联合通知2012年第4号关于查询、核实、交换和提供司法记录信息的程序和手续的通知

联合通知

关于查询、核实、交换和提供司法记录信息的程序和手续的指导意见

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根据二零零九年六月十七日《司法记录法》；

根据2010年6月17日《刑事诉讼执行法》；

根据2008年11月14日颁布的《民事执行法》；

根据二〇一〇年十一月二十三日国务院令第111号《关于〈中华人民共和国个人背景记录法〉若干条款的实施细则和执行办法》；

司法部、最高人民法院、最高人民检察院、公安部、国防部就查询、核实、交换和提供司法记录信息的程序和手续作出如下指导：

第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

一、本联合通知对查询、核实、交换和提供司法记录信息以发放司法记录证明；提供司法记录信息以建立司法记录数据库；以及配合提供、核实和审查司法记录信息的程序和手续进行指导。

二、本联合通知适用于司法部国家司法记录中心、各省（直辖市）司法局（以下简称“司法局”）、民事执行机关、法院系统、检察院系统、公安系统、军队系统的相关机构；乡（镇、街道）人民政府（以下简称“乡级人民政府”）和其他与此相关的个人、机关或组织在查询、核实、交换和提供司法记录信息方面的适用。

第二条 司法记录信息查询、核实和提供的联络部门

一、法院系统司法记录信息提供的联络部门：

（a）最高人民法院指定各高级法院、最高人民法院秘书处负责司法记录信息的提供工作；

（b）省（直辖市）人民法院（以下简称“省级人民法院”）指定送达刑事判决书的部门负责司法记录信息的提供工作；

（c）县（区、市）人民法院（以下简称“县级人民法院”）指定送达刑事判决书的工作人员负责司法记录信息的提供工作。

二、检察院系统司法记录信息提供的联络部门：

（a）最高人民检察院指定国际合作局和公诉与审判监督局负责司法记录信息的提供工作；

（b）省（直辖市）人民检察院（以下简称“省级人民检察院”）指定办公室负责司法记录信息的提供工作。

三、公安机关关于前科记录信息查询、核实和提供的联络部门：

（a）公安部业务档案局、省（自治区、直辖市）公安局业务档案室负责查询、核实并提供2010年7月1日前的信息，用于发放司法记录证明；

（b）监狱长、看守所所长、省（自治区、直辖市）公安局执行刑罚和司法协助处提供自2010年7月1日起已服刑完毕的证明、特赦和大赦证明；

（c）公安部执行刑罚和司法协助局提供关于接收从国外返回越南服刑人员的通知；将正在越南服刑的人员移交给外国的通知；关于特赦、大赦、减免刑罚的通知，由移交国针对从国外返回越南服刑的人员作出；

（d）省（自治区、直辖市）公安局执行刑罚和司法协助处提供驱逐出境执行情况的通知；

（e）县公安局（执行刑罚和司法协助部门）提供自2010年7月1日起已履行缓刑、不关押改造、禁止居住、管制、剥夺部分公民权利、禁止担任职务或从事特定工作的证明；

四、中央军事法院负责提供被军事法院判处刑罚人员的司法记录信息。

五、民事执行机关司法记录信息提供的联络部门：

（a）省（自治区、直辖市）民事执行局指定办公室负责司法记录信息的提供工作；

（b）县（区、市）民事执行分局指定一名工作人员负责司法记录信息的提供工作。

条3. 形式和提供方式

1. 刑事记录信息以以下形式之一提供：

a) 根据本联合通知发布的刑事判决书摘录（以下简称刑事判决书摘录）或原件或副本；

b) 决定、证明书、确认书或通报的原件或副本；

c) 在通过计算机网络提供时，采用PDF格式文本（有签名和印章）。通过计算机网络提供的信息必须确保保密性、安全性和准确性；

d) 对于2010年7月1日之前存在的刑事记录信息，在除b)和c)项所述形式外，还可以采用公文回复的形式提供。

2. 刑事记录信息可以通过直接提交、邮寄、计算机网络等方式之一提供，具体如下：

a) 如果刑事记录信息是直接提交的，则接收部门负责接收，并与提交方办理签收手续。在完成签收手续后，接收人员应将收到的信息登记入册，注明接收日期、文件编号、文件名称、提供信息的机关，并签署姓名。签收日期为国家刑事记录中心或司法局收到刑事记录信息的日期；

b) 如果刑事记录信息是通过邮寄方式提供的，则接收部门应在收到文件时将其登记入册，注明接收日期、文件编号、文件名称、提供信息的机关，并签署姓名。收到邮件的邮戳日期即为国家刑事记录中心或司法局收到刑事记录信息的日期；

c) 如果刑事记录信息是通过计算机网络提供的，则相关机构应向国家刑事记录中心或司法局正式通报其电子邮件地址或负责提供刑事记录信息的部门的电子邮件地址。国家刑事记录中心或司法局负责提供接收信息部门的正式电子邮件地址。只有在国家刑事记录中心或司法局向相关机构通报了接收信息部门的正式电子邮件地址后，才能通过计算机网络提供信息。

接收信息后，接收部门应将其登记入册，注明接收日期、文件编号、文件名称、提供信息的机关，并在登记簿上签字确认，并通知提供信息的机关或单位。

第二章

提供刑事记录信息以建立刑事记录数据库

节 1

提供2010年7月1日前的信息

条4. 提供刑事记录信息中的犯罪记录情况

1. 需要提供2010年7月1日前越南法院生效判决中关于罪名、适用法律条款、主刑、附加刑、民事责任等信息，以及执行情况，以便根据《刑事记录法》第26条第1款、第8条第2款和第3款、第11条和第12条的规定建立该人的刑事记录，或者根据政府2010年第111号法令（以下简称第111号法令）的规定，具体如下：

a) 初审法院提供已生效的初审判决书；如果案件经过二审程序，则二审法院提供二审判决书和初审判决书；如果判决书经过再审或重审程序，则最高人民法院秘书处提供再审或重审决定；

b) 执行刑事判决的法院提供执行刑事判决的决定；

c) 特赦证书发放法院在暂停或暂时停止执行监禁刑罚的情况下提供特赦信息；

d) 省公安厅刑事执行和司法支持警察局提供驱逐出境执行信息；

e) 省民事执行局、县民事执行分局提供执行罚款、没收财产、诉讼费和其他民事义务的决定；终止执行决定；确认执行结果的证明书；与执行民事部分有关的结案通报，提供执行罚款、没收财产、诉讼费和其他民事义务的信息，以及终止执行、执行结果的信息；

f) 社区居民委员会、发放完成非监禁改造、缓刑、禁止担任职务、禁止从事特定职业或居住、管制、剥夺某些公民权利证明书的机关或组织，提供完成非监禁改造、缓刑和其他补充处罚的信息；

g) 中央军事法院提供被军事法院判处刑罚的人的刑事记录信息。

2. 需要提供2010年7月1日前的信息，以建立未确定常住地或临时居住地的被判处刑罚者的刑事记录，根据《刑事记录法》第26条第2款a项、第8条第2款和第3款、第11条和第12条的规定，或者根据第111号法令的规定，国家刑事记录中心可以要求相关部门按照本条第1款规定提供信息。

条5. 提供与刑事判决、再审决定、复核决定和执行刑事判决有关的司法记录信息

自收到提供司法记录信息请求之日起十五个工作日内，法院有义务向提出请求的国家司法记录中心或司法局发送司法记录信息，具体如下：

1. 初审案件的法院或者复审案件的法院有义务发送刑事判决书或判决书摘录。

2. 最高人民法院秘书处有义务发送再审决定、复核决定。

3. 发出执行刑事判决决定的法院有义务发送执行刑事判决决定。

条6. 提供与特赦有关的司法记录信息

对于被判处有期徒刑缓刑或暂停执行的罪犯发放特赦证书的法院有义务向提出请求的国家司法记录中心或司法局提供特赦信息。

条7. 提供与执行驱逐出境处罚有关的司法记录信息

省公安厅刑事执行和司法支持警察部门有义务向提出请求的国家司法记录中心或司法局提供执行驱逐出境处罚的信息。

条8. 提供与民事执行有关的司法记录信息

县级或市级民事执行局发出的执行罚款、没收财产、诉讼费用和其他民事义务的决定；中止执行的决定；确认执行结果的证明书；与刑事判决中的民事部分执行结束相关的通知文书，有义务向提出请求的国家司法记录中心或司法局提供执行罚款、没收财产、诉讼费用和其他民事义务的信息，中止执行的信息，以及被判决人的执行结果信息。

条9. 提供与完成非监禁刑罚、缓刑和附加刑有关的司法记录信息

社区居民委员会、颁发完成非监禁刑罚、缓刑、禁止担任职务、禁止从事特定职业或工作、禁止居住、管制、剥夺某些公民权利证明书的机关或组织，有义务向提出请求的国家司法记录中心或司法局提供完成非监禁刑罚、缓刑、禁止担任职务、禁止从事特定职业或工作、禁止居住、管制、剥夺某些公民权利的信息。

条10. 提供被军事法院判决的人的司法记录信息

中央军事法院有义务向提出请求的国家司法记录中心或司法局提供被军事法院判决的人的司法记录信息。

条11. 提供关于禁止担任职务、成立和管理企业、合作社的司法记录信息

宣告企业或合作社破产并包含禁止个人担任职务、成立和管理企业或合作社内容的法院有义务将具有法律效力的企业或合作社破产宣告决定发送至该法院所在地的司法局。

条12. 提供司法记录信息的期限

根据本联合通知第6条至第11条的规定，从国家司法档案中心或司法局收到提供信息请求之日起，提供司法记录信息的期限为10个工作日。

节

自2010年7月1日起提供司法记录信息

条13. 法院提供的犯罪记录司法记录信息

1. 初审法院将刑事案件的刑事判决书或已生效的刑事判决书摘录副本提供给该法院所在地的司法局；如果案件是通过上诉程序审理的，则上诉法院应将上诉判决书连同初审判决书一并提供给该法院所在地的司法局。

2. 如果已经生效的刑事判决或决定被按照审判监督程序或再审程序重新审查，则最高人民法院秘书处有义务将审判监督决定或再审决定发送给该法院所在地的司法局。

3. 下列决定由作出这些决定的法院负责将其发送给该法院所在地的司法局：

a) 对于必须执行监禁、缓刑或社区矫正的人，发出执行监禁、缓刑或社区矫正的决定；

b) 对于必须执行驱逐出境的人，发出执行驱逐出境的决定；

c) 对于必须执行监禁但被暂缓执行监禁的人，发出暂缓执行监禁的决定；

d) 对于正在执行监禁但被暂时停止执行监禁的人，发出暂停执行监禁的决定；

đ) 对于被免除一定期限的监禁或社区矫正的人，发出免除一定期限的监禁或社区矫正的决定；

e) 对于被免除居住禁止或管制的人，发出免除居住禁止或管制的决定；

g) 对于被减少监禁或社区矫正执行时间的人，发出减少监禁或社区矫正执行时间的决定；

h) 对于被缩短缓刑考验期的人，发出缩短缓刑考验期的决定；

i) 对于正在执行监禁但在执行期间死亡的人，发出停止执行监禁的决定；

k) 对于被暂时停止执行监禁但在停止期间死亡的人，发出停止执行的决定；

l) 对于被免除或减轻向国家财政缴纳款项义务的人，发出免除或减轻向国家财政缴纳款项义务的决定；

4. 对于被暂缓或暂时停止执行监禁并获得特赦证明的人，法院有义务将该证明发送给该法院所在地的司法局。

5. 对于作出消除前科决定或颁发消除前科证明的人，法院有义务将该决定或证明发送给该法院所在地的司法局。

6. 对于作出执行死刑决定的人，法院有义务将该决定发送给该法院所在地的司法局。如果被判处死刑的人被国家主席决定减刑，则初审法院有义务将该决定发送给该法院所在地的司法局。

7. 对于作出接收移交、执行接收移交决定的人，对于在国外服刑后返回越南的人，法院有义务将该决定发送给该法院所在地的司法局。

8. 对于将正在服刑的人移交给外国的人，法院有义务将该决定发送给该法院所在地的司法局。

条9. 根据第1款至第8款规定，提交刑事判决书、刑事判决书、决定和证明的时间如下：

a) 根据第1款、第2款、第3款i项、k项、l项以及第4款、第5款、第7款和第8款的规定，自判决或决定生效之日起或自收到判决或决定之日起或自颁发证明之日起10个工作日内提交相关文件；

对于警告处罚的判决，自判决生效之日起7个工作日内提交判决或判决摘录；

b) 根据第3款a项、c项、đ项、e项、g项、h项的规定以及第6款的规定，自作出决定之日起3个工作日内提交决定；

c) 根据第3款b项、d项的规定，立即提交决定。

条14. 法院提供的司法记录信息关于禁止担任职务、成立和管理企业、合作社

法院作出宣告企业、合作社破产的决定，其中包含禁止个人担任职务、成立和管理企业、合作社的内容，应在该决定生效之日起10个工作日内，将该决定或破产宣告决定副本（根据本联合通知附表）送交该法院所在地司法局。

条15. 检察院提供的司法记录信息

1. 最高人民检察院国际合作厅负责在收到外国主管机关提供的越南公民判决书摘录、前科记录之日起10个工作日内，将其送交国家司法记录中心。

2. 最高人民检察院公诉厅负责在抗诉再审或提请再审并作出暂停执行有期徒刑决定之日起10个工作日内，将其送交国家司法记录中心。

3. 省级人民检察院在抗诉再审或提请再审并作出暂停执行有期徒刑决定之日起10个工作日内，应将其送交该检察院所在地司法局。

条16. 公安机关提供的犯罪记录信息

1. 监狱长、看守所长、省级公安机关刑事执行与司法协助部门负责在颁发完成服刑证明、特赦、大赦证明之日起10个工作日内，将其送交国家司法记录中心。

2. 刑事执行与司法协助监督局负责在执行接收从国外返回越南服刑人员的决定、将正在越南服刑人员移交给国外的决定、特赦、大赦、减刑、免除处罚的决定之日起10个工作日内，将其送交国家司法记录中心。

3. 省级公安机关刑事执行与司法协助部门负责在按照刑事诉讼法第101条第1款规定执行驱逐出境处罚完毕之日起10个工作日内，将其送交国家司法记录中心。

4. 县级公安局（刑事执行与司法协助部门）负责提供以下信息：

a) 根据刑事诉讼法第62条第3款、第73条第3款的规定，在颁发缓刑考验期满证明、不关押改造处罚期满证明之日起10个工作日内，将其送交作出执行判决的法院所在地司法局。

b) 根据刑事诉讼法第82条第4款、第89条第3款、第103条第5款、第107条第5款的规定，在颁发禁止居住处罚期满证明、管制处罚期满证明、剥夺部分公民权利处罚期满证明、禁止担任职务处罚期满证明、禁止从事特定职业或工作处罚期满证明之日起10个工作日内，将其送交县级公安机关刑事执行与司法协助部门所在地司法局。

条17. 法院执行局提供的司法记录信息

1. 省法院执行局、县法院执行局作出的对刑事判决书中判处的罚金、没收财产、诉讼费和其他民事义务的执行决定；中止执行的决定（如有）；执行结果确认书（如有），应在作出决定或签发确认书之日起10个工作日内，将上述决定和确认书寄送至本机关所在地的司法厅。

2. 被判刑人已履行完毕刑事判决书中规定的罚金、没收财产、诉讼费和其他民事义务的情况下，省法院执行局、县法院执行局应自被判处刑罚的人履行完民事义务之日起10个工作日内，以书面形式（按照本联合通知附表格式）通知本机关所在地的司法厅。

条18. 被军事法院判决人员的司法记录信息

1. 对现役军人、公务员、国防工人、预备役人员在集中训练或战备检查期间；民兵、自卫队与军队作战、服役期间以及被军队直接管理的其他军事任务人员的司法记录信息提供，依照法例第04/2002/PL-UBTVQH号令第3条第1款的规定进行如下：

a) 军事法院审理案件或作出决定或收到本通知第13条第1款第a项、第2项、第a至d点、第g至l点第3款及第4至6款规定的内容时，该法院有责任将具有法律效力的刑事判决书、决定、证明书寄送给中央军事法院；

b) 检察院作出暂停执行监禁刑罚以进行再审或重审决定的情况，应将该决定寄送给中央军事法院；

c) 国防部监狱长、临时拘留所长，军区监狱长、临时拘留所长有责任将完成监禁刑罚的证明书、特赦或大赦证明书寄送给中央军事法院；

d) 军区刑事执行机关有责任将完成非监禁改造刑罚的证明书、完成缓刑考验期的证明书寄送给中央军事法院；

e) 军区执行局有责任将对刑事判决书中判处的罚金、没收财产、诉讼费和其他民事义务的执行决定；中止执行的决定（如有）；执行结果确认书（如有）寄送给中央军事法院。如被判刑人已履行完毕刑事判决书中规定的罚金、没收财产、诉讼费和其他民事义务，则执行机关应自被判处刑罚的人履行完民事义务之日起10个工作日内，以书面形式（按照本联合通知附表格式）通知中央军事法院；

f) 本条第1款第a项规定的刑事判决书、判决书、决定、证明书的寄送期限，按本通知第13条第9款的规定执行；

本条第1款第b、c、d、e项规定的决定、证明书的寄送期限为10个工作日，自作出决定或签发证明书之日起算，或者自被判处刑罚的人履行完民事义务之日起算；

g) 被判刑人在完成判决或获得特赦、大赦后不再继续服兵役的，中央军事法院应在被判处刑罚的人完成判决或获得特赦、大赦之日起10个工作日内，将该人的全部司法记录信息寄送给国家司法记录中心；

2. 被军事法院判决且属于法例第04/2002/PL-UBTVQH号令第3条第2款规定对象的人员，中央军事法院应在收到相关机关、单位按规定提供信息之日起10个工作日内，将该人的全部司法记录信息寄送给国家司法记录中心。

第三章

查询、核实、提供司法记录信息以颁发司法记录证明书

条19. 申请刑事司法记录证明的文件

1. 申请刑事司法记录证明的文件包括第四十五条第1款规定的文件。

申请人提交身份证、护照、户口簿、暂住证、常住或暂住证明复印件时，必须出示原件核对。如无原件核对，则须提交经法律规定的公证副本。

委托他人（非父母、配偶或子女）办理申请刑事司法记录证明手续的个人，必须有委托书。该委托书须经法律规定的公证或认证。如委托人是已离开越南的外国公民，则须有其所在国家法律规定的合法委托书，并按越南法律规定进行领事认证并翻译成中文。

2. 申请刑事司法记录证明的文件应成立一份，并按照第四十五条第2款的规定提交至全国刑事司法记录中心或司法局。

条20. 在2010年7月1日前在公安机关查询信息

1. 公安部业务档案局和省级公安机关业务档案科负责查询、核实并提供刑事司法记录关于犯罪记录的信息，以颁发刑事司法记录证明（根据本联合通知附表格式）。

当收到全国刑事司法记录中心、司法局、公安部业务档案局或省级公安机关业务档案科的请求时，被判处监禁刑罚且已执行完毕、特赦或大赦人员所在地的公安部业务档案局或省级公安机关业务档案科应当查询、核实2010年7月1日前的监禁刑罚执行完毕、特赦或大赦情况，以便按照第111/2010/NĐ-CP号法令第九条第2款规定建立被判决人的刑事司法记录。

2. 将留存在全国刑事司法记录中心或司法局的刑事司法记录证明费用转给业务档案机构配合核实信息以颁发刑事司法记录证明，应按照财政部2011年12月2日发布的第174/2011/TT-BTC号通知关于刑事司法记录证明费用收取、缴纳、管理和使用的制度规定执行。

条21. 在2010年7月1日前在法院查询信息

1. 如果公安机关查询刑事司法记录的结果仍不足以得出结论，或者当事人犯罪记录的内容不明确、不完整，则全国刑事司法记录中心或司法局应向一审或二审法院提出书面请求，以查询档案，确认被颁发刑事司法记录证明的人是否有犯罪记录。

如全国刑事司法记录中心或司法局直接核实，则直接核实过程必须按照本联合通知第二十五条第1款第d项的规定制作笔录。如全国刑事司法记录中心或司法局提出查询信息请求，则请求书必须详细记载被颁发刑事司法记录证明的人的信息，包括姓名、性别、出生日期、出生地、国籍、居住地、身份证号码或护照号码、父母、配偶的姓名以及与当事人有关的判决信息（如有）。

在这种情况下，在收到公安机关查询核实信息结果后立即在法院进行信息查询。

2. 收到查询信息请求的法院应在收到查询信息请求书之日起五个工作日内完成档案查询并向提出请求的全国刑事司法记录中心或司法局通报结果。

条22. 查询2010年7月1日前的司法记录信息应在国防部有权限的机关进行

1. 自收到完整申请档案之日起，国家司法记录中心或省司法局应当在1个工作日内向中央军事法院发出查询信息的请求，以获取曾经是军官、士官、士兵、专职军人和国防职工人员的司法记录证明，依据第111/2010/NĐ-CP号法令第27条的规定。

2. 中央军事法院自收到查询信息请求的文书之日起，在7个工作日内将查询结果告知提出请求的国家司法记录中心或省司法局。

条23. 在司法记录数据库中查询司法记录信息

1. 自2010年7月1日起，根据《司法记录法》第47条的规定，司法记录信息的查询应在省司法局或国家司法记录中心的司法记录数据库中进行。

2. 对于在2010年7月1日前被法院判决，但自2010年7月1日起，国家司法记录中心或省司法局已按照第111/2010/NĐ-CP号法令第12条的规定为该人建立司法记录的情况，当需要时，应通过国家司法记录中心或省司法局的司法记录数据库查询信息，以便为该人提供司法记录证明。

第四章 实施细则

司法记录信息的提供、核实和审查合作

条24. 国家司法记录中心、省司法局与其他数据库管理机构之间的信息提供合作

根据第111/2010/NĐ-CP号法令第5条和第16条的规定，国家司法记录中心、省司法局与其他数据库管理机构之间信息提供的合作如下：

1. 在更新司法记录信息的过程中，如果有关个人身份的信息如：姓名、出生日期、身份证号码、居住地、父母及配偶的姓名等其他个人身份信息对于被判刑的人、被禁止担任职务的人、成立和管理企业或合作社的人来说不够清晰准确，则国家司法记录中心或省司法局应向居民数据、户籍、户口登记和身份证管理机构发送文书，以核实并澄清这些信息，具体如下：

a) 居民数据管理机构、户籍登记管理机构提供被判刑的人、被禁止担任职务的人、成立和管理企业或合作社的姓名、出生日期、父母及配偶的姓名和其他个人身份信息。

如果被判刑的人、被禁止担任职务的人、成立和管理企业或合作社的身份信息存在错误，则国家司法记录中心或省司法局应与居民数据管理机构、户籍登记管理机构合作，以验证信息的准确性；

b) 户籍登记机构已经作出允许更改、更正户籍的决定，并为年满14岁及以上的人颁发死亡证明，应提供更改、更正户籍的信息和证明文件；

c) 居住登记和管理机构；身份证发放和管理机构负责核实并提供被判刑的人、被禁止担任职务的人、成立和管理企业或合作社的居住地和身份证号码信息。

2. 居民数据管理机构；户籍登记管理机构；居住登记和管理机构；身份证发放和管理机构有义务在收到提供信息请求之日起10个工作日内，向提出请求的国家司法记录中心或省司法局提供核实的信息。对于特别需要多处核实的情况，可以延长至20个工作日。

3. 司法记录信息的提供、核实和审查必须遵守司法记录法的规定，保护国家机密和国家档案。

条25. 配合核实自动消除犯罪记录的条件

1. 县级人民委员会、机关和组织根据第111/2010/NĐ-CP号法令第17条第1款、第2款的规定，配合核实自动消除犯罪记录的条件，并将信息更新到被判处刑罚人员的司法档案中，具体如下：

a) 司法厅发送要求核实的书面文件（按照本联合通知附表）或直接在被判处刑罚人员居住地的县级人民委员会、机关和组织进行核实，以确认该人员在服刑完毕后是否被起诉、调查、起诉、审判且仍在有犯罪记录期间；

b) 司法户籍干部协助县级人民委员会执行司法厅的要求进行核实。必要时，司法户籍干部应向县级人民委员会主席报告，以便与当地公安机关合作进行核实；

c) 县级人民委员会、机关和组织应在收到要求核实的书面文件之日起10个工作日内，将关于自动消除犯罪记录条件的核实结果（按照本联合通知附表）书面通知司法厅；

d) 如果司法厅直接在被判处刑罚人员居住地的县级人民委员会、机关和组织进行核实，则必须形成工作记录。工作记录应详细记载日期、地点、参与人员姓名及职务、工作内容、核实结果以及随附文件（如有）。工作记录应制作两份，由各参与机构代表签字并加盖核实机构的公章确认。

2. 国家司法档案中心根据本条第1款规定，为更新被判处刑罚人员的司法档案而进行自动消除犯罪记录条件的核实，应按本条第1款规定执行。

3. 根据本条第1款、第2款规定，在县级人民委员会、机关和组织的核实结果显示被判处刑罚人员可能正在被起诉、调查、起诉、审判的情况下，国家司法档案中心或司法厅应向相关诉讼机关进行核实，以确认该人员是否正在被起诉、调查、起诉、审判。具体如下：

a) 国家司法档案中心或司法厅发送要求核实的书面文件（按照本联合通知附表）；

b) 法院、检察院、侦查机关应在收到要求核实的书面文件之日起10个工作日内，将核实结果（按照本联合通知附表）书面通知国家司法档案中心或提出要求的司法厅。

4. 县级人民委员会、法院、检察院、侦查机关、民事执行机关应在收到国家司法档案中心或司法厅要求核实的书面文件之日起7个工作日内，将关于自动消除犯罪记录条件的核实结果书面通知请求出具司法档案证明的人。

条 26. 配合审查提供司法记录信息

1. 每半年和每年，国家司法记录中心应与中央军事法院、国际合作局、最高人民检察院公诉和审判监督局、警察业务档案局、刑事执行和司法援助局（公安部）、监狱、拘留所、省级公安机关刑事执行和司法援助科、民事执行总局（司法部）配合，对已提供的司法记录信息的数量进行审查。

国家司法记录中心应与最高人民法院统计综合局合作，对法院提供的司法记录信息的提供情况进行审查。

2. 每季度，司法局应与高级法院、最高人民法院秘书局、省级人民法院、县级人民法院、省级人民检察院、省级民事执行局、县级民事执行分局、省级公安机关业务档案科、县级公安机关（刑事执行和司法援助部门）配合，根据本通知第13条、第14条、第15条第3款、第16条第4款、第17条、第20条的规定，对已提供的司法记录信息的数量进行审查。

3. 根据本条第1款和第2款规定，配合审查已提供的司法记录信息数量的方式如下：

a) 国家司法记录中心负责向本条第1款规定的有关机关发送请求函，并附上收到的司法记录信息统计报告副本，以配合审查和核对。

中央军事法院、国际合作局、最高人民检察院公诉和审判监督局、警察业务档案局、刑事执行和司法援助局（公安部）、监狱、拘留所、民事执行总局（司法部）负责对其负责提供的司法记录信息进行审查和核对，并在收到审查司法记录信息请求函之日起15个工作日内，向国家司法记录中心通报结果。

如果提供的司法记录信息不完整，国家司法记录中心应要求中央军事法院、国际合作局、最高人民检察院公诉和审判监督局、警察业务档案局、刑事执行和司法援助局（公安部）、监狱、拘留所、省级公安机关刑事执行和司法援助科、民事执行总局（司法部）补充提供信息；

b) 司法局负责向本条第2款规定的有关机关发送请求函，并附上收到的司法记录信息统计报告副本，以配合审查和核对。

高级法院、最高人民法院秘书局、省级人民法院、县级人民法院、省级人民检察院、省级民事执行局、县级民事执行分局、省级公安机关业务档案科、县级公安机关（刑事执行和司法援助部门）负责对其负责提供的司法记录信息进行审查、核实和核对，并在收到审查司法记录信息请求函之日起15个工作日内，向司法局通报结果。

如果提供的司法记录信息不完整，司法局应要求高级法院、最高人民法院秘书局、省级人民法院、县级人民法院、省级人民检察院、省级民事执行局、县级民事执行分局、省级公安机关业务档案科、县级公安机关（刑事执行和司法援助部门）核实并补充提供信息。

每半年和每年，基于根据本条第1款和第2款规定审查提供司法记录信息的结果，国家司法记录中心和司法局应配合审查司法记录信息的提供情况。国家司法记录中心和司法局之间的配合审查司法记录信息数量应按照本条第3款的规定进行。如果司法记录信息不完整或有错误，国家司法记录中心和司法局应负责提供完整和准确的信息。

第五章

实施条款

条27. 生效日期

1. 本联合通知自2012年6月28日起生效。

2. 自2010年7月1日至2011年6月30日期间发出的已完成非监禁刑罚、缓刑、禁止担任职务、禁止从事职业或特定工作、禁止居住、管制、剥夺部分公民权利的证明书，应由乡级人民政府或被委托执行这些刑罚的机关、组织办理，依据本联合通知第16条第4款的规定。

3. 司法部和公安部于1999年2月8日发布的第07/1999/TTLT-BTP-BCA号联合通知关于颁发司法记录证明书的规定自本联合通知生效之日起失效。

4. 在执行过程中，如遇问题，各机关、单位、组织应及时向司法部、最高人民法院、最高人民检察院、公安部和国防部报告，以便及时指导补充。