关于组织处理领事事务的通知第03/2023/TT-BNG号

通知

关于组织处理领事事务

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根据《越南社会主义共和国驻外机构法》（第33/2009/QH12号法，2009年6月18日颁布）；

根据《修改和补充越南社会主义共和国驻外机构法若干条款法》（第19/2017/QH14号法，2017年11月21日颁布）；

根据《制定规范性法律文件法》（第80/2015/QH13号法，2015年6月22日颁布）；以及《修改和补充制定规范性法律文件法若干条款法》（第63/2020/QH14号法，2020年6月18日颁布）；

根据二〇二二年十月十四日第81/2022/NĐ-CP号政府法令关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据领事局局长的建议

外交部长发布本通知，以指导组织处理领事事务。

 

第一章

总 则

第一条 调整范围和适用对象

一、本通知规定在领事局、胡志明市外事局、部办公厅和驻外外交机构、领事机构以及其他被授权执行越南驻外领事职能的机构（以下简称驻外机构）组织处理领事事务的方式。

二、本通知适用于在外交部和驻外机构从事领事工作的单位和个人。

第二条 领事空白证件和领事文件

一、领事空白证件（以下简称空白证件）是指由有权机关制作、印刷成空白形式用于领事证件发放过程中的各种证件、物品和材料，如：外交护照、公务护照、普通护照和其他根据法律规定具有出入境效力的证件（附有保护膜）；签证（贴纸或独立）；免签函（贴纸或独立）；AB邮票；出生证明原件、出生证明复印件、结婚证书原件及其他法律规定的形式。

二、领事文件包括根据相关法律规定，由领事局、胡志明市外事局和驻外机构发放的各种文件。

第三条 各种名单、登记簿、记录和报告的格式

一、随本通知发布的各种名单、登记簿、记录和报告的格式如下：

（一）编号为01/2023/NG-LS的“外交护照、公务护照发放名单”格式，适用于领事局、胡志明市外事局和驻外机构；

（二）编号为02/2023/NG-LS的“外交护照、公务护照延期名单”格式，适用于领事局、胡志明市外事局和驻外机构；

（三）编号为03/2023/NG-LS的“申请签证推荐信发放名单”格式，适用于领事局、胡志明市外事局和驻外机构；

（四）编号为04/2023/NG-LS的“向海外越南公民发放普通护照名单”格式，适用于驻外机构；

（五）编号为05/2023/NG-LS的“简化程序发放普通护照名单”格式，适用于驻外机构；

（六）编号为06/2023/NG-LS的“签证发放名单”格式，适用于领事局、胡志明市外事局和驻外机构；

（七）编号为07/2023/NG-LS的“免签函发放名单”格式，适用于驻外机构；

（八）编号为08a/2023/NG-LS的“司法委托跟踪名单”格式，适用于驻外机构；

（九）编号为08b/2023/NG-LS的“司法委托跟踪名单”格式，适用于领事局；

（十）编号为09a/2023/NG-LS的“领事统计数据报告”格式，适用于胡志明市外事局；

（十一）编号为09b/2023/NG-LS的“领事统计数据报告”格式，适用于驻外机构；

（十二）编号为10/2023/NG-LS的“领事空白证件损坏清点记录”格式，适用于领事局、胡志明市外事局和驻外机构；

（十三）编号为11/2023/NG-LS的“领事空白证件使用情况报告”格式，适用于领事局和胡志明市外事局；

（十四）编号为12/2023/NG-LS的“AB邮票发放名单”格式，适用于驻外机构；

（十五）编号为13/2023/NG-LS的“领事空白证件入库、出库管理登记簿”格式。

二、上述第一款规定的各种名单、登记簿、记录和报告必须妥善保存和保管，以便使用和服务于领事事务的国家管理工作。在技术条件和信息技术允许的情况下，领事局、胡志明市外事局和驻外机构应将上述名单、登记簿、记录和报告数字化存储和查询。

条4. 审批、签署国内领事文件的权限

1. 领事司司长有权审批、签署以下类型的文件和文本：

2. 领事司司长审批、签署上述文件和文本的分工和授权如下：

a) 根据领事司司长的分工，领事司副司长可以代领事司司长签署本条第1款所列的文件。

b) 领事司司长可以授权领事司各职能处室的处长审批、签署本条第1款所列的文件和文本，但不包括外交护照的签发、延期以及向驻外机构负责人或所有驻外机构发送的文件。

c) 符合领事司司长的授权和处长的分工，领事司各职能处室的副处长可以代处长签署属于处长审批、签署权限范围内的文件和文本。

4. 胡志明市外事局局长审批、签署上述文件和文本的分工和授权如下：

a) 根据胡志明市外事局局长的分工，胡志明市外事局副局长可以代胡志明市外事局局长审批、签署本条第3款所列的文件和文本。

b) 胡志明市外事局局长可以授权外事局领事处处长审批、签署属于其签署权限范围内的文件和文本，但不包括外交护照的签发、延期。

c) 符合胡志明市外事局局长的授权和领事处处长的分工，外事局领事处副处长可以代领事处处长签署属于领事处处长签署权限范围内的文件和文本。

条5. 审批、签署国外领事文件的权限及授权审批、签署国外领事文件的权限

2. 驻外机构负责人对本条第1款所述文件的授权审批、签署权限规定如下：

3. 授权和终止授权程序按照以下规定进行：

第二章

领事工作的程序和原则

第六条 领事文件的发放程序

1. 在领事局、胡志明市外事局和代表机构发放领事文件的工作流程包括接收申请材料、处理申请材料、交付结果和存档，具体如下：

a) 接收申请材料包括检查申请材料的有效性和完整性；出具申请材料接收凭证并预约交付结果；出具预收费凭证（可与申请材料接收凭证和预约交付结果凭证合并）；对材料不完整或不符合规定的情况进行补充和完善指导；拒绝接收不符合条件的申请材料；将符合条件的申请材料转交处理部门。

b) 处理申请材料包括提出解决方案建议；审核建议意见；必要时进行核查和验证；录入数据、编写、印刷、加盖业务印章（如有）；审核、签署；加盖国徽印章（如有）；将已处理的申请材料转交交付结果部门。

c) 交付结果包括最后检查已处理的申请材料（处理信息、费用/手续费）；交付文件，并要求接收人签字确认或退回收据；将申请材料转交存档部门。特别对于户籍登记（出生、结婚等）申请材料，交付结果应按照相关法律法规的规定执行。

d) 存档包括整理、登记或从领事业务软件打印清单；按工作类型、手续和处理时间顺序存档已处理的申请材料。

e) 收取费用和手续费应按照法律规定执行。

2. 领事局局长、胡志明市外事局局长和代表机构负责人应当按照法律规定、实际情况和本通知第七条的规定组织执行本条第1款规定的领事文件发放程序。组织实施内容包括简化和调整程序以便在电子环境中办理领事手续，数字化申请材料和处理结果，通过相关数据库共享信息等。

条7. 领事工作实施原则

1. 每名处理人员负责领事证件签发流程中的一个或多个环节。在领事业务量不多或人员不足的情况下，一名人员可以执行流程中多个环节的工作，但必须确保一人不单独完成整个封闭流程。受理申请材料或提出处理意见的人员不得同时是审批、签署领事证件的人员；审批、签署人员不得同时是保管和加盖国徽印章的人员；审批、签署人员不得同时是管理空白领事公文纸的人员。

2. 第六条第1款第b项规定的处理申请流程中提出的解决方案建议、审批建议、核查、核实、呈批、签署、签发等环节，必须由外交部领事司、广州市外事局工作人员、外交或领事官员在驻外机构内执行。解决方案建议和审批建议必须形成书面文件或直接记录在申请材料上。

3. 签署领事证件的人员不得签署与其本人或其直系亲属有关联的领事证件，按照该领事证件签发程序的规定。

4. 驻外机构负责人及其工作人员在领事工作中的责任：

a) 驻外机构负责人直接指挥组织领事工作的实施，监督、督促、检查、监管驻外机构内的领事工作，包括：

制定驻外机构内的领事工作解决流程，明确集体和个人在领事工作解决流程中的职能、任务和责任。分配符合条件、品行、道德和能力的人员参与领事工作解决；发布个人参与领事工作解决的任务分配文件（接收申请材料人员；提出解决申请材料建议人员；退还申请材料人员；保管、加盖国徽印章人员；签署领事证件人员；管理空白领事公文纸人员等）。被分配处理、提出解决申请材料建议的人员必须持有有效期内的领事业务培训结业证书（分配时或经外交部批准赴任驻外机构时），由领事司颁发，特殊情况除外。

领事工作解决流程和人员任务分配表必须以书面形式通知领事司和干部人事处。

b) 驻外机构负责人可以授权第二人或一名外交或领事官员管理并组织实施驻外机构内的领事工作（以下简称领事工作负责人）。

c) 驻外机构负责人对部长和法律负责驻外机构内的领事工作。领事工作负责人对驻外机构负责人和法律负责所受托的领事工作任务和事务的执行。参与领事工作的个人对驻外机构负责人和领事工作负责人以及法律负责其所参与解决的领事工作任务和事务的执行。

条 8. 领事档案接收原则

1. 领事档案必须在档案接收机关的办公地点接收，除非法律规定可以采用其他方式接收。

2. 对于申请人可以通过被授权人、被授权组织、邮政或在线提交领事手续的情况，档案接收机关应根据该手续的规定接收档案。

3. 外交部办公厅主任、领事局局长、胡志明市外事局局长和驻外机构负责人根据本单位、地区的具体情况，以书面形式规定通过授权或邮政、在线方式接收和处理领事档案的方法，并依据现行法律法规和领事局的指导。

4. 档案接收人员负责检查档案的准确性和完整性；对于不符合条件接收处理的情况，明确说明理由；指导申请人按规定补充和完善档案。

5. 驻外机构组织接收领事档案，以满足公民办理领事手续的需求，并根据驻外机构的人力情况安排，但必须确保每周至少有三个工作日在其办公地点进行档案接收工作。

条 9. 驻外机构交接工作

1. 当有工作调动或任期结束时，参与领事事务处理流程的工作人员必须将所有相关材料（空白领事文件、档案、资料及正在处理的领事事务等）完整移交给指定接收人员。

2. 交接过程需形成交接记录（制作三份，移交方保留一份，接收方保留一份，驻外机构存档一份），由移交方与接收方签署，并由驻外机构负责人或领事事务主管确认。移交方和接收方对交接档案、资料和事务的完整性和准确性承担责任。

条 10. 领事手续信息公开

1. 外交部下属单位和驻外机构应在办公地点（档案接收区、行政结果领取区）和官方网站上公开：领事手续信息（提交形式、处理期限、档案组成、要求条件、执行程序）、接待规范、费用、档案接收和处理形式及时间表、联系部门电话号码和电子邮件地址。

2. 外交部下属单位和驻外机构应在档案接收区、行政结果领取区设置意见箱；实施行政服务满意度调查。档案接收人员、档案返还人员在执行公务期间必须佩戴姓名牌。

条 11. 行政处理中禁止的行为

1. 勒索、滥用职权、制造麻烦、困难、敲诈；从需要办理行政手续的组织和个人处收取或接受任何形式的钱财或礼物，除已公开规定的费用和手续费之外。

2. 泄露在办理行政手续过程中获得的商业秘密、个人隐私信息，除非得到行政手续执行对象的书面同意或法律规定允许；利用这些信息侵犯他人的合法权益。

3. 自行增加手续、要求、条件或超出规定范围的文件类型。

4. 故意违反法律规定延长行政手续处理时间。

5. 违反办公文化制度和外交部行为准则的沟通和行为方式、着装。

6. 退回不合格或不具备条件的档案而不说明原因。

第三章

领事空白证件管理、档案存储和报告制度

条 12. 领事白页管理、使用制度

1. 领事局局长、胡志明市外事厅厅长和代表机关负责人负责组织领事白页的存储和使用，确保遵守领事证件管理、发放规定及安全要求。

2. 不符合发放标准或因技术错误导致损坏（统称为损坏的领事白页）的领事白页，在使用时需加盖“作废”印章，并按照本通知第16条的规定处理。

3. 对于因代表机关技术错误而粘贴在护照上且无法撕下的损坏的领事白页（如粘贴签证、免签贴纸、AB标签等），应由相关机构在损坏的领事白页上加盖“作废”印章，免费提供替换页。损坏的领事白页、替换页以及当事人护照个人信息页的复印件应按照本通知第16条第2款的规定提交给领事局。

条 13. 国内领事白页预算与发放

1. 向国内机关发放的领事白页包括外交护照、公务护照、签证（粘贴式、分离式）、照片保护膜和其他法律规定的相关文件。

2. 使用国内领事白页的机关包括领事局和胡志明市外事厅。

3. 每年六月，领事局和胡志明市外事厅根据实际需求和往年使用量，预测下一年度所需各类领事白页的数量。胡志明市外事厅以书面形式将上述预测通知领事局。领事局汇总预测数据，制定印刷和购买领事白页的计划，确保及时供应以满足工作需要。

4. 当有领事白页的需求时，胡志明市外事厅应以书面形式向领事局提出申请，明确所需领事白页的数量，并指定本机关或另一机关的工作人员到领事局办理领取手续。被授权人员负责在领事局和财务管理总局办理领事白页的接收手续。

条 14. 向代表机关预算与发放领事白页

1. 向代表机关发放的领事白页种类见本通知第二条第一款的规定。

2. 每年六月，代表机关根据实际需求和往年使用量，预测下一年度所需各类领事白页的数量，并以书面形式通知领事局。领事局汇总各代表机关的预测数据，制定印刷和购买领事白页的计划，确保及时供应给代表机关。

3. 当有领事白页的需求时，代表机关应在预计领取日期前至少五个工作日以书面形式向领事局提出申请，明确所需各类领事白页的数量，并指定持有外交护照的工作人员到领事局办理领取手续并转交至代表机关。代表机关只能授权一名工作人员到领事局领取领事白页，并对该授权负责；被授权人不得再委托他人办理领事白页的领取手续。如果需要授权持有公务护照的代表机关成员办理领事白页的领取手续，代表机关应在预计领取日期前至少七个工 作日以书面形式与领事局沟通，以便领事局局长审查并作出决定。

条15. 领事空白表格的入库、出库和清点

1. 领事空白表格的入库、出库必须及时、准确、完整地记录在册，使用编号为13/2023/NG-LS的表格。

2. 当从第13条第4款和第14条第3款规定的被授权人处接收领事空白表格时，胡志明市外事局和代表机构必须与该人办理交接手续，并制作交接单。交接单至少制作两份，每方保存一份，并应包括以下最少信息：交接单的日期；空白表格的种类和数量；空白表格的序列号（如有）；移交人和接收人的姓名及签名。

3. 领事局、胡志明市外事局和代表机构应当定期每季度对存放在空白表格仓库和领事部门的实际空白表格数量进行清点，在人员变动（如代表机构负责人、领事事务负责人、空白表格管理人员等）或需要审查报告时进行清点。清点工作须形成清点单并由执行清点的机关保存。

条16. 处理损坏的领事空白表格

1. 在领事局和胡志明市外事局发放和使用过程中处理损坏的领事空白表格：

a) 领事局和胡志明市外事局负责对照领事空白表格使用报告，每季度制作编号为10/2023/NG-LS的损坏领事空白表格清点单。外事局每半年将当期产生的损坏空白表格连同清点单一并提交给领事局。

b) 领事局汇总本单位产生的损坏领事空白表格数量；接收并检查由胡志明市外事局转交的损坏领事空白表格，对照损坏领事空白表格清点单和同期的领事空白表格使用报告，制作确认单并按规定销毁损坏的领事空白表格。

2. 在代表机构发放和使用过程中处理损坏的领事空白表格：

a) 代表机构负责对照领事空白表格库存汇总报告，每季度制作编号为10/2023/NG-LS的损坏领事空白表格清点单，封存损坏的空白表格，并每半年将当期产生的损坏空白表格连同清点单一并提交给领事局。

b) 领事局接收并检查代表机构提交的损坏领事空白表格，对照损坏领事空白表格清点单和同期的领事空白表格库存汇总报告，制作确认单并按规定销毁损坏的领事空白表格。

3. 损坏的空白表格处理工作应定期每季度进行，仅处理当期领事空白表格使用报告/领事空白表格库存汇总报告中记载的损坏空白表格。

4. 本条第1款和第2款规定的清点单应在下一季度开始前的10日前提交给领事局。如果上述统计报告期限与越南法律规定的工作周休息日或法定假日重合，则统计报告期限顺延至下一个工作日。

条17. 处理旧领事空白表格

1. 对于不再具有使用价值的旧领事空白表格，领事局、胡志明市外事厅和驻外机构应按照本通知第16条关于损坏领事空白表格的规定进行处理。

2. 在“备注”栏中，应在同期使用的空白表格报告/空白表格库存汇总报告中明确记录已根据领事空白表格损坏清点表（附随报告）销毁的旧空白表格样本。

条18. 领事档案管理和保存

1. 领事局、胡志明市外事厅和驻外机构应当建立并保存以下两种档案：

a) 原则性档案：包括相关法律法规、国际条约、设立越南和外国领事机构的档案及相关文件（对于外国在越南的领事机构）、外交部和领事局的公文、电报、指导和管理领事工作的文件。直接从事领事工作的人员可以查阅并应用这些文件中的规定来实施领事工作。

b) 领事证件发放档案按每种业务、手续和办理时间顺序保存。档案内容包括由当事人提交或经核对后退还原件的复印件、依据各手续规定发放证件的依据文件以及与处理档案相关的其他文件。对于更换护照的情况，档案必须附有旧护照的复印件。

2. 各类档案的保存期限具体规定在相关程序的法律规定中，对于没有规定保存期限的程序，则按以下方式执行：

a) 普通护照发放档案保存期限为十年。

b) 简化程序发放普通护照档案保存期限为三年。

c) AB贴纸发放档案保存期限为两年。

d) 外国人签证发放档案保存期限为一年，签证电报保存期限为五年。

e) 永久保存恢复越南国籍决定、取消越南国籍决定及被取消国籍人员名单。对于未获准恢复越南国籍、取消越南国籍的情况，驻外机构永久保存司法部或领事局的通知文件和驻外机构告知申请人的通知文件，以及驻外机构退还当事人的相关文件。对于尚未获准恢复越南国籍、取消越南国籍的情况，驻外机构继续保存这些案件的档案直至获准恢复越南国籍、取消越南国籍。

3. 领事局、胡志明市外事厅和驻外机构应指派档案管理人员和保管员负责领事档案、各类领事业务登记簿；实施领事证件发放软件电子数据的管理、保存和备份，保存期限为永久。

3. 领事局、胡志明市外事局及其驻外机构应指派人员保管和保存领事档案，各类关于不同领事事务的登记簿；负责永久管理、保存纸质及电子领事文件数据（包括发放领事证件的软件系统）。

条 19. 注销领事档案

根据规定期限届满时，领事局、胡志明市外事局和各代表机构成立注销小组，重新清点待注销的档案数量，并制作注销档案清单，详细记录被注销的档案类型。注销档案应按照法律规定关于档案保存和国家机密保护的规定（对于机密档案）进行。

条 20. 档案登记簿种类

除根据法律法规发布的特定登记簿（如出生登记簿、结婚登记簿等）外，其他各类领事业务的登记簿应统一格式。这些登记簿永久保存，但领事认证和领事合法化登记簿应根据有关领事认证和领事合法化的法律规定保存。

条 21. 定期报告制度

1. 领事统计报告工作规定如下：

a) 每年两次定期，胡志明市外事局负责向领事局提交领事统计数据报告（编号09a/2023/NG-LS）。每季度，胡志明市外事局向财务管理局报送领事收费和费用报告（由财政部制定的模板），并同时向领事局提交领事白皮书使用情况报告（编号11/2023/NG-LS）。

b) 各代表机构负责：- 每月定期，按财政部规定的模板向领事局和财务管理局提交收费报告和费用报告，以汇总国外领事工作的总体情况，统计已发放的文件数量及收费和费用。- 每年两次定期，向领事局提交领事统计数据报告（编号09b/2023/NG-LS），以汇总代表机构领事工作的总体情况，统计已发放的文件数量，执行的领事事务，存在的问题和建议（如有）。- 每月和年终，向领事局和财务管理局提交财政部规定的领事白皮书库存综合报告。

2. 领事统计数据报告和领事白皮书使用情况/库存综合报告的统计截止日期与收费和费用报告的统计截止日期一致（按日计算），具体为：从当月第一天到最后一天（对于月度报告）；从季度第一天到最后一天（对于季度报告）；从当年1月1日到6月30日（对于上半年报告）；从当年1月1日到12月31日（对于年度报告）。

3. 根据本条第1款规定，报告应在下个月/季度开始的第一个10日前提交给领事局（对于月度/季度报告），在7月10日前提交（对于上半年报告），在次年1月10日前提交（对于年度报告）。如果上述报告截止日期恰逢法定节假日或周末，则报告截止日期顺延至下一个工作日。

4. 对于有专门规定报告期限、时间表和表格的行政程序，除按照本通知要求报告外，各代表机构还应按照该程序的规定进行报告。

5. 每季度，领事局向财务管理局提供领事统计数据（外交护照、公务护照的发放和延期数量；签证发放数量；领事认证和合法化文件数量；申请签证的照会数量；户籍文件数量等），财务管理局向领事局提供收费和费用明细表。

第四章 实施细则

组织实施

第二十二条 实施组织

1. 领事局局长、胡志明市外事局局长、各代表机构负责人和外交部下属各单位负责人对实施本通知负有组织责任。

2. 在执行过程中如遇困难，各代表机构和胡志明市外事局应及时向领事局反映，以便指导解决或上报外交部领导审议解决。

条 23. 相关机构的责任

1. 领事局负责协助部长指导、监督、检查国内和国外的领事工作；跟踪并报告本通知的执行情况。

2. 胡志明市外事局和代表机关负责根据本通知组织领事工作，并接受领事局的专业指导。

3. 督察部主持，按照其权限和关于督察的规定处理在发放国内和国外领事证件过程中产生的申诉和举报。

4. 干部组织司为部长领导提供参谋，安排符合本通知规定的标准和条件的干部在代表机关从事领事工作；主持对违反领事工作规定的干部进行批评教育和纪律处分。

5. 部办公厅负责协助部长指导国内领事行政手续的控制和实施工作，按照其职能和权限。

6. 财务管理总局负责主持与国内外领事费用相关的事务；与领事局合作在国内收取费用；与领事局合作指导财政部关于库存综合报告格式的规定。

条24. 生效

本通知自2023年9月15日起生效，取代外交部2020年2月14日发布的第02/2020/TT-BNG号通知关于领事工作的组织和解决。/。