通知第07/2012/TT-BNV号关于管理文件、立卷和向机关档案室移交文件资料的指导意见

通知

关于管理文件、立卷和归档

文件、资料到机关档案

 

根据2012年8月10日第61/2012/NĐ-CP号法令，该法令规定内务部的职能、任务、权限和组织结构；

根据《档案法》（2011年第01号国会法令），自二零一一年十一月十一日起施行。

考虑国家档案总局局长的建议；

内务部部长发布关于管理文件、立卷和归档文件、资料到机关档案的通知，

第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

第一条 本通知指导文件发出、收到的管理；在机关、组织和个人职能、任务范围内跟踪、处理事务过程中形成的文件立卷；以及将文件、资料归档到机关档案。

第二条 本通知适用于各级国家机关、政治组织、政治社会团体、政治社会职业团体、社会组织、社会职业团体、经济组织、事业单位和人民武装单位（以下统称机关、组织）。

贷款金额

在本通知中，下列术语定义如下：

第一款 发出文件是指所有类型的文件，包括法规性文件、行政文件和专业文件（包括副本文件、内部文件和密件）由机关、组织发行。

第二款 收到文件是指所有类型的文件，包括法规性文件、行政文件和专业文件（包括传真、通过网络传输的文件、密件）和寄给机关、组织的申请书、信件。

第三款 登记文件是指记录或更新有关文件的信息，如编号、标志；发布日期；文件类型名称和内容摘要；

第四款 原则性案卷是汇集一定业务领域的法规性文件和指导文件，作为机关、组织和个人解决事务的法律依据和查询工具。

第五款 保管单位是在档案业务中统计的单位，同时用于管理和查找资料。每个保管单位的厚度不超过3厘米。如果一个案卷包含少量文件、资料，则建立一个保管单位。如果一个案卷包含大量文件、资料，则可以分成多个部分，且案卷中的每一部分都是一个保管单位。

第六款 案卷目录是列出机关、组织在一个年度内预计形成的案卷系统的清单，并附有每份案卷的代码、编制单位（或人员）和保存期限。

第七款 机关文书是指根据法律规定执行机关、组织文书工作的组织或部门。

第八款 单位文书是指机关、组织中的个人，由单位负责人指派执行某些文书工作职责，如接收、登记、呈送、移交文件，管理单位的文件、资料，在移交机关档案前。

第三条 管理文件、立卷和归档文件、资料到机关档案的原则

第一款 所有机关、组织发出和收到的文件必须集中由机关文书（以下简称文书）管理，以办理接收、登记手续，除非法律另有规定需单独登记的文件种类。未在文书处登记的收到文件，各单位和个人没有责任处理。

第二款 属于当天的发出和收到文件必须在当天登记、发行或移交，最迟在下一个工作日内完成。带有紧急程度标记“特急”（包括定时“特急”）、“加急”和“急”（以下统称为紧急文件）的收到文件必须立即登记、呈送和移交。发出的紧急文件必须在文件签署后立即完成发行和发送手续。

第三款 包含国家秘密内容的文件（以下简称密件）的登记和管理应按照现行保护国家秘密的法律规定和本通知的指导进行。

第四款 负责处理、跟踪机关、组织事务（以下简称个人）的人负责立卷并将其文件、资料归档到机关档案。

立卷必须满足以下要求：

a) 准确反映机关、单位的职能、任务；准确反映个人主要负责处理的工作。

b) 每个案卷中的文件、资料必须齐全、完整、具有法律效力，相互之间有密切联系，并准确反映问题、事件的发展过程或事务处理程序。

第五款 归档到机关档案的案卷、资料必须符合规定的组成部分、期限和手续。

第六款 文件、案卷、资料在接收、移交、处理事务过程中必须安全、完整地保存、保护和使用。

第二章 

文件管理（收到）

条 4. 接收来文

1. 接收来文

a) 在接收来自所有来源的来文时，无论是工作时间内还是工作时间外。文书或被指派接收来文的人必须检查数量、装订情况、封条（如有），在接收前进行检查和核对发送单位，并签字确认。

b) 如果发现缺少信封、信封破损或来文晚于信封上注明的时间到达（对于标注“特急”的信封），文书或被指派接收来文的人应立即向有关负责人报告；必要时，需与送文人共同制作记录。

c) 对于通过传真机或网络传送的来文，文书必须检查来文的数量和每份来文的页数；如果发现错误，应及时通知发送单位或向有关负责人报告以审查处理。

2. 初步分类及拆封来文

a) 来文信封的分类和处理如下：

- 必须拆封的：发给机关、组织的来文信封。

- 不必拆封的：带有密级标识或直接发给个人和机关内团体组织的来文信封，由文书转交接收方。直接发给个人的来文，如果涉及机关、组织的公共事务，则接收人有责任将其转交给文书登记。

拆封密级来文应按照公安部2002年9月13日发布的第12/2002/TT-BCA号通知关于实施政府2002年3月28日发布的第33/2002/NĐ-CP号法令《国家秘密保护实施细则》的规定执行。

b) 拆封来文应满足以下要求：

- 标注紧急程度的信封应优先拆封以便及时处理；

- 不得损坏来文，不得遗漏信封内的任何文件，不得丢失文件编号、标志、发送机关地址和邮戳；

- 将信封外部的编号、标志与信封内部的文件编号、标志进行核对；如果有附带的寄送单据，应将信封内的文件与寄送单据进行核对，签署确认并盖章后退回发送单位；如发现错误，应通知发送单位解决；

- 对于投诉、举报信件及其他需要核查或验证某些内容的来文，或者来文日期与接收日期相差较大的来文，应保留信封并与来文一起作为证据保存。

3. 加盖“收到”印章，记录编号和日期

a) 所有需要在文书处登记的来文都应加盖“收到”印章；记录收到的编号和日期（必要时包括收到的具体时间）。对于通过传真或网络传送的来文，在必要时应打印出来并加盖“收到”印章。

b) 不需要在文书处登记的来文（直接发给团体、单位或个人的来文）则直接转交接收方，无需加盖“收到”印章。

c) “收到”印章应清晰整齐地盖在编号、标志下方（对于有类型名称的文件）、摘要内容下方（对于公文）或发布日期行下方的空白处。

d) “收到”印章的样式和印章上的信息记录方式应按照附件I的指引执行。

条 5. 登记来文

来文应通过来文登记簿或计算机管理来文数据库进行登记。

1. 使用来文登记簿登记来文

a) 制定来文登记簿

根据每年的来文数量，各单位、组织应规定制定适合的各类登记簿。具体如下：

-  对于每年少于2000份来文的情况，应设立两本登记簿：一本用于登记所有类型的来文（不包括密件），另一本用于登记密件；

- 对于每年2000至5000份来文的情况，应设立三本登记簿，例如：一本用于登记各部、各行业和中央机关的来文；一本用于登记其他单位和组织的来文；一本用于登记密件；

- 对于每年超过5000份来文的情况，应根据特定交易机构设立详细的登记簿，并设立一本用于登记密件的登记簿；

- 对于每年接收大量投诉信件的单位和组织，应设立专门的投诉信件登记簿；

-  对于每年接收并处理大量行政服务请求或其他单位和个人的要求和建议的单位和组织，应设立专门的服务请求登记簿，按照法律规定执行。

b) 登记来文

- 必须完整、清晰、准确地记录来文所需的所有信息；不得使用铅笔或红色墨水书写；不得缩写不常见的词组。

- 来文登记簿的格式及登记方法应按照附录II中的指导进行。

- 投诉信件登记簿的格式及登记方法应按照附录III中的指导进行。

2. 使用计算机管理来文数据库登记来文

a) 建立来文管理数据库的一般要求应遵循现行法律法规的规定。

b) 将来文登记到来文管理数据库中应按照提供该软件程序的单位或组织的使用指南进行。

c) 已登记到来文管理数据库中的来文必须打印出来以供签署确认并归档管理。

d) 不得使用内部网络或广域网来登记密件。

条 6. 提交、移交来文

1. 提交来文

a) 在登记来文后，文书应及时提交给单位或组织的主要负责人或被主要负责人授权负责的人（以下统称为有权人）审阅并提出分配意见和指示解决。带有紧急程度标志的来文应在收到后立即提交和移交。

b) 根据来文内容；单位或组织的工作制度；单位或个人的职能、任务和工作计划，有权人应分配来文并提出解决指示和解决期限（如有需要）。

对于涉及多个单位或个人的来文，应明确主要单位或个人、配合单位或个人以及每个单位或个人的解决期限（如有）。

c) 分配意见应记录在“转”栏目内。解决指示（如有）和解决期限（如有）应记录在单独的表格中。来文解决表格的具体格式由各单位或组织规定。（参见附录IV）。

d) 在收到有权人的分配意见和解决指示（如有）后，来文应返回文书处补充登记到来文登记簿或来文管理数据库的相关字段。

2. 移交来文

a) 根据有权人的分配意见，文书应将来文移交给相关单位或个人处理。移交来文必须及时、准确、对象正确、严密并保持内容保密。

b) 接收来文后，单位文书应将其登记入簿，提交给单位主要负责人审阅并提出分配意见和解决指示（如有）。根据单位主要负责人的意见，单位文书应将来文移交给直接负责跟踪和解决的个人。

c) 收到来文传真或网络传输的原件后，文书应加盖“收”戳，记录与之前登记的传真或网络传输来文相同的编号和日期，并移交给接收传真或网络传输来文的单位或个人。

d) 根据每年的来文数量，各单位、组织应设立合适的来文移交登记簿；对于每年少于2000份来文的情况，应使用来文登记簿进行移交；对于每年超过2000份来文的情况，应设立来文移交登记簿。

来文移交登记簿的格式及填写方法应按照附录V中的指导进行。

条7. 解决和跟踪、督促解决来文

1. 解决来文

a) 收到来文时，各单位和个人应及时按照法律规定的时间期限或机关、组织的意见进行处理。带有紧急程度标志的来文应优先处理。

b) 在向机关、组织负责人提交审议决定解决方案时，单位和个人必须附上带有单位和个人意见的来文处理单。

对于涉及其他单位和个人的来文，主要负责处理的单位或个人必须将该来文或其副本（附有处理单和指导处理意见）发送给有权人以征求相关单位和个人的意见。在向机关、组织负责人提交审议决定时，主要负责处理的单位或个人必须附上相关单位和个人的意见参与文件。

2. 跟踪、督促解决来文

a) 所有规定了解决期限的来文都必须跟踪督促其解决期限。

b) 机关、组织负责人指定办公厅主任、行政科长或其他被指派的责任人负责跟踪督促来文的解决。

文书负责汇总数据并向被指派的责任人报告。如果机关、组织尚未使用计算机管理文件，则文书需要建立来文解决跟踪簿。

来文解决跟踪簿的格式和记录方法按照附件VI的指南执行。

d) 对于带有“收回文件”标志的来文，文书负责跟踪、收回或按规定的期限退回发送方。

第三章

发出文件的管理

条8. 检查形式和技术展示；记录文件编号和日期

1. 检查文件的形式和技术展示

在发布文件之前，文书需再次检查文件的形式和技术展示；如发现错误则报告有关责任人审查解决。

2. 记录文件编号和日期

a) 记录文件编号

所有机关、组织发出的文件均须按照由文书统一管理的机关、组织通用编号系统进行编号；除非法律另有规定。

- 法规文件的编号按照现行法律规定执行并单独登记。

-  行政文件的编号按照内务部2011年1月19日发布的第01/2011/TT-BNV号通知关于行政文件形式和技术展示的指引中的第8条第1款a项的规定执行，并按以下方式登记：

- 各类文件：指示（个别）、决定（个别）、规定、制度、指南等登记在一个编号和一个编号系统中。

-  其他行政文件登记在一个编号和一个单独的编号系统中。

- 秘密文件登记在一个编号和一个单独的编号系统中。

b) 记录文件日期

- 法规文件的日期记录按照现行法律规定执行。

- 行政文件的日期记录按照内务部2011年1月19日发布的第01/2011/TT-BNV号通知中的第9条第1款b项的规定执行。

条 9. 登记发文

发文应登记在发文登记簿或计算机管理发文数据库中。

1．使用发文登记簿登记

a) 建立发文登记簿

根据本通知第八条第二款第a项规定的编号和发文登记方法，各单位、组织应当建立适合的发文登记簿。

b) 发文登记簿的格式及登记方式，包括副本和密件，按照附录七的规定执行。

2．使用计算机管理发文数据库登记

a) 建立发文管理数据库的一般要求，依照现行法律法规的相关规定执行。

b) 将发文登记到发文管理数据库的操作，按照提供该软件程序的机关、组织提供的软件程序使用指南进行。

c) 登记到发文管理数据库中的发文必须打印出来，由负责人签字确认并装订成册以便管理。

条 10. 复印、加盖机关印章和紧急程度、密级印章

1．复印

发文的复印数量和时间应与收文部分确定的数量和规定的时间一致。

密发文件的复印操作，按照国务院令第33号令第二十八条的规定执行。

2．加盖机关印章

a) 在正文中签名和附件上盖章时，必须清晰、整齐、正确地盖在红色印章规定的方向和位置。盖章时，印章应覆盖签名的左三分之一部分。

b) 对专业文件和附件上的骑缝章、凸版章，按各行业主管部门部长或主管机关负责人的规定执行。

c) 骑缝章应盖在文件或附件右侧边缘中间的位置，覆盖一部分纸张；每个印章最多覆盖五页文件。

3．加盖紧急程度和密级印章

a) 在文件上加盖紧急程度（“特急”，“限时特急”，“加急”和“急”）印章，按照公安部令第1号令第十五条第二款的规定执行。

b) 在文件上加盖密级（“绝密”，“机密”和“秘密”）印章以及“收回文件”印章，按照公安部令第12号令第二条的规定执行。

条 11. 办理发文手续、发送和跟踪发文情况

1．办理发文手续

a) 选择信封

文件信封的尺寸应大于文件尺寸；应采用不易吸水、不透明且至少每平方米80克的厚实纸张制作。密件信封的制作应遵循公安部令第12号令第二条的规定。

b) 信封的样式和书写

文件信封的样式和书写方式应按照附录八的规定执行。

c) 装入信封并粘贴

根据文件的数量和厚度选择合适的折叠方式放入信封。折叠时应注意将有字的一面朝内，避免弄皱文件。

粘贴信封的胶水应具有高粘性，难以剥离，均匀分布，信封边缘应完全粘合，无褶皱；胶水不应粘到文件上。

d) 在信封上加盖紧急程度、密级和其他印章

对于紧急文件，应在信封上加盖与文件内的紧急程度相同的印章。对于密件信封上的“仅限指定人员拆封”和密级标识印章，应按照公安部令第12号令第二条和第三条的规定执行。

2．发送发文

发文应在签发当日或最迟次日完成发送手续。对于规范性文件，可在签发后三日内发送。

a) 直接移交单位和个人

- 如果机关、组织内部发文数量较多且集中由文书部门处理，则需建立专门的移交登记簿。

发文移交登记簿的格式和登记方式应按照附录九的规定执行。

- 如果机关、组织内部发文数量较少且由文书直接处理，则使用发文登记簿进行移交，并使用“存档单位、接收人”一栏进行签字确认；接收人必须在登记簿上签字确认。

b) 直接移交其他机关、组织

- 所有由文书或机关、组织间联络员直接移交其他机关、组织的发文都必须登记在发文移交登记簿中。

- 移交时，接收方必须在登记簿上签字确认。

c) 通过邮政发送发文

- 所有通过邮政发送的发文都必须登记在登记簿中。

发文通过邮政发送的登记簿格式和记录方式应按照附录十的规定执行。

- 在交付信封时，应要求邮政工作人员检查、签字确认并在登记簿上盖章（如有）。

d) 使用传真或网络发送发文

在需要快速发送的情况下，可以通过传真或网络发送给接收方，随后应寄送原件。

e) 发送密件

发送密件应按照国务院令第33号令第十条和第十六条以及公安部令第12号令第三条的规定执行。

3．跟踪发文发送情况

文书部门负责跟踪发文发送情况，具体如下：

a) 根据发文签署人的要求，为需要跟踪发送情况的发文建立发送单。确定哪些发文需要建立发送单由起草单位或个人提出，经发文签署人批准。

b) 对于已加盖“收回文件”印章的文件，必须按规定期限回收；回收时，应检查核对以确保文件没有丢失或缺失。

c) 对于已发送但因某种原因被邮政退回的文件，必须转交给起草该文件的单位或个人；同时，在通过邮政发送文件的登记簿上做记录，以便在必要时进行核查和确认。

d) 如发现文件丢失，应及时向有关负责人报告，以便审查和处理。

第十二条 文件发出的保存

一、文件发出的保存工作应按以下方式进行：

a) 每份发出的文件应保存两份：一份原件存放在文书部门，另一份正本存放在跟踪和处理工作的档案中。

b) 存放在文书部门的原件应加盖印章并按注册顺序排列。

二、如果文件翻译成外语或少数民族语言，则除用越南语保存外，还应附上准确翻译的内容的外语或少数民族语言版本。

三、对带有密级印章的文件副本的保管、保护和使用，应按照现行国家机密保护规定执行。

四、文书部门负责建立登记簿，并根据法律规定和机关、组织的具体规定，及时满足使用存档文件的要求。

使用存档文件登记簿的样本及填写方法按照附件十一的规定执行。

第四章 实施细则

建立档案和提交档案、文件归档机关

第十三条 建立档案目录

一、档案目录的作用

a) 通过档案系统管理机关、组织和个人的活动。

b) 有助于机关、组织主动组织建立档案和在文秘阶段严格科学地管理档案、文件。

c) 是检查和督促各单位和个人建立档案的基础；有助于提高机关、组织内每个人对建立档案和准备提交档案、文件归档的责任意识。

d) 是选择具有保存价值的文件以供保存和使用的依据。

二、建立档案目录的依据

建立档案目录的主要依据包括：关于机关、组织及其内部单位职能、任务、权限和组织结构的规定；机关、组织的工作制度；机关、组织的文秘和档案工作制度；机关、组织及其各部门和每个个人的年度工作计划和任务；以前年度的档案目录；文件保管期限表和机关、组织的档案目录（如有）。

三、建立档案目录的内容

a) 制定档案目录的标题框架

- 档案目录的标题框架可以根据机关、组织的组织结构或业务领域制定。根据实际情况选择合适的标题框架，确保档案建立完整、准确且方便。对于组织结构稳定、职责明确的机关、组织，可以采用按组织结构制定的标题框架；对于组织结构复杂、不稳定、不明确的机关、组织，可以按业务领域制定标题框架。

- 如果按组织结构制定，则以机关、组织内的单位名称作为标题（各部分）。

- 如果按业务领域制定，则以机关、组织的主要业务领域名称作为标题（各部分）。

- 在每个大标题下包含小标题，这些小标题是单位职能任务中的问题——对于按组织结构制定的标题框架；或者是在一个业务领域的范围内——对于按业务领域制定的标题框架。

- 在每个小标题下，档案按从一般到具体、从综合到具体的顺序排列，并结合档案的位置和重要性。

档案目录样本——附件十二。

b) 确定需要建立的档案、预计档案标题和建立单位或人员

- 根据本条第二款规定的建立档案目录的依据，确定当年需要建立的档案和负责建立档案的单位或个人，特别是机关、组织及其各部门的年度计划和任务以及每个单位的具体任务。

- 档案标题应简明扼要，但能概括档案内容。

部分典型档案标题样本——附件十三。

c) 预计档案的保管期限

档案的保管期限应根据普遍存在于机关、组织活动中的文件保管期限表、专业文件保管期限表和机关、组织的文件保管期限表（如有）来记录。

d) 编号和标记标题和档案

- 大标题连续编号，使用罗马数字。

- 每个大标题下的小标题（如果有）单独编号，使用阿拉伯数字。

- 档案的编号和标记包括阿拉伯数字编号和大标题缩写。档案目录中大标题的缩写由机关、组织规定，但应简洁易懂易记。

档案编号可采用以下两种方式之一：

- 档案在整个目录中连续编号，从01开始。

- 档案在每个大标题范围内连续编号，从01开始。

四、组织建立档案目录

a) 档案目录的建立方式如下：

- 第一种方式：文书部门草拟机关、组织的档案目录草案；征求相关单位和个人的意见；完善草案，报请办公室领导或行政科领导审核，呈机关、组织负责人批准发布。

- 第二种方式：各单位根据文书部门的专业指导，草拟本单位的档案目录；文书部门汇总形成机关、组织的档案目录，补充修改（如需），完善草案，报请办公室领导或行政科领导审核，呈机关、组织负责人批准发布。

b) 档案目录由机关、组织负责人在年初审阅并签署发布。

c) 制作并发送已发布的文件清单副本给相关单位和个人，以便他们根据文件清单建立文件。在执行过程中，如果预计的文件与实际情况不符或有新的工作需要建立文件，则应及时修改和补充自己的文件清单部分，以便文秘人员汇总并补充到机关、组织的文件清单中。

第十四条 开立文件

一、开立文件是指取一张文件封面并记录文件的基本信息，如：文件编号、文件标题、开立年份。文件封面的设计和印刷应符合国家标准GB/T 9251-2012《档案文件封面》的要求。

二、每个个人在处理分配的工作时，有责任为该工作开立文件（按照文件清单，或者即使机关、组织尚未制定文件清单）。

第十五条 收集、更新文件和资料进入文件

一、每个人有责任收集、更新所有在跟踪和处理工作中形成的文件和资料到相应的已开立文件中，包括影像、照片、录音等资料。

二、应及时收集诸如领导讲话、代表发言等会议或研讨会上的文件和资料，确保文件的完整性和全面性，避免丢失。

第十六条 结束文件

一、当工作完成后，文件将被结束，文件制作者有责任：

（一）检查文件中的文件和资料是否齐全，如有缺少则需补充完整。

（二）审查并从文件中移除：重复本、草稿、草案（除非是关于重要问题且包含领导机关指导意见或相关部门的意见或文件制作者认为有必要保留的草案）；参考文件的复印件，若认为不需要保存。

（三）按工作解决顺序或时间、文件类型、作者姓名等对文件中的文件和资料进行排序。如果有影像、照片资料，则放入封套；录音、录像资料则放入盒内，并放在文件末尾。如果文件厚度超过3厘米，则应将其分成不同的保管单元（不应少于1厘米），以方便管理和使用。每个保管单元内的文件具有共同特征，主要构成要素如同一个独立的文件（例如，建设法规文件的文件可以分为不同的保管单元，如：初稿、审议稿、修订稿等）。

（四）重新审查文件的保管期限（对照文件清单和实际文件内容）。

（五）根据文件内容完善和修改文件标题（如需）。

二、如果一年结束时工作仍未完成，则不进行文件结束，文件将在下一年度的文件清单中继续补充。

第十七条 文件、资料的保管期限、组成及移交手续

一、各单位和个人向机关档案移交文件、资料的时间限制为自工作结束之日起一年内；对于基本建设文件、资料，则应在工程决算后三个月内。

二、向机关档案移交的文件、资料组成包括所有确定保管期限为五年以上的文件、资料，但以下类型的文件、资料除外：

（一）用于跟踪和处理个人职责范围内工作的原则性文件，由个人持有并在文件失效后可自行销毁。

（二）未完成的工作的文件。

（三）与其他单位联合处理工作的文件（如果与主要单位的文件重复）。

（四）供知悉或参考的文件、资料。

三、移交手续

移交文件时，必须制作两份“文件、资料移交目录”（附录十四）和两份“文件、资料交接单”（附录十五）。移交文件的单位或个人和机关档案各持一份。

第五章

文件建立及交接、

资料向机关档案移交的责任

条 18. 主体负责人的责任

主体负责人负责指导、检查和引导建立档案并将其档案资料提交保存。

条 19. 负责人（行政处处长）或被指派的责任人职责

1. 组织建立档案并将其提交保存；具体为：

a) 指导制定并向负责人呈交主体的档案目录；

b) 指导引导和检查建立档案并将其提交保存。

2. 在指导、检查和引导建立档案并将其提交保存方面向主体负责人提供咨询，针对下属主体。

条 20. 主体单位负责人的责任

主体单位负责人负责组织建立档案、保管并将其单位的档案资料提交保存。具体为：

1. 将建立档案的责任分配给单位内处理其主要任务的个人。

2. 接收个人完成工作后的档案，并在未到提交保存期限时管理单位的档案。

3. 按规定期限选择并提交具有保存价值的档案资料。

条 21. 主体内的个人责任

1. 在跟踪和解决工作中，每个个人必须建立关于工作的档案，并按照本通知的指引将其档案资料提交保存。除了建立工作档案外，还需建立原则性档案作为日常解决问题的基础。

2. 若单位或个人需要保留已到期应提交保存的档案资料以供工作使用，则需获得主体负责人的同意，并列出保留的档案资料清单提交给档案部门。单位或个人保留档案资料的时间不得超过两年，自到期日算起。

3. 若退休、离职或调职，则须将档案资料移交给单位或继任者。移交的档案资料需统计并记录交接清单。

条 22. 单位文书的责任

1. 每年末检查单位内个人建立档案的情况，确定已完成的档案，指导完善档案以便提交保存。

2. 统计提交的档案资料并列入档案资料提交保存目录。

3. 向档案部门移交档案资料。

条 23. 主体文书的责任

1. 制定主体的档案目录。

2. 年初，文书复制档案目录分发给各单位、干部、职员作为建立档案的依据。根据档案目录，文书准备档案封面分发给有责任建立档案的单位或个人。

3. 与档案部门合作，指导业务，督促和检查主体内的档案建立情况。

条 24. 主体档案部门的责任

1. 协助主体负责人指导建立档案并提交保存。

2. 接收、完善和整理档案资料

a) 接收单位和个人提交保存的档案资料，并记录交接清单。若发现缺少档案，则要求单位或个人补充或报告有权处理的人。

b) 完善档案并编制永久保存档案目录。完善档案包括：按模板填写封面（如有必要修改封面上的信息），在档案中编号。对于永久保存的档案，需编写结案证明和文本文目。编制永久保存档案目录和有期限保存档案目录。

c) 将档案资料装入盒（袋），贴上标签并放置在架上。

3. 将属于提交保存目录中的永久保存价值的档案资料移交给历史档案部门；根据主体负责人的决定组织销毁无价值的档案资料。

第六章

实施条款

条 25. 废除现行规定

本通知废除1977年10月12日秘书处发出的第261-NV号公文所附的现行机关档案工作指导文件

条26. 生效日期

本通知自2013年1月7日起生效。

第二十七条 执行机构

各部、相当于部的机构、政府直属机构、各省、自治区、直辖市人民政府、中央各群众团体和国有经济组织负责宣传、指导并监督执行本通知。/。