通知2020年第5号关于详细规定2020年1月8日政府第8/2020/ND-CP号法令有关公证人组织和活动若干条款和措施的通知

通知

详细规定若干条款和实施措施

政府2020年1月8日第08/2020/号令关于公证人组织和活动的规定

关于公证人的组织和活动

根据全国人民代表大会2015年11月26日第107/2015/QH13号决议关于实施公证制度；

根据政府2020年1月8日第08/2020/号令关于公证人的组织和活动的规定；

根据2017年8月16日国务院令第96号《司法部职能、任务、权限和组织结构规定》；

按照司法辅助局局长的建议；

司法部部长发布本通知，详细规定政府2020年1月8日第08/2020/号令关于公证人组织和活动的若干条款和实施措施。

第一章
总则

第一条 调整范围

本通知规定公证人培训、继续教育；年度业务培训；实习和检查实习结果；公证人制服；登记公证书和公证书数据库；检查公证人组织和活动；公证人组织和活动中的报告制度、账簿和表格。

第二条 适用对象

本通知适用于公证人、公证处、公证人实习人员、国家公证管理机关及相关个人、机关和组织。

第二章
公证人培训、继续教育，

年度业务培训；实习和检查实习结果

行业实习；公证人制服

节 1
公证人培训、继续教育，

年度业务培训

条款3. 公证人培训、继续教育

1. 法院司法学院根据政府2020年1月8日第08/2020/号令关于公证人组织和活动的规定（以下简称第08/2020/号令）组织公证人培训、继续教育。

2. 公证人培训、继续教育的内容包括：公证法律知识、民事执行、诉讼程序及相关的法律法规；公证职业道德；公证职业技能。

3. 根据本条款第2款规定的公证人培训、继续教育内容，法院司法学院牵头，与司法辅助局、民事执行总局、国际法律司及其他相关单位合作制定并提交司法部长批准公证人培训、继续教育计划。

条款4. 对在国外接受公证人培训的人的认可等同

在国外接受公证人培训的人在以下情况下可获得认可等同：

1. 拥有由外国培训机构颁发的公证人培训文凭，该机构属于适用相互承认文凭或相互承认文凭协议或越南已签署或加入的相关国际条约范围内的机构；

2. 拥有由外国培训机构颁发的公证人培训文凭，该培训机构的公证人培训课程已被该国的质量认证机构认可或被该国授权机构批准成立并有权颁发文凭。

条5. 免除培训职业公证员的证明文件

根据第7条第2款的规定，免除培训职业公证员的证明文件包括以下文件之一：

1. 审判员、检察官、执行员、调查员的任命决定，审判员证、检察官证、执行员卡、调查员证书以及证明已担任审判员、检察官、执行员、调查员五年以上的相关文件；

2. 律师执业证书，公证员的任命或再任命决定，律师卡、公证员卡以及证明从事律师或公证业务五年以上的相关文件；

3. 法学教授、副教授的任命决定；法学博士学位证书，如该学位证书由国外教育机构颁发，则需按照教育部的规定予以认可；

4. 正审员、高级审员（法院系统），正检查员、高级检查员（检察院系统），正审员、高级审员（民事执行系统）的任命决定；高级监察员、高级专员、高级研究员、高级讲师等在法律领域内的任命决定；

5. 法律规定的其他证明文件，证明其为免除培训职业公证员的人。

条6. 职业公证员每年的职业培训

1. 每年参加职业公证员职业培训的时间（以下简称“职业培训”）不少于两个工作日（16小时/年）。

2. 职业公证员职业培训的内容包括但不限于：更新和补充关于公证、民事执行、诉讼程序及相关法律知识；提高职业公证员的专业技能和职业道德；解决职业公证员在执业过程中遇到的困难和问题的方法。

3. 司法学院根据本条第2款规定的内容组织职业公证员的职业培训，并向完成职业培训义务的职业公证员颁发结业证书。

根据地方实际情况，司法局根据本条第2款规定的内容组织职业公证员的职业培训，并向完成职业培训义务的职业公证员颁发结业证书。

4. 如果职业公证员在当年已在司法学院授课，或者参加了由本条第3款规定的机构组织的职业公证员职业培训班授课，或者作为报告人在司法辅助局、民事执行总局组织的相关研讨、会议、座谈中发言，则视为已完成职业培训义务。司法学院、司法辅助局、民事执行总局和司法局将出具证明文件，确认职业公证员已参与授课或报告。

对于未作为报告人但参加了司法辅助局、民事执行总局组织的相关研讨、会议、座谈的职业公证员，每参加一天可计为八小时的职业培训时间，累计两天及以上视为完成职业培训义务。司法辅助局、民事执行总局将出具证明文件，注明参加的具体天数。

下列情况下可以免于履行职业培训义务：

a) 女性职业公证员怀孕或抚养不满一岁的小孩；

b) 正在接受医疗机构长期治疗，且疾病属于卫生部规定的需要长期治疗的疾病目录中的疾病，连续三个月以上并有县级或以上级别卫生行政部门出具的证明的职业公证员。

属于本款a、b项规定情况的职业公证员应向其执业登记地的司法局提交相关证明文件。

节
实习职业公证员

条7. 实习执业公证员的内容

实习执业公证员的内容包括：

1. 接收、分类公证员执业工作的请求（以下简称请求）；检查请求档案中文件的真实性、合法性，以及请求人的民事行为能力；

2. 按照公证员职业道德规范行事；向请求人解释其权利、义务和合法利益，执行请求的法律意义和后果，拒绝执行请求的原因；

3. 研究并提出解决请求档案的方法；

4. 制作公证书、起草属于公证员权限范围内的文书的技能；

5. 送达文件、档案、资料的技能；

6. 核实执行判决条件的技能；

7. 组织执行判决的技能；

8. 对已完成的工作档案进行整理分类以归档；

9. 其他与公证员执业活动相关的技能和工作，根据公证员指导实习的分配；

条8. 实习日记、实习结果报告；实习监督和检查

1. 实习人员应建立公证员执业实习日记，记录自己在实习期间完成的所有实习内容。实习日记每周由指导实习的公证员确认，并在实习结束时由接受实习的公证处办公室确认。

2. 自实习期结束之日起15日内，实习人员须将实习日记和实习结果报告提交给注册地司法局审查确认完成实习。自收到实习日记和实习结果报告之日起7个工作日内，司法局应书面告知实习人员是否完成实习；如未确认完成实习，则司法局应书面说明理由。

如实习人员未能在本款规定期限内提交实习日记和实习结果报告且无正当理由，则司法局不予确认完成实习，并书面说明理由。

实习人员有权对司法局不确认完成实习的行为提出申诉。

3. 实习结果报告主要包括以下内容：

a) 执行指导实习的公证员分配和指导的任务的数量、内容、法律依据及结果；

b) 根据本通则第7条规定的公证员执业法律知识和技能，以及从实习过程中获得的经验；

c) 实习人员履行的权利和义务；

d) 遇到的困难、障碍及建议和意见（如有）；

实习结果报告必须有指导实习的公证员的意见和接受实习的公证处办公室关于实习过程和结果的确认。

4. 司法局应按照本通则和相关法律法规的规定，检查和监督实习人员的实习情况、公证员的指导实习情况以及公证处接受实习的情况。

如有必要，司法部可要求司法局提供实习日记，并自行或要求司法局核实实习人员的实习情况。

条9. 受理和指导实习的条件

1. 受理实习的公证处必须有符合本条第2款规定的公证员指导实习。

2. 指导实习的公证员必须具有至少两年的公证执业经验。因在公证执业活动中受到行政处罚的公证员，自行政处罚决定执行完毕之日起一年后方可指导实习。同一时间内，一名公证员不得指导超过三名实习人员。

3. 公证员在下列情况下拒绝指导实习：不符合本条第2款规定的指导实习条件；属于本通知第10条第1款a、b项规定的情形；被暂停公证执业；因健康原因或其他客观原因。

根据本条的规定，拒绝指导实习的公证员应书面通知受理实习的公证处。受理实习的公证处应指派另一符合条件的公证员指导实习；如该公证处没有符合条件的公证员，则应书面通知司法局。自收到公证处的通知之日起七个工作日内，司法局指定另一公证处受理实习；如无符合条件的公证处，则应书面通知实习人员并说明理由。

条10. 更换指导实习的公证员

1. 实习人员在以下情形下可以申请更换指导实习的公证员：

a) 指导实习的公证员未按本通知第14条规定履行职责；

b) 正在指导实习的公证员因在公证执业活动中受到行政处罚；

c) 指导实习的公证员被暂停公证执业；或被免职或吊销公证员证书；

d) 指导实习的公证员死亡；或因健康原因或其他客观原因无法继续指导实习。

2. 自收到更换指导实习公证员的申请之日起七个工作日内，公证处应指派另一符合条件的公证员继续指导实习，并书面通知司法局。

如公证处没有符合条件的公证员，则应书面通知司法局。自收到通知之日起七个工作日内，司法局应指定另一公证处受理实习；如无符合条件的公证处，则应书面通知实习人员并说明理由。

3. 自公证处受理实习暂时停止或终止活动之日起五个工作日内，实习人员应与另一公证处协商继续实习事宜，并由受理实习的公证处书面通知其所在地的司法局；如未能达成协议，则应书面请求司法局指定另一公证处受理实习。自收到请求之日起七个工作日内，司法局应指定另一公证处受理实习；如无符合条件的公证处，则应书面通知实习人员并说明理由。

条 11. 变更实习执业公证员地点

1. 变更实习执业公证员地点的情形如下：

a) 公证处因暂停营业、终止营业或不再符合接收实习条件，根据第08/2020/NĐ-CP号法令第二十九条和第三十条规定或本通知第九条第一款规定；

b) 根据本通知第十条规定变更指导实习的公证员，并且公证处没有其他符合条件的公证员可以指导实习；

c) 实习人员变更居住地或工作地至另一省或中央直辖市，并希望变更实习地点。

2. 在同一省或中央直辖市内变更实习地点，按照第08/2020/NĐ-CP号法令第八条第二款a项规定执行。

若变更至另一省或中央直辖市，则实习人员应按照第08/2020/NĐ-CP号法令第八条第一款规定进行实习登记。实习登记材料须附上实习日记、实习结果报告（含公证处确认的实习过程），以及根据第08/2020/NĐ-CP号法令第八条第二款b项规定，由原登记地司法局出具的书面通知。

3. 实习人员变更实习地点时，其实习时间累计为在各公证处的总实习时间。在每个公证处的实习时间必须不少于两个月，并经新接收公证处确认方可计入总实习时间。

条 12. 暂停、终止实习执业公证员

1. 正在接受实习的公证员因正当理由可暂停实习。实习六个月者最多可暂停两次，每次不超过三个月；实习三个月者最多可暂停一次，不超过三个月。暂停实习的时间不计入实习时间。

暂停实习前的实习时间计入总实习时间，除非重新登记实习按本条第三款规定。

自收到实习人员关于暂停实习的书面通知之日起三个工作日内，公证处须向所在地司法局书面通报暂停实习情况；自暂停实习期结束之日起三个工作日内，公证处须向所在地司法局书面通报暂停实习结束情况。

2. 实习人员在以下情况下终止实习：

a) 自愿终止实习；

b) 被招聘为军队单位的干部、公务员、职员、军官、专业文职人员、技术文职人员；或被招聘为公安单位的军官、专业文职人员、技术文职人员；

c) 不再在中国境内居住；

d) 失去或限制民事行为能力；根据民法规定存在认知困难或控制行为困难；

đ) 正在接受刑事责任追究；

e) 已被定罪且判决已生效；

g) 根据行政违法行为处理法律规定被采取强制性戒毒措施或强制性教育措施；

h) 暂停实习次数超过规定或暂停实习期限届满后未继续实习；

i) 根据本通知第十六条第一款规定被终止实习；

k) 属于第08/2020/NĐ-CP号法令第八条第六款规定的不得登记实习公证员情形而仍进行实习。

终止实习前的实习时间不计入总实习时间。

3. 已终止实习公证员的人员，在符合第08/2020/NĐ-CP号法令第八条规定及本通知规定的情况下，属于以下情形之一的，可以重新登记实习：

a) 第二款b、c、d、đ和h项规定的终止实习原因已经消除；

b) 已执行完毕判决并已获得刑罚记录消除，但因涉及财产侵占、谋取私利、欺诈、危害国家安全、严重犯罪、特别严重犯罪、极其严重犯罪故意犯罪的情况除外，即使已消除刑罚记录；

c) 已执行完毕强制性戒毒或强制性教育措施；

d) 自终止实习决定生效之日起一年后。

重新登记实习按照第08/2020/NĐ-CP号法令第八条第一款规定办理。重新登记实习材料包括第08/2020/NĐ-CP号法令第八条第一款规定的文件和证明符合重新登记实习情形的文件。

条13. 实习人员的权利和义务

1. 实习生享有以下权利：

a) 与接受实习的公证处协商签订劳动合同；

b) 获得公证员对实习内容、实习人员权利和义务的指导；

c) 在本通知第10条和第11条规定的情况下，提出更换指导公证员或实习地点；

d) 按照第8/2020/NĐ-CP号法令第9条的规定，申请参加公证员职业实习结果考试；

đ) 根据与接受实习的公证处的协议以及法律规定，享有其他权利；

2. 实习生应履行以下义务：

a) 遵守民事执行法、第8/2020/NĐ-CP号法令、本通知及有关法律法规的规定；

b) 遵守接受实习的公证处的内部规章制度；

c) 根据本通知第7条规定的实习内容，在指导公证员的分配下完成实习任务；

d) 确保每天工作时间至少有4小时用于实习；

đ) 对指导公证员和接受实习的公证处负责其分配的实习任务的结果和进度；

e) 不得以公证员身份签署证据记录、执行判决决定和其他文件；

g) 按照本通知第8条的规定，建立实习日记并报告公证员职业实习结果；

h) 保守在实习过程中了解的关于自己工作和相关的信息秘密；

i) 根据与接受实习的公证处的协议以及法律规定，承担其他义务；

条14. 指导公证员的责任

1. 根据本通知第7条的规定，指导实习人员实习内容。

2. 监督、检查实习人员的工作，确认由自己指导的实习人员的公证员职业实习日记。

3. 对实习人员的公证员职业实习过程进行评价，明确指出其优点、能力、专业水平、业务技能、执业方式、权利和义务履行情况。

4. 对实习人员根据自己的分工和指导完成的工作结果和进度承担责任。

5. 及时向公证处报告实习人员未能充分履行义务、违反本通知规定及相关法律法规的情况，以便公证处审查处理。

6. 在符合本通知第9条第3款规定的情况下，拒绝指导实习。

条15. 接受实习公证处的权利和义务

1. 分配符合条件的公证员进行指导，并对其分配负责。

2. 与实习人员协商签订劳动合同；确保实习人员的权利和义务得到履行，为实习人员和指导公证员提供便利条件。

3. 审查并决定公证员拒绝指导实习、实习人员要求更换指导公证员的情况；监督指导公证员的责任履行情况；调解指导公证员与实习人员之间的争议。

4. 管理实习人员在其组织内的实习过程；自行或根据指导公证员的要求，按照本通知第16条第1款的规定，审查处理实习人员的违规行为。

5. 按照本通知第39条第5款的规定，向所在地司法局报告其组织内接受和指导实习的情况。报告主要包括以下内容：

a) 实习人员的数量；

b) 对实习人员实习质量的评估；

c) 公证处、实习人员和指导公证员根据本通知规定履行权利和义务的情况；

d) 接受实习过程中的困难和问题，以及建议和意见（如有）。

6. 根据与实习人员的协议或法律规定，享有其他权利和承担其他义务。

条 16. 处理实习执业司法辅警的违规行为

1. 实习人员违反本通知的规定，经司法辅警办公室提醒并要求停止违规行为后仍继续违规的，司法辅警办公室应建议登记实习所在地的司法局作出终止实习执业司法辅警的决定。

2. 司法辅警和司法辅警办公室违反本通知及有关法律规定，则根据违规性质和程度，依照第08/2020/NĐ-CP号法令第六十九条规定承担相应的处理形式。

节 3
检查实习执业司法辅警的结果

条 17. 检查的内容和形式

1. 检查内容包括：

a) 司法辅警相关法律法规；司法辅警职业道德规范；

b) 执业司法辅警技能。

第一份试卷关于司法辅警相关法律法规和司法辅警职业道德规范。

第二份试卷关于执业司法辅警技能。

条 18. 组织检查

1. 司法部组织检查实习执业司法辅警的结果。根据实际情况，司法部预计检查时间，并向各司法局通报参加检查的注册情况，同时在司法部官方网站上发布。

条 19. 检查委员会

1. 实习执业司法辅警结果检查委员会（以下简称“检查委员会”）由司法部部长决定成立。

2. 检查委员会成员由司法部部长决定，其中包括司法辅助局代表、民事执行总局代表、司法学院代表以及有信誉和经验的司法辅警。

3. 检查委员会可以使用司法部印章以履行本通知规定的职责和权限。

条 20. 检查委员会的任务和权限

1. 检查委员会具有以下任务和权限：

a) 制定检查计划；考试期间的内部规定；

b) 成立检查委员会下属机构；

c) 决定符合参加考试条件的考生名单，确定考试时间和地点，并至少在考试前三十天将此信息通知考生所在地的司法局，同时在司法部官方网站上公布；

d) 组织考试，评分，复核试卷；

đ) 认可实习执业司法辅警的检查结果；

e) 当发现考生属于第8条第6款第08/2020/NĐ-CP号法令规定不得进行实习执业司法辅警但仍然实习，不符合参加考试条件或存在欺骗行为或其他违规行为导致实习结果或实习检查结果改变时，取消该考生的实习检查结果；

g) 解决与考试相关的申诉和举报；

h) 向司法部部长报告组织考试的情况和考试结果，并对此负责；

i) 根据本通知规定执行其他任务和权限。

2. 司法部部长根据司法辅助局局长的提议，在检查委员会解散后，决定取消本条第一款e项规定情形下的考生的实习检查结果。

条 21. 监督委员会

1. 司法部部长根据司法辅助局局长的提议决定成立监督委员会。监督委员会由主任和一至两名成员组成。监督委员会成员不得同时是检查委员会及其各小组的成员。

2. 监督委员会的任务和权限：

a) 监督考试组织工作；

b) 发现并建议处理违反考试规则的行为；

c) 建议检查委员会采取措施确保考试安全、严肃，符合本通知的规定。

3. 监督内容：

a) 监督执行检查规定的情况，以及检查委员会及其各小组的任务和权限的履行情况；

b) 监督考试组织情况；

c) 监督检查委员会规定的执行情况及对检查投诉的处理情况。

4. 监督委员会向司法部部长报告其监督活动及其结果，并对其负责，每次考试后进行报告。

条 22. 考试评分

1. 每份试卷由两名阅卷员独立评分，每份试卷按百分制评分。

试卷分数为两名阅卷员所给分数的平均值。如果两名阅卷员所给分数相差10分或以上，则阅卷组组长应组织对考生试卷进行第三次评分；此次评分结果为正式分数。

2. 考生必须在每份试卷中获得50分或以上的成绩才能达到考试要求。

3. 在评分结束之日起15日内，检查委员会应将考试结果通知考生所在地的司法局，并同时在其官方网站上公布。

条 23. 申请复核试卷

1. 在检查委员会公布考试结果之日起15日内，考生如不同意自己的考试结果，有权向检查委员会主席提交复核申请。

2. 在复核申请接收期限届满之日起15日内，检查委员会主席应决定成立复核委员会。复核委员会由主任和至少两名成员组成。阅卷组成员不得成为复核委员会成员。

3. 复核评分按照本通知第二十二条的规定进行。复核结果须经检查委员会主席批准，并作为最终结果。

条 24. 管理试卷、评分表和报名参加考试的档案

1. 考试结束后，试卷必须立即密封；考号、评分表及相关材料应在每天工作结束时或在编码、记录、拆封、配对、评分和汇总分数后立即密封。

2. 试卷、评分表和报名参加考试的档案需保存两年，自考试之日起算。

条 25. 颁发、收回实习律师资格考试结果证明书

1. 达到考试要求的考生将获得实习律师资格考试结果证明书。

根据本通知第二十条第一款第（e）项和第二款的规定，被取消考试结果的考生将被收回实习律师资格考试结果证明书。

2. 司法部部长授权司法辅助局局长颁发和收回本条第一款规定情形下的实习律师资格考试结果证明书。

第四节
执行官服装

第二十六条 一般规定关于司法辅警的制服

1. 司法辅警的制服包括：冬季制服、春季和夏季制服、软帽、姓名牌、徽标、领带、腰带、鞋子、袜子。

司法辅警制服的具体样式通过本通知附件四中的图像体现。

2. 制服材料必须保证美观、庄重。

第二十七条 男性制服

一、秋季上衣

a) 颜色：深蓝色布料。

b) 材质：Gabadin毛料或同等材质。

c) 式样：双排扣外套，前襟有两个外贴袋（两个胸袋，两个下袋），袋盖呈蝙蝠翼形状，袋内有凸线；衣领呈V字形；胸部有一排纽扣，四个同色塑料纽扣；肩部有肩垫，由泡沫制成；袖口直筒不割裂；下摆呈方形；背部有后开叉；前身全衬，后身半衬与主面料颜色相同；整个衣领、衣领、袖口、口袋和袖口都缝制两条线。

2. 裤子

a) 颜色：与冬季上衣同色，适用于春、夏、秋、冬四季。

b) 材质：与冬季上衣相同材质。

c) 式样：男式西裤，有两个侧插袋；两个斜插袋，裤门使用同色拉链，裤腰内侧有塑料纽扣固定，裤腰中间有不锈钢挂钩；裤腰有六个均匀分布的腰带孔；后裤身有一个后袋，没有扣环。

3. 春季和夏季长袖衬衫

a) 颜色：白色布料。

b) 材质：Pevi 7288布料或同等材质。

c) 式样：立领长袖衬衫；领口有硬挺；袖口有褶边并有两个纽扣以调节袖口宽度；一排白色塑料纽扣；胸部有两个外贴袋，袋盖呈蝙蝠翼形状，袋内有凸线；后背肩部有两道褶皱；下摆平齐。

4. 短袖春装

a) 颜色：白色布料。

b) 材质：Pevi 7288布料或同等材质。

c) 式样：立领短袖衬衫；有领脚；一排白色塑料纽扣；胸部有两个外贴袋，袋盖呈蝙蝠翼形状，袋内有凸线；后背肩部有两道褶皱；下摆平齐。

第二十八条 女性制服

一、秋季上衣

a) 颜色：深蓝色布料。

b) 材质：Gabadin毛料或同等材质。

c) 式样：女性双排扣外套，有两个下外贴袋，袋盖呈蝙蝠翼形状，前后都有两道竖褶；衣领呈V字形；胸部有一排纽扣，四个同色塑料纽扣；肩部有肩垫，由泡沫制成；袖口直筒不割裂；下摆呈方形；背部有后开叉；前身为全衬，后身为半衬与主面料颜色相同；整个衣领、衣领、袖口、口袋和袖口都缝制两条线。

2. 裤子、裙子

a) 颜色：裤子和裙子与冬季上衣同色，适用于春、夏、秋、冬四季。

b) 材质：与冬季上衣相同材质。

c) 式样：女式西裤，有隐藏褶皱，两个斜插袋；裤门有拉链，裤腰内侧有一个挂钩和一个塑料纽扣；裤腰有六个均匀分布的腰带孔；后裤身有一个后袋，没有扣环；裙子为铅笔裙，长度到膝盖，后开叉，前面有两个口袋。

3. 春季和夏季长袖衬衫

a) 颜色：白色布料。

b) 材质：Pevi 7288布料或同等材质。

c) 式样：立领长袖衬衫；领口有硬挺；袖口有褶边并有两个纽扣以调节袖口宽度；一排白色塑料纽扣；胸部有两个外贴袋，袋盖呈蝙蝠翼形状，袋内有凸线；前衣身从下摆到胸部有两道褶皱，后衣身从下摆到后胸部有两道褶皱；下摆平齐。

4. 短袖春装

a) 颜色：白色布料。

b) 材质：Pevi 7288布料或同等材质。

c) 式样：立领短袖衬衫；领口有硬挺；一排白色塑料纽扣；胸部有两个外贴袋，袋盖呈蝙蝠翼形状，袋内有凸线；前衣身从下摆到胸部有两道褶皱，后衣身从下摆到后胸部有两道褶皱；下摆平齐。

条 29. 其他男女通用制服

1. 标志应安装在帽子正面和春秋装右臂上方，尺寸需与所安装的制服类型相匹配。

标志为椭圆形，长度从上边顶点到下边底端为6厘米，宽度为4厘米；红色边框，白色背景为浅蓝色；上边呈波浪形如鸟翼，下边尖锐，下边顶端有三条白色和红色曲线以及黄色齿轮图案；中间重复较小的标志，红色背景，印有黄色“司法辅助”字样；两侧对称放置两条黄色稻穗。

2. 长方形姓名牌由金属制成并覆以亮面塑料；背景为九龙蓝；长8厘米，宽2厘米；外边框宽1.5厘米；自上而下依次为司法辅助办公室名称、姓名及职务。

姓名牌应在执业时佩戴于右胸位置。

3. 深蓝色领带，采用Gabadin羊毛或类似材质，长度和宽度适中；预结式设计，配有拉链和自动锁扣。

4. 男式软帽

a) 颜色：深蓝色。

b) 材质：Gabadin毛料或同等材质。

c) 式样：仿朝鲜式软帽，帽檐可拆卸，帽顶为椭圆形，帽檐两端各有一条1.2厘米宽同色系装饰带，并用两颗纽扣固定；每侧帽身设有三个透气孔；前部安装标志；内衬颜色与主要面料相同。

5. 女式软帽

a) 颜色：深蓝色。

b) 材质：Gabadin毛料或同等材质。

c) 式样：帽檐与帽身一体，后部三分之二可折叠，前部三分之一形成帽型；帽顶为椭圆形，帽顶高度为7厘米，在顶部三分之一处配以浅九龙蓝布料（接近帽子颜色），高3厘米；前部安装标志；内衬颜色与主要面料相同。

6. 皮质腰带，黑色，金属矩形扣。

7. 皮质鞋，黑色，低帮，男士款式配有鞋带，女士款式无鞋带。

8. 针织弹性袜，白色。

第三章
第六章

条 30. 司法辅助登记

1. 司法辅助办公室直接或通过邮政服务向其所在地司法局提交一份司法辅助记录及其证明材料（如有）。或者更新司法辅助记录及其证明材料（如有）至数据库。自收到司法辅助记录之日起或自司法辅助办公室更新数据库之日起两个工作日内，司法局应根据第39条第4款的规定将司法辅助记录登记入册或审核数据库中的更新内容，以便跟踪和管理司法辅助记录。

如发现司法辅助记录或证明材料违反第08/2020/NĐ-CP号法令的规定，司法局有权进行监督检查并依法处理违法行为。司法辅助人员和司法辅助办公室应对请求人负责，对已制作的司法辅助记录的内容和形式承担法律责任。

2. 司法局可以建立电子司法辅助登记簿。每年年底，司法局应打印并装订成册，完成封存，并统计当年录入司法辅助登记簿的总数量。

条 31. 关于笔录的数据库

1. 关于笔录的数据库必须包含以下主要信息：

a) 公证处的名称；制作笔录的公证员的姓名；

b) 请求制作笔录的人的姓名、地址；其他参与人（如有）的姓名；

c) 制作笔录的时间和地点；所记录事件或行为的主要内容；

d) 更新笔录内容及证明材料（如有）的时间；审核更新笔录内容及证明材料的时间；

đ) 笔录的电子副本；证明材料（如有）的副本；

e) 笔录或证明材料违反第08/2020/NĐ-CP号法令规定的情况的信息，以及处理和补救措施（如有）。

2. 司法厅建立关于笔录的数据库，并制定管理、使用该数据库的地方规章制度。

关于笔录的数据库必须确保安全、保密，在管理和使用过程中方便，并具有与地方公证处连接的能力。

管理、使用关于笔录的数据库的规章制度必须明确规定相关机关、组织和个人在管理、使用中的责任，以及管理、运行和使用的费用（如有）。

条 32. 提供笔录信息

如果公证处自行终止活动或被撤销设立许可决定，则存放笔录的司法厅应根据有权机关的要求提供笔录档案，以支持对已制作笔录事项的监督、检查、审计、调查、起诉、审判和执行；根据请求笔录人的要求或与已制作笔录有关的权利义务人的要求提供笔录信息。

第四章 实施细则
组织和公证活动的检查

条 33. 司法部、省、自治区人民政府在检查组织和公证活动方面的职责和权限

1. 司法部、省、自治区人民政府（以下简称省级人民政府）根据其职权进行组织和公证活动的检查。

2. 补助司法局协助司法部部长在全国范围内实施组织和公证活动的检查。根据实际情况，补助司法局制定组织和公证活动的检查计划，明确检查对象名单、时间、内容，并至少提前15天书面通知被检查对象。

补助司法局根据司法部部长的要求或发现有违法行为迹象时，可以进行突击检查。

3. 根据实际情况，司法厅制定地方组织和公证活动的检查计划，明确检查对象名单、时间、内容，并至少提前15天书面通知被检查对象。

司法厅根据省级人民政府、司法部的要求或发现有违法行为迹象时，可以进行突击检查。

4. 自突击检查结束之日起15日内，司法厅将检查结果报告送交省级人民政府、司法部。

条 34. 检查组织和活动公证的原则

1. 公开、客观、透明；按计划进行，除非是突击检查。

2. 确保公证执业中的保密性，按照第08/2020/NĐ-CP号法令和其他相关法律规定执行。

3. 遵守第08/2020/NĐ-CP号法令、本通知和其他相关法律规定。

条 35. 检查内容

1. 对于公证处，检查主要集中在以下内容：

a) 执行关于公证活动登记、公证执业登记和公证员证发放的法律规定；

b) 执行根据协议和法律规定开展的业务活动；

c) 定期报告、突发报告；建立、管理和使用账簿及按规定保存相关文件、档案（依据第08/2020/NĐ-CP号法令、本通知和其他相关法律规定）；

d) 执行有关劳动、税收、财务、会计和统计及其他相关法律规定的法律规定；

e) 执行第08/2020/NĐ-CP号法令和本通知的其他规定。

2. 对于省、直辖市司法局，检查主要集中在以下内容：

a) 执行关于公证处活动登记、公证执业登记和公证员证发放的法律规定；

b) 定期报告、突发报告；建立、管理和使用账簿及保存相关文件、档案；

c) 执行第08/2020/NĐ-CP号法令和本通知的其他规定。

条 36. 检查团的任务和权限

1. 检查团由团长和成员组成。团长是负责进行检查的机关或单位领导的代表，依据本通知第33条的规定。检查团成员包括与公证组织和活动检查相关的机关和组织的代表。

2. 团长有以下任务和权限：

a) 组织并指导严格按照检查决定中记录的内容和期限执行；

b) 在必要时延长检查期限；

c) 要求被检查对象提供与检查内容相关的信息、文件、档案；

d) 制作检查笔录，编写检查结果报告，并对笔录和报告的真实性、公正性负责；

e) 根据权限进行行政处罚，或者建议有权决定行政处罚的人在公证组织和活动中进行行政处罚。

3. 检查团成员根据团长的分配执行任务，并对与被检查对象相关的保密信息承担责任。

条 37. 被检查对象的权利和义务

1. 被检查对象享有以下权利：

a) 请求检查团成员及相关机关和组织在检查过程中遵守法律规定，保持信息秘密；

b) 接收检查笔录，并要求解释笔录内容；保留笔录中的意见；

c) 拒绝提供与检查内容无关的信息、文件、档案，除非法律另有规定；

d) 报告检查过程中的违法行为；

đ) 法律规定的其他权利。

2. 被检查对象承担以下义务：

a) 执行国家有权机关作出的检查决定；

b) 及时、完整、准确地提供与检查内容相关的信息、文件、档案，并对所提供信息的真实性和准确性负责；

c) 在检查结束后签署检查笔录；

d) 执行检查团的决定。

e) 法律规定的其他义务。

条38. 检查的程序和手续

1. 开始进行组织和活动公证员检查时，公布检查内容和计划。

2. 对照、检查并评估报告内容以及根据法律规定提交的账簿、文件、档案和资料。

3. 在检查结束后，制作关于组织和活动公证员的检查记录。

4. 根据权限处理或建议有权限的机关处理组织和活动公证员中的违法行为（如有）。

第五章
报告制度；账簿、表格

在组织和活动公证员中

条39. 组织和活动公证员的报告

1. 公证处、司法局按照第20条的规定定期或临时报告。

2. 司法局在颁发、重新颁发、暂停或撤销公证处的业务登记后向司法部报告。

3. 省人民政府在批准设立、变更、合并、转让、终止公证处后，按照第68条第1款第c项的规定向司法部报告。

本条第1款规定的司法局关于组织和活动公证员的情况报告应包括以下主要内容：

a) 地方组织和活动公证员的情况；

b) 国家管理组织和活动公证员的工作；

c) 有利条件、困难和障碍；提高国家管理组织和活动公证员效率和效力的建议、意见和措施（如有）。

本条第1款规定的公证处报告应包括以下主要内容：

a) 公证处的组织和活动结果；

b) 按照本通知第15条第5款的规定接受和指导实习的情况；

c) 组织和活动中的有利条件、困难和障碍及建议、意见（如有）。

6个月报告期从上一年10月1日至下一年3月31日。年度报告期从上一年10月1日至下一年9月30日。

报告以纸质文本或电子文本形式呈现，并直接发送或通过邮政系统、电子邮件系统或专用信息软件系统发送。

公证处定期报告应在报告期后的第一个月5日前提交。司法局定期报告应在报告期后的第一个月10日前提交。

条40. 建立公证书的跟踪记录和公证书编号

1. 跟踪建立公证书的记录用于管理公证处在公证书上的记录。该记录必须连续按页顺序填写，不得留空，并按年份执行。每年结束时，公证处应完成封存并统计当年建立的所有公证书数量。

2. 公证书编号是每年在跟踪建立公证书记录中按顺序编号，附上建立公证书的年份和“VB”标志。每年跟踪建立公证书记录中的编号应连续从01号到当年最后的编号；如果未到年底而使用了新的记录，则应继续使用前一本记录的下一个编号。

公证书编号应根据建立公证书的日期确定。

1. 公证处建立、管理和使用本通知附件二规定的各种簿册。文书、档案、会计和财务等其他簿册按照相关法律规定执行。

2. 各种簿册必须记录开簿日期为每年1月1日，结簿日期为每年12月31日，并按规定加盖骑缝印章。建立簿册、记簿和结簿应按照本通知第40条规定执行。

公证处可以建立电子簿册，开簿日期为每年1月1日，结簿日期为每年12月31日。每月定期打印、装订成册并按规定加盖骑缝印章。

3. 按照本条第1款规定建立、管理和使用的各种簿册，应按照公证法律、档案法律、统计法律、税收法律、财政法律及相关法律规定执行。

条42. 随附表格

1. 组织和活动表格（附件一）；

2. 簿册表格（附件二）；

3. 业务表格（附件三）；

4. 公证员制服样式（附件四）。

第六章
实施条款

条43. 生效日期

1. 本通知自2020年10月12日起生效。

2. 司法部于2014年4月26日发布的第12/2014/TT-BTP号通知关于样式；使用制服的原则；发放和使用公证员证的原则，自本通知生效之日起失效。

第四十四条 过渡条款

1. 在本通知生效前由司法部颁发的公证员证可继续使用。如果公证员变更执业地点、丢失或损坏公证员证，或者需要更换由司法部颁发的公证员证，则公证处应向执业登记机关申请并根据第08/2020/NĐ-CP号法令第15条规定为公证员颁发公证员证。公证员证按司法局的编号颁发。司法局颁发的公证员证决定中应明确收回之前由司法部颁发的公证员证。

2. 在本通知生效前颁发的公证处活动登记证书可继续使用；如果公证处变更活动内容或丢失、损坏活动登记证书，则公证处所在地的司法局应根据本通知附件中的TP-TPL-19表格重新颁发活动登记证书。

3. 对于在本通知生效前已成立且变更了办公地址或名称的公证处，公证处所在地的司法局应根据本通知附件中的TP-TPL-19表格重新颁发活动登记证书。变更办公地址须符合第08/2020/NĐ-CP号法令第21条规定的设立公证处的标准。

在本通知生效前建立、管理和使用的各种簿册可继续使用至2020年底。自2021年1月1日起，建立、管理和使用簿册应按照本通知的规定执行。