2025年第5号通知对2023年第3号通知关于组织处理领事事务的内容进行了修改和补充。本通知详细规定了领事局局长、胡志明市外事局局长以及驻外机构负责人在审核签署国内和国外领事文件方面的权利和义务。
Scope of application
领事局局长、胡志明市外事局局长、驻外机构负责人。
Key points
- 领事局局长审核签署外交护照、照会、签证、领事认证、专机降落许可、出生证明副本等各类领事文件；胡志明市外事局局长审核签署部分文件。
- 驻外机构负责人审核签署护照、照会、签证、免签函、公证、领事证明、户籍、国籍等各类领事文件，并分配外交人员或领事人员。
- 在审核签署领事文件之前，个人的签名样本必须向相关机构介绍。
- 驻外机构负责人可以指定一名人员负责审核签署外交护照的颁发和延期工作。
- 分配和终止分配程序通过通报文件进行；领事局和驻外机构负责管理和保存该文件。
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- 积极影响：减少领事文件审核签署中的错误风险，确保文件的合法性。
- 消极影响：可能增加领事局和驻外机构管理及存档文件的工作负担。
❓ Frequently asked questions
领事局局长审核签署哪些类型的文件？
领事局局长审核签署外交护照、致外国机构请求发放签证的照会、签证、外国人临时居留延期（属于外交部管辖范围）、领事认证、领事证明、在外交部提交的文件证明、外国专机载运国家邀请客人的降落和起飞许可、陪同或先遣任务航班。
驻外机构负责人可以指派谁来审核签署领事文件？
驻外机构负责人可以指派外交人员执行领事职能或领事人员，但不包括审核签署外交护照的颁发和延期。在特殊情况下，也可以指派一人负责审核签署外交护照的颁发和延期。
对审核签署领事文件的人数有具体要求吗？
对于领事工作量大的驻外机构，审核签署领事文件的总人数不得超过四人。对于其他驻外机构，总人数不得超过三人。
终止分配的程序是什么？
驻外机构负责人根据权限、领事局局长的建议或外交部领导的指示终止分配。此过程以书面形式通知领事局和其他相关机构。
审核签署领事文件是否有具体期限？
通知中没有提及审核签署领事文件的具体期限。然而，在执行此职能之前，个人的签名样本必须向相关机构介绍。
Full text
通知
对第03/2023/TT-BNG号2023年7月27日外交部关于组织办理领事事务的通函进行修改和补充
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根据《越南社会主义共和国驻外机构法》（2009年第33/2009/QH12号决议，2009年6月18日）；对《越南社会主义共和国驻外机构法》 （2017年第19/2017/QH14号决议，2017年11月21日） 进行修改和补充；
根据2025年第28号法令（2025年2月24日）《政府关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定》；
根据领事局局长沙龙的建议
外交部长发布关于修改和补充第03/2023/TT-BNG号2023年7月27日外交部关于组织办理领事事务的通函的通知。
第一条 对第03/2023/TT-BNG号2023年7月27日外交部关于组织办理领事事务的通函进行修改和补充
关于人民公安会计主管和会计负责人
第四条 领事证件的审批与签署
一、领事局局长负责审批并签署以下文件：
（一）外交护照和公务护照；
（二）致外国机构的照会，请求颁发签证；
（三）外国人临时居留许可，属于外交部管理权限范围内的；
（四）在外交部提交的文件的认证和公证；
（五）向地方外事部门和机构通报或指导领事行政手续的文书；
（六）载有国家领导人和政府贵宾的专机降落和起飞许可以及为该专机执行民用飞行任务而安排的航班的降落和起飞许可；
（七）在外国使馆登记的出生证明和户籍记录副本以及其他根据法律规定需要提供的文件副本。
二、胡志明市外事局局长负责审批并签署第一款（一）和（三）项所述文件，适用于从岘港市以南地区的人士；审批并签署第一款（二）和（四）项所述文件；在其职能范围内，审批并签署向从岘港市以南地区的地方外事部门通报或指导领事行政手续的文书。
三、在签署领事文件之前，第一款和第二款所述人员的签名样本需由领事局和胡志明市外事局介绍给外国驻越外交机构、领事机构及相关国内职能部门，并通报给各外国使馆。
三、有权签发护照、旅行证的机关必须按规定管理空白页。
第五条 海外领事文件的审批与签署
一、代表机关负责人负责审批并签署或者根据外交部部长的任命决定和代表机关的工作要求，指派外交官员或领事官员履行领事职能，审批并签署以下文件：各类护照；外交护照和公务护照的延期；致外国机构的照会，请求颁发签证；各类签证；免签证明；文件的公证、认证和领事认证；有关户籍、国籍的文件和其他与领事工作相关的文件，依照法律规定。
在开始审批签署领事文件前，代表机关负责人应书面通知领事局其三个签名样本，并明确开始审批签署领事文件的时间，以便领事局将相关信息通报给相关机构。
二、代表机关负责人指派外交官员或领事官员履行领事职能，审批并签署第一款所述文件如下：
（一）代表机关负责人可以指派外交官员或领事官员审批并签署第一款所述文件；但指派审批并签署外交护照的签发和延期工作须按照本款第三项的规定执行。
（二）被指派审批签署的人员必须符合《越南社会主义共和国驻外机构法》第十七条规定的标准，并持有有效期内的领事业务培训结业证书（指派时或被外交部批准赴任时），除非豁免提供该证书。根据实际情况和领事工作的需求，代表机关负责人决定指派审批签署领事文件的人数，确保代表机关指派审批签署领事文件的人数不超过三人。对于领事工作量大的代表机关，代表机关应通过书面形式与领事局协商，报告外交部领导审议决定指派审批签署领事文件的人数，确保代表机关指派审批签署领事文件的人数不超过四人。
（三）代表机关负责人可以指派上述第二项中的一人执行审批并签署外交护照签发和延期工作。
三、指派和终止指派程序如下：
（一）指派和终止指派审批签署领事文件必须书面通知领事局。指派通知书应详细说明被指派人员的姓名、职务、新编制或替代编制、指派范围、被替换或分配其他任务人员的终止指派时间（如有）、预计开始审批签署领事文件的时间以及被指派人员的领事业务培训结业证书信息和三个签名样本。
（二）自收到指派通知书之日起五个工作日内，领事局应根据本条第二款的规定，书面回复代表机关是否接受指派；如不接受，应说明理由。
c) 自分配人员开始执行领事文件的审核和签署之日起，该人员应在通知接受分配工作的文书中记载的日期开始进行。
领事局负责向胡志明市外事局、出入境管理局（公安部）、边防部队指挥部（国防部）、司法行政局（司法部）及其他相关部门通报被分配人员的签名样本、分配范围、分配起始时间以及终止分配的情况。
外交机构负责在领事局通知接受分配工作后，向外国相关机构介绍被分配人员的领事文件审核和签署的签名样本及分配范围。
4. 如果有权机关确定被分配人员在执行领事文件的审核和签署时存在严重违规行为，外交机构负责人应根据职权，在领事局局长的建议或外交部领导的指示下终止分配工作。
领事局和外交机构负责永久保管本条所述的分配通知和终止分配的通知文书。
条 2. 责任组织实施
领事局、胡志明市外事局、驻外越南代表机构负责组织实施本通知。在实施过程中，如遇问题，请及时报告外交部予以审议和解决。
第三条 实施细则
本通知自2025年7月13日起生效。
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部长 （签字） 阮春松 |
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