通知第01/2012/TT-BNG号关于实施政府第111/2011/NĐ-CP号令有关领事认证和领事合法化若干规定的指南

通知

关于实施《国务院关于领事认证和领事合法化的若干规定》的指导意见

国务院令第111号2011年12月5日关于领事认证和领事合法化

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根据二零零八年二月四日国务院发布的第15/2008/号法令，规定外交部的职能、任务、权限和组织结构；

根据国务院令第111号2011年12月5日关于领事认证和领事合法化的若干规定；

为确保领事认证和领事合法化的规定统一执行，并便利公民，外交部就实施国务院令第111号2011年12月5日关于领事认证和领事合法化的若干规定（以下简称“规定”）提出如下指导意见：

第一章

总则

第一条 国内领事认证和领事合法化的主管机关

1. 领事司和胡志明市外事局是外交部指定负责国内领事认证和领事合法化的机关。

2. 根据各地方的需求和干部、物质条件，外长决定授权各省、直辖市外事局（以下简称地方外事机关）受理领事认证和领事合法化申请并出具结果。这些机关名单将定期在越南领事门户网站http://lanhsuvietnam.gov.vn上公布和更新。

获授权的地方外事机关不得再转授其他机关。

经过外交部培训后，获授权的地方外事机关干部方可受理和处理领事认证和领事合法化申请。

第二条 领事认证和领事合法化的语言

领事认证和领事合法化的语言为越南语和英语双语。

外交代表机构、领事机构或其他被授权在国外行使领事职能的机构（以下简称外交代表机构）可使用所在国官方语言代替英语。

第三条 可以进行领事认证的文件和资料

根据规定第11条第4款所指的机关或组织颁发并按规定认证的文件包括：

1. 教育证书和培训证书；

2. 医疗证明；

3. 个人背景调查表；

4. 其他可能根据法律规定进行领事认证的文件。

第四条 不得进行领事认证和领事合法化的文件

1. 根据规定第10条第2款所述的文件在其内容中相互矛盾，或者与申请领事认证和领事合法化的文件包中的其他文件相矛盾。

2. 根据规定第10条第4款所述的文件同时有印章和签名，但未直接加盖和签署。任何形式的复制印章和签名均不被视为原始印章和签名。

3. 根据规定第10条第5款所述的文件内容违反了越南国家的权利和利益，不符合越南国家政策，或可能导致对越南国家不利的情况。

条 5. 文件、资料上的印章、签名和职务不明确的

本通知第二条第十二条第二款（a）项所指的文件和资料包括：

一 尚未正式介绍的印章、签名和职务的文件和资料。

二 无法通过与正式介绍的印章、签名和职务样本对比或调查结果来确定印章、签名和职务的文件和资料。

条 6. 通过邮政寄送领事认证、领事合法化申请材料

根据第6条第2款的规定，通过邮政向外交部领事司或胡志明市外事局提交申请材料，可在越南邮政系统内的所有邮局进行，具体服务协议由外交部领事司与越南邮政总公司下属的邮政速递股份公司（EMS）达成。

条 7. 提供印章样本、签名样本和职务样本

1. 根据第11条第4款的规定，设立、公证、证明文件、资料的机关、组织提供印章样本、签名样本和职务样本，应按以下方式进行：

a) 根据法律规定设立、公证、证明文件、资料的有权机关、组织有责任提供其机关、组织的印章样本、签名样本和职务样本。

b) 机关、组织应每年定期审查其机关、组织的印章样本、签名样本和职务样本，并在次年2月1日前通报审查结果。

c) 外交部领事司和胡志明市外事局负责接收中央机关、组织以及地方机关、组织提供的印章样本、签名样本和职务样本。

地方外事部门负责接收地方机关、组织以及设在当地中央机关、组织提供的印章样本、签名样本和职务样本；自收到介绍之日起五个工作日内，将原件转交外交部领事司和胡志明市外事局，并保留复印件。

2. 外交部领事司和胡志明市外事局有责任将其单位的印章样本、签名样本和职务样本介绍给外国驻越外交机构和驻外越南外交机构。

3. 驻外越南外交机构有责任将其代表处的印章样本、签名样本和职务样本介绍给外交部或其他外国主管机关。

4. 如印章样本、签名样本和职务样本发生变化，相关机关应在变化发生后二十个工作日内提供新的印章样本、签名样本和职务样本。

条 8. 正式介绍的印章样本、签名样本和职务样本的保存

负责领事认证、领事合法化的机关和地方外事部门有责任永久、科学、系统地保管正式介绍的印章样本、签名样本和职务样本。

第二章

领事认证程序、

领事合法化

条 9. 领事认证、领事合法化申请材料

1. 第11条、第13条、第14条、第15条第1款第b项、第c项规定的个人身份文件包括居民身份证、护照或其他可替代护照的有效证件。

2. 第11条、第13条、第14条、第15条第1款第c项规定的个人身份文件复印件无需验证。

3. 第11条、第13条、第14条、第15条第1款第d项规定的需领事认证、领事合法化的文件、资料，如超过一页，则必须在各页之间加盖骑缝章或用绳子绑紧、用胶水粘合或采用其他形式确保不能更改文件、资料的各页。

4. 第14条、第15条第1款第e项规定的文件、资料翻译件无需验证；申请人对翻译件的真实性负责。

5. 根据第15条第1款第e项规定，不需要翻译成中文或英文的文件、资料是指用俄语、法语、西班牙语、汉语、德语等语言起草并要求在俄罗斯、法国、西班牙、中国、德国相应机构进行领事合法化的文件、资料。此规定也适用于用其他语言起草并要求在其他机构进行领事合法化的文件、资料，如果该机构有能够理解该语言的工作人员。

6. 根据第6条第2款的规定，通过邮政寄送领事认证、领事合法化申请材料时，必须附上写明收件人地址的信封。

条 10. 接收申请领事认证、领事合法化的文件

1. 在接收申请领事认证、领事合法化的文件时，如果文件符合第11、13、14、15条法令和本通知第9条的规定，则有权机关应出具收据，除非是通过邮政寄送的文件。如果文件不齐全或不符合规定，则有权机关应指导补充和完善文件。

2. 如果申请领事认证、领事合法化的文件属于法令第9条和第10条规定的范围，有权机关拒绝接收文件，并向申请人解释拒绝的原因。

如果在解释后，申请人仍然要求对免于领事认证、领事合法化的文件进行领事认证、领事合法化，有权机关应接收这些文件并处理。

条 11. 处理申请领事认证、领事合法化的文件

1. 如果申请领事认证、领事合法化的文件不属于法令第10条规定的范围，有权机关应在与正式提供的印章、签名和职务样本核对的基础上，对文件上的印章、签名和职务进行领事认证、领事合法化。

地方外事机构接收申请领事认证、领事合法化的文件后，应在完成上述检查和核对工作后的1个工作日内将其转交至领事局或胡志明市外事局。

2. 有权机关仅在以下情况下对申请领事认证、领事合法化的文件上的印章或签名和职务进行领事认证：

- 文件上仅有印章或仅有签名和职务；

- 文件上的印章为原印章或签名仅为原签名。

3. 领事局或胡志明市外事局对属于法令第12条第2款规定的文件，出具证明文件已提交外交部的证明书。

4. 对于发现属于法令第10条第3款和第5款规定的文件，有权机关应扣留这些文件，并通知相关职能机关处理。

条 12. 办理期限

法令第11条第5款规定的办理期限根据申请领事认证、领事合法化的文件数量计算，不考虑文件是否有多页。

第三章

组织实施

条 13. 领事认证、领事合法化使用的表格

1. 本通知附带以下表格：

- 领事认证、领事合法化申请表（LS/HPH-2012/TK样式）；

- 领事认证、领事合法化证明标签（LS/HPH-2012/CN样式）；

- 提交文件证明标签（LS/HPH-2012/XT样式）；

- 印章、签名和职务样本介绍文本（LS/HPH-2012/GT样式）；

- 领事认证、领事合法化登记簿（LS/HPH-2012/SĐK样式）。

2. 外交部负责印刷和发行用于国内使用的领事认证、领事合法化证明标签和提交文件证明标签。各代表机构可以直接使用本通知附带的标签样式，或者在国外印制标签以符合规定的样式使用。

3. 领事认证、领事合法化申请表、印章、签名和职务样本介绍文本、领事认证、领事合法化登记簿可在领事工作电子门户网站http://lanhsuvietnam.gov.vn下载使用。

条14. 生效日期

1. 本通知自2012年5月15日起生效，并取代1999年6月3日由外交部部长发布的关于公文合法化规则的通知第01/1999/TT-NG号。

2. 在执行过程中，如遇困难或新情况，各代表机构和地方外事机构应及时报告外交部审查解决。/。