨체, 크기 12, 기울임꼴, 굵게 표시된다;

- 각 기관 및 단위의 목록은 콜론 아래에 정렬되며 일반 글씨체, 크기 11, 정자체로 표시되며 각 기관 및 단위 또는 그룹의 이름은 각각 별도의 줄에 표시되며 줄의 시작에는 왼쪽 가장자리에 가까운 하이픈이 있고 줄의 끝에는 세미콜론이 있으며 마지막 줄은 "보관" 다음에 콜론이 붙고 "문서실"(VT)의 약자, 쉼표, 작성 문서의 단위 약자와 세미콜론, 작성자의 약자와 발행 수량, 마지막으로 마침표가 붙는다.

조 15. 기타 구성 요소

1. 형식

a) 비밀도 표시: 비밀도의 확인 및 도장을 찍는 것(절대비밀, 최고비밀 또는 비밀), 비밀 내용을 포함하는 문서에 대한 회수 표시는 국가 비밀 보호에 관한 법률의 규정에 따라 이루어진다.

b) 긴급도 표시: 전송이 빠르게 이루어져야 하는 정도에 따라 문서는 다음 네 가지 수준으로 긴급도를 결정한다: 급, 상급, 특급, 시간제한 특급; 긴급한 성격을 가진 문서를 작성할 때 작성 단위 또는 개인은 문서의 긴급도를 제안하고 문서 서명자가 이를 결정한다.

c) 제한된 범위와 대상으로 배포되고 사용되는 문서의 경우, "회의 후 반환", "확인 후 반환", "내부 배포" 등의 배포 범위 지침을 사용한다.

d) 절대비밀 문서는 각 발행본에 별도의 식별 기호와 번호를 부여해야 한다.

e) 부록이 첨부된 문서의 경우, 문서 내에서 해당 부록에 대한 안내가 있어야 하며, 부록은 제목을 가지고 있어야 하며, 두 개 이상의 부록이 있는 문서의 경우, 부록은 로마 숫자로 순서를 표시해야 한다.

f) 두 페이지 이상의 문서는 아라비아 숫자로 페이지 번호를 부여해야 한다.

2. 제작 기술

a) 비밀도 표시

비밀도 도장(절대비밀, 최고비밀 또는 비밀)과 회수 도장은 공안부가 2002년 9월 13일에 발행한 제12/2002/TT-BCA(A11) 고시에서 정해진 규칙에 따라 미리 새겨져 있으며, 비밀도 도장은 칸 10a에 찍히고, 회수 도장은 칸 11에 찍힌다.

b) 긴급도 표시

긴급도 도장은 30mm x 8mm, 40mm x 8mm, 20mm x 8mm 크기의 직사각형 모양으로 새겨져 있으며, "급", "상급", "특급", "시간제한 특급"이라는 단어들은 굵은 글씨체로 Times New Roman 폰트 크기 14pt로 직립형태로 배치되며, 직사각형 테두리 안에 균형 있게 위치한다. 긴급도 도장은 칸 10b에 찍히며, 도장용 잉크는 진홍색을 사용한다.

c) 배포 범위 지침: 칸 11에 표시되며, "회의 후 반환", "확인 후 반환", "내부 배포"라는 단어들은 굵은 글씨체로 Times New Roman 폰트 크기 14pt로 직립형태로 배치되며, 직사각형 테두리 안에 균형 있게 위치한다.

d) 절대비밀 문서의 번호 부여; 번호: ...; 칸 15에 표시된다.

e) 타이핑한 사람의 이름 약자와 발행 문서 수는 칸 13에 표시되며, 약자는 대문자로, 문서 수는 아라비아 숫자로, 폰트 크기는 11pt, 직립형태로 표시된다.

f) 문서 부록은 별도의 페이지에 표시되며, "부록"과 부록의 순서 번호는 중앙 정렬로 한 줄로 표시되며, 소문자 굵은 글씨체로 폰트 크기 14pt, 직립형태로 표시되며, 부록 제목은 중앙 정렬로 대문자 굵은 글씨체로 폰트 크기 13pt, 직립형태로 표시된다.

g) 문서 페이지 번호는 종이 아래쪽 오른쪽 모서리(footer 부분)에 아라비아 숫자로 폰트 크기 13pt, 직립형태로 표시되며, 첫 번째 페이지는 번호가 붙지 않는다. 부록 페이지 번호는 각 부록 별로 별도로 번호가 붙는다.

본 고시에 첨부된 부록 IV는 본식 구성 요소의 글꼴과 표시 세부 사항을 설명한다.

본 고시에 첨부된 부록 V는 특정 행정 문서의 표시 예를 설명한다.

장 III:

문서 사본의 본식 및 표시 기술

조 16. 사본 형식

1. 사본 형태

"원본 정확 복사", "록사본" 또는 "추상 복사".

2. 사본을 작성하는 기관 또는 단위의 명칭

3. 사본 번호 및 식별 기호는 해당 기관 또는 단위가 작성한 모든 종류의 사본에 공통적으로 부여되는 등록 번호와 사본 종류를 나타내는 약어로 구성되며, 본 통고에 첨부된 표(부록 I)에 따른다. 숫자는 아라비아 숫자로 기재하며, 매년 1월 1일부터 시작하여 12월 31일까지 연속적으로 부여된다.

4. 사본의 다른 형식 요소에는 사본 작성 장소 및 날짜, 권한 있는 사람의 직위, 계급, 성명 및 서명, 사본을 작성한 기관 또는 단위의 인장, 수령 장소 등이 포함되며, 본 통고 제9조, 제12조, 제13조 및 제14조에 따라 처리한다.

조 17. 배치 기술

1. 사본 형식 요소의 배치 위치(A4용지)

본 통고에 첨부된 도표(부록 III)에 따른다.

a) 사본 형식 요소는 원문의 마지막 부분 바로 다음에, 원문 표시 영역의 너비 전체를 가로질러 이어지는 선 아래에 같은 페이지에 배치된다.

b) 원문의 마지막 부분이 사본 형식 요소를 배치하기에 충분하지 않은 경우, 원문 뒷면으로 이동할 수 있다.

2. 사본 배치 기술

a) "원본 정확 복사", "추상 복사" 또는 "록사본"은 부록 III의 칸 1에 대문자, 크기 14, 굵게 쓰여진 바른 글씨체로 배치된다.

b) 사본을 작성한 기관 또는 단위의 명칭(부록 III 칸 2), 사본 번호 및 식별 기호(부록 III 칸 3), 사본 작성 장소 및 날짜(부록 III 칸 4), 권한 있는 사람의 직위, 성명 및 서명(부록 III 칸 5a, 5b 및 5c), 사본을 작성한 기관 또는 단위의 인장(부록 III 칸 6), 수령 장소(부록 III 칸 7)는 부록 III에 따른 형식에 따라 배치된다.

사본 형식 요소의 글꼴 및 세부 배치는 부록 IV에서 설명되며, 사본 배치 예는 본 통고에 첨부된 부록 V에서 설명된다.

장 IV:

조직 및 실행

조항 18. 시행규정

1. 본 고시는 발효일로부터 45일 후 효력 발생한다.

2. 본 통고는 국방부령 제206/2005/QĐ-BQP호 2005년 12월 20일에 발부된 행정 문서 발부 및 관리 규정 제II장과 제III장을 대체한다.

조항 19. 조직적 실행

1. 군 내 각 기관 및 단위 지휘관은 본 통고의 시행을 책임지고 조직한다.

2. 국방부 사무실은 본 통고의 시행을 지도하고 감독하는 책임이 있다.