通知第01/2011/TT-BNV号关于行政文本的体例和编排技术指南，适用于国家机关、社会组织、经济组织和人民武装力量单位。详细规定了文本的内容、形式、编号、印章以及副本的规定。
Scope of application
国家机关、社会组织、职业组织、经济组织和人民武装力量单位（机关、组织）。
Key points
- 哪个→必须/不得做什么→附具体金额/比例/门槛/期限/条件（如有）。
- 文本发布机关名称应完整或按规定缩写。
- 文本文号用阿拉伯数字表示，从每年第一天开始为01号，到每年12月31日结束。
- 国徽展示在第1栏；占据纸张横向一半的位置，在上方右侧。
- 文本编排技术规定了纸张尺寸、布局样式、页边距设置及格式要素的排列位置。
- 机关、组织的印章展示在第8栏；骑缝章盖在文本文末或附件右边缘中间部分，覆盖部分页面。
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- 积极影响：有助于提高行政文本的质量和规范性，减少内容和形式上的混淆。
- 消极影响：可能给不熟悉新规定的人员带来困难，增加印刷和管理文本的工作负担。
❓ Frequently asked questions
文本发布机关名称如何书写？
文本发布机关名称应完整或按成立文件、职能任务规定、机构编制批准、活动许可或法人资格认可文件中的规定缩写。
文本文号如何编写？
文本文号是机关、组织文秘部门登记的顺序号。文本文号用阿拉伯数字表示，从每年第一天开始为01号，到每年12月31日结束。
国徽如何展示？
文本国徽包括两行文字：“越南社会主义共和国”和“独立 自由 幸福”。国徽展示在第1栏；占据纸张横向一半的位置，在上方右侧。
机关、组织的印章放置在哪里？
机关、组织的印章展示在第8栏；骑缝章盖在文本文末或附件右边缘中间部分，覆盖部分页面。
收文单位如何填写？
收文单位确定接收文本的机关、组织、单位和个人。收文单位展示在第9a和9b栏；第9a栏收文单位部分包括“敬启者”和接收文本的机关、组织或个人名称。
Full text
通知
行政文本的格式和编制技术指南
_____________________
根据2008年4月17日国务院第48号令，关于规定内务部职能、任务、权限和组织结构；
根据2004年4月8日国务院第110号令，关于文书工作；
根据2010年2月8日国务院第9号令，对2004年4月8日国务院第110号令关于文书工作的修改和补充，
内务部就行政文本的格式和编制技术作出如下指导：
第一章
总则
第一条 范围与对象
本通知对行政文本的格式和编制技术以及副本的编制进行指导；适用于国家机关、社会组织、职业组织、经济组织和人民武装力量单位（以下统称机关、组织）。
第二条 文本格式
文本格式是指构成文本的各种组成部分，包括适用于所有类型文本的通用部分，以及在特定情况下或针对某些特定类型的文本根据国务院2010年2月8日第9号令对2004年4月8日国务院第110号令关于文书工作的修改和补充以及本通知中的指导所规定的补充部分。
第三条 编制技术
本通知中规定的编制技术包括纸张大小、排版方式、页面边距、格式组成部分的位置、字体、字号、字型和其他细节，适用于计算机起草并打印在纸上的文本；使用其他方法或技术手段起草的文本或预先印好的纸张上制作的文本；不适用于书籍印刷品、报纸、杂志及其他出版物。
第四条 文本使用的字体
在计算机上使用的越南语文本字体是符合越南国家标准TCVN 6909:2001的Unicode字符集字体。
第五条 纸张大小、排版方式、页面边距及位置
一、纸张大小
行政文本应在A4纸（210毫米x297毫米）上呈现。
如介绍信、收件单、发送单、转交单等文本应在A5纸（148毫米x210毫米）或预先印好的A5纸上呈现。
二、排版方式
行政文本应沿A4纸的长度方向排版（印刷方向为长度方向）。
如果文本内容包含表格但未单独作为附件，则文本可以沿A4纸的宽度方向排版（印刷方向为宽度方向）。
三、A4纸页面边距
上边距：距离上边缘20至25毫米；
下边距：距离下边缘20至25毫米；
左边距：距离左边缘30至35毫米；
右边距：距离右边缘15至20毫米。
四、A4纸一页上格式组成部分的位置按照本通知附录II中的格式组成部分布局图进行安排。A5纸一页上格式组成部分的位置类似地根据上述附录中的布局图进行应用。
第二章
文本的格式和编制技术
条 6. 国号
1. 体式
国号记载于文本中包括两行文字： “越南社会主义共和国” 和“独立-自由-幸福.
2. 制作技术
国号展示在编号为1的区域；占据纸张宽度的一半，位于上方右侧。
第一行： “越南社会主义共和国” 以大写字母形式展示，字体大小为12到13号，直立粗体；
第二行：“中华人民共和国”，使用Times New Roman字体，字号14，直体，加粗；居中位于第一行下方；每个词组的第一个字母大写，词组之间用破折号分隔，有空格；下面有一条连续的横线，长度与上一行相同。独立-自由-幸福 以小写字母形式展示，字体大小为13到14号（如果第一行字体大小为12号，则第二行为13号；如果第一行为13号，则第二行为14号），直立粗体；置于第一行下方居中位置；每个词组的第一个字母大写，词组之间用破折号连接，有空格；下方有一条与文字长度相等的连续直线（使用Draw命令，不使用Underline命令），具体如下：
中华人民共和国
独立 自由 幸福
_______________________
上述两行文字间隔一行。
条 7. 发文机关、组织名称
1. 体式
对于各部、相当于部的机构、政府直属机构；国会办公厅；民族委员会、国会各专门委员会或各级人民代表大会和人民政府；省、直辖市人民代表大会代表团；国家经济集团、总公司91不记录主管机关。
发文机关、组织名称包括直接主管机关的名称（如有）（对于经济组织可能是母公司）和发文机关、组织的名称。
a) 发文机关、组织名称必须完整记录或根据成立文件、职能任务规定、组织结构批准、活动许可或法人资格认可文件中的规定缩写，例如：
|
交通运输部 _________ |
中国越南电力集团 _________ |
|
人民代表大会 |
人民委员会 |
b) 直接主管机关名称可以缩写常用词组如人民委员会（UBND）、人民代表大会（HĐND）、越南（VN），例如：
|
广平省人民委员会 |
越南社会科学研究院 |
2. 制作技术
发文机关、组织名称展示在编号为2的区域；占据纸张宽度的一半，位于上方左侧。
直接主管机关名称以大写字母形式展示，字体大小与国号相同，直立。如果主管机关名称较长，可以分多行展示。
发文机关、组织名称以大写字母形式展示，字体大小与国号相同，直立粗体，置于主管机关名称下方居中位置；下方有一条与文字长度三分之一到二分之一相等的连续直线，并与文字对齐。如果发文机关、组织名称较长，可以分多行展示，例如：
内务部
文书与档案局
政府预算投资计划拨款情况
____
上述文字间隔一行。
条 8. 文件编号及标识
1. 体式
a) 文件编号
文件编号是机关、组织在文书部门登记的顺序号。文件编号用阿拉伯数字表示，从每年第一天的01号开始，到每年12月31日结束。
b) 文件标识
- 文件标识包含文件类型名称缩写，根据本通知附录I的文件类型名称缩写表和文件类型名称缩写以及发布文件的机关、组织或国家职务名称缩写（适用于国家主席和总理职务），例如：
政府决议发布格式：编号：…/NQ-CP
总理指示发布格式：编号：…/CT-TTg
人民代表大会常务委员会决定发布格式：编号：…/QĐ-HĐND
人民代表大会各专门委员会报告发布格式：编号：…/BC-HĐND
- 公文标识包括发布公文的机关、组织或国家职务名称缩写和起草或主要起草该公文的单位（如果有）名称缩写，例如：
政府办公厅行政处起草的政府公文：编号：…/CP-HC
内务部人事司起草的内务部公文：编号：…/BNV-TCCB
经济预算委员会起草的人民代表大会公文：编号：…/HĐND-KTNS
社会文化领域专职人员（或秘书）起草的人民委员会公文：编号：…/UBND-VX
市内务厅办公室起草的市内务厅公文：编号：…/SNV-VP
如果各委员会、机关咨询委员会使用机关印章发布文件且委员会、咨询委员会被列为“机关”发布文件，则必须使用委员会、咨询委员会的编号，例如内务部公务员招聘委员会第01号决定的格式如下：
内务部
内务部公务员招聘委员会
____________
编号：01/QĐ-HĐTTCC
由县级、乡级人民委员会发布的公文标识包括发布公文的机关、组织名称缩写和处理公文领域的名称缩写（领域由2003年《人民代表大会和人民政府组织法》第四章第二节、第三节规定），例如：
各机关、组织及其内部单位（对于县级、乡级人民委员会）的名称缩写由各机关、组织具体规定，确保简短易懂。
2. 制作技术
文件编号及标识展示在编号为3的区域，置于发文机关、组织名称下方居中位置。
“编号”以小写字母形式展示，标识以大写字母形式展示，字体大小为13号，直立；“编号”后跟冒号；小于10的编号前加零；编号与文件标识之间用斜杠（/）分隔，文件标识各部分之间用连字符（-）连接，不留空格，例如：
编号：15/QĐ-HĐND（人民代表大会常务委员会决定）
编号：19/HĐND-KTNS（经济预算委员会起草的人民代表大会公文）
编号：23/BC-BNV（内务部报告）
编号：234/SYT-VP（市卫生局办公室起草的市卫生局公文）
条 9. 地名和发文日期
1. 体式
a) 文本上的地名是正式的行政单位名称（省、自治区直辖市；县、区、市、自治州辖市；乡、镇、街道）所在地机关或组织的办公地点；对于以人名、数字或历史事件命名的行政单位，必须完整记录该单位的名称，具体如下：
- 中央机关或组织文本上的地名是机关或组织办公地点所在省、自治区直辖市的名称，例如：
工商部文件，越南电力集团第一电力公司文件（总部位于河内市）： 河内，
商业管理高等专科学校文件（隶属于财政部，总部位于河南省美安市如琼镇）： 河南，
越南科学院海洋研究所文件（总部位于庆和省芽庄市）： 庆和，
广东省税务局分局文件（隶属于国家税务总局，总部位于广东省平阳市新山市）： 广东，
- 省级机关或组织文本上的地名：
+ 对于中央直辖城市：是城市的名称，例如：
河内市政府及其部门文件： 河内， 河内市政府及其部门文件： 河内，
+ 对于省份：是省份的名称，例如：
海阳省政府及其部门文件（总部位于海阳市海阳省）： 海阳， 钦州市政府及其部门文件（总部位于钦州市钦南省）： 钦南， 湖南省政府及其部门文件（总部位于湖南省大叻市）： 湖南，
当文本上的地名是省辖市且市名与省名相同，则需加上“市”（市），例如：
河静市人民委员会文件（河静省）及其部门文件： 市河静，
- 县级机关或组织文本上的地名是县、区、市、自治州辖市的名称，例如：
河内市索山县政府及其部门文件： 索山，
河内市古沛区政府及其部门文件： 古沛，
巴地头顿省巴里亚市人民委员会及其部门文件： 巴里亚，
- 乡级人民代表大会、乡级人民政府及其组织文本上的地名是乡、镇、街道的名称，例如：
安南省南丹县金莲乡人民委员会文件： 金莲，
河内市巴亭区电贝府街人民委员会文件： 街道电贝府，
- 公安部、国防部管辖范围内的机关、组织和武装力量单位的地名按照法律规定和公安部、国防部的具体规定执行。
b) 发文日期
发文日期是文件发布的日期。
发文日期必须完整书写；日期、月份、年份使用阿拉伯数字表示；对于小于10的日数和1月、2月，需在前面加0，具体如下：
河内市，2009年2月5日
第一区，2010年2月10日
2. 制作技术
地名和发文日期与文件编号、标识符在同一行，位于第4栏，用常规字体，字号为13到14号，斜体；地名首字母大写；地名后加逗号；地名和发文日期居中放置在国徽下方。
条 10. 文本的种类名称和内容摘要
1. 体式
文本的种类名称是指由机关、组织发布的每种文本的名称。发布文本时必须注明种类名称，公文除外。
文本的内容摘要是简短的一句话或一组词语，概括文本的主要内容。
2. 制作技术
具有种类名称的各种文本的种类名称和内容摘要在第5a栏中列出；文本（决议、决定、计划、报告、提案和其他文本）的种类名称用大写字体，字号为14号，直体加粗，居中排列；文本的内容摘要用小写字体，字号为14号，直体加粗，居中排列，并位于种类名称之下；摘要下方有一条连续的横线，长度为该行文字长度的三分之一到二分之一，并与文字对齐，例如：
决定
关于调动干部事项
_______
公文的内容摘要在第5b栏中列出，在“关于”的后面，用小写字体，字号从12号到13号，直体，居中排列，位于编号和标识符之下，与编号和标识符之间间隔6点，例如：
编号：72/VTLTNN-NVĐP
关于检查工作
文件管理、档案工作2009年计划
条 11. 文本的内容
1. 体式
a) 文本的内容是文本的主要组成部分。
文本的内容必须满足以下基本要求：
- 符合使用的文本形式；
- 符合党的路线、方针、政策；符合法律规定；
- 表述简洁、清晰、准确；
- 使用书面语言，表达简单易懂；
- 使用通用的越南语词汇（除非必要，不使用地方方言和外语词汇）。对于需要明确解释的专业术语，应在文本中进行解释；
- 只能缩写常用词组和易于理解的越南语词汇。对于文本中多次出现的词组，可以缩写，但首次出现的缩写词应放在词组后的单引号内；
- 首次引用相关文本时，必须完整记录文本的种类名称、编号、标识符、发布日期、发布机关名称以及文本内容摘要（对于法律和条例，仅需记录种类名称和法律、条例名称），例如：“……根据政府于2004年4月8日发布的第110/2004/NĐ-CP号法令《关于文书工作的规定》”；在后续引用中，只需记录文本的种类名称和编号、标识符；
在行政文本中使用大写字母应遵循附录VI的规定——行政文本中的大写规则。
b) 文本的结构
根据类型和内容，文本可能包括发布依据部分、开头部分，并可根据部分、章、节、条、款、项或按从大到小的顺序分为若干部分、节，具体如下：
- 决议（个别）：按条、款、项或按款、项；
- 决定（个别）：按条、款、项；随决定发布的规章制度：按章、节、条、款、项；
- 指示（个别）：按款、项；
- 其他行政文本形式：按部分、节、款、项或按款、项。
对于按部分、章、节、条布局的文本，部分、章、节、条必须有标题。
2. 制作技术
文本的内容在第6栏中列出。
内容（正文）用小写字体（居中对齐），直体字；字号为13到14号（文本中的文字必须使用相同的字号）；换行时，首行缩进1至1.27厘米（默认制表符）；段落之间的间距至少为6磅；行距选择最小值为单倍行距或15磅（精确行距）及以上；最大行距为1.5倍行距。
对于有发布依据的文本，在每个依据后换行，行尾加“分号”，最后一个依据以“逗号”结尾。
如果文本内容按部分、章、节、条、款、项布局，则如下展示：
- 部分、章：从“部分”、“章”和部分、章的序号单独一行居中显示，用小写字体，字号为13到14号，直体字，加粗。部分、章的序号使用罗马数字。部分、章的标题（名称）紧接其下居中显示，用大写字体，字号为13到14号，直体字，加粗；
- 节：从“节”和节的序号单独一行居中显示，用小写字体，字号为13到14号，直体字，加粗。节的序号使用阿拉伯数字。节的标题紧接其下居中显示，用大写字体，字号为12到13号，直体字，加粗；
- 条：从“条”、条的序号和条的标题用小写字体，左缩进1个默认制表符，条的序号使用阿拉伯数字，序号后加点；字号与正文相同（13-14号），直体字，加粗；
- 款：每节中的各款序号使用阿拉伯数字，序号后加点，数字字号与正文相同（13-14号），直体字；如果款有标题，款的序号和标题单独一行，用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体字；
- 项：每款中的各项顺序使用abc等字母，后加圆括号，用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体字。
如果文本内容分为部分、节、款、项，则如下展示：
- 部分（如有）：“部分”和部分的序号单独一行居中显示，用小写字体，字号为13到14号，直体字，加粗；部分的序号使用罗马数字。部分的标题紧接其下居中显示，用大写字体，字号为13到14号，直体字，加粗；
- 节：节的序号使用罗马数字，后加点，并左缩进1个默认制表符；节的标题与序号在同一行，用大写字体，字号为13到14号，直体字，加粗；
- 款：每节中的各款序号使用阿拉伯数字，序号后加点，数字字号与正文相同（13-14号），直体字；如果款有标题，款的序号和标题单独一行，用小写字体，字号与正文相同（13-14号），直体字，加粗；
- 项的展示方式与文本内容按部分、章、节、条、款、项布局的情况相同。
条 12. 签署人的权限、职务、姓名和签名
1. 体式
a) 记录签署人权限的方式如下：
- 在代表集体签署的情况下，必须在领导集体名称或机关、组织名称前写上缩写“TM.”（代表），例如：
|
TM. 人民代表大会 |
TM. 全国人民代表大会代表团 |
- 在代替机关、组织负责人签署的情况下，必须在负责人职务前写上缩写“KT.”（代签），例如：
|
主任签字 |
部长签署 |
如果副职被指派负责，则按照副职代替正职签署的方式处理；
- 在受命签署的情况下，必须在机关、组织负责人职务前写上缩写“TL.”（受命），例如：
|
- 工作单位：... |
TL. 主席 |
- 在受权签署的情况下，必须在机关、组织负责人职务前写上缩写“TUQ.”（受权），例如：
TUQ. 总经理
组织人事部主任
b) 签署人的职务
文书中记载的职务是签署人在机关、组织中的正式领导职务；仅记录如部长（部长、主任）、副部长、主席、副主席、总经理、副总经理、代理总经理等国家规定的职务，不记录国家未规定的职务如：常务副职、分管副职等；除联合发文或由两个或多个机关、组织发布的文件外，不得重复记载机关、组织名称；受命签署、受权签署的具体规定由各机关、组织以书面形式确定。
由咨询机构（不属于成立决定或职能、任务、组织结构规定决定中规定的机关结构）发布的文书中记载的职务是签署人在委员会或董事会中的领导职务。对于没有使用机关、组织公章的委员会或董事会，仅记录签署人在委员会或董事会中的职务，不得记录机关、组织中的职务。
国家指导委员会或领导小组发布的文书中的签署人职务，如果住房和城乡建设部部长担任组长或副组长，或者住房和城乡建设部主席或副主席担任委员会主席，应如下记载，例如：
|
TM. 指导委员会 （签字、住房和城乡建设部印章）
建设部部长 |
KT. 组长 （签字、住房和城乡建设部印章）
住房和城乡建设部副部长 |
住房和城乡建设部发布的文书中的签署人职务，如果住房和城乡建设部副部长担任委员会主席或组长，或者住房和城乡建设部各部门、局负责人担任委员会副主席或副组长，应如下记载，例如：
|
TM. 指导委员会 （签字、住房和城乡建设部印章）
副部长 |
KT. 组长 （签字、住房和城乡建设部印章）
部门长 组织人事部 |
c) 姓名包括签署人的姓、名（如果有中间名的话）和名字
对于行政文件，在签署人姓名前不记录学位、职称和其他荣誉头衔。对于交易文件；教育、医疗、科研或武装力量组织的文件可以记录学位、职称、军衔。
2. 制作技术
签署人的权限和职务在第7a栏中列出；签署人的其他职务在第7b栏中列出；权限缩写如：“TM.”、“KT.”、“TL.”、“TUQ.”或签署人的权限和职务用大写字体、字号为13到14号、直体、加粗字体列出。
签署人的姓名在第7b栏中列出；用小写字体、字号为13到14号、直体、加粗字体列出，并与签署人的权限和职务对齐居中。
有权限人的签名在第7c栏中列出。
条13. 机关、组织的印章
1. 在文件上盖章，按照2004年4月8日国务院令第110号《关于文书工作的规定》第二款和第三款以及相关法律法规的规定执行；对于专业文件及其附件，按照国务院令第110号《关于文书工作的规定》第四款的规定执行。
2. 机关、组织的印章放置在第8格内；骑缝章盖在文件或附件右侧边缘之间，覆盖部分页面；每个印章最多盖在5页文件上。
条14. 发文单位
1. 体式
发文单位确定接收文件并负责审查、处理；执行；检查、监督；报告；交流工作；知晓和存档的机关、组织、单位和个人。
发文单位必须在文件中具体明确。根据法律规定；根据机关、组织的职能、任务和权限；根据工作要求，起草或主要起草单位有责任提出接收文件的机关、组织、单位和个人，提交给文件签署人决定。
对于仅发送给特定对象的文件，必须记录每个接收机关、组织和个人的名称；对于发送给一个或多个特定群体的文件，则统一记录发文单位，例如：
- 各部、相当于部级的机构、政府直属机构；
- 各省、自治区、直辖市人民政府；
对于注明类型和发文单位的文件，包括“发文单位”和列出接收文件的机关、组织、单位和个人的部分。
行政公文的发文单位包括两部分：
- 第一部分从“敬启者”开始，然后是直接处理事务的机关、组织或个人的名称；
- 第二部分从“发文单位”开始，在其下方是“同上”，接着是其他相关的机关、组织、单位和个人的名称。
2. 制作技术
发文单位在第9a和9b格内展示。
第9a格内的发文单位部分如下所示：
- “敬启者”和接收文件的机关、组织或个人名称用常规字体，字号为13到14号，直体字；
- “敬启者”后面跟两个冒号；如果公文发给一个机关、组织或一个人，则“敬启者”和该机关、组织或个人名称在同一行；如果是发给两个或更多机关、组织或个人，则换行；每个机关、组织或个人或每组机关、组织或个人名称单独一行，行首有项目符号，行尾有逗号，最后一行末尾有句点；项目符号与冒号对齐。
第9b格（适用于行政公文和其他类型的文件）的发文单位部分如下所示：
- “发文单位”单独一行（与“签署人的职务、权限”行平行且靠近左侧边距），后跟两个冒号，用常规字体，字号为12号，斜体加粗；
- 列出接收文件的机关、组织、单位和个人名称用常规字体，字号为11号，直体字；每个机关、组织、单位和个人或每组机关、组织、单位和个人名称单独一行，行首靠近左侧边距有项目符号，行尾有逗号分隔；最后一行包含“存档”后跟两个冒号，接着是“文秘”（机关、组织文秘）缩写“VT”，逗号，起草单位（或部门）缩写名称和存档份数（仅在必要时），最后是句点。
条 15. 其他组成部分
1. 体式
a) 密级标识
确定和加盖密级（绝密、机密或秘密）以及回收标识对于含有国家秘密内容的文件，按照《保护国家秘密条例》（2000年）第5条、第6条、第7条和第8条的规定执行。
b) 紧急程度标识
根据需要快速传递的程度，文件被确定为四个紧急级别：紧急、特急、加急、限时加急；在起草具有紧急性质的文件时，起草单位或个人应提出紧急程度建议，由文件签署人决定。
c) 对于那些使用范围和对象有限制的文件，应使用诸如“会后归还（会议）”、“阅后归还”、“内部流通”的流通范围指引。
d) 对于公文，在规定的内容之外，还可以补充机关或组织地址；电子邮件地址（E-Mail）；电话号码、电传号码、传真号码；网站地址。
đ) 对于需要严格管理发行数量的文件，必须有打字人员的签名标识和发行数量。
e) 如果文件附有附件，则应在文件中注明该附件。附件应有标题；如果文件有两个或两个以上的附件，则这些附件应按罗马数字顺序编号。
g) 文件如果有两页或以上，则应使用阿拉伯数字进行页码标注。
2. 制作技术
a) 密级标识
绝密、机密或秘密级别的印章及回收印章应按照2002年9月13日公安部发布的第12/2002/TT-BCA号通知中第二部分的规定制作，以指导实施政府2002年第33/2002/NĐ-CP号法令关于《保护国家秘密条例》（2000年）的具体实施办法。密级印章应盖在第10a栏，回收印章应盖在第11栏。
b) 紧急程度标识
紧急程度的印章应预先刻制成长方形，尺寸分别为30mm x 8mm、40mm x 8mm和20mm x 8mm，上面分别用大写字体、Times New Roman字体、字号从13到14、直立且加粗的方式排列“紧急”、“特急”、“加急”和“限时加急”，并均匀放置在单线边框内。紧急程度印章应盖在第10b栏。用于盖紧急程度印章的墨水颜色为鲜红色。
c) 流通范围指引
流通范围指引应展示在第11栏；“会后归还（会议）”、“阅后归还”、“内部流通”等短语应均匀排列在一个单线边框内，使用大写字体、Times New Roman字体、字号从13到14、直立且加粗。
d) 机关或组织地址；电子邮件地址（E-Mail）；电话号码、电传号码、传真号码；网站地址。
这些组成部分应展示在文件首页的第14栏，使用常规字体、字号从11到12、直立且加粗，并位于一条贯穿整个展示区域宽度的实线下方。
đ) 打字人员的签名标识和发行数量
应展示在第13栏；签名使用大写字体，数量使用阿拉伯数字，字号为11，直立且加粗。
e) 文件附件
文件附件应单独展示在各页上；“附件”及其序号应单独成行，居中对齐，使用常规字体、字号从14到14、直立且加粗；附件名称应居中对齐，使用大写字体、字号从13到14、直立且加粗。
g) 文件页码
页码应展示在页面底部右角（页脚），使用阿拉伯数字、字号从13到14、直立且加粗，不给第一页编号。附件页码应按每个附件单独编号。
文件格式和组成部分的样式示例见本通知附录IV。
行政文件展示样例见本通知附录V。
第三章
复印件的格式和技术展示
条 16. 形式副本
副本形式包括：
1. 复制形式
“副本与原件一致”或“摘录副本”或“六份副本”。
2. 复制公文的机关、组织名称
3. 副本编号，包括由复制机关、组织实施并登记的顺序号和根据本通知附表一（附件I）规定的副本种类缩写名称。数字用阿拉伯数字书写，从每年第一天的01号开始，到每年最后一天的31号结束。
4. 副本公文格式的其他组成部分包括地点和复制日期；有权人的权限、职务、姓名及签名；复制公文的机关、组织印章以及接收地点，按照本通知第9、12、13和14条的规定执行。
条 17. 编排技术
1. 副本格式各部分的排列位置（A4纸张）
按照本通知附表三（附件III）提供的副本格式各部分排列图示进行。
副本格式各部分应排列在同一张纸上，在需要复制的公文复印件的最后一部分之后，下方为一条贯穿整个文本展示区域宽度的直线。
2. 副本编排技术
a) “副本与原件一致”、“摘录副本”或“六份副本”的短语应在附表三的第1栏中以大写字母、字体大小为13至14号、直体、加粗的形式呈现。
b) 复制公文的机关、组织名称（在附表三的第2栏）；副本编号（在附表三的第3栏）；复制地点和日期（在附表三的第4栏）；有权人的职务、姓名及签名（在附表三的第5a、5b和5c栏）；复制公文的机关、组织印章（在附表三的第6栏）；接收地点（在附表三的第7栏），按照附表三中的格式排列指南进行排列。
副本格式各部分的字体样式和详细编排方法在附表四中说明；副本的编排示例在附表五中说明，附于本通知。
第四章 实施细则
组织实施
条 18. 实施条款
本通知自签署之日起45日后生效。
本通知生效前，由民政部和国务院办公厅联合发布的2005年5月6日第55/2005/TTLT-BNV-VPCP号通知关于行政公文和副本公文的格式和编排技术规定与本通知相冲突的内容被废止。
条19. 组织实施
各部、相当于部级的机构、政府直属机构、各省、直辖市人民政府、国有经济集团、国家总公司（91）负责组织落实本通知。
各部门依据本通知规定的公文格式和编排技术制定符合专业要求的公文格式和编排技术规定。/。
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