通知2025年第6号关于详细规定档案法的若干条款

通知

对档案法若干条款的具体规定

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根据《档案法》（2024年6月21日）；

根据政府第25/2025/NĐ-CP号令，于二零二五年二月二十一日发布，关于内务部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据国家档案局局长的建议；

内务部部长发布关于对档案法若干条款的具体规定的通知。 

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知对档案法的若干条款作出具体规定，包括：

一、机关、组织解散、破产或重组时档案资料管理（第13条第2款）。

二、档案资料销毁程序和手续（第16条第6款）。

三、档案资料和历史档案收集程序和手续以及档案资料提交程序（第19条第3款）。

四、档案资料及档案资料副本使用形式（第23条第5款）。

五、特别价值档案资料认定和撤销认定程序和手续（第39条第6款）。

六、业务检查；颁发、重新颁发、收回档案职业资格证书（第56条第7款）。

第二条 适用对象

国家机关、国有企业、公立事业单位（以下统称机关、组织）及相关组织和个人。

第二章

档案资料提交程序和手续及历史档案收集

节 1

档案资料提交程序和手续

第三条 登记提交档案资料

一、机关、组织向有权的历史档案机构登记提交档案资料。内容包括：档案库名称或项目名称；文件时间；档案资料数量或保管单位；提交方式；预计提交时间，并附上档案资料目录。

二、历史档案机构与机关、组织就提交档案资料至历史档案达成一致。

三、实际档案资料提交登记按照本条第一、二款的规定和内务部长于2025年5月14日发布的第05/2025/TT-BNV号通知中关于档案电子资料业务的规定执行。

四、纸质档案资料目录样本见附件I。

第四条 提交档案资料申请

一、机关、组织向有权的历史档案机构提交提交档案资料申请书和档案资料目录。

二、历史档案机构接收机关、组织提交的档案资料申请。

第五条 历史档案机构审查档案资料目录；检查档案资料

一、历史档案机构审查档案资料目录；直接检查档案资料

a) 若档案资料目录和档案资料符合要求，机关、组织应根据本通知第六条的规定将档案资料提交给历史档案。

b) 若档案资料目录或档案资料不符合要求，机关、组织应根据历史档案的意见修改和完善档案资料目录和档案资料。

二、历史档案机构应在收到机关、组织提交的档案资料申请之日起三十日内以书面形式提出意见。

第六条 收取档案资料

一、机关、组织将档案资料运送到历史档案机构；提交档案资料并附上档案资料目录（纸质版和电子版）。

提交到历史档案机构的档案资料保管箱应符合国家标准。

二、历史档案机构检查、核对提交的档案资料与档案资料目录；接受档案资料；制作档案资料收取清单。

档案资料收取清单的内容包括：档案库名称或项目名称；文件时间；档案资料数量或保管单位；档案资料目录和其他检索工具的数量（如有）；收取时间；收取人；提交人。清单应有收取人、提交人的姓名和签名；有权人的姓名和签名；历史档案机构和提交档案资料的机关的印章。

三、历史档案机构准备仓库和保管设备；运输档案资料入库。

四、电子档案资料的收取按照内务部长于2025年5月14日发布的第05/2025/TT-BNV号通知中关于电子档案资料业务的规定执行。

节

收集档案进入历史档案

条 7. 收集历史档案的原则

历史档案机构根据管理权限收集被遗漏或不足的历史档案室的档案，并收集具有国家和地方意义，服务于实际活动、科学研究、历史和社会研究的档案，确保以下原则：

1. 收集的档案必须来源清晰、合法，无争议或诉讼，符合历史档案的功能和任务。

2. 不得收集国内历史档案机构、博物馆和国家图书馆保存的档案。

条 8. 收集范围内的档案

1. 在个人、家庭和家族活动中形成的具有价值的档案包括：

a) 政治活动家、杰出的政治和社会活动家，为国家做出重大贡献；

b) 获得国家级和国际奖项的个人；

c) 劳动英雄、人民武装力量英雄；

d) 科学家、作家、诗人、记者，在戏剧、电影、摄影、绘画、音乐、历史、文学、艺术和其他领域有影响力的个人；

đ) 对民族历史有重要影响的家庭和家族；

2. 由国内个人、家庭、家族和组织保管的价值档案；

3. 现存于国外档案馆、图书馆、博物馆、研究所及其他组织和个人手中的关于越南的价值档案。

条 9. 收集档案的方式

历史档案机构通过购买档案、接受捐赠或转让的档案以及制作档案副本等方式收集档案。

条 10. 收集档案的程序

1. 调查、统计并编制国内外需收集档案的目录。

2. 根据本通知规定的管理权限和收集档案的范围，研究确定需要收集的档案，制定收集计划。

3. 按照已批准的计划实施收集工作。

4. 组织整理收集后的档案；统计、安全保管并有效利用和发挥收集后档案的价值。

第三章

销毁档案的程序和手续

条 11. 编制超过保存期限和重复档案的目录

1. 当前档案机构和历史档案机构按照附录II的格式编制超过保存期限和重复档案的目录，并附上附录III的说明，提交给机关或组织的主要负责人。

2. 编制无价值档案目录的工作按照内务部2025年5月14日发布的第05/2025/TT-BNV号通知中关于档案管理业务的规定执行。

条 12. 当前档案机构销毁档案审议委员会

1. 机关或组织成立销毁档案审议委员会。该委员会负责向机关或组织的主要负责人提供关于销毁档案的建议。委员会在完成任务后自行解散。

2. 销毁档案审议委员会至少由5人组成，包括：机关或组织的领导代表担任主席；机关或组织的档案人员担任秘书；单位或部门的领导代表或了解待审议领域的人士担任委员。

3. 销毁档案审议委员会审查和比对超过保存期限和重复档案目录与保留的文件目录和规定保存期限的文件；直接检查档案。委员会集体讨论并按多数意见作出结论；不同意见应记录在会议纪要中并由所有成员签字。

条 13. 审定超过保存期限和重复的档案资料

1. 机关、组织提交审定超过保存期限和重复档案资料的书面请求，附上以下文件：成立审查销毁档案委员会的决定；超过保存期限和重复的档案清单；超过保存期限和重复的档案说明；审查销毁档案委员会会议记录。

2. 国家档案局审定审查销毁程序，审查超过保存期限和重复的档案清单，在必要时直接检查档案，并以书面形式对提交国家中央历史档案的机关、组织的超过保存期限和重复的档案提出审定意见。

3. 省级人事部门审定审查销毁程序，审查超过保存期限和重复的档案清单，在必要时直接检查档案，并以书面形式对提交省级历史档案的机关、组织的超过保存期限和重复的档案提出审定意见。

4. 审定超过保存期限和重复的档案的时间最迟为自国家档案局或省级人事部门收到书面请求之日起25日内。

条 14. 审查销毁超过保存期限和重复的历史档案

1. 国家中央历史档案向国家档案局提交销毁档案的书面请求，附上超过保存期限和重复的档案清单和超过保存期限和重复的档案说明。

2. 省级历史档案向省级人事部门提交销毁档案的书面请求，附上超过保存期限和重复的档案清单和超过保存期限和重复的档案说明。

3. 国家档案局、省级人事部门审查超过保存期限和重复的档案清单，在必要时直接检查档案并以书面形式回复历史档案机构；通过超过保存期限和重复的档案清单，并按照第十六条第四款的规定将销毁档案的决定呈报有权决定的人员。

条 15. 组织销毁超过保存期限和重复的档案

1. 当前档案库、历史档案库选择合适的销毁方法；根据有权决定销毁超过保存期限和重复的档案的人员的决定组织销毁档案。

2. 销毁超过保存期限和重复的档案的步骤

a) 将档案打包并运输到销毁地点；

b) 在档案库管理员与销毁人员之间建立交接记录；

c) 销毁档案；

d) 建立关于销毁档案的记录。记录应有相关单位和销毁单位的签字盖章。

3. 销毁超过保存期限和重复的档案的时间最迟为自有权决定销毁超过保存期限和重复的档案的人员作出决定之日起15日内。

4. 建立并保存关于销毁超过保存期限和重复的档案的档案

a) 销毁档案必须形成档案，包括：超过保存期限和重复的档案清单；超过保存期限和重复的档案说明；成立审查销毁档案委员会的决定（对于当前档案库）；审查销毁档案委员会会议记录（对于当前档案库）；有权机关关于审定、提出意见的文件；有权决定销毁超过保存期限和重复的档案的决定；超过保存期限和重复的档案交接记录；关于销毁超过保存期限和重复的档案的记录；其他相关文件。

b) 关于销毁超过保存期限和重复的档案的档案必须在保存有被销毁档案的机关、组织中至少保存20年。

5. 对于实物档案的销毁按照本条第一款、第二款第三项、第四款以及内务部2025年第5号通知（2025年5月14日发布）关于实物档案管理业务的规定执行。

第四章 实施细则

档案存储和档案副本的使用形式

节 1

在当前档案库

条 16. 使用档案资料的形式

1. 向读者提供档案资料阅读服务。

2. 向读者提供档案资料副本。

条 17. 档案资料使用服务

机关、组织负责人在其职责范围内，负责制定档案资料使用规定和为读者提供档案资料使用服务的程序，确保符合本通知和其他相关法律法规的规定。

条 18. 在现行档案中提供档案资料副本

在现行档案中提供档案资料副本，按照有关法律关于公文复制的规定执行。

节

在历史档案中

条 19. 在历史档案中使用档案资料的形式

1. 向读者提供在阅览室使用档案资料的服务。

2. 向读者提供在线使用档案资料的服务。

3. 向读者提供档案资料副本。

条 20. 读者卡、账户

1. 历史档案向直接在阅览室内使用档案资料超过五天的人员发放读者卡。读者卡样式见附件四。

2. 历史档案向在线使用档案资料的人员发放读者账户。读者账户信息包括：姓名、个人身份号码/居民身份证号或护照号、电子邮件地址、工作单位、联系电话、优先对象（如有）。

3. 读者卡、账户的有效期由历史档案规定。

4. 使用付费档案资料的读者，按法律规定办理读者卡、账户。

5. 办理读者卡、账户的时间不超过一个工作日。

条 21. 在历史档案中为读者使用档案资料提供的手续和程序

1. 使用档案资料的登记手续

a) 使用档案资料的读者必须出示以下证件之一：居民身份证、居民身份证、电子身份证、护照或其他由有权机关颁发的照片证件；如用于公务，则需提供介绍信或所在单位的工作证明。

b) 登记使用档案资料：对于在阅览室直接使用档案资料的情况，读者填写《档案资料使用申请表》并提交与使用目的和优先对象相关的文件。《档案资料使用申请表》样式见附件五。对于在线使用档案资料的情况，读者登录系统，根据已分配的账户创建《档案资料使用申请表》，并提交与使用目的和优先对象相关的文件。

c) 在读者完成登记手续后，历史档案审查并批准《档案资料使用申请表》，并将信息更新到系统或《读者登记簿》中，样式见附件六。

2. 为读者使用档案资料提供的程序

a) 服务人员指导读者查找并填写《档案资料阅读申请表》、《档案资料复制和验证申请表》，样式见附件七。

《档案资料阅读申请表》、《档案资料复制和验证申请表》通过系统或《登记簿》管理，样式见附件八。

b) 服务人员将读者的申请表提交给历史档案负责人审批。对于有条件接触的档案资料，历史档案提交国家档案主管部门审批。

c) 在读者的申请表被批准后，服务人员将档案资料移交给读者或授予其阅读权限。对于纸质档案资料，读者检查资料并在《档案资料交接登记簿》上签字确认，样式见附件九。

d) 读者支付档案资料使用费。

条 22. 使用历史档案中的档案材料

1. 每次使用时，提供给读者的档案材料数量不得超过10份案卷（保管单位），且使用期限不得超过15天。读者阅读完毕后必须将档案材料归还给历史档案馆才能再次领取档案材料。

2. 读者仅可使用已数字化的档案材料和具有特殊价值的档案材料的数字版本；不得使用物理状况不佳的档案材料和正在处理业务流程中的档案材料。

3. 使用档案材料的机关、组织和个人可以委托他人到档案馆领取档案材料的副本。

4. 使用档案材料的机关、组织和个人有权将历史档案馆提供的档案材料用于合法目的，并以合法形式使用和发挥其价值，并履行第二十六条第二款规定的义务。

条 23. 在历史档案馆提供档案材料副本

1. 历史档案馆根据管理权限提供档案材料副本。

2. 档案材料可以通过复制、复印、打印或从原始档案材料中提取全部或部分信息内容的方式进行复制。

3. 档案材料副本包括纸质或电子格式的未认证副本和已认证副本。

4. 需要获取档案材料副本的读者必须填写《档案材料复制和认证申请表》。

条 24. 在历史档案馆对档案材料副本进行认证

1. 认证形式包括：对档案材料全文进行认证和对档案材料部分内容进行认证。

2. 认证内容

a) 历史档案馆认证档案材料来源及存放地址的信息，包括案卷号、案卷编号、案卷目录号、档案室名称。

b) 纸质副本上的认证信息通过“档案材料认证印章”体现。认证印章盖在副本空白处或末尾。副本首页右上角空白处加盖副本印章。认证印章样式见附件X。对于两页以上的副本，在认证后需加盖骑缝章。

c) 电子副本上的认证信息按照内务部2025年第5号通知关于档案材料电子化业务的规定执行。

3. 对档案材料副本的认证必须真实、客观、准确，并在系统或《档案材料认证登记簿》（见附件VIII）中统计和管理。负责认证的人和签署认证的人须对其认证行为承担法律责任。

条 25. 提供历史档案馆档案材料的审批和提供期限

1. 提供档案材料的最长期限为自接收《档案材料查阅申请表》之日起1个工作日内；自接收《档案材料复制和认证申请表》之日起最长不超过2个工作日。

2. 对于有条件接触的档案材料，提供档案材料的最长期限为自接收《档案材料查阅申请表》、《档案材料复制和认证申请表》之日起最长不超过7个工作日。

条 26. 历史档案保管负责人及个人服务使用者的职责

1. 历史档案保管负责人的职责

a) 组织读者在历史档案阅览室和在线使用档案资料；

b) 制定关于使用档案资料的规定，符合历史档案保存的特点和成分；

c) 确保历史档案馆内使用档案资料所需的设备，包括阅览室的布置、建立和运行管理、检索档案资料的软件系统；

d) 在历史档案机构总部公示并公开发布有关使用档案资料的规定和表格。

2. 为读者服务人员的职责

a) 发放读者卡和账户；

b) 指导和在阅览室为读者服务；在读者在线使用档案资料过程中进行互动和反馈；

c) 在向读者提供档案资料的过程中管理档案资料；

d) 管理登记和服务读者的记录簿和表格。

3. 读者的职责

a) 完整履行使用档案资料的所有手续，遵守法律法规和历史档案馆内部规定；

b) 根据历史档案馆的要求，准确提供办理读者卡和账户所需的信息；

c) 在使用档案资料过程中，不得擦除、书写、标记、涂画档案资料；不得揉皱、折叠、撕破、弄脏或扰乱档案资料在文件中的顺序，或采取其他影响档案内容、形式和价值的行为；

d) 按照法律规定支付使用档案资料的费用。

第五章

认定、撤销特别价值档案资料结果的程序和手续 特别有价值的储存

条 27. 提出认定特别价值档案资料申请的文件

1. 提出认定特别价值档案资料申请的文件必须确保准确性、真实性，并符合第39条第2款《档案法》规定的文件组成部分。

个人按照附件XI的格式提交申请书。按照附件XII的格式提交档案资料说明。

2. 单位、组织和个人可以通过在线提交、直接提交或通过邮政服务提交申请文件。

条 28. 认定特别价值档案资料的程序

1. 接收和检查申请文件

a) 国家文书和档案局接收国家历史档案馆、部委、中央机关、国有企业的特别价值档案资料认定申请文件。

b) 内务厅接收私人档案资料和受其管辖单位、组织的特别价值档案资料认定申请文件，但不包括本款a项所述情况。

c) 国家文书和档案局、内务厅对符合规定且准确无误的申请文件进行检查和接收；对于不完整或不准确的申请文件，要求相关单位、组织和个人补充和完善；拒绝接收申请文件时，应明确理由。

2. 由特别价值档案资料鉴定委员会根据本通知第29条的规定审查申请文件，评估档案资料的价值，并在必要时进行现场检查。

3. 认定特别价值档案资料的决定

a) 特别价值档案资料鉴定委员会将材料呈报内务部部长或省人民政府主席审阅并作出认定特别价值档案资料的决定。

b) 提交的材料包括：特别价值档案资料鉴定委员会的请示报告和会议纪要；特别价值档案资料鉴定委员会成员的意见（如有）；认定特别价值档案资料的申请文件。

c) 内务部部长或省人民政府主席作出认定特别价值档案资料的决定。

4. 处理认定特别价值档案资料申请文件的期限最长为自收到申请文件之日起60天。

5. 公布认定特别价值档案资料的结果

认定特别价值档案资料的结果将在内务部网站、省人民政府网站上公布，并发送给提交申请文件的单位、组织和个人。

6. 提出申诉的期限为自公布结果之日起15天内。特别价值档案资料鉴定委员会有责任处理申诉（如有），并向有权人报告审议和决定。

条 29. 确定档案特别价值资料委员会

1. 确定档案特别价值资料委员会由内务部部长或省、直辖市人民委员会主席根据内务部参谋机构或省、直辖市人民委员会的建议成立，负责国家档案管理。

2. 委员会的功能是为内务部部长或省、直辖市人民委员会主席提供咨询，在确定符合标准以确认为特别价值档案或审查取消特别价值档案确认结果方面提供建议。

3. 委员会成员组成

a) 内务部部长成立的确定档案特别价值资料委员会至少有七人，包括：内务部领导代表担任主席；国家文书和档案局领导代表担任副主席；国家文书和档案局公务员担任秘书；委员由具有相关领域专业知识和信誉的管理者、专家和科学家组成。

b) 省、直辖市人民委员会主席成立的确定档案特别价值资料委员会至少有七人，包括：省、直辖市人民委员会领导代表担任主席；省民政厅领导代表担任副主席；省民政厅公务员担任秘书；委员由具有相关领域专业知识和信誉的管理者、专家和科学家组成。

4. 委员会的工作方式

a) 委员会按照民主原则工作，通过讨论、提出意见并采用秘密投票或公开表决的方式进行决策。

b) 委员会会议必须至少有三分之二的委员出席。缺席委员必须提交书面意见。

c) 经委员会提交给有权机关审议并确认为特别价值档案或取消特别价值档案确认结果的资料，必须获得至少三分之二的委员同意。

条 30. 取消确认档案特别价值的结果

1. 对于第三十九条第五款规定的档案特别价值确认结果的取消情形。

2. 国家文书和档案局、省民政厅接收并汇总关于特别价值档案的材料和信息。

3. 确定档案特别价值资料委员会审查核实特别价值档案的信息，并在必要时直接检查档案。委员会的工作方式依照本通则第二十九条第四款的规定执行。

4. 确定档案特别价值资料委员会向有权机关提交审议，取消特别价值档案确认结果。

提交的文件包括：确定档案特别价值资料委员会的请示报告、会议记录；确定档案特别价值资料委员会成员的意见书（如有）；证明材料。

5. 内务部部长或省、直辖市人民委员会主席根据权限决定取消特别价值档案确认结果。

6. 取消特别价值档案确认结果的决定将在内务部官方网站、省、直辖市人民委员会网站上公布，并发送给档案管理机构和档案所有者。

第六章

档案业务检查；颁发、重新颁发、吊销档案职业证书

条 31. 审批、重新颁发和收回档案职业资格证书的权限

国家档案局和文书局局长负责审批、重新颁发和收回档案职业资格证书。

档案职业资格证书的格式在附录十三中规定。

条 32. 申请档案职业资格证书的文件

1. 申请档案职业资格证书的文件包括：

a) 申请书；

具有档案专业大专及以上学历的个人应按照附录十四的格式提交申请档案职业资格证书的申请表。

具有档案专业中专学历或具有其他相关专业的中专及以上学历的个人应按照附录十五的格式提交档案业务知识考试登记表并申请档案职业资格证书。

b) 身份证或其他合法身份证明；

c) 档案专业中专及以上学历证书或与所从事档案服务活动相关的其他中专及以上学历证书，包括：计算机与信息技术、数学、生物学、化学；

d) 申请档案职业资格证书人员的近期彩色照片：尺寸为4x6厘米，白色背景，在过去六个月内拍摄的照片。

2. 个人可以通过在线提交、直接提交或通过邮政服务提交申请文件。

在线提交的情况下，个人需提交电子版；直接提交的情况下，个人需提交学历证书复印件，并出示原件以供核对；通过邮政服务提交的情况下，个人需提交经公证的学历证书复印件。

3. 申请档案职业资格证书的个人需按照财政部2025年第15号通知（2025年4月16日）关于档案职业资格证书收费的规定缴纳费用。

条 33. 颁发档案职业资格证书的程序

1. 接收和检查申请文件

a) 国家档案局和文书局接收符合第五十六条第三款规定的个人申请档案职业资格证书的文件。

具有档案专业中专学历或具有其他相关专业的中专及以上学历的个人应在国家档案局和文书局通知组织档案业务知识考试后提交申请档案职业资格证书的文件。

b) 国家档案局和文书局对于文件齐全且准确的情况予以接收；对于文件不齐全或不准确的情况要求个人补充和完善文件；拒绝接收文件时须说明理由。

2. 审查文件和组织档案业务知识考试

a) 国家档案局和文书局审查具有档案专业大专及以上学历的个人申请档案职业资格证书的文件。

b) 国家档案局和文书局按照本通知第三十四条的规定组织档案业务知识考试，适用于需要参加档案业务知识考试的个人。

3. 颁发档案职业资格证书

a) 自收到文件之日起十五日内，或者自第三十四条第六款规定的考试结果确认决定之日起十五日内，国家档案局和文书局局长作出颁发档案职业资格证书的决定，并向符合条件的个人颁发档案职业资格证书；同时告知不符合条件的个人未被授予档案职业资格证书的原因。

b) 对于通过档案业务知识考试的个人，根据其注册的档案服务活动颁发相应的档案职业资格证书。

4. 颁发档案职业资格证书的结果将在国家档案局和文书局的官方网站上公布。

条 34. 组织业务档案检查

1. 业务档案检查以颁发档案职业资格证书的通知应在大众媒体和国家档案局门户网站上发布。

2. 检查内容包括：档案法律法规知识；档案服务活动的业务标准和执业要求以及相关法律规定。

3. 检查形式包括：笔试、选择题和实践操作。

4. 业务档案检查结果将在国家档案局门户网站上公布。

5. 复查申请期限自业务档案检查结果公布之日起不超过五个工作日。复查结果将在国家档案局门户网站上公布。

6. 认可业务档案检查结果的决定将在国家档案局门户网站上公布。

条 35. 再次颁发档案职业资格证书

1. 申请再次颁发档案职业资格证书的文件

a) 按照附件十六格式提交的再次颁发档案职业资格证书申请书；

b) 已损坏的证书或需要更改个人信息的证书；

c) 在证书丢失的情况下，申请人对证书丢失情况作出承诺；与更改证书上个人信息相关的个人文件；

d) 申请再次颁发档案职业资格证书人员的近期彩色正面免冠照片：尺寸为4x6厘米，白色背景，在六个月内拍摄。

2. 个人可以通过在线提交、直接提交或通过邮政服务提交申请文件。

a) 对于本条第1款规定的个人文件，如果通过在线方式提交申请，则提交电子版；直接提交时，提交复印件并附原件核对；通过邮政服务提交时，提交经公证的复印件。

b) 对于本条第1款规定的文件，个人可以直接提交或通过邮政服务提交。

3. 接收和审查文件

a) 国家档案局接收有需求的个人提交的再次颁发档案职业资格证书申请文件。

b) 国家档案局审查文件，对于符合规定且齐全准确的文件予以接收；对于不符合规定且不齐全准确的文件，要求申请人补充和完善文件；拒绝接收文件的，应说明理由。

4. 自收到文件之日起十日内，国家档案局局长作出再次颁发档案职业资格证书的决定，并向符合条件的个人颁发档案职业资格证书。

条 36. 收回档案职业资格证书

1. 如果出现第五十六条第六款规定的任何情形，档案职业资格证书将被收回。

2. 国家档案局局长决定收回档案职业资格证书。

3. 被收回档案职业资格证书的个人应在收到收回决定之日起十五日内将证书交还给国家档案局。

4. 收回档案职业资格证书的结果将在国家档案局门户网站上公布。

第七章

管理机关、

组织解散、破产、终止活动或重组时的文件

条37. 原则

1. 所有在机关、组织解散、破产、终止活动或重组前形成的档案和文件，必须按照法律规定进行归档、整理、统计和移交。机关、组织的文件应由该机关、组织管理，确保集中原则，不分散档案库。从终止活动之日起开始关闭档案库。

2. 任何机关、组织和个人不得非法占有、销毁文件；不得损坏、丢失文件，确保文件在移交、管理和使用过程中的安全。

3. 对于未解决的工作事项，移交机关、组织应将档案和文件移交给新成立的机关、组织或负责处理该工作事项的机关、组织。

4. 属于向历史档案馆提交档案的机关、组织，有责任在解散、破产、终止活动或重组之前，将永久保存的档案提交给有权的历史档案馆。

条38. 解散、破产或终止活动的情况

1. 永久保存的档案按照本通第37条第4款的规定移交给历史档案馆。

2. 其他档案移交给上级直接主管机关管理，或者移交给企业所有者或其代表机关管理。

条39. 重组情况

1. 永久保存的档案按照本通第37条第4款的规定移交给历史档案馆。

2. 其他档案管理如下：

a) 将机关、组织分成新的机关、组织，并同时终止原机关、组织的存在时，将档案移交给上级直接主管机关管理。

b) 不终止机关、组织存在的情况下，将被分出单位之前的档案移交给现行机关、组织的档案库。

c) 合并、整合机关、组织或调整机关、组织职能、任务以形成新的机关、组织时，将档案移交给新形成的机关、组织管理。

3. 企业在重组期间的档案管理按照本通第41条的规定执行。

条40. 成立、解散、合并、分立、调整行政单位边界的情况

1. 当省一级或乡一级行政单位合并时，档案管理按照本通第39条的规定执行。

2. 当县级行政单位终止活动时，档案管理如下：

a) 对于纸质和其他介质的档案，省人民政府主席指定省级国家历史档案馆接收并按照2024年《档案法》第65条的规定进行整理。整理后，永久保存的档案移交给历史档案馆；有期限保存的档案由省人民政府主席根据法律规定交由直接主管机关、组织管理。

b) 对于电子档案，省人民政府主席指定具有确定各机关、组织档案范围功能的机关、组织按账户或标识码提取并移交给省级国家历史档案馆保管，确保按照法律规定可以访问和使用；同时，指定继续运行系统的机关、组织直到完成全部档案转移到新系统为止。

条41. 组织企业的情形

1. 永久保存的档案按照本通第37条第4款的规定移交给历史档案馆。

2. 其他档案管理如下：

a) 分立有限责任公司、股份有限公司成立两个或多个新公司，同时终止被分立公司的存在，将文件移交给股东或者代表股东的机关管理。

b) 拆分子责任有限公司、股份有限公司成立一个或多个新的有限责任公司、股份有限公司而不终止被拆分公司的存在，将拆出成员、股东的文件提交给被拆分公司现行档案保管。

c) 合并两个或多个公司成立一个新的公司，同时终止被合并公司的存在；吸收一个或多个公司到另一个公司中，同时终止被吸收公司的存在，将文件移交给合并、吸收后形成的新的公司管理。

d) 转换企业类型（将有限责任公司转换为股份有限公司；将股份有限公司转换为一人有限责任公司；将股份有限公司转换为两人以上有限责任公司；将私营企业转换为有限责任公司、股份有限公司、合伙企业），转换后的公司在其转换前的活动中形成的文件继续由该公司管理。

条42. 机关、组织负责人的责任

1. 指导各单位和个人编制档案，统计档案目录，将档案移交给现行档案保管。

2. 指导整理正在保管的现行档案中的文件。

3. 安排必要的人员、仓库和设备以保护和安全保管文件，直到文件移交至有权管理的机关或组织为止。

第八章

组织实施

条43. 生效日期

1. 本通知自2025年7月1日起生效。

2. 废除以下通知：

a) 2005年4月27日第46/2005/TT-BNV号通知，内务部长关于机关、组织、行政单位和重组、转换形式的国有企业档案管理的通知；

b) 2014年10月1日第09/2014/TT-BNV号通知，内务部长关于档案职业资格证书管理和档案服务活动的通知；

c) 2014年10月1日第10/2014/TT-BNV号通知，内务部长关于在历史档案阅览室使用文件的规定；

d) 2014年11月20日第16/2014/TT-BNV号通知，内务部长关于向各级历史档案馆移交档案的通知；

đ) 2020年7月14日第02/2020/TT-BNV号通知，内务部长关于修改、补充2014年10月1日第09/2014/TT-BNV号通知关于档案职业资格证书管理和档案服务活动的通知的部分条款的通知；

e) 2023年3月9日第01/2023/TT-BNV号通知，内务部长关于修改2020年7月14日第02/2020/TT-BNV号通知关于修改、补充2014年10月1日第09/2014/TT-BNV号通知关于档案职业资格证书管理和档案服务活动的通知第三条第一款的通知；

条44. 执行责任

1. 部长、相当于部级的机关首长、政府直属机关首长、省、自治区直辖市政府主席以及有关机关、组织和个人对执行本通知负责。

2. 在执行过程中如遇困难或问题，请反映给内务部研究解决。/