通知第02/2019/TT-BNV号关于输入数据信息标准和电子档案保管要求的规定

通知

关于规定输入信息数据标准

及电子档案保管要求 

根据二〇一一年十一月十一日颁布的《档案法》；

根据二零一七年四月三日政府第34/2017/号法令关于内务部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据二零一三年一月三日政府第01/2013/号法令关于实施档案法若干条款的规定；

根据政府总理2018年7月12日第28/2018/决定号关于国家行政系统各机关之间电子公文收发的决定；

遵照国家档案局局长的意见；

内务部部长发布关于规定输入信息数据标准及电子档案保管要求的通知。

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知规定输入信息数据标准及电子档案保管要求，包括形成于机关、组织活动过程中的档案数据描述（以下简称档案数据库）。

第二条 适用对象

一、本通知适用于国家机关和根据2014年企业法规定的企业（以下统称机关、组织）。

二、鼓励不属于第一条规定的机关、组织和个人采用本通知的规定。

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

档案数据库是由包含电子档案及其数据描述的信息数据集合，通过电子手段进行排列以便访问、利用、管理和更新。

电子档案管理系统是将档案工作业务流程信息化的系统，包括收集、保存和使用档案的工作。

计算机事故是指在计算机系统运行过程中出现异常情况，如损坏、无法正常运行；数据、软件被更改、修改、删除、复制或非法软件未经授权访问；含有恶意代码或间谍软件等，或者用户未按规程操作。

存储介质是指用于存储档案数据库和软件（包括硬盘、存储卡、磁带、光盘等）的物理设备。

备份是指创建档案数据库和软件的副本。

存储介质转换是指将档案数据库和软件从一个存储介质备份到另一个独立的存储介质。

增量备份是指备份自上次完整备份以来所有发生变化或更新的信息。

完全备份是指备份所有选定的信息，不依赖于存储时间点和之前的备份。

数字化档案是指从纸质档案内容数字化并由管理该数字化档案的机关、组织数字签名的电子档案。

第二章

档案数据库输入信息数据标准

条4. 设计信息输入数据结构的原则

一、确保与机关、组织电子档案管理系统输入信息数据标准一致。

二、符合国家关于数据包标识结构和格式的技术规范，以及服务于连接各办公文档和管理系统的技术规范，详见2016年4月1日发布的第10/2016/通信部令，并符合2017年12月15日发布的第39/2017/通信部令中关于信息技术应用在国家机关中的技术标准。

三、确保历史档案管理系统与机关档案电子管理系统之间的数据交换。

条 5. 内容数据描述的目录要求

1. 内容数据描述的目录必须确保对需要描述的文件内容简洁明了。

2. 在内容属性具有多个不同值的情况下，使用分号（;）区分内容属性。

3. 当内容数据描述的文件存储信息发生变化时，负责更新和补充的机关、组织有责任进行更新。

条 6. 文件存储数据库输入信息数据标准

1. 从纸质文件转换而来的电子文件存储

a) 格式：可移植文档格式（.pdf），版本1.4及以上；

b) 彩色图像；

c) 最低分辨率：200 dpi；

d) 扫描比例：100％；

e) 文件存储管理机关、组织的数字签名形式

- 位置：文件首页右上角；

- 图像：机关、组织印章，红色，实际大小，格式为便携网络图形（.png）；

- 信息：机关、组织名称，签署时间（年、月、日；时、分、秒；越南标准ISO 8601）。

f) 文件名：包括档案代码和文本编号，用点分隔。

2. 图像文件

a) 格式：JPEG；

b) 最低分辨率：200 dpi。

3. 影片文件

a) 格式：MPEG-4，.avi，.wmv；

b) 最低比特率：1500 kbps。

4. 音频文件

a) 格式：MP3，.wma；

b) 最低比特率：128 kbps。

5. 文件存储数据库输入信息数据由各机关、组织提交的历史档案系统形成，并按照工业和信息化部于2017年12月15日发布的第39/2017/TT-BTTTT号通知中规定的国家机构信息技术应用技术标准打包。

6. 文件存储的内容数据描述规定在本通知附件一中。

7. 文件存储内容数据描述的目录、更新规定在本通知附件二中。

第三章

文件存储数据库保管

条 7. 原则

1. 确保文件存储数据库在存储介质上安全、验证、保密。

2. 确保文件存储数据库的访问、管理和检索、更新能力。

条 8. 要求

1. 不得将包含国家机密信息的文件存储数据库存储在连接互联网、计算机网络或电信网络的设备上。

2. 在未彻底删除包含国家机密信息的文件存储数据库之前，不得改变已存储此类数据库的设备的用途。

3. 文件存储数据库至少应备份两份，每份备份应在独立的存储介质上。备份工作必须完整、准确、及时、安全。

4. 确保检查、备份和恢复数据流程的一致性。

5. 负责管理机关、组织文件存储数据库的人有责任检查、保管、备份和恢复。

条 9. 检查文件存储数据库

1. 检查时间：每年定期进行。

2. 检查程序规定在本通知附件三中。

3. 检查记录规定在本通知附件四中。

条 10. 软件和档案数据库备份

1. 备份时间和方式

a) 档案数据库必须每天进行增量备份，每月第一天进行完全备份。

b) 存储介质转换

档案数据库、软件每三年进行一次完全备份，并转换存储介质；档案数据的描述以XML（可扩展标记语言）格式进行备份和存储。

2. 备份程序按照本通知附件五的规定执行。

3. 备份日志按照本通知附件六的规定执行。

4. 备份记录按照本通知附件七的规定执行。

条 11. 恢复档案数据库

1. 恢复档案数据库的程序和内容按照本通知附件八的规定执行。

2. 档案数据库恢复记录按照本通知附件九的规定执行。

条 12. 确保档案数据库安全

1. 档案数据库的信息安全保障级别按照政府于2016年7月1日颁布的第85/2016/NĐ-CP号法令和信息与通信部于2017年4月24日发布的第03/2017/TT-BTTTT号通知的规定执行。

2. 消除设备和档案数据库存储介质时，应符合规定的保密要求。

3. 在未得到有权人的同意前，不得将档案数据库的存储设备或介质带出机关档案室或历史档案馆。

第四章 实施细则

实施条款

条 13. 生效日期

本通知自2019年3月10日起生效。

第十四条 组织实施

1. 部长、相当于部长的机构负责人、政府直属机构负责人、省或直辖市人民政府主席以及有关机构和组织负责执行本通知。

2. 在执行过程中如遇困难，请向民政部反映，以便研究并作出相应修改和完善。