通知第02/2020/TT-BVHTTDL号关于图书馆信息资源和限制使用的信息资源的保管与净化的规定。

通知

关于图书馆中信息资源和限制使用的信息资源的保存与清理的规定

根据2019年11月21日《图书馆法》；

根据2017年7月17日国务院令第79号《文化和旅游部职能配置、内设机构和人员编制规定》；

根据图书司司长的建议，

文化和旅游部部长发布本通知，规定关于图书馆中信息资源的保存与清理以及限制使用的相关信息资源的原则。

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知详细规定了《图书馆法》第二十七条第二款关于信息资源的保存；第二十五条第三款关于信息资源的清理；第七条第二款关于限制使用的相关信息资源及其在图书馆中的使用原则。

第二条 适用对象

一、本通知适用于根据《图书馆法》第九条第二款（a）项规定的公共图书馆，参与或涉及图书馆信息资源保存、清理及限制使用信息资源活动的机关、组织和个人。

二、鼓励根据《图书馆法》第九条第二款（b）项规定的非公共图书馆按照本通知的规定实施信息资源保存、清理及限制使用信息资源。

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

1. 信息资源保存 是指通过应用科学和技术手段来保持信息资源的完整性，延长其使用寿命和使用价值的过程。信息资源保存包括预防性保存、修复性保存和信息资源转换形式。

2. 预防性保存 是指采取措施防止信息资源在整个使用和服务过程中发生退化，最大限度地减少损害信息资源的因素。

3. 修复性保存 是指对印刷品和手写纸质资料进行修复，通过修补和恢复其物理和化学状态，使受损的信息资源恢复到原始状态或接近原始状态。

4. 信息资源转换形式 是指通过创建信息资源的副本并将其转换为其他载体形式，以确保原始信息资源的安全。

5. 清理信息资源 是指将不符合图书馆服务范围、多余副本、内容过时、无法修复损坏或在服务过程中丢失的信息资源从库房移出，以便改变用途或进行资产处置。

6. 数字资料 是指经过处理并存储为数字格式的信息资源，用户可以通过电子设备和网络空间访问和利用。

第二章

信息资源保存

第一节 信息资源保存的一般规定

第四条 信息资源保存活动的原则

一、信息资源保存活动应从选择位置、设计建设图书馆建筑、购买设备和工具、布置仓库开始，并贯穿图书馆存在的整个过程。

二、遵守技术条件、环境和其他保障信息资源安全的规则。

三、重视预防性保存，彻底消除有害因素，并针对不同类型的资源采取适当的措施。

预防性保存工作应定期至少每六个月进行一次。

四、保持原始文献的形式和原貌，在进行修复性保存时不得添加、删除或裁剪图像，以免影响原始文献的内容。

五、建立转换形式后的信息资源数据库，确保转换形式后的信息资源能够被访问、保证安全、验证、保密、易于搜索、管理和更新。

六、在图书馆信息资源保存中应用信息技术和科学技术成果。

第五条 存储资源信息的库房、设备和工具

一、存储资源信息的库房必须满足以下要求：

（一）应设在符合图书馆条件的干燥地方；

（二）空气环境清洁，温度、湿度、光照等条件适合各种类型的信息资源；

（三）工程地质稳定，承载力高；

（四）便于移动、保护、防火、灭火以及组织利用信息资源。

二、图书馆内用于保存信息资源的设备和工具包括：

（一）按照消防法律法规规定的消防系统；

（二）湿度计、温度计、空调、通风扇、除湿机和其他安全设备；

（三）存放信息资源的书架和盒子；

（四）清洁和维护信息资源的机器和工具；

（五）管理数字资料和其他特殊形式信息资源的服务器和数据存储设备。

第六条 与图书馆信息资源保存活动有关的机关、组织的责任

一、负责成立和管理公共图书馆的国家机关有责任定期监督和检查图书馆的信息资源保存工作。

二、进行信息资源保存工作的图书馆有责任：

（一）根据上级批准的年度计划，制定图书馆内的信息资源保存计划和规章制度；

（二）提高从事信息资源保存工作人员的能力和水平，以满足信息资源保存的要求；

（三）教育和提高使用者对图书馆信息资源保存的认识。

第二节 预防性保存

第七条 对印刷品、手写纸质文献的预防性保存

一、采取技术措施，在排列印刷品、手写纸质文献时确保空气流通。

二、定期维护和清洁库房、书架及其他存放工具。

三、防止自然因素如湿度、光线、温度以及微生物、昆虫、动物等对图书馆印刷品、手写纸质文献的破坏。

四、实施防火、防爆和防水灾措施如下：

（一）制定、宣传、演练防火、防爆和防水灾预案；建立快速反应队伍应对火灾、水灾及其他灾害；

（二）评估具有价值的收藏，以便在发生事故时采取适当的保护措施；

（三）定期调查和评估库房的风险程度。

第八条 对数字资料、视听资料、微缩资料、残疾人专用资料及其他类型的预防性保存

一、对数字资料采取以下预防性保存措施：

（一）实施信息安全保密措施，定期备份数据；确保输入数据的标准；

（二）保管并经常检查数据存储设备的操作情况；

（三）采取防范病毒的措施，确保图书馆的信息安全；

（四）制定网络病毒攻击的应急预案，并在数据丢失的情况下采取恢复措施。

二、对视听资料、微缩资料、残疾人专用资料及其他类型的资料采取以下预防性保存措施：

（一）采取措施确保环境、温度、湿度适宜，对磁带、光盘等进行封装保护；

（二）数字化视听资源，确保格式质量、保存环境符合限制技术过时的标准；

（三）在受控气候条件下保存影像、微电影、微片等资源，定期检查和测量退化、损坏迹象，及时阻止其向其他资料传播；

（四）保持稳定的保存环境，包括温度、湿度、通风，防止破坏因素；适应每种资源的独特特性，包括竹简、宣纸、龟甲、木刻或其他形式。

节3. 保管修复

第9条 基本保管修复要求

1. 在进行保管修复时，确保卫生和劳动安全；搬运资料时必须双手操作；工作期间不得佩戴首饰。

2. 在修复资料过程中，使用铅笔，不得使用墨水笔；观察资料时，不得手持或夹在耳朵后面的笔。

3. 使用专用车辆运输资料，保持资料平整；存放资料的区域应整洁、稳固且干净。

4. 定期清洁机器设备和工作工具；在保管修复过程中使用适当的原材料。

5. 不得使用含有有害物质并可能影响健康和环境的原材料。

6. 不得在档案库内存放食品。

第10条 对印刷品和手写纸质信息资源的基本修复处理

1. 修复破损但不严重的印刷品和手写纸质资料，如更换脱落的页面，加固书脊，替换损坏的书页，修补旧封面或更换新封面，为受损但不严重的资料制作保护袋、盒子和其他包装材料，例如页面脱落、书页损坏、封面撕裂、书脊松动等。

2. 使用表面清洁方法去除灰尘、昆虫或其他粘附在资料表面妨碍图像或信息显示的异物。

3. 平整长时间卷曲或折叠导致难以使用的资料；长期存放导致自然卷曲、角部变形、折叠或起皱的资料。

第11条 印刷品和手写纸质信息资源的修复

1. 当印刷品和手写纸质资料严重损坏，无法通过基本修复处理（见本通知第10条）恢复时，进行修复。

2. 印刷品和手写纸质资料的修复如下：

a) 当纸张变弱或损坏时，进行修补、加固；

b) 对受潮或湿损的资料，进行加固底衬、干燥空气、降低湿度、真空冷冻干燥或真空热干燥处理；

c) 处理生锈的订书钉，以最大限度地减少损害，提高资料的耐久性，并防止资料变色；

d) 处理纸张上的霉菌，隔离受霉菌污染的资料，确定湿度来源，维持适宜环境，放置除湿剂并增加空气流通，以消灭霉菌生长；

e) 使用化学或非化学方法处理被虫害侵扰的资料，如冷冻、改变空气成分或其他方法。

节4. 信息资源转换形式

第12条 为保存信息资源而进行复制

为保存信息资源而进行复制，须满足以下要求：

1. 复制图像清晰。

2. 保持信息资源内容的完整性。

3. 对易撕薄的复制图像进行边框加固。

第13条 信息资源数字化

1. 数字化适用于印刷品和手写纸质信息资源。

2. 信息资源数字化按以下流程进行：

a) 制定需要数字化的信息资源目录；

b) 制定目录标准和技术规范，确保一致性；

c) 实施数字化信息资源；

d) 组织已数字化资料的数据库。

条 14. 资源信息的数字化

1. 对非数字资源的信息资源进行数字化，旨在保护原件，并清晰地反映原件的特点。

2. 数字化资源信息应按以下步骤实施：

a) 制定计划和需要数字化的信息资源目录，以及保存已数字化信息资源的方法；

b) 选择实施技术；

c) 数字化资源信息；

d) 创建链接元数据；

e) 运行、保管和提供数据。

3. 在执行资源信息数字化时的操作包括：

a) 检查文件以确定损坏风险；

b) 对资源信息采取安全措施；

c) 根据本通知第10条的规定对资源信息进行基本处理；

d) 确保数字化场所的安全，以保护资源信息，防止盗窃或破坏数据。

条 15. 其他形式转换资源信息

1. 文化遗产和珍贵文献，如竹简、宣纸、龟甲、木刻或其他形式的资源信息，应复制并转换为印刷或数字形式，以便于保存和服务。

2. 第一款规定的转换形式的资源信息副本应按照本章规定进行保管。

第三章

清理资源信息

节 1. 清理资源信息的一般规定

条 16. 清理资源信息的目的和原则

1. 根据本通知的规定，清理资源信息旨在：

a) 提高资源信息的质量，减少用户服务中的搜索时间；

b) 为用户提供便利，使其能够访问和利用图书馆的资源信息；

c) 节省组织库藏、保管资源信息的成本，并充分利用图书馆资源信息的价值。

2. 清理资源信息应遵循以下原则：

a) 根据本通知第17条规定定期进行清理，与资源信息的发展活动相结合；

b) 当符合本通知第19、20、21和22条规定的任一标准时，可以清理资源信息；

c) 每次允许清理的资源信息数量不得超过图书馆总资源信息量的10%。

条 17. 清理资源信息的时间期限

1. 对于拥有30万件以下保管单位的图书馆，每三年清理一次；对于拥有30万件以上保管单位的图书馆，每五年清理一次。

2. 特殊情况下，根据直接管理图书馆的机构和其他有权机关的要求，可随时进行清理。

条 18. 保障清理资源信息

1. 根据本通知第17条规定的清理时间期限，图书馆负责人有责任将清理资源信息工作纳入年度工作计划。

2. 清理资源信息的资金从国家预算中安排。

图书馆应在图书馆业务活动预算中预留清理资源信息所需资金，并报有权机关审批。

节 2. 清理信息资源的选择标准

第19条 内容、形式和出版时间的标准

1. 内容标准：

a) 信息资源内容过时，不再具有历史、文化、科学或实际价值；

b) 已失效的法律法规文本信息资源，除非专门图书馆为研究法律或立法活动保存；

c) 具有内容价值但不符合图书馆职能任务和用户需求的信息资源。

2. 形式标准：

a) 教科书、教材和参考文献在教育机构中已被修改或替换；对于大学图书馆或专业图书馆，至少保留一份用于研究和参考；

b) 数字资料已有更新版本，由更先进技术生产。

3. 出版时间标准适用于普通报纸、科普期刊，自出版后两年内。

4. 本条第1、2、3款规定不适用于公共图书馆收藏的地志资料。

第20条 状况标准

1. 内容有价值但因使用过程中的损坏或自然灾害、洪水、虫害而无法修复的信息资源，除法律规定的文化遗产外；

2. 录音、录像、文字记录在使用过程中损坏、断裂，质量无法保证；

3. 在服务用户和流通交换过程中丢失的信息资源。

第21条 数量标准

1. 图书馆信息资源同一名称多于一本的规定如下：

a) 对于印刷书籍：每本书超过4本；

b) 对于印刷报纸、期刊：每期超过2本。

2. 本条第1款规定不适用于教育机构图书馆的信息资源。

第22条 语言标准

1. 使用少数民族语言出版的信息资源不符合当地人口特点；

2. 不常用外语出版的信息资源，在提出清理申请前五年内没有使用者；

3. 本条第1、2款规定不适用于国家图书馆保存的信息资源。

节 3. 清理信息资源的程序和手续

第23条 清理信息资源的程序

1. 制定清理信息资源方案并提交审批；

2. 按照本通知第25条规定执行信息资源清理；

3. 审核拟清理的信息资源，并根据本通知第27条规定批准清理目录和处理方式；

4. 根据本通知第28条规定调整个人登记册和图书馆信息检索系统；

5. 按照本通知第29条规定处理已清理的信息资源；

6. 按照本通知第30条规定保存和保管图书馆信息资源清理档案。

第二十四条 清理信息资源方案的呈报和批准程序

一、图书馆要求清理信息资源，应向直接管理该图书馆的机关或组织提交一份申请清理的文件。

申请文件包括：

（一）直接管理图书馆的机关或组织批准图书馆年度工作计划的决定，其中包含清理信息资源的任务。特殊情况需有直接管理图书馆的机关或组织出具书面文件；

（二）按照本通知附件一格式提出的批准清理信息资源方案的请示；

（三）按照本通知附件二格式编制的信息资源清理方案。

二、自收到文件之日起三个工作日内，直接管理图书馆的机关或组织负责审查文件的完整性和合法性。文件不完整或不符合规定时，直接管理图书馆的机关或组织应以书面形式通知图书馆进行修改和补充。

三、自收到合法文件之日起十个工作日内，直接管理图书馆的机关或组织负责审查并根据本通知附件三格式作出批准清理方案的决定。

第二十五条 信息资源清理的实施

图书馆信息资源清理工作如下：

一、对信息资源进行清点，并标记出需要清理的信息资源。

二、按照本通知附件四格式编制需要清理的信息资源清单及处理方式建议。

三、将需要清理的信息资源从库房中取出进行审核。

第二十六条 审核拟清理信息资源的委员会

一、信息资源审核委员会（以下简称委员会）负责审核拟清理的信息资源，为直接管理图书馆的机关或组织提供决策咨询，以便批准信息资源清理清单和处理方式。

二、直接管理图书馆的机关或组织负责人有权根据本通知附件五格式成立委员会。

三、委员会成员包括：

委员会主席和副主席由直接管理图书馆的机关或组织领导代表担任，其他成员包括图书馆信息资源清理代表、与直接管理图书馆的机关或组织下属资产管理相关的单位代表以及熟悉拟清理信息资源领域的专家。

第二十七条 拟清理信息资源的审核、批准清理清单和处理方式

一、拟清理信息资源的审核工作如下：

（一）直接审查和评估拟清理的信息资源是否符合本通知第十九条、第二十条和第二十二条规定的标准；

（二）审查和评估符合本通知第二十一条规定的标准的拟清理信息资源的个别登记簿；

（三）编制拟清理信息资源审核结果记录，并附上委员会关于符合条件的信息资源清理清单和处理方式的建议，按照本通知附件六A和附件六B格式。

二、基于委员会的审核结果，直接管理图书馆的机关或组织根据本通知附件七A和附件七B格式作出批准清理信息资源清单和处理方式的决定。

条 28. 整理个别登记簿、信息查询系统

图书馆个别登记簿、信息查询系统的整理工作应按以下方式进行：

1. 对于经过筛选的印刷资料，每种超过一份：在个别登记簿的备注栏中填写“已筛选”字样，并在与被允许筛选的信息资源个别登记号相对应的行中记录，同时在数据库的相关记录中标注，并记录有权机关的筛选决定编号。

对于仅有一份的经过筛选的印刷资料：从描述表或目录系统中删除该信息资源的个别登记号（如有），并将其从图书馆的目录和数据库中移除。

2. 对于数字资料：从包含数字资料的数据库中删除该资料。

条 29. 筛选后信息资源的处理

1. 根据第19、20、21和22条规定标准筛选后的信息资源应按照以下方式处理：

a) 改变使用目的；

b) 进行清理。

2. 图书馆必须在其办公地点和图书馆网站上（如有）公布筛选的信息资源清单，期限为15天。

3. 超过本条第二款规定的期限后，图书馆应根据直接管理图书馆的机关或组织的决定处理筛选的信息资源。

条 30. 筛选信息资源档案的保存和保管

1. 筛选信息资源的档案应在图书馆保存至少五年，自筛选之日起算。

2. 筛选信息资源的档案包括：

a) 依据本通知第24条第一款规定的信息资源筛选申请档案；

b) 按照本通知第25条第二款规定的信息资源筛选清单；

c) 成立筛选信息资源审查委员会的决定；

d) 筛选信息资源审查委员会的审查记录；

e) 有权机关批准筛选信息资源清单及处理形式的决定。

第四章 实施细则

图书馆内限制使用的资源

条 31. 在图书馆内限制使用的资源，依照法律第七条第一款a项的规定

1. 反对越南社会主义共和国国家的资源内容包括：

a) 歪曲国家政策、法律；捏造事实，引起民众恐慌；

b) 歪曲历史，否定革命成果；侮辱民族、民族英雄，诽谤、否定人民政权；

c) 制造心理战，煽动战争，反对越南社会主义共和国的独立、主权和领土完整。

d) 制造民众分裂，民众与人民政权、人民武装力量、政治组织和社会政治组织之间的分裂；

2. 关于民族、宗教问题的资源内容包括：

a) 制造民族仇恨、歧视、分裂、分离主义；侵犯越南各民族平等权利；

b) 煽动民族团结、宗教团结的分裂；制造信教者与不信教者、不同宗教信徒之间的分裂，以及宗教信徒与人民政权、政治组织和社会政治组织之间的分裂；侮辱信仰和宗教；

c) 非法宗教活动；涉及国家安全的组织和个人的宗教活动；

d) 破坏执行国际团结政策。

3. 社会、政治、文化、科学问题的资源内容包括：

a) 诬蔑、侮辱机关、组织的声誉或个人的名誉和人格；

b) 煽动暴力；宣传堕落生活方式；详细描述淫秽行为和犯罪行为；不符合越南社会风俗习惯；

c) 尚未公布的涉及边防、领土主权、国防和国家安全的项目、计划、研究课题；影响国家和民族利益；

d) 倡导陋习、迷信、邪教；在社会中制造恐慌，影响社会秩序、安全和社会健康。

条32. 使用限制使用的图书馆信息资源的原则

1. 对于第七条第一款第a项和第b项规定的限制使用的信息资源，使用者必须遵守以下规定：

a) 仅可用于科学研究或经国家有权机关批准的政治任务；

b) 必须有介绍信或国家机关、主管单位、所在学习、工作或生活政治组织的书面请求，或者得到图书馆馆长根据限制使用信息资源利用制度的书面同意；

c) 在利用信息资源过程中执行保密规定，不得复制、传播或在互联网和其他大众媒体上发布信息资源；

d) 只能在图书馆指定的专门房间内阅读。

2. 对于第七条第一款第c项和第d项规定的限制使用的信息资源，使用者必须按照图书馆的规定使用副本或数字化版本。

第五章

实施条款

条 33. 组织实施

1. 文化和旅游部图书馆司负责监督、督促并指导本通知的实施。

2. 各地文化和旅游局、文化体育局、文化体育旅游局负责在其管辖范围内督促并指导本通知的实施。

3. 有关机关、单位、组织和个人负责执行本通知。

条34. 实施条款

1. 本通知自2020年7月9日起生效。

2. 自本通知生效之日起，下列规定失效：

a) 2012年12月28日文化部、体育总局、国家旅游局令第21号关于图书馆文献剔除标准和程序的通知；

b) 2014年12月8日文化部、体育总局、国家旅游局令第18号关于图书馆业务活动的规定第八条和第九条第二款。

3. 在执行过程中，如遇问题或障碍，各机关、组织和个人应及时向文化和旅游部（通过图书馆司）反映，以便进行修改和完善。/。