通知第03/2001/TP-CC号关于实施政府2000年12月8日第75/2000/NĐ-CP号法令的公证和认证的指导意见

通知

实施国务院令第75号令，即2000年12月8日发布的关于公证和认证的决定的指南

关于公证和认证

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根据2000年12月8日第75/2000/NĐ-CP号政府法令关于公证和认证；

根据2001年3月5日第01/2001/CT-TTg号总理指示关于实施政府关于公证和认证法令的通知；

根据1993年6月4日国务院令第38号关于司法部职能、任务、权限和组织的规定；

司法部对国务院关于公证和认证的决定实施如下指导，

一、关于公证和认证业务的一些问题

1. 国务院令第75号令，即2000年12月8日发布的关于公证和认证的决定（以下简称“决定”）第九条规定，公证和认证必须在公证机构或认证机构的办公地点进行，但以下情况除外：

a) 对于生命因疾病、事故或其他原因受到死亡威胁的人，或者瘫痪、行动不便的老人的遗嘱公证和认证；

b) 对于正在被拘留或服刑的人，瘫痪、行动不便的老人，或者其他有正当理由不能到公证机构或认证机构办公地点的人的合同和其他交易（以下简称“合同”）以及签名的公证和认证。

所有情况下都应记录公证和认证地点；对于在非工作时间进行的公证和认证，则应在公证和认证文本中注明具体时间和日期。

2. 决定第十一条规定，要求公证和认证的人的签名必须当面完成。如果金融机构或企业的法定代表人已在公证机构或认证机构登记了样本签名，则可以允许其先在合同上签字；公证员或认证员必须在公证或认证前核对合同中的签名与已登记的样本签名是否一致。

3. 如果要求公证和认证的人由于残疾或不识字而无法签名，则可以用按手印代替签名。

在以下情况下也可以同时使用签名和按手印：

a) 遗嘱公证和认证；

b) 应要求公证和认证的人的要求；

c) 应公证员或认证员的要求，在审查提交的文件时，如果认为需要确认要求公证和认证的人的身份，或者该人很少签名，或者为了保护要求公证和认证的人的利益。

按手印时，要求公证和认证的人应使用右手拇指；如果不能用右手拇指，则使用左手拇指；如果两个拇指都不能使用，则使用其他手指；按手印后，必须清楚地注明是哪个手指，哪只手的手指。

上述指南也适用于见证人的按手印。

4. 当根据决定第三十八条第五款的规定拒绝进行公证和认证时，如果要求公证和认证的人提出请求，执行公证和认证的人必须以书面形式明确拒绝的原因。

5. 对于决定第五十一条规定的遗嘱保管，公证员必须密封遗嘱；立遗嘱人签名或按手印，公证员在封口处签名并盖章。在保管遗嘱时，公证员必须制作两份遗嘱保管收据，一份交给立遗嘱人，另一份存档在公证处。

遗嘱保管收据必须注明：保管遗嘱的时间和地点；保管遗嘱的公证员姓名；立遗嘱人的姓名、地址和身份证明；与遗嘱内容有关的其他人员的姓名和地址，以便必要时通知他们。

当收到与遗嘱内容有关的人的申请，或得知立遗嘱人死亡时，公证员应通过书面形式召集所有相关人士公布由公证处保管的遗嘱。

公布遗嘱的记录必须注明：公布遗嘱的时间和地点；公布遗嘱的公证员姓名；每个继承人及其他与遗嘱内容有关的人员的姓名和地址，无论他们是否出席；出席者检查了遗嘱的封口；公证员向出席者宣读遗嘱；如果某些继承人或其他与遗嘱内容有关的人缺席，必须注明缺席的原因；每个出席者和公证员必须在记录上签字。

6. 要求在某个公证处或认证机构进行合同或交易公证和认证的人有权要求该机构提供公证书或认证书的副本。公证处或认证机构有责任从存档的原件中提供副本。

7. 根据决定第五十二条和第五十三条的规定，遗产分割协议和遗产接受声明必须公告。公告由公证处或认证机构在立遗嘱人生前常住地的乡、镇、街道居民委员会（以下简称“乡级人民政府”）办公地点进行；如果没有常住地，则在立遗嘱人临时居住地的乡级人民政府办公地点进行。如果遗产包括不动产和动产，或者仅包括不动产，则按照本段上述指南进行公告；如果无法确定这两个地方，则在立遗嘱人不动产所在地的乡级人民政府办公地点进行公告。公证处或认证机构必须派专人进行公告，并由乡级人民政府代表见证。

在遗产仅为动产的情况下，如果公证、认证机构与被继承人常住或暂住地不在同一省、直辖市，则该公证、认证机构可以委托乡级人民政府按照本点第1段所述的方式进行公告。

公告内容应包括：被继承人的姓名；同意分割或接受继承的人的姓名及其与被继承人的关系；同意分割或接受继承的遗产清单；公告结尾处应明确指出，如对遗漏继承人、遗漏遗产或不属于被继承人所有和使用的遗产有异议或举报，应向负责公证、认证的机构提交。

进行公告的乡级人民政府负责保管公告，在公告之日起三十日内。

8. 第五十七条第二款规定的原件是指公证处从要求公证的人那里接收的文件。翻译人员必须完整翻译公证处交给翻译的文件内容；如果是副本或摘录件，必须注明是副本或摘录件；如果是传真件，必须注明是传真件。在接收文件进行翻译时，公证处应注意第五十七条第四款规定的不得公证翻译文本的情形。

9. 根据本法令第四十五条的规定，技术错误是指在公证文本或认证文本记录、打字、印刷过程中出现的错误。为了确定技术错误，公证或认证人员应对需要更正的每个错误与公证或认证档案中的相关文件进行核对。

更正技术错误时，公证或认证人员应在需要更正的地方划线，并在旁边写上已更正的文字、符号或数字，同时附上自己的签名并加盖机构印章。

对公证或认证文本进行技术错误更正的人必须是执行公证或认证工作的人员。如果执行公证或认证工作的人员不再从事此工作，则由所在机构负责人负责进行技术错误更正。

二、 公证、认证格式

1. 证明是公证、认证文本的组成部分。证明的内容必须清晰严谨，体现公证或认证人员对其工作的责任程度；对于已有司法部规定格式的证明，必须遵循该格式。

合同、交易的证明必须包含根据本法令第四十三条的规定所要求的所有内容。

随本通知附上以下证明格式：

a) 合同、交易证明格式；

b) 文件副本证明格式；

c) 文件翻译证明格式；

d) 签名证明格式。

2. 对于每份合同、交易的公证或认证请求，申请人必须填写一份公证或认证申请表。

如果公证或认证请求无法当天完成，则执行公证或认证的人员必须为申请人出具预约单。

随本通知附上公证或认证申请表和预约单的格式。

3. 公证簿、认证簿用于记录在公证处、认证机构已完成的公证、认证事项。公证簿、认证簿是国家档案资料，必须使用高质量纸张制作，并在执行公证、认证的机构内长期妥善保存。

公证簿、认证簿必须记录开簿日期和封簿日期。

对于乡级人民政府的认证簿，在封簿后，乡级人民政府必须将这些认证簿的复印件提交给县级人民政府（以下简称县级人民政府）存档。该复印件必须盖有骑缝章并附有乡级人民政府主席的签名。

随本通知附上以下公证簿、认证簿格式：

a) 合同、交易公证簿；文件副本公证簿；文件翻译公证簿；签名公证簿；

b) 合同、交易认证簿；文件副本认证簿；签名认证簿；遗嘱、拒绝继承遗产认证簿。

司法部统一指导全国公证处使用和发行公证簿。

根据司法部的指导，省级人民政府（以下简称省级人民政府）向其辖区内的县级人民政府、乡级人民政府发放认证簿。

三、 关于组织和管理公证、认证的一些问题

1. 根据本法令第三十一条第二款a项的规定，司法局局长关于任命公证员的建议书应包括：地方公证需求及任命公证员的必要性；被推荐人的姓名、出生年月日、工作单位及现任职务；确认其法律工作经验并评价其工作表现。

2. 本法令第二十二条第二款规定，司法科长根据县人民政府主席的授权，执行属于县人民政府权限范围内的认证事务。在执行认证时，司法科长以“代行”身份签署认证文书，并加盖县人民政府印章。

在认证需求较多的地区，司法科长可书面请求县人民政府主席授权副科长执行认证事务。在执行认证时，副科长以“代行”身份签署认证文书，注明其职务，并加盖县人民政府印章。

只有在司法局登记了签名后，司法科长和副科长才能执行认证事务。

3. 在直接负责司法的情况下，乡级人民政府主席执行公证。

如果被分配负责司法，则由乡级人民政府副主席执行公证。在执行公证时，乡级人民政府副主席应在公证文件中注明其职务。

只有在司法局登记签字后，负责司法的乡级人民政府主席或副主席才能执行公证。

4. 认定翻译人员为公证处合作人应按以下程序进行：翻译人员提交申请成为合作人的申请书，并附上按规定格式填写的照片简历；以及大学外语或相关专业毕业证书复印件。

根据国务院于1991年2月27日发布的第45号令《关于国家公证机构组织和活动的规定》和政府于1996年5月18日发布的第31号令《关于国家公证机构组织和活动的规定》，作为公证处合作人的翻译人员将继续按照本通知的指导原则予以确认。

公证处的合作翻译人员必须与公证处处长签订翻译合同，在合同中承诺准确翻译并遵守公证处的翻译规章制度。

5. 各公证处、各级人民政府及外交部必须严格执行关于公证和认证定期半年和年度统计报告制度，该制度规定在法令第三十八条第三款、第十九条第一项第四点、第二十条第一项第三点和第二十八条第一项第七点。

报告内容必须全面反映公证处及其所在地的组织情况、物质基础、工作设备和公证、认证工作的成果，同时明确指出存在的困难、问题及建议（如有）。

报告附件包括公证和认证统计数据表（随本通知发布）。半年度报告统计数据从当年1月1日至6月30日；年度报告统计数据从当年1月1日至12月31日。

报告提交期限如下：

a) 对于各公证处，上半年报告应在7月5日前提交给司法部、省级人民政府和司法厅厅长；年度报告应在次年1月5日前提交。

b) 对于乡级人民政府，上半年报告应在每年7月5日前通过司法科提交给县级人民政府；年度报告应在次年1月5日前提交。

c) 对于县级人民政府，上半年报告应在7月15日前提交给司法厅；年度报告应在次年1月15日前提交。

d) 对于省级人民政府，上半年报告应在7月25日前提交给司法部；年度报告应在次年1月25日前提交。

e) 对于外交部，上半年报告应在7月25日前提交给司法部；年度报告应在次年1月25日前提交。

6. 必须定期、每年一次地检查公证和认证活动中法律法规的执行情况，依据法令第十七条第五款、第十九条第一项第三点和第二十条第一项第二点的规定。

检查人员有责任根据有权机关批准的内容进行检查；检查结束后，必须提交检查结果报告并对报告承担责任。

当收到投诉或举报时，检查和审计将依照法律规定进行处理。

第四节 实施细则

1. 本通知自2001年4月1日起生效。

2. 在执行过程中，如遇困难或出现新问题，有关机关、省级人民政府、司法厅和公证处应以公文形式向司法部提出，以便获得进一步指导。/