通知第04/2020/TT-BNG号关于颁发、延期和取消外交护照、公务护照以及为越南公民申请外国签证出具照会的指导

通知

关于颁发、延期，

注销外交护照和公务护照

以及出具请求外国签发签证的照会

根据二零一九年十一月二十二日《越南公民出入境法》；

根据2017年3月14日第26/2017号政府法令（2020年修订）关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定；

领事局局长的建议；

外交部部长发布本通知，指导颁发、延期、注销外交护照和公务护照以及出具请求外国签发签证的照会。

第一章

总 则

第一条 调整范围

本通知规定了颁发、延期、注销外交护照和公务护照；根据《越南公民出境入境法》（以下简称《法律》）为越南公民出具请求外国签发签证的照会的程序。

条 2. 负责颁发、延期、注销外交护照和公务护照以及出具请求外国签发签证的照会的机关

1. 在国内负责颁发、延期、注销外交护照和公务护照以及出具请求外国签发签证的照会的机关包括领事局和胡志明市外事局（以下统称国内发照机关）。

2. 在国外负责颁发、延期、注销外交护照和公务护照以及出具请求外国签发签证的照会的机关包括外交代表机构、领事代表机构和其他被授权执行领事职能的越南在国外的其他机构（以下统称国外代表机构）。

第三条 外交护照和公务护照的有效期

1. 因公短期出国时损坏或丢失而颁发的外交护照和公务护照，其有效期为一年；因护照页满或延期而颁发的外交护照和公务护照，其有效期不得超过原护照的有效期且不少于一年。

2. 因职务变更而颁发的外交护照和公务护照，其有效期不得超过原护照的有效期且不少于一年。

3. 因陪同或探望他人而颁发或延期的外交护照和公务护照，其有效期不得超过被陪同或探望人的护照有效期且不少于一年。

第四条 派遣决定或允许公务员出国的文件

1. 派遣决定或允许公务员、职员出国的文件（以下简称派遣出国文件）必须包含《本通知》附表02/2020/NG-XNC规定的全部内容。该文件必须由有权人或被授权人签署，并加盖机关印章，符合行政文书格式规定。

若派遣出国文件超过一页，则需按顺序编号并在各页之间盖骑缝章。对于两页合一的文件，首页需盖骑缝章或悬挂章。若修改或补充，则需由有权人签署并加盖机关印章在修改或补充处。若修改或补充两项以上内容，则需重新发布文件。

若派遣出国文件为电子文件，则需符合相关法律法规关于数字签名和电子文件的规定。

2. 派遣出国文件可以是中央对外联络部、国家主席办公厅、国会办公厅、政府办公厅通报名单的通知，适用于随同总书 记、中央书记处常务书记、中央政治局委员、中央委员会书记、国家主席、副主席、国会主席、副主席、政府总理、副总理出访的成员和随行人员。

3. 派遣出国文件可以是中央办公厅、中央对外联络部、国家主席办公厅、国会办公厅或政府办公厅通报同意出访意见的通知，适用于受中央委员会管理的出访人员。

4. 同时兼任多个不同机关、组织职务的人，在执行某机关职能任务时，应使用该机关的派遣出国文件。

条5. 授权委任出国或出差的文件

1. 根据第11条第十一款的规定，授权单位负责人在派遣或批准公差出国时，必须按照本通知附表04/2020/NG-XNC制定书面文件。

2. 授权文件必须由该单位负责人或其副手签署并加盖单位公章。当授权人离职或任期结束时，继任者必须获得新的授权文件。如果授权文件为电子文件，则必须符合相关法律法规关于数字签名和电子文件的规定。

如果根据第11条的规定，有权机关对干部、公务员出国管理规定中已明确规定授权或指派单位负责人负责派遣或批准干部、公务员出国，则该机关无需发布授权文件；被授权单位须将被授权人的签字样本提交给国内护照发放机构，依照本通知第六条规定。

条6. 提供印章、签字样本及职务说明

1. 根据第11条第十一款的规定，有权机关或被授权派遣干部、公务员出国的单位，必须以书面形式向国内护照发放机构提供单位印章、有权签字人的签字样本及其职务说明，使用本通知附表03/2020/NG-XNC，在派遣或批准干部、公务员出国前。

2. 提供印章、签字样本及职务说明的文件必须由有权签字人签署并加盖单位公章。

3. 如果根据第11条的规定，有权机关使用电子文件形式的派遣或批准出国文件，电子文件上的数字签字样本必须符合相关法律法规关于数字签名和电子文件的规定。

条7. 申请外交护照、公务护照及请求外国签发签证的表格

1. 根据本通知附表01/2020/NG-XNC发布的申请外交护照、公务护照及请求外国签发签证的表格，或者在线填写带有二维码的电子表格，网址为 http://dichvucong.mofa.gov.vn.

2. 申请外交护照、公务护照及请求外国签发签证的表格必须按表格指引填写完整，并由申请人签字；对于外交护照、公务护照，还需由申请人所在工作单位确认并盖骑缝章。

对于根据第8条第十三款和第十四款、第9条第五款的规定，派遣陪同人员出国但不属于编制内的人员，申请表需有直接管理该派遣人员的人事单位确认。

3. 对于延长外交护照、公务护照有效期或申请外国签发签证的情况，申请表无需所在工作单位确认。

条 8. 护照上的职衔

1\. 国内发照机关或者驻外机构应当用越南语在外交护照上注明持有者所担任的职务，但主管机关要求不注明职衔或因对外和国家安全原因的除外。该职务由本法第8条第2款至第10款规定。

2\. 国内发照机关或者驻外机构应当用越南语和英语在外交护照、公务护照上注明外交部部长、副部长、助理部长、已授予外交衔的外交部门工作人员、常驻国外的越南国家通讯社、新闻机构代表以及根据本法第8条第14款和第9条第5款规定出国人员的职衔。

3\. 持有外交护照、公务护照的人不得自行在其护照上填写职衔。

第二章

领取、延期、注销外交护照、公务护照及申请外国签证函件的程序

条 9. 接收非芯片护照申请材料和发放结果及申请外国签证函件 通过地方外事机构

地方外事机构根据外交部书面授权，负责接收和发放非芯片外交护照、公务护照申请材料和申请外国签证函件的结果，具体如下：

1\. 地方外事机构接收并检查外交护照、公务护照申请材料和申请外国签证函件的完整性和合法性。

2\. 地方外事机构直接或通过邮政服务将申请材料连同费用转交国内发照机关，并接收结果。地方外事机构使用邮政服务应遵循外交部的指导。

3\. 地方外事机构在收到国内发照机关的结果后，核对信息并向申请人发放结果。

条 10. 接收芯片护照申请材料和发放结果

1\. 芯片外交护照、公务护照申请材料的接收和发放结果应在国内发照机关进行。

2\. 地方外事机构配合接收和发放符合现行规定和外交部指导的芯片外交护照、公务护照申请材料。

条 11. 申请外交护照、公务护照和申请外国签证函件的指南

1\. 申请人按照本通知第七条规定提交申请表、两张近期正面免冠照片及相关证件，依据本法第十二条第二款的规定。

如遗失护照，申请人需附上根据本通知附件5/2020/NG-XNC规定的遗失护照证明原件一份。

如申请外交护照、公务护照时，个人详细信息或职衔与之前颁发的护照不同，申请人需附上主管机关确认书及相关证明文件，以证实上述变更情况。

2\. 申请人申请延期外交护照、公务护照需按本通知第七条规定提交申请表及相关证件，依据本法第十二条第二款的规定。

3\. 申请人申请外国签证函件，按照本法第十二条规定提交以下文件：

a) 按照本通知第七条第一款规定填写的一份申请表；

b) 自预计出境之日起有效期超过六个月的护照；

c) 根据本通知第四条规定出具的一份派遣出国证明原件；

d) 邀请信复印件（如有）。

条12. 颁发、延期、注销外交护照和公务护照的程序

1.\ 资料接收：

国内发证机关接收申请资料；核对与申请表及随附文件中的信息是否一致，与外交护照和公务护照数据库中的信息进行比对。

如申请资料齐全且符合第十二条第二款规定的，国内发证机关出具《受理回执》并按本通知附件06/2020/NG-XNC规定的时间告知结果。如申请资料不齐全，受理机关出具《补正通知书》按本通知附件07/2020/NG-XNC规定指导申请人补充完善资料。如申请资料不符合要求，受理机关拒绝接受申请并出具《不予受理通知书》按本通知附件08/2020/NG-XNC规定告知申请人。

对首次申请带有芯片的外交护照或公务护照的情况，受理机关按照外交部的指引为申请人拍摄照片、采集指纹。

对申请延期带有芯片的外交护照或公务护照的情况，受理机关指导申请人准备申请带有新芯片护照的资料。

2.\ 处理流程：

a) 对于申请外交护照或公务护照的情况，国内发证机关自收到符合第十二条第四款规定的完整有效申请资料之日起五个工作日内处理完毕；对于申请延期护照或颁发照会的情况，国内发证机关自收到符合第十二条第四款规定的完整有效申请资料之日起两个工作日内处理完毕。

b) 对于按照本通知第九条规定提交的申请资料，地方外事机构自收到符合规定的完整有效申请资料之日起两个工作日内转交国内发证机关。对于申请外交护照或公务护照的情况，国内发证机关自收到符合规定的完整有效申请资料之日起三个工作日内处理完毕；对于申请延期护照或颁发照会的情况，国内发证机关自收到符合规定的完整有效申请资料之日起两个工作日内处理完毕。

3.\ 如申请人持有的外交护照或公务护照仍然有效，国内发证机关在颁发新护照前办理旧护照的失效手续。对于属于第八条第十四款和第九条第五款规定范围内的陪同人员或探亲人员，国内发证机关颁发新护照，并注明身份，不办理旧护照的失效手续。

4.\ 如申请人遗失护照，国内发证机关按照法律第二十八条第一款的规定办理该护照的失效手续。

5.\ 结果交付：

受理机关向《受理回执》上载明的领取人交付结果。如领取人不是《受理回执》上的领取人，则需提供主管单位的介绍信并出示身份证明以供核对。

条13. 颁发外交护照和公务护照的特殊情况

1.\ 根据第八条第十五款和第九条第六款的规定申请颁发外交护照或公务护照的情况下，除按照本通知第十一条规定提交的文件外，申请人还需补充提交一份由有权机关向外交部正式发出的书面申请原件，其中明确说明申请外交护照或公务护照的理由。

2.\ 国内护照颁发机构审查并根据情况颁发有效期适当的外交护照或公务护照，或者拒绝颁发。

第三章

外交护照、公务护照的颁发、延期、作废及为在国外申请签证而颁发公函的程序

条14. 关于申请颁发、延期外交护照和公务护照以及为在国外申请签证而颁发公函的文件指南

1. 申请人按照本通知第七条规定填写申请表，并不需要确认，提交两张近期正面免冠照片及相关证件，按照法律规定第十三条第三款的规定。

2. 为在国外申请签证而申请公函的文件按照本通知第十一条第三款的规定执行。

条15. 在国外颁发、延期、作废外交护照和公务护照的程序

1.\ 接收文件

根据法律规定第十三条第二款的规定，如果文件齐全且符合规定，代表机构将发放受理单并按本通知附表06/2020/NG-XNC规定的格式预约结果。如果文件不齐全或不符合规定，代表机构将指导补充和完善文件；如果申请人不属于颁发外交护照或公务护照的对象，代表机构将发放拒绝受理单，按本通知附表08/2020/NG-XNC规定的格式拒绝处理申请人的文件。

对首次申请带有芯片的外交护照或公务护照的情况，代表机构将对申请人进行拍照并采集指纹。

对申请延期带有芯片的外交护照或公务护照的情况，代表机构将指导申请人准备新的带有芯片护照的申请文件。

2.\ 代表机构根据核查和比对国家出入境外国人数据库中的信息，在法律规定第十三条第五款和第二十八条第一款的基础上颁发、延期护照，颁发公函以申请签证，作废护照并交付结果。

如果与领事局的数据连接中断，代表机构将按照本条第三款的规定执行。

3.\ 对于法律规定第十三条第一款从a到d点所规定的人在数据连接中断的情况下申请或延期外交护照或公务护照的情况。

a)\ 除本款b点规定的情况外，自收到完整有效文件之日起一个工作日内，代表机构应将包括姓名、出生日期、出生地点、性别、国籍（附照片）在内的详细个人信息发送给领事局，并同时发送给原护照颁发机构（如果该护照是在其他代表机构或胡志明市外事局颁发的），以便核实。

b)\ 对于法律规定第十三条第一款b点和c点规定的情况，或者首次为配偶或未满十八岁的子女申请外交护照或公务护照以探亲或陪同的情况，代表机构应根据外交部的决定或通知执行。

对于在国外出生的代表机构成员、越南国家通讯社或新闻机构常驻国外人员的子女，代表机构应根据法律规定第十三条第二款和第三款a点的规定为申请人颁发外交护照或公务护照。

对于法律规定第十三条第一款a点规定丢失或损坏的外交护照或公务护照，代表机构负责人可以在确认申请人个人身份信息、丢失或损坏的外交护照或公务护照信息以及在国外工作的行程的真实性后立即颁发新的外交护照或公务护照，并对其颁发护照的决定负责。

在颁发外交护照或公务护照后，代表机构应按照以下e点的规定向国内有权限机关通报。

c)\ 对于需要核实的情况，自收到核实请求之日起三个工作日内，原护照颁发机构有责任回复领事局，并同时发送给受理申请或延期外交护照或公务护照的代表机构。

如果领事局是原护照颁发机构，核实回复文件中应包含关于颁发或延期新护照的意见。

自收到核实结果之日起两个工作日内，领事局应向受理申请或延期外交护照或公务护照的代表机构通报关于颁发或延期护照的意见。

自收到领事局回复之日起一个工作日内，代表机构应执行颁发或延期外交护照或公务护照；如果申请人不属于颁发或延期外交护照或公务护照的对象，代表机构应出具拒绝信，说明理由并发送给申请人。如果外交护照或公务护照仍然有效且申请人提交了新护照的申请文件，代表机构应在颁发新护照之前作废旧护照的有效性。

e)颁发护照后，代表机构应书面通知领事局外交护照、公务护照的发照名单，其中载明个人身份、护照号码、发照日期、新旧护照有效期、新护照有效期和发照理由及持照人职务。

g)代表机构应当注销丢失护照的有效性，并将注销丢失护照有效性的事项通知当地主管机关，并书面通知领事局报告丢失外交护照、公务护照的人员名单。

4.对于第八条第十五款和第九条第六款规定的申请外交护照、公务护照的发放和延期请求。

a)自收到完整合格的申请材料之日起三个工作日内，代表机构根据领事局的意见办理外交护照、公务护照的发放和延期。

b)在外交护照、公务护照发放系统与领事局的数据连接中断的情况下，在发放护照后，代表机构应书面通知领事局发照人员名单，其中载明个人身份、护照号码、发照日期、新旧护照有效期、新护照有效期、发照理由及持照人职务。

5.对于向外国提出签证邀请函的申请

自收到完整合格的申请材料之日起两个工作日内，代表机构应向外国提出签证邀请函或出具拒绝通知书并说明理由。

6.结果交付

代表机构应将结果交付给《受理单》上列名的申请人。如果《受理单》上列名的申请人无法亲自领取结果，则受委托人需提交授权书并出示身份证明以供核对。

第四章 实施细则

档案保存和保管

第十六条 档案保存

1.档案包括外交护照、公务护照的发放、延期、注销以及向外国提出签证邀请函的申请档案和从护照发放软件打印出的登记册。国内发照机关和代表机构应按照法律规定进行档案保存。

2.国内发照机关和代表机构应按照法律规定对文件进行数字化处理，但保密文件除外。

第十七条 档案保管制度

1.外交护照、公务护照的发放、延期、注销以及向外国提出签证邀请函的申请档案应按顺序编号并在八年期限内保存。

2.外交护照、公务护照的发放、延期以及向外国提出签证邀请函的登记册应永久保存。

第五章

组织实施

第十八条 表格发布

1.本通知附有以下八种表格：

a)申请外交护照、公务护照和向外国提出签证邀请函的申请表（2020年NG-XNC-01号）

b)派遣干部、公务员、职员、军官、专业军人出国工作的派遣文书（2020年NG-XNC-02号）

c)介绍派遣干部、公务员、职员、军官、专业军人出国工作的单位和有权派遣人员的印章和签名样本的文书（2020年NG-XNC-03号）

d)授权派遣干部、公务员、职员、军官、专业军人出国工作的授权书（2020年NG-XNC-04号）

e)报告丢失外交护照、公务护照的通知书（2020年NG-XNC-05号）

g)受理单和预约取件单（2020年NG-XNC-06号）

h)补充和完善申请材料的要求表（2020年NG-XNC-07号）

i)拒绝受理申请人的申请材料通知书（2020年NG-XNC-08号）

2.本条第一款所列的表格可在外交部公共服务门户网站 http://dichvucong.mofa.gov.vn或领事事务电子门户网站 http://lanhsuvietnam.gov.vn下载使用。

条 19. 生效日期

1.本通知自2020年11月10日起生效，并取代2016年6月30日由外长发布的关于外交护照、公务护照的发放、延期、修改和补充以及向外国提出签证邀请函的通知第03/2016/TT-BNG号。

2.在执行过程中，如遇问题，请相关机关、组织和个人及时向外交部报告以便指导。/。